Штатное расписание и ФОТ: как связать оклады с фондом

Штатное расписание превращается в фонд оплаты труда через арифметику формы Т-3: графа 4 задаёт количество штатных единиц, графа 5 — оклад или тарифную ставку, графы 6-8 — постоянные надбавки, графа 9 перемножает их и даёт месячную сумму по строке. Итог графы 9 — это плановый месячный фонд, годовой получается умножением на 12. Реальные расходы всегда выше: премии, сверхурочные, доплаты за совмещение, отпускные и районные коэффициенты в штатное расписание не попадают. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ новой штатной единицы не создаёт, а внутреннее совместительство требует отдельной строки и увеличивает фонд.

Разберём, какие выплаты входят в плановый фонд, какие остаются за его пределами и как не получить расхождение между штатным расписанием и расчётом зарплаты. Покажем, как считается доля ставки, что делать с одинаковыми должностями и разными окладами и как оформить изменение оклада без нарушения статьи 74 ТК РФ. Сценарная таблица по совмещению и совместительству, пошаговый порядок изменения оклада, образцы документов, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как из штатного расписания получается фонд оплаты труда

Плановый месячный фонд по штатному расписанию собирается построчно. Для каждой должности система перемножает сумму постоянных выплат на количество штатных единиц: (оклад + надбавки) × число единиц. Сумма всех строк — месячный фонд, он же выносится в шапку формы Т-3 в реквизит «с месячным фондом заработной платы». Там же указывается общее количество штатных единиц, и эти две цифры должны биться с итогами таблицы.

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными: компания вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике или отдельным приказом. Логика расчёта фонда от этого не меняется, поэтому собственные бланки почти всегда повторяют структуру Т-3 — её граф достаточно, чтобы получить плановую цифру без дополнительных расчётов.

Ниже — разбор граф формы Т-3 с точки зрения фонда: какая графа участвует в сумме, а какая нужна для проверки корректности.

Из таблицы следует практическое ограничение: графа 9 считает только гарантированную часть. Всё, что зависит от выполнения плана, отработанного времени или решения руководителя, в неё не попадает, поэтому фонд из штатного расписания и фонд из бюджета на год — две разные цифры, и вторая всегда больше.

Почему месячный фонд из графы 9 не равен реальным расходам на зарплату

Плановый фонд по штатному расписанию — нижняя граница расходов, а не бюджет. За пределами графы 9 остаётся шесть групп выплат, и все они начисляются по тем же трудовым договорам.

• Переменные премии и бонусы. Если премия зависит от показателей и назначается приказом, её место — в положении об оплате труда и в бюджете, а не в графе 6-8 штатного расписания.
• Оплата сверхурочной работы. С 1 сентября 2026 года действует единый порядок: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном за каждый час. Общий лимит остался 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения поднимается до 240 часов, и привлечение сверх 120 часов требует письменного согласия работника.
• Доплаты за совмещение и расширение зон обслуживания. Размер устанавливается соглашением сторон по статье 151 ТК РФ, штатную единицу не занимает и в графу 9 не попадает.
• Отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск. Средний заработок считается от фактических начислений за 12 месяцев, то есть уже с премиями и доплатами.
• Районные коэффициенты и северные надбавки. В штатном расписании их либо показывают отдельной графой надбавок, либо не показывают вовсе — тогда фонд занижен на весь коэффициент.
• Пособия за первые дни болезни за счёт работодателя и прочие выплаты по среднему. В штатное расписание не входят по определению.

Страховые взносы к фонду оплаты труда не относятся: фонд — это начисленная работникам оплата, взносы начисляются сверх неё и считаются отдельной строкой бюджета. Ошибка на этом стыке даёт классическое расхождение: финансовый директор видит в плане одну цифру, бухгалтерия закрывает месяц другой, и разница объясняется не перерасходом, а разной методикой.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда компания просит проверить, почему фонд не сходится, мы начинаем не с расчёта, а с вопроса, что именно назвали фондом. В девяти случаях из десяти одна служба считает итог графы 9 штатного расписания, а вторая — все начисления по своду за месяц. Сверьте два документа за один и тот же месяц: свод начислений и действующее штатное расписание, и вы увидите не ошибку, а перечень выплат, которые в штатку не попадают по своей природе.»

