Переход на ОК 016-2025 начался 1 января 2026 года: с этой даты действует новый классификатор профессий рабочих и должностей служащих, принятый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст, а ОК 016-94 силу утратил. Сверку начинают с перечня должностей, для которых закон предусматривает льготы, компенсации или ограничения: такие позиции приводят в соответствие с новым классификатором приказом о внесении изменений в штатное расписание, а трудовые договоры правят по статье 72 ТК РФ. Главное различие, которое определяет объём работы: если у должности нет льгот и ограничений, штатное расписание переименовывать не обязательно; если льготы есть, расхождение в наименовании всплывёт при назначении досрочной пенсии и при выгрузке ЕФС-1.
Разберём, где код профессии хранится на самом деле, почему типовая форма Т-3 его не содержит и как связаны новый классификатор и код выполняемой функции по ОКЗ в подразделе 1.1 ЕФС-1. Покажем порядок сверки для трёх сценариев: поменялся только код, поменялось наименование, должность относится к Спискам № 1 и № 2. Сценарная таблица расхождений, образцы приказа и штатного расписания, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что поменялось в классификаторе с 1 января 2026 года
ОК 016-2025 сохранил структуру предшественника: те же объекты классификации, те же два раздела. Первый раздел описывает профессии рабочих, наименования даны по ЕТКС и профессиональным стандартам. Второй раздел описывает должности служащих, наименования — по ЕКС и профстандартам. Поменялись кодирование и сами наименования: часть позиций переписана под профстандарты, добавлены современные роли вроде веб-разработчика, администратора сайта и бренд-менеджера, дублирующие записи убраны. Позиции второго раздела классификатора описаны по единому квалификационному справочнику должностей, поэтому сверка идёт по нему, а не по внутренним названиям ролей.
Код стал короче по смыслу. В ОК 016-94 шесть знаков распределялись так: первая цифра — признак профессии или должности, следующие четыре — порядковый номер, последний знак — контрольное число. В ОК 016-2025 первая цифра показывает категорию (1 — рабочий, 2 — служащий), остальные пять знаков — порядковый номер позиции.
Каждая запись классификатора состоит из трёх блоков: идентификационного, блока наименования и информационного. Информационный блок и даёт кадровику то, за чем он приходит в классификатор.
| Что входит в запись | Профессии рабочих | Должности служащих |
|---|---|---|
| Код позиции | 6 знаков, первая цифра 1 | 6 знаков, первая цифра 2 |
| Источник наименования | ЕТКС и профстандарты | ЕКС и профстандарты |
| Отсылка к справочнику | Номер выпуска ЕТКС, если он есть | Код категории должности |
| Связь с ОКЗ | Начальный код группы занятий по ОК 010-2014 | Начальный код группы занятий по ОК 010-2014 |
| Квалификация | Диапазон тарифных разрядов, если он есть | Не указывается |
Позиция «Токарь» в новом классификаторе имеет код 105085, выпуск ЕТКС 2, группу занятий по ОКЗ 7223 и диапазон разрядов 2-6. Позиция «Агент коммерческий» — код 200003, категория должности 2 (специалисты), группа занятий 3322. Информационный блок закрывает сразу три вопроса: в каком выпуске ЕТКС искать характеристику работ, какой разряд допустим для профессии и какой код группы занятий пойдёт в отчётность.
Факт: новый классификатор затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Где код профессии хранится в кадровых документах
В типовой форме Т-3 отдельной графы под код профессии нет. Штатное расписание содержит наименование структурного подразделения, его код, наименование должности, разряд или класс квалификации, количество штатных единиц и оплату. Кадровик, которому поручили «сверить коды в штатном расписании», сначала ищет графу, которой в бланке не существует, и на этом сверка обычно останавливается.
