Бланк штатного расписания по унифицированной форме Т-3 состоит из трёх частей: шапки с реквизитами организации и утверждения, табличной части с графами 1-10 и подвала с итоговой строкой и подписями. В шапке указывают наименование организации, код ОКПО, номер и дату составления, период действия, дату и номер приказа об утверждении, число штатных единиц и месячный фонд оплаты труда. В подвале стоят строка «Итого» и подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера с расшифровкой, а подпись руководителя организации ставится в приказе об утверждении. Организация пишет в шапке полное наименование по уставу. Индивидуальный предприниматель указывает свои ФИО с пометкой «индивидуальный предприниматель» и подписывает подвал сам, если кадровика и главного бухгалтера в штате нет.
Материал поможет собрать бланк без пропущенных реквизитов, сверить итоговые цифры шапки с графами 4 и 9 и решить, какие подписи нужны, если вы утверждаете собственную форму вместо Т-3. Покажем, как в графах отражаются неполные ставки, совмещение и совместительство и когда изменение оформляют приказом, а когда утверждают новую редакцию. Настройки в 1С:ЗУП 8.3, подписание в электронном виде, сроки хранения, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего состоит бланк штатного расписания и когда он обязателен
Форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, код формы по ОКУД 0301017. Бланк описывает структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с её уставом. Сотрудников по фамилиям в нём нет: это список должностей с количеством единиц и окладами. Кто какую единицу занимает, показывает штатная расстановка — отдельный необязательный документ.
С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов не обязательны: работодатель вправе применять Т-3 или утвердить собственный бланк. Большинство компаний остаются на Т-3. Её узнают инспекторы, банки и суды, а 1С:ЗУП печатает её без доработки. Если вы делаете свою форму, сохраните в ней тот же состав реквизитов шапки, граф и подвала, иначе документ потеряет связь с приказом об утверждении и с трудовыми договорами.
Штатное расписание нужно каждому работодателю, кроме физического лица без статуса ИП. Основание — статьи 15 и 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и должность в трудовом договоре должна совпадать со строкой расписания. Роструд подтверждает эту позицию в ответе на портале «Онлайнинспекция.РФ» об обязательности штатного расписания для ООО. Микропредприятия, которые по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных нормативных актов, штатное расписание всё равно утверждают.
Ниже реквизиты бланка Т-3 по частям и источники данных для каждого из них. Таблица подходит как памятка при заполнении пустого бланка.
| Часть бланка | Реквизит | Откуда брать данные |
|---|---|---|
| Шапка | Наименование организации | Полное наименование из устава и ЕГРЮЛ; для ИП — ФИО из ЕГРИП |
| Шапка | Код по ОКУД и по ОКПО | ОКУД 0301017 напечатан в форме; ОКПО — из уведомления Росстата о кодах статистики |
| Шапка | Номер документа и дата составления | Внутренняя нумерация кадровых документов организации |
| Шапка | Период действия, дата ввода | Решение руководителя, закреплённое в приказе об утверждении |
| Шапка | «УТВЕРЖДЕНО приказом от … № …» | Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания |
| Шапка | «Штат в количестве … единиц» | Итог графы 4, включая доли неполных единиц |
| Шапка | «С месячным фондом оплаты труда … руб.» | Итог графы 9 |
| Таблица | Графы 1-10 | Оргструктура, перечень должностей, система оплаты труда |
| Подвал | Строка «Итого» | Суммы граф 4 и 5-9 по всем строкам |
| Подвал | Подписи с расшифровкой | Руководитель кадровой службы и главный бухгалтер |
Две строки шапки считаются из таблицы, поэтому шапку заполняют последней, после граф 4 и 9. Если в шапке 24 единицы, а по графе 4 выходит 23,5, документ внутренне противоречив. Это видно при любой проверке и при споре о сокращении.
