Ввести должности в штатное расписание одним приказом можно при любом количестве новых позиций. В приказе по основной деятельности перечисляют каждую должность: структурное подразделение, число штатных единиц, оклад и надбавки. Там же указывают дату введения и ответственного за изменения. Закон не ограничивает число изменений в одном приказе, а по общему правилу не требует согласовывать новые должности с ГИТ или профсоюзом. Принять человека на новую должность можно только с даты, когда она появилась в штатном расписании. Порядок зависит от того, затронуты ли действующие работники. Новые вакантные единицы вводят одним приказом без участия работников. Если же переименовывают занятую должность, с работником дополнительно заключают дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ.
Разберём, когда хватает приказа об изменениях, а когда проще утвердить штатное расписание в новой редакции. Покажем, что проверить до подписания: наименование по профстандарту, код по классификатору ОК 016-2025, зарплату в сравнении с региональным МРОТ. Во второй половине статьи — порядок в 1С:ЗУП, электронное подписание приказа, сценарная таблица по переименованию, дроблению ставок, совмещению и сокращению, образцы формы Т-3 и дополнительного соглашения, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частые вопросы.
Приказ об изменениях или новая редакция штатного расписания: как выбрать
Штатное расписание фиксирует структуру организации, перечень должностей, число штатных единиц, оклады и надбавки. Унифицированную форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации применять не обязательно. Работодатель может вести штатное расписание по Т-3 или по собственной форме, если в ней есть те же по смыслу графы. Срока действия у штатного расписания нет, ежегодно утверждать его заново закон не требует: документ действует, пока его не изменят приказом.
Новые должности вводят одним из двух способов. Первый: приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание, где перечислены добавляемые позиции. Второй: приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции, где новые должности уже включены в общую таблицу. Оба способа законны, разница в удобстве учёта и проверки.
| Критерий | Приказ о внесении изменений | Новая редакция штатного расписания |
|---|---|---|
| Что подписывает руководитель | Приказ с перечнем вводимых должностей и их параметрами | Приказ об утверждении и само штатное расписание целиком |
| Когда удобнее | Добавляется несколько позиций, остальная структура не меняется | Меняются подразделения, оклады, наименования или коды многих должностей |
| Что происходит с действующим документом | Продолжает действовать с учётом изменений | Прежняя редакция перестаёт действовать с даты новой |
| Как проверяющий видит актуальный штат | Сводит исходный документ со всеми приказами об изменениях | Видит одну таблицу на дату |
| Затронуты действующие работники | Приказа недостаточно: нужны дополнительные соглашения или уведомления | То же требование: новая редакция не заменяет документы с работниками |
Когда приказов об изменениях накапливается много, восстановить штат на конкретную дату становится трудоёмко. Тогда удобнее периодически утверждать новую редакцию, а точечные добавления между редакциями оформлять приказами об изменениях.
Когда одного приказа по штатному расписанию недостаточно
Приказ меняет только штатное расписание. Трудовые договоры работников он не меняет, поэтому в четырёх ситуациях требуются дополнительные документы:
- Переименование занятой должности. Трудовая функция работника — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием (абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ). Новое наименование вносят в договор дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ.
- Изменение условий договора по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений. Работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ).
- Исключение должностей при сокращении. Работников предупреждают персонально под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения (статья 180 ТК РФ). Выборный орган первичной профсоюзной организации, если он есть, уведомляют в тот же срок, а при массовом сокращении — за 3 месяца (статья 82 ТК РФ).
- Учёт мнения профсоюза, если такое согласование предусмотрено коллективным договором или ЛНА работодателя.
Если после приказа меняется договор хотя бы одного действующего работника, до подписания приказа проверьте, какой документ нужен именно этому работнику.
Что проверить до подготовки приказа о введении должностей
Индивидуальный предприниматель с работниками тоже ведёт штатное расписание. В трудовом договоре обязательно указывают трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Такой ответ Роструд дал на вопрос о штатном расписании у ИП на портале Онлайнинспекция.РФ. ИП без наёмных работников штатное расписание не нужно. Исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых в штатное расписание не включают: это не работники. Дистанционных работников по трудовому договору включают на общих основаниях.
