Штатное расписание фиксирует структуру компании, должности, количество штатных единиц и условия оплаты по каждой позиции. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ прямо не называет его среди безусловно обязательных кадровых документов, но статья 57 связывает трудовую функцию с должностью в соответствии со штатным расписанием. Для ИП отдельная форма Т-3 также не установлена как обязательная, однако при ведении документа прием, перевод, совмещение и изменение оплаты должны совпадать с его данными. Ввести штатное расписание в действие нужно приказом работодателя с датой, которая не раньше даты приказа.
Порядок разработки начинается с расчета структуры и проверки трудовых договоров, затем проект согласуют с ответственными за оплату труда и утверждают у работодателя. В статье показано, какие данные включить в форму Т-3, как оформить штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3, чем совмещение отличается от совместительства и когда изменение таблицы требует дополнительных соглашений. Во второй половине приведены сценарная таблица, пошаговый алгоритм, шаблоны, правила хранения и стоимость КЭДО на 2026 год.
Что фиксирует штатное расписание и нужно ли оно ИП
Штатное расписание показывает, какие структурные подразделения и должности предусмотрены у работодателя, сколько единиц можно занять и какой фонд оплаты труда заложен по каждой строке. Документ описывает штатные позиции, а не список работников: фамилии сотрудников, даты приема и персональные условия трудовых договоров в него не включают.
Трудовая функция относится к обязательным условиям трудового договора. В статье 57 ТК РФ она определяется через работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессию, специальность с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Поэтому работодателю нужно заранее согласовать написание должности в штатке, трудовом договоре, приказе о приеме и кадровых сведениях.
Для организации штатное расписание становится рабочей основой при приеме, переводах, сокращении численности или штата и проверке фонда оплаты труда. Для ИП отдельная форма Т-3 не является автоматически обязательной только потому, что у предпринимателя есть работники. ИП может закрепить структуру и трудовые функции в других документах, но при отказе от штатки нужно проверить, что должности, оклады и количество работы однозначно отражены в трудовых договорах и внутренних документах.
Если работодатель уже утвердил штатное расписание, кадровые решения нельзя оформлять в отрыве от него. Должность, которой нет в действующей редакции, сначала вводят в документ или выбирают иную законную конструкцию оформления. В практике Добыто мы сначала сверяем штатную структуру с трудовыми договорами и оргструктурой, а затем переносим согласованные данные в электронный кадровый контур.
Когда форма Т-3 подходит для компании
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. После перехода на правила Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» работодатель вправе разработать собственный бланк с обязательными реквизитами первичного учетного документа или использовать Т-3 как понятный шаблон. Выбранный вариант закрепляют в учетной политике или внутреннем порядке ведения кадровых документов.
В Т-3 обычно отражают код структурного подразделения, его наименование, должность, профессию или специальность, количество штатных единиц, тарифную ставку или оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда и примечание. Для собственной формы сохраните тот же смысл данных. Поле, которое не используется в компании, не нужно заполнять условными значениями.
Кто разрабатывает, согласует и утверждает документ
Проект обычно готовит специалист по кадрам, HR-специалист или другой сотрудник, которому поручено ведение кадрового делопроизводства. Участие руководителей подразделений нужно для проверки названий должностей и количества единиц, бухгалтерии или финансового блока — для проверки окладов, надбавок и фонда оплаты труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В небольшой компании один сотрудник может подготовить и проверить проект, но полномочия не смешиваются в самом документе: лицо, которое разрабатывает таблицу, не получает право утверждать ее без соответствующего распоряжения работодателя. Утверждение выполняет руководитель организации, ИП или другое уполномоченное лицо.
Закон не устанавливает отдельную обязательную форму приказа об утверждении штатного расписания. В нем указывают работодателя, дату и номер, основание подготовки, дату начала действия, реквизиты приложения и поручения ответственным лицам. Приказ оформляют раньше даты введения расписания. Если меняется только часть строк, в приказе перечисляют затронутые подразделения, должности, количество единиц и оклады либо утверждают новую редакцию целиком.
С работников обычно не требуют подпись под штатным расписанием или приказом о его утверждении. Такая обязанность появляется, если ее закрепили в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте. При этом работника знакомят с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и с условиями трудового договора до начала работы.
Полезно знать: штатное расписание не заменяет трудовой договор и не фиксирует персональную историю работника. В каждой строке проверяйте должность, число единиц и оплату, а индивидуальные условия сотрудника закрепляйте в договоре или дополнительном соглашении.
