Уведомление МВД о трудовом договоре с иностранцем сроки и ответственность

Уведомление МВД о трудовом договоре с иностранцем подаёт работодатель или заказчик по договору ГПХ в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора и ещё раз, в те же 3 рабочих дня, после его прекращения. Обязанность установлена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. С 1 сентября 2026 года действуют формы из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: приложение № 7 о заключении, приложение № 8 о прекращении, к каждому прикладывается отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных. Штраф для организации по части 3 статьи 18.15 КоАП составляет от 400 000 до 800 000 рублей за каждого иностранца, в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по части 4 — до 1 000 000 рублей. Продление срочного трудового договора дополнительным соглашением уведомления не требует, а прекращение договора по статье 77 или 327.6 ТК РФ требует всегда.

Материал помогает посчитать последний день срока с учётом выходных и праздников, выбрать бланк и способ подачи, собрать трудовой договор с иностранцем так, чтобы его данные совпадали с уведомлением. Отдельно разобраны ситуации, в которых уведомление не подаётся, и прекращение договора по дополнительным основаниям для иностранцев. Таблица штрафов с поправками, которые вступают в силу 3 ноября 2026 года, чек-лист перед отправкой, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Срок уведомления МВД: как считать 3 рабочих дня

Трёхдневный срок считается в рабочих днях и начинается со следующего рабочего дня после даты заключения или прекращения договора: сам день подписания в срок не входит. Выходные и нерабочие праздничные дни пропускаются.

Уведомлять МВД обязаны все, кто привлекает иностранца к работе: организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Обязанность действует и для трудового договора, и для гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг. Отдельных бланков для патентников, граждан ЕАЭС или обладателей разрешения на работу нет: статус иностранца определяет только то, какие поля формы заполняются — реквизиты патента, разрешения на работу или основание для работы без них.

Точка отсчёта при приёме — дата заключения трудового договора, то есть день его подписания обеими сторонами, а не дата выхода на работу. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания по статье 61 ТК РФ. Если договор подписан 25-го числа, а работник выходит 1-го, срок уведомления считается от 25-го. При увольнении точка отсчёта — дата прекращения договора, которая по статье 84.1 ТК РФ совпадает с последним днём работы.

Два расчёта на календаре 2026 года:

• Трудовой договор подписан в пятницу, 2 октября 2026 года. Рабочие дни срока — 5, 6 и 7 октября. Последний день подачи — среда, 7 октября.
• Договор прекращён во вторник, 3 ноября 2026 года. 4 ноября — нерабочий праздничный день, поэтому срок идёт 5, 6 и 9 ноября. Последний день подачи — понедельник, 9 ноября.

Уведомление подаётся в территориальный орган МВД того субъекта РФ, где иностранец фактически работает, а не там, где зарегистрирована компания. Для безвизовых иностранцев, работающих по патенту в двух соседних регионах с соглашением о взаимном признании патента (Москва и Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область), уведомление подаётся в МВД каждого региона. Если во втором регионе работа началась позже, срок для него — 3 рабочих дня с начала работы на его территории.

Какие уведомления и в какие сроки подаёт работодатель, который нанимает иностранцев, видно из таблицы.

Для ВКС работают те же формы № 7 и № 8, а квартальное уведомление о выплатах подаётся дополнительно к ним, а не вместо них. Проверьте, внесён ли у вас в кадровый календарь последний день срока по каждому иностранцу, а не только дата приёма.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда уведомление МВД не требуется и где начинается спорная зона

Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ привязывает уведомление к двум событиям: заключению и прекращению договора. Изменение условий действующего договора сюда не входит. Отсюда несколько ситуаций, в которых работодатели подают лишние уведомления или, наоборот, пропускают обязательные.

Продление срочного трудового договора дополнительным соглашением уведомления не требует: договор не прекращается, меняется только его срок. То же относится к переводу на другую должность, изменению зарплаты и режима работы, оформленным дополнительным соглашением. Если же старый договор прекращён и с тем же иностранцем подписан новый, подаются два уведомления: о прекращении по форме № 8 и о заключении по форме № 7.

