Штатное расписание производственной компании — это документ по форме Т-3 или по форме, которую компания разработала сама. В нём по каждому подразделению перечислены должности и рабочие профессии с разрядами, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Документ утверждают приказом руководителя, изменения вносят тоже приказом. По статье 57 ТК РФ должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием. Чем производство отличается от офиса: рабочие профессии называются по ЕТКС или профстандарту, если с работой связаны компенсации, льготы или ограничения, а у каждого разряда со своим окладом отдельная строка. ООО, микропредприятию и ИП с работниками документ нужен одинаково. Физлицу-работодателю без статуса ИП он не требуется.
Ниже приведён условный пример штатного расписания механического цеха на 18,5 штатной единицы и разобрана каждая строка: почему токари 4 и 5 разряда записаны отдельно, как показать полставки, в какой графе стоит доплата 4% за вредные условия и что в документ не вносят. Отдельно показано, чем совмещение должностей отличается от совместительства, как изменить штатное расписание при сокращении и как его вести в 1С:ЗУП 3.1. Во второй половине статьи есть сроки уведомлений, пошаговая инструкция, правила хранения в КЭДО, стоимость электронного подписания и ответы на частые вопросы.
Пример штатного расписания производственной компании по форме Т-3
Условное ООО с механическим цехом, отделом технического контроля и складом утверждает штат из 18,5 единицы с месячным фондом по окладам и надбавкам 1 326 640 руб. Оклады выбраны для наглядности расчёта, рыночными ставками они не являются. Все оклады выше МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 руб. по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. В шапке указаны наименование организации, код по ОКПО, номер документа и дата составления, реквизиты приказа об утверждении («Утверждено приказом организации от … № …»), штат в количестве 18,5 единицы и период действия.
| Подразделение (гр. 1) | Код (гр. 2) | Должность, профессия, разряд (гр. 3) | Единиц (гр. 4) | Оклад, руб. (гр. 5) | Доплата за условия труда, руб. (гр. 6) | Надбавка, руб. (гр. 7) | Всего, руб. (гр. 9) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Администрация | 01 | Генеральный директор | 1 | 150 000 | — | — | 150 000 |
| Администрация | 01 | Главный бухгалтер | 1 | 110 000 | — | — | 110 000 |
| Администрация | 01 | Специалист по персоналу | 0,5 | 70 000 | — | — | 35 000 |
| Механический цех | 02 | Начальник цеха | 1 | 120 000 | — | — | 120 000 |
| Механический цех | 02 | Мастер участка | 2 | 80 000 | — | — | 160 000 |
| Механический цех | 02 | Токарь 4 разряда | 3 | 60 000 | 2 400 | — | 187 200 |
| Механический цех | 02 | Токарь 5 разряда | 2 | 68 000 | 2 720 | 5 000 | 151 440 |
| Механический цех | 02 | Слесарь механосборочных работ 3 разряда | 4 | 52 000 | — | — | 208 000 |
| Отдел технического контроля | 03 | Контролёр станочных и слесарных работ 4 разряда | 2 | 55 000 | — | — | 110 000 |
| Склад | 04 | Кладовщик | 1 | 45 000 | — | — | 45 000 |
| Склад | 04 | Водитель погрузчика 4 разряда | 1 | 50 000 | — | — | 50 000 |
| Итого | 18,5 | 1 326 640 |
Графа 8 в примере пустая, поэтому в таблице она не показана. В графе 10 «Примечание» при необходимости ставят ссылку на приказ о введении должности или на карту специальной оценки условий труда (СОУТ), по которой назначена доплата. Графа 9 считается по формуле: (графа 5 + графа 6 + графа 7 + графа 8) × графа 4. У токарей 4 разряда получается (60 000 + 2 400) × 3 = 187 200 руб. Под таблицей Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Что записывают в каждую графу Т-3
Смысл граф задают указания по применению формы Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Графы 6-8 компания называет сама, исходя из системы оплаты труда.
