Выписка из штатного расписания — это заверенная работодателем копия части документа: одной должности, одного подразделения или нескольких строк, названных в запросе. Работнику её выдают по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней и бесплатно, этого требует статья 62 ТК РФ. Государственные органы получают выписку по мотивированному запросу: при документарной проверке ГИТ отводит до 10 рабочих дней, прокурор — 5 рабочих дней, а в ходе проверки исполнения законов срок сокращается до 2 рабочих дней. Главное различие — объём. Работнику включают строки только по его должности и подразделению, суду и инспекции — строки из предмета запроса. Полное штатное расписание с окладами всех отделов наружу не отдают.
Разберём состав выписки по графам формы Т-3, отметку о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и формулировки, из-за которых документ возвращают на переделку. Покажем, что делать, когда штатного расписания у работодателя нет вовсе: у микропредприятий и ИП это законно. Отдельно смотрим выписку при совмещении должностей, сокращении и изменении штатного расписания, а также выгрузку из 1С:ЗУП 8.3. Сценарная таблица по графам, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое выписка из штатного расписания и что в неё входит
Штатное расписание фиксирует структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц и размеры оплаты. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года применяется как рекомендованная, а не обязательная: работодатель вправе утвердить собственный шаблон и закрепить выбор в учётной политике. На практике почти все данные штатного расписания собираются именно по графам Т-3, поэтому выписку удобнее строить на той же сетке.
В форме Т-3 десять граф: наименование структурного подразделения, его код, должность (специальность, профессия), разряд или класс квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, три графы надбавок, итог в месяц и примечание. Шапка содержит наименование организации, номер и дату документа, период действия, а также реквизиты приказа об утверждении и общее количество штатных единиц. Выписка повторяет шапку целиком и переносит только те строки, которые относятся к запросу.
Копия и выписка — разные документы по объёму, но одинаковые по способу заверения. Копия воспроизводит штатное расписание полностью, выписка — его часть. Есть и третий документ, который часто путают с выпиской: штатная расстановка. В ней к должностям добавлены фамилии конкретных работников и табельные номера. Штатная расстановка унифицированной формы не имеет, ведётся для внутренних нужд и сторонним адресатам не выдаётся.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы просим показать при подготовке выписки, — действующую редакцию штатного расписания и приказ, которым она утверждена. Выписка без реквизитов приказа и без периода действия не подтверждает ничего: из неё непонятно, на какую дату существовала должность. Сверьте номер и дату приказа до того, как ставить отметку о заверении.»
Штатное расписание относится к документам постоянного хранения. По статье 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания организации и изменения к ним по месту утверждения хранятся постоянно. Это означает, что выписку за 2014 год работодатель обязан уметь сформировать и в 2026 году.
Бланки и образцы для работы со штатным расписанием
Комплект закрывает подготовку выписки целиком: начните с бланка формы Т-3, дальше сверяйтесь с заполненным образцом.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец штатного расписания с заполненными графами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
| Форма СТД-Р, сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
Кому выдают выписку из штатного расписания и в какие сроки
Обязанность выдать выписку возникает не от любого обращения. У каждого адресата своё основание и свой срок, и от этого зависит, что именно попадёт в документ.
| Кто запрашивает | Основание | Срок | Что включать |
|---|---|---|---|
| Работник | Статья 62 ТК РФ, письменное заявление | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно | Строки по его должности и подразделению |
| Суд | Запрос или определение суда об истребовании доказательств, статья 57 ГПК РФ | Срок указан в определении | Строки и период, названные в запросе |
| Государственная инспекция труда | Мотивированный запрос в рамках надзора по статье 357 ТК РФ | До 10 рабочих дней со дня получения запроса при документарной проверке | Подразделения и должности из предмета проверки |
| Прокуратура | Пункт 2 статьи 6 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» | 5 рабочих дней; в ходе проверки 2 рабочих дня; при угрозе жизни и здоровью 1 сутки | Объём по требованию прокурора |
| Банк, контрагент, иная организация | Договор или деловой запрос, обязанности выдавать нет | Определяет работодатель | Согласованный внутри компании минимум |
Разница в правовом весе видна сразу: в первых четырёх строках выдача обязательна, в последней — это добровольное решение работодателя. Отказ отвечать банку последствий не несёт, пропуск срока по статье 62 ТК РФ или по запросу надзорного органа несёт.
