Штатное расписание детских садов как распределить ставки по группам

Штатное расписание детских садов строится от группы: число ставок воспитателя и помощника воспитателя считают по формуле из Нормативов численности персонала дошкольных учреждений (постановление Минтруда России от 21.04.1993 № 88). Длительность пребывания детей в группе за смену умножают на число рабочих дней в неделю и делят на норму часов за ставку: 36 часов у воспитателя, 40 часов у помощника. Для группы с 12-часовым режимом при пятидневке это 1,67 ставки воспитателя и 1,5 ставки помощника до поправки на отпуска и больничные. Отдельно считаются группы для детей с ОВЗ: норма воспитателя там 25 часов, поэтому на ту же группу нужно 2,4 ставки.

Ниже показаны формула с коэффициентом невыходов, готовые значения для режимов от 5 до 24 часов и нормативы для специалистов, которых считают на сад, а не на группу: музыкального руководителя, инструктора по физкультуре, педагога-психолога, административного персонала и пищеблока. Разобраны способы закрыть дробный остаток ставки и оформление при открытии или закрытии группы. Пример штатного расписания сада на 6 групп, работа в 1С:ЗУП, типичные ошибки, образцы документов и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Какие нормы определяют число ставок в детском саду в 2026 году

С 1 сентября 2025 года нормы часов педагогической работы за ставку устанавливает приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 269. Он заменил приказ Минобрнауки от 22.12.2014 № 1601 и действует до 1 сентября 2031 года. Порядок расчёта численности и нормативы для непедагогических должностей по-прежнему дают Нормативы из постановления № 88. В пункте 2 постановления сказано, что они «рекомендуются для применения в дошкольных учреждениях независимо от ведомственной подчиненности, форм собственности и хозяйствования». Поэтому формула подходит и муниципальному саду, и частному детскому саду ИП с наёмными работниками.

Нормы часов по должностям сверяйте с официальным текстом приказа Минпросвещения № 269 на портале правовой информации: воспитателю групп с ОВЗ там установлена иная норма, чем воспитателю общеразвивающей группы. От этой нормы напрямую зависит знаменатель формулы.

В таблице собраны нормы часов за ставку из приказа № 269 и нормативы численности из постановления № 88 для должностей, которые распределяются по группам.

Помощник воспитателя в эту систему норм часов не входит: он не педагогический работник, и его 40 часов соответствуют общей норме рабочего времени по статье 91 ТК РФ. Поэтому одинаковый режим группы даёт разное число ставок воспитателя и помощника. Значения «до» в таблицах постановления № 88 читаются включительно (пункт 1.10): сад ровно на 6 групп попадает в графу «до 6».

Медицинскую сестру в этой таблице искать не нужно. По пункту 1.7 Нормативов медицинское обслуживание дошкольного учреждения обеспечивают органы здравоохранения, а сад предоставляет им помещение. Прежде чем вводить ставку медсестры в штатное расписание, проверьте договор с поликлиникой и наличие у сада медицинской лицензии.

Формула ставок воспитателя и помощника воспитателя на группу

Явочную численность группового персонала постановление № 88 считает так: Чяв = Тс × Т / Тн. Здесь Тс — продолжительность пребывания детей в группе за смену, Т — число рабочих дней сада в неделю, Тн — норма часов за ставку. Явочная численность не учитывает, что люди уходят в отпуск и болеют, поэтому списочную численность получают умножением на коэффициент невыходов: Чсп = Чяв × Кн, где Кн = 1 + процент планируемых невыходов / 100. Процент невыходов берут по данным бухгалтерского учёта своего сада, а не из чужого примера.

Пример из самих Нормативов: группа из 20 детей старше трёх лет, шестидневка, 9 часов пребывания, невыходы 10%. Воспитатели: 9 × 6 × 1,1 / 36 = 1,65 ставки. Помощники: 9 × 6 × 1,1 / 40 = 1,49 ставки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Режимы работы групп задаёт Порядок организации образовательной деятельности по программам дошкольного образования (приказ Минпросвещения России от 31.07.2020 № 373): кратковременное пребывание до 5 часов, сокращённый день 8-10 часов, полный день 10,5-12 часов, продлённый день 13-14 часов и круглосуточное пребывание. Ниже расчёт для пятидневки с коэффициентом невыходов 1,1, то есть при 10% невыходов, как в примерах Нормативов. Подставьте свой процент невыходов, и значения изменятся пропорционально.

