Штатное расписание — документ со списком подразделений, должностей, числа штатных единиц и окладов, и на практике он нужен любому работодателю, у которого есть работники по трудовому договору: и организации, и ИП. Отдельной нормы «каждый работодатель обязан иметь штатное расписание» в Трудовом кодексе РФ нет. Обязанность следует из статьи 57 ТК РФ: трудовая функция в договоре указывается как работа по должности согласно штатному расписанию, и Роструд в ответе от 11.12.2024 прямо распространяет это на ИП с работниками. Форма Т-3 рекомендуемая, с 2013 года работодатель вправе утвердить свою. Порядок действий зависит от того, есть ли у вас работники по трудовому договору: ИП без работников и заказчик, который работает только с исполнителями по ГПХ и самозанятыми, документ не составляют, а с первым трудовым договором он понадобится.
Ниже по каждому органу показано, в какой ситуации штатное расписание запрашивают: ГИТ, суд при споре о сокращении, СФР через ЕФС-1, ФНС, служба занятости. Отдельно разобраны совмещение должностей, правки после перехода на классификатор ОК 016-2025 и ведение документа в 1С:ЗУП и в электронном виде. Сценарная таблица для ИП и микропредприятий, пошаговый порядок утверждения и изменения, сроки хранения, стоимость ведения кадровых документов в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужно штатное расписание: организации, ИП и микропредприятия
Статья 57 ТК РФ называет трудовую функцию обязательным условием трудового договора и описывает её как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо как конкретный вид поручаемой работы. Сама формулировка не вводит отдельную обязанность вести документ: договор формально можно составить и через «конкретный вид работы». Поэтому вопрос об обязательности штатного расписания решается через практику надзора и судов, а не через прямой запрет.
Позиция надзора на дату публикации такая: в ответе Роструда на портале Онлайнинспекция.рф сказано, что ИП нужно штатное расписание, если у него будут работники, а обоснованием служит именно обязательное условие о трудовой функции. Для ИП без работников этот ответ никаких обязанностей не устанавливает. Ведомственный ответ нормой закона не является, но инспекторы ГИТ ориентируются на такие разъяснения, и спорить с ними после проверки дороже, чем утвердить документ заранее.
Микропредприятия и статья 309.2 ТК РФ
Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, и перенести условия в трудовые договоры. Штатное расписание в этой норме прямо не названо. Из неё нельзя уверенно вывести, что микропредприятие освобождено от документа: трудовая функция в договоре по-прежнему описывается через должность, а при сокращении штата штатное расписание остаётся основным доказательством того, что должность действительно исключена.
Ниже сведены типовые ситуации работодателя и то, что для каждой из них критично.
| Ситуация | Нужно ли штатное расписание | Что критично |
|---|---|---|
| Организация с работниками по трудовым договорам | Да, трудовая функция в договорах описывается по должности из штатного расписания | Совпадение наименований должностей в договорах, приказах и штатном расписании; приказ об утверждении |
| ИП с работниками | Да, позиция Роструда от 11.12.2024 | Утвердить документ до заключения первого трудового договора; при сокращении ИП уведомляет службу занятости за 2 недели |
| ИП без работников | Нет, трудовых договоров и трудовой функции нет | Документ появляется вместе с первым работником |
| Микропредприятие, отказавшееся от ЛНА по статье 309.2 ТК РФ | Прямого освобождения в норме нет, безопаснее вести | Доказательная база при сокращении штата и при споре о должности |
| Заказчик работает только с исполнителями по ГПХ и самозанятыми | Нет, исполнитель не занимает штатную должность | Требования к работникам на исполнителей не переносятся; при переквалификации отношений в трудовые понадобится и штатное расписание |
| Компания с обособленными подразделениями | Да, должности подразделений отражаются в штатном расписании | С 1 марта 2026 года квота для инвалидов считается и по обособленным подразделениям |
Из таблицы видно, что решающий признак один — наличие трудового договора. Организационно-правовая форма и численность влияют на объём сопутствующих обязанностей, но не отменяют сам документ. Проверить себя можно так: откройте любой действующий трудовой договор и посмотрите, как в нём записана трудовая функция. Если там стоит должность, она должна дословно совпадать со строкой штатного расписания.
