Штатное расписание по форме Т 3 когда обязательна унифицированная форма

Штатное расписание по форме Т-3 с 1 января 2013 года обязательно только тем, кому эту форму предписал уполномоченный орган или собственный приказ работодателя. Для остальных бланк из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 стал образцом: по части 4 статьи 9 402-ФЗ форму документа утверждает руководитель. Сам документ ТК РФ прямо обязательным не называет, но статья 57 описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а СФР требует указывать должность в ЕФС-1 по штатному расписанию. Коммерческая организация и ИП вправе утвердить свою форму с нужными графами. Государственное или муниципальное учреждение применяет форму, которую установил орган-учредитель.

Сценарная таблица в первом разделе показывает, нужна ли Т-3 в вашей ситуации, а перечень граф помогает собрать собственную форму без потери сведений для инспектора и СФР. Отдельно разобраны изменение штатного расписания, совмещение должностей, сокращение с учётом поправки от 1 сентября 2026 года, настройка в 1С:ЗУП 8.3 и новые коды должностей для ЕФС-1. Сроки хранения, электронный формат, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан применять унифицированную форму Т-3 в 2026 году

Форма Т-3 (код по ОКУД 0301017) входит в альбом унифицированных форм по учёту кадров, утверждённый постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. До 2013 года организации применяли её без вариантов. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» изменил правило: формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта. Минфин в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 уточнил, что формы из альбомов унифицированной документации с 1 января 2013 года не обязательны, а обязательными остаются только формы, которые уполномоченные органы установили на основании других федеральных законов.

Для кадровой службы вывод практический. Т-3 обязательна в двух случаях: форму предписал внешний орган, которому вы подчиняетесь, или ваша организация сама закрепила Т-3 приказом либо учётной политикой. Во втором случае обязанность внутренняя: пока приказ действует, штатное расписание другой формы будет нарушением вашего же ЛНА. Отменить её можно новым приказом, который утверждает собственную форму.

Для государственных и муниципальных учреждений обязательную форму штатного расписания может определить орган, который осуществляет функции и полномочия учредителя. Единого правила «все бюджетные учреждения ведут только Т-3» нет: одни ведомства утверждают свою форму, другие ссылаются на Т-3, третьи вопрос не регулируют. Проверяется это по актам своего учредителя, а не по общей практике.

Ответ на вопрос «нужна ли мне Т-3» зависит от статуса работодателя и от того, какие акты на него распространяются:

Для большинства коммерческих работодателей Т-3 остаётся удобным, но добровольным шаблоном. Первое, что стоит сделать, — найти приказ или учётную политику, где утверждена форма штатного расписания: если такого документа нет, сейчас форма держится на привычке, и её выбор лучше закрепить приказом.

Бланк Т-3 и образцы документов для утверждения штатного расписания

Начните с бланка Т-3 в Excel: его графы подходят и как основа для собственной формы, а приказ об утверждении ЛНА пригодится для оформления выбранной формы и самого расписания.

Обязательно ли само штатное расписание: организации и ИП

Необязательность формы Т-3 не означает необязательности документа, и здесь норма сформулирована так, что её читают по-разному. Прямой статьи «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет. Статья 57 ТК РФ называет трудовую функцию обязательным условием трудового договора и раскрывает её как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Из этой формулировки одни делают вывод об обязательности штатного расписания для всех работодателей, другие — о том, что трудовую функцию можно описать и без него.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 называет штатное расписание локальным нормативным актом, в котором в сводном виде зафиксированы разделение труда между работниками и условия оплаты их труда. Периодичность его изменения, по позиции ведомства, определяет сам работодатель. На практике у организации с несколькими подразделениями других документов, где все должности, ставки и оклады собраны в одном месте, нет. При сокращении факт исключения должности подтверждается именно сравнением штатного расписания до и после изменений.

ИП с 1-2 работниками чаще всего обходится трудовыми договорами, где трудовая функция описана через профессию, специальность или конкретный вид работы. Как только появляются однотипные должности, разные оклады, надбавки или планы на сокращение, штатное расписание нужно и индивидуальному предпринимателю: без него сложно доказать, какие должности были и какие исключены.

Отдельного состава «отсутствие штатного расписания» в КоАП нет. Если инспектор квалифицирует отсутствие документа или его расхождение с трудовыми договорами как нарушение трудового законодательства, применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф на должностное лицо и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится дороже: должностному лицу штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, ИП от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей.

