Копия трудового договора для работника выдаётся по его письменному заявлению: не позднее трёх рабочих дней со дня подачи работодатель безвозмездно передаёт копию, заверенную надлежащим образом, это статья 62 ТК РФ. Отметка о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2025 состоит из слова «Верно», должности заверившего, его собственноручной подписи, расшифровки и даты. Печать и сведения о месте хранения подлинника добавляют, если копия выдаётся для представления в другую организацию. Экземпляр при заключении договора и копия по заявлению регулируются разными нормами. Получение экземпляра по части 1 статьи 67 ТК РФ подтверждается подписью работника на экземпляре работодателя. Для копии форму подтверждения закон не задаёт, и вручение фиксируют журналом выдачи, почтовыми документами или квитанциями системы КЭДО.
Кадровик найдёт порядок отсчёта трёх рабочих дней на примере кассационного дела и правила выдачи бумажной и электронной копии при КЭДО и для дистанционных работников. Здесь же разобрана отметка о заверении в действующей редакции ГОСТ. Работник узнает, через какие каналы подать заявление, если договор подписан электронно, и почему переход работодателя на КЭДО не лишает права получить бумажную копию. Таблица доказательств вручения для каждого способа передачи, пошаговая инструкция, ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, сроки хранения и тарифы КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Экземпляр трудового договора и заверенная копия: какую норму ТК РФ применять
Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один экземпляр передаётся работнику, другой хранится у работодателя. Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя (часть 1 статьи 67 ТК РФ). Для этого случая форма подтверждения закреплена в законе прямо.
Заверенная копия — отдельная обязанность. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать копии документов, связанных с работой, заверенные надлежащим образом и безвозмездно. Трудовой договор относится к таким документам. Экземпляр, полученный при приёме, право на копию не погашает: статья 62 такого исключения не содержит.
Работник получает текст своего договора в четырёх ситуациях, и они различаются нормой, сроком и способом фиксации вручения.
| Ситуация | Норма | Срок | Чем подтверждается получение |
|---|---|---|---|
| Экземпляр при заключении договора | часть 1 статьи 67 ТК РФ | при заключении договора | подпись работника на экземпляре, который хранится у работодателя (требование закона) |
| Заверенная копия по заявлению | статья 62 ТК РФ | не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | форма законом не установлена; на практике подпись в журнале выдачи или почтовые документы |
| Документ, по которому ведётся КЭДО | статья 22.3 ТК РФ | не позднее 3 рабочих дней; электронное заявление считается полученным на следующий рабочий день после отправки | способ получения указывает работник: заверенная копия на бумаге или электронный документ; при электронной выдаче — сведения системы |
| Копия дистанционному работнику | статья 312.3 