Какие проверки и процедуры запрашивают штатное расписание
Универсального перечня органов, которые запрашивают штатное расписание при каждой проверке, нет: документ истребуют, когда он относится к предмету проверки или спора. Чаще всего это происходит в пяти ситуациях, и в каждой расписание проверяют под свой вопрос.
| Кто запрашивает | В какой ситуации | Что проверяют по штатному расписанию | Основание |
|---|---|---|---|
| ГИТ | Внеплановая проверка по индикатору риска или обращению работника | Должности в договорах и приказах, вакансии при сокращении, оплату труда | Статья 357 ТК РФ, проверочные листы по приказу Роструда № 20 |
| Суд | Спор об увольнении по сокращению численности или штата | Реальность сокращения по редакциям до и после, наличие вакансий до дня увольнения | Пункты 23 и 29 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 |
| СФР | Сдача ЕФС-1, проверка сведений для пособий | Трудовая функция в ЕФС-1 указывается в соответствии со штатным расписанием, код занятия по ОКЗ | Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, статья 4.7 закона № 255-ФЗ |
| ФНС | Налоговая проверка, если проверяются расходы на оплату труда | Обоснованность выплат и их связь с должностями | Пункт 1 статьи 93 и статья 255 НК РФ |
| Служба занятости | Сокращение, вакансии, выполнение квоты для инвалидов | Само расписание не сдаётся, но сведения о вакансиях и сокращаемых должностях берутся из него | Статьи 38 и 53 закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ |
Для ФНС и СФР штатное расписание — вспомогательный документ, его истребуют под конкретный вопрос. Для ГИТ и суда при сокращении без него работодатель практически не может подтвердить свою позицию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ГИТ: внеплановые проверки и проверочные листы
Мораторий на плановые проверки по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 действует, плановые мероприятия остались для категории высокого риска. Основной контроль идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска, обращения работников и профилактические визиты по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Уклонение от обязательного профилактического визита само по себе становится основанием для внеплановой проверки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня ничего не гарантирует. Индикатор риска срабатывает автоматически по сведениям, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать об этом заранее нельзя. Поэтому кадровые документы, включая штатное расписание, я советую держать в состоянии, готовом к проверке, в любой момент, а не к дате из плана.»
Что об этом думает ГИТ: проверочные листы утверждены приказом Роструда от 01.02.2022 № 20, действующая редакция от 22.07.2025. Отдельного вопроса «есть ли штатное расписание» в них нет. Зато в проверочном листе № 14 есть вопросы о письменном уведомлении каждого работника под роспись при сокращении и о предложении другой работы при наличии вакансий, а наличие вакансий инспектор сверяет именно по штатному расписанию. Проверочный лист при этом не ограничивает инспектора в истребовании документов: по статье 357 ТК РФ он вправе запросить всё, что нужно для проверки соблюдения трудового законодательства по её предмету.
Лайфхак: если ГИТ назначила профилактический визит, используйте его как бесплатную диагностику: это единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа. Отказ от визита переводит компанию в формат внеплановой проверки.
Суд при сокращении: штатное расписание как доказательство
По пункту 23 постановления Пленума ВС РФ № 2 обязанность доказать законное основание увольнения и соблюдение порядка лежит на работодателе. Штатные расписания в редакции до и после сокращения подтверждают, что должность действительно исключена. Пленум не называет их единственным доказательством, но другого документа, который так же наглядно показывает изменение штата, у работодателя обычно нет.
Порядок сокращения проверяется по нескольким точкам, и каждая так или иначе опирается на штатное расписание:
- письменное предупреждение работника не менее чем за 2 месяца до увольнения (часть 2 статьи 180 ТК РФ);
- предложение всех подходящих вакансий в данной местности по части 3 статьи 81 ТК РФ, причём учитываются вакансии и на дату предупреждения, и появившиеся вплоть до дня увольнения (Обзор Президиума ВС РФ от 09.12.2020);
- соблюдение преимущественного права на оставление на работе по статье 179 ТК РФ;
- уведомление службы занятости: организация — за 2 месяца, ИП — за 2 недели, при возможном массовом увольнении — за 3 месяца (статья 53 закона № 565-ФЗ).
Полезно знать: с 01.09.2026 по закону от 25.04.2026 № 108-ФЗ преимущественное право остаться на работе при сокращении получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, на общих основаниях статьи 179.
