Сокращение должности в штатном расписании пошаговый порядок для работодателя

Сокращение должности в штатном расписании оформляется приказом работодателя: штатная единица исключается, а работник на ней увольняется по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ о сокращении и приказ об изменении штатного расписания. Не позднее чем за 2 месяца он персонально, под подпись, предупреждает работника, до последнего дня предлагает ему подходящие вакансии в данной местности и сообщает о сокращении в службу занятости через портал «Работа России». В день увольнения работник получает окончательный расчёт и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Сроки зависят от того, кто работодатель. Организация сообщает в службу занятости за 2 месяца, а ИП — не позднее чем за 2 недели. Срок предупреждения работника у ИП определяет трудовой договор.

В статье показан порядок действий с датами: от решения о сокращении до выдачи СТД-Р. Мы перечислили, кого сократить нельзя, и объяснили, как выбирать между работниками по статье 179 ТК РФ с учётом поправки от 1 сентября 2026 года. Отдельно разобраны изменение штатного расписания в 1С:ЗУП и документы процедуры, которые можно подписать в КЭДО. Расчёт выплат, ошибки, из-за которых суд восстанавливает работника, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сокращение штата и сокращение численности: что меняется в штатном расписании

Пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ объединяет два разных действия. При сокращении штата должность исключается из штатного расписания целиком: например, в нём больше нет должности «инженер по охране труда». При сокращении численности должность остаётся, но становится меньше штатных единиц: вместо пяти бухгалтеров в расписании три. От этого зависит, нужно ли выбирать, кого увольнять. Если исключена единственная единица, выбирать не из кого. Если сокращаются две единицы из пяти однородных, работодатель сравнивает работников по статье 179 ТК РФ и оформляет результат протоколом.

Решение о сокращении — право работодателя. Причины сокращения суд не оценивает, но проверяет, что сокращение реальное: должность или единица действительно исчезли из штатного расписания, а их функции не перешли к новой должности с другим названием. Поэтому главное доказательство в споре — две редакции штатного расписания (до и после) и приказ, связывающий их датами.

Штатное расписание ведут и организации, и ИП с наёмными работниками. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, поэтому можно утвердить свою форму. Реквизиты при этом должны остаться прежними: структурное подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому без расписания работодатель не сможет доказать, что должность существовала, а потом была сокращена.

Часто вместо сокращения обязанности должности перераспределяют через совмещение. Совмещение должностей по статьям 60.2 и 151 ТК РФ оформляется с письменного согласия работника и с доплатой, размер которой стороны устанавливают соглашением. Если функции сокращённой должности передали оставшимся работникам в порядке совмещения, это законно. Риск другой: через месяц после увольнения в штатное расписание вводят новую должность с тем же набором обязанностей. Такое сокращение суд оценивает как мнимое.

В таблице собраны различия процедуры для организации и для ИП. Порядок изменения самого штатного расписания у них одинаковый.

Если в трудовом договоре с работником ИП нет условий о сроке предупреждения и выходном пособии, безопаснее применять сроки и суммы статей 178 и 180 ТК РФ. Спорить о том, что было положено по договору, в котором ничего не написано, невыгодно работодателю. До начала процедуры откройте трудовой договор и проверьте, есть ли в нём эти условия.

Кого нельзя сократить и кто остаётся по преимущественному праву

Первым делом составьте список работников, которых нельзя сократить ни при каких условиях. На них процедура не распространяется, даже если их должность исключается: работодатель оставляет единицу или переводит работника с его согласия. Вторым списком идут работники, которых сократить можно, но они имеют право остаться при выборе из нескольких кандидатов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Социальные критерии работают только при равенстве по производительности и квалификации. Сначала комиссия сравнивает результаты работы, образование, аттестации, и только если различий нет, учитывает иждивенцев и остальные основания. Если в протоколе сразу идут семейные обстоятельства, а сравнения квалификации нет, работник оспорит выбор именно по этому пункту.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Поправку 108-ФЗ часто читают как безусловную защиту вернувшихся с военной службы. Но в законе иначе: право действует при равной производительности труда и квалификации, на общих основаниях статьи 179, а не сверх них. Если вы сокращаете одну из нескольких однородных единиц, в протокол комиссии сначала запишите сравнение по результатам работы, а уже потом — основания из второй части статьи.»