При шестидневке значения растут на пятую часть: 12-часовая группа требует 2 ставки воспитателя без учёта невыходов и 2,2 ставки с Кн 1,1. Для помощника в группе для детей с ОВЗ в таблице взята норма 40 часов; если группа для умственно отсталых детей или детей с поражением ЦНС, знаменатель равен 36 и помощнику нужно 1,67 ставки при 12-часовом режиме.

Группы для детей с ОВЗ и круглосуточные группы: где формула меняется

Для группы компенсирующей направленности меняются три параметра сразу. Норма воспитателя снижается до 25 часов, поэтому 12-часовая пятидневная группа требует 2,4 ставки, шестидневная 2,88 ставки. Наполняемость ниже: для детей дошкольного возраста с нарушениями речи постановление № 88 даёт до 10 человек, для слабослышащих и детей с нарушениями опорно-двигательного аппарата до 8, для детей со сложным дефектом до 5. Кроме того, на каждую такую группу вводится 1 ставка учителя-логопеда или учителя-дефектолога.

В круглосуточных группах воспитателя считают не на полные сутки. Для ясельной группы берут 24 часа работы, для дошкольной 14 часов, а помощника воспитателя в обоих случаях считают на весь режим работы учреждения. Если в саду 4 и более круглосуточные группы и есть изолятор, по примечанию к нормативам вводится дополнительная численность помощников воспитателя, рассчитанная по той же формуле.

Как рассчитать ставки воспитателей и помощников на группу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите по каждой группе фактический режим из устава или локального акта о режиме работы: часы пребывания детей в день и число рабочих дней в неделю.
2. Шаг 2. Определите направленность группы и возраст детей: общеразвивающая, компенсирующая для детей с ОВЗ, ясельная, круглосуточная. От этого зависят норма часов воспитателя (36 или 25) и помощника (40 или 36).
3. Шаг 3. Посчитайте явочную численность: часы пребывания × рабочие дни / норма часов за ставку. Считайте отдельно для воспитателя и помощника.
4. Шаг 4. Возьмите у бухгалтерии процент невыходов за прошлый год (отпуска, больничные, учёба) и умножьте явочную численность на коэффициент 1 + процент / 100.
5. Шаг 5. Сложите результаты по всем группам внутри одной должности и округлите итог до шага, который используется в штатном расписании (0,25 или 0,5 ставки).
6. Шаг 6. Сверьте итог с фондом оплаты труда и, для муниципального сада, с нормативными затратами учредителя: если средств меньше, чем даёт расчёт, фиксируйте, какие часы группы будут закрыты совмещением или дополнительной нагрузкой.

Специалисты, административный и обслуживающий персонал: ставки на сад, а не на группу

Музыкального руководителя, инструктора по физической культуре и педагога-психолога тоже считают от числа групп, но не по формуле, а по фиксированным долям ставки. Административный персонал, бухгалтерию и пищеблок считают по шкалам, где ставка меняется ступенчато при росте числа групп или детей. Поэтому в штатном расписании одна «новая» группа иногда добавляет 0,25 ставки специалиста, а иногда переводит сад в следующую графу шкалы и добавляет целую должность.

Возьмём пример: сад на 6 групп с пятидневкой и 12-часовым режимом, 2 ясельные группы по 15 детей и 4 дошкольные группы по 20 детей, всего 110 воспитанников, невыходы 10%. Ставки по нормативам постановления № 88 распределяются так.

Итого 36,15 ставки без уборщиков служебных помещений и сторожей. Уборщиков считают по площади: 0,5 ставки на каждые 250 м² убираемой площади, но не меньше 0,25 на учреждение. Сторожей — по нормативам вневедомственной охраны. Если в саду 3 и более ясельные или круглосуточные группы, к поварам добавляется 0,5 ставки, а шеф-повар появляется только с 8 групп. Выпишите по своему саду число групп, детей и убираемую площадь и пройдите по той же таблице: так видно, какую ставку добавит или снимет открытие следующей группы.