Бланк Т-3 и образец штатного расписания для скачивания
Начните с пустого бланка Т-3 в формате .xlsx: шапка и подвал в нём уже размечены, остаётся внести данные организации.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, бланк для заполнения (.xlsx) | Скачать |
| Образец штатного расписания (.xls) | Скачать |
Что должно быть в шапке штатного расписания
Шапка связывает бланк с организацией и с приказом, которым он введён в действие. По ней инспектор ГИТ или суд определяет, какая редакция штатного расписания действовала на конкретную дату, поэтому каждый реквизит заполняют полностью, без прочерков.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Наименование организации. Полное наименование с организационно-правовой формой, как в уставе и ЕГРЮЛ. Сокращённое наименование допустимо, если оно закреплено в уставе, но при расхождении с ЕГРЮЛ бланк приходится переделывать.
- Код по ОКПО. Восемь цифр для юридического лица и десять для ИП, указаны в уведомлении Росстата о присвоении кодов статистики. Если кодов под рукой нет, уведомление можно выгрузить на сайте Росстата по ИНН.
- Номер документа. Порядковый номер штатного расписания в организации. Номер не обязан совпадать с номером приказа об утверждении.
- Дата составления. Дата, когда бланк подготовлен. Она может быть раньше даты утверждения, но не позже неё.
- «Штатное расписание на период … с …». В первом поле указывают срок, на который утверждается документ, например 2026 год. Во втором поле ставят дату ввода в действие. Закон не ограничивает срок действия штатного расписания: оно действует, пока его не изменят или не заменят новой редакцией.
- «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от … № …». Дата и номер приказа об утверждении. Без этой строки бланк остаётся проектом.
- «Штат в количестве … единиц». Итог графы 4. Доли неполных ставок переносятся как есть: 17,5 единицы, округлять до целого числа нельзя.
- «С месячным фондом оплаты труда … руб.». Итог графы 9.
Дата ввода в действие в шапке и дата в приказе должны совпадать. Штатное расписание с датой ввода раньше даты приказа означает утверждение задним числом, и работникам, принятым в промежутке, сложно подтвердить должность по строке расписания. Сверьте обе даты до подписания приказа.
Шапка штатного расписания ИП
Индивидуальный предприниматель, у которого есть хотя бы один работник по трудовому договору, ведёт штатное расписание на общих основаниях. В строке наименования пишут «Индивидуальный предприниматель» и полные ФИО из ЕГРИП, код ОКПО берут из уведомления Росстата, выданного на ИП. Приказ об утверждении подписывает сам предприниматель. Требование не распространяется на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых: они не занимают штатные единицы, и если у ИП нет работников, штатное расписание не нужно.
Самая частая ошибка в шапке ИП — строка с наименованием несуществующего юридического лица, например фирменное название магазина или бренда. Коммерческое обозначение в шапку не вносится: работодатель здесь физическое лицо со статусом ИП.
Табличная часть: графы, от которых зависят итоги шапки и подвала
Графа 4 и графа 9 формируют обе итоговые строки шапки и строку «Итого» в подвале. Ошибка в одной строке таблицы поэтому меняет три места в бланке.
- Графы 1 и 2 — наименование и код структурного подразделения. Подразделения перечисляют в порядке оргструктуры: сначала руководство, затем отделы. Если подразделений нет, в графе 1 можно указать «Администрация» или оставить одно общее подразделение.
- Графа 3 — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. Одна должность — одна формулировка, которую затем дословно переносят в трудовой договор и приказ о приёме.
- Графа 4 — количество штатных единиц. Неполная единица указывается долей: 0,25; 0,5; 2,75.
- Графа 5 — месячная тарифная ставка (оклад) или иной показатель по принятой системе оплаты труда, например процент от выручки.
- Графы 6-8 — надбавки: стимулирующие и компенсационные выплаты, включая премии, доплаты и поощрительные выплаты.
- Графа 9 — «Всего»: сумма графы 5 и граф 6-8, умноженная на количество единиц из графы 4.
- Графа 10 — примечание. Сюда вписывают номера приказов, которыми вносились изменения, и особенности должности.
При бестарифной системе оплаты или оплате от выручки графы 5-9 допускается заполнять в процентах, коэффициентах и других единицах измерения. Единицу измерения указывают прямо в ячейке, чтобы процент не прочитали как сумму в рублях.
