Трудовой договор составляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй передаётся работнику, оба подписываются сторонами и имеют равную силу — это часть 1 статьи 67 ТК РФ. Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя: без этой отметки инспектор ГИТ считает, что договор не выдан. Хранится трудовой договор 50 лет, если делопроизводство по нему завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних — это статья 435 Перечня Росархива. Главное различие: на бумаге подписанных экземпляров ровно два, в КЭДО экземпляр один — электронный документ с файлом подписи, а бумажную копию работник получает по письменному заявлению.
Разберём, чем экземпляр отличается от копии и почему третий подписанный экземпляр не нужен, что делать работнику, которому договор не выдали, и как считается срок хранения после увольнения. Отдельно — состав электронного комплекта: сам документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если подписывал не директор. Сценарная таблица по числу экземпляров, таблица сроков хранения кадровых документов, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Два экземпляра трудового договора: что требует статья 67 ТК РФ
Письменная форма и два экземпляра — это не рекомендация и не обычай делового оборота, а прямое требование части 1 статьи 67 ТК РФ. Каждый из двух документов подписывают обе стороны, один передаётся работнику, второй хранится у работодателя. Юридическая сила у них одинаковая: в споре суд одинаково примет и тот экземпляр, что лежал в личном деле, и тот, что работник достал из домашней папки.
Отметка о получении — отдельный реквизит, про который забывают чаще всего. На экземпляре работодателя работник своей рукой пишет, что второй экземпляр получил, и расписывается. Формулировка свободная: «Экземпляр трудового договора получил на руки», дата, подпись. Нет этой отметки — и при проверке вы доказываете факт выдачи свидетельскими показаниями, а не документом.
Если работника фактически допустили к работе без оформления, договор всё равно составляется в двух экземплярах, но срок жёсткий: не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения к работе (часть 2 статьи 67 ТК РФ). Отсчёт идёт от дня выхода, а не от дня, когда кадровик нашёл время.
Чем экземпляр отличается от копии
Экземпляр — это подлинник: документ, на котором стоят живые подписи обеих сторон. Копия — воспроизведение подлинника, и сама по себе она никого ни к чему не обязывает, пока не заверена. Отсюда практический вывод: распечатка договора, подшитая в папку филиала, экземпляром не становится, сколько бы раз её ни распечатали.
Третий подписанный экземпляр закон не запрещает, но и не требует. Если кадровая служба делает третий для бухгалтерии или для обособленного подразделения, он должен быть подписан так же, как первые два, — иначе это просто копия с другим статусом хранения. В практике Добыто мы советуем не плодить подлинники: каждый лишний подписанный экземпляр — это ещё один документ, который придётся искать при проверке и который может разойтись по содержанию с основным.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если договор на нескольких листах, просите стороны расписаться на каждой странице. В норме такого требования нет, это практика, но практика разумная: она снимает возможность подмены листа. Сшивка с печатью со временем рвётся и теряется, а подпись на каждой странице закрывает спор о содержании сразу. Проверьте свой комплект: есть ли подписи на всех листах и есть ли на вашем экземпляре отметка работника о получении своего.»
Факт: трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении отнесены к статье 435 Перечня Росархива со сроком 50/75 лет и отметкой ЭПК: даже по истечении срока экспертная комиссия обязана оценить возможную историческую ценность документа.
Сколько экземпляров нужно в разных ситуациях
Число подписанных экземпляров меняется не от щедрости работодателя, а от способа оформления и категории работника. Ниже собраны ситуации, в которых кадровая служба обычно сомневается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Подписанных экземпляров | Что получает работник | Основание |
|---|---|---|---|
| Приём на работу на бумаге | 2 | свой экземпляр в день подписания, под отметку о получении | ч. 1 ст. 67 ТК РФ |
| Фактический допуск без оформления | 2, оформить не позднее 3 рабочих дней | свой экземпляр с даты фактического начала работы | ч. 2 ст. 67 ТК РФ |
| Дистанционный работник, договор на бумаге | 2 | экземпляр почтой заказным письмом с уведомлением, не позднее 3 рабочих дней со дня его письменного заявления | ст. 312.2 ТК РФ |
| Оформление через КЭДО | подписанных бумажных экземпляров нет, один электронный документ | электронный документ с файлом подписи; заверенная бумажная копия по письменному заявлению | ст. 22.1-22.3 ТК РФ |
| Дополнительное соглашение к договору | 2 | свой экземпляр соглашения, хранится вместе с договором | ст. 72 ТК РФ |
| Копия для бухгалтерии или филиала | дополнительных подлинников не требуется | ничего: это внутренняя копия, а не экземпляр | — |
Из таблицы видно, где именно ломается привычная логика «двух бумажек»: у дистанционного работника бумажный экземпляр появляется только по его заявлению, а в КЭДО считать экземпляры вообще нечего — там один документ и права доступа к нему у обеих сторон.