Код профессии живёт в четырёх других местах. Первое — учётная система: в 1С:ЗУП справочник должностей хранит код по классификатору отдельным реквизитом, и обновление версии программы перезаписывает справочник. Второе — личные карточки работников, если компания продолжает их вести. Третье — статистическая отчётность и сведения для мобилизационных резервов. Четвёртое — отчётность в СФР: там используется код группы занятий по ОКЗ, который классификатор профессий даёт для каждой позиции отдельной строкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Связь между двумя классификаторами стоит разобрать отдельно, потому что её регулярно путают. ОК 016-2025 — классификатор профессий и должностей. ОК 010-2014 (ОКЗ) — классификатор занятий. В отчётности по кадровым мероприятиям код выполняемой функции строится на коде группы занятий по ОКЗ. Новый ОКПДТР даёт для каждой позиции начальный код такой группы, и он служит отправной точкой.
Графа «Код выполняемой функции» обязательна для мероприятий ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, а также для начала и окончания договора ГПХ. Требования к заполнению граф подраздела 1.1 и перечень кадровых мероприятий опубликованы в базе знаний Социального фонда для страхователей, и там же оговорено, что наименование должности в графе 5 заполняется в соответствии со штатным расписанием работодателя.
Вторая оговорка из того же порядка определяет весь объём работы по сверке: если с работой связаны льготы или ограничения, наименования и требования к должностям должны соответствовать наименованиям и требованиям квалификационных справочников, положениям профстандартов или спискам должностей. Форма ЕФС-1 и форматы сведений на 2026 год утверждены приказами СФР от 17.11.2025 № 1462 и № 1463, оба вступили в силу 30 декабря 2025 года.
Что подготовить до начала сверки
Сверка без подготовки превращается в перебор всех позиций подряд. До того как открыть классификатор, соберите пять вещей.
- Действующее штатное расписание с датой утверждения и реквизитами приказа.
- Перечень должностей с льготами, компенсациями и ограничениями: вредные и опасные условия труда, досрочная пенсия по Спискам № 1 и № 2, педагогические и медицинские должности, работы с ограничениями по судимости.
- Выгрузку справочника должностей из учётной системы с кодами, которые там сейчас стоят.
- Комплект трудовых договоров и должностных инструкций по тем же позициям: наименования сверяются втроём, иначе расхождение переедет из одного документа в другой.
- Сведения о категории компании по реестру малого и среднего предпринимательства: от неё зависит, обязана ли организация издавать локальные акты и вправе ли она применять типовую форму трудового договора.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти. Микропредприятие — это до 15 человек, малое предприятие — до 100, и путаница в одной цифре стоит дорого: компания на 80 человек, решив, что относится к микропредприятиям, работает без локальных актов и получает нарушение по каждому из них».
Лайфхак: от отнесения компании к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и применять типовую форму трудового договора, упрощённый порядок обучения по охране труда и ещё несколько послаблений. Проверьте категорию до того, как планировать объём правок по новому классификатору.
Как сверить штатное расписание с новым классификатором
Порядок ниже рассчитан на компанию, которая ведёт штатное расписание в учётной системе и подаёт ЕФС-1 за всех работников.
Как сверить коды и наименования должностей с ОК 016-2025: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите штатное расписание на два списка. В первый попадают должности и профессии, для которых закон предусматривает льготы, компенсации или ограничения. Во второй — все остальные. Работа с первым списком обязательна, со вторым работодатель решает сам.
- Шаг 2. Найдите каждую позицию первого списка в новом классификаторе. Профессии рабочих ищите в первом разделе, должности служащих — во втором. Выпишите код позиции, номер выпуска ЕТКС или код категории должности, начальный код группы занятий по ОКЗ и диапазон разрядов.
- Шаг 3. Сверьте наименование буквально. Расхождение в одном слове или в порядке слов для льготной должности означает, что при назначении досрочной пенсии характер работ придётся доказывать отдельно. Сравнивайте не только с классификатором, но и с тем разделом ЕКС или выпуском ЕТКС, на который классификатор ссылается.
