Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 находится в разделе «Кадры» — «Штатное расписание», а включается флажком «Ведётся штатное расписание» по пути «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания». Если пункта в меню нет, настройка выключена, а не отсутствует сам функционал. Дальше всё зависит от конфигурации: в ЗУП и ERP штатное расписание ведётся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» с историей на любую дату, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 такого документа нет вовсе — там доступен только отчёт «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры», из которого штатку собирают вручную.
Ниже — чек-лист подготовки базы, пошаговое включение настройки и разбор того, что произойдёт с уже введёнными кадровыми документами в момент включения: 1С создаст позиции автоматически и проставит им даты из первых кадровых приказов. Покажем, за что отвечает каждый флажок настройки, как позиция штатного расписания связана с приёмом, переводом и совмещением должностей, когда ИП и микропредприятие вправе обойтись без штатного расписания. Сроки хранения, ответственность по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где в 1С находится штатное расписание: пути по конфигурациям
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 штатное расписание представлено двумя объектами. Первый — справочник «Штатное расписание» в разделе «Кадры»: это список позиций, где позиция означает конкретную должность в конкретном подразделении. Второй — документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которыми позиции вводятся, правятся и закрываются, если включена история изменений.
Отчёты лежат отдельно от справочника: «Кадры» — «Кадровые отчёты». Там находятся «Штатное расписание (Т-3)», которое формируется на любую дату, «Анализ штатного расписания» со свободными ставками и экономией фонда оплаты труда, «Заполненность штатного расписания» и «Штатная расстановка». Часть отчётов вызывается прямо из справочника, но тогда они строятся на текущую дату, а не на выбранную.
| Конфигурация | Где искать | Что доступно |
|---|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1 | «Кадры» — «Штатное расписание»; настройка в «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» | Справочник позиций, документы утверждения и изменения, история, отчёт Т-3 на любую дату |
| 1С:Бухгалтерия 8.3 | «Зарплата и кадры» — «Отчёты по кадрам» — «Штатные сотрудники» | Отдельного документа штатного расписания нет, доступен только отчёт по принятым сотрудникам |
| 1С:ERP и Комплексная автоматизация | Раздел «Кадры», настройки кадрового учёта | Механика ЗУП внутри учётной системы, позиции связаны с бюджетом ФОТ |
| Настройки зарплаты в Бухгалтерии | «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Настройки зарплаты» | Порядок учёта зарплаты и кадрового блока, полный или упрощённый учёт |
Практический вывод из таблицы один: если компания ведёт кадры в 1С:Бухгалтерии и ищет там документ штатного расписания, искать бесполезно. Для полноценной штатки нужен переход на ЗУП или ведение расписания вне программы, с ручной сверкой окладов из трудовых договоров.
Как включить ведение штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1
Включение занимает одну галочку, но меняет структуру данных в базе. В момент установки флажка «Ведётся штатное расписание» программа сама создаёт позиции справочника на основе уже введённых кадровых документов, датой утверждения каждой позиции ставит дату первого кадрового приказа по паре «подразделение плюс должность» и заменяет в кадровых документах выбор должности на выбор позиции штатного расписания. Отменить это одним кликом нельзя, поэтому порядок действий имеет значение.
Что проверить до включения настройки
- Резервная копия базы. Автозаполнение позиций затрагивает историю кадровых документов, откат без копии обойдётся дороже, чем её создание.
- Справочники подразделений и должностей. Дубли вида «Менеджер» и «Менеджер по продажам» превратятся в разные позиции штатного расписания, и потом их придётся закрывать документами.
- Действующее бумажное штатное расписание и приказ о его утверждении. Данные в 1С должны совпасть с утверждённым документом, иначе отчёт Т-3 из программы разойдётся с оригиналом.
- Оклады по каждой позиции. Сверьте их с региональным МРОТ, а не с федеральным: по статье 133.1 ТК РФ региональный размер не может быть ниже федерального и обычно выше.
- Режим ведения. Решите заранее, нужна ли история изменений: переключение режима задним числом рвёт хронологию документов.
- Ответственный за подписание. Приказ об утверждении штатного расписания подписывает руководитель или уполномоченное лицо, и этот же порядок должен быть отражён в маршруте согласования, если документы уходят в электронный вид.
Как включить штатное расписание в ЗУП 3.1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте «Настройка» — «Кадровый учёт» и перейдите по ссылке «Настройка штатного расписания».
- Шаг 2. Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Программа сформирует позиции из существующих кадровых данных.
- Шаг 3. Определите режим истории. Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» переводит работу на документы; без него позиции правятся прямо в справочнике.