Что об этом думает ГИТ: Роструд рекомендует до приказа о сокращении создать приказом в произвольной форме комиссию по определению преимущественного права. В приказе указывают состав комиссии и сроки работы, а итог оформляют протоколом с пофамильным списком. Порядок из 33 шагов, от списков защищённых работников до уведомления приставов, опубликован в инструкции Онлайнинспекции по увольнению в связи с сокращением численности или штата. По ней удобно сверять свою процедуру.

Отдельно выпишите работников, которые на дату сокращения отсутствуют: они в отпуске, на больничном, в длительной командировке, в отпуске по уходу за ребёнком. Предупредить их можно, а уволить в период нетрудоспособности или отпуска нельзя (часть 6 статьи 81 ТК РФ). Их даты увольнения нужно планировать отдельно.

Пошаговый порядок сокращения должности: сроки и документы

Все сроки отсчитываются назад от даты увольнения. Сначала определите день, когда должность исчезнет из штатного расписания, а потом от него рассчитайте даты уведомлений. Если служба занятости получила сообщение позже, чем за 2 месяца, а работник — за 2 месяца, дату увольнения придётся сдвинуть. Иначе сокращение нарушит порядок.

Самый длинный этап — предупреждение работника и службы занятости. Из-за него весь процесс занимает не меньше 2 месяцев, если работник не согласится уволиться раньше. Для члена профсоюза учтите ещё одну границу: запросите мотивированное мнение так, чтобы до дня увольнения прошло не больше месяца с его получения.

Как сократить должность в штатном расписании: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте списки: работники, которых нельзя сократить по статьям 261 и 264.1 ТК РФ; работники на сокращаемых должностях; отсутствующие сотрудники; все вакансии. Прекратите принимать людей на вакансии до конца процедуры.
2. Шаг 2. Если сокращается часть однородных единиц, издайте приказ о комиссии по преимущественному праву и оформите решение протоколом.
3. Шаг 3. Издайте приказ о сокращении в произвольной форме. В нём укажите основание, сокращаемые должности и количество штатных единиц, а также дату вступления изменений в силу с учётом срока предупреждения.
4. Шаг 4. Утвердите изменения в штатное расписание приказом или новую редакцию расписания с датой начала действия после даты увольнения.
5. Шаг 5. Проверьте по отраслевому или территориальному соглашению, будет ли увольнение массовым. Если соглашения нет, применяйте критерии постановления Совета Министров РФ от 05.02.1993 № 99: 50 человек и более за 30 календарных дней, 200 и более за 60 дней, 500 и более за 90 дней.
6. Шаг 6. Направьте сведения в службу занятости через «Работу России» и письменное сообщение в профсоюз, если он есть. Сохраните подтверждение отправки.
7. Шаг 7. Вручите каждому работнику уведомление под подпись. Если работник отказался расписаться, зачитайте уведомление вслух при свидетелях и составьте акт с датой, временем и местом.
8. Шаг 8. Предлагайте вакансии под подпись в течение всего срока: и имеющиеся, и новые, в том числе в день увольнения. Если работник согласен, заключите допсоглашение и издайте приказ о переводе.
9. Шаг 9. По члену профсоюза направьте проект приказа об увольнении и копии документов, затем получите мотивированное мнение. По работнику младше 18 лет получите согласие ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних.
10. Шаг 10. В последний день срока издайте приказ об увольнении и ознакомьте с ним работника. Выплатите расчёт, выдайте трудовую книжку или СТД-Р, на следующий рабочий день подайте ЕФС-1.

Сформируйте уведомление о сокращении с перечнем вакансий

Конструктор формирует уведомление со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ и таблицей предлагаемых вакансий. Если вакансий нет, укажите это в тексте уведомления прямо. Появившиеся позже вакансии оформляйте отдельным предложением под подпись.

