Штатное расписание управления с отделами строится иерархически. Управление получает свой код и отдельную строку руководства, каждый отдел и сектор внутри него — собственный код с привязкой к управлению, а должность записывается в том подразделении, где работник фактически числится. Форма Т-3 с 2013 года не обязательна, поэтому глубину вложенности и схему кодов работодатель задаёт сам. При этом наименование должности в трудовом договоре должно совпадать со штатным расписанием, а изменения вносятся приказом. Новая должность или новый отдел оформляются одним приказом. Переименование подразделения, указанного в трудовом договоре, и сокращение ставок запускают процедуры статей 74 и 180 ТК РФ с предупреждением работников не позднее чем за 2 месяца.
В материале — условный пример управления из трёх уровней с кодами и долями ставок, разбор граф Т-3 и правила совмещения, которые Роструд связывает с наличием должности в штатном расписании. Отдельно показана настройка иерархии в 1С:ЗУП 3.1, включая историю привязки позиций к структуре из релиза 3.1.37.49. Сценарная таблица изменений, пошаговая инструкция, образцы документов, сроки хранения и стоимость электронного оформления приказов — во второй половине статьи.
Как описать управление с отделами в штатном расписании: иерархия и коды
Указания по применению формы Т-3, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, требуют, чтобы штатное расписание содержало перечень структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц. Способ кодирования подразделений указания не устанавливают. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, и работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания, например с дополнительной колонкой уровня подчинённости. Для управления из нескольких отделов это означает, что схему кодов и глубину вложенности вы выбираете сами и закрепляете приказом об утверждении.
В нашей практике для крупного подразделения работает схема из пяти правил:
- Управление — подразделение верхнего уровня с кодом, например 02. Руководство управления (начальник, заместители) выносится в отдельную строку-подразделение с кодом 02.00, чтобы должность начальника управления не числилась ни в одном из отделов.
- Отделы получают коды второго уровня: 02.01, 02.02. По первым цифрам кода сразу видно, к какому управлению относится отдел, и в приказах о переводе не возникает путаницы между одноимёнными отделами разных управлений.
- Секторы и группы внутри отдела — третий уровень: 02.01.1. Руководитель сектора числится в секторе, а не в отделе.
- Должности внутри подразделения перечисляются от руководителя к исполнителям, так проще считать итог по каждому уровню.
- Наименование подразделения в штатном расписании совпадает с наименованием в положении о подразделении, в приказах и в трудовых договорах. Расхождение в одном слове делает запись в договоре ссылкой на несуществующее подразделение.
Пример: финансовое управление с двумя отделами и сектором
Условный пример показывает принцип записи. Наименования, численность и доли ставок подобраны для иллюстрации, графы с окладами опущены.
| Структурное подразделение | Код | Должность | Штатных единиц |
|---|---|---|---|
| Руководство финансового управления | 02.00 | Начальник управления | 1 |
| Руководство финансового управления | 02.00 | Заместитель начальника управления | 1 |
| Отдел бухгалтерского учёта | 02.01 | Начальник отдела | 1 |
| Отдел бухгалтерского учёта | 02.01 | Ведущий бухгалтер | 2 |
| Отдел бухгалтерского учёта | 02.01 | Бухгалтер | 3 |
| Сектор налогового учёта отдела бухгалтерского учёта | 02.01.1 | Руководитель сектора | 1 |
| Сектор налогового учёта отдела бухгалтерского учёта | 02.01.1 | Специалист по налоговому учёту | 1,5 |
| Отдел казначейства | 02.02 | Начальник отдела | 1 |
| Отдел казначейства | 02.02 | Специалист казначейства | 2,5 |
| Итого по финансовому управлению | 02 | 14 |
Итог по управлению складывается из всех вложенных строк, включая руководство и сектор. Значения 1,5 и 2,5 означают, что одна из ставок рассчитана на половину нормы рабочего времени: указания к форме Т-3 прямо допускают записывать в графе 4 доли, например 0,25, 0,5 и 2,75. Сектор записан с наименованием отдела, в который он входит, поэтому строку можно прочитать отдельно от таблицы и не перепутать с одноимённым сектором другого управления.