СФР, ФНС и служба занятости
В ЕФС-1 трудовая функция указывается в соответствии со штатным расписанием, а в графе 6 ставится код занятия по ОКЗ: так установлено пунктами 45-46 порядка, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, который вступил в силу 30.12.2025. Расхождение между должностью в кадровом приказе, в штатном расписании и в отчёте видно при сверке без запроса документов. Требования к отчёту и формат сдачи СФР публикует на странице о сдаче ЕФС-1 для страхователей.
ФНС при проверке вправе истребовать необходимые документы по пункту 1 статьи 93 НК РФ, и штатное расписание запрашивают, когда проверяются расходы на оплату труда по статье 255 НК РФ. Служба занятости само расписание не получает: работодатель сообщает о вакансии в течение 5 рабочих дней, о выполнении квоты для инвалидов — ежемесячно не позднее 10-го числа следующего месяца. Квота устанавливается при численности более 35 человек в размере 2-4% от среднесписочной численности за предыдущий квартал, а не от числа штатных единиц.
Во что обходится отсутствие или ошибки в штатном расписании
Отдельного штрафа за отсутствие штатного расписания КоАП РФ не устанавливает. Если инспектор квалифицирует это как нарушение трудового законодательства, применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Дороже обходится другое: при споре о сокращении без редакций штатного расписания до и после работодатель не докажет, что должность исключена и что все вакансии предложены, а бремя доказывания лежит на нём. Проверить готовность можно за один вечер: поднимите приказы об утверждении и изменении расписания за последние 2 года и сверьте их с датами кадровых приказов.
Совмещение должностей и вакансии в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа наряду с основной в течение рабочего дня, которую работник выполняет с письменного согласия и за доплату по статье 151 ТК РФ. Закон допускает три формы: работа по другой или такой же профессии (должности), увеличение объёма работы и расширение зон обслуживания. Общего условия о вакантности штатной единицы в тексте статьи нет.
Связь со штатным расписанием появляется на практике. Роструд в разъяснениях исходит из того, что совмещение другой должности оформляют по вакансии, которая есть в штатном расписании. Увеличение объёма или расширение зоны обслуживания по своей же профессии занятием другой вакантной должности не является, и свободная единица для него не нужна. Если должности, обязанности по которой поручают работнику, в расписании нет, сначала вносят её приказом, а затем оформляют совмещение.
Для работника из этого следует простая проверка: в приказе о совмещении должны быть указаны срок, содержание и объём дополнительной работы и размер доплаты, а под приказом или в отдельном документе — ваше письменное согласие. Работодателю стоит сверить наименование совмещаемой должности со штатным расписанием до подписания приказа.
Сформируйте приказ о совмещении с доплатой и согласием работника
Данные штатного расписания: что входит в документ и как его утвердить
Указания по заполнению формы Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 определяют состав документа: структурные подразделения, должности, профессии и специальности с указанием квалификации, количество штатных единиц. Графы 5-9 отражают оплату труда: тарифную ставку или оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Графа 5 заполняется в рублях, а при иной системе оплаты, предусмотренной законом, — в соответствующих единицах. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица, изменения в него вносятся тоже приказом.
Унифицированная форма Т-3 с 1 января 2013 года не обязательна: по части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ форму первичного документа утверждает сам экономический субъект. Свою форму можно сократить или дополнить графами, но набор данных, по которым проверяют должности, численность и оплату, лучше сохранить. Штатное расписание — внутренний документ работодателя: в нём нет фамилий, он описывает должности, а не людей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Наименования должностей в штатном расписании — точка, от которой зависят остальные документы. Трудовая функция в договоре, должность в приказе о приёме, должностная инструкция и графа о трудовой функции в ЕФС-1 повторяют строку расписания. Перед утверждением полезно сверить каждую должность с действующими трудовыми договорами и, если от наименования зависят льготы или ограничения, с профессиональными стандартами и классификатором.
Образцы штатного расписания и связанных кадровых документов
Начните с формы Т-3: по ней удобно сверить, какие данные должны попасть в вашу собственную форму, а трудовой договор и должностная инструкция показывают, как строка расписания переходит в описание трудовой функции.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (Excel) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
Изменение штатного расписания: приказ, уведомления и новый классификатор
Изменение штатного расписания оформляют одним из двух способов: приказом о внесении изменений в действующую редакцию либо утверждением штатного расписания в новой редакции. Сам приказ работников не затрагивает. Последствия для них возникают, только если меняются условия их трудовых договоров.