Досрочное увольнение возможно только с письменного согласия работника. Если он согласен уйти до конца 2 месяцев, работодатель-организация увольняет его раньше. Помимо обычных выплат работник получает дополнительную компенсацию в размере среднего заработка пропорционально времени, оставшемуся до конца срока предупреждения (часть 3 статьи 180 ТК РФ). Реквизиты заявления работника указывают в приказе об увольнении.

Образцы кадровых документов для сокращения и увольнения

Начните с шаблона штатного расписания Т-3: в нём удобно подготовить редакцию без сокращаемой единицы и сравнить месячный фонд оплаты труда до и после.

Изменение штатного расписания: приказ, даты и учёт в 1С

Должность исключают из штатного расписания со дня, следующего за днём увольнения последнего работника на ней. Пока работник проходит двухмесячный срок предупреждения, он продолжает работать по трудовому договору на своей должности. Если исключить единицу раньше, работник окажется на должности, которой нет в штатном расписании. Такое расхождение видно при проверке ГИТ и в суде.

Приказ об изменении штатного расписания или новая редакция

Есть два способа оформить изменения. Если меняются одна-две позиции, издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. В нём указывают структурное подразделение, наименование должности, количество исключаемых единиц и дату, с которой изменения действуют. Если сокращение затрагивает несколько подразделений или совпадает с пересмотром окладов, проще утвердить штатное расписание в новой редакции с новым номером и датой. Второй вариант лучше читается в споре: судья видит два документа, до и после, без цепочки приказов.

Кроме того, в 2026 году должности часто переименовывают из-за нового классификатора. Если одновременно идёт сокращение, эти изменения нужно оформить разными документами.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый классификатор затрагивает сразу штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Классификатор связан с ОКЗ, а по ОКЗ в ЕФС-1 указывают код трудовой функции. Поэтому вместе с приказом по штатному расписанию обновите справочники в 1С:ЗУП: иначе при увольнении в сведения уйдёт старый код. Переименование и сокращение оформляйте разными документами, чтобы ни у кого не возникло вопроса, какая должность реально исчезла.»

Штатные расписания хранятся постоянно, приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Поэтому обе редакции расписания и приказ о сокращении нельзя уничтожать после завершения процедуры. Они понадобятся, если работник через несколько лет запросит справку, а контролирующий орган — документы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Штатное расписание в 1С 8.3: как закрыть позицию

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 порядок зависит от настройки кадрового учёта. Если включено ведение истории изменения штатного расписания, сокращение оформляют документом «Изменение штатного расписания»: позицию закрывают с даты, следующей за днём увольнения. Если история не ведётся, правка сразу меняет текущие данные штатного расписания, и в программе не остаётся редакции «до». Для процедуры сокращения нужен первый вариант. Он же сохраняет связь штатного расписания с кадровыми документами: приказ об увольнении проводится по позиции, которая на эту дату ещё открыта.

Если документы подписывают в КЭДО, 1С остаётся учётной системой. Штатное расписание, кадровые данные и проекты документов формируются в 1С, а подписание, маршруты и архив идут в системе КЭДО. Для Добыто мы предоставляем готовый модуль для 1С:ЗУП: его устанавливают и настраивают за один день, после этого документы синхронизируются автоматически.

Выплаты при сокращении должности: расчёт, пособие, средний заработок

В день увольнения работник получает заработную плату, компенсацию за все неиспользованные отпуска и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Работникам на сезонных работах выходное пособие выплачивают в размере двухнедельного среднего заработка. Если работник в этот день не работал, суммы выплачивают не позднее следующего дня после того, как он потребует расчёт (статья 140 ТК РФ).

После увольнения за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не более 2 месяцев со дня увольнения, с зачётом выходного пособия (статья 178 ТК РФ). Выплата за второй месяц не происходит автоматически. Работник подаёт заявление и трудовую книжку без записи о новой работе не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца. Работодатель платит не позднее 15 календарных дней со дня обращения. Средний заработок за третий месяц выплачивают только по решению службы занятости. Для этого работник должен в течение 14 рабочих дней после увольнения обратиться туда и не получить работу.

НДФЛ не удерживается с выходного пособия и сохраняемого заработка в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, а в районах Крайнего Севера и приравненных местностях — шестикратного (пункт 3 статьи 217 НК РФ). Сумму сверх лимита облагают налогом. Совместители тоже имеют право на выходное пособие и средний заработок по статье 178 ТК РФ.