Перед приказом проверьте каждую вводимую позицию по шести параметрам:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Наименование должности. Если с работой связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам (ЕКС, ЕТКС) или профессиональным стандартам (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Для остальных должностей наименование работодатель выбирает сам, но формулировка из профстандарта облегчает подбор и проверку квалификации.
- Код по классификатору. С 01.01.2026 действует ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.
- Структурное подразделение. Если нового подразделения ещё нет в штатном расписании, его вводят тем же приказом, до должностей.
- Оклад и надбавки. Размер должен соответствовать системе оплаты труда из положения об оплате труда или коллективного договора.
- Количество штатных единиц. Доли ставки (0,5; 0,25) указывают в графе числа единиц, если должность изначально рассчитана на неполное время.
- Дата введения. Не раньше даты приказа. С этой даты на должность можно принимать работников, поручать по ней совмещение и переводить на неё.
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Зарплату по новой должности сверяют с региональным значением.
Важный нюанс из практики: новый классификатор ОК 016-2025 затрагивает сразу штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение новой редакции, а с работниками на этих должностях — дополнительные соглашения к трудовым договорам. Поэтому ввод новых должностей удобно совместить с переходом всего штатного расписания на новые коды одной редакцией.
Если все шесть пунктов проверены, остаётся определить, кто подписывает приказ, и составить его текст.
Что написать в приказе о введении должностей в штатное расписание
Унифицированной формы приказа об изменении штатного расписания нет. Его составляют в произвольной форме как приказ по основной деятельности и нумеруют в той же последовательности. В форме Т-3 есть строка «Утверждено приказом организации от ___ № ___». Реквизиты этого приказа потом указывают в каждом документе, который ссылается на штатное расписание.
В одном приказе можно перечислить сколько угодно новых должностей, если у каждой указаны все параметры. Рабочая структура приказа:
- Заголовок: «О внесении изменений в штатное расписание» или «О введении должностей в штатное расписание».
- Преамбула с причиной: расширение отдела, открытие обособленного подразделения, запуск нового направления. Причина не обязательна, но при сокращении и переводах суд её проверяет.
- Распорядительная часть: «Ввести с [дата] в штатное расписание, утверждённое приказом от [дата] № [номер], следующие должности». Дальше — таблица с графами «Структурное подразделение», «Должность», «Количество штатных единиц», «Оклад, руб.», «Надбавки, руб.».
- Итоговая численность: новое общее число штатных единиц и месячный фонд оплаты труда по штатному расписанию.
- Поручение: специалисту по кадрам внести изменения в штатное расписание и кадровую программу, бухгалтерии учесть новые позиции в расчёте зарплаты.
- Контроль исполнения и подпись руководителя или уполномоченного лица.
Знакомить с приказом весь коллектив закон не обязывает: с ним под подпись знакомят исполнителей из распорядительной части. Если в тот же день кого-то переводят на новую должность, это оформляется отдельно — приказом о переводе и дополнительным соглашением.
Если руководитель в отпуске, командировке или на больничном, приказ подписывает уполномоченное лицо. Его полномочия подтверждает приказ о возложении обязанностей или доверенность.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на время своего отсутствия, но в приказе о возложении обязанностей, как и в доверенности, нужен конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает спор о том, мог ли заместитель подписать именно этот документ. Прежде чем отдавать приказ по штатному расписанию на подпись заместителю, откройте его приказ о возложении обязанностей и найдите там это полномочие.»
Приказ об изменении штатного расписания можно оформить на бумаге или в электронном виде. Статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге только отдельные кадровые документы: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы об инструктажах по охране труда и приказы об увольнении. Приказы по штатному расписанию в этот перечень не входят.
Как ввести новые должности в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень вводимых должностей с подразделением, наименованием, кодом по ОК 016-2025, числом штатных единиц, окладом и надбавками. Сверьте наименования с ЕКС, ЕТКС или профстандартом, если с должностью связаны льготы или ограничения.