- Шаг 4. Решите вопрос с проверкой. Флажок автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию не даст принять человека на должность, которой нет в утверждённых позициях.
- Шаг 5. Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и пройдите по каждой позиции: количество ставок, график работы, состав плановых начислений, дата утверждения.
- Шаг 6. Если выбран режим с историей, создайте документ «Утверждение штатного расписания» месяцем начала учёта и приведите в нём позиции к реальному состоянию.
- Шаг 7. Проверьте результат двумя отчётами: «Штатное расписание (Т-3)» на текущую дату и «Анализ штатного расписания» для контроля свободных ставок.
За что отвечает каждый флажок формы настройки, удобнее смотреть таблицей: часть опций добавляет реквизиты в позиции, часть меняет печатную форму.
| Настройка | Что даёт | Когда включать |
|---|---|---|
| Ведётся штатное расписание | Появляется справочник позиций и раздел в меню «Кадры» | Всегда, если штатка утверждена приказом и применяется на практике |
| Ведётся история изменений штатного расписания | Изменения вносятся документами, отчёт Т-3 строится на любую прошедшую дату | При регулярных изменениях, сокращениях и проверках за прошлые периоды |
| Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию | Блокирует приём и перевод на позицию, которой нет в утверждённом расписании | Когда кадровые документы вводят несколько пользователей |
| «Вилка» окладов и надбавок | Позволяет задать диапазон вместо точной суммы и меняет отображение надбавок в печатной форме | Когда по одной должности оклады различаются в пределах утверждённого диапазона |
| Разряды и категории должностей | Добавляет разряд и категорию в позицию и подставляет их в кадровые документы | На производстве и в организациях с тарифной сеткой |
| Бронирование позиций | Резервирует ставку под кандидата с указанием срока освобождения брони | При длительном подборе, когда ставку занимают заранее |
Автоматическую проверку чаще всего выключают ради скорости ввода, а потом получают приём на несуществующую позицию и расхождение с утверждённым документом. В практике Добыто мы оставляем проверку включённой и решаем вопрос иначе: кадровик сначала проводит документ изменения штатного расписания, потом оформляет приём.
Изменение штатного расписания: как 1С ведёт историю и что оформить в кадрах
Режим ведения определяет, чем именно вы правите позиции. Без истории справочник редактируется напрямую, и прошлое состояние расписания в базе не сохраняется. С историей каждое движение проходит документом, а позиции в списке подсвечиваются: старые чёрным, новые зелёным, закрытые красным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Режим | Как вносятся изменения | Кому подходит | Что теряете |
|---|---|---|---|
| Штатное расписание не ведётся | В кадровых документах выбирается должность из справочника | Микропредприятиям, работающим по типовой форме трудового договора | Контроль ставок, вакансий и планового ФОТ |
| Ведётся без истории | Правка позиции прямо в справочнике | Стабильному штату, где изменения происходят раз в год | Расписание на прошедшую дату восстановить нельзя |
| Ведётся с историей изменений | Документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» | Компаниям с сокращениями, индексацией и частым открытием ставок | Каждое движение требует отдельного документа и даты |
Документ в 1С не заменяет кадровое оформление. Изменение оклада или наименования должности — это изменение определённых сторонами условий трудового договора, а значит, работнику нужно дополнительное соглашение, а при инициативе работодателя по причинам организационных или технологических условий труда — уведомление не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ. Сокращение позиции в штатном расписании отдельно требует персонального предупреждения работника под подпись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Соберите дополнительное соглашение к трудовому договору под новую позицию
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расхождение между программой и бумагой всплывает не в момент правки, а через год, когда нужно поднять состояние расписания на конкретную дату. Мы поэтому разводим два действия: сначала документ изменения штатного расписания с датой вступления в силу, потом кадровый приказ и дополнительное соглашение. Проверьте по своей базе, совпадают ли даты документа изменения и приказа об утверждении: если нет, у вас уже есть расхождение.»
Данные штатного расписания: позиция, ставки и связь с кадровыми документами
Позиция штатного расписания в ЗУП — это не строка в таблице, а объект со своим набором реквизитов: подразделение, должность, количество ставок, график работы, состав плановых начислений с размерами, признак утверждения позиции, при включённых настройках — разряд, категория и диапазон окладов. Из этих реквизитов программа собирает и печатную форму Т-3, и плановый фонд оплаты труда.