Сколько экземпляров в КЭДО и что считается экземпляром работника
Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ и работает без дублирования на бумаге. Физических экземпляров там нет: существует один электронный документ, к которому есть доступ у работодателя и у работника. Роль «второго экземпляра» выполняет размещение документа в личном кабинете работника и фиксация факта ознакомления системой.
Виды подписи для трудового договора разведены по сторонам. Работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью, работник — усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной, выданной с использованием инфраструктуры государственных услуг. Неквалифицированной подписью работодатель трудовой договор подписать не может, и это не техническое ограничение системы, а требование закона. Для заявлений на отпуск или командировку работнику достаточно простой электронной подписи, но к трудовому договору это послабление не относится.
Бумажный экземпляр в КЭДО появляется в двух случаях: по письменному заявлению работника работодатель выдаёт заверенную надлежащим образом бумажную копию электронного документа, а дистанционному работнику по его заявлению направляется оформленный экземпляр договора на бумаге в течение трёх рабочих дней.
Подпишите трудовой договор электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Важный нюанс из практики: момент выдачи электронной подписи определяет, останется ли приём на работу бумажным. Если компания выдаёт ключи только после испытательного срока, трудовой договор и весь комплект документов при приёме навсегда остаются на бумаге, а электронным становится всё остальное. Это решение принимается осознанно: при низкой текучести подпись выдают при приёме, при высокой — после испытания, и тогда бумажные экземпляры при оформлении никуда не исчезают.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Внимание: по процессам, которые переведены в КЭДО и на которые работник дал согласие, документы в бумаге уже не оформляются. Электронный вид не добавляет запасной канал, а заменяет прежний, и откатиться назад по конкретному документу нельзя.
Если экземпляр не выдали или он потерян
Работник, которому договор на руки не дали, запрашивает его по статье 62 ТК РФ: письменное заявление, и работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней. Выдаётся при этом не новый подлинник, а надлежащим образом заверенная копия хранящегося экземпляра. Переподписывать договор задним числом нельзя: дата подписания — обязательный реквизит, и её изменение читается как фальсификация.
Та же схема работает, если экземпляр работника сгорел или потерялся при переезде. Подлинник у работодателя никуда не делся, и заверенная с него копия закрывает задачу: подтверждает условия, должность, размер оплаты труда и период работы.
Ситуация меняется, когда подлинника нет ни у кого. Тогда факт трудовых отношений доказывается косвенно: приказом о приёме, личной карточкой, табелем, ведомостями, сведениями о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 и данными Социального фонда России. Каждый из этих документов хранится по своему сроку, и вместе они восстанавливают картину даже при отсутствии договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что такие запросы у вас обрабатывают неделями, в сервисе Добыто выдача заверенной копии превращается в выгрузку из личного кабинета, а трёхдневный срок перестаёт зависеть от того, кто из кадровиков в отпуске.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При споре или при расследовании ищут не «папку за 2019 год», а конкретного работника, и опись по фамилиям экономит часы.
Сколько хранить трудовой договор: 50 или 75 лет
Срок хранения трудового договора задаёт не Трудовой кодекс, а Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении проходят по статье 435 со сроком 50/75 лет. Расшифровывается запись так: документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет.
Отсчёт начинается не с даты подписания и не с даты увольнения, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством. Работник уволен в марте 2026 года — срок пошёл с 1 января 2027 года. Дополнительные соглашения отдельного срока не имеют: они хранятся вместе с договором как часть одного дела.
Отметка ЭПК у статьи 435 означает, что по истечении срока документы не уходят в утиль автоматически. Экспертная комиссия организации оценивает их возможную историческую ценность, и только после её решения оформляется акт о выделении к уничтожению. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи и порядок уничтожения регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Рядом с договором в деле лежат документы с совершенно разными сроками, и уничтожать папку целиком по самому короткому из них нельзя.
