Форма Т-3 штатного расписания состоит из шапки и десяти граф, но обязателен не сам бланк, а состав сведений: унифицированные формы Госкомстата перестали быть обязательными с 1 января 2013 года по 402-ФЗ о бухгалтерском учёте, кроме организаций государственного сектора. Заполнить без пропусков нужно графы 1, 3, 4, 5 и 9, а также реквизиты утверждения: номер документа, дату составления, период действия, ссылку на приказ и строку «Штат в количестве ___ единиц». Графы 2, 6, 7, 8 и 10 заполняются, когда есть что вносить: код подразделения, надбавки, оговорки по вакансиям и дробным ставкам. Главное различие определяется статусом работодателя: организация ведёт штатное расписание как основание трудовой функции по статье 15 ТК РФ, а индивидуальный предприниматель со статусом микропредприятия вправе обойтись без него, указав вид поручаемой работы прямо в трудовом договоре.
Разберём каждую графу по отдельности: что ставить при 0,5 ставки, при совмещении и по вакантной должности, как записать оплату, если она сдельная, и почему разные оклады по одинаковым должностям вызывают вопросы у инспектора. Покажем, какие формулировки в графе 3 обязывают сверяться с квалификационными справочниками и профстандартами и что изменил классификатор ОК 016-2025. Сценарная таблица изменений штатного расписания, сроки уведомления по статье 74 ТК РФ, разбор штатки в 1С:ЗУП, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие графы формы Т-3 обязательны, а какие можно оставить пустыми
Обязательность графы определяется не бланком, а двумя основаниями: сведения либо подтверждают трудовую функцию и условия оплаты по статьям 15 и 57 ТК РФ, либо входят в обязательные реквизиты первичного документа по части 2 статьи 9 402-ФЗ. Всё остальное в форме — служебная детализация, которую работодатель заполняет по своему усмотрению. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, код формы по ОКУД 0301017, и удобна именно тем, что в ней уже собран полный набор реквизитов: разрабатывать свой бланк и потом доказывать его полноту не нужно.
| Графа формы Т-3 | Что вносится | Заполняется |
|---|---|---|
| 1. Наименование структурного подразделения | Название подразделения так, как оно закреплено в оргструктуре: отдел продаж, склад, обособленное подразделение в городе | Всегда |
| 2. Код структурного подразделения | Внутренний код подразделения, принятый в учётной системе | Если коды введены |
| 3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Наименование должности, которое затем дословно переносится в трудовой договор и приказ о приёме | Всегда |
| 4. Количество штатных единиц | Число единиц по должности, включая вакантные и дробные: 1, 2, 0,5, 0,25 | Всегда |
| 5. Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. | Месячный оклад или тарифная ставка за одну штатную единицу в рублях | Всегда |
| 6, 7, 8. Надбавки, руб. | Постоянные доплаты и надбавки, установленные системой оплаты труда: за вредность, за разъездной характер, районный коэффициент | Если надбавки есть |
| 9. Всего в месяц, руб. | Произведение графы 4 на сумму граф 5-8 | Всегда |
| 10. Примечание | Оговорки, которые не помещаются в другие графы: вакансия, сдельная оплата, ссылка на положение об оплате труда | По необходимости |
| Строка «Итого» | Сумма по графам 4 и 9: общее количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда | Всегда |
Пустая графа 2 или 10 претензий не вызывает. Расхождение между графой 3 и наименованием должности в трудовом договоре, а также несовпадение итога по графе 4 с цифрой в строке «Штат в количестве ___ единиц» — вызывает, потому что по этим данным инспектор сверяет фактическую занятость с документами.
Что собрать до того, как открывать бланк
Заполнение формы почти всегда тормозит не на бланке, а на исходных данных: оргструктура известна начальникам отделов, оклады — бухгалтерии, а надбавки не сведены ни у кого. До начала работы соберите шесть вещей.
- Утверждённую оргструктуру. Перечень подразделений и их иерархию, включая обособленные подразделения и филиалы, по которым штатное расписание ведётся единым документом.
