Структурно штатное расписание фиксирует три уровня организации одновременно: перечень структурных подразделений с кодами, должности внутри каждого подразделения и количество штатных единиц с окладами и надбавками. Иерархия строится сверху вниз: руководство, затем подразделения первого уровня, внутри них отделы и группы, внутри отдела должности от руководителя к исполнителям. Форма Т-3 из постановления Госкомстата № 1 не обязательна с 2013 года, но статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре работу по должности в соответствии со штатным расписанием. У ИП и микропредприятия расписание часто сводится к плоскому списку должностей без подразделений, у компании от нескольких отделов без кодов и уровней подчинения документ перестаёт работать как основа для приказов, маршрутов согласования и учёта в 1С.
Материал помогает собрать структуру так, чтобы наименования должностей совпадали с трудовыми договорами, совмещение не требовало лишних штатных единиц, а изменения не создавали расхождений с допсоглашениями. Отдельно показываем, как иерархия настраивается в 1С:ЗУП и переносится в КЭДО. Сценарная таблица по совмещению, пошаговый порядок изменения расписания, чек-лист перед утверждением, образцы документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего состоит штатное расписание и где оно связано с трудовым договором
Штатное расписание оформляет структуру, штатный состав и штатную численность организации. В нём нет фамилий работников: документ описывает места, а не людей. Список «кто на какой ставке сидит» ведут отдельно, в штатной расстановке, и смешивать эти документы не стоит: при каждом приёме и увольнении пришлось бы переутверждать расписание.
Связь с трудовым договором прямая. Статья 15 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, статья 57 повторяет это требование для обязательных условий договора. На вопрос, законен ли договор с должностью, которой в расписании нет, Роструд отвечает отрицательно: в ответе специалистов на портале Онлайнинспекция.рф прямо сказано, что должность из трудового договора обязательно должна быть в штатном расписании организации.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов обязательными не являются, поэтому работодатель вправе утвердить собственную форму. На практике большинство компаний оставляет Т-3 или близкий к ней макет: графы формы уже покрывают всё, что нужно для иерархии.
| Графа Т-3 | Что в ней фиксируется | Роль в иерархии |
|---|---|---|
| 1 и 2 | Наименование и код структурного подразделения | Уровень и подчинённость подразделения задаются кодом и порядком строк |
| 3 | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Порядок должностей внутри подразделения: от руководителя к исполнителям |
| 4 | Количество штатных единиц, в том числе доли: 0,25; 0,5; 2,75 | Численность каждого уровня и вакансии |
| 5 | Тарифная ставка (оклад), руб. | Разница окладов между категориями одной должности |
| 6-8 | Надбавки, руб. | Доплаты, привязанные к позиции, а не к конкретному работнику |
| 9 | Всего в месяц: сумма граф 5-8, умноженная на графу 4 | Фонд оплаты труда по подразделению |
| 10 | Примечание | Пометки о временных позициях, сроках ввода и исключения должностей |
В самой форме Т-3 нет отдельной графы «подчиняется»: уровень подразделения читается только по коду и месту строки в документе. Если коды присвоены без системы, иерархию из расписания не восстановить, и её приходится дублировать в схеме оргструктуры или положении о подразделении. В шапке документа указывают номер, дату составления, период действия, реквизиты приказа об утверждении и общее число штатных единиц.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распорядительный документ нужен не только для того, чтобы проинформировать работников. Он подтверждает, что работодатель принял решение и когда именно он это сделал. Нет приказа с датой — нет следа, и в споре доказывать своё решение будет нечем. Проверьте, что у действующей редакции штатного расписания есть приказ об утверждении с номером и датой.»
Как выстроить иерархию подразделений: уровни, коды и порядок строк
Названия уровней закон не регламентирует. Устойчивая практика выглядит так: руководство или администрация, затем подразделения первого уровня (департамент, дирекция, управление или служба), внутри них отделы, внутри отделов сектора или группы. Чем больше уровней, тем точнее маршруты согласования, но тем больше приказов при каждой реорганизации. Для компании до 100 человек обычно хватает двух уровней: подразделение и отдел.
