Штатное расписание — локальный акт, который фиксирует структуру подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц, оклад и надбавки по каждой позиции. Прямой обязанности вести его Трудовой кодекс не устанавливает, но статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому инспектор ГИТ запрашивает документ одним из первых. Рабочий ориентир — унифицированная форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: с 2013 года она необязательна, но её структура закрывает все обязательные сведения. Организация утверждает штатное расписание приказом руководителя, а микропредприятие с численностью до 15 человек по статье 309.2 ТК РФ вправе от него отказаться и перенести условия в трудовые договоры по типовой форме.
Ниже разобрана каждая графа формы Т-3, порядок утверждения и чек-лист сверки перед подписанием приказа. Отдельно показано, из-за каких наименований должностей работник теряет право на льготную пенсию и почему с 2026 года часть названий приходится менять. Во второй половине статьи — сценарная таблица по изменению штатного расписания, разбор совмещения и совместительства, настройка в 1С:ЗУП 8.3, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид.
Кому нужно штатное расписание, а кто вправе его не вести
Штатное расписание отвечает на три вопроса проверяющего: какие должности есть в компании, сколько по ним ставок и какой оклад установлен по каждой позиции. Отсюда его связь с остальными кадровыми документами. Трудовой договор по статье 57 ТК РФ содержит трудовую функцию и условия оплаты, и они должны совпадать с позицией штатного расписания. Приказ о приёме по форме Т-1 повторяет должность и оклад. Табель учёта рабочего времени опирается на количество ставок. Расхождение хотя бы в одном звене инспектор трактует как нарушение порядка оформления трудовых отношений.
Отдельная категория работодателей от документа освобождена. Микропредприятие — компания или ИП со среднесписочной численностью до 15 человек и доходом до 120 млн рублей в год — по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Отказ работает только вместе с обязанностью включить соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Порядок такого отказа разобран в памятке Роструда о регулировании труда у микропредприятий: там перечислено, какие вопросы придётся прописать в договоре взамен локальных актов.
Когда штатное расписание можно не составлять
Три ситуации, в которых документ избыточен. Первая: ИП без наёмных работников. Штатное расписание описывает наёмный труд, у предпринимателя без работников описывать нечего. Вторая: микропредприятие, применяющее типовую форму трудового договора по постановлению № 858, — при условии, что отказ от локальных актов оформлен приказом, а не подразумевается. Третья: компания, где работы выполняют только исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Исполнитель по гражданско-правовому договору не занимает штатную единицу, должности для него в расписании не заводят, и попытка вписать такого человека в форму Т-3 работает против работодателя при споре о переквалификации отношений в трудовые.
Во всех остальных случаях документ проще составить, чем объяснять его отсутствие. ИП с тремя работниками, который перерос микропредприятие по доходу, теряет право на отказ от локальных актов, и штатное расписание становится обязательным вместе с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отказ микропредприятия от локальных актов часто понимают как право вообще ничего не оформлять. Это не так: условия, которые должен был закрыть локальный акт, переезжают в трудовой договор, и объём текста договора вырастает в разы. Если у вас 12 работников и вы планируете рост, штатное расписание удобнее завести сразу: при переходе за 15 человек не придётся переподписывать все договоры.»
Бланк и образец штатного расписания и сопутствующие формы
Комплект собран под утверждение и последующее изменение документа: начните с пустого бланка Т-3, а заполненный образец используйте как справку по графам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 (.xlsx) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания (.xls) | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
Форма Т-3: что вписывать в каждую графу
Шапка документа собирает реквизиты, по которым его потом идентифицируют: наименование организации точно как в уставе, код по ОКПО, номер документа, дата составления, период действия и отдельная строка «Штат в количестве ___ единиц». Последнюю строку заполняют по итоговой сумме графы 4, и расхождение между ней и таблицей — самая частая техническая ошибка при утверждении.