- Перечень должностей с точными наименованиями. Не «продажник» и «старший по складу», а формулировки, которые вы готовы перенести в трудовой договор без правок.
- Действующие оклады и тарифные ставки по каждой должности. Из положения об оплате труда, а не из зарплатной ведомости: в ведомости сидят премии и разовые доплаты, которым в графах 5-8 не место.
- Список постоянных надбавок. Отдельно от премий: в форме Т-3 отражаются выплаты, привязанные к должности и рабочему месту, а не к результату месяца.
- Сведения о неполных ставках и совместителях. Кто работает на 0,5 и 0,25 ставки, где внутреннее совместительство, а где совмещение без отдельной единицы.
- Региональный размер МРОТ. Его сверяют с итогом по каждой строке для полной ставки, а не с одним только окладом.
Если данных по какому-то подразделению нет, строку лучше не выдумывать: незаполненное подразделение вводится отдельным приказом о внесении изменений, когда цифры появятся.
Шапка формы: реквизиты, без которых документ не считается утверждённым
Табличная часть без шапки юридической силы не имеет: именно реквизиты вводной части превращают таблицу с окладами в документ, на который ссылаются трудовой договор и приказ о приёме. В шапке формы Т-3 заполняются наименование организации полностью, код по ОКПО, номер документа и дата составления, период действия («на период ___ с ___»), гриф утверждения со ссылкой на приказ (дата и номер) и строка «Штат в количестве ___ единиц».
Дата составления и дата введения в действие — разные даты, и они регулярно путаются. Штатное расписание можно составить 20 декабря, утвердить приказом от 25 декабря, а ввести в действие с 1 января. В шапке при этом стоят все три отметки, и сверять их инспектор будет именно между собой, а не с датами трудовых договоров.
Подписи в форме Т-3 предусмотрены для руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Строки для подписи руководителя организации в бланке нет: документ утверждается приказом, а не подписью на самом расписании. Если главного бухгалтера в компании нет, подписывает тот, на кого возложено ведение бухгалтерского учёта, и должность указывается фактическая. Печать на штатном расписании не обязательна.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как заполнить форму Т-3: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Заполните шапку: наименование организации как в уставе, код по ОКПО, номер документа по своей нумерации, дату составления и период действия.
- Шаг 2. Внесите подразделения в графу 1 сверху вниз по иерархии: сначала руководство, затем основные подразделения, затем обслуживающие. Порядок строк нормативно не задан, но менять его от редакции к редакции неудобно при сверке.
- Шаг 3. По каждому подразделению перечислите должности в графе 3 и проставьте количество единиц в графе 4, включая вакантные.
- Шаг 4. Заполните графу 5 окладом за одну полную штатную единицу и разнесите постоянные надбавки по графам 6-8.
- Шаг 5. Рассчитайте графу 9 по каждой строке: количество единиц умножается на сумму оклада и надбавок. Для 0,5 ставки при окладе 60 000 рублей в графе 5 остаётся 60 000, а в графе 9 получается 30 000.
- Шаг 6. Подведите строку «Итого» по графам 4 и 9 и перенесите количество единиц в шапку, в строку «Штат в количестве ___ единиц».
- Шаг 7. Издайте приказ об утверждении с датой введения в действие, впишите его реквизиты в гриф утверждения и соберите подписи кадровой службы и главного бухгалтера.
Полезно знать: знакомить работников со штатным расписанием под подпись закон не требует, но по письменному заявлению работника выписку из него в части, которая касается самого работника, выдают не позднее трёх рабочих дней. Обязанность знакомить всех может появиться, только если вы сами закрепите её в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Утвердить штатное расписание можно и в электронном виде: приказ об утверждении и само расписание относятся к документам, которые статья 22.3 ТК РФ разрешает вести без дублирования на бумаге. Закрытый перечень исключений короткий: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронная форма сама по себе спор не проигрывает: проигрывает процедура. Когда мы разбираем кадровый документ, подписанный в системе, суд смотрит не на штамп подписи в PDF, а на то, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи. Проверьте у себя оба пункта до того, как переведёте в электронный вид приказы по личному составу.»