Какие данные проверить перед заполнением штатного расписания
Перед составлением таблицы соберите действующую оргструктуру, перечень должностей, трудовые договоры и сведения об оплате труда. Штатное расписание не должно создавать должность, которой нет в управленческой структуре, или оставлять в договоре работника название, исчезнувшее из действующей редакции.
Проверьте четыре группы данных: структуру подразделений, наименования должностей, количество единиц и оплату. Если должность связана с квалификационными требованиями, льготами или ограничениями, используйте корректное профессиональное наименование и проверьте применимый профстандарт. В штатке указывают оклад или тарифную ставку, а порядок премирования и другие выплаты раскрывают в системе оплаты труда и трудовых договорах.
Ниже собраны типовые ситуации, при которых меняется маршрут оформления. Таблица не заменяет проверку конкретного трудового договора: она помогает определить, понадобится ли дополнительное соглашение и отдельная кадровая процедура.
| Ситуация | Изменение в штатном расписании | Действия с кадровыми документами |
|---|---|---|
| Новая должность | Добавить строку, подразделение, число единиц и оплату | Издать приказ, затем оформить прием или перевод |
| Изменилось число единиц | Изменить количество или ввести новую редакцию | При сокращении работников соблюдать статьи 81, 178 и 180 ТК РФ |
| Переименование без изменения трудовой функции | Изменить название должности | Оформить письменное соглашение к договору и приказ |
| Изменился оклад или постоянная выплата | Обновить сумму в строке и фонд оплаты | При согласии работника заключить дополнительное соглашение; при изменении условий по статье 74 ТК РФ соблюдать специальный порядок |
| Совмещение вакантной должности | Сохранить вакантную единицу в действующей структуре | Получить письменное согласие, оформить дополнительное соглашение и оплату |
В строке штатки отражается позиция, поэтому ее вакантность сама по себе не требует вписывать фамилию временно выполняющего работу сотрудника. Для совмещения нужны документы о дополнительной работе, а для внутреннего совместительства — отдельный трудовой договор.
Порядок разработки и утверждения штатного расписания
Разработка проходит от структуры к оплате, затем проект превращается в утвержденный документ с датой начала действия. Последовательность можно закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы изменение одной строки не терялось между HR, руководителем и бухгалтерией.
Как разработать и утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте цель документа: первоначальное утверждение, обновление на новый период или изменение отдельных строк.
- Шаг 2. Проверьте оргструктуру и перечень подразделений. Уберите подразделения, которых нет в утвержденной структуре, и приведите названия к единому написанию.
- Шаг 3. Сверьте должности с трудовыми договорами, должностными инструкциями и квалификационными требованиями. Отдельно отметьте вакансии, позиции для совместительства и должности, по которым планируется совмещение.
- Шаг 4. Рассчитайте число штатных единиц, оклады, постоянные надбавки и месячный фонд оплаты труда. Проверку проводит бухгалтерия или финансовый блок, если такая функция распределена внутри компании.
- Шаг 5. Заполните форму Т-3 или утвержденный работодателем бланк, присвойте документу номер и дату. Сохраните расчет и исходные согласования в кадровом архиве.
- Шаг 6. Подготовьте приказ. Укажите основание, приложение, дату введения в действие и ответственного за доведение изменений до кадровой службы и бухгалтерии.
- Шаг 7. Передайте приказ на подпись работодателю, введи расписание в действие с указанной даты и проверьте, что приемы, переводы и начисления после этой даты используют новую редакцию.
Последний контроль нужен для того, чтобы дата приказа, дата начала действия и даты кадровых мероприятий не противоречили друг другу. Если штатка используется при сокращении, новую редакцию утверждают до начала мероприятий по сокращению, а отдельные уведомления и предложения вакансий оформляют по правилам ТК РФ.
Как вносить изменения в штатное расписание
Изменение штатного расписания оформляют приказом работодателя, но одного приказа достаточно только для изменения самого внутреннего документа. Если меняются условия уже заключенного трудового договора, параллельно оформляют соглашение с работником или применяют специальный порядок, предусмотренный ТК РФ.
Новая должность или дополнительная штатная единица
В проект добавляют подразделение, должность, число единиц, оклад и постоянные выплаты. После утверждения можно оформлять прием на работу или перевод, если трудовая функция работника соответствует новой строке. В приказе о приеме и договоре название должности пишут так же, как в действующей штатке.