- Шаг 4. Сверьте разряд и категорию. Если в штатном расписании стоит разряд вне диапазона, указанного в классификаторе, причина обычно в том, что работнику разряд присваивали по старой тарифной сетке. Решение фиксируется протоколом квалификационной комиссии, а не правкой в штатном расписании.
- Шаг 5. Сверьте код группы занятий с тем, что уходит в отчётность. Возьмите последние поданные сведения и сравните указанный там код группы с начальным кодом из нового классификатора. Расхождение означает, что следующая же выгрузка уйдёт с устаревшим кодом. В практике Добыто этот шаг чаще всего и вскрывает позиции, по которым наименование в документах разошлось с классификатором.
- Шаг 6. Зафиксируйте результат сверки в таблице расхождений с колонками: позиция, старое наименование, новое наименование, старый и новый коды, есть ли льготы, что оформляем. Эта таблица и становится основанием для приказа.
Расхождений в компании на 200 человек обычно оказывается от нескольких единиц до двух-трёх десятков, и почти все они приходятся на рабочие профессии и на должности, которые вводили «под человека».
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Реквизиты актов живут в документах, а не в памяти кадровика. Свежий пример из другой области: во многих положениях об обучении, написанных в 2022 году, срок действия правил вписан прямо в текст, и после поправок эта дата стала недействующей — её видит проверяющий первой. С классификатором то же: код и наименование сверяются по тексту акта, который действует сегодня»
Запись о новом наименовании занятой должности уходит в фонд по правилам перевода: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Что делать с расхождением: три сценария
Объём оформления зависит от того, что именно разошлось. Поменялся только код — достаточно приказа. Поменялось наименование — подключается трудовой договор. Должность льготная — правка обязательна и срочна.
| Что разошлось | Что оформляем | Норма | Что критично |
|---|---|---|---|
| Только код при прежнем наименовании | Приказ о внесении изменений в штатное расписание, правка справочника в учётной системе | Компетенция работодателя по штатному расписанию | Дата приказа и дата вступления изменений в силу совпадают |
| Наименование должности, обязанности прежние | Приказ по штатному расписанию, дополнительное соглашение к трудовому договору, сведения о трудовой деятельности | Статья 72 ТК РФ, часть 2 статьи 66.1 ТК РФ | Наименование должности — условие трудового договора по статье 57 ТК РФ |
| Наименование и состав обязанностей | Дополнительное соглашение, новая редакция должностной инструкции, приказ об утверждении ЛНА | Статья 72 и статья 8 ТК РФ | Трудовую функцию в одностороннем порядке менять нельзя |
| Льготная должность: вредные условия, Списки № 1 и № 2, педагоги, медики | Приказ, дополнительное соглашение, правка карты СОУТ и перечня льготных должностей, сверка кода в ЕФС-1 | Порядок заполнения ЕФС-1, квалификационные справочники и списки должностей | Отказ в досрочной пенсии работнику из-за наименования, которого нет в списках |
| Разряд вне диапазона классификатора | Протокол квалификационной комиссии, приказ о присвоении разряда | Выпуск ЕТКС, на который ссылается классификатор | Разряд в штатном расписании без протокола не подтверждается |
Строка про льготные должности отличается от остальных по цене ошибки: три верхних сценария работодатель может закрыть в любой момент, а расхождение по льготной должности выясняется через 10-15 лет, когда работник подаёт документы на пенсию.
Сверка штатного расписания с трудовыми договорами и инструкциями
Штатное расписание, трудовой договор и должностная инструкция расходятся в наименовании должности чаще, чем кадровая служба предполагает. Типовая история: должность вводили приказом в одной формулировке, в трудовом договоре напечатали короткий вариант, в должностной инструкции — вариант из профстандарта. До перехода на новый классификатор это жило незаметно, после перехода правка каждого документа идёт по своей процедуре.