Что проверить до утверждения штатного расписания на год

Подготовка занимает меньше времени, чем последующие правки: каждое изменение оклада тянет за собой приказ и дополнительное соглашение с работником.

1. Соответствие окладов МРОТ. Сверяется не сумма в графе 9, а оклад в пересчёте на полную ставку и с учётом регионального минимума.
2. Одинаковые должности — одинаковые оклады. Разница в квалификации оформляется надбавкой в графах 6-8, а не разными окладами по одной строке.
3. Наименования должностей. Если с работой связаны льготы, досрочная пенсия или ограничения, наименование берётся из квалификационного справочника или профстандарта.
4. Доли ставок. Проверяется, что сумма долей по подразделению совпадает с фактической численностью и режимами работы.
5. Вакансии. Вакантные единицы увеличивают плановый фонд, хотя денег по ним не платят. Для бюджета нужен второй расчёт — по занятым единицам.
6. Дата ввода в действие. Она не обязана совпадать с датой приказа об утверждении, и разрыв между ними закладывается заранее под сроки уведомления работников.

Последний пункт снимает большую часть авралов: если штатное расписание вводится с 1 января, а изменение окладов идёт по статье 74 ТК РФ, уведомить работников нужно за два месяца, то есть приказ готовится не в декабре, а в октябре.

Оклады в штатном расписании: МРОТ, одинаковые должности и разные суммы

Оклад по статье 129 ТК РФ — фиксированная оплата за календарный месяц без учёта компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Из этого определения следует правило проверки: с МРОТ сравнивают не оклад, а всю начисленную за месяц зарплату при полностью отработанной норме времени. Оклад 24 000 рублей плюс постоянная надбавка 5 000 рублей норму не нарушает, хотя сам оклад ниже минимального размера оплаты труда.

На долю ставки правило распространяется пропорционально. Работник на 0,5 ставки при выполнении нормы за половину рабочего времени получает не меньше половины МРОТ, и штатное расписание должно это показывать: в графе 4 стоит 0,5, в графе 5 — полный оклад по должности, а графа 9 уже даёт половину суммы. Распространённая ошибка — вписать в графу 5 половину оклада и оставить в графе 4 единицу: фонд сойдётся, а оклад в трудовом договоре разойдётся со штатным расписанием.

Второй вопрос, который упирается в оклад, — вилка по одинаковым должностям. Статья 22 ТК РФ обязывает обеспечивать равную оплату за труд равной ценности, и Роструд последовательно трактует это так: два бухгалтера в одном подразделении с одинаковыми должностными обязанностями получают одинаковый оклад. Разница в опыте и результате закрывается персональными надбавками в графах 6-8 или премией по положению об оплате труда. Если разница в работе реальная, её выносят в наименование должности: старший бухгалтер, бухгалтер первой категории, ведущий бухгалтер — это разные строки штатного расписания со своими окладами.

Соберите приказ о повышении оклада с прежней и новой суммой

Сколько стоит расхождение штатного расписания и фактических выплат

Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Если оклад в трудовом договоре выше, чем в штатном расписании, работник получает меньше положенного, и это уже неполная выплата заработной платы. По статье 236 ТК РФ на недоплаченную сумму начисляется компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки, причём независимо от вины работодателя.

Административная часть — статья 5.27 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства по части 1 даёт для организации штраф от 30 000 до 50 000 рублей, повторное нарушение — от 50 000 до 70 000 рублей и дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Невыплата или неполная выплата заработной платы вынесена в отдельные составы частей 6 и 7 той же статьи со своими размерами.

Отдельная статья расходов — пересчёт. Неверный оклад в штатном расписании проходит через отпускные, больничные, командировочные и компенсацию при увольнении, потому что все они считаются от среднего заработка. Пересчитывать приходится весь период, а не последний месяц, и по каждому работнику с этой должностью. Проверить, как трудовая инспекция смотрит на конкретную ситуацию с оплатой, можно через сервисы Роструда: там публикуются разъяснения по обращениям работников и работодателей.