Система кодов, которая показывает подчинённость
Код подразделения работодатель присваивает сам. Удобнее всего иерархический код, где каждая следующая цифра обозначает уровень вложенности:
- 01 — администрация (генеральный директор, заместители, помощник);
- 02 — коммерческая дирекция;
- 02.1 — отдел продаж, 02.2 — отдел закупок;
- 02.1.1 — группа по работе с ключевыми клиентами внутри отдела продаж;
- 03 — финансовая служба, 03.1 — бухгалтерия.
При такой схеме код сам сообщает, кому подчиняется подразделение, а сортировка по коду выстраивает документ в правильном порядке. Самостоятельные группы без вышестоящего отдела лучше не создавать: у каждой строки должен быть один вышестоящий уровень, иначе маршрут согласования в КЭДО или 1С придётся настраивать вручную для каждого документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Правило одного руководителя и порядок должностей
Внутри подразделения первой строкой идёт его руководитель, затем заместитель, затем специалисты по убыванию категорий, затем рабочие профессии и обслуживающий персонал. У подразделения один руководитель: две должности «начальник отдела» в одном отделе создают вопрос, кто подписывает документы подчинённых. Если нужны два руководителя направлений, отдел делят на две группы со своими кодами.
Порядок строк влияет не только на читаемость. Когда документ маршрутизируется «по руководителю подразделения», система берёт первую руководящую позицию в структуре. В сервисе Добыто маршрут согласования строится по данным оргструктуры: кадровик загружает или создаёт документ, система сама выстраивает цепочку подписантов и отправляет уведомления.
Лайфхак: маршрут можно собрать двумя способами: последовательно (кадровик, руководитель, бухгалтерия, сотрудник по очереди) или параллельно, когда юрист, бухгалтерия и руководитель получают документ одновременно. Параллельная схема подходит для документов, где согласующие не зависят друг от друга.
Перед утверждением выгрузите список подразделений с кодами и проверьте две вещи: у каждого подразделения, кроме администрации, есть вышестоящее, и в каждом есть ровно одна руководящая должность.
Должности в штатном расписании: наименования, категории и доли ставок
Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны совпадать с квалификационными справочниками (ЕКС, ЕТКС) или с профессиональным стандартом. Это часть 2 статьи 57 ТК РФ. Пример: должность с правом на досрочную пенсию или работа во вредных условиях. Произвольное название вроде «менеджер по счастью» для такой позиции создаёт спор о праве на гарантии, и доказывать соответствие придётся работодателю.
Для остальных должностей название выбирает работодатель, но одно и то же название пишется одинаково во всех документах: в расписании, трудовом договоре, приказе Т-1, должностной инструкции и сведениях ЕФС-1 в Социальный фонд России. Расхождение в одно слово («специалист по кадрам» и «специалист отдела кадров») формально означает две разные должности.
Категории вместо разных окладов на одной строке
Одна строка расписания — одна должность с одним окладом. Когда двум специалистам одной должности платят по-разному, статьи 22 и 132 ТК РФ требуют обоснования разницы: равная оплата за труд равной ценности, запрет дискриминации при установлении условий оплаты. Разницу оформляют категориями или разрядами: «бухгалтер», «бухгалтер II категории», «бухгалтер I категории» — три строки с разными окладами и разными требованиями в должностных инструкциях. Персональные надбавки отражают в графах 6-8 или в положении об оплате труда, но в трудовом договоре оклад всё равно фиксируется конкретной суммой.
Доли ставок и вакансии
Графа 4 допускает дробные значения: 0,25; 0,5; 2,75 штатной единицы. Доля нужна для неполного рабочего времени и для внутреннего совместительства, где работник занимает половину ставки. Вакантные единицы остаются в расписании, пока их не исключат приказом. Вакансия в утверждённом расписании имеет последствия: при сокращении работодатель обязан предлагать работнику имеющиеся вакантные должности, и инспектор ГИТ сверяет их именно по штатному расписанию.
В сервисе Добыто должность, отдел и дата устройства отображаются в профиле работника после приёма. Опечатка в наименовании позиции переходит во все документы, которые формируются по этому профилю, поэтому название сверяют один раз, на уровне расписания.