Отдельный сюжет — границы обязанности перед работником. Штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника, поэтому знакомить с ним всех при приёме на работу работодатель не обязан. При этом сведения о собственной должности, ставке и окладе работник получить вправе, и выдаются они именно выпиской. Такой подход разбирается в консультациях дежурного инспектора Роструда, где отдельно поясняется, почему вместо полного документа выдают его часть.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Когда выписку выдавать не из чего: ИП и микропредприятия
Трудовой кодекс не обязывает индивидуального предпринимателя утверждать штатное расписание. Более того, статья 309.2 ТК РФ разрешает работодателям — субъектам малого предпринимательства, отнесённым к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Вопросы, которые обычно решаются такими актами, переносятся в трудовые договоры, составленные по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Если штатного расписания в компании нет, выписка физически не формируется. Работнику в этом случае выдают копию трудового договора и справку о занимаемой должности, суду или инспекции направляют мотивированный ответ о том, что документ у работодателя не ведётся, со ссылкой на статью 309.2 ТК РФ. Выдумывать штатное расписание задним числом под конкретный запрос опасно: дата утверждения и период действия сверяются с приказами и трудовыми договорами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: ИП с наёмными работниками чаще всё-таки ведут штатное расписание, потому что статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре трудовую функцию — должность в соответствии со штатным расписанием. Как только формулировка договора отсылает к штатному расписанию, документ становится обязательным для самого работодателя, и выписку из него придётся выдавать на общих основаниях.
Как оформить выписку из штатного расписания и заверить её
До того как открывать бланк, проверьте пять вещей. Это занимает несколько минут и снимает основную часть переделок.
- Какая редакция штатного расписания действует на запрошенную дату и каким приказом она утверждена.
- Кто именно запрашивает документ и на каком основании: заявление работника, запрос суда, требование надзорного органа.
- Какой период интересует запрашивающего: текущий, прошлый год, дата увольнения.
- Какие строки относятся к запросу, а какие содержат сведения о чужих подразделениях и окладах.
- Кто в компании уполномочен подписывать и заверять копии: руководитель, кадровик по приказу, представитель по доверенности.
Как оформить выписку из штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление или входящий запрос и зарегистрируйте его. От даты регистрации считаются 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ и сроки по запросам органов.
- Шаг 2. Определите редакцию штатного расписания на нужную дату и выпишите реквизиты приказа об утверждении.
- Шаг 3. Перенесите шапку документа целиком: наименование организации, номер, дату, период действия, гриф утверждения с реквизитами приказа.
- Шаг 4. Скопируйте только нужные строки с сохранением нумерации и названий граф формы Т-3. Итоговую строку по всей организации не переносите, если запрос её не касается.
- Шаг 5. Озаглавьте документ «Выписка из штатного расписания № ___ от ___» и укажите, по какому подразделению или должности она сделана.
- Шаг 6. Поставьте отметку о заверении по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016: слово «Верно», должность заверившего, его подпись, расшифровка и дата. Для выдачи в другую организацию добавьте отметку о месте хранения подлинника и, если печать используется, оттиск.
- Шаг 7. Зафиксируйте выдачу: номер и дата выписки, кому выдана, под какую подпись или каким каналом отправлена.
Отметка о заверении — место, где ошибаются чаще всего. Её ставят ниже реквизита «подпись», а не в углу листа, и она подтверждает соответствие выписки подлиннику. Без указания места хранения подлинника документ, ушедший в банк или суд, формально не является надлежаще заверенным.
Лайфхак: заведите отдельный журнал учёта выданных выписок с номером, датой и адресатом. В электронном документообороте эту роль выполняет выгрузка журнала действий по документу, и смотреть её надо до того, как начался спор, а не после.
Выписка в электронном виде: подпись, формат, хранение
Электронная выписка без дублирования на бумаге возможна, когда в компании введён кадровый электронный документооборот по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ: есть приказ о введении КЭДО, положение, уведомление работников и письменное согласие каждого. Со стороны работодателя документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной при наличии соглашения о её использовании.
Формат жёстко задан: основная часть электронного документа, связанного с работой, оформляется файлом PDF/A-1A. Требование установлено приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, и обычный PDF, DOCX или XLSX ему не соответствуют. Отправленная в другом формате выписка не считается оформленной в электронном виде, и её придётся дублировать на бумаге.
В практике Добыто под выписки заводят отдельный тип документа и отдельный маршрут: кадровик создаёт документ по шаблону, поля подтягиваются по выбранному сотруднику, документ уходит на подпись уполномоченному лицу и попадает в архив со штампом и журналом действий. Фильтр по типу документа в реестре потом закрывает вопрос «а выдавали ли мы такую выписку и когда».