Связь с кадровыми документами работает в обе стороны. При приёме, переводе и кадровом перемещении в документе выбирается позиция, и начисления подтягиваются из неё. Обратно позиция получает информацию о занятости: отчёты «Заполненность штатного расписания» и «Анализ штатного расписания» показывают, сколько ставок занято, сколько свободно и какая экономия фонда оплаты труда получается по незанятым ставкам. Вакансия в 1С — это не отдельный объект, а разница между количеством ставок позиции и числом занятых.
Совмещение должностей оформляется отдельным документом «Совмещение должностей», который открывается из «Кадры» — «Все кадровые документы» или из раздела «Зарплата» через изменение оплаты сотрудников. В документе выбирается должность из штатного расписания и указывается размер доплаты. Юридическая часть остаётся за кадром программы: поручение дополнительной работы по другой должности оформляется письменным согласием работника по статье 60.2 ТК РФ, а размер доплаты устанавливается соглашением сторон с учётом содержания и объёма работы по статье 151 ТК РФ.
Полезно знать: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональный размер — 32 916 рублей. Оклады в позициях штатного расписания сверяют с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, а не с федеральным.
Шаблоны для оформления штатного расписания и его изменений
Комплект закрывает связку «позиция в 1С — документ на бумаге»: начните с формы Т-3, если расписание в компании ещё не утверждено.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Штатное расписание у ИП и микропредприятий: когда его можно не вести
Прямой нормы, обязывающей каждого работодателя утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе нет. Связка возникает через статью 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения, её наименование должно соответствовать квалификационным справочникам и профстандартам. На практике это означает, что без штатного расписания придётся описывать должность и оклад прямо в трудовом договоре.
Для микропредприятий и некоммерческих организаций действует статья 309.2 ТК РФ: такой работодатель вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов при условии, что вопросы, которые обычно регулируются ЛНА, включены в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Индивидуальный предприниматель, отнесённый к микропредприятиям, пользуется этой нормой наравне с юридическим лицом. Позиция Роструда по спорным ситуациям с кадровыми документами публикуется в сервисе «Дежурный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф, где ответы даются по конкретным вопросам работодателей и работников.
Отказ от штатного расписания разумен, пока штат меньше десятка человек и структура не меняется. Как только появляются подразделения, вакансии и планирование фонда оплаты труда, отсутствие штатки превращается в ручную сверку окладов по договорам. В 1С этот порог заметен сразу: без включённой настройки отчёты по ставкам и вакансиям просто не строятся.
Ошибки при включении штатного расписания и цена этих ошибок
Первая по частоте ошибка — включить настройку в базе с грязными справочниками. 1С создаст позиции из того, что есть, и одна должность, введённая тремя разными способами, даст три позиции с разными датами утверждения. Разбор занимает больше времени, чем предварительная чистка справочников.
Вторая ошибка — расхождение дат. Позиции при автозаполнении получают дату первого кадрового приказа, а приказ об утверждении штатного расписания в компании издан позже. Отчёт Т-3 на дату проверки покажет состав, которого в утверждённом документе не было.
Третья ошибка — отношение к штатному расписанию как к технической таблице. Это локальный нормативный акт, и нарушения при его оформлении попадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора наказывается строже: по части 4 той же статьи юридическому лицу грозит от 50 000 до 100 000 рублей. Стоимость ошибки считается не только штрафом: восстановление истории расписания за прошлые периоды в базе, где история не велась, делается вручную по приказам и занимает недели. В практике Добыто аудит штатного расписания мы ставим первым этапом проекта, до настройки маршрутов подписания: чистить позиции после запуска дороже, чем до него.
Факт: штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно, тогда как графики отпусков и табели — 5 лет, а трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. При переходе на КЭДО сроки хранения не меняются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Штатное расписание и КЭДО: как связать 1С с электронным подписанием
Само штатное расписание подписывает работодатель, поэтому в КЭДО оно попадает не как документ для работника, а как источник данных: наименования должностей, подразделения и оклады подтягиваются в трудовые договоры, дополнительные соглашения и приказы, которые уже идут работнику на подпись. Ошибка в позиции расписания расходится по всему пакету кадровых документов.
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, со стороны работника в кадровом ЭДО применяется усиленная неквалифицированная подпись. Перечень документов, режимы подписания и порядок взаимодействия закреплены статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Часть документов в электронный вид не переводится: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Лайфхак: произвольный документ, который вы отправляете работнику в электронном виде, должен быть в формате PDF/A-1A согласно приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Файл в обычном PDF, Word или Excel придётся дополнительно дублировать на бумаге.