Совмещение, неполные ставки и совместительство: что увеличивает фонд, а что нет

Три ситуации, которые в разговоре называют одинаково — «человек работает за двоих», — дают три разных результата в штатном расписании и в фонде.

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, без освобождения от основной работы. Штатная единица при этом остаётся вакантной: совмещающий работник её не занимает. Доплата по статье 151 ТК РФ устанавливается соглашением сторон и оформляется приказом, а в плановом фонде по графе 9 её нет. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив письменно не позднее чем за три рабочих дня; работодатель вправе досрочно отменить поручение в том же порядке.

Внутреннее совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — отдельный трудовой договор и отдельная работа в свободное от основной время. Здесь нужна отдельная штатная единица, и она попадает в графу 9 самостоятельной строкой. Статья 284 ТК РФ ограничивает продолжительность работы по совместительству половиной месячной нормы рабочего времени, поэтому в штатном расписании такая единица чаще всего показывается как 0,5.

Практический критерий выбора между совмещением и совместительством такой: если работа выполняется в течение того же рабочего дня и укладывается в норму времени — это совмещение, штатка не меняется. Если работа требует отдельного времени за пределами основного графика — это совместительство, и в штатное расписание вводится новая единица, а плановый фонд растёт. В практике Добыто путаница между ними — самая частая причина, по которой численность по табелю не сходится с числом штатных единиц.

Изменение штатного расписания: порядок, сроки и влияние на фонд

Изменить штатное расписание можно двумя способами: приказом о внесении изменений в действующий документ либо утверждением новой редакции с датой ввода в действие. Первый вариант подходит для точечных правок — ввод одной должности, переименование, изменение оклада по строке. Второй применяют при массовом пересмотре окладов и при смене структуры, потому что накопленные изменения в десяток приказов перестают читаться.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сам приказ работника ни к чему не обязывает: оклад указан в его трудовом договоре, и без изменения договора новая сумма не начисляется. Отсюда развилка, которая определяет и сроки, и комплект документов.

• Повышение оклада или изменение по соглашению сторон идёт по статье 72 ТК РФ. Достаточно дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами, срок предупреждения не установлен, новый оклад действует с даты, указанной в соглашении.
• Изменение по инициативе работодателя при организационных или технологических изменениях условий труда идёт по статье 74 ТК РФ. Работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца, а индивидуальный предприниматель — не позднее чем за 14 календарных дней по статье 306 ТК РФ. Причина в уведомлении указывается конкретная: одного упоминания «оптимизации» инспектору недостаточно.
• Сокращение штатной единицы требует предупреждения работника не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, а должность исключается из штатного расписания не раньше даты увольнения. Здесь же действует правило статьи 179 ТК РФ о преимущественном праве на оставление на работе, которое с 1 сентября 2026 года распространяется и на работников, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ.

Как изменить оклад в штатном расписании: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте основание. Для повышения по соглашению сторон достаточно решения руководителя. Для изменения по статье 74 ТК РФ нужен документ, подтверждающий организационные или технологические изменения: решение о смене структуры, приказ о новой технологии производства, документы о перераспределении функций.
2. Шаг 2. Посчитайте новый фонд. Пересчитайте графу 9 по изменяемым строкам и итог по документу. Одновременно проверьте нижнюю границу: оклад плюс постоянные надбавки при полной норме времени не ниже регионального минимума.
3. Шаг 3. Издайте приказ. В приказе указываются изменяемые строки со старыми и новыми значениями, дата ввода изменений в действие и ответственный за исполнение. Если правится структура — утверждается новая редакция штатного расписания.
4. Шаг 4. Уведомьте работников, если изменение идёт по статье 74. Уведомление вручается под подпись или подписывается электронно, срок — два месяца до даты изменения, для ИП — 14 календарных дней. При повышении по соглашению сторон этот шаг не нужен.
5. Шаг 5. Подпишите дополнительные соглашения. Новый размер оклада вносится в трудовой договор. Без этого документа бухгалтерия не имеет основания начислять изменённую сумму, даже если приказ издан.
6. Шаг 6. Перенесите изменения в учётную систему. Плановые начисления в 1С:ЗУП правятся датой ввода изменений в действие, а не датой приказа. Расхождение этих дат даёт неверный расчёт за переходный месяц.