Для записки-расчёта при увольнении удобна форма Т-61: в ней собраны начисления, компенсация за отпуск и НДФЛ одним документом. Деньги под выплаты лучше зарезервировать ещё в момент приказа о сокращении. Сумму вы знаете заранее, а задержка расчёта — отдельное нарушение, помимо самого сокращения.

Какие документы сокращения можно подписать в КЭДО

Уведомление о сокращении, предложение вакансий, допсоглашение о переводе и приказ о сокращении штата можно оформлять электронно, если работник переведён на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Одно исключение касается самой процедуры: приказ об увольнении закон оставляет на бумаге. В тот же список исключений входят трудовая книжка, документы об инструктажах по охране труда и акты о несчастных случаях.

Электронное уведомление о сокращении: что проверит суд

Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Поэтому до электронной рассылки уведомлений проверьте, что с каждым работником подписано соглашение и он ознакомлен с положением о КЭДО.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Был спор, где работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях. Он утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами электронно. Прежде чем отправлять уведомление о сокращении через систему, найдите у себя эти два документа по конкретному работнику.»

В сервисе Добыто уведомление о сокращении идёт по маршруту: кадровик загружает документ, система отправляет его работнику, работник читает и подписывает электронной подписью с телефона, документ попадает в электронный архив. Дата ознакомления фиксируется системой. Именно с неё отсчитывается двухмесячный срок.

Важный нюанс из практики: городской суд признал, что работодатель уведомил работника о переводе по электронной почте в соответствии с законом. Однако этот аргумент нельзя использовать как основной способ уведомления о сокращении. Для статьи 180 ТК РФ нужна подпись работника. Надёжнее всего подтверждает её КЭДО с соглашением об ЭП или бумага.

Ошибки, из-за которых суд восстанавливает сокращённого работника

Если увольнение признано незаконным, работника восстанавливают на прежней работе. Работодатель выплачивает ему средний заработок за всё время вынужденного прогула, а по требованию работника — компенсацию морального вреда (статья 394 ТК РФ). Споры о сокращении длятся месяцами, и всё это время прогул продолжает начисляться. Если ГИТ обнаружит нарушение, работодателя оштрафуют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: юрлицо — от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. За повторное нарушение юрлицу грозит штраф от 50 000 до 70 000 рублей по части 2, должностному лицу — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Если сведения в службу занятости не поданы, это отдельный состав по статье 19.7 КоАП РФ: для юрлица штраф от 3 000 до 5 000 рублей.

Чаще всего работника восстанавливают из-за этих ошибок:

• Вакансию, открывшуюся в период предупреждения, не предложили или отдали внешнему кандидату. Предлагать вакансии нужно в течение всего срока, в том числе в день увольнения. Вакансия может остаться незаполненной, только если все сокращаемые отказались от неё или не подходят по квалификации.
• Должность исключили из штатного расписания раньше даты увольнения. Работник два месяца числится на должности, которой нет в документах.
• Сократили работника из защищённой категории. Например, выяснилось, что у работницы есть ребёнок до 3 лет. Запрет по статье 261 ТК РФ действует независимо от того, знал ли о нём работодатель.
• Уволили в день больничного или отпуска. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает это при любом сокращении. Исключение — только ликвидация.
• Сразу после сокращения ввели должность с теми же функциями под другим названием. Суд сравнивает должностные инструкции, а не наименования.
• Электронное уведомление без соглашения об ЭП и без подтверждённой идентификации. Если нельзя доказать, что подписывал сам работник, отсчёт двухмесячного срока ни на чём не основан.

Кейс из практики: работодатель правильно внедрил КЭДО: утвердил положение, перечень документов и категорий работников, получил согласие работника в срок. Через систему пришло заявление об увольнении, и суды двух инстанций отказали работнику. Кассация отменила решения: в деле не было сведений, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении выяснилось, что подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек. В итоге суд встал на сторону работника. Спор касался увольнения по собственному желанию, но при сокращении такая же уязвимость возникает с уведомлением.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает, пока спор идёт о документах. Когда суд начинает выяснять, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не помогают. Суд оценивает фактическую способность работника, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий на случай спорного документа.»