| Графа формы Т-3 | Что вписывать | Где ошибаются |
|---|---|---|
| 1. Структурное подразделение, наименование | Название отдела так, как оно закреплено в положении о подразделении и в трудовых договорах | Отдел в договоре «отдел продаж», в расписании «коммерческий департамент» |
| 2. Структурное подразделение, код | Внутренний код подразделения, если в компании принята кодировка | Графу оставляют пустой при том, что коды используются в 1С и в табеле |
| 3. Должность, разряд, класс квалификации | Наименование должности или профессии, при необходимости — разряд и категория | Маркетинговые названия вместо нормативных: «евангелист продукта» вместо «менеджер» |
| 4. Количество штатных единиц | Целое или дробное число ставок: 1; 0,5; 0,25; 2,75 | Вакансии не показывают, из-за чего расписание перестаёт отражать структуру |
| 5. Тарифная ставка (оклад), руб. | Оклад за полную ставку, одинаковый для всех единиц по одной должности | Указывают оклад пропорционально 0,5 ставки, хотя в графе стоит полная величина |
| 6-8. Надбавки, руб. | Постоянные надбавки: за вредность, за стаж, районный коэффициент | Вписывают премию по итогам месяца, которая зависит от результата и постоянной не является |
| 9. Всего в месяц, руб. | (графа 5 + графы 6-8), умноженное на количество единиц из графы 4 | Забывают умножить на число ставок, и месячный фонд занижается |
| 10. Примечание | Основание для дробной ставки, ссылка на положение об оплате труда, отметка о вакансии | Пишут ФИО работника, превращая расписание в персональный документ |
Фамилий в штатном расписании нет вообще: документ описывает позиции, а не людей. Кто занимает какую единицу, видно из личных карточек и приказов о приёме. Из этого следует и практическое правило по дробным ставкам: 0,5 в графе 4 означает половину ставки по должности, а оклад в графе 5 остаётся полным, потому что фактическая выплата считается пропорционально отработанному времени уже в трудовом договоре.
Внимание: оклад по полной ставке не может быть ниже регионального МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей. Сверять оклады в штатном расписании нужно с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, а не с федеральным.
Наименование должности: когда ошибка в названии стоит работнику льгот
Свободу в названиях должностей ограничивает часть 2 статьи 57 ТК РФ. Если с работой по должности связано предоставление компенсаций, льгот или наличие ограничений, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам либо профессиональным стандартам. Речь о досрочной страховой пенсии, дополнительном отпуске за вредные условия, сокращённой продолжительности рабочего времени, молоке за вредность. Работник, у которого в трудовой книжке значится «специалист по покраске» вместо «маляр», доказывает право на льготную пенсию через суд, а работодатель объясняет ГИТ происхождение названия.
С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные акты. Отдельно требуется обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Факт: при смене наименования или кода должности по ОК 016-2025 нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, которых касается переименование.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй норматив, который держит наименования, — Общероссийский классификатор занятий. Код по ОКЗ указывается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 при кадровых мероприятиях, поэтому должность из штатного расписания уходит в Социальный фонд России в машиночитаемом виде. Расхождение между названием в расписании и кодом занятия в отчёте всплывает при сверке данных СФР.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переименование должностей мы предлагаем проводить одним пакетом, а не по мере обнаружения. Приказ о внесении изменений в штатное расписание, дополнительные соглашения и обновление справочника должностей в учётной системе делаются в один срок, иначе кадровая программа продолжит подставлять старое наименование в приказы. Проверьте по своей штатке, есть ли позиции с льготами: их правят в первую очередь.»
Сколько ставок закладывать: расчёт вместо интуиции
Количество штатных единиц по обслуживающим подразделениям обычно берут «на глаз», и кадровая служба здесь показательна. Простой ориентир «один HR на 100 сотрудников» не учитывает текучесть, отраслевую специфику, уровень автоматизации и число филиалов. Расчёт с коэффициентами даёт другой результат: для производственной компании на 250 человек нормативная потребность выходит на уровне 3,34 ставки, а не двух с половиной.
Нормативная база расчёта опирается на статьи 160 и 161 ТК РФ и рекомендации Минтруда, которые коммерческий работодатель применяет добровольно. Численность подразделения компания определяет самостоятельно, но обоснованный расчёт защищает две вещи: бюджет фонда оплаты труда при защите штатного расписания у собственника и позицию работодателя при споре о сокращении, когда работник заявляет, что должность убрали фиктивно.
Уровень автоматизации меняет потребность в ставках заметнее прочих факторов. При ручном кадровом учёте оформление одного сотрудника занимает несколько часов рабочего времени специалиста, при связке учётной системы с КЭДО — минуты. В практике Добыто после перевода приёма и ознакомления с локальными актами в электронный вид высвобожденное время кадровой службы обычно уходит не на сокращение ставок, а на воинский учёт и охрану труда, которые до этого закрывались по остаточному принципу.
Как утвердить штатное расписание: порядок и сверка
Утверждение состоит из двух документов: самого расписания и приказа руководителя о его введении в действие. Гриф «Утверждено приказом от __ № __» в шапке формы Т-3 заполняется после того, как приказ подписан, поэтому дата приказа не может быть позже даты, с которой расписание вводится.
Как утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите структуру подразделений в том виде, в каком она закреплена в положениях об отделах, и сверьте наименования с трудовыми договорами действующих работников.