- Шаг 2. Проверьте, затрагивают ли изменения действующих работников. Если да, подготовьте к той же дате дополнительные соглашения или уведомления по статье 74 ТК РФ.
- Шаг 3. Подготовьте приказ с датой введения не раньше даты подписания и с таблицей новых позиций. Укажите реквизиты приказа, которым утверждено действующее штатное расписание.
- Шаг 4. Подпишите приказ у руководителя или уполномоченного лица с подтверждёнными полномочиями и зарегистрируйте его в журнале приказов по основной деятельности.
- Шаг 5. Внесите изменения в штатное расписание по форме Т-3 или по собственной форме и в кадровую программу той же датой.
- Шаг 6. Ознакомьте исполнителей с приказом, передайте его в бухгалтерию и только после даты введения принимайте или переводите работников на новые должности.
Образцы штатного расписания и документов для оформления изменений
Комплект начинается с формы Т-3: по ней сверяют состав граф, прежде чем вносить новые строки, а остальные образцы нужны, если изменения затрагивают действующих работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Изменение штатного расписания и трудовые договоры: что оформить по каждому сценарию
Приказ, которым вводятся только вакантные должности, работников не касается: их трудовые договоры остаются прежними. Если же новые позиции появляются одновременно с переименованием, переводом, совмещением или сокращением, к приказу добавляются документы с работниками. Их состав зависит от сценария.
| Сценарий | Что оформить помимо приказа | Условие или срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Новые вакантные должности | Ничего | Приём на должность — с даты её введения | Ст. 57 ТК РФ |
| Переименование занятой должности без изменения функций | Дополнительное соглашение, приказ, запись в трудовую книжку при бумажной книжке | При согласии работника уведомлять за 2 месяца не нужно | Ст. 57, 66, 72 ТК РФ |
| Смена наименования или кода по ОК 016-2025 | Дополнительные соглашения с работниками, обновление должностных инструкций, ЛНА и 1С:ЗУП | Классификатор действует с 01.01.2026 | Приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст |
| Перевод действующего работника на новую должность | Дополнительное соглашение и приказ о переводе | Письменное согласие работника | Ст. 72, 72.1 ТК РФ |
| Изменение условий по инициативе работодателя при организационных изменениях | Письменное уведомление работника | Не позднее чем за 2 месяца, трудовая функция не меняется | Ст. 74 ТК РФ |
| Исключение должностей при сокращении | Персональное предупреждение, уведомление профсоюза, предложение вакансий | Не менее чем за 2 месяца до увольнения | Ст. 81, 82, 179, 180 ТК РФ |
| Совмещение по новой должности | Письменное согласие, приказ с объёмом работ и доплатой | Должность уже есть в штатном расписании | Ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Второй работник на 0,5 ставки, когда 1 единица занята работником на 0,5 ставки | Изменение штатного расписания | До приёма второго работника | Ст. 93 ТК РФ, позиция Роструда |
Больше всего документов нужно при сокращении: одним приказом можно ввести новые должности с ближайшей даты и исключить сокращаемые с даты не раньше, чем через 2 месяца после предупреждения. Для совмещения порядок обратный: сначала должность вводят в штатное расписание, и только потом работнику с его письменного согласия поручают работу по ней в пределах рабочего дня за доплату. Позиция о половине ставки взята из разъяснения Роструда о двух работниках на одной штатной единице: работник на 0,5 ставки занимает должность целиком, и для второго нужно менять штатное расписание.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ — распорядительный документ: он организует процесс, но не устанавливает взаимные обязательства сторон. Их создаёт соглашение. Поэтому новая строка в штатном расписании сама по себе не переводит работника и не меняет его должность в договоре. Если приказ касается конкретных людей, до его подписания проверьте, что по каждому из них готово дополнительное соглашение.»
Полезно знать: с 01.09.2026 Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ. При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации.
