Бланк Т-3: как заполнить штатное расписание без ошибок

Бланк Т-3 — унифицированная форма штатного расписания, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года её применение необязательно: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ организация негосударственного сектора вправе использовать собственную форму, утвердив её приказом руководителя. Табличная часть Т-3 состоит из 10 граф, и ошибки повторяются в трёх: наименование должности, количество штатных единиц и графа с окладом. Главное различие, от которого зависит формулировка должности: если работа даёт право на компенсации и льготы или влечёт ограничения, наименование берётся из квалификационного справочника или профстандарта по части 2 статьи 57 ТК РФ, во всех остальных случаях работодатель формулирует его свободно.

Разберём каждую графу и шапку формы, включая гриф утверждения и поле «на период с». Покажем, как отразить 0,5 ставки, вакансию и совмещение, почему одинаковые должности с разными окладами вызывают вопросы инспектора и какие три настройки 1С 8.3 ЗУП определяют, заработает ли автоматическая проверка кадровых документов. Сценарная таблица по изменениям штатного расписания, сроки хранения по перечню Росархива, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Форма Т-3 в 2026 году: обязательна ли и кто её ведёт

Прямой обязанности вести штатное расписание Трудовой кодекс не содержит ни одной статьёй. Обязанность возникает косвенно, через статью 57 ТК РФ: трудовая функция описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Если в трудовом договоре названа должность, значит, существует документ, где эта должность закреплена вместе с количеством единиц и размером оплаты. Именно из этой связки ГИТ выводит требование предъявить штатное расписание при проверке, и по этой же логике оно запрашивается в трудовых спорах о сокращении и о доплате за совмещение.

Статус самой формы Т-3 отличается от статуса документа. Форма — рекомендуемая, документ — фактически обязательный. Компания вправе взять бланк Госкомстата как есть, дополнить его своими графами (например, колонкой «основание» или «код должности по профстандарту») либо разработать форму с нуля. Удалять из Т-3 графы, которые несут обязательные сведения, смысла нет: без количества штатных единиц и размера оклада документ перестаёт выполнять свою функцию. Практический совет простой: берите Т-3 и дополняйте, а не перекраивайте.

Индивидуальный предприниматель с работниками находится в том же положении, что и организация: статья 57 ТК РФ применяется к нему без изъятий, и должность в трудовом договоре должна откуда-то браться. Штатное расписание ИП утверждает своим приказом, ставит подпись сам, поле «код по ОКПО» заполняет своим кодом. Разъяснения по спорным ситуациям с кадровыми документами публикует Роструд: там же работает сервис, где ответ инспектора по конкретной ситуации можно получить письменно и приложить к своим документам как обоснование позиции.

Когда штатное расписание можно не вести

Ситуаций всего три, и все они узкие.

• У работодателя нет работников. ИП без наёмного персонала и организация, где единственный участник исполняет обязанности директора без трудового договора, штатное расписание не составляют: описывать нечего.
• Микропредприятие, отказавшееся от локальных нормативных актов. Статья 309.2 ТК РФ разрешает субъекту малого предпринимательства, отнесённому к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, перенеся условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Штатное расписание при этом обычно всё равно ведут: без него нечем подтверждать структуру при сокращении.
• Весь персонал работает по договорам ГПХ или это самозанятые. Исполнитель по гражданско-правовому договору не занимает должность и в штатное расписание не включается. Обратная сторона: попытка «сэкономить» на трудовых отношениях через ГПХ разбирается по существу отношений, а не по названию договора, и признаки трудовых отношений никуда не исчезают от формулировки в шапке.

Во всех остальных случаях документ нужен, и проверить это можно за минуту: откройте любой действующий трудовой договор и посмотрите, названа ли в нём должность.

Бланки и образцы кадровых документов по штатному расписанию

Комплект собран под одну задачу: начните с пустого бланка Т-3, а заполненный образец используйте как сверку по оформлению итоговой строки и подписей.