Дробные ставки, совмещение и совместительство: как закрыть остаток

Формула почти всегда даёт дробь: 1,83 ставки на 12-часовую группу, 1,60 на группу с режимом 10,5 часа. В штатном расписании дробная ставка допустима, трудность начинается при распределении людей. Два воспитателя на полную ставку дают группе 72 часа в неделю при 60 часах пребывания детей, а один воспитатель на ставку и второй на 0,83 ставки закрывают режим, но второй работает неполное рабочее время. Остаток до расчётной численности кадровик закрывает одним из трёх способов, и у каждого своё оформление.

• Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ. Воспитатель занимает 0,5 или 0,75 ставки по трудовому договору или дополнительному соглашению. Оплата пропорциональна отработанному времени.
• Совмещение по статье 60.2 ТК РФ. Штатный работник выполняет дополнительную работу по вакантной или временно свободной ставке в пределах своего рабочего дня. Нужны письменное согласие работника, приказ с объёмом и сроком работы и доплата по соглашению сторон по статье 151 ТК РФ. Работник может досрочно отказаться, а работодатель отменить поручение, предупредив другую сторону не менее чем за 3 рабочих дня.
• Внутреннее совместительство по статье 282 ТК РФ. Работа за пределами основного рабочего времени по отдельному трудовому договору. По статье 284 ТК РФ в дни основной работы совместительство не может превышать 4 часов в день, а за месяц — половины месячной нормы рабочего времени.

Совмещение удобно, когда остаток ставки временный: воспитатель ушёл в отпуск, группу укомплектуют через месяц. Совместительство подходит, когда остаток постоянный и его закрывает конкретный человек после своей смены, например помощник воспитателя, который работает ещё 0,25 ставки уборщиком служебных помещений. Проверьте по табелю, что совместитель не выходит за 4 часа в дни основной работы.

Когда формула постановления № 88 не подходит

Нормативы 1993 года рекомендательные, и в трёх ситуациях их нельзя переносить в штатное расписание механически.

• Работа, которой нет в сборнике: например, дополнительные платные кружки или обслуживание оборудования, появившегося после 1993 года. По пункту 1.9 Нормативов на такие работы устанавливают местные нормативы методами технического нормирования.
• Летний выезд на дачу. По пункту 1.8 численность на это время считают по нормативам круглосуточного пребывания с учётом работы в выходные дни, то есть отдельным расчётом на летний период.
• Финансирование не покрывает расчёт. Для муниципального сада потолок ставок фактически задаёт фонд оплаты труда, доведённый учредителем, а расчёт по формуле служит обоснованием при защите штатного расписания.

Если расчёт по формуле расходится с утверждённым учредителем фондом, сохраните расчёт с процентом невыходов как приложение к пояснительной записке: он показывает, какие часы групп остаются без закреплённой ставки.

Как оформить изменение штатного расписания при открытии или закрытии группы

Штатное расписание утверждает руководитель приказом. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года унифицированные формы не обязательны, и сад вправе использовать собственную форму с теми же реквизитами: подразделение, должность, число штатных единиц, оклад, надбавки. Связь штатного расписания с трудовым договором прямая: по статье 57 ТК РФ трудовая функция указывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому наименование должности в договоре и в штатном расписании должно совпадать дословно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Группа как подразделение или общий пул ставок

В форме Т-3 ставки можно показать двумя способами. Первый: каждая группа выделена структурным подразделением, и под ней стоят свои ставки воспитателя и помощника. Второй: воспитатели и помощники идут общей строкой по должности в педагогическом подразделении, а закрепление за группами оформляется отдельным приказом о распределении обязанностей и графиком работы.

Второй способ гибче. По статье 72.1 ТК РФ перемещение в другое структурное подразделение в той же местности не требует согласия работника, если не меняются условия трудового договора. Но если в договоре воспитателя указано место работы с конкретной группой-подразделением, перевод в другую группу меняет условие договора и требует дополнительного соглашения. Прежде чем выделять группы подразделениями, проверьте, что написано в разделе «место работы» действующих трудовых договоров.

Что сделать при открытии, закрытии или переформировании группы

Открытие группы оформляют приказом о внесении изменений в штатное расписание: добавляются ставки воспитателя и помощника по формуле и, если сад переходит в следующую графу шкал, доли специалистов и обслуживающего персонала. Закрытие группы сложнее. Если ставки сокращаются, по статье 180 ТК РФ работников предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца и предлагают им имеющиеся вакансии. Если меняется только режим группы, например с 12 до 10,5 часа, и вместе с ним объём ставки, это изменение условий трудового договора по инициативе работодателя: по статье 74 ТК РФ письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца.