Важный нюанс из практики: если работника переводят на новую должность, а он в это время на больничном, закон перевод не запрещает. Если работник во время нетрудоспособности сможет подписать дополнительное соглашение о переводе, перевод оформить можно. На практике такое соглашение лучше подписать после выхода работника. Если ждать нельзя, зафиксируйте, как передан документ, что у работника было время с ним ознакомиться и что он сам подтвердил готовность подписать, лучше всего в переписке.
Штатное расписание в 1С 8.3: как провести ввод нескольких должностей
В линейке 1С 8.3 полноценное штатное расписание ведётся в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Сначала в настройках кадрового учёта включают использование штатного расписания и ведение истории его изменений. После этого первичный штат оформляют документом «Утверждение штатного расписания», а каждое последующее изменение — документом «Изменение штатного расписания».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Одним документом «Изменение штатного расписания» можно добавить несколько позиций сразу. По каждой указывают подразделение, должность, количество единиц, оклад и надбавки, а для документа — дату изменения. Дата в документе совпадает с датой введения из приказа, иначе кадровые приказы о приёме на новые позиции программа проведёт с расхождением. Если история изменений не ведётся, позиции правятся напрямую в справочнике, и восстановить штат на прошлую дату по программе уже нельзя. Поэтому при вводе должностей одним приказом настройку истории лучше включить заранее.
Сам документ в 1С — учётная запись. Распорядительным документом остаётся приказ за подписью руководителя, даже если текст приказа сформирован из программы.
Внимание: переход на классификатор ОК 016-2025 требует отдельно обновить кадровые программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому ошибка в справочнике должностей переходит в отчётность в СФР.
Если кадровые документы подписываются в КЭДО, приказ и связанные с ним дополнительные соглашения удобнее отправлять на подпись прямо из 1С. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день. Подписанные документы и их статусы возвращаются в 1С автоматически, и кадровику не нужно вручную сверять две системы.
Как подписать приказ по штатному расписанию в электронном виде
С 1 сентября 2022 года кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Работодатель подписывает электронные кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Приказ о введении должностей и штатное расписание в новой редакции подписывает только работодатель, поэтому достаточно УКЭП руководителя или уполномоченного лица. Если с приказом знакомят исполнителей или по нему заключают дополнительные соглашения, вид подписи работника определяет статья 22.2 ТК РФ и ЛНА о КЭДО. ПЭП, УНЭП и УКЭП при этом не взаимозаменяемы.
В Добыто приказ проходит путь по маршруту: специалист по кадрам загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и рассылает уведомления, руководитель подписывает, а исполнители знакомятся с телефона. Подписанный приказ попадает в электронный архив вместе с датой и подписями.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией, и её заверяют. Прежде чем отказываться от бумажного экземпляра штатного расписания, решите, чем вы подтвердите подлинность его электронной версии.»
Кейс из практики: работодатель внедрил КЭДО по всем правилам: утвердил положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Работник подал заявление об увольнении через систему, а потом оспорил увольнение. Первые две инстанции встали на сторону работодателя. Кассация отменила решения: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл. Подпись выдали ему в день подачи заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Для новых должностей из этого следует порядок действий: когда на них принимают людей, выпуск подписи и первые кадровые документы разводят по времени, а в ЛНА описывают порядок идентификации.
Ошибки при введении должностей и цена каждой из них
ГИТ при проверке запрашивает штатное расписание и сверяет его с трудовыми договорами, приказами и расчётными ведомостями. Нарушение трудового законодательства влечёт штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи: для юридического лица — от 50 000 до 70 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
- Приём до введения должности. Работника оформляют в тот же день, когда подписан приказ, а дата введения стоит на следующий месяц, потому что так удобнее бухгалтерии. В трудовом договоре оказывается должность, которой на дату приёма нет в штатном расписании. Исправлять это придётся приказом и дополнительным соглашением, а при проверке расхождение квалифицируют по статье 5.27 КоАП РФ.
- Переименование занятой должности без дополнительного соглашения. Кадровик считает, что приказа об изменении штатного расписания достаточно. Трудовая функция в договоре и штатное расписание расходятся, а изменение условий договора без письменного соглашения нарушает статью 72 ТК РФ.