Выезд иностранца из России сам по себе договор не прекращает. Пока увольнение не оформлено приказом, уведомлять МВД о прекращении не о чем, а срок начинает течь с даты официального прекращения договора. Иностранец, который выехал и не выходит на работу, остаётся работником: его отсутствие оформляется в табеле, а основание увольнения выбирается по статье 77 или 327.6 ТК РФ.

Сценарии ниже показывают, какое уведомление нужно в типовых кадровых ситуациях.

Граждане ЕАЭС работают без патента, но уведомление о них подаётся по общим правилам. Если сомневаетесь, прекращался ли договор юридически, сверьте даты в приказе, трудовом договоре и дополнительных соглашениях: уведомление нужно только там, где есть приказ о прекращении или новый договор.

Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года по приказу МВД № 290

До 31 августа 2026 года включительно применялись бланки из приказа МВД России от 30.07.2020 № 536. С 1 сентября 2026 года действует приказ МВД России от 12.05.2026 № 290, зарегистрированный Минюстом 02.06.2026 под № 86820; его срок действия — до 1 сентября 2032 года. Бланк выбирается по дате подачи: если договор подписан 31 августа, а уведомление уходит 1 сентября или позже, заполняется новая форма.

Изменения в формах касаются конкретных полей, и каждое из них может стать поводом для протокола за нарушение формы уведомления:

• в форме № 7 о заключении договора указывается срок его действия или отметка, что договор бессрочный;
• в формах № 7 и № 8 в сведениях об иностранце появилось поле «Пол»;
• в квартальной форме № 5 о выплатах ВКС добавлено поле для ИНН специалиста, а поле о профессии убрано;
• согласие иностранца на обработку персональных данных больше не входит в текст уведомления: с 1 сентября 2026 года оно оформляется отдельным документом и прикладывается к уведомлению о заключении и к уведомлению о прекращении договора; для формы № 5 предусмотрено своё согласие.

Рекомендуемые образцы согласий приведены в самом приказе № 290. Согласие подписывает иностранец, поэтому его нужно получить до подачи уведомления, а при увольнении — до последнего рабочего дня: после ухода работника собрать подпись сложнее, а срок в 3 рабочих дня не продлевается.

Требования к заполнению остались строгими. Уведомление заполняется на русском языке от руки или на компьютере, зачёркивания и исправления не допускаются, сокращения — только официальные. Если места в поле не хватает, оформляется дополнительный лист по образцу из приказа № 290 с номером и названием поля и данными иностранца. Уведомление из двух и более листов прошивается и нумеруется, на обороте последнего листа указывают количество листов, фамилию и инициалы представителя и ставят его подпись.

Отдельной корректирующей формы приказ № 290 не предусматривает, как и срока, в течение которого ошибку можно исправить без последствий. Сверьте данные иностранца с паспортом и патентом, а должность и вид договора — с подписанным трудовым договором, прежде чем бланк уйдёт в МВД.

Как подать уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

Приказ № 290 допускает 3 способа подачи, и от способа зависит, чем вы потом докажете соблюдение срока:

1. Лично на бумаге в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД либо через уполномоченное МВД России ФГУП или организацию, уполномоченную Москвой. При подаче в подразделение регионального уровня выдают справку о приёме.
2. Заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Квитанцию сохраняют: дата её оформления подтверждает, что срок соблюдён. Ценное письмо с описью вложения приказ прямо не называет.
3. Онлайн через Госуслуги с электронной подписью. Сообщение о приёме направляют не позднее рабочего дня, следующего за днём получения уведомления.

Подача через МФЦ приказом № 290 не предусмотрена. Для электронного канала на портале работает сервис уведомлений МВД о трудовых мигрантах на Госуслугах: там описано, какие сведения об исполнителе нужны, как подписать форму электронной подписью организации и где смотреть статус приёма. Электронная подача снимает зависимость от часов приёма в подразделении и от сроков доставки почтой.