| Документ | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашения, соглашение о расторжении | 50/75 лет | статья 435 Перечня № 236, отметка ЭПК |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50/75 лет | хранятся отдельно от приказов по основной деятельности |
| Личное дело и личная карточка работника | 50/75 лет | опись личного дела оформляется при закрытии |
| Приказы об отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | в дело с трудовым договором не подшиваются |
| График отпусков | 3 года | самый короткий срок в кадровом блоке |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет | при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | статья 423 Перечня № 236, подпункт «а» |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | статья 422 Перечня № 236 |
Разница между 45 годами у журнала инструктажей и 5 годами у протокола проверки знаний не случайна: протокол подтверждает разовое событие, а журнал доказывает, что работа с человеком велась всё время, пока он у вас работал. Для отдельных отраслей действуют свои перечни, и они имеют приоритет над общим: сначала проверьте отраслевой документ, потом Перечень № 236.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, и расследование поднимает всю историю его оформления. Доказывать придётся вам, а не ему. Поэтому дела по личному составу разделяйте по порогу десяти лет: то, что до десяти, держите под рукой, то, что свыше, — в архиве с описью по фамилиям.»
Хранение электронного экземпляра: состав комплекта и формат
Срок хранения от формы документа не зависит: электронный трудовой договор хранится те же 50/75 лет, что и бумажный. Меняется состав того, что хранится. Электронный кадровый документ — это не один файл, а комплект: сам документ, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если подписывал не руководитель, а уполномоченный работник. Требования к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге, установил приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, и именно по нему проверяется выгрузка из системы.
Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и положить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше с ним живут все 50 лет.
Отдельный слой требований задаёт законодательство об архивном деле. Закон 125-ФЗ наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов, а долговременную сохранность электронных файлов описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация и миграция. Практически это означает, что через двадцать лет файл должен не просто лежать на диске, а открываться и проверяться. Вопрос, который мы в Добыто советуем задавать вендору до подключения, звучит так: выгружает ли система комплект целиком — документ, файл подписи и доверенность, — а не показывает ли она его только на экране.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Образцы документов для оформления и хранения трудового договора
Комплект собран под задачу «оформить приём и закрыть дело по личному составу»; начинать стоит с формы трудового договора, остальное подшивается к ней.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Ошибки с экземплярами и во что они обходятся
Пять ошибок повторяются из компании в компанию, и все они выявляются на проверке за десять минут.
- Нет отметки о получении экземпляра. Договор выдан, но подписи работника об этом на экземпляре работодателя нет. Формально выдача не подтверждена.
- Работнику выдана копия вместо подлинника. Оба подписанных экземпляра остались в кадрах, работник получил распечатку. Требование части 1 статьи 67 ТК РФ не выполнено.
- Дело уничтожено по короткому сроку. Папку с договорами уничтожили вместе с приказами об отпусках через пять лет, перепутав сроки статей Перечня.
- Скан вместо бумажного подлинника. Бумажные экземпляры отсканировали и выбросили, решив, что архив теперь электронный. Форма хранения при этом не соответствует форме создания.
- Распечатка вместо выгрузки комплекта. Электронный договор распечатали и подшили, а файл подписи не сохранили. Проверить подпись через двадцать лет будет нечем.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это предупреждение или штраф: на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Уклонение от оформления трудового договора или его ненадлежащее оформление по части 4 той же статьи бьёт сильнее: на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на организацию от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение добавляет к штрафу дисквалификацию должностного лица.
Утрата самого дела считается иначе. Восстановить трудовой договор пятнадцатилетней давности нечем: подлинник один, работник свой экземпляр, скорее всего, не сохранил. Компания остаётся без доказательств условий оплаты и должности ровно в тот момент, когда они нужны в споре.
Когда электронный экземпляр задачу не закрывает
Полный отказ от бумаги подходит не всем и не всегда. Работники, чья трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО, и с ними параллельно ведётся бумажный документооборот со всеми двумя экземплярами. Если компания выдаёт электронные подписи только после испытательного срока, приём остаётся бумажным по определению. А в судебном споре электронная форма не отменяет права суда истребовать подлинник, если подтвердить обстоятельство способен только он.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Как оформить и сохранить экземпляры: порядок действий
Перед подписанием проверьте четыре вещи: ознакомлен ли работник с локальными нормативными актами до подписания договора, совпадают ли условия договора со штатным расписанием, кто подписывает от компании и есть ли у него полномочия, в какой форме — бумажной или электронной — оформляется приём. Ответы на них определяют всё дальнейшее.
Как оформить два экземпляра трудового договора и закрыть дело: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами — до подписания трудового договора, а не после.
- Шаг 2. Распечатайте два экземпляра, проверьте идентичность текста и подпишите оба у работника и у уполномоченного представителя работодателя, по возможности на каждой странице.
- Шаг 3. Получите на экземпляре работодателя рукописную отметку работника о получении своего экземпляра с датой и подписью.