- Шаг 2. Проверьте наименования должностей по ОК 016-2025 и профессиональным стандартам, отдельно выделив позиции с льготами и компенсациями по части 2 статьи 57 ТК РФ.
- Шаг 3. Проставьте количество штатных единиц по каждой позиции, включая вакантные, и посчитайте итог по графе 4.
- Шаг 4. Заполните оклады и постоянные надбавки, сверив каждую величину с положением об оплате труда и с региональным МРОТ.
- Шаг 5. Согласуйте проект с главным бухгалтером: месячный фонд по графе 9 должен сойтись с бюджетом фонда оплаты труда.
- Шаг 6. Издайте приказ об утверждении с указанием даты введения в действие и общего количества штатных единиц, подпишите расписание у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
- Шаг 7. При наличии профсоюза учтите мнение выборного органа по статье 372 ТК РФ, если такой порядок закреплён в коллективном договоре.
Что проверить до подписания приказа
Сверка занимает полчаса и снимает большую часть замечаний ГИТ. Проверяйте по списку:
- Итог в строке «Штат в количестве ___ единиц» совпадает с суммой графы 4.
- По каждой занятой должности оклад в расписании равен окладу в трудовом договоре и в приказе о приёме.
- Наименование подразделения в расписании совпадает с формулировкой в трудовых договорах его работников.
- Ни одна позиция с полной ставкой не имеет оклада ниже регионального МРОТ.
- Должности с правом на досрочную пенсию и дополнительный отпуск названы по справочнику или профстандарту.
- Работники по договорам ГПХ и самозанятые в расписание не включены.
- Дата приказа об утверждении не позже даты введения расписания в действие.
- Предыдущая редакция расписания не уничтожена и лежит в деле с постоянным сроком хранения.
Полезно знать: штатные расписания хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения. Это одна из немногих категорий кадровых документов без предельного срока: графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет.
Изменение штатного расписания: приказ или новая редакция
Работодатель выбирает между двумя способами. Приказ о внесении изменений подходит для точечных правок: добавили вакантную должность, убрали незанятую единицу, переименовали позицию. Утверждение расписания в новой редакции применяют, когда правок много и читать документ с наслоением приказов становится неудобно. Юридической разницы между способами нет, разница в удобстве и в том, что при новой редакции обязательно указывается дата введения, чтобы не было разрыва между старым и новым документом.
Существенно другое: затрагивает ли изменение занятую должность и условия трудового договора. Сокращение вакантной единицы никого не касается, снижение оклада по занятой позиции запускает процедуру со сроками.
| Ситуация | Чем оформляется | Срок |
|---|---|---|
| Введена новая вакантная должность | Приказ о внесении изменений | С даты, указанной в приказе |
| Исключена вакантная единица | Приказ о внесении изменений | С даты, указанной в приказе |
| Переименована занятая должность | Приказ плюс дополнительное соглашение с работником | По соглашению сторон, срок предупреждения не установлен |
| Повышен оклад по занятой должности | Приказ плюс дополнительное соглашение | С даты, согласованной сторонами |
| Снижен оклад по организационным или технологическим причинам | Письменное уведомление по статье 74 ТК РФ, приказ, дополнительное соглашение | Уведомление не позднее чем за 2 месяца |
| Сокращена занятая должность | Приказ о сокращении, новое расписание, персональное уведомление под роспись, предложение вакансий | Предупреждение работника не менее чем за 2 месяца по статье 180 ТК РФ |
Из таблицы следуют два практических вывода. Новое штатное расписание при сокращении вводится в действие не раньше даты увольнения сокращаемых работников, иначе получится, что должность исключена, а человек продолжает её занимать. И второе: если работник отказывается от продолжения работы в новых условиях по статье 74 ТК РФ, увольнение идёт по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не по сокращению, и выходное пособие в этом случае другое.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто перед сокращением мы просим клиента выгрузить приказ, обе редакции расписания и уведомления в одну папку и сверить даты подряд. Расхождение чаще всего возникает там, где расписание готовили в учётной системе, а приказ печатали отдельным файлом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о сокращении суд смотрит не на факт исключения должности, а на всю цепочку: приказ, новую редакцию расписания, дату введения, уведомление работника и предложенные вакансии. Разрыв в датах между приказом и расписанием — типичное основание для восстановления. Сверьте даты по всем четырём документам до того, как вручите уведомление.»