Подпишите готовую выписку электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп электронной подписи на картинке ничего не доказывает: визуализацию можно скопировать в любой редактор и вставить в посторонний файл. Проверяется не картинка, а сам файл подписи специальной программой. Если выписку запросил суд или инспекция, отдавайте комплект: файл PDF/A-1A, файлы подписи, приказ о введении КЭДО, положение и согласие работника.»
Полезно знать: четыре документа закон оставляет только на бумаге — приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и трудовая книжка. Выписка из штатного расписания в этот перечень не входит и в электронный вид переводится свободно.
Выписка при совмещении, сокращении и изменении штатного расписания
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ возможно только тогда, когда совмещаемая должность есть в штатном расписании и по ней свободна штатная единица. Поэтому кадровик начинает не с приказа, а с графы 4 «Количество штатных единиц»: если единица занята, оформляется не совмещение, а другая конструкция. Размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ, а досрочно отказаться от дополнительной работы стороны вправе, предупредив друг друга письменно за 3 рабочих дня.
Изменение штатного расписания оформляется приказом: либо о внесении изменений, либо об утверждении новой редакции. Когда изменение затрагивает условия трудового договора — оклад, наименование должности, подразделение — работника уведомляют по статье 74 ТК РФ. При сокращении численности или штата выписка превращается в доказательство: ею подтверждают перечень вакантных должностей, которые работодатель обязан был предложить.
Что именно критично в выписке, зависит от сценария. Набор граф для спора об окладе и для оформления совмещения разный.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник оспаривает размер оклада | Графа 5 по его должности, период действия редакции, реквизиты приказа об утверждении | Другие подразделения, примечания |
| Оформление совмещения по статье 60.2 ТК РФ | Графа 4 по совмещаемой должности и её оклад, подтверждение свободной штатной единицы | Надбавки по другим должностям |
| Сокращение численности или штата | Перечень вакантных должностей на дату уведомления, дата и номер приказа об изменении | Оклады занятых должностей |
| Переименование должности под ОК 016-2025 | Прежнее и новое наименование, дата введения новой редакции, реквизиты допсоглашения | Фонд оплаты труда в целом |
| Запрос суда по спору о доплате | Графы надбавок и итог в месяц по спорной должности за весь спорный период | Структура других отделов |
Из таблицы следует практическое правило комплектности: для спора выписку делают не на одну дату, а на весь период, к которому относится требование, иначе оппонент укажет на разрыв.
Внимание: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, а в Москве региональное значение — 32 916 рублей. Зарплата за полностью отработанный месяц сверяется с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, а не с федеральным.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переход на ОК 016-2025 многие восприняли как разовую правку названий, и это самая дорогая недооценка года. Меняется наименование или код должности — меняется штатное расписание, а за ним трудовой договор, должностная инструкция и настройки кадровой программы. Сверьте справочник должностей в 1С до того, как выпустите первую выписку в новой редакции, иначе бумажная и программная версии разойдутся.»
Штатное расписание в 1С 8.3 и выгрузка выписки из программы
В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание ведётся как отдельный справочник с позициями, каждая из которых связана с подразделением, должностью, количеством ставок и плановыми начислениями. Связь штатного расписания с кадровыми документами односторонняя по логике проверки: приём, перевод и кадровый перевод сверяются с позицией, и программа предупреждает о превышении количества ставок. Печатная форма Т-3 формируется из той же позиции, поэтому выписка в большинстве случаев делается отбором по подразделению или должности с последующим сохранением печатной формы.
Историю изменений программа хранит документами «Изменение штатного расписания» и «Утверждение штатного расписания». Именно по ним восстанавливается редакция на нужную дату, когда запрос касается прошлого периода. Если история велась неаккуратно и позиции правились без документов, выписка за прошлый год из программы не соберётся, и её придётся восстанавливать по бумажным приказам.
Связка с КЭДО устроена так: данные и печатная форма остаются в 1С, подписание и хранение переносятся в систему электронного документооборота, откуда документ возвращается со статусом. В сервисе Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, дальше документы синхронизируются автоматически. Отдельной ручной выгрузки под каждую выписку это не требует.
Если вы работодатель и читаете раздел с мыслью, что запросы на выписки приходят раз в год и автоматизировать нечего, посмотрите на реальную статистику своих входящих: заявления по статье 62 ТК РФ, запросы банков по ипотеке сотрудников, требования судов и инспекции складываются в поток, который кадровик обрабатывает вручную.