Графы 5-8: оклад, надбавки и что в них писать нельзя
В графе 5 указывается месячный оклад или тарифная ставка за одну полную штатную единицу в рублях, а не фактическая зарплата конкретного работника. Разница видна на неполной ставке: работнику на 0,5 ставки в графе 5 пишут полный оклад по должности, а уменьшенная сумма появляется только в графе 9. Если поставить в графу 5 половину оклада, расчёт по графе 9 задвоит уменьшение, а трудовой договор с полным окладом за единицу перестанет соответствовать штатному расписанию.
Три вещи в графах 5-8 недопустимы по существу. Первая — формулировка «оклад от» или вилка вида «50 000-70 000»: штатное расписание фиксирует условие оплаты, а не диапазон для переговоров. Вторая — запись «согласно трудовому договору» вместо суммы: тогда документ перестаёт выполнять свою функцию, потому что трудовой договор в части оклада ссылается на штатное расписание, и ссылка замыкается сама на себя. Третья — разные оклады по одинаковым наименованиям должностей в одном подразделении. Роструд последовательно исходит из того, что равный труд оплачивается равно, и одноимённые должности с разными окладами читаются как нарушение статьи 22 ТК РФ. Разводить уровни оплаты нужно наименованием должности: менеджер, старший менеджер, ведущий менеджер, — либо надбавками в графах 6-8 за квалификацию и стаж.
Сдельная и процентная оплата в форму Т-3 укладывается сложнее, потому что графа рассчитана на фиксированную сумму. Рабочая практика такая: в графе 5 указывают сдельную расценку или часовую тарифную ставку, а в графе 10 дают ссылку на положение об оплате труда, где описан порядок расчёта. Для строки с процентом от выручки в графе 9 остаётся окладная часть, если она есть, а переменная часть в месячный фонд не попадает.
Внимание: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Сверять с этими значениями нужно итог по строке для полной ставки, а не отдельно взятый оклад в графе 5.
Оклад ниже МРОТ сам по себе нарушением не является: закон требует, чтобы не ниже минимального размера была месячная заработная плата работника, отработавшего норму времени. Если в графах 6-8 есть постоянные надбавки и сумма по графе 9 на полную ставку выходит за МРОТ, конструкция законна. На 0,5 ставки минимум считается пропорционально отработанному времени, поэтому строка с итогом 15 000 рублей при половине ставки вопросов не вызывает, а та же сумма при полной единице вызовет сразу.
Соберите положение об оплате труда под свои графы 5-8
Надбавки в графах 6-8 должны иметь основание в локальном акте: инспектор сверяет не только сумму, но и то, откуда она взялась. Если положения об оплате труда нет, а надбавки в штатном расписании есть, объяснять придётся их природу, а не размер.
Графа 3: наименование должности, от которого зависят льготы и отчётность
Наименование должности в графе 3 работодатель выбирает свободно ровно до того момента, пока с работой по этой должности не связаны компенсации, льготы или ограничения. Тогда включается часть 2 статьи 57 ТК РФ: наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Практически это касается работ с вредными и опасными условиями труда, досрочной страховой пенсии, дополнительных отпусков, ограничений по допуску к работе с несовершеннолетними.
Цена вольной формулировки видна не в момент проверки, а через двадцать лет, когда работник идёт оформлять досрочную пенсию. Должность «оператор установки» вместо точного наименования по списку производств лишает его права на льготный стаж, и восстанавливать период он будет через суд с привлечением работодателя. Для административного персонала таких ограничений нет: директор по маркетингу, продакт-менеджер и руководитель клиентского сервиса в штатном расписании допустимы.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Классификатор связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение между графой 3 и кодом в отчётности вылезает в сведениях, подаваемых в Социальный фонд России. Разряд, класс и категория квалификации выносятся в ту же графу 3: «слесарь-ремонтник 4 разряда», «водитель автомобиля категории C». Если разряды в компании не применяются, часть графы остаётся незаполненной, отдельной пометки для этого не требуется.