Совмещение, совместительство и вакантные единицы
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ означает дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня. Должность, которую совмещают, обязана присутствовать в штатном расписании, а её штатная единица остаётся вакантной: работник не переводится на неё, а выполняет обязанности сверх своих. По документам компании один человек числится на одной позиции, а фактически закрывает две.
| Параметр | Совмещение (ст. 60.2) | Внутреннее совместительство (ст. 60.1, 282) |
|---|---|---|
| Чем оформляется | Письменное согласие работника, дополнительное соглашение и приказ | Отдельный трудовой договор |
| Когда выполняется работа | В течение рабочего дня по основной должности | За пределами основного рабочего времени, не более 4 часов в день |
| Штатная единица | Остаётся вакантной | Занимается, обычно на 0,5 ставки |
| Оплата | Доплата, размер по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ) | Пропорционально отработанному времени по окладу позиции |
| Досрочное прекращение | Письменное предупреждение другой стороны за 3 рабочих дня | Расторжение трудового договора по общим основаниям |
| Отражение в табеле | Отдельно не отражается, время не удваивается | Отдельная строка с фактическими часами |
Выбор между вариантами определяется тем, есть ли у работника время внутри дня. Если объём дополнительной работы небольшой и укладывается в рабочий день — совмещение. Если работу физически нужно выполнять после основной смены и учитывать по часам — внутреннее совместительство с отдельной штатной единицей и отдельным договором. Расширение зон обслуживания оформляется как совмещение, но должность при этом та же, что и по основной работе.
Лайфхак: держите в штатном расписании отдельную колонку-примечание со статусом каждой единицы: занята, вакантна, совмещается. При запросе ГИТ о фактической занятости позиций это снимает необходимость поднимать приказы за весь год.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и связь с КЭДО
В 1С:ЗУП ведение штатного расписания включается отдельно: раздел «Настройка», далее «Кадровый учёт», флаг «Ведётся штатное расписание». Там же включаются дополнительные режимы — использование «вилки» окладов и разрядов, ведение истории изменений позиций и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие расписанию. Последний флаг стоит включать сразу: программа перестанет проводить приказ о приёме с окладом, который не совпадает с позицией.
Утверждается расписание документом «Утверждение штатного расписания», правки вносятся документом «Изменение штатного расписания» с датой начала действия. Печатная форма Т-3 формируется из отчётов, там же доступны «Анализ штатного расписания» и «Соблюдение штатного расписания» — второй отчёт показывает расхождения между позициями и фактическими кадровыми данными.
Приказ об утверждении штатного расписания относится к документам, которые закон разрешает вести в электронном виде: ограничение статьи 22.1 ТК РФ касается приказа об увольнении и акта об ознакомлении с ним, они остаются на бумаге. В сервисе Добыто структура компании собирается из организаций и отделов, а маршрут согласования расписания настраивается один раз: кадровая служба, главный бухгалтер, руководитель. Подписанный документ уходит в электронный архив, откуда выгружается вместе с журналом действий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед запуском электронного документооборота мы сверяем справочник должностей учётной системы со штатным расписанием и с трудовыми договорами. Расхождения находятся почти всегда: в договоре одно название отдела, в программе другое, в расписании третье. Пока справочники не сведены, шаблоны документов будут подставлять неверные реквизиты в каждый приказ.»
Ошибки при утверждении и цена ошибки
Расхождение штатного расписания с трудовыми договорами — самое дорогое из типовых нарушений, потому что оно тиражируется на всех работников. Ошибку допускают ради скорости: оклад повысили приказом по компании, а расписание и договоры править не стали. При проверке инспектор видит, что фактическая выплата не соответствует ни одному действующему документу.
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится должностному лицу и ИП в 1 000-5 000 рублей, организации — в 30 000-50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит организации 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу — 10 000-20 000 рублей либо дисквалификации на срок от одного до трёх лет. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 обходится организации в 50 000-100 000 рублей.
Прямой штраф — не единственная статья расходов. Ошибка в наименовании должности с льготным стажем возвращается через несколько лет иском о включении периода в специальный стаж, и восстанавливать документы приходится по архивам. Сокращение, оформленное с разрывом в датах, заканчивается восстановлением работника с оплатой вынужденного прогула за весь период спора. Обе ситуации дороже, чем аккуратно оформленный приказ.
Хранение закрывает картину. Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов по пункту 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: в конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их на хранение. Штатные расписания и изменения к ним по месту утверждения хранятся постоянно, поэтому уничтожать прошлогоднюю редакцию после утверждения новой нельзя: состав должностей за прошедший период подтверждается только ею.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: числа доступных видов электронной подписи, наличия интеграции с 1С, электронного архива и требований к поддержке.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по мере подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Полный состав тарифов, условия минимальной оплаты и порядок перехода между планами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. УКЭП для руководителя оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, подписи работников выпускаются внутри сервиса.