Подтверждение подачи — такой же рабочий документ, как само уведомление: справка о приёме, почтовая квитанция с уведомлением о вручении или электронное сообщение о приёме хранятся вместе с личным делом иностранца. При проверке МВД сверяет даты, и без подтверждения доказать своевременную подачу нечем.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения документа определяется формой его создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Подписанный на бумаге хранится на бумаге, и скан не заменяет его. Решите, в какой форме вы ведёте договоры с иностранцами и подтверждения подачи уведомлений, один раз, на входе, и зафиксируйте это в номенклатуре дел.»

Как подать уведомление МВД о договоре с иностранцем: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите событие и дату: заключение договора (дата подписания) или прекращение (последний рабочий день по приказу). Отсчитайте 3 рабочих дня, начиная со следующего рабочего дня, и запишите последний день подачи.
2. Шаг 2. Выберите бланк по дате подачи: с 1 сентября 2026 года — приложение № 7 о заключении или приложение № 8 о прекращении к приказу МВД № 290.
3. Шаг 3. Заполните сведения об иностранце по паспорту, реквизиты патента, разрешения на работу или основание для работы без них, профессию или должность по договору, вид договора, дату заключения и срок действия.
4. Шаг 4. Получите у иностранца отдельное согласие на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу из приказа № 290 и приложите его к уведомлению.
5. Шаг 5. Проверьте бланк на исправления и зачёркивания, при двух и более листах прошейте и пронумеруйте их, на обороте последнего листа поставьте количество листов, фамилию, инициалы и подпись представителя.
6. Шаг 6. Подайте уведомление в МВД региона, где работает иностранец: лично, заказным письмом с уведомлением о вручении или через Госуслуги с электронной подписью.
7. Шаг 7. Сохраните подтверждение: справку о приёме, почтовую квитанцию или электронное сообщение о приёме, и положите его в личное дело.

Трудовой договор с иностранцем: какие условия влияют на уведомление

Данные в уведомлении МВД берутся из трудового договора, поэтому ошибка в договоре переходит в бланк. Статья 327.2 ТК РФ добавляет к обязательным условиям трудового договора с иностранцем сведения, которых нет в договоре с гражданином РФ:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• реквизиты разрешения на работу или патента — для временно пребывающих иностранцев;
• реквизиты разрешения на временное проживание — для временно проживающих;
• основание оказания медицинской помощи в период действия договора: полис добровольного медицинского страхования либо договор работодателя с медицинской организацией.

Профессия или должность в договоре должна совпадать с той, что указана в разрешении на работу, если разрешение её содержит. Привлечение иностранца по профессии, не указанной в разрешении на работу или патенте, — отдельный состав по части 1 статьи 18.15 КоАП со штрафом для организации от 250 000 до 800 000 рублей. Зарплата в договоре сверяется с региональным МРОТ, а не только с федеральным: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей.

Срок трудового договора с временно пребывающим иностранцем по общему правилу не ограничивается: договор заключается на неопределённый срок. Срочный трудовой договор допустим, только если есть основание из статьи 59 ТК РФ. Срок действия патента таким основанием не является: его истечение даёт отдельное основание прекращения по статье 327.6 ТК РФ. С 1 сентября 2026 года в форме № 7 нужно указать срок действия договора или отметить, что он бессрочный, поэтому формулировка срока в договоре переносится в бланк дословно.

Форма трудового договора с иностранцем — письменная, на бумаге или в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. При электронном подписании срок уведомления считается от даты, когда договор подписали обе стороны. В сервисе Добыто подпись работника ставится с меткой времени, и отметки по каждому шагу маршрута видны в карточке документа: дата, от которой отсчитываются 3 рабочих дня, не вызывает споров.

Электронный договор защищает работодателя, только если процедура выдачи подписи и идентификации работника описана в ЛНА. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой, а не расписался в журнале ознакомления.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Для победы в споре мало установить, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Откройте Положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём раздел об идентификации.»

Образцы документов для приёма и увольнения иностранного работника

Комплект собран под ключевые даты уведомления МВД; начните с трудового договора и дополните его условиями статьи 327.2 ТК РФ о патенте и ДМС.