Как заполнить бланк Т-3: шапка, гриф утверждения и 10 граф

До таблицы в форме шесть реквизитов, и половина из них заполняется неточно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Наименование организации. Пишется так, как в уставе и ЕГРЮЛ, включая организационно-правовую форму. Сокращённое наименование допустимо, если оно закреплено в уставе.
2. Код по ОКПО. Код организации или ИП по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Берётся из уведомления Росстата, а не подбирается по смыслу.
3. Номер документа и дата составления. Дата составления и дата введения в действие — разные даты, и они регулярно совпадают по невнимательности. Документ можно составить 15 декабря, а ввести с 1 января.
4. Поле «на период с». Дата, с которой расписание действует. Срок действия ограничивать не обязательно: расписание работает до следующего изменения. Фраза «на период с 01.01.2026 по 31.12.2026» создаёт лишнюю обязанность утверждать новый документ каждый год.
5. Гриф утверждения. «Утверждено приказом организации от __ № __». Расписание вводится в действие приказом, подписанным руководителем; без реквизитов приказа документ считается неутверждённым. Приказ и расписание датируются одним днём, а дата введения указывается в тексте приказа.
6. «Штат в количестве ___ единиц». Сумма графы 4 по всем строкам, включая доли: 14,5 единицы записывается как 14,5, а не округляется до 15.

Внизу формы два подписанта: руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если этих должностей нет, подписывают те, на кого возложены соответствующие функции; руководитель организации подписывает приказ об утверждении, а не сам бланк. Проверить себя можно по одному признаку: в документе должны совпасть три числа — итог по графе 4, значение в поле «штат в количестве» и количество строк с учётом долей.

Графы 1-10: что вносится в каждую

Таблица Т-3 содержит 10 граф. Ниже — что вносится в каждую и на чём чаще всего спотыкаются при проверке.

Из таблицы следует правило проверки: графа 9 считается только после того, как закрыта графа 10. Если в надбавках стоит процент, рублёвый итог по строке без пояснения не восстанавливается, и инспектор увидит расхождение между расписанием и расчётными листами.

Графа 3: когда название должности нельзя придумать

Часть 2 статьи 57 ТК РФ вводит условие: если с работой по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование должности и квалификационные требования берутся из квалификационных справочников (ЕТКС, ЕКС) или профессиональных стандартов. Статья 195.3 ТК РФ добавляет обязательность профстандартов в части требований, установленных другими нормативными актами.

Практически это работает так. «Менеджер по клиентскому счастью» допустим — льгот и ограничений за такой работой не стоит. «Водитель», «машинист крана», «медицинская сестра», «воспитатель», «электрогазосварщик» — нет: за этими должностями идут досрочная пенсия, сокращённый рабочий день, дополнительный отпуск или запрет на приём отдельных категорий работников. Расхождение всплывает не при проверке ГИТ, а позже: при назначении досрочной пенсии Социальный фонд России сверяет наименование в трудовой книжке и сведениях по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 со списками, и нестандартное название лишает работника стажа. Сверьте свои строки графы 3 со справочником по тем должностям, где есть вредность, разъездной характер или работа с детьми.

Графа 4: как показать доли ставки и вакансии

Указания по применению формы Т-3 прямо допускают дробные значения: количество штатных единиц по должностям, где предусмотрено содержание неполной единицы, указывается в соответствующих долях — 0,25; 0,5; 2,75. Сумма всех долей по строке даёт общее число единиц по должности: две позиции уборщика по 0,5 записываются одной строкой со значением 1,0 либо двумя строками по 0,5, если у них разные подразделения.

Вакансия из графы 4 не исключается. Незанятая позиция остаётся в расписании с полным окладом в графе 5, а в графе 10 ставится отметка «вакансия». Убирать вакантные строки из документа нельзя по практической причине: при сокращении работодатель обязан предлагать работнику все имеющиеся вакансии, и перечень этих вакансий суд сверяет именно со штатным расписанием.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Штатное расписание проверяют не на красоту, а на сходимость с другими документами. Возьмите пять случайных трудовых договоров и сверьте по ним четыре реквизита: подразделение, наименование должности, размер оклада и долю ставки. Если расхождение нашлось хотя бы в одном договоре, правьте не расписание, а всю цепочку — приказ, договор и сведения по ЕФС-1.»