Когда форма Т-3 избыточна

Т-3 рассчитана на организацию со структурными подразделениями, тарифными ставками и тремя графами надбавок. Если у работодателя одно подразделение, оклады без надбавок и нет требований учредителя, часть граф остаётся пустой, а нужные сведения, например график работы или ссылка на профстандарт, в бланк не помещаются. В таком случае собственная форма с утверждающим приказом полезнее: она показывает ровно ту структуру, которая есть. Если же в организации действует приказ о применении Т-3 или форму требует учредитель, этот вариант не подходит, и сначала меняется приказ.

Что должно быть в собственной форме штатного расписания

Собственную форму проще всего собрать от граф Т-3, убрав лишнее и добавив нужное. В унифицированном бланке шапка содержит наименование организации, код по ОКПО, номер документа, период действия, дату ввода в действие и реквизиты приказа об утверждении. Табличная часть устроена так:

1. Графа 1. Наименование структурного подразделения: департамент, отдел, цех.
2. Графа 2. Код подразделения с учётом вложенности: департамент 01, входящие в него отделы 01.1 и 01.2.
3. Графа 3. Должность, специальность, профессия, разряд, класс или категория квалификации.
4. Графа 4. Количество штатных единиц по позиции.
5. Графа 5. Тарифная ставка или оклад в рублях.
6. Графы 6-8. Надбавки, премии и стимулирующие выплаты; если их нет, графы остаются пустыми.
7. Графа 9. Всего в месяц: сумма граф 5-8.
8. Графа 10. Примечание: реквизиты приказов по персоналу и другие сведения о структуре.

Внизу Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждается документ приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. В собственной форме состав подписантов определяет приказ об утверждении формы, но отказываться от подписи лица, отвечающего за фонд оплаты труда, нет смысла: штатное расписание сверяют с начислениями.

Наименования должностей в графе 3 работодатель в общем случае выбирает сам. Исключение установлено статьёй 57 ТК РФ: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование и квалификационные требования должны совпадать с квалификационными справочниками (ЕКС, ЕТКС) или профессиональными стандартами. Для таких позиций «менеджер по работе с учреждением» вместо справочного наименования может стоить работнику досрочной пенсии или доплаты. Проверка простая: выпишите должности, по которым в компании есть льготы или вредные условия, и сверьте каждую со справочником или профстандартом.

Собственную форму удобно держать шаблоном в той же системе, где подписываются кадровые документы. В сервисе Добыто на тарифе «Бизнес» доступны кастомные шаблоны, поэтому утверждённая форма и приказ к ней не расходятся между версиями.

Как утвердить штатное расписание собственной формы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, нет ли действующего приказа или требования учредителя о применении Т-3. Если есть, отмените или измените его новым приказом.
2. Шаг 2. Утвердите приказом руководителя собственную форму штатного расписания с перечнем граф и подписантов.
3. Шаг 3. Составьте перечень подразделений и присвойте коды с учётом вложенности.
4. Шаг 4. Сверьте наименования должностей с ЕКС, ЕТКС или профстандартами там, где с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения.
5. Шаг 5. Внесите количество штатных единиц, оклады, надбавки и итог в месяц по каждой позиции.
6. Шаг 6. Утвердите штатное расписание приказом с датой ввода в действие.
7. Шаг 7. Сверьте наименования должностей и оклады с трудовыми договорами и со сведениями, которые уходят в ЕФС-1.

Изменение штатного расписания, сокращение и совмещение должностей

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя или уполномоченного лица: так же, как и первичное утверждение. Периодичность работодатель выбирает сам, отдельного срока для ежегодного переутверждения закон не устанавливает. Порядок дальше зависит от того, что именно меняется.

• Новая должность или дополнительная штатная единица. Достаточно приказа об изменении; работники, которых изменение не касается, ничего не подписывают.
• Повышение оклада. Приказ об изменении штатного расписания плюс дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым, чей оклад меняется.
• Переименование должности. Наименование должности входит в трудовую функцию по статье 57 ТК РФ, поэтому нужно дополнительное соглашение. Если работник не согласен и переименование вызвано изменением организационных или технологических условий труда, работодатель действует по статье 74 ТК РФ и уведомляет работника письменно не позднее чем за 2 месяца.
• Сокращение численности или штата. Работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения по статье 180 ТК РФ и предлагают имеющиеся вакансии. Выборный орган первичной профсоюзной организации и службу занятости уведомляют не позднее чем за 2 месяца, при массовом увольнении — не позднее чем за 3 месяца.

С 1 сентября 2026 года круг лиц с преимущественным правом остаться на работе при сокращении расширен. Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ добавил работников, которые исполняют обязанности по трудовому договору, возобновлённому после военной службы по части 9 статьи 351.7 ТК РФ: при равной производительности и квалификации их оставляют в первую очередь. При сравнении кандидатов на сокращение эту категорию теперь проверяют наравне с перечнем статьи 179 ТК РФ.