Изменение количества единиц
Уменьшение числа единиц может быть организационным решением без немедленного увольнения конкретного человека, если вакансия свободна. Когда изменение затрагивает занятые должности, возникает процедура сокращения численности или штата: работника предупреждают, предлагают подходящие вакансии и предоставляют гарантии и компенсации по статьям 81, 178 и 180 ТК РФ.
Отдельную редакцию штатного расписания утверждают до начала мероприятий по сокращению. В приказе фиксируют, какие строки исключаются или уменьшаются, с какой даты и на каком основании. Сокращение строки в таблице само по себе не заменяет уведомление работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Переименование должности
Если название меняется без изменения трудовой функции и работник согласен, заключают письменное дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, издают приказ и обновляют штатное расписание. Если вместе с названием меняется содержание работы, речь может идти о переводе или об изменении организационных условий, поэтому кадровый маршрут определяют по фактическим изменениям.
Согласие работника нельзя подменять одной новой строкой в штатке. В договоре должна остаться согласованная трудовая функция, а сведения о трудовой деятельности и другие кадровые записи должны соответствовать оформленному изменению.
Изменение оклада и постоянных выплат
Сначала сопоставьте сумму в штатке с системой оплаты труда и условиями договоров. При повышении оклада обычно оформляют приказ работодателя и дополнительные соглашения. При уменьшении оплаты по соглашению сторон также требуется письменное соглашение. Если работодатель меняет условия по своей инициативе из-за организационных или технологических изменений, применяется статья 74 ТК РФ: работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца и предлагают имеющуюся подходящую работу.
Совмещение должностей и совместительство в штатном расписании
Совмещение и совместительство создают разные кадровые последствия. Совмещение выполняют у того же работодателя в течение рабочего времени по основной работе, без освобождения от нее и за дополнительную плату. Совместительство оформляют отдельным трудовым договором и выполняют в свободное от основной работы время.
При совмещении в штатном расписании должна существовать вакантная должность или быть формализован объем дополнительной работы по другой позиции. Работник дает письменное согласие, стороны заключают дополнительное соглашение, а приказ определяет содержание, срок и доплату. Работодатель и работник вправе досрочно отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня.
При внутреннем совместительстве в штатке также должна быть предусмотрена должность и ставка, но основным документом становится второй трудовой договор. Работа выполняется за пределами времени по основной занятости. Для внешнего совместителя отдельный договор заключается с другим работодателем.
Различие между этими режимами разъясняет Государственная инспекция труда в материале о совместительстве и совмещении: совместительство связано с отдельным трудовым договором и свободным временем, совмещение — с дополнительной работой по основному договору.
Факт: в связке 1С и КЭДО блок 1С содержит кадровые данные, документы и штатное расписание, а система КЭДО отвечает за подписание, маршруты, архив и возврат статусов документов.
Важный нюанс из практики: при электронном оформлении заявки сотрудника сначала поступают в 1С как задачи. Кадровый специалист или бухгалтер проверяет данные и принимает решение, проводить ли изменение. Личный кабинет сам не меняет кадровые и расчетные данные без подтверждения ответственного сотрудника.
Штатное расписание в 1С:ЗУП и электронном кадровом документообороте
В 1С:ЗУП штатное расписание используют как источник кадровых данных для оформления должностей, численности и оплаты. Перед загрузкой или ручным вводом проверьте, какая редакция документа действует с нужной даты, и не создавайте параллельные строки для одной и той же позиции.
КЭДО меняет маршрут создания, согласования и хранения документов, но не отменяет содержание штатного расписания. В системе 1С сотрудник может отправить задачу с измененными данными и подтверждающими файлами. Кадровый специалист проверяет сведения, после чего проводит карточку работника или другой документ учета. Такой порядок отделяет заявление сотрудника от решения работодателя.
В заметке о КЭДО в 1С указано, что личный кабинет доступен через браузер или мобильное приложение, а отправленные заявления и запросы поступают в базу 1С задачами. Для изменения данных сотрудник выбирает измененное поле, прикладывает подтверждение и отправляет запрос. Внедрение электронного маршрута не дает системе права самостоятельно заменить должность или оклад в учете.
Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто электронный архив и маршруты КЭДО рассматриваются вместе с кадровыми данными 1С. Перед настройкой маршрута мы проверяем, какие поля приходят из учетной системы и кто принимает решение по задаче.
Какие ошибки чаще всего ломают порядок утверждения
- Дата задним числом. Расписание утверждают после того, как уже приняли работника или начали сокращение. В результате приказ, трудовой договор и фактические действия имеют разные даты.
- Изменение таблицы вместо изменения договора. Работодатель меняет оклад или название должности в штатке и считает кадровую процедуру завершенной. Если условие закреплено в договоре, нужно оформить письменное изменение договора.
- Смешение совмещения и совместительства. В приказе указывают дополнительную работу, но не определяют, выполняется ли она в рабочее время по основному договору или по отдельному договору в свободное время.
- Несогласованные названия. В штатке указана одна должность, в трудовом договоре другая, а в 1С используется третье написание. Сверка до утверждения занимает меньше времени, чем исправление нескольких кадровых документов.
После проверки ошибки исправляют той же процедурой, которой вводили исходные данные: готовят проект изменения, приказ, дополнительные соглашения и записи в учетной системе, если затронуты условия конкретных работников.
Шаблоны штатного расписания для подготовки документа
Первым откройте форму Т-3, если нужно проверить состав полей; готовый образец пригодится для сверки строк и расчета фонда оплаты труда.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Образец штатного расписания в XLS | Скачать |
Стоимость КЭДО при ведении штатного расписания в 1С
Цена электронного кадрового контура зависит от числа сотрудников, набора подписей, шаблонов, интеграции с 1С и требований к архиву. Само штатное расписание не требует отдельного тарифа: в расчет попадает система, в которой согласуют и хранят связанные кадровые документы.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, Email-поддержка |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год; неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив |
| Корпорация | По запросу | Выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Тарифы Добыто КЭДО и состав функций указаны на странице тарифов кадрового электронного документооборота. Для интеграции с 1С:ЗУП готовый модуль устанавливается и настраивается за один день.
Выводы
Штатное расписание связывает оргструктуру, должности, численность и оплату с кадровыми документами. Разработка начинается со сверки структуры и трудовых договоров, утверждение завершается приказом с датой начала действия. Совмещение оформляют в рамках одного договора с письменным согласием, а совместительство требует отдельного трудового договора.
Добыто КЭДО помогает выстроить электронный маршрут связанных кадровых документов и синхронизировать работу с 1С. Внедрение имеет смысл начинать с проверки исходных данных, ролей согласования и правил хранения, а затем переводить в электронный контур согласованные процессы.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?
Трудовой кодекс РФ не устанавливает ежегодный срок утверждения. Работодатель сам определяет период действия в приказе или оставляет документ действующим до новой редакции. Если в течение года меняются должности, численность или оклады, оформляют приказ о внесении изменений либо утверждают новую редакцию.
Можно ли оставить вакантную должность в штатном расписании?
Да. Штатное расписание отражает предусмотренную позицию и число единиц, поэтому фамилию работника в строку не вносят. Вакантная единица может понадобиться для будущего приема, перевода или временного совмещения при наличии оформленной дополнительной работы.
Нужно ли знакомить работника с приказом об утверждении штатного расписания?
В общем случае подпись работника под штатным расписанием и приказом не требуется. Проверьте коллективный договор, соглашения и локальные нормативные акты: если в них закреплено такое ознакомление, работодатель действует по своему внутреннему порядку.
Можно ли изменить оклад только приказом о новой штатке?
Если оклад указан в трудовом договоре, одной новой таблицы недостаточно. При согласии работника оформляют письменное дополнительное соглашение. При изменении условий по инициативе работодателя из-за организационных или технологических причин соблюдают статью 74 ТК РФ, включая письменное уведомление за 2 месяца.
Чем совмещение отличается от внутреннего совместительства?
Совмещение выполняют в течение рабочего времени по основной должности у того же работодателя, без отдельного трудового договора, с письменным согласием и доплатой. Внутреннее совместительство оформляют отдельным трудовым договором и выполняют в свободное от основной работы время.
Меняет ли 1С данные о должности после заявления сотрудника?
Нет, заявление поступает в 1С как задача с данными и подтверждающими документами. Кадровый специалист проверяет сведения и решает, проводить ли изменение в карточке работника или документе учета. Автоматическая отправка запроса не заменяет решение работодателя.