В практике Добыто выдачу подписи и первые кадровые действия с ней разводят по времени. Отдельно проверяется, умеет ли работник работать в системе. Если сокращаемый работник получил подпись в день уведомления о сокращении, это уязвимое место, которое лучше закрыть бумажным дублем с подписью под текстом.

Стоимость электронного оформления кадровых документов при сокращении в 2026 году

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Цены указаны на сентябрь 2026 года.

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и тарифа. При переходе на более дорогой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по вашей численности и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Должность сокращают в строгом порядке. Сначала составляют списки защищённых работников и вакансий, затем издают приказ и назначают дату изменения штатного расписания, а от неё отсчитывают сроки уведомлений. Вакансии работнику предлагают до самого увольнения. Должность исключают из расписания только после того, как работник уволен. Выходное пособие и сохраняемый средний заработок рассчитывают заранее. Приказ об увольнении остаётся бумажным, а уведомление и предложение вакансий защищены в суде при условии, что оформлены соглашение об ЭП и порядок идентификации.

Добыто помогает провести кадровую часть сокращения в электронном виде. Уведомления, предложения вакансий и допсоглашения работник подписывает с телефона, дата ознакомления фиксируется в системе, а документы синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве.

Частые вопросы о сокращении должности

Нужно ли уведомлять кого-то, если сокращается вакантная должность?

Нет. Если на должности никто не работает, увольнять некого, поэтому статьи 81 и 180 ТК РФ не применяются. Работодатель издаёт приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждает его новую редакцию. Предупреждения, сведения в службу занятости и выплаты не нужны. Если вакансия была закрыта незадолго до сокращения, в споре работник может утверждать, что её скрыли, чтобы не предлагать ему. Поэтому дату приказа о закрытии вакансии лучше не сдвигать к дате уведомлений.

Как быть, если к дате увольнения работник на больничном?

Уволить его в период временной нетрудоспособности нельзя (часть 6 статьи 81 ТК РФ). Уведомление вручают как обычно, двухмесячный срок идёт и во время болезни. Приказ об увольнении издают в первый рабочий день после закрытия больничного, и в этот же день выплачивают расчёт. Если работник — член профсоюза, проверьте, не прошло ли больше месяца с получения мотивированного мнения. На время болезни этот месяц продлевается на число дней отсутствия.

Можно ли отменить сокращение после того, как работников уже предупредили?

Да, решение о сокращении можно отменить до увольнения. О его изменении или отмене работодатель сообщает в службу занятости в течение 3 рабочих дней после принятия решения (статья 53 Закона № 565-ФЗ). Работникам письменно сообщают об отмене, издают приказ, отменяющий приказ о сокращении, и приказ об отмене изменений в штатном расписании. Работник, который уже согласился на перевод или досрочное увольнение, сохраняет подписанные документы. Ситуацию с ним решают отдельным соглашением.

Как сократить работника младше 18 лет?

Кроме общей процедуры, нужно согласие государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (статья 269 ТК РФ). Исключение — ликвидация организации. Запрос в оба органа направляют после предупреждения работника, но задолго до даты увольнения. Без двух согласий приказ об увольнении издавать нельзя, даже если все остальные сроки соблюдены.

Кому ещё нужно сообщить об увольнении сокращённого работника?

Если работник состоит на воинском учёте, в течение 2 недель сообщите в военкомат по форме из методических рекомендаций Генштаба. Если из его зарплаты удерживали по исполнительному документу, незамедлительно уведомите судебного пристава-исполнителя и взыскателя и верните им документ. По алиментам сообщают и приставу, и получателю алиментов в течение 3 дней. Подтверждения отправки храните вместе с личным делом.

Сколько времени у работника, чтобы оспорить сокращение?

По спорам об увольнении у работника есть 1 месяц со дня, когда ему вручили копию приказа об увольнении, выдали трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (статья 392 ТК РФ). Если срок пропущен по уважительной причине, суд может его восстановить. Поэтому дата вручения копии приказа должна подтверждаться подписью работника или актом об отказе.