Перед утверждением проверьте 3 вещи: каждый код уникален, у каждой должности указано подразделение, а сумма единиц по отделам и секторам совпадает с итогом по управлению.
Данные штатного расписания: что указать в графах Т-3
Структуру управления задают графы 1-4 формы Т-3, графы 5-9 описывают оплату и заполняются одинаково для любого подразделения. Если вы утверждаете собственную форму, состав сведений из таблицы ниже стоит сохранить: перечень подразделений, должности и количество единиц указания к Т-3 называют основным содержанием документа.
| Графа Т-3 | Что указывается | Нюанс для управления с отделами |
|---|---|---|
| 1. Структурное подразделение | Наименование подразделения | Для отдела и сектора указывается наименование, по которому однозначно понятно, в какое управление они входят |
| 2. Код | Код подразделения | Схема кодирования указаниями не установлена, работодатель задаёт её сам |
| 3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Наименование должности | По квалификационным справочникам или профстандартам, если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения (часть 2 статьи 57 ТК РФ) |
| 4. Количество штатных единиц | Число ставок по должности | Допускаются доли: 0,25, 0,5, 2,75 |
| 5. Тарифная ставка (оклад) | Месячная оплата в рублях с учётом системы оплаты труда | При иной системе оплаты графы 5-9 заполняются в соответствующих единицах: процентах, коэффициентах |
| 6-8. Надбавки | Стимулирующие и компенсационные выплаты | Надбавка руководителю за управление несколькими отделами отражается здесь, а не в окладе |
| 9. Всего | Сумма граф 5-8, умноженная на графу 4 | Итог по управлению суммирует итоги отделов и руководства |
| 10. Примечание | Пояснения к позиции | Отдельного правила заполнения указания к Т-3 не содержат |
Из 10 граф только 2 касаются структуры напрямую, и обе оставлены на усмотрение работодателя. Поэтому основная работа при описании крупного подразделения — договориться о схеме наименований и кодов до заполнения формы и не менять её без приказа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Наименование должности из графы 3 переходит в трудовой договор. По статье 15 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а часть 2 статьи 57 требует указать трудовую функцию в договоре. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указал, что наименование должности в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию, а приём на должность, не включённую в штатное расписание, недопустим. С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При вводе новых должностей в управление сверьте наименование с профстандартом и с этим классификатором.
Должности в штатном расписании управления: доли ставок, вакансии и совмещение
Вакантная ставка остаётся в штатном расписании, пока её не исключили приказом, и в крупном управлении это влияет на две процедуры. При сокращении статьи 81 и 180 ТК РФ требуют предлагать работнику подходящие вакансии, поэтому свободные ставки в соседних отделах того же управления придётся учитывать. Совмещение без вакантной ставки, наоборот, невозможно.
Доля ставки фиксирует объём работы по позиции. Запись 0,5 в графе 4 означает, что на позицию приходится половина нормы рабочего времени, и работник, принятый на неё, работает в режиме неполного рабочего времени. Если в отделе 2,5 ставки специалиста, один из трёх работников занимает половинную ставку, и это должно совпадать с условиями его трудового договора.
Совмещение должностей внутри управления
Роструд в ответе на портале Онлайнинспекция.РФ в октябре 2024 года указал, что совмещение без вакантной должности в штатном расписании неправомерно. Исключение — исполнение обязанностей временно отсутствующего работника: тогда должность занята, но человек на ней не работает. В ответе № 228483 от 29.08.2025 Роструд отдельно подтвердил, что совмещаемая должность должна быть в штатном расписании.
Порядок задаёт статья 60.2 ТК РФ: дополнительная работа по другой или той же должности поручается только с письменного согласия работника, за дополнительную оплату по статье 151 ТК РФ, с указанием срока, содержания и объёма работы. Для управления с отделами типовая ситуация — начальник отдела временно ведёт сектор, где руководитель уволился. Это допустимо, если ставка руководителя сектора есть в штатном расписании и свободна. Если сектор упразднили, а функции раздали начальнику отдела, оформляется уже не совмещение, а изменение трудовой функции по соглашению сторон.