Сколько стоит ошибка в изменении штатного расписания

Самая дорогая ошибка — увольнение по сокращению, когда должность фактически из штатного расписания не исключена или через неделю вводится снова под другим названием. Мотив понятен: быстро расстаться с работником без согласования. В споре суд сравнивает редакции штатного расписания, и при восстановлении на работе по статье 394 ТК РФ работодатель выплачивает средний заработок за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. К этой сумме добавляется штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, если нарушение фиксирует ГИТ. Перед приказом о сокращении проверьте, что новая редакция штатного расписания действительно не содержит этой должности и равнозначной ей позиции.

Совмещение должностей и штатное расписание

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой должности в течение рабочего дня наряду с основной, с письменного согласия работника. Новой штатной единицы совмещение не создаёт: должность, работа по которой поручается, уже есть в штатном расписании как вакантная или занятая временно отсутствующим работником. Дополнительная работа по такой же должности оформляется как расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ устанавливается соглашением сторон и фиксируется в приказе и соглашении с работником, а срок, содержание и объём работы — там же. Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если приказы по штатному расписанию у вас подписывает не руководитель, а уполномоченный работник, машиночитаемая доверенность становится обязательной частью кадрового документа и входит в комплект хранения. Это не приложение к процессу. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность, до передачи дел. Проверьте, кто в вашей компании подписывает приказы по штату и на каком основании.»

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: настройка и печатная форма Т-3

В 1С:ЗУП 3.1 на платформе 8.3 штатное расписание по умолчанию выключено. Включается оно в разделе «Настройка — Кадровый учёт» по ссылке «Настройка штатного расписания» флажком «Ведётся штатное расписание». Второй флажок, «Ведётся история изменений штатного расписания», определяет способ работы:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Без истории. Все изменения вносятся прямо в справочник «Штатное расписание», прежние редакции программа не хранит.
• С историей. Справочник заполняется и меняется только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и на любую дату можно восстановить действовавшую редакцию.

Для организаций, которые сокращают штат или меняют оклады, второй вариант нужен почти всегда: без него при споре нечем показать редакцию на дату предупреждения работника. Отчёт «Штатное расписание (Т-3)» формируется в разделе «Кадры — Кадровые отчёты» на произвольную дату. Бланк организация вправе изменить или разработать собственный, поэтому формирование в 1С само по себе Т-3 обязательной не делает. В карточке позиции указывается график работы, который программа подставляет в приказы о приёме и переводе на эту позицию.

Важный нюанс из практики: документы от имени работодателя подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете сотрудника. Часть компаний делегирует право подписи работникам кадровой службы по машиночитаемой доверенности, часть заводит руководителю учётную запись с ограниченными правами, где он видит только документы на подпись.

Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически: утверждённый в 1С приказ по штатному расписанию уходит на подпись без ручной выгрузки.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Поэтому вопрос к любой системе один: выгружает ли она комплект целиком — документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Хранения на экране недостаточно: при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы. Попросите вендора показать такую выгрузку на тестовом документе.»

Связь штатного расписания с трудовым договором и ЕФС-1

Наименование должности из штатного расписания переходит сразу в три документа: трудовой договор, приказ о приёме и отчётность в Социальный фонд России. По пункту 45 Порядка, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, трудовую функцию в подразделе 1.1 ЕФС-1 указывают в соответствии со штатным расписанием работодателя. Расхождение в одной букве между штатным расписанием, договором и ЕФС-1 — типовая причина уточняющих сведений. Разъяснения по заполнению формы собраны в базе знаний СФР по ЕФС-1.

Для государственных и муниципальных учреждений в 2026 году добавилась ещё одна сверка. С 30.05.2026 приказ СФР от 15.04.2026 № 389 изменил справочник кодов должностей для подраздела 1.3 ЕФС-1, а с 01.07.2026 для электронной сдачи обязателен новый формат. Учреждению стоит сопоставить каждую позицию штатного расписания с обновлённым кодом до ближайшей отчётности; порядок перехода описан в сообщении отделения СФР об обновлении кодов должностей.

Сведения ЕФС-1 работодатель передаёт сам, и по ним же автоматически срабатывают индикаторы риска для внеплановых проверок ГИТ. Поэтому сверка «штатное расписание — трудовые договоры — ЕФС-1» раз в квартал снимает основной объём вопросов инспектора ещё до проверки.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня ни о чём не говорит. Индикатор риска срабатывает автоматически по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать заранее, что он сработал, нельзя. При этом инспектор не выходит за рамки проверочного листа. Скачайте проверочные листы Роструда и пройдите по ним самопроверку: инспектор пойдёт по тому же списку.»