| Графа | Что указывается | Частая ошибка на производстве |
|---|---|---|
| 1-2 | Наименование структурного подразделения и его код | Участки и смены записаны как подразделения, хотя в оргструктуре их нет |
| 3 | Должность, специальность, профессия с разрядом, классом или категорией квалификации | Профессия без разряда или с названием, которого нет в ЕТКС: «станочник широкого профиля» вместо конкретной профессии |
| 4 | Количество штатных единиц, в том числе неполные: 0,25; 0,5; 2,75 | Полставки заведены целой единицей с окладом, уменьшенным вдвое |
| 5 | Месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке или проценту от выручки, руб. | Вилка «от 50 000 до 70 000» в одной строке |
| 6-8 | Надбавки и компенсационные выплаты: премии, северные надбавки, доплаты за условия труда | Сюда вносят оплату совмещения и ночных часов, хотя эти суммы зависят от приказа и табеля и заранее неизвестны |
| 5-9 | При необходимости заполняются в других единицах: проценты, коэффициенты | Сдельщикам оставляют пустую графу 5 без расценки или ссылки на положение об оплате труда |
| 9 | Всего: сумма граф 5-8, умноженная на графу 4 | Сумму не умножают на количество единиц |
| 10 | Примечание | В примечание пишут ФИО работников. Их место в штатной расстановке |
С 2013 года форма Т-3 не обязательна: коммерческая компания может утвердить свою форму. Реквизиты, которые перечислены в строках таблицы, всё равно нужны, потому что по ним ГИТ сверяет трудовые договоры, приказы о приёме и расчётные листки. Если вы сверстали собственную форму, проверьте, что в ней нет граф с персональными данными.
Бланк штатного расписания по форме Т-3 для заполнения
Бланк Т-3 в формате .xlsx повторяет графы из разобранного примера, поэтому строки цеха можно перенести в него без переделки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 | Скачать |
Разбор строк: должности, разряды, доли ставок и надбавки
У каждой строки примера своя правовая основа. Если строка заполнена неверно, это обычно выясняется позже, когда работник оформляет льготы, идёт в суд или приходит проверка. Ниже строки разобраны в порядке, в котором по ним чаще всего возникают вопросы.
Строка «Специалист по персоналу, 0,5»: как показать полставки
В графе 4 стоит 0,5, в графе 5 записан полный оклад 70 000 руб., а в графе 9 получается 35 000 руб. Такую запись читают однозначно: на должность предусмотрена половина штатной единицы, и работник получает оклад пропорционально отработанному времени по статье 93 ТК РФ. Если записать «1 единица, оклад 35 000», сотрудник формально числится на полной ставке с окладом 35 000 руб. При переходе на полный день окажется, что оклад по должности никогда не составлял 70 000 руб., и повышение придётся оформлять изменением штатного расписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полставки подходят внешнему или внутреннему совместителю, а также основному работнику, которому по договорённости установили неполное рабочее время. По одной штатной строке этих людей не различить: кто и на каком основании занимает долю ставки, видно из трудового договора и штатной расстановки.
Строки «Токарь 4 разряда» и «Токарь 5 разряда»: разряд вместо вилки окладов
Статья 129 ТК РФ определяет оклад как фиксированный размер оплаты труда за месяц. Поэтому в одной строке нельзя написать «Токарь, оклад от 60 000 до 68 000». Разницу в окладе между рабочими одной профессии обосновывает квалификация, то есть разряд. У каждого разряда в примере своя строка, и 2 токаря 5 разряда получают больше 3 токарей 4 разряда законно. Если бы у всех был одинаковый разряд и разные оклады, работник с меньшим окладом мог бы сослаться на статью 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности.
Названия профессий взяты из ЕТКС. Часть вторая статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности или профессии соответствовало квалификационному справочнику или профстандарту, если с этой работой связаны компенсации, льготы или ограничения. На производстве это касается почти всех рабочих мест с вредными условиями. «Оператор станка» вместо «токаря» лишит работника компенсаций и льгот, которые положены по профессии, и расхождение вскроется при проверке его права на них.