Перед приказом о совмещении проверьте: есть ли нужная должность в штатном расписании, свободна ли она или её работник временно отсутствует, подписано ли письменное согласие с объёмом, сроком и размером доплаты.
Связь штатного расписания с оргструктурой, трудовыми договорами и 1С:ЗУП
Штатное расписание отвечает на вопрос, какие подразделения и должности есть в управлении и сколько в них ставок. Функции отделов и их взаимодействие описывает положение о структурном подразделении, обязанности по должности — должностная инструкция. Все три документа используют одни и те же наименования, иначе положение об отделе ссылается на должность, которой в штатном расписании нет. Роструд в письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1 называет штатное расписание локальным нормативным актом организации и отмечает, что порядок его составления законом не определён.
В 1С:ЗУП 3.1 иерархия управления повторяется в справочнике подразделений: отдел подчиняется управлению, сектор — отделу. В настройках выбирается вариант ведения штатного расписания: с сохранением истории изменений или без неё. Первичное утверждение оформляется документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки — документом «Изменение штатного расписания». Историю стоит включить до реорганизации управления: тогда приказы прошлых периодов показывают структуру на дату их издания, а не текущую.
В релизе 1С:ЗУП 3.1.37.49 от 31.03.2026 добавлена история периодов действия привязки позиции штатного расписания к месту в структуре предприятия: поле «Действует с» и ссылка «История изменения». Функция нужна, когда юридическая и управленческая структуры не совпадают, например отдел юридически числится в одном управлении, а подчиняется руководителю другого. Перенос позиции между управлениями теперь фиксируется с датой, а не перезаписывает прежнюю привязку.
Документы из 1С в КЭДО не нужно перебивать вручную. Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Изменение штатного расписания управления: какой документ нужен в каждом сценарии
Указания к форме Т-3 требуют вносить изменения в штатное расписание приказом или распоряжением руководителя организации либо уполномоченного лица. Сам приказ — только первый документ: дальнейшие действия зависят от того, затрагивает ли изменение условия трудовых договоров работников управления.
| Изменение | Что оформить | Срок и норма |
|---|---|---|
| Новый отдел, сектор или должность | Приказ об изменении штатного расписания | Уведомлять работников не требуется, если их условия не меняются |
| Переименование отдела или управления, указанного в трудовом договоре | Приказ плюс дополнительное соглашение либо письменное уведомление работника | По соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) или по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца, трудовая функция не меняется |
| Перевод отдела в другое управление, если подразделение указано в трудовом договоре | Приказ плюс дополнительное соглашение либо письменное уведомление работника | Статья 72 или статья 74 ТК РФ, предупреждение не позднее чем за 2 месяца |
| Повышение оклада по должности | Приказ плюс дополнительное соглашение | Письменное соглашение сторон, статья 72 ТК РФ |
| Снижение оклада по организационным или технологическим причинам | Приказ плюс письменное уведомление работника | Статья 74 ТК РФ, не позднее чем за 2 месяца |
| Сокращение должностей или упразднение отдела | Приказ, персональное предупреждение под роспись, предложение вакансий, уведомления профсоюза и службы занятости | Работнику не менее чем за 2 месяца (статьи 81, 180 ТК РФ); профсоюзу за 2 месяца, при массовом увольнении за 3 месяца (статья 82 ТК РФ); службе занятости организация сообщает за 2 месяца, при массовом увольнении за 3 месяца, ИП за 2 недели (часть 4 статьи 53 закона № 565-ФЗ) |
Из 6 сценариев только первый обходится одним приказом. Переименование выглядит технической правкой, но если наименование отдела записано в трудовом договоре, это изменение условия договора с тем же сроком предупреждения, что и при снижении оклада. Если условия меняются в одностороннем порядке, дату вступления приказа в силу ставьте не раньше, чем истекут 2 месяца с момента уведомления. Порядок сокращения со всеми уведомлениями разобран в памятке Государственной инспекции труда «Сокращаем сотрудников», включая утверждение нового штатного расписания.