Наименование должности из графы 3 дальше переносится дословно в трудовой договор, приказ о приёме, должностную инструкцию, табель и отчётность. В практике Добыто расхождения в этой цепочке — самая частая находка при первичной выгрузке кадровых данных перед подключением КЭДО: в штатном расписании должность звучит одним образом, в трудовом договоре другим, а в учётной системе третьим. Пока документы лежат в папках, это никого не беспокоит, при переносе в электронный вид приходится приводить в соответствие всю цепочку.
Графа 4: дробные ставки, вакансии, совместители и совмещение должностей
Количество штатных единиц в графе 4 показывает потребность работодателя в должностях, а не число фактически работающих людей. Поэтому вакантные единицы в штатном расписании остаются: должность существует, она просто не занята. Отметку о вакансии ставят в графе 10, и это единственный корректный способ показать незанятую позицию, не убирая её из документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дробные единицы записываются десятичной дробью: 0,5, 0,25, 1,5, 2,75. Общего запрета на дробление нет, но ниже 0,25 ставки дробить смысла мало: норма рабочего времени становится меньше 10 часов в неделю, а вести учёт такого графика сложнее, чем поручить работу по совмещению. Две единицы по 0,5 и одна полная — разные конструкции, и выбор между ними определяет, сколько трудовых договоров вы заключите.
Совместительство и совмещение должностей в графе 4 отражаются по-разному, и на этом различии ошибаются чаще всего.
- Внешний и внутренний совместитель занимает штатную единицу. С ним заключается отдельный трудовой договор, работа идёт в свободное от основной работы время, и в графе 4 для него нужна своя единица — как правило, 0,5 или меньше, потому что продолжительность работы по совместительству ограничена четырьмя часами в день.
- Совмещение должностей штатной единицы не требует. Работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение своего рабочего дня, оформляется письменным согласием и дополнительным соглашением по статье 60.2 ТК РФ, доплата устанавливается соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Единица в штатном расписании при этом остаётся вакантной, а отказаться от совмещения любая из сторон вправе досрочно, предупредив другую в письменной форме за три рабочих дня.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника новой единицы тоже не создаёт: занятая единица сохраняется за отсутствующим, а доплата оформляется тем же порядком, что и совмещение.
Важный нюанс из практики: строку с вакансией удобно держать в штатном расписании до тех пор, пока должность действительно нужна. Если единицу убрали, а потом решили нанять человека, придётся сначала издавать приказ о внесении изменений и только затем оформлять приём: трудовой договор с должностью, которой нет в штатном расписании, противоречит статье 15 ТК РФ и создаёт вопрос уже к обоим документам.
Штатное расписание у ИП и микропредприятий: когда его можно не вести
Прямой обязанности индивидуального предпринимателя вести штатное расписание Трудовой кодекс не устанавливает. Статья 57 ТК РФ допускает два способа описать трудовую функцию: работа по должности в соответствии со штатным расписанием либо конкретный вид поручаемой работы. Второй вариант закрывает требование к содержанию договора без штатного расписания вообще.
Микропредприятия — организации и ИП с численностью до 15 человек — по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов при условии, что их содержание перенесено в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Малое предприятие — это до 100 человек, и на него это послабление не распространяется. Путаница между двумя порогами обходится дорого: компания на 80 человек, решившая, что относится к микропредприятиям, получает нарушение по каждому непринятому локальному акту.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одной цифре здесь стоит слишком дорого: от отнесения к микропредприятиям зависит право не принимать локальные акты, применять типовую форму трудового договора и упрощённый порядок обучения по охране труда. Поэтому у нас правило: категорию субъекта проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по видео из интернета. Посмотрите свою запись в реестре до того, как откажетесь от локальных актов.»
Когда штатное расписание всё-таки лучше составить
Отказ от документа перестаёт быть удобным, как только появляется любая из четырёх ситуаций: в штате больше пяти-семи человек и структура начинает делиться на направления; планируется сокращение численности или штата, где штатное расписание — основное доказательство наличия или отсутствия должности; есть должности с льготами и компенсациями, где наименование обязано соответствовать справочникам; вы подключаете кадровый учёт в 1С или сервис КЭДО, где подразделения, должности и маршруты подписания строятся на штатке.