Как заполнить бланк Т-3: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите исходные данные: утверждённую оргструктуру, положение об оплате труда, действующие трудовые договоры и приказы о приёме. Все оклады и надбавки берутся из этих документов, а не из памяти.
2. Шаг 2. Заполните шапку: наименование по уставу, код по ОКПО, номер, дату составления и дату, с которой расписание вводится в действие.
3. Шаг 3. Внесите подразделения в графы 1 и 2 в порядке подчинённости: сначала руководство, затем основные подразделения, затем обслуживающие.
4. Шаг 4. Заполните графу 3, сверив со справочниками и профстандартами те должности, по которым положены компенсации, льготы или действуют ограничения.
5. Шаг 5. Проставьте количество единиц в графе 4, включая доли и вакантные позиции, и оклады в графе 5 — в расчёте на полную единицу.
6. Шаг 6. Внесите надбавки в графы 6-8, а порядок их расчёта и основание — в графу 10. Рассчитайте графу 9 и итоговую строку, сверьте итог с полем «штат в количестве» в шапке.
7. Шаг 7. Издайте приказ об утверждении, проставьте его реквизиты в грифе, соберите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Совместительство, совмещение и неполные ставки в штатном расписании

Три понятия дают в расписании три разных результата, и путаница между ними стоит доплат и споров.

Внутреннее и внешнее совместительство — отдельный трудовой договор на другую должность, работа за пределами основного рабочего времени. Совместитель занимает собственную штатную единицу, как правило долю: 0,5 или 0,25. В графе 4 эта доля отражается, в графе 5 стоит полный оклад по должности, а фактическая выплата считается пропорционально отработанному времени.

Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, без отдельного договора. Новая штатная единица при совмещении не появляется: работник выполняет работу по позиции, которая уже есть в расписании и обычно вакантна. Поручение оформляется письменным согласием работника и приказом, размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Досрочно отменить совмещение может любая сторона, предупредив другую письменно за три рабочих дня.

Расширение зоны обслуживания и увеличение объёма работ — дополнительная работа по той же должности. Расписание при этом не меняется вовсе: количество единиц остаётся прежним, меняется только доплата.

Ошибка, которая встречается чаще остальных: чтобы «узаконить» совмещение, в расписание добавляют ещё одну единицу по совмещаемой должности. В результате по документам в компании два работника, а фактически один, и при сокращении или проверке приходится объяснять расхождение между расписанием, табелем и расчётными листами.

Соберите приказ о совмещении по своим данным

Оклады, надбавки и вилка окладов: графы 5-9 без нарушений

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать равную оплату за труд равной ценности. Отсюда следует ограничение на вилку окладов: если в расписании две строки с одинаковым наименованием должности, одинаковыми обязанностями и разными окладами, работодатель должен объяснить разницу объективными критериями. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 указывал, что оклады по одноимённым должностям следует устанавливать в равном размере, а различия в квалификации и сложности работ отражать через надбавки и доплаты.

Рабочих способов развести оплату три, и все они не нарушают статью 22 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Категории и разряды в графе 3. «Бухгалтер I категории» и «Бухгалтер II категории» — разные должности с разными квалификационными требованиями и разными окладами. Требования закрепляются в должностной инструкции.
2. Надбавки в графах 6-8. Персональная надбавка за стаж, за совмещение функций, за знание языка. Основание и порядок расчёта — в положении об оплате труда, ссылка на него — в графе 10.
3. Диапазон «от и до» в графе 5. Формально Указания по применению Т-3 этого не запрещают, но оклад в трудовом договоре придётся указать конкретной суммой, и вопрос о равной оплате всё равно возникнет. Способ работает только в связке с категориями.

Про формат значений. Графы 5-9 заполняются в рублях. Если система оплаты не позволяет указать сумму — например, надбавка задана в процентах или коэффициентом, — в графах проставляются соответствующие единицы измерения, а в графе 10 даётся пояснение, из чего складывается выплата. Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера в расписании обычно показываются именно так.

Во что обходится ошибка в графах 3 и 5

Цена ошибки в штатном расписании редко ограничивается переоформлением документа. Считать нужно по четырём статьям.