Графы 6 и 7: доплата за вредные условия и постоянная надбавка
Токари в примере получают 2 400 и 2 720 руб. в графе 6, это 4% оклада. Статья 147 ТК РФ устанавливает минимальный размер повышенной оплаты за работу во вредных условиях: не менее 4% тарифной ставки (оклада). Основание для доплаты — класс условий труда 3 или 4 по результатам СОУТ. Если на рабочем месте итоговый класс 2, доплата по статье 147 не положена, и графа 6 остаётся пустой. Слесари механосборочных работ в примере работают как раз на таком месте.
В графе 7 у токарей 5 разряда стоит надбавка 5 000 руб. за профессиональное мастерство. Она постоянная и не зависит от выработки, поэтому её вносят в штатное расписание. Премии по итогам месяца, оплату ночных часов (не менее 20% часовой тарифной ставки по постановлению Правительства РФ от 22.07.2008 № 554), сверхурочную работу и доплату за совмещение в графы 6-8 не вносят. Их размер определяют табель и отдельные приказы, а штатное расписание фиксирует только постоянные элементы оплаты по должности.
Чего в штатном расписании быть не должно
- ФИО работников: штатное расписание описывает должности, а распределение людей по ним показывает штатная расстановка.
- Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые: они не работники, трудовых функций по должности у них нет.
- Сам индивидуальный предприниматель: он работодатель, а не работник.
- Переменные выплаты, размер которых на дату утверждения неизвестен.
Чек-лист проверки штатного расписания перед утверждением
- Во всех строках оклад по графе 5 выше МРОТ или в сумме с постоянными выплатами даёт не меньше МРОТ за полный месяц: 27 093 руб. в 2026 году, а в регионе с собственным МРОТ — не меньше регионального.
- Профессии с компенсациями и льготами названы по ЕТКС или профстандарту дословно, с разрядом.
- У каждого разряда или категории со своим окладом отдельная строка, вилок нет.
- Доплата за условия труда стоит только в строках, где СОУТ установила класс 3 или 4.
- Графа 9 пересчитана с умножением на графу 4, итог по графе 4 совпадает с числом в шапке «Штат в количестве … единиц».
- Наименования должностей совпадают с трудовыми договорами и приказами о приёме, включая регистр и порядок слов.
- Есть приказ об утверждении с датой, с которой штатное расписание вводится в действие.
Последний пункт чек-листа ГИТ проверяет первым: она кладёт рядом трудовой договор и штатное расписание и сверяет название должности и оклад.
Кому штатное расписание обязательно: ООО, микропредприятие, ИП
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет. Роструд выводит обязанность из статей 15 и 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и без него этот обязательный реквизит трудового договора заполнить не по чему. Для коммерческих организаций Роструд делает однозначный вывод: штатное расписание обязательно, а трудовой договор на должность, которой нет в штатном расписании, неправомерен.
Микропредприятия по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и премировании, графиков сменности. Эти условия переносятся в трудовые договоры по типовой форме. От штатного расписания отказаться нельзя. Роструд прямо разобрал это в ответе на портале «Онлайнинспекция.РФ» о штатном расписании микропредприятия: организации из 10 человек, где должности и оплата прописаны в трудовых договорах, штатное расписание всё равно нужно.
Штатное расписание ИП
Индивидуальный предприниматель с наёмными работниками — работодатель, и на него действуют те же статьи 15 и 57 ТК РФ. Отличий на практике три. В шапке вместо наименования организации указывают ФИО предпринимателя. Утверждает документ сам ИП приказом (распоряжением). Себя в штат он не включает. Строки «Руководитель кадровой службы» и «Главный бухгалтер» подписывает сам предприниматель, если этих должностей у него нет. Для ИП на производстве, например в столярной мастерской на 6 человек, требования к строкам те же, что в примере выше: профессии по ЕТКС, разряд в наименовании, отдельные строки для разных окладов.