Статья 74 ТК РФ позволяет работодателю менять условия договора в одностороннем порядке, только если они не могут быть сохранены из-за изменения организационных или технологических условий труда, и запрещает так менять трудовую функцию. О предстоящих изменениях и их причинах работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца. Одного факта изменения штатного расписания для применения статьи 74 недостаточно: причина должна быть организационной или технологической и подтверждаться документами. Если работник согласен на изменения, их оформляют дополнительным соглашением.
С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Приказ заменяет классификатор, но не предписывает автоматически переименовывать все должности в штатных расписаниях. Пересмотр нужен там, где наименование или код должности влияют на льготы, ограничения или отчётность: классификатор связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1.
Внимание: если при переходе на ОК 016-2025 меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо новая редакция, дополнительные соглашения к трудовым договорам и отдельно обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП.
Когда дополнительные соглашения подписывают в КЭДО, вид электронной подписи определяется статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, и ПЭП, УНЭП и УКЭП между собой не взаимозаменяемы. Мы в Добыто разводим во времени выпуск подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд оценивает не в пользу работодателя.
Как утвердить и изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень подразделений и должностей с квалификацией и количеством штатных единиц. Сверьте наименования с действующими трудовыми договорами и, если от наименования зависят льготы или отчётность, с ОК 016-2025.
- Шаг 2. Заполните данные об оплате: оклад или тарифную ставку, надбавки, месячный фонд оплаты труда. Месячную зарплату работника, отработавшего норму, сверяйте с МРОТ с учётом регионального значения: федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей.
- Шаг 3. Утвердите штатное расписание приказом руководителя или уполномоченного им лица и укажите дату введения в действие.
- Шаг 4. При изменении издайте приказ о внесении изменений или утвердите новую редакцию. Если меняются условия трудовых договоров по организационным причинам, письменно уведомите работников не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ и оформите дополнительные соглашения.
- Шаг 5. При сокращении должности предупредите работников под роспись не менее чем за 2 месяца, предлагайте вакансии вплоть до дня увольнения и уведомите службу занятости: организация за 2 месяца, ИП за 2 недели, при массовом увольнении за 3 месяца.
- Шаг 6. Отразите изменения в кадровой программе и проверьте, что трудовая функция и код ОКЗ в ближайшей ЕФС-1 совпадают с новой редакцией расписания.
Штатное расписание в 1С:ЗУП, в КЭДО и в архиве
Ведение штатного расписания в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП редакции 3.1, которая работает на платформе 1С:Предприятие 8.3, штатное расписание можно вести с историей изменений: при утверждении новой редакции прежняя сохраняется, а по расписанию строится анализ планового и фактического фонда оплаты труда и укомплектованности штата. Программа допускает и вариант ведения без истории, когда расписание не утверждается отдельным приказом. Для компании, которая проходит проверки и сокращения, вариант с историей удобнее: редакции до и после изменения выгружаются из программы, а не собираются по папкам.
В схеме интеграции Добыто с 1С штатные данные и кадровые документы остаются в ЗУП, а система КЭДО отвечает за подписание электронной подписью, маршруты согласования и архив. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, подписанные документы и статусы возвращаются в программу автоматически.
Электронное штатное расписание и подписание приказов
Статьи 22.1-22.2 ТК РФ допускают кадровый электронный документооборот для документов, которые по трудовому законодательству оформляются письменно или предъявляются работнику для ознакомления. КЭДО вводится локальным актом, где определены используемые системы и перечень электронных документов. Если приказы об утверждении и изменении штатного расписания включены в этот перечень, их можно создавать и подписывать в электронном виде; приказы и ЛНА относятся к документам, которые переводят в КЭДО, а на бумаге закон оставляет, в частности, трудовую книжку и акт о несчастном случае.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения документа определяется формой его создания. Штатное расписание или приказ, подписанные электронной подписью, хранятся электронно, и распечатка их не заменяет, а подписанный на бумаге документ хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решите, в какой форме создаётся каждый документ, до запуска КЭДО: дальше вы живёте с этим решением весь срок хранения.»
Перед переводом кадровых документов в электронный вид мы закладываем пилотную группу и только потом разворачиваем КЭДО на всю компанию: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления.
Сколько хранить штатное расписание
Факт: по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения хранятся постоянно, тогда как графики отпусков и табели — 5 лет, а трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Для документов в КЭДО действуют те же сроки.