Совмещение должностей и совместительство: что нужно в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ выполняется в течение рабочего дня наряду с основной работой, с письменного согласия работника и за доплату по статье 151. Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной работы время. От этого различия зависит, нужна ли в расписании отдельная штатная единица.
| Ситуация | Что нужно в штатном расписании | Как оформляется |
|---|---|---|
| Совмещение по другой должности | Должность есть в расписании: вакантная единица или единица временно отсутствующего работника | Письменное согласие, срок, содержание и объём работы, размер доплаты |
| Расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ по той же должности | Отдельная единица не нужна | Письменное согласие и доплата по статье 151 ТК РФ |
| Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы | Единица отсутствующего работника, новая не вводится | Письменное согласие, срок до выхода отсутствующего, доплата |
| Внутреннее совместительство | Свободная штатная единица или её доля, например 0,5 | Отдельный трудовой договор, работа вне основного рабочего времени |
Совмещать можно только ту должность, которая существует в расписании. Если бухгалтеру поручают вести кадры, а должности специалиста по кадрам в компании нет, сначала вводят эту позицию в расписание приказом, хотя бы долей ставки, и только потом оформляют совмещение. Поручение по статье 60.2 работник вправе досрочно прекратить, а работодатель — отменить, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня.
Образцы документов для штатной структуры и оформления должностей
Начните с формы Т-3: её графы задают структуру, по которой потом заполняются договор, приказ о приёме и допсоглашение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Изменение штатного расписания: приказ, допсоглашения и сроки
Изменения вносят приказом руководителя или уполномоченного им лица. Технически есть два пути: приказ о внесении изменений в действующее расписание (ввести единицу, исключить позицию, переименовать отдел, изменить оклад) или новая редакция расписания, утверждённая новым приказом. Второй путь удобнее при реорганизации нескольких подразделений: проверяющему не нужно собирать действующую структуру из десятка приказов.
Приказ меняет структуру, но не условия трудового договора конкретного работника. Если у занятой позиции меняется наименование, подразделение или оклад, с работником оформляют дополнительное соглашение: при переводе — по статье 72.1 ТК РФ, при изменении условий по соглашению сторон — по статье 72. Изменение по инициативе работодателя в связи с организационными или технологическими изменениями идёт по статье 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Приказ — распорядительный документ: он организует процесс, а взаимных обязательств с работником не устанавливает. Обязанности сторон создаёт соглашение. Поэтому порядок такой: сначала соглашение с работником, потом приказ, и не вместо него. Сверьте, что дата вступления в силу допсоглашения совпадает с датой, с которой действует новая редакция позиции в расписании.»
Исключение позиции, которую занимает работник, запускает процедуру сокращения. Работника предупреждают персонально под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения (статья 180 ТК РФ), предлагают имеющиеся вакансии, уведомляют выборный орган первичной профсоюзной организации по статье 82 ТК РФ и органы службы занятости. Дата, с которой позиция исключается из расписания, не может быть раньше даты увольнения работника, который её занимает: иначе человек в период предупреждения числится на должности, которой в штате уже нет.
Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформулируйте изменение по строкам расписания: какие коды подразделений, должности и штатные единицы вводятся, исключаются или меняются, с какой даты.
- Шаг 2. Определите, какие из затронутых позиций заняты, и по каждой выберите основание: соглашение сторон, перевод, статья 74 или сокращение.
- Шаг 3. Для изменений по инициативе работодателя вручите уведомления не позднее чем за 2 месяца до даты изменения и получите подписи работников.
- Шаг 4. Издайте приказ о внесении изменений или об утверждении новой редакции расписания с указанием даты вступления в силу.
- Шаг 5. Подпишите с работниками дополнительные соглашения и оформите приказы о переводе с той же датой, что указана в приказе по расписанию.
- Шаг 6. Обновите справочники подразделений и должностей в учётной системе, должностные инструкции и маршруты согласования, затем передайте изменения должности и подразделения в сведениях ЕФС-1.
Факт: трудовые договоры, допсоглашения, приказы и ЛНА можно оформлять в КЭДО в электронном виде, а приказ об увольнении и трудовая книжка остаются на бумаге. При сокращении, связанном с изменением расписания, это значит смешанный комплект документов.