Внимание: приказ об изменении штатного расписания и допсоглашения можно оформить в электронном виде, а приказ об увольнении по сокращению закон оставляет на бумаге вместе с трудовой книжкой, журналом инструктажей и актом о несчастном случае.
Как внести изменения в штатное расписание управления: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, какие позиции меняются: новые и исключаемые должности, переименование подразделений, изменение окладов, перенос отдела в другое управление. Выпишите коды затронутых подразделений.
- Шаг 2. Сверьте затронутые позиции с трудовыми договорами работников: указано ли в договоре подразделение, совпадает ли наименование должности, есть ли на позиции совместители и временно отсутствующие работники.
- Шаг 3. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания с датой вступления в силу. При одностороннем изменении условий или сокращении дата должна учитывать 2 месяца на предупреждение работников.
- Шаг 4. Оформите документы для работников: дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ, уведомления по статье 74 ТК РФ или персональные предупреждения о сокращении под роспись по статье 180 ТК РФ с перечнем вакансий.
- Шаг 5. При сокращении направьте уведомления в выборный орган первичной профсоюзной организации, если он есть, и в службу занятости в сроки статьи 82 ТК РФ и части 4 статьи 53 закона № 565-ФЗ.
- Шаг 6. Внесите изменения в 1С документом «Изменение штатного расписания» с той же датой, что в приказе, и обновите положение о подразделении и должностные инструкции.
Во что обходится ошибка в штатном расписании управления
Отдельного штрафа за отсутствие штатного расписания часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ не устанавливает. Но расписание участвует в процедурах, нарушение которых квалифицируется как нарушение трудового законодательства: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Совмещение на должность, которой нет в штатном расписании, Роструд прямо называет неправомерным. Изменение условий договора без предупреждения за 2 месяца или сокращение без предложения вакансий из соседних отделов работник вправе оспорить, и тогда в споре будут исследовать уже не штатное расписание, а соблюдение статей 74 и 180 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы штатного расписания и документов для отделов управления
Начните с формы Т-3: по ней удобно выстроить коды управления и отделов, а положение и должностная инструкция показывают, как связать структуру с функциями.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк XLSX) | Скачать |
| Образец штатного расписания (XLS) | Скачать |
| Положение об отделе кадров — пример положения о структурном подразделении | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Штатное расписание ИП и небольшой компании: когда многоуровневая структура не нужна
Трудовой кодекс не содержит отдельной нормы с прямой формулировкой об обязанности составить штатное расписание. Обязанность выводят из статьи 15 и части 2 статьи 57 ТК РФ: если трудовая функция в договоре определена через должность, эта должность должна быть в штатном расписании. Письма Роструда, которое без оговорок обязывало бы каждого ИП-работодателя вести штатное расписание, нет. ИП, у которого в трудовых договорах указаны должности, оказывается в той же логике, что и организация: наименование должности в договоре должно на что-то ссылаться.
Иерархия управления, отделов и секторов нужна, когда у подразделения есть собственный руководитель и в нём больше одного уровня подчинённости. У ИП с несколькими работниками или в компании, где все подчиняются директору напрямую, достаточно плоского списка должностей без кодов: Т-3 не обязательна, а лишние уровни придётся поддерживать в каждом приказе о переводе. Управление, внутри которого всего один отдел, тоже избыточно: один и тот же руководитель начинает числиться на двух уровнях.
Сроки при сокращении у ИП устроены иначе, чем у организации. По части 2 статьи 307 ТК РФ у работодателя — физического лица, включая ИП, сроки предупреждения об увольнении и выходные пособия определяются трудовым договором. Второй кассационный суд общей юрисдикции в определении от 16.07.2026 по делу № 8Г-18216/2026 указал, что двухмесячный срок части 2 статьи 180 ТК РФ на ИП не распространяется. Службу занятости ИП уведомляет не позднее чем за 2 недели. Если вы ИП, проверьте, какой срок предупреждения записан в ваших трудовых договорах, и совпадают ли наименования должностей в договорах и в приказе об утверждении штатного расписания.