Когда штатное расписание не нужно
Документ не требуется физлицу-работодателю без статуса ИП, например при найме домашнего персонала, и ИП без работников. Если все, кто работает на компанию, привлечены по договорам ГПХ или как самозанятые, штатное расписание их не описывает. Но если по факту такие исполнители подчиняются графику, работают по должности и получают фиксированную плату дважды в месяц, отношения могут переквалифицировать в трудовые. Тогда отсутствие штатного расписания станет отдельным нарушением.
Во что обходится отсутствие или ошибка в штатном расписании
Нарушение трудового законодательства наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Юрлицу грозит штраф от 30 000 до 50 000 руб., ИП и должностному лицу — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф для юрлица составит от 50 000 до 70 000 руб., а должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет. Сам штраф обходится дешевле, чем проигранный спор о сокращении: если работодатель не докажет штатными расписаниями до и после изменения, что должность действительно исключена, суд восстановит работника и взыщет средний заработок за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.
Совмещение должностей, совместительство и вакансии в штатном расписании
При совмещении должностей новых строк в штатном расписании не появляется. По статье 60.2 ТК РФ работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня (смены) по свободной должности или за временно отсутствующего коллегу, а штатная единица остаётся прежней. Внутреннее совместительство по статье 60.1 ТК РФ, наоборот, требует свободной единицы или её доли: с работником заключают второй трудовой договор, и он занимает отдельную позицию штатного расписания. Для производства типичные ситуации выглядят так.
| Ситуация на производстве | Норма ТК РФ | Что происходит в штатном расписании | Как оформить |
|---|---|---|---|
| Мастер участка на время отпуска начальника цеха выполняет и его обязанности | Статьи 60.2, 151 | Ничего: ставка начальника цеха занята отсутствующим работником | Письменное согласие, приказ со сроком, объёмом работы и размером доплаты |
| Кладовщик с допуском к управлению погрузчиком работает и по вакантной должности водителя погрузчика | Статьи 60.2, 151 | Единица водителя погрузчика остаётся вакантной | Письменное согласие, приказ о совмещении, доплата по соглашению сторон |
| Слесарь обслуживает второй участок по своей же профессии | Статья 60.2: расширение зоны обслуживания | Ничего | Письменное согласие, приказ, доплата |
| Контролёр ОТК после своей смены работает кладовщиком на 0,5 ставки | Статьи 60.1, 282, 284 | Нужна свободная единица или доля единицы; совместитель занимает её | Отдельный трудовой договор, приказ о приёме; не более 4 часов в день по общему правилу |
| Наладчика оборудования привлекают по договору ГПХ | Трудовое законодательство не применяется | Не отражается | Гражданско-правовой договор с результатом работ, без должности и графика |
Выбор между двумя конструкциями определяет время работы. Если дополнительная работа идёт внутри смены, это совмещение, и штатное расписание не меняется. Если после смены, это совместительство, и под него нужна свободная строка. При совмещении и работник, и работодатель могут досрочно прекратить дополнительную работу, письменно предупредив другую сторону не менее чем за 3 рабочих дня.
Отдельной графы для вакансий в форме Т-3 нет. Вакансия — это разница между числом единиц в графе 4 и количеством занятых ставок, её показывает штатная расстановка. При сокращении вакансии становятся обязательными: работодатель должен предложить работнику все вакантные должности в данной местности, которые тот может занимать по квалификации, в том числе нижестоящие и нижеоплачиваемые. Поэтому перед сокращением сверяют штатное расписание со штатной расстановкой на каждую дату, когда вакансии предлагаются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Изменение штатного расписания: приказ, сроки и уведомления
Изменения вносят приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного им лица, так же как утверждают исходный документ. Если меняется несколько строк, чаще утверждают новую редакцию штатного расписания целиком. Если одна-две, достаточно приказа об изменении. От вида изменения зависит, нужны ли согласие работников и срок ожидания.