Во что обходится расхождение расписания и договоров
Должность в трудовом договоре, которой нет в расписании, или исключённая позиция с работающим на ней человеком квалифицируются как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица, от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юрлицу от 50 000 до 70 000 рублей, должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Более дорогое последствие наступает в суде: если сокращение проведено с нарушением порядка, работника восстанавливают, и работодатель обязан вернуть позицию в расписание и оплатить вынужденный прогул.
Штатное расписание ИП и малого бизнеса: когда сложная иерархия не нужна
Индивидуальный предприниматель без работников штатное расписание не составляет: описывать нечего. С первым работником по трудовому договору появляется требование статьи 57 ТК РФ, и должность в договоре нужно на что-то опирать. Форма Т-3 рассчитана на организацию, но ИП вправе её использовать или утвердить упрощённый вариант.
Многоуровневая структура с кодами избыточна в четырёх типовых ситуациях:
- у ИП или в ООО работает до 10-15 человек, все подчиняются одному руководителю, и подразделений фактически нет;
- весь персонал выполняет одну функцию, например торговый зал одного магазина, и деление на группы не отражает реального подчинения;
- часть людей работает по договорам ГПХ или как самозанятые: исполнители в штатное расписание не включаются, для них позиции не создаются, и строить под них подразделения бессмысленно;
- подразделение существует на бумаге ради одного работника, который подчиняется напрямую директору.
В этих случаях расписание ведут плоским списком должностей с окладами и числом единиц. Графы 1 и 2 заполняют одной строкой, например «Администрация» или «Основной персонал». Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных нормативных актов и перенести условия в трудовой договор по типовой форме, но требование указывать должность в соответствии со штатным расписанием из статьи 57 эта норма прямо не отменяет. Трактуют её по-разному, поэтому короткое расписание на одну страницу мы советуем сохранить.
Штатное расписание в 1С 8.3: как настроить иерархию в ЗУП и связать её с КЭДО
В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» на платформе 1С 8.3 полноценного штатного расписания нет, его ведут в «Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП 3.1). Учёт включается в настройках кадрового учёта: флажок ведения штатного расписания, при необходимости история изменений и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие расписанию. С включённой проверкой программа не даст провести приём на позицию, которой нет или на которой не осталось свободных единиц.
Иерархия в ЗУП строится в справочнике «Подразделения»: у каждого подразделения указывается вышестоящее, и дерево повторяет коды из Т-3. Должности заводятся отдельным справочником, а позиция штатного расписания связывает подразделение, должность, количество единиц и оклад. Когда история изменений включена, структура утверждается документом «Утверждение штатного расписания», а правки идут документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Печатная форма Т-3 формируется из тех же данных отчётом по кадрам.
Для КЭДО иерархия из 1С служит источником маршрутов: система определяет руководителя подразделения и отправляет ему документ подчинённого. В Добыто интеграция с 1С:ЗУП передаёт документ на подпись и возвращает его в учётную систему со статусом подписания, поэтому после переименования отдела в ЗУП маршрут не нужно перенастраивать вручную.
Полезно знать: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.
Типичные ошибки при переносе структуры в 1С
Структуру переносят в учётную систему после утверждения на бумаге или в файле, и на этом этапе появляются расхождения: одно подразделение заведено дважды с разным написанием, должность создана без категории, хотя в Т-3 их три, расформированный отдел не отмечен и продолжает участвовать в маршрутах. Каждое из этих расхождений позже переходит в трудовые договоры и сведения ЕФС-1.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. В споре суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Запустите новую структуру и маршруты на одном подразделении, проверьте, что документы доходят до нужного руководителя, и только потом переводите остальные отделы.»
Чек-лист проверки штатной структуры перед утверждением
Проверку удобнее проводить по выгрузке из учётной системы, а не по печатной форме: так видны дубли и пустые позиции.
- У каждого подразделения, кроме администрации, есть вышестоящее, а код отражает уровень вложенности.
- В каждом подразделении одна руководящая должность, и она стоит первой строкой.
- Наименования должностей с льготами, компенсациями или ограничениями совпадают с ЕКС, ЕТКС или профстандартом.