Кейс из практики: сервис аутсорсинга бухгалтерии с численностью 235 человек, из которых около трети работают из других регионов, переводил кадровое оформление в электронный вид. До перехода в процессе участвовали трое: HR-специалист, офис-менеджер и бухгалтер, а комплект документов ехал курьером 3-5 дней. После внедрения кадровые задачи ведёт один человек, срок подписания сократился до половины рабочего дня, экономия на курьерской доставке за первые месяцы составила 60 000 рублей.
Важный нюанс из практики: в федеральном медицинском центре кадровый резерв из примерно 800 специалистов по всей стране раньше оформляли в авральном режиме — при землетрясении в Турции около 200 человек пришлось принять за несколько дней без кадрового ЭДО. После перехода на личные кабинеты основная часть комплекта документов на приём готова заранее, до наступления чрезвычайной ситуации.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Интеграция с 1С:ЗУП строится через готовый модуль: кадровик остаётся в привычном интерфейсе, документ уходит на подпись из карточки, а обратно возвращается статус. В практике Добыто мы начинаем не с трудовых договоров, а с документов, которые проще всего обкатать: ознакомление с локальными нормативными актами и заявления на отпуск.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | рассчитывается индивидуально |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Полный состав тарифов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Штатное расписание в 1С:ЗУП живёт в разделе «Кадры», а управляется настройкой кадрового учёта: флажок включает справочник позиций, история изменений переводит правки на документы, автоматическая проверка не даёт принять человека на несуществующую должность. В 1С:Бухгалтерии полноценного штатного расписания нет, и это ограничение конфигурации, а не настроек. Позиция расписания связана с приёмом, переводом и совмещением, поэтому ошибка в ней расходится по всем кадровым документам, а сама штатка хранится постоянно и проверяется вместе с договорами и приказами.
Добыто занимается кадровым электронным документооборотом и интеграцией с 1С:ЗУП: данные штатного расписания передаются в систему подписания вместе с кадровыми документами, а обратно возвращаются статусы. Если в компании уже наведён порядок в позициях расписания, перевод кадровых документов в электронный вид перестаёт быть отдельным проектом и становится продолжением обычной работы кадровой службы.
Частые вопросы о штатном расписании в 1С
Как вести штатное расписание в одной базе 1С по нескольким организациям
Позиция штатного расписания привязана к подразделению конкретной организации, поэтому в базе с несколькими юридическими лицами расписания ведутся параллельно и не пересекаются. Документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» создаются отдельно по каждой организации, и отчёт «Штатное расписание (Т-3)» формируется тоже по выбранной организации. Общие справочники должностей при этом остаются едиными для всей базы, что и приводит к путанице: одинаковое название должности в двух организациях даёт две разные позиции.
Что делать, если 1С не даёт принять сотрудника из-за несоответствия штатному расписанию
Сообщение появляется при включённом флажке автоматической проверки кадровых документов, когда в утверждённых позициях нет нужной пары «подразделение плюс должность» либо все ставки позиции заняты. Правильный порядок: сначала провести документ «Изменение штатного расписания» с датой не позже даты приёма, затем оформить приём. Отключение проверки решает проблему на экране, но не в документах: приём пройдёт на позицию, которой в утверждённом расписании нет.
Нужно ли утверждать штатное расписание приказом каждый год
Обязанности переутверждать расписание ежегодно Трудовой кодекс не устанавливает: периодичность работодатель определяет сам. Практика делится на две схемы — утверждать новую редакцию раз в год приказом или вносить точечные изменения приказами по мере необходимости. В 1С первой схеме соответствует новый документ «Утверждение штатного расписания», второй — документ «Изменение штатного расписания»; в обоих случаях дата документа должна совпадать с датой вступления в силу приказа.
Как увидеть вакансии в штатном расписании 1С
Отдельного объекта «вакансия» в программе нет. Свободные ставки считаются как разница между количеством ставок позиции и числом занятых сотрудников, и показываются в отчётах «Анализ штатного расписания» и «Заполненность штатного расписания» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты». Там же видна экономия фонда оплаты труда по незанятым ставкам. Если включено бронирование позиций, ставка под кандидата помечается как забронированная и в свободные не попадает.
Можно ли хранить приказ об утверждении штатного расписания только в электронном виде
Штатные расписания и изменения к ним относятся к документам постоянного хранения, поэтому электронный архив планируют сразу, а не после перехода. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом: чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют — оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Обязан ли работодатель знакомить работников со штатным расписанием
По позиции Роструда такая обязанность возникает, только если она предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом самой компании. Штатное расписание не относится к документам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника, поэтому по умолчанию под подпись его не доводят. Работнику при этом сообщается наименование должности и размер оклада — через трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