Прекращение договора с иностранцем: статья 77 и статья 327.6 ТК РФ

Уведомление по форме № 8 подаётся при любом основании прекращения: по соглашению сторон, по истечении срока срочного трудового договора, по инициативе работника по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, по инициативе работодателя. К общим основаниям статьи 77 статья 327.6 ТК РФ добавляет основания, которые действуют только для иностранцев, в том числе истечение срока действия или аннулирование разрешения на работу или патента. При таких событиях статья 327.5 ТК РФ обязывает работодателя отстранить иностранца от работы, а увольнение оформляется отдельным приказом, от даты которого и считается срок уведомления.

Важный нюанс из практики: допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и работников сверх доли увольняют до начала соответствующего календарного года. За несоблюдение долей отвечают по статье 18.17 КоАП, а за каждое увольнение ещё и подаётся уведомление по форме № 8 в общий трёхдневный срок. Если под ограничение попадает группа работников, последние рабочие дни лучше развести так, чтобы кадровая служба успевала подать все уведомления.

Увольнение через КЭДО добавляет свой риск. Важный нюанс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: у него было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решения отменил, потому что в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись ему выдали в день заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Если увольнение иностранца признают незаконным, работника восстанавливают, и договор с ним продолжает действовать. Проверьте перед подачей формы № 8, что приказ об увольнении подписан, основание указано со ссылкой на статью 77 или 327.6 ТК РФ, а дата прекращения в приказе и в уведомлении одна и та же.

Штраф за неуведомление МВД по статье 18.15 КоАП и цена ошибки

Часть 3 статьи 18.15 КоАП наказывает три разных нарушения: неподачу уведомления, нарушение порядка и нарушение формы. Опоздание на один день, бланк по старому приказу после 1 сентября 2026 года и уведомление без отдельного согласия на обработку персональных данных квалифицируются по одной и той же части. Размеры штрафов на дату публикации:

Индивидуальные предприниматели по главе 18 КоАП отвечают как юридические лица, поэтому для ИП действуют суммы из последней колонки. С 3 ноября 2026 года Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ повышает штрафы для граждан: по части 3 до 4 000-7 000 рублей, по части 4 до 7 000-9 000 рублей. Суммы для должностных лиц, ИП и организаций не меняются.

Штраф считается не на компанию, а на каждого иностранца: по примечанию 2 к статье 18.15 при нарушении в отношении двух и более иностранцев ответственность наступает за каждого в отдельности. Организация в Москве, которая опоздала с уведомлениями о приёме 3 работников, рискует штрафом от 1 200 000 до 3 000 000 рублей. Параллельно может быть оштрафован должностное лицо, отвечающее за подачу, — от 35 000 до 70 000 рублей за каждого иностранца. Замена штрафа предупреждением для малого бизнеса по статье 4.1.1 КоАП на статью 18.15 не распространяется. Если суд признает исключительные обстоятельства, по части 3.2 статьи 4.1 КоАП штраф организации можно снизить, но не ниже половины минимума, то есть не ниже 200 000 рублей. Срок давности по нарушениям миграционного законодательства — 1 год.

Отстоять позицию в споре помогает не довод о малом опоздании, а документы: подтверждение подачи с датой, подписанный трудовой договор, приказ с датой прекращения, согласие иностранца на обработку персональных данных. Если уведомление ушло почтой в срок, а дошло позже, решающим доказательством становится почтовая квитанция.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Чек-лист перед отправкой уведомления в МВД

Большинство протоколов по части 3 статьи 18.15 КоАП возникает из-за расхождения дат и реквизитов, которые можно проверить до подачи. Пройдите по списку для каждого иностранца:

• дата подписания трудового договора или договора ГПХ зафиксирована, последний день срока посчитан в рабочих днях с учётом праздников;
• бланк соответствует дате подачи: с 1 сентября 2026 года — формы № 7 и № 8 из приказа МВД № 290;
• в форме № 7 указан срок действия договора или отмечен его бессрочный характер, заполнено поле «Пол»;
• реквизиты патента или разрешения на работу совпадают с документом, профессия — с разрешением на работу, если она в нём указана;
• для граждан ЕАЭС и других иностранцев без патента указано основание для работы без него;
• приложено отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных;
• в бланке нет исправлений, многолистовое уведомление прошито, пронумеровано и подписано на обороте;
• выбран орган МВД региона, где иностранец фактически работает, а при патенте на два соседних региона — оба органа;
• при увольнении дата прекращения в приказе и в форме № 8 совпадает, основание указано по статье 77 или 327.6 ТК РФ;
• подтверждение подачи сохранено в личном деле.