Порядок сверки обратный привычному. Отправная точка — трудовой договор, потому что его условия поменять в одностороннем порядке нельзя. Дальше под договор подтягивается штатное расписание, и только потом должностная инструкция, которую работодатель утверждает сам по статье 8 ТК РФ.
Дата в дополнительном соглашении и дата вступления в силу новой редакции штатного расписания должны совпадать. Расхождение дат даёт ситуацию, когда по штатному расписанию должность уже называется иначе, а по трудовому договору — ещё нет, и в этом промежутке любой приказ по работнику подписывается с неверным наименованием.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Обязанности работника определяются трудовым договором или должностной инструкцией, и ознакомление под подпись идёт до начала работы. Практика по спорам об испытании довела эту мысль до предела: если обязанности нигде не зафиксированы, предмет оценки отсутствует, оценивать нечего. Поэтому при расхождении наименований между штатным расписанием, договором и инструкцией предмет оценки пропадает вместе с ними»
Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием
Комплект собран под сверку: начните со штатного расписания, остальные документы подстраиваются под его новую редакцию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, бланк | Скачать |
| Штатное расписание, заполненный образец | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
Если работник не подписывает допсоглашение о переименовании, остаётся путь статьи 74 ТК РФ: уведомление за два месяца, письменное предложение вакансий и расчёт с двухнедельным выходным пособием.
Что стоит ошибка в наименовании и коде
Прямые потери от незакрытого расхождения складываются из трёх частей.
Первая — отчётность, и по обращениям в Добыто она же самая болезненная. Код выполняемой функции в сведениях о кадровых мероприятиях строится на группе занятий, поэтому устаревший код уходит в фонд вместе с очередной подачей, а исправляется отдельной процедурой с отменой прежней записи и повторной подачей. На компании с текучестью это десятки операций, поэтому код проверяют до подачи, а не после приёма сведений фондом.
Вторая — льготы работника. Наименование должности, которого нет в списках, при назначении досрочной пенсии превращается в спор о характере работ, и доказывать его работодателю придётся справками, картами СОУТ и табелями за весь период.
Третья — проверка. Наименование должности входит в обязательные условия трудового договора по статье 57 ТК РФ, а должностные инструкции и штатное расписание инспектор запрашивает в первом же требовании. Расхождение между документами по одной позиции читается как нарушение порядка оформления, и сумма зависит от состава, по которому инспектор его квалифицирует.
Наименование для роли, которой нет ни в классификаторе, ни в справочниках, работодатель формулирует сам: у должностей, которых нет в квалификационных справочниках, требования к квалификации задаёт должностная инструкция.
Когда штатное расписание переименовывать не нужно
Для должностей, по которым закон не предусматривает льгот, компенсаций и ограничений, обязанности приводить наименование к классификатору нет. Работодатель вправе оставить привычное название, если оно не вводит в заблуждение о характере работ.
Отдельно о случаях, когда правка ничего не даёт или вредит. Должность вакантна и в ближайшее время заполняться не будет — достаточно изменить наименование в штатном расписании при следующем его утверждении. Работник в отпуске по уходу за ребёнком — подписать дополнительное соглашение всё равно придётся, и спешить с правкой смысла нет. Компания готовит сокращение этой позиции — переименование перед сокращением даёт суду повод оценивать реальность сокращения по совокупности действий.
Ещё одна граница применимости: классификатор не определяет требования к квалификации. Он называет профессию, указывает выпуск справочника и диапазон разрядов, а требования к образованию и стажу остаются в ЕКС, ЕТКС и профстандартах. Подбирать по классификатору требования к кандидату нельзя.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Сверка классификатора упирается в объём бумаги: по каждой позиции с изменившимся наименованием нужно собрать подписи работников на дополнительных соглашениях, а при распределённом штате это недели курьерских пересылок. Стоимость зависит от численности, набора процессов и вида подписи, которую вы выдаёте работникам.
| Тариф или услуга | Стоимость | Условия и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | email-поддержка |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | персональный менеджер |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | подключение за 5 минут |
| Оформление УКЭП | рассчитывается индивидуально | через партнёров-удостоверяющих центров |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, набора процессов, которые вы переводите в электронный вид, и того, нужны ли кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Состав тарифов и условия минимальной оплаты смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа доплата считается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельно считайте стоимость сбора согласий. Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на электронный документооборот, и отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно. Чем больше в компании людей со стажем до 2022 года, тем длиннее этот этап.