Образцы документов для изменения окладов и штатного расписания

Комплект собран под сценарий пересмотра окладов: начните с формы Т-3, дальше идут документы, которыми изменение доводится до работника.

Уведомления и дополнительные соглашения по окладам подписываются электронно в рамках КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Бумажными остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда — всё остальное переводится в электронный вид без дублирования.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие документы по оплате труда у вас существуют только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность.»

Штатное расписание у ИП и когда оно не нужно

Прямой обязанности вести штатное расписание Трудовой кодекс не устанавливает ни для организаций, ни для индивидуальных предпринимателей. Обязанность выводится из статьи 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. Инспектор при проверке запрашивает документ именно по этой цепочке.

Микропредприятия — численность до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год по критериям 209-ФЗ — вправе по статье 309.2 ТК РФ полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, если перенесут соответствующие условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Норма сформулирована так, что перечень актов остаётся открытым, и практика по штатному расписанию у микропредприятий неоднородна.

Ситуации, когда отдельное штатное расписание избыточно:

• ИП без наёмных работников. Трудовых отношений нет, документ не из чего составлять.
• Микропредприятие, перешедшее на типовую форму трудового договора, где должность, оклад и режим работы описаны в самом договоре по каждому работнику.
• Работа только с исполнителями по гражданско-правовым договорам и самозанятыми. Они не занимают штатных единиц, их вознаграждение в фонд оплаты труда не входит и в штатном расписании не отражается. Подменять трудовые отношения такими договорами нельзя, но корректно оформленный подряд штатку действительно не затрагивает.

Как только у предпринимателя появляется больше 5-7 работников, документ перестаёт быть формальностью и начинает выполнять свою исходную функцию: он показывает, сколько людей компания может себе позволить при текущем плане, и фиксирует границу фонда до найма, а не после.

Штатное расписание в 1С:ЗУП и КЭДО: откуда система берёт данные для расчёта

В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание работает не как печатная форма, а как справочник позиций с плановыми начислениями. Каждая позиция хранит должность, подразделение, количество единиц и набор начислений с суммами или вилкой. Кадровые документы приёма и перевода подтягивают оклад из позиции, а не вводятся вручную, поэтому расхождение между штаткой и приказом в системе с включённым контролем просто не проводится.

Отсюда вытекает порядок работ, который в проектах часто нарушают: сначала выверяется штатное расписание, потом настраиваются маршруты подписания и личные кабинеты. Публикация кабинетов и правила согласования строятся по подразделениям и должностям, а согласующий определяется по структуре — руководитель подразделения, вышестоящий руководитель, кадровая служба. При грязной штатке настройка маршрутов превращается в ручное назначение подписантов по фамилиям, и любое кадровое перемещение ломает согласование.

Подписи по сторонам разделены. Со стороны работодателя приказы и дополнительные соглашения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной, которая выпускается в личном кабинете бесплатно и действует только внутри системы. Чтобы документы, подписанные УНЭП, были юридически значимыми, с работником заключается соглашение об использовании такой подписи с описанием порядка её проверки. Простая электронная подпись допустима не для всех кадровых документов: перечень и требования к виду подписи задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ, и практика по договорам займа, где всё подписывается кодом из SMS, на трудовые отношения не переносится.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Согласие на переход к электронным документам требуется не от всех: работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие трудового стажа на эту дату, присоединяются к КЭДО без отдельного согласия. От остальных согласие нужно, и отказ не является основанием ни для увольнения, ни для каких-либо санкций — для таких работников документы по окладу остаются бумажными. Это влияет на планирование: при пересмотре окладов по всей компании часть уведомлений всё равно придётся вручать лично.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на группе из одного подразделения видно, кто реально не может подписать документ сам.»

Для проверки ГИТ выгружается не скриншот со штампом подписи, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив документов, в котором файл PDF лежит вместе с файлами подписей. Визуализация штампа доказательством не является — его можно скопировать в любой редактор и вставить в произвольный файл. В Добыто такой архив по работнику или по подразделению выгружается из интерфейса, без обращения к разработчикам.