Пункт 40 Перечня относит к постоянному хранению не только сами штатные расписания, но и изменения к ним, поэтому приказы о внесении изменений уничтожать нельзя: без них не восстановить, какая редакция действовала на дату сокращения или приёма.
Важный нюанс из практики: для ряда сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов они имеют приоритет над общим Перечнем № 236. Сначала проверяют, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом ставят срок по общему, фиксируя статью в номенклатуре дел.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а распечатанный электронный документ остаётся копией и требует заверения. Если штатное расписание у вас существует только в электронном виде, заранее определите, чем вы подтвердите его подлинность в споре о сокращении.»
Стоимость ведения штатного расписания и кадровых документов в КЭДО Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: для ИП и небольшой компании до 25 человек достаточно базового тарифа, а синхронизация штатных данных с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес». Актуальные условия и разницу между тарифами смотрите на странице тарифов КЭДО Добыто; при переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Штатное расписание обязательно де-факто для каждого, кто заключает трудовые договоры, включая ИП, хотя прямой нормы об этом в ТК РФ нет: обязанность вытекает из условия о трудовой функции и из позиции Роструда. Без работников и при работе только по ГПХ документ не нужен, а микропредприятию отказ от ЛНА по статье 309.2 автоматического освобождения не даёт. Запрашивают расписание под конкретный вопрос: ГИТ и суд — при сокращении и споре о должности, СФР — через трудовую функцию в ЕФС-1, ФНС — при проверке расходов на оплату труда. Защищают работодателя совпадение должностей во всех документах, приказы на каждое изменение и постоянное хранение всех редакций.
В Добыто приказы по штатному расписанию, дополнительные соглашения и согласия на совмещение проходят подписание и хранятся в электронном архиве, а штатные данные остаются в 1С:ЗУП, где их привыкли вести кадровые службы.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли указать в штатном расписании оклад «от и до»?
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 допускал вилку окладов по свободной должности и указывал, что конкретный оклад работника фиксируется в трудовом договоре. Письмо нормативным актом не является. Используя вилку, работодатель всё равно обязан соблюдать равную оплату за труд равной ценности, поэтому разницу в окладах на одной должности стоит обосновать квалификацией или объёмом работы.
Нужно ли считать квоту для инвалидов отдельно по обособленному подразделению?
Да, с 1 марта 2026 года закон от 28.11.2025 № 445-ФЗ распространил квотирование на иные обособленные подразделения работодателя. Квота определяется по законодательству региона, где расположено подразделение, и по его среднесписочной численности за предыдущий квартал. О выполнении квоты работодатель сообщает в службу занятости ежемесячно, не позднее 10-го числа следующего месяца.
Обязательно ли вести штатное расписание именно в 1С?
Нет, требования к программе закон не устанавливает: с 2013 года работодатель вправе утвердить собственную форму, и документ можно вести в Excel по образцу Т-3. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП 3.1, можно выбрать вариант с историей изменений или без неё. При переходе на ОК 016-2025 наименования и коды должностей нужно обновить и в кадровой программе, иначе в ЕФС-1 уйдут старые данные.
Сколько хранить штатное расписание, если организация не сдаёт документы в госархив?
Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения штатного расписания по месту утверждения — до ликвидации организации (пункт 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). В других организациях, например у получателя копии, документ хранится 3 года. Изменения к штатному расписанию хранятся в те же сроки, что и само расписание.
Что делать, если должность в трудовом договоре записана иначе, чем в штатном расписании?
Трудовая функция в ЕФС-1 указывается в соответствии со штатным расписанием, поэтому расхождение с договором видно при любой сверке. Устраняют его одним из двух способов: приказом о внесении изменений в штатное расписание, если неточна строка расписания, либо дополнительным соглашением к трудовому договору, если неточен договор. Менять трудовую функцию в одностороннем порядке нельзя, поэтому дополнительное соглашение подписывают обе стороны.
Какой индикатор риска ГИТ связан с численностью и фондом оплаты труда?
Перечень индикаторов утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, действующая редакция — по приказу от 08.12.2025 № 685н, всего 9 позиций, сам приказ действует до 31 декабря 2026 года. Один из индикаторов — отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80% и более за квартал у работодателя с численностью от 15 работников. При срабатывании инспекция вправе инициировать внеплановую проверку, и штатное расписание с приказами об изменениях помогает объяснить, как менялись численность и фонд оплаты.