Выводы
Новый классификатор профессий и должностей действует с 1 января 2026 года, и объём работы по нему задают позиции, по которым у работника есть льготы, компенсации или ограничения. Для них наименование приводится к классификатору приказом по штатному расписанию и дополнительным соглашением, а код группы занятий проверяется против того, что уходит в отчётность. Для остальных должностей решение остаётся за работодателем.
Мы в Добыто сталкиваемся с расхождениями наименований на каждом втором внедрении: справочник должностей в учётной системе, трудовые договоры и должностные инструкции расходятся задолго до смены классификатора, и переход просто делает расхождение видимым. Электронное подписание снимает часть проблемы механически: дополнительные соглашения уходят всему штату одним маршрутом, а дата подписания фиксируется системой.
Частые вопросы
Нужно ли менять трудовую книжку работника при смене кода профессии
Код профессии в трудовую книжку не вносится, там указывается наименование должности или профессии. Если наименование поменялось, запись вносится по правилам Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в срок не позднее 5 рабочих дней. При смене только кода запись в трудовой книжке не нужна.
Что делать, если должности из нашего штатного расписания в новом классификаторе нет вовсе
Классификатор описывает профессии рабочих и должности служащих по ЕТКС, ЕКС и профстандартам, и современные роли в него вошли выборочно. Если позиции нет и льгот по ней не предусмотрено, наименование остаётся таким, какое утвердил работодатель. Если льготы или ограничения есть, ищите ближайшую позицию в списках должностей и квалификационных справочниках, на которые ссылается порядок заполнения ЕФС-1.
Обязательно ли обновлять 1С:ЗУП из-за нового классификатора
Классификатор реализован в кадровых и бухгалтерских программах обновлениями. Без обновления справочник должностей продолжит отдавать коды по ОК 016-94, и они попадут в статистическую отчётность и в сведения для СФР. Обновление программы и правка справочника выполняются до первой выгрузки сведений в новом периоде.
Кто подписывает приказ о внесении изменений в штатное расписание, если директор в отпуске
Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на период отсутствия: отпуска, командировки, временной нетрудоспособности. В приказе о возложении обязанностей указывается конкретный перечень полномочий, иначе возникает спор о том, был ли заместитель вправе подписывать именно этот документ.
Можно ли переименовать должность и изменить оклад одним дополнительным соглашением
Оба условия входят в трудовой договор, и соглашением сторон по статье 72 ТК РФ их можно изменить одновременно. Разные основания изменения смешивать не стоит: приведение наименования к классификатору и пересмотр оплаты по итогам оценки лучше оформлять отдельными документами, чтобы в споре было видно, что именно и почему менялось.
Что делать с должностной инструкцией, если изменился только код профессии
Код в должностной инструкции обычно не указывается: она описывает функции и требования к квалификации. Если наименование должности сохранилось, переиздавать инструкцию из-за кода не нужно. Переписывать её приходится тогда, когда вместе с наименованием меняются функции или требования, и тогда работника знакомят с новой редакцией под подпись до того, как она начнёт применяться.
Сколько времени занимает сверка штатного расписания на 300 позиций
Основное время уходит на разделение позиций по признаку льгот и ограничений и на сверку трёх документов по каждой спорной позиции; поиск позиции в классификаторе занимает минуты. Для штатного расписания такого размера планируйте работу неделями, а не днями, и начинайте с льготных должностей: по ним правка обязательна и имеет последствия для работника.