Штатное расписание и приказы по нему хранятся постоянно, в отличие от табелей и графиков отпусков со сроком 5 лет. Поэтому каждая редакция штатного расписания с приказом об изменении должна оставаться в архиве сада, а не заменяться новой версией файла.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Перед тем как подписать приказ об изменении штатного расписания, пройдите короткую проверку:

• ставки воспитателей и помощников пересчитаны по фактическому режиму каждой группы и актуальному проценту невыходов;
• наименования должностей в новой редакции совпадают с трудовыми договорами и должностными инструкциями;
• для работников, у которых меняется объём ставки или место работы, подготовлены уведомления и дополнительные соглашения;
• при сокращении ставок учтены сроки статьи 180 ТК РФ и круг лиц с преимущественным правом;
• новая редакция загружена в кадровую программу с той же датой, что и приказ.

Образцы документов для штатного расписания детского сада

Начните с шаблона штатного расписания по форме Т-3, а закрепление воспитателей за группами оформите приказом о распределении обязанностей.

Штатное расписание в 1С:ЗУП и подписание кадровых изменений в КЭДО

В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание включается в настройках кадрового учёта флажком «Использовать штатное расписание». Позиции вводятся документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки — документом «Изменение штатного расписания», а печатная форма Т-3 формируется отчётом. Дробное количество ставок в позиции допускается, поэтому 1,83 ставки воспитателя на группу вносятся как есть. Если группы выделены подразделениями, позиция создаётся по каждой группе; при общем пуле — одна позиция «Воспитатель» с суммарным числом ставок.

Включите контроль соответствия кадровых данных штатному расписанию: тогда программа не даст принять работника на ставку, которой нет в утверждённой редакции, и покажет, где занятых ставок больше, чем штатных. Совмещение оформляется в ЗУП отдельным документом с указанием совмещаемой позиции и размера доплаты, и эта доплата попадает в расчёт зарплаты только за указанный в документе период.

Для этой связки в Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Приказ об изменении штатного расписания формируется в 1С, а подписание и хранение идут в КЭДО.

Дополнительные соглашения при изменении ставок в электронном виде

Пересчёт ставок в саду на 6 групп затрагивает сразу 20 и более работников: каждому нужны уведомление, дополнительное соглашение и ознакомление с приказом. В бумажном виде это дни сбора подписей с воспитателей разных смен. В КЭДО трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, уведомления и согласия можно оформлять электронно, а трудовую книжку, приказ об увольнении и журнал инструктажей закон оставляет на бумаге.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Иногда слышу логику: раз микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, то и кадровые документы можно оформлять так же. Для меня это первый признак, что в компании не разведены перечень документов и виды подписи. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Сверьте, каким видом подписи по вашему Положению о КЭДО подписывается каждый документ пакета.»

В интерфейсе Добыто пакет таких документов отправляется по маршруту согласования, а подписание и перенос в архив выполняются массовыми действиями, без отправки каждого файла отдельно. У персонала детского сада другая особенность: часть помощников воспитателя и поваров не работает с компьютером ежедневно.

Важный нюанс из практики: суд, рассматривавший спор об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, решил дело в пользу работника. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, но подпись выдали в день подачи заявления, а подписывал за работника другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Когда документы за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.»

Ошибки при распределении ставок по группам и их цена

Большая часть ошибок в штатном расписании сада возникает из-за неверного знаменателя формулы или пропущенного коэффициента. Каждая из них видна в цифрах.

1. Помощника воспитателя считают по норме 36 часов. Так делают по аналогии с воспитателем. Для 12-часовой группы получается 1,67 ставки вместо 1,5, в саду на 6 групп лишняя 1 ставка, которую не подтвердит расчёт при защите фонда оплаты труда.
2. Не применяют коэффициент невыходов. Расчёт выглядит экономным: 10 ставок воспитателя на 6 групп с 12-часовым режимом вместо 11. Недостающая ставка закрывается постоянными совмещениями в сезон отпусков, и доплаты по статье 151 ТК РФ в сумме выходят сопоставимы с этой ставкой.
3. Группу для детей с ОВЗ считают по норме 36 часов. На 12-часовую группу выходит 1,67 ставки вместо 2,4. Воспитатели работают сверх нормы 25 часов, и эти часы приходится оплачивать дополнительно.
4. Меняют режим или ставку без уведомления за 2 месяца. Руководитель хочет перестроить график к 1 сентября и издаёт приказ в августе. Нарушение статьи 74 или 180 ТК РФ даёт работнику основание оспорить изменение, а сад рискует штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей.
5. Переименовывают должности только в штатном расписании. В трудовом договоре остаётся прежнее наименование, и трудовая функция перестаёт соответствовать штатному расписанию, как требует статья 57 ТК РФ. Исправление требует дополнительных соглашений с каждым работником.