| Изменение | Что оформить с работниками | Срок |
|---|---|---|
| Новая должность или дополнительная единица | Ничего, работников это не затрагивает | С даты, указанной в приказе |
| Повышение оклада | Дополнительные соглашения к трудовым договорам | С даты, указанной в приказе |
| Переименование должности или профессии | Дополнительное соглашение с согласия работника; без согласия — только по статье 74 ТК РФ при изменении организационных или технологических условий труда | По соглашению или после уведомления не позднее чем за 2 месяца |
| Снижение оклада | Письменное уведомление по статье 74 ТК РФ с указанием причин | Не позднее чем за 2 месяца |
| Сокращение численности или штата | Персональное уведомление под подпись (статья 180), предложение вакансий, уведомление профсоюза (статья 82) и службы занятости | Не менее чем за 2 месяца до увольнения; профсоюз и служба занятости при массовом высвобождении — за 3 месяца |
Дата вступления изменения в силу при сокращении и при изменении условий по статье 74 не может наступить раньше, чем пройдут 2 месяца с момента уведомления. Приказ, в котором новое штатное расписание вводится «со следующего понедельника», при сокращении не работает: работник, уведомлённый позже, продолжает числиться на должности, которой по документам уже нет.
Полезно знать: штатного расписания и приказов о его изменении нет в перечне исключений КЭДО. На бумаге остаются трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Поэтому при сокращении приказ об изменении штатного расписания можно подписать электронно, а приказ об увольнении сокращённого работника оформляется на бумаге.
Как изменить штатное расписание при сокращении должности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте решение руководителя и его основание: какие строки исключаются или уменьшаются по графе 4 и с какой даты. Дата ставится не раньше чем через 2 месяца после предполагаемого дня уведомления работников.
- Шаг 2. Издайте приказ об изменении штатного расписания. Укажите в нём исключаемые позиции (например, «Слесарь механосборочных работ 3 разряда — 4 единицы заменить на 3 единицы») и дату введения в действие.
- Шаг 3. Проверьте, кого нельзя сократить и у кого преимущественное право остаться. По статье 261 ТК РФ сократить беременную работницу нельзя. Преимущественное право оставления на работе определяется по статье 179 ТК РФ: сначала по производительности труда и квалификации, при равных показателях по семейным и иным основаниям.
- Шаг 4. Вручите работникам персональные уведомления под подпись не менее чем за 2 месяца. В те же сроки уведомите выборный орган первичной профсоюзной организации, если она есть, и службу занятости. При массовом высвобождении срок уведомления профсоюза и службы занятости — 3 месяца.
- Шаг 5. В течение всего срока предупреждения предлагайте вакансии по штатной расстановке, каждый раз письменно и с отметкой о согласии или отказе работника.
- Шаг 6. В дату, указанную в приказе, увольте работника по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, выплатите выходное пособие по статье 178 ТК РФ и оформите приказ об увольнении на бумаге.
- Шаг 7. Внесите изменение в учётную систему, например документом «Изменение штатного расписания» в 1С:ЗУП, с той же датой, что в приказе, чтобы штатная расстановка и отчёты совпали с бумажной редакцией.
Приказы об утверждении и изменении штатного расписания подписывает руководитель или уполномоченный им работник. Если подписант действует по доверенности, при электронном подписании она становится частью комплекта документа.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда кадровый документ подписывают по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в сам документ и хранится вместе с ним. Её нельзя считать отдельной бумагой, которая сопровождает процесс. Если приказы по штатному расписанию у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первым делом отзовите его доверенность. Внесите этот шаг в свой порядок увольнения таких сотрудников.»
В Добыто приказ об изменении штатного расписания проходит маршрут согласования и подписывается УКЭП руководителя. Подписанный документ сохраняется в электронном архиве вместе с предыдущими редакциями.