Выводы
Штатное расписание описывает позиции, а не людей: подразделение, должность, число ставок, оклад и постоянные надбавки. Обязательным его делает связка со статьями 15 и 57 ТК РФ, а освобождение получают только микропредприятия, перенёсшие условия в типовые трудовые договоры. Наименования должностей с льготами держатся квалификационными справочниками и профстандартами, и с 2026 года часть названий приходится приводить к классификатору ОК 016-2025. Изменения оформляются приказом либо новой редакцией, а сроки предупреждения работника задают статьи 74 и 180 ТК РФ.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы структура из штатного расписания попадала в систему один раз и дальше подставлялась в шаблоны приказов, соглашений и уведомлений автоматически. Утверждение расписания, согласование с бухгалтерией и подписание проходят одним маршрутом, а подписанные редакции остаются в электронном архиве с сохранением сроков хранения.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать штатное расписание заново каждый год?
Обязанности ежегодного переутверждения закон не устанавливает. Документ действует до отмены или до утверждения новой редакции, поэтому в форме Т-3 период указывают либо конкретным сроком, либо формулировкой «с ___ до отмены». Ежегодное утверждение удобно компаниям, где раз в год пересматривают оклады и структуру: тогда дата введения новой редакции совпадает с началом финансового года. Если структура стабильна, достаточно приказов о внесении изменений по мере необходимости.
Можно ли поставить «вилку» окладов по одинаковым должностям?
Разные оклады по одноимённым должностям с равной трудовой функцией нарушают статью 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности, и Роструд последовательно возражает против такой практики. Законный способ развести оплату — развести и позиции: ввести градации по квалификации (специалист, ведущий специалист, главный специалист) с разными окладами и разными должностными инструкциями. Второй вариант — оставить одинаковый оклад, а разницу закрыть надбавками за квалификацию или стаж, закреплёнными в положении об оплате труда. В 1С:ЗУП режим «вилки» окладов включается отдельным флагом, но сам по себе он не снимает требование обоснования разницы.
Обязан ли работодатель выдать работнику копию штатного расписания по его заявлению?
Статья 62 ТК РФ обязывает выдать копии документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней. Штатное расписание относится к документам организации, а не к документам конкретного работника, поэтому его выдают выпиской: строка по должности заявителя с окладом и количеством ставок. Полная копия содержит сведения по всем подразделениям и в этом смысле выходит за пределы запроса. Выписку заверяют подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии.
Как показать в расписании работника на 0,5 ставки и внутреннего совместителя на той же должности?
Это две штатные единицы или одна дробная — зависит от того, как распределён объём работы. Если основной работник занят на 0,5 ставки и внутренний совместитель тоже на 0,5, в графе 4 по этой должности стоит 1,0. Если совместитель работает сверх полной ставки основного работника, единиц будет 1,5. Оклад в графе 5 в обоих случаях указывается за полную ставку, а фактическое начисление считается пропорционально отработанному времени.
Нужно ли включать в расписание дистанционных работников и внешних совместителей?
Да, обе категории занимают штатные единицы. Дистанционная работа по главе 49.1 ТК РФ — способ выполнения трудовой функции, а не отдельный статус вне штата, поэтому позиция описывается так же, как для офисного работника. Внешний совместитель принимается по отдельному трудовому договору и занимает свою единицу, обычно дробную. Не включаются в расписание только исполнители по договорам ГПХ и самозанятые: с ними нет трудовых отношений и должности они не занимают.
С какой даты действует новое расписание, если приказ подписан позже даты введения?
Расписание вводится с даты, указанной в приказе, и издавать приказ задним числом нельзя. Если приказ подписан 15 марта, а расписание должно действовать с 1 марта, законный вариант один: указать дату введения не ранее даты приказа. Для позиций, где изменение уже применялось фактически, оформляются дополнительные соглашения с работниками, где стороны согласуют дату начала действия новых условий. Оплату за прошедший период при повышении оклада проводят перерасчётом на основании соглашения.
Кто подписывает штатное расписание, если в компании нет кадровой службы?
Форма Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждает документ руководитель организации приказом. При отсутствии кадровой службы строку подписывает работник, на которого возложено ведение кадрового делопроизводства приказом о распределении обязанностей. При отсутствии главного бухгалтера в штате подпись ставит руководитель или лицо, ведущее бухгалтерский учёт по договору. Строки формы, для которых нет соответствующих должностей, из документа удаляют, поскольку унифицированная форма с 2013 года не обязательна и допускает адаптацию.