• Административный штраф. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на ИП от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 суммы растут до 70 000 рублей на юридическое лицо, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
• Ненадлежащее оформление трудового договора. Если из-за расхождения с расписанием в договоре неверно указана должность или оклад, применяется часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей.
• Доначисления работнику. При споре о равной оплате суд выравнивает оклад по более высокому значению и взыскивает разницу за весь период с процентами по статье 236 ТК РФ.
• Потеря стажа работником. Нестандартное название должности в графе 3 по «льготной» профессии оборачивается отказом Социального фонда России в досрочной пенсии, и исправлять это приходится через суд спустя годы.

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: три настройки, которые всё определяют

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 штатное расписание включается в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания». До того как заводить первую позицию, принимаются три решения, и переигрывать их потом дорого.

1. Ведётся ли история изменений. Если флаг включён, позиции меняются документом «Изменение штатного расписания», а утверждение оформляется документом «Утверждение штатного расписания» с привязкой к приказу. Если выключен, данные правятся прямо в справочнике, и восстановить, каким расписание было на прошлую дату, уже нельзя. Для компании, где бывают сокращения и споры, история обязательна.
2. Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие расписанию. Программа не даст принять работника на должность, которой нет в расписании, или превысить количество единиц. Флаг снимают, когда «мешает работать», и вместе с ним теряют основной смысл ведения расписания в учётной системе.
3. Использование вилки окладов, разрядов и категорий. Включает поля минимального и максимального значения оклада и справочник разрядов. Без этого флага категории из графы 3 в программу не переносятся, и печатная форма Т-3 выходит без квалификационных признаков.

Печатная форма Т-3 формируется из документа утверждения либо через отчёт «Штатное расписание». Отдельно стоит отчёт «Соблюдение штатного расписания»: он показывает расхождения между утверждёнными позициями и фактическими кадровыми данными. Запускать его имеет смысл перед каждой проверкой и перед подачей сведений по ЕФС-1.

В практике Добыто кадровые специалисты продолжают вести штатное расписание и готовить приказы в 1С:ЗУП, а на подписание уходит уже готовый комплект. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: права доступа и маршруты согласования проверяются на одном подразделении, а не на всём штате сразу.

Изменение штатного расписания: приказ, сроки и документы с работником

Изменить расписание можно двумя способами: издать приказ о внесении изменений в действующий документ либо утвердить новое расписание целиком. Первый способ удобнее при точечных правках, второй — когда меняется структура. Выбор способа на права работников не влияет: значение имеет то, что именно меняется.

Из таблицы видна главная ловушка сокращения: новое расписание вводится в действие не раньше даты, следующей за истечением двухмесячного срока предупреждения. Если приказ об утверждении датирован сегодняшним днём, а сокращённая должность исчезает из документа с завтрашнего, работник восстановится в суде вместе с оплатой вынужденного прогула.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам решает не вид подписи, а процедура. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи и даты подписанного заявления суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Связь штатного расписания с другими кадровыми документами

Штатное расписание работает как источник данных для всей кадровой цепочки, поэтому ошибка в нём расходится по документам веером.

• Трудовой договор и приказ о приёме. Должность, подразделение и оклад переносятся из расписания дословно. Расхождение в одном символе наименования — повод для вопросов при проверке.
• ЕФС-1, подраздел 1.1. Сведения о приёме, переводе и увольнении подаются в Социальный фонд России с наименованием должности. При приёме и увольнении срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа; при переводе — не позднее 25-го числа следующего месяца.
• График отпусков по форме Т-7. Составляется по подразделениям и должностям из расписания, утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года по статье 123 ТК РФ.
• Табель учёта рабочего времени. Доли ставок из графы 4 определяют норму времени, по которой считается оплата.
• Штатная расстановка. Рабочий документ, где к позициям расписания привязаны конкретные работники. Форма не унифицирована, но именно она показывает занятые и вакантные единицы.