Ошибки при выдаче выписки и во что они обходятся
Самая частая ошибка — выдать вместо выписки полное штатное расписание. Делают так из желания закрыть вопрос одним движением: проще распечатать весь файл, чем вырезать строки. Результат — передача третьему лицу сведений об окладах всех подразделений, то есть информации, которую работодатель обязан защищать по законодательству о персональных данных и по режиму коммерческой тайны, если он введён. Претензии приходят не от запросившего работника, а от тех, чьи данные ушли вместе с его строкой.
Вторая ошибка — пропуск срока по статье 62 ТК РФ. Три рабочих дня считаются со дня подачи заявления, а не с момента, когда до заявления дошли руки. Нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей.
Третья ошибка дороже штрафа. Выписка, выданная без реквизитов приказа об утверждении и без периода действия, не работает как доказательство. В споре о сокращении это означает, что перечень вакансий на дату уведомления не подтверждён, и восстановление работника обсуждается уже без учёта этого документа. Переделать выписку задним числом нельзя: дата заверения фиксируется, а в электронном виде ещё и журналом действий. В Добыто мы проводим сверку журнала подписания перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт, а не после начала спора.
Кейс из практики: производственная компания на 640 сотрудников получила запрос инспекции по трём подразделениям за два года. Сбор выписок по бумажным приказам занял 8 рабочих дней при отведённых 10, потому что история изменений штатного расписания велась в программе без документов утверждения. После переноса кадровых документов в КЭДО и настройки типа документа «Выписка из штатного расписания» повторный запрос по тому же периоду закрыли за 2 рабочих дня.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд сначала выясняет, вправе ли компания вообще вести документы электронно: есть ли приказ о введении КЭДО, положение, ознакомление работника и его согласие. И только потом смотрит на конкретный документ. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Держите комплект учредительных документов КЭДО рядом с выпиской, а не в отдельной папке.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с учётной системой, виды подписи, электронный архив и уровень поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Отдельно платить за подписи сотрудников не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры.
Выводы
Выписка — это часть штатного расписания, а не его копия, и объём этой части определяет запрос. Работнику по статье 62 ТК РФ она полагается в течение 3 рабочих дней бесплатно, надзорным органам и суду — в сроки их требований. Документ считается годным, когда в нём есть шапка с реквизитами приказа об утверждении, период действия, нужные строки формы Т-3 и отметка о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2016. У микропредприятий и ИП штатного расписания может не быть законно, и тогда вместо выписки выдают копию трудового договора и справку.
Мы в Добыто ведём кадровые документы клиентов в электронном виде с типами, шаблонами и маршрутами подписания, поэтому выписка собирается по шаблону и уходит адресату с электронной подписью и журналом действий, а не собирается вручную из архива приказов.
Частые вопросы
Можно ли отказать работнику в выдаче выписки, если он уже уволился
Нет. Статья 62 ТК РФ не ставит обязанность выдать документы, связанные с работой, в зависимость от того, продолжаются трудовые отношения или прекращены. Бывшему работнику выписку выдают в тот же срок — не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления и безвозмездно. Отказ или молчание квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Нужно ли указывать в выписке фамилии сотрудников
Нет. В форме Т-3 фамилий нет вовсе: документ оперирует должностями и количеством штатных единиц. Фамилии и табельные номера содержит штатная расстановка — отдельный внутренний документ без унифицированной формы. Наружу её не выдают, и подменять ею выписку нельзя.
Кто подписывает выписку, если руководитель в отпуске
Заверить копию или выписку вправе лицо, которому это полномочие передано: приказом о распределении обязанностей, приказом о делегировании права подписи или доверенностью. В кадровом электронном документообороте полномочие оформляется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи, а при подписании от имени организации применяется машиночитаемая доверенность.
Что выдать, если работник просит подтвердить должность и стаж, а не оклад
Для подтверждения периодов работы и должностей служит форма СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности, для подтверждения факта работы — справка о месте работы. Выписка из штатного расписания стаж не подтверждает: она показывает существование должности и параметры оплаты по ней, но не говорит, кто и сколько на ней проработал.
Сколько хранить выписку и записи о её выдаче
Само штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения хранятся постоянно по статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Выписка — производный документ, её экземпляр и запись о выдаче держат столько, сколько может длиться связанный с ней спор. В электронном архиве хранение подчиняется тем же срокам, что и на бумаге, поэтому отдельного режима для электронной выписки придумывать не нужно.
Обязательно ли применять форму Т-3 или можно свой бланк
Форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 применяется как рекомендованная. Работодатель вправе утвердить собственный бланк, закрепив это решение в учётной политике, и тогда выписка строится по его графам. Сохранить в любом варианте нужно то, ради чего документ читают: подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад и надбавки, период действия и реквизиты приказа об утверждении.