Штатное расписание и приказы по нему в КЭДО: подпись и сроки хранения
Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодателя для трудовых договоров и ряда других перечисленных договоров, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора. Штатное расписание в этом перечне не названо. Для управления с отделами это значит, что требования различаются внутри одной реорганизации: сам приказ об изменении штатного расписания под перечень статьи 22.3 не попадает, а уведомления работникам по статье 74 ТК РФ работодатель подписывает только УКЭП.
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не разрешает оформлять только в электронном виде трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Остальные документы реорганизации, включая допсоглашения и приказы об изменении штатного расписания, переводятся в КЭДО. В Добыто такие документы подписываются онлайн: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а подписанные файлы попадают в электронный архив.
Сколько хранить штатное расписание и изменения к нему
По статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся по месту утверждения постоянно, в других организациях — 3 года. Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, установлен срок до ликвидации организации. Для управления с отделами храните каждую редакцию вместе с приказом, которым её утвердили или изменили: без приказа нельзя доказать, какая структура действовала на дату перевода или сокращения.
Факт: в КЭДО действуют те же сроки хранения, что и для бумажных документов: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет.
Стоимость КЭДО для приказов и допсоглашений по штатному расписанию
Стоимость электронного оформления зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для управления с несколькими отделами итоговая сумма считается от общей численности сотрудников, а уведомления по статье 74 ТК РФ требуют УКЭП работодателя, которая есть в тарифе «Бизнес». Условия по каждому тарифу и пересчёт при переходе между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Крупное подразделение в штатном расписании описывается через уровни: управление со строкой руководства, отделы и секторы со своими кодами, должности с долями ставок внутри того уровня, где работник фактически числится. Схему кодов закон оставляет работодателю, но наименования должностей и подразделений должны совпадать в штатном расписании, трудовых договорах, положениях и 1С. Любая реорганизация начинается с приказа, а сроки и комплект документов определяет то, меняются ли условия трудовых договоров работников управления.
Добыто ведёт кадровые документы реорганизации в электронном виде: приказы, допсоглашения и уведомления подписываются онлайн с нужным видом подписи, а связка с 1С:ЗУП сохраняет те же даты и структуру, что и в учётной системе.
Частые вопросы о штатном расписании управления
Нужно ли переутверждать всё штатное расписание, если меняется один отдел?
Нет. Указания к форме Т-3 допускают вносить изменения приказом или распоряжением руководителя, поэтому достаточно приказа об изменении с перечнем затронутых позиций и датой вступления в силу. Новая редакция целиком удобна при масштабной реорганизации управления, когда меняются коды большинства отделов, но обязательной она не является.
Когда работник может отказаться от совмещения или работодатель — отменить его?
По статье 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. В обоих случаях другая сторона предупреждается в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Срок, содержание и объём дополнительной работы фиксируются при её поручении, поэтому досрочное прекращение оформляется отдельным письменным документом.
Можно ли поручить начальнику отдела обязанности отсутствующего начальника управления без вакантной ставки?
Да, если начальник управления временно отсутствует, например находится в отпуске или на больничном. Роструд признаёт исполнение обязанностей временно отсутствующего работника исключением из правила о вакантной ставке. Нужны письменное согласие начальника отдела, указание срока, содержания и объёма работы и доплата по статье 151 ТК РФ.
Что делать, если решение о сокращении в отделе изменили или отменили?
Часть 4 статьи 53 закона № 565-ФЗ требует сообщить в службу занятости об изменении или отмене решения о сокращении в течение 3 рабочих дней. Сообщения направляются по утверждённым формам, это следует из части 9 той же статьи. Штатное расписание при отмене сокращения корректируется новым приказом.
Кто имеет преимущественное право остаться при сокращении с 1 сентября 2026 года?
Статья 179 ТК РФ в первую очередь оставляет работников с более высокой производительностью труда и квалификацией. При равных показателях с 1 сентября 2026 года преимущественное право получили также работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по части 9 статьи 351.7 ТК РФ. Изменение внесено Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ.