Сколько хранить штатное расписание

Сроки задаёт перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Штатные расписания и изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года. Штатные расстановки хранятся 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Постоянный срок означает, что расписание нельзя уничтожить даже после ликвидации подразделения: документ передаётся на архивное хранение.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

При переводе кадровых документов в электронный вид меняется и порядок ознакомления со штатным расписанием и связанными ЛНА: работник подписывает лист ознакомления в личном кабинете, а система фиксирует дату и вид подписи. Мы в Добыто начинаем перевод с процессов, где работнику достаточно простой электронной подписи, — ознакомление с локальными актами, заявления на отпуск и командировку, — и только потом переходим к договорам и дополнительным соглашениям.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и смотрим, кто реально не справляется.»

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, поэтому компании на 40 и на 400 человек попадают в разные тарифы при одинаковом объёме кадровых документов. Актуальные условия по каждому набору функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф и как пересчитывается разница при смене тарифа.

Выводы

Форма Т-3 остаётся рекомендуемой, а сам документ — фактически обязательным: именно из него берутся должность, подразделение, доля ставки и оклад для трудового договора, приказа и сведений по ЕФС-1. Критичных мест в бланке три: наименование должности в графе 3, где справочник или профстандарт обязателен при льготах и ограничениях, количество единиц в графе 4 с долями и вакансиями и порядок расчёта надбавок, который без пояснения в графе 10 разрушает итог по графе 9. Любое изменение расписания идёт не само по себе, а вместе со сроком уведомления и документом, подписанным работником.

Сервис КЭДО Добыто закрывает вторую часть этой задачи: приказы об утверждении и изменении штатного расписания, дополнительные соглашения и листы ознакомления подписываются электронно, с фиксацией даты, вида подписи и идентификации подписанта, а кадровый специалист продолжает работать в привычном интерфейсе 1С:ЗУП.

Частые вопросы по форме Т-3

Нужно ли утверждать новое штатное расписание каждый год

Нет. Ни Трудовой кодекс, ни Указания по применению формы Т-3 не устанавливают срока действия документа: расписание работает до тех пор, пока в него не внесены изменения. Ежегодное переутверждение появляется как самостоятельная обязанность только тогда, когда работодатель сам ограничил срок в поле «на период с» конкретной датой окончания. Если такой даты нет, достаточно издавать приказы об изменениях по мере необходимости.

Можно ли вести штатное расписание в электронном виде без бумажного оригинала

Да, если порядок закреплён в локальном акте, а сам документ подписан электронной подписью в соответствии со статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Со стороны работодателя приказ об утверждении подписывается УКЭП. Учтите две вещи: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом, и при споре её придётся заверять; срок хранения при этом не сокращается — постоянный срок по перечню Росархива действует и для электронной формы.

Как отразить в штатном расписании должность, которая вводится на время декретного отпуска

Отдельная единица не вводится: работник на время отсутствия основного принимается по срочному трудовому договору на ту же позицию, которая уже есть в расписании. Позиция при этом остаётся занятой основным работником, и в штатной расстановке напротив неё появляются два человека. Дополнительная строка в расписании понадобится только при реальном увеличении численности.

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись

Прямой обязанности нет: штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника, в смысле статьи 68 ТК РФ. Условия оплаты работник получает в трудовом договоре. Исключение — случай, когда порядок ознакомления со штатным расписанием закреплён коллективным договором или собственным ЛНА компании: тогда обязанность возникает из этого документа.

Может ли в штатном расписании стоять оклад ниже МРОТ

Может, но только если работник получает в месяц не меньше МРОТ с учётом надбавок и доплат за полностью отработанную норму времени. Статья 133 ТК РФ говорит о заработной плате целиком, а не об окладе. Для позиций с долей ставки минимум считается пропорционально: при 0,5 ставки нижняя граница составляет половину МРОТ. Проверяйте по графе 9, а не по графе 5.

Что делать, если должность в трудовом договоре не совпадает с расписанием

Сначала определите, что верно по факту выполняемой работы. Если правильная формулировка в расписании, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ, а при изменении наименования подаются сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Если ошибка в расписании, издаётся приказ о внесении изменений. Исправлять задним числом ни тот, ни другой документ нельзя: при проверке дата издания приказа сверяется с датой подписания дополнительного соглашения.