Стоимость перевода кадровых документов по оплате труда в электронный вид

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для работников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны документов и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия по всем трём тарифам собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Плановый фонд оплаты труда получается из штатного расписания механически: постоянные выплаты по строке умножаются на количество штатных единиц, а итог графы 9 даёт месячную сумму. За её пределами остаются премии, сверхурочные, доплаты за совмещение и выплаты по среднему заработку, поэтому бюджет считается отдельным документом. Совмещение штатную единицу не занимает, совместительство требует новой строки, а доля ставки меняет графу 4, но не графу 5. Любое изменение оклада живёт в двух документах одновременно: в штатном расписании и в трудовом договоре работника, и расхождение между ними инспектор квалифицирует как неполную выплату заработной платы.

Мы в Добыто подключаем компании к электронному подписанию приказов, уведомлений по статье 74 ТК РФ и дополнительных соглашений об окладе, в том числе с интеграцией в 1С:ЗУП, когда штатное расписание и плановые начисления ведутся в учётной системе. Пересмотр окладов по всей компании при этом перестаёт упираться в скорость сбора подписей.

Частые вопросы

Обязательно ли применять именно форму Т-3

Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов не обязательны для большинства работодателей: компания вправе утвердить собственный бланк приказом или в учётной политике. Требование одно — собственный бланк должен позволять определить трудовую функцию и условия оплаты по каждой должности, потому что на них ссылается статья 57 ТК РФ. Государственные и муниципальные учреждения применяют формы, установленные для них отдельными нормативными актами.

Можно ли указать в штатном расписании вилку окладов по одной должности

В самой графе 5 обычно ставят конкретную сумму, а диапазон выносят в примечание или в положение об оплате труда. Указание вилки по одной строке создаёт риск претензии по статье 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности. Рабочий вариант — развести должности по категориям (бухгалтер, старший бухгалтер, ведущий бухгалтер) с разными окладами либо оставить единый оклад и дифференцировать персональными надбавками в графах 6-8.

Входят ли страховые взносы в фонд оплаты труда

Нет. Фонд оплаты труда — это начисленные работникам суммы: оклады, надбавки, доплаты, премии, отпускные. Страховые взносы начисляются работодателем сверх фонда и планируются отдельной строкой бюджета. Смешение этих величин даёт ошибку планирования на десятки процентов, поэтому в финансовой модели фонд и взносы разносят по разным строкам с самого начала.

Как учитывать вакантные должности при расчёте фонда

Вакантная единица входит в плановый фонд по графе 9, но денег по ней не выплачивают, пока должность не занята. Для бюджета считают два значения: полный фонд по штатному расписанию и фонд по занятым единицам. Разница показывает резерв на найм. В графе 10 вакансии помечают, иначе через полгода никто не вспомнит, какие строки открыты давно, а какие введены под конкретный набор.

Нужно ли менять штатное расписание при индексации заработной платы

Да. Индексация по статье 134 ТК РФ меняет размер окладов, а значит, меняются графа 5 и графа 9 по всем затронутым строкам. Порядок индексации закрепляется в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте, и на его основании издаётся приказ об изменении штатного расписания. Поскольку повышение улучшает положение работника, оформляется оно дополнительными соглашениями по статье 72 ТК РФ, без двухмесячного уведомления.

Можно ли утвердить и хранить штатное расписание в электронном виде

Да, ограничений на электронную форму для штатного расписания и приказа о его утверждении нет: они не входят в перечень документов, которые остаются на бумаге. Приказ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью со стороны работодателя, а файл передаётся и хранится в формате PDF/A-1A. Знакомить работников со штатным расписанием под подпись закон не требует: до работника доводятся его трудовой договор и дополнительные соглашения.

Что делать, если оклад в трудовом договоре не совпадает со штатным расписанием

Приоритет у трудового договора: он устанавливает конкретное обязательство перед работником, и если в договоре сумма выше, платить нужно по договору. Порядок действий — сверить все договоры с действующим штатным расписанием, доначислить недоплату с компенсацией по статье 236 ТК РФ, привести штатное расписание в соответствие приказом и закрыть расхождение дополнительными соглашениями. Сверку удобно проводить один раз в год перед утверждением штатного расписания на следующий период.