- Шаг 4. Издайте приказ о приёме на работу и подшейте экземпляр работодателя в личное дело вместе с описью, а все последующие дополнительные соглашения — в то же дело.
- Шаг 5. Внесите дело в номенклатуру с указанием статьи Перечня № 236 и срока 50/75 лет; приказы об отпусках и командировках заведите отдельным делом со сроком 5 лет.
- Шаг 6. После увольнения закройте дело, поставьте отсчёт срока с 1 января следующего года и передайте дело в архив; уничтожение только по акту после решения экспертной комиссии.
Кейс из практики: в производственной компании на 640 человек перед проверкой обнаружилось, что на 118 экземплярах работодателя нет отметок о получении: договоры выдавались, но реквизит не заполнялся годами. Восстановить задним числом такую отметку нельзя, поэтому по действующим работникам оформили отдельные расписки о наличии экземпляра на руках, а по уволенным зафиксировали факт выдачи внутренним актом. Приём после этого перевели в КЭДО, где отметка о передаче документа формируется системой и пропустить её нельзя.
Стоимость перехода на КЭДО и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду — действующие условия и состав функций смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
На бумаге подписанных подлинников трудового договора всегда два, и оба равны по силе; отметка работника о получении своего экземпляра — обязательный реквизит, без которого выдача не подтверждена. В КЭДО считать экземпляры нечего: там один электронный документ, комплект хранения из файла документа, файла подписи и машиночитаемой доверенности, а бумажная заверенная копия выдаётся по письменному заявлению. Срок один для обеих форм — 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, с отсчётом от 1 января следующего года и уничтожением только по решению экспертной комиссии.
Задачи, вокруг которых обычно и возникают ошибки, — фиксация факта выдачи документа, полный комплект выгрузки и хранение в течение полувека — в сервисе Добыто закрываются самой системой: отметку о передаче документа работнику нельзя пропустить, а электронный архив отдаёт документ вместе с подписью в требуемом формате.
Частые вопросы
Можно ли выдать работнику заверенную копию вместо второго экземпляра?
Нет. Часть 1 статьи 67 ТК РФ требует передать работнику именно экземпляр — подлинник с подписями обеих сторон. Заверенная копия выдаётся в другой ситуации: когда подлинник у работника утрачен или он запрашивает документы по статье 62 ТК РФ, и тогда работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления.
Сколько экземпляров нужно при срочном трудовом договоре?
Столько же — два. Срочность влияет на содержание, а не на форму: в договоре дополнительно указываются срок действия и обстоятельство, послужившее основанием для заключения на определённый срок, а перечень таких оснований закрытый. Максимальный срок — пять лет, если иное не установлено кодексом. С 1 сентября 2026 года субъекты малого предпринимательства вправе заключать срочные договоры по соглашению сторон при численности до 70 человек вместо прежних 35.
Работник отказывается расписаться в получении экземпляра. Что делать?
Составьте акт об отказе от подписания в присутствии двух свидетелей: дата, время, место, суть отказа, подписи составителей. Экземпляр при этом всё равно вручается или направляется работнику способом, который можно подтвердить. Акт хранится вместе с экземпляром работодателя в личном деле и в споре доказывает, что обязанность по части 1 статьи 67 ТК РФ исполнена.
Нужен ли отдельный экземпляр для бухгалтерии или обособленного подразделения?
Закон такого требования не содержит. Подлинник хранится в одном месте — там, где ведётся дело по личному составу, а подразделениям передаётся копия либо доступ к данным в учётной системе. Плодить подписанные подлинники рискованно: при расхождении текста двух подлинников в споре придётся доказывать, какой из них отражает действительную волю сторон.
Что делать с бумажными экземплярами после перехода на КЭДО?
Они остаются на бумаге и хранятся свои 50/75 лет: форма хранения определяется формой создания, и отсканировать подписанный от руки договор, а бумагу выбросить, нельзя. Электронными становятся только те документы, которые создаются и подписываются электронно после перехода. На практике компания несколько лет живёт с двумя архивами одновременно, и это состояние закладывается в номенклатуру дел заранее.
Сколько хранить договор, который был аннулирован?
Если работник не приступил к работе в день начала работы, работодатель вправе аннулировать трудовой договор, и он считается незаключённым по части 4 статьи 61 ТК РФ. Сам документ при этом никуда не исчезает: он подшивается вместе с приказом об аннулировании. Прямой строки для такого случая в Перечне № 236 нет, поэтому срок определяется по аналогии с ближайшим видом документа, а решение экспертной комиссии фиксируется в номенклатуре дел — при проверке показывают не догадку, а документированный выбор.