Штатное расписание в электронном виде и срок его хранения

Можно ли утверждать штатное расписание в КЭДО

Штатное расписание и приказы к нему подписывает только работодатель, работники под этим документом не расписываются. Поэтому для электронного штатного расписания не нужны согласия работников на КЭДО: достаточно, чтобы руководитель или уполномоченное лицо подписали приказ и сам документ усиленной квалифицированной электронной подписью, которая со стороны работодателя применяется для кадровых документов. ЛНА и приказы входят в перечень документов, которые переводят в электронный вид; на бумаге закон оставляет трудовую книжку, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и журнал инструктажей.

Важный нюанс из практики: в штатном расписании собраны оклады и надбавки по всем позициям, а доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. В электронной системе доступ к штатному расписанию и приказам по нему разграничивают по ролям и ведут журнал обращений.

В Добыто на тарифе «Бизнес» работодателю доступны УКЭП и электронный архив, поэтому утверждённое штатное расписание хранится вместе с файлом подписи. Перевод кадровых документов мы начинаем с пилотной группы и только затем разворачиваем на всю компанию.

Сколько хранить штатное расписание

Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, в позиции 71 относит штатное расписание организации и изменения к нему к документам постоянного хранения. Этот срок установлен для организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов; частные организации, которые такими источниками не являются, хранят штатные расписания до ликвидации. Электронная форма срок не сокращает.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Первое, что мы выясняем в споре, — в каком режиме создавался документ. Скан штатного расписания, подписанного от руки, — это электронный образ, а файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к ним разные. Посмотрите на свой архив: если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и подлинник на бумаге уничтожать нельзя.»

Стоимость КЭДО для ведения штатного расписания и кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Тарифы на дату публикации:

УКЭП для подписания штатного расписания и приказов со стороны работодателя выпускают партнёры — удостоверяющие центры, её стоимость в тариф не входит. Итог зависит от численности и набора функций, а условия перехода между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Унифицированная Т-3 с 2013 года остаётся обязательной только там, где её предписал учредитель или собственный приказ организации; всем остальным достаточно формы, утверждённой руководителем. Сам документ ТК РФ прямо не требует, но без него трудно описать трудовую функцию, доказать сокращение и заполнить ЕФС-1 без расхождений. Любая редакция и любое изменение оформляются приказом и хранятся постоянно, поэтому версионность в 1С:ЗУП и выгрузка комплекта с подписью значат больше, чем выбор бланка.

Добыто переводит приказы по штату, ЛНА и остальные кадровые документы в электронный вид с подписью УКЭП со стороны работодателя и синхронизацией с 1С:ЗУП, а штатное расписание остаётся в той форме, которую вы утвердили.

Частые вопросы о штатном расписании

Нужно ли указывать в штатном расписании фамилии работников?

Нет. В форме Т-3 графы для фамилий нет, и в собственной форме их вносят только по желанию работодателя. Штатное расписание описывает позиции и оплату, а распределение конкретных людей по позициям ведут отдельным внутренним документом — штатной расстановкой, форму которой работодатель определяет сам. Так проще: при приёме и увольнении не нужно издавать приказ об изменении штатного расписания.

Можно ли указать в штатном расписании 0,25 или 0,5 ставки?

Можно. Указания к форме Т-3 прямо допускают дробные значения количества штатных единиц, например 0,25 или 0,5. Работник на такой позиции работает на условиях неполного рабочего времени по статье 93 ТК РФ, и оплата начисляется пропорционально отработанному времени. Условие о неполном рабочем времени фиксируется в трудовом договоре.

Вправе ли работник получить выписку из штатного расписания?

Да. По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника выдаёт надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой, безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. Выписка содержит только сведения о должности этого работника: подразделение, наименование позиции, оклад и надбавки. Данные о других работниках в неё не включают.

Сколько хранить штатное расписание филиала?

По позиции 71 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатное расписание филиала или представительства хранится по месту разработки 3 года после замены новым. Штатное расписание самой организации хранится постоянно. Если штатное расписание филиала утверждает головная организация, экземпляр в её архиве подчиняется сроку для организации.

Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?

Нет. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 указал, что частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель. В шапке Т-3 есть поле «на период», но заполнять его конкретным годом не обязательно: документ действует до утверждения новой редакции или внесения изменений приказом.

Можно ли подписать электронное штатное расписание УНЭП руководителя?

Со стороны работодателя кадровые документы в КЭДО подписываются УКЭП: руководитель подписывает своей квалифицированной подписью, уполномоченный работник — личной УКЭП с машиночитаемой доверенностью. УНЭП применяется со стороны работника и только при соглашении с ним. Штатное расписание, подписанное руководителем УНЭП, не получает статуса кадрового электронного документа, подписанного работодателем.