Отдельно про срочные договоры: с 1 сентября 2026 года предельная численность работников, при которой субъект малого предпринимательства может заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек. Численность считается по всему штату, поэтому понимать её фактический размер нужно независимо от того, ведёте вы штатное расписание или нет.
Полезно знать: индивидуальный предприниматель уведомляет работника об изменении определённых сторонами условий трудового договора не позднее чем за 14 календарных дней, а организация — не позднее чем за два месяца. Срок разный, основание одно — статья 74 ТК РФ, и для ИП он установлен статьёй 306 ТК РФ.
Изменение штатного расписания: приказ, сроки и сценарии
Изменения вносятся двумя способами, и выбор между ними зависит от объёма правок. Приказ о внесении изменений подходит, когда меняется несколько строк: добавили должность, убрали вакантную единицу, изменили оклад по одной позиции. Утверждение штатного расписания в новой редакции применяют при массовых правках, например при переходе на новые наименования должностей по классификатору ОК 016-2025 или при реорганизации структуры. Периодичность утверждения закон не устанавливает: расписание может действовать годами, пока структура и оклады не меняются.
| Ситуация | Что делаем со штатным расписанием | Документы и сроки |
|---|---|---|
| Вводится новая должность | Приказ о внесении изменений, новая строка с вакантной единицей | Приказ до даты приёма работника, затем трудовой договор и приказ о приёме |
| Оклад повышается | Приказ о внесении изменений, новая сумма в графах 5 и 9 | Дополнительное соглашение к трудовому договору с даты повышения, уведомление за два месяца не требуется |
| Оклад снижается по организационным или технологическим причинам | Изменения вводятся датой не ранее окончания срока предупреждения | Письменное уведомление по статье 74 ТК РФ: организация — за два месяца, ИП — за 14 календарных дней; затем дополнительное соглашение |
| Должность переименовывается без изменения трудовой функции | Приказ о внесении изменений или новая редакция при массовом переименовании | Дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, запись в сведения о трудовой деятельности |
| Сокращение численности или штата | Новая редакция без сокращаемых единиц, вводится не ранее даты увольнения | Персональное предупреждение под роспись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, предложение вакансий |
| Вакансия долго не закрывается | Строка сохраняется с отметкой в графе 10, пока потребность не отпала | Отдельных документов не требуется; при отказе от должности — приказ об исключении единицы |
Сокращение отличается от остальных сценариев тем, что новая редакция вступает в силу после увольнения, а не до него. Если исключить единицу раньше окончания срока предупреждения, работник два месяца числится на несуществующей должности, и суд читает это как нарушение процедуры.
Во что обходится ошибка в штатном расписании
Прямой штраф за отсутствие или дефект штатного расписания назначается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на организацию. Ненадлежащее оформление трудового договора, включая должность, которой нет в штатном расписании, идёт по части 4 той же статьи: до 100 000 рублей на юридическое лицо.
Дороже штрафа обходится проигранный спор о сокращении. Если сокращаемая единица осталась в действующей редакции штатного расписания или вместо неё введена должность с тем же функционалом под другим наименованием, увольнение признают незаконным. Работника восстанавливают, ему выплачивают средний заработок за всё время вынужденного прогула, и при зарплате 80 000 рублей четыре месяца судебных разбирательств превращаются в 320 000 рублей плюс компенсация морального вреда и судебные расходы.
Шаблоны для работы со штатным расписанием и изменением условий труда
Комплект собран под задачи из этой статьи: начните с бланка формы Т-3, остальные документы понадобятся при изменении оклада, должности и порядка подписания.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 (XLSX) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Скачать |
Связь штатного расписания с другими кадровыми документами
Штатное расписание работает как справочник, из которого данные расходятся по всему кадровому учёту. Наименование должности из графы 3 попадает в трудовой договор, приказ о приёме, должностную инструкцию, табель учёта рабочего времени и в код трудовой функции в ЕФС-1. Оклад из графы 5 воспроизводится в трудовом договоре и в расчёте заработной платы. Количество единиц из графы 4 задаёт структуру графика отпусков по форме Т-7 и определяет, есть ли у работодателя вакансия, которую он обязан предложить при сокращении.