Стоимость кадрового электронного документооборота для детского сада

Стоимость КЭДО зависит от числа сотрудников и нужных функций: для синхронизации со штатным расписанием в 1С:ЗУП нужна интеграция, которая входит не во все тарифы.

Сад из примера выше, с 36 штатными единицами, не укладывается в лимит 25 сотрудников тарифа «Старт», а по тарифу «Бизнес» при численности до 50 человек действует минимальная оплата 30 000 ₽ в год. Актуальные условия и состав каждого тарифа на дату подключения указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; перейти на другой тариф можно в любое время с пропорциональным пересчётом.

Выводы

Ставки на группу детского сада получаются расчётом, а не выбираются по привычке: часы пребывания детей, рабочие дни и норма часов за ставку дают явочную численность, а коэффициент невыходов превращает её в штатную. Воспитателя считают по 36 или 25 часам в зависимости от направленности группы, помощника по 40 или 36 часам, а специалистов и обслуживающий персонал добавляют по шкалам от числа групп и детей. Любое изменение режима или состава групп оформляется приказом по штатному расписанию и дополнительными соглашениями с соблюдением двухмесячных сроков.

Добыто закрывает документальную часть этой работы: штатное расписание остаётся в 1С:ЗУП, а приказы, уведомления и дополнительные соглашения по изменённым ставкам подписываются в КЭДО и хранятся в электронном архиве.

Частые вопросы о штатном расписании детского сада

Нужно ли штатное расписание ИП, который открыл частный детский сад?

Прямой обязанности утверждать штатное расписание ТК РФ не устанавливает, но статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, и без него трудно подтвердить наименования должностей и размер оплаты. ИП вправе использовать форму Т-3 или свою форму. Нормативы постановления Минтруда № 88 рекомендованы для дошкольных учреждений независимо от формы собственности, поэтому ставки воспитателей и помощников ИП считает по той же формуле.

Можно ли платить помощнику воспитателя на 0,5 ставки меньше МРОТ?

Да, если он работает неполное рабочее время. МРОТ гарантируется работнику, полностью отработавшему месячную норму времени, поэтому при 0,5 ставки месячная оплата сравнивается с половиной МРОТ: с 1 января 2026 года это 13 546,50 рубля от федерального значения 27 093 рубля. Если в регионе установлен собственный МРОТ, сравнение ведут с ним.

Как отразить в штатном расписании ставку воспитателя в отпуске по уходу за ребёнком?

Ставка остаётся за работником: на время отпуска по уходу за ребёнком за ним сохраняется место работы по статье 256 ТК РФ. На эту же ставку принимают другого воспитателя по срочному трудовому договору до выхода основного работника на основании статьи 59 ТК РФ. Новую штатную единицу вводить не нужно.

Нужно ли менять штатное расписание из-за нового классификатора ОК 016-2025?

Классификатор ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо его утверждение в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1.

Нужен ли рабочий по стирке белья, если сад пользуется прачечной?

По Нормативам № 88 рабочих по стирке вводят, когда нет возможности пользоваться услугами коммунальной прачечной, из расчёта 0,5 ставки на каждые 50-60 кг сухого белья. При наличии ясельных групп часть ставки допускается и при пользовании прачечной: 0,25 ставки на 2-3 группы, 0,5 на 4-5 групп, 1 ставка на 6 и более групп.

Как считать музыкального руководителя, если в саду есть группы детей младше 1,5 лет?

Норматив 0,25 ставки установлен на группу детей старше 1,5 лет наполняемостью 15-20 человек. Для групп детей младше 1,5 лет отдельного норматива в постановлении № 88 нет, поэтому объём работы музыкального руководителя с ними определяется местным нормированием по пункту 1.9 Нормативов. Норма часов за полную ставку при этом та же — 24 часа в неделю.