Штатное расписание в 1С 8.3 (ЗУП 3.1) и в КЭДО
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 на платформе 8.3 ведение штатного расписания включают в разделе «Настройки» — «Кадровый учёт». Вариантов три: не вести штатное расписание, вести без истории (программа показывает только срез на текущую дату) или вести с историей изменений. Производственной компании нужен третий вариант. Иначе при споре о сокращении из базы не получить штатное расписание на дату до изменения.
Как устроено штатное расписание в 1С:ЗУП
Если установлен флажок истории изменений, позиции вводят только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Без флажка правки вносят прямо в справочник, и прошлые редакции не сохраняются. Работа идёт в разделе «Кадры» — «Штатное расписание». При приёме работника выбирают позицию штатного расписания, поэтому наименование должности и оклад в приказе о приёме совпадают со штатным расписанием, если позицию описали правильно. Из этих данных программа формирует печатную форму Т-3 и штатную расстановку, в которой видны занятые ставки и вакансии.
Строки примера переносятся в 1С без изменений: подразделения становятся элементами справочника подразделений, а для каждого разряда токаря заводят отдельную позицию со своим окладом и доплатой за условия труда. Если завести «Токаря» одной позицией, программа не разведёт оклады 60 000 и 68 000 руб. без ручной правки в каждом кадровом документе.
Добыто подключается к 1С:ЗУП готовым модулем. Его устанавливают и настраивают за один день, после этого документы синхронизируются автоматически. Приказ об изменении штатного расписания формируют в 1С, а подписывают и хранят в КЭДО.
Электронное штатное расписание: формат и доступ
Штатное расписание подписывают только со стороны работодателя: руководитель или уполномоченное лицо подписывает приказ об утверждении, руководитель кадровой службы и главный бухгалтер подписывают саму форму. Подписи работников не нужны, поэтому документ удобно переводить в КЭДО одним из первых. Для этого нужен правильный формат файла.
Внимание: по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578 кадровый электронный документ, который не дублируется на бумаге, должен быть в формате PDF/A-1. Выгрузка штатного расписания в .xlsx или .docx для этого не подходит: такой файл придётся дублировать на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбирая систему, я спрашиваю у вендора, может ли она выгрузить комплект документа целиком в требуемом формате: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Мне важно, чтобы система выгружала документ, а не только хранила его. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. Проверьте это на приказе о штатном расписании до того, как откажетесь от бумажной копии.»
Важный нюанс из практики: штатное расписание с окладами по всем строкам — это сведения об оплате труда, и в КЭДО к нему часто открывают доступ всей кадровой службе. Доступ ко всему кадровому массиву у всего отдела кадров — типовая ситуация и типовое нарушение. Проверьте по ролям в системе, кто видит штатное расписание целиком, и оставьте полный доступ только тем, кто его готовит и утверждает.
Сколько хранить штатное расписание
Факт: штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно, тогда как графики отпусков и табели хранятся 5 лет. В КЭДО сроки хранения те же, что для бумажных документов.
Срок установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, который утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Постоянный срок действует в той организации, где штатное расписание разработано и утверждено. Хранить нужно каждую редакцию и каждый приказ об изменении, а не только действующую версию. Именно предыдущие редакции доказывают в суде, что сокращённая должность существовала и была исключена.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Даже после перехода на электронные документы бумага может понадобиться. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем отказаться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Штамп электронной подписи на распечатке штатного расписания ничего не доказывает: его можно скопировать в любой PDF. Подпись проверяют программой по файлу подписи, поэтому ГИТ и суду передают архив из самого документа и файлов подписи. Перед переводом всех кадровых документов в электронный вид мы в практике Добыто подключаем сначала пилотную группу и только потом разворачиваем систему на всю компанию.
Стоимость КЭДО для штатного расписания и кадровых приказов
Цена зависит от численности работников, видов подписи, которые нужны сторонам, и от того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | помесячно |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Производственной компании на 18,5 штатной единицы из примера по численности подходит «Старт». Если приказы подписывают УКЭП, а штатное расписание ведут в 1С:ЗУП, нужен «Бизнес»: интеграция с 1С и УКЭП есть только в нём. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
В штатном расписании производственной компании у каждой строки есть правовое основание: профессии названы по ЕТКС, у каждого разряда со своим окладом отдельная позиция, неполная ставка показана долей в графе 4, а переменные выплаты в документ не попадают. Совмещение не меняет штат, внутреннее совместительство требует свободной единицы. Сокращение начинается с приказа, дата которого наступает не раньше чем через 2 месяца после уведомления работников. Все редакции хранятся постоянно, поэтому 1С и архив нужно настроить так, чтобы предыдущие версии не терялись.
Добыто подписывает приказы по штатному расписанию УКЭП, обменивается документами с 1С:ЗУП и хранит все редакции в электронном архиве. Кадровой службе при этом не нужно вести параллельный бумажный учёт для документов, которые закон разрешает оформлять электронно.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли установить оклад ниже МРОТ, если с надбавками выходит больше?
Можно. Статья 133 ТК РФ требует, чтобы месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму времени, была не ниже МРОТ (27 093 руб. с 1 января 2026 года). Оклад в графе 5 может быть меньше, если постоянные доплаты и надбавки покрывают разницу. Районный коэффициент и северные надбавки начисляются сверх МРОТ (постановление Конституционного Суда РФ от 07.12.2017 № 38-П). Оплата сверхурочной работы, работы в ночное время и в выходные дни (постановление от 11.04.2019 № 17-П), а также доплата за совмещение (постановление от 16.12.2019 № 40-П) в МРОТ не засчитываются.
Как отразить в штатном расписании непрерывное производство в несколько смен?
Смены в штатном расписании не указывают. Порядок работы по сменам устанавливают графики сменности по статье 103 ТК РФ, а их доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. В штатном расписании меняется только количество единиц в графе 4: для круглосуточного участка его рассчитывают так, чтобы четыре бригады закрывали месячную норму часов с учётом отпусков, иначе постоянными станут сверхурочные часы.
Переименование должности — это сокращение?
Нет. Если в новой редакции штатного расписания должность получила другое название, а трудовая функция, оклад и число единиц остались прежними, сокращения численности или штата нет. Увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ в такой ситуации суд признает незаконным. Переименование оформляют дополнительным соглашением, а без согласия работника — по статье 74 ТК РФ с уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
Нужно ли отдельное штатное расписание для филиала или обособленного цеха?
Штатное расписание утверждает работодатель, то есть юрлицо, поэтому документ один на всю организацию. Филиал, обособленный цех или производственная площадка в другом городе записываются в него как структурные подразделения со своим кодом в графе 2. Отдельное штатное расписание филиала юридической силы не имеет, если оно не утверждено приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Нужно ли сообщать в ГИТ об изменении штатного расписания?
Нет, утверждение и изменение штатного расписания ни в ГИТ, ни в Социальный фонд России не направляют. Внешнее уведомление нужно только при сокращении: службу занятости уведомляют не позднее чем за 2 месяца, а при массовом высвобождении — за 3 месяца. Профсоюз уведомляют в те же сроки, если в компании есть первичная профсоюзная организация. Штатное расписание ГИТ запрашивает при проверке вместе с трудовыми договорами и приказами.
Может ли штатное расписание вступать в силу с середины месяца?
Может. Дату введения в действие определяет приказ об утверждении, и ТК РФ не привязывает её к началу месяца или года. Нужно только, чтобы дата не нарушала сроки предупреждения работников: при снижении окладов или сокращении это не раньше чем через 2 месяца после уведомления. Когда дата приходится на середину месяца, зарплату за этот месяц рассчитывают по двум окладам пропорционально отработанному времени.