Отсюда правило очерёдности: сначала должность появляется в штатном расписании, потом в трудовом договоре. Обратный порядок создаёт две проблемы сразу — договор ссылается на несуществующую позицию, а приказ о приёме подписан по должности, которой нет в структуре. Спорные ситуации по таким расхождениям удобно сверять с ответами инспекторов: их публикуют на портале Роструда Онлайнинспекция.рф в разделе с разъяснениями по штатному расписанию, где разобраны частные вопросы вроде ознакомления работников и выдачи выписок.
При сокращении связь документов проверяется жёстче всего. Суд сопоставляет прежнюю и новую редакции штатного расписания, приказ об изменении, перечень предложенных вакансий и дату увольнения. Если в новой редакции появилась должность с другим названием, но тем же кругом обязанностей, сокращение перестаёт быть сокращением: работодатель обязан был предложить эту позицию работнику.
Штатное расписание в 1С и при переходе на КЭДО
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия штатное расписание ведётся как отдельный справочник с историей изменений: каждая правка фиксируется документом «Изменение штатного расписания» или новой позицией, а печатная форма Т-3 собирается автоматически из позиций на выбранную дату. Практическая выгода не в печати, а в контроле: система не даёт принять работника на должность, которой нет в утверждённой штатке, и показывает занятые и свободные единицы в реальном времени.
Лайфхак: при подключении кадрового сервиса публикация личных кабинетов и маршруты согласования настраиваются по подразделениям и должностям из штатного расписания: система берёт оттуда, кто чей руководитель и кто подписывает документ. Поэтому штатку приводят в порядок до старта, а не после: иначе заявления уйдут не тем согласующим.
Перед подключением КЭДО мы в Добыто начинаем не с подписей, а со сверки штатного расписания с кадровыми данными в учётной системе: подразделения без руководителя, должности с разными наименованиями в договоре и в штатке, сотрудники без контактов для приглашения в личный кабинет. Каждое из этих расхождений останавливает не подписание, а публикацию кабинетов, и находить их по одному после запуска дороже, чем закрыть списком заранее.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «По процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и по которым работник дал согласие, оформить документы на бумаге вы больше не сможете. Это не добавление запасного канала, а смена способа, и откатиться по конкретному документу нельзя. Поэтому порядок такой: сначала разбираете свои кадровые процессы и описываете их в локальном акте под себя, и только потом выбираете систему.»
Кейс из практики: компания на 235 сотрудников, три четверти которых работают вне офиса, до перехода держала на оформлении кадровых документов трёх человек — специалиста по подбору, офис-менеджера и бухгалтера. После перевода документооборота в электронный вид задачу ведёт один сотрудник, срок оформления сократился с трёх-пяти дней до половины рабочего дня, а экономия только на курьерской доставке составила 60 000 рублей. Сам переход занял две недели, из которых два дня ушло на подключение работников к личным кабинетам.
Виды подписи для кадровых документов не взаимозаменяемы, и штатное расписание здесь не исключение: со стороны работодателя приказы и локальные акты подписываются усиленной квалифицированной подписью, а работник в своём кабинете подписывает документы усиленной неквалифицированной подписью, которая выпускается в сервисе и за его пределами не используется. Для ПЭП и УНЭП равнозначность собственноручной подписи возникает не сама по себе, а из соглашения с работником, в котором описан порядок проверки подписи.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «До выбора системы выпишите все кадровые процессы и по каждому определите: какие документы, сколько их в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется. Процессы, где работнику достаточно простой подписи, — отпуска, командировки, ознакомление с локальными актами — самый дешёвый старт, потому что не требуют выдачи ключей и обучения работе с носителем. Отметьте их в своём списке и начинайте с них.»