- Одна должность в одном подразделении имеет один оклад; разница оформлена категориями или разрядами.
- Должность в каждом действующем трудовом договоре дословно совпадает с позицией в расписании.
- Для каждого совмещения по другой должности в расписании есть вакантная единица или единица отсутствующего работника.
- Для каждого внутреннего совместителя есть свободная единица или её доля.
- Исполнители по ГПХ и самозанятые в расписание не включены.
- У действующей редакции есть приказ об утверждении с номером, датой и датой вступления в силу.
- Справочники подразделений и должностей в 1С и маршруты в КЭДО соответствуют утверждённой редакции.
Пункт с дословным совпадением должностей проверяют чаще всего при проверке ГИТ, поэтому начните с него: выгрузите список работников с должностями из учётной системы и сравните с расписанием построчно.
Стоимость КЭДО для компании со штатной структурой в 1С
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С. Тарифы указаны на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
УКЭП для сотрудников выпускается через партнёрские удостоверяющие центры, тариф можно повысить или понизить в любой момент с пересчётом разницы за оставшийся период. Условия по каждому уровню и состав функций для вашей численности собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Иерархию в штатном расписании задают коды подразделений и порядок строк: форма Т-3 не содержит графы подчинённости, поэтому система кодов и правило одного руководителя на подразделение заменяют её. Должность пишется одинаково в расписании, договоре, приказе и ЕФС-1, а разница в оплате оформляется категориями. Совмещение по другой должности возможно только при наличии позиции в штате, а любое изменение структуры сопровождается допсоглашениями с той же датой, что и приказ.
В Добыто структура из 1С:ЗУП становится основой маршрутов согласования: приказы об изменении расписания, допсоглашения и переводы подписываются электронно и возвращаются в учётную систему со статусом, без ручной сверки подписантов после каждой реорганизации.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли утвердить изменения в штатное расписание задним числом?
Приказ об изменении расписания получает дату издания, а дата вступления изменений в силу может совпадать с ней или быть позже. Если указать дату раньше приказа, в период между ними работники будут числиться на позициях, которых по документам уже нет или ещё нет, и допсоглашения с ними не совпадут по датам с расписанием. Для изменений по инициативе работодателя по статье 74 ТК РФ ещё и нарушается срок уведомления в 2 месяца.
Включаются ли дистанционные работники в штатное расписание?
Да. Дистанционный работник работает по трудовому договору, и его должность должна быть в расписании так же, как у офисного. Дистанционный режим по статье 312.1 ТК РФ — условие трудового договора, а не признак подразделения, поэтому отдельный «дистанционный отдел» создавать не нужно: позиция остаётся в том подразделении, которому работник фактически подчиняется.
Что делать с позицией работницы в отпуске по уходу за ребёнком?
Позиция остаётся занятой за работницей на весь период отпуска. Для замены на время отсутствия принимают работника по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ на ту же штатную единицу, новую единицу вводить не нужно. Если обязанности отсутствующей поручены коллеге, это оформляется как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника по статье 60.2 ТК РФ с доплатой.
Суд восстановил работника, а его должность уже исключена из расписания. Как быть?
Решение о восстановлении исполняется немедленно, и работодатель обязан вернуть должность в штатное расписание приказом с даты восстановления. Роструд отдельно разъясняет, что отказ вносить изменения в расписание в связи с восстановлением работника по решению суда неправомерен. Одновременно издаётся приказ об отмене приказа об увольнении.
Нужно ли отдельное штатное расписание для филиала или обособленного подразделения?
Отдельного расписания для обособленного подразделения закон не требует. Филиал показывают в расписании организации как структурное подразделение первого уровня со своим кодом, внутри него — отделы и должности по тем же правилам. Для учёта в 1С удобно, чтобы код филиала совпадал с кодом обособленного подразделения, которое используется в отчётности.
На какой срок утверждается штатное расписание?
Срок действия ТК РФ не устанавливает. Период действия работодатель указывает в шапке документа сам: на календарный год или «с даты утверждения» без даты окончания. Расписание действует, пока его не изменят или не заменят новой редакцией, поэтому ежегодное переутверждение без изменений структуры и окладов не обязательно.