- Новая должность одновременно с сокращением похожей. Если функции новой позиции повторяют функции сокращаемой, в споре суд проверяет, было ли сокращение реальным. Цена ошибки — восстановление работника и выплата среднего заработка за время вынужденного прогула.
- Наименование должности не по справочнику при наличии льгот. Если с должностью связаны компенсации или ограничения, а наименование расходится с ЕКС, ЕТКС или профстандартом, право работника на льготы придётся подтверждать отдельно.
- Разные даты в приказе и в 1С:ЗУП. Расчёт зарплаты и кадровые приказы опираются на учётную дату, а проверяющий — на дату приказа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Если дата выдачи подписи совпадает с датой кадрового документа, суд читает это как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Когда на новые должности набирают людей, проверьте по своей системе, что эти даты не совпадают.»
Проверяется также, умеет ли работник на самом деле работать в системе. Поэтому перед тем, как подключать к КЭДО всех, мы в практике Добыто сначала обкатываем процесс на пилотной группе.
Стоимость КЭДО для оформления приказов по штатному расписанию
Стоимость электронного оформления приказов и дополнительных соглашений зависит от числа сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Цены актуальны на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия подключения собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Любое число новых должностей вводится одним приказом по основной деятельности, если у каждой позиции указаны подразделение, число единиц, оклад, надбавки и дата введения. Проверять перед подписанием нужно не сам приказ, а его последствия для людей. Переименование, перевод, изменение условий и сокращение по-прежнему требуют дополнительных соглашений, уведомлений и соблюдения сроков. Кроме того, дата в приказе, в штатном расписании и в 1С:ЗУП должна совпадать.
В Добыто приказы по штатному расписанию и связанные с ними дополнительные соглашения подписываются электронно и синхронизируются с 1С:ЗУП. Подписание приказа руководителем и подписи работников под дополнительными соглашениями проходят в одной системе.
Частые вопросы о введении должностей в штатное расписание
Можно ли ввести должность в штатное расписание задним числом?
Нет. Дата введения должности не может быть раньше даты приказа, иначе приказ фиксирует изменения, которых на прошлую дату не было. Если работник уже работает по должности, которой нет в штатном расписании, её вводят приказом с текущей даты, а трудовой договор приводят в соответствие дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ.
Нужна ли новая штатная единица, чтобы принять работника на время отпуска по уходу за ребёнком?
Не нужна. Временного работника принимают по срочному трудовому договору на должность отсутствующего работника (статья 59 ТК РФ): за отсутствующим сохраняется место работы, а штатная единица остаётся одна. Новую единицу вводят, только если оба работника должны работать одновременно после выхода основного.
Нужна ли отдельная штатная единица для внутреннего совместителя?
Да. Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором (статьи 60.1 и 282 ТК РФ), поэтому совместитель занимает вакантную единицу или её долю в штатном расписании, чаще всего 0,5 ставки. Продолжительность работы по совместительству — не более 4 часов в день (статья 284 ТК РФ). Совмещение по статье 60.2 ТК РФ отдельного договора не требует и выполняется в пределах основного рабочего дня.
В какие сроки подать ЕФС-1 после приёма или перевода на новую должность?
Сведения о приёме подают в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. О переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Сам приказ о введении должностей в штатное расписание в ЕФС-1 не отражается, но наименование должности и код по классификатору в отчёте берутся из него.
Нужна ли печать на штатном расписании и чьи подписи ставят в форме Т-3?
Закон печать на штатном расписании не требует, а обязательной печати у обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ нет с 2015 года. В форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждает документ руководитель приказом, реквизиты которого указывают в шапке формы.
Сколько хранить штатное расписание и приказы об изменениях?
Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы по основной деятельности, которыми вводятся должности, тоже относятся к документам постоянного хранения. Для электронных версий срок тот же, поэтому до ликвидации организации их нужно хранить в архиве, который гарантирует читаемость и проверку подписи.