Работники, которые начали трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года, переводятся на электронный документооборот без отдельного согласия. С остальными собирается письменное согласие, и отказ работника не является основанием для санкций: его документы продолжают оформляться на бумаге параллельно. Чем больше в компании людей со стажем, начатым до 2022 года, тем дольше идёт этап сбора согласий.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость складывается из тарифа за сотрудника в месяц и набора функций: количество подключаемых работников, доступные виды подписи, наличие интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на тарифе «Старт» ограничение по количеству сотрудников, на «Бизнесе» действует минимальный годовой платёж. Актуальные условия, состав функций каждого тарифа и ответы на вопросы по 377-ФЗ собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бланк Т-3 остаётся рекомендованным, а не обязательным, но набор сведений в нём закрывает требования и трудового законодательства, и правил учёта первичных документов, поэтому проще заполнить готовую форму, чем защищать собственную. Содержательно всё держится на пяти графах и шапке: подразделение, должность, количество единиц, оклад и итог по строке плюс реквизиты приказа об утверждении. Остальное — надбавки, коды и примечания — заполняется по ситуации, а расхождения между штатным расписанием, трудовым договором и учётной системой дороже любых пустых граф.
Мы в Добыто чаще всего приходим в компанию не за самим штатным расписанием, а за переводом кадровых документов в электронный вид, и разбор штатки оказывается первым шагом: из неё строятся подразделения, маршруты подписания и права доступа. Если кадровый учёт уже ведётся в 1С, эту сверку удобно делать одновременно с подключением, не собирая данные дважды.
Частые вопросы о заполнении штатного расписания
Нужно ли утверждать штатное расписание заново каждый год?
Обязанности переутверждать документ ежегодно закон не устанавливает. Штатное расписание действует до тех пор, пока не изменились структура, перечень должностей или оклады. Период действия указывается в шапке формы: если вы написали «на период с 1 января 2026 года» без даты окончания, документ работает бессрочно. Ежегодное утверждение удобно бюджетным учреждениям, где расписание привязано к смете, остальным достаточно приказов о внесении изменений.
Включать ли в штатное расписание исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых?
Нет. Штатное расписание отражает только должности, по которым заключаются трудовые договоры. Исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый штатную единицу не занимают, трудовой функции по статье 15 ТК РФ у них нет. Появление такой строки в штатке работает против работодателя: это довод в пользу переквалификации отношений в трудовые.
Как отразить работника в декретном отпуске и временного сотрудника на его месте?
Штатная единица сохраняется за работником, находящимся в отпуске по уходу за ребёнком: должность остаётся занятой, дополнительную единицу вводить не нужно. Временный работник принимается на ту же единицу по срочному трудовому договору на период отсутствия основного работника. Если ввести вторую единицу, при выходе основного работника у вас окажется лишняя должность, которую придётся исключать приказом.
Что делать, если фактическая численность не совпадает с итогом по графе 4?
Меньше фактических работников, чем единиц, — нормальная ситуация: разница и есть вакансии. Обратное расхождение недопустимо: если людей больше, чем единиц, часть из них работает на должностях вне штатного расписания, и при проверке это квалифицируется как ненадлежащее оформление трудовых отношений. Проверяется расхождение элементарно — сверкой итога по графе 4 со списочной численностью в табеле.
Нужно ли новое штатное расписание при смене названия компании или юридического адреса?
Структура и оплата труда от переименования организации не меняются, поэтому пересоставлять документ немедленно не требуется. Новое наименование вносится в шапку при ближайшей редакции или отдельным приказом, если вы хотите, чтобы реквизиты совпадали с уставом сразу. Смена адреса на штатное расписание не влияет вовсе: адрес в форме Т-3 не указывается.
Можно ли хранить штатное расписание только в электронном виде и что предъявлять при проверке?
Да, статья 22.3 ТК РФ допускает ведение таких документов без дублирования на бумаге. При проверке предъявляют комплект: локальный акт о введении кадрового электронного документооборота, положение о КЭДО с перечнем документов и категорий работников, согласия работников и сам архив — файл документа вместе с файлами электронной подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией, поэтому доказательством она работает только с отметкой о верности копии от организации, оператора или нотариуса.