Сроки уведомлений легче всего теряются, когда их ведут общей таблицей на всё подразделение. В практике Добыто контрольные сроки ведут по каждому работнику от даты его конкретного документа, а не от даты общего приказа: при переходе на КЭДО их первыми выносят в систему.

Стоимость КЭДО для оформления трудовых договоров с иностранными работниками

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой. Цены на дату публикации:

Итоговая сумма считается от числа сотрудников в системе и выбранного тарифа; при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

МВД ждёт от работодателя 2 уведомления по каждому иностранцу: после подписания договора и после его прекращения, каждое в пределах 3 рабочих дней без учёта дня самого события. С сентября 2026 года протокол можно получить не только за опоздание, но и за старый бланк или отсутствие отдельного согласия на обработку персональных данных, а сумма штрафа умножается на число иностранцев. Защищают работодателя не аргументы после проверки, а заранее собранные даты: подписанный договор, приказ о прекращении и подтверждение подачи.

Добыто фиксирует дату подписания трудового договора и кадровых документов с меткой времени и ведёт их в электронном архиве, поэтому срок уведомления МВД считается от даты, которую можно подтвердить документально.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД о приёме на работу гражданина Беларуси?

Практика Верховного Суда РФ неоднородна. В постановлениях от 30.05.2017 № 78-АД17-19 и от 07.06.2018 № 83-АД18-6 штрафы за неподачу уведомлений о гражданах Беларуси отменены со ссылкой на решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4. В определении от 10.03.2017 № 308-АД17-333 штраф оставлен в силе: 115-ФЗ исключения для граждан Беларуси не делает. Безопаснее подать уведомления по формам № 7 и № 8 в общий трёхдневный срок.

Нужно ли уведомление, если у иностранца вид на жительство или разрешение на временное проживание?

Да. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ не делит иностранцев по статусу, и формы № 7 и № 8 едины для всех категорий. Статус влияет только на заполнение полей: вместо реквизитов патента указывается основание, по которому иностранец работает без патента или разрешения на работу. В трудовом договору с временно проживающим по статье 327.2 ТК РФ указываются реквизиты разрешения на временное проживание.

Что делать, если в уже поданном уведомлении обнаружилась ошибка?

Корректирующей формы и срока для исправления без последствий приказ МВД № 290 не предусматривает. Практический путь — как можно скорее направить правильно заполненное уведомление с пояснением. Повторная подача не гарантирует освобождения от штрафа по части 3 статьи 18.15 КоАП: риск зависит от того, искажает ли ошибка существенные сведения об иностранце или договоре.

Можно ли подать уведомление о трудовом договоре с иностранцем через МФЦ?

Нет. Приказ МВД № 290 называет 3 способа: лично в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД или через уполномоченную организацию, заказным письмом с уведомлением о вручении и через Госуслуги с электронной подписью. Уведомление, сданное через МФЦ, рискует быть признанным поданным с нарушением порядка.

Кого штрафуют за неподачу уведомления: организацию или кадровика?

Санкция части 3 статьи 18.15 КоАП предусмотрена отдельно для юридического лица (от 400 000 до 800 000 рублей) и для должностного лица (от 35 000 до 50 000 рублей), в четырёх регионах с повышенными штрафами — до 1 000 000 и до 70 000 рублей соответственно. Наказание организации не освобождает от ответственности виновного сотрудника, поэтому в приказе о распределении обязанностей стоит прямо назначить ответственного за уведомления МВД.

Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ с иностранцем, который работает как самозанятый?

Да. Обязанность распространяется на гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг независимо от налогового режима исполнителя. Заказчик подаёт форму № 7 в течение 3 рабочих дней после заключения договора и форму № 8 после его прекращения. Условия статьи 327.2 ТК РФ о ДМС и реквизитах патента к договору ГПХ не применяются: это требования к трудовому договору.