Должности в штатном расписании: где формулировка ограничена
Наименование должности работодатель выбирает сам, пока с должностью не связаны компенсации, льготы или ограничения. Если связаны, статья 57 ТК РФ требует, чтобы наименование совпадало с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами. Например, для досрочной пенсии, работы с вредными условиями или педагогической деятельности используется формулировка из справочника или профстандарта, без сокращений и перестановки слов. Та же формулировка идёт в трудовой договор, приказ о приёме и сведения ЕФС-1, которые работодатель подаёт в Социальный фонд России.
Неполные ставки, совмещение и совместительство
Три ситуации выглядят похоже, но в графах отражаются по-разному:
| Ситуация | Норма ТК РФ | Как отражается в штатном расписании |
|---|---|---|
| Неполная ставка | Статья 93 | Доля в графе 4: 0,25; 0,5; 0,75. Оклад в графе 5 указывают за полную ставку, графа 9 считается с учётом доли |
| Внутреннее или внешнее совместительство | Статьи 60.1 и 282 | Отдельная штатная единица, полная или неполная. Без свободной единицы оформить совместителя нельзя |
| Совмещение должностей | Статьи 60.2 и 151 | Отдельная строка не нужна. Работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня за доплату; совмещаемая должность остаётся в расписании вакантной или занятой |
Совмещение с должностью, которой нет в штатном расписании, всё равно возможно: статья 60.2 ТК РФ позволяет поручить работу по другой должности или расширить зону обслуживания. В этом случае в дополнительном соглашении описывают содержание и объём дополнительной работы, а срок и размер доплаты фиксируют в приказе. Перед оформлением совместителя проверьте, есть ли в графе 4 свободная единица или доля по нужной должности.
Что должно быть в подвале штатного расписания
Подвал формы Т-3 состоит из итоговой строки и двух подписей. Руководитель организации в подвале не расписывается: его подпись стоит на приказе об утверждении, реквизиты которого указаны в шапке.
- Строка «Итого». Сумма графы 4 по всем строкам и итог графы 9. По графам 5-8 итог обычно не выводят: складывать оклады разных должностей без учёта числа единиц бессмысленно.
- Руководитель кадровой службы. Должность, личная подпись и расшифровка подписи.
- Главный бухгалтер. Личная подпись и расшифровка подписи.
Если в организации нет кадровой службы или главного бухгалтера, подвал подписывают работники, на которых приказом возложены эти обязанности. Руководитель организации может вести бухгалтерский учёт лично по статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», и тогда он же подписывает строку главного бухгалтера. ИП без бухгалтера и кадровика подписывает обе строки сам. В собственной форме состав подписантов можно изменить, но его закрепляют при утверждении формы, а не меняют от редакции к редакции. Места для печати в форме Т-3 нет.
Как заполнить бланк штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите исходные данные: полное наименование из устава или ЕГРЮЛ (для ИП — из ЕГРИП), код ОКПО из уведомления Росстата, утверждённую оргструктуру, перечень должностей и положение об оплате труда.
- Шаг 2. Заполните графы 1-3 по подразделениям в порядке оргструктуры. Для должностей с компенсациями, льготами или ограничениями сверьте наименование с квалификационным справочником или профстандартом.
- Шаг 3. Проставьте количество единиц в графе 4, неполные ставки укажите долями: 0,25; 0,5; 0,75.
- Шаг 4. Внесите оклады в графу 5 и надбавки в графы 6-8, затем посчитайте графу 9 по каждой строке с учётом количества единиц.
- Шаг 5. Сведите строку «Итого» в подвале по графам 4 и 9.
- Шаг 6. Заполните шапку: наименование, ОКПО, номер, дату составления, период и дату ввода в действие, число единиц и месячный фонд оплаты труда из строки «Итого».
- Шаг 7. Подготовьте приказ об утверждении, внесите его дату и номер в шапку, соберите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера в подвале и подпишите приказ у руководителя.
Утверждение и изменение штатного расписания
Штатное расписание утверждают приказом (распоряжением), который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Изменения вносят тем же способом, приказом. На практике используют 2 варианта: приказ об изменении отдельных строк действующего расписания или новая редакция с новым номером, датой и отдельным приказом об утверждении. Точечные изменения удобнее оформлять приказом со ссылкой в графе 10, а при реорганизации структуры или массовом пересмотре окладов проще утвердить новую редакцию.
Проект расписания до приказа обычно проходит согласование: кадровая служба готовит бланк, бухгалтерия сверяет фонд оплаты труда, руководитель утверждает. Порядок участников задаёт сам работодатель.
От характера изменения зависит, какие ещё документы оформлять кроме приказа и какие сроки соблюдать:
| Изменение | Что меняется в бланке | Документы и сроки для работников |
|---|---|---|
| Ввод новой должности или единицы | Новая строка, итоги граф 4 и 9, обе цифры в шапке | Приказ об изменении; работников это не затрагивает |
| Повышение окладов | Графы 5 и 9, фонд оплаты труда в шапке | Приказ и дополнительные соглашения к трудовым договорам |
| Переименование должности | Графа 3 | Дополнительное соглашение с согласия работника (статья 72 ТК РФ); при изменении условий по инициативе работодателя по статье 74 ТК РФ — уведомление не позднее чем за 2 месяца |
| Сокращение численности или штата | Исключение единиц, итоги и шапка | Уведомление работников под подпись не менее чем за 2 месяца (статья 180 ТК РФ), выборного органа профсоюза — не позднее чем за 2 месяца (статья 82 ТК РФ), службы занятости — не позднее чем за 2 месяца, при массовом увольнении — за 3 месяца |
При сокращении исключённые единицы должны оставаться в расписании до дня увольнения работников, которые их занимают. Если приказ исключает должность раньше, получается, что работник трудится по несуществующей должности, и в суде это становится доводом против законности увольнения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения, и для электронных документов в КЭДО действуют те же сроки. Предыдущую редакцию после утверждения новой не уничтожают.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: откуда программа берёт шапку и подвал
В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание включается в настройках кадрового учёта флагом «Ведётся штатное расписание». Рядом стоят ещё 2 флага: «Ведётся история изменения штатного расписания» и «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию». Без флага истории программа хранит только текущее состояние позиций, и печатную форму на прошлую дату уже не получить. Поэтому историю включают до первого утверждения.
Позиции утверждают документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки вносят документом «Изменение штатного расписания», оба с датой и номером приказа. Печатная форма Т-3 собирает шапку из карточки организации: наименование и код ОКПО на вкладке с кодами статистики. Подписантов подвала программа подставляет из ответственных лиц организации. Если ОКПО или ответственные лица не заполнены, форма печатается с пустыми полями, и поправить это нужно в карточке организации, а не в выгруженном файле.
В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Штатное расписание и приказ об утверждении формируются в 1С, а подписываются уже в КЭДО, без перепечатки и ручного переноса файлов.
Штатное расписание в электронном виде: подписи и хранение
Штатное расписание можно утверждать и хранить в электронном виде. Работники его не подписывают, поэтому их согласие на КЭДО здесь не требуется. Подписи руководителя кадровой службы, главного бухгалтера и руководителя на приказе ставятся от имени работодателя, а работодатель по статье 22.2 ТК РФ подписывает электронные кадровые документы УКЭП. ПЭП и УНЭП, которые выпускают работникам, для этих подписей не подходят.
Полезно знать: маршрут согласования в КЭДО бывает последовательным, когда документ идёт по очереди от кадровика к руководителю и в бухгалтерию, и параллельным, когда его одновременно получают юрист, бухгалтерия и руководитель.
Срок хранения не зависит от формы документа: штатное расписание хранят постоянно, и в электронном архиве должна оставаться каждая редакция вместе с приказами об утверждении и изменении. В практике Добыто приказ и файл расписания проходят маршрут согласования и подписание УКЭП в одной системе, а на тарифе «Бизнес» подписанные документы попадают в электронный архив.
Ошибки в шапке и подвале и во что они обходятся
Бланк без даты и номера приказа в шапке или без подписей в подвале остаётся проектом. На проверке ГИТ такой документ приравнивают к отсутствию штатного расписания, а нарушение трудового законодательства наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
- должностное лицо — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: для юридического лица от 50 000 до 70 000 рублей, для ИП от 10 000 до 20 000 рублей, для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
Дороже штрафа обходятся ошибки, которые всплывают при сокращении. Если должность в трудовом договоре не совпадает с графой 3, итог шапки расходится с графой 4 или исключённую единицу убрали раньше срока, суд может признать увольнение незаконным. Работника тогда восстанавливают и выплачивают ему средний заработок за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ. Перед любым сокращением сверьте действующую редакцию расписания с трудовыми договорами построчно.
Когда штатное расписание не нужно
- Работодатель — физическое лицо без статуса ИП, например при найме домашнего персонала.
- ИП без работников по трудовым договорам.
- Все исполнители работают по договорам ГПХ или как самозанятые. Если фактически отношения трудовые, договор могут переквалифицировать в трудовой по статье 19.1 ТК РФ, и тогда понадобятся и штатное расписание, и строка под такого работника.
Микропредприятия в этот список не входят: право не принимать часть локальных нормативных актов по статье 309.2 ТК РФ на штатное расписание не распространяется.
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены и сроки указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для подписи штатного расписания и приказов от имени работодателя нужна УКЭП, поэтому компаниям, которые переводят эти документы в электронный вид, подходит тариф «Бизнес». УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. Условия по вашей численности и порядок пересчёта при смене тарифа указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Шапка бланка штатного расписания привязывает документ к организации и к конкретному приказу, таблица задаёт должности, единицы и оплату, подвал фиксирует итоги и подписи ответственных лиц. Две цифры в шапке считаются из граф 4 и 9, поэтому шапку заполняют последней. Любое изменение, от новой строки до сокращения, оформляют приказом, а каждую редакцию хранят постоянно, на бумаге или в электронном архиве.
Добыто подключает КЭДО, в котором штатное расписание и приказы по нему формируются в 1С:ЗУП, согласуются по маршруту и подписываются УКЭП, а подписанные редакции остаются в архиве на весь срок хранения.
Частые вопросы о бланке штатного расписания
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Общей обязанности знакомить каждого работника со штатным расписанием под подпись ТК РФ не устанавливает. По письменному заявлению работника работодатель выдаёт ему копию или выписку из штатного расписания в части, которая касается этого работника, не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (статья 62 ТК РФ).
Нужна ли печать на штатном расписании?
В унифицированной форме Т-3 места для печати нет. С 2015 года хозяйственные общества вправе вовсе не иметь печати: это закреплено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Если печать предусмотрена в собственной форме штатного расписания, её ставят по правилам этой формы.
Как в штатном расписании показать вакантную должность?
Отдельной отметки для вакансий в форме Т-3 нет: бланк содержит должности и число единиц без фамилий. Вакантной считается единица из графы 4, которую никто не занимает. Чтобы видеть свободные единицы, ведут штатную расстановку. Она нужна, например, при сокращении, когда работнику по статье 180 ТК РФ предлагают все имеющиеся вакантные должности.
Можно ли включить в штатное расписание исполнителей по договору ГПХ?
Нет. Штатные единицы предназначены для работников по трудовым договорам. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый в штат не входят, и строка под них в расписании создаёт признак трудовых отношений, по которому договор могут переквалифицировать по статье 19.1 ТК РФ.
В какую графу вписывать районный коэффициент и северную надбавку?
Районный коэффициент и процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях — компенсационные выплаты, их отражают в графах 6-8 «Надбавки». Их можно указать в рублях или в процентах и коэффициентах; в последнем случае единицу измерения пишут в ячейке, а графу 9 считают с учётом этих надбавок.
Можно ли утвердить штатное расписание без отдельного приказа?
Для формы Т-3 нет: указания по её применению требуют утверждать штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом, а в шапке предусмотрены дата и номер этого приказа. Если работодатель утвердил собственную форму, порядок утверждения закрепляют в самой форме, но реквизиты распорядительного документа в шапке позволяют однозначно определить, какая редакция действовала на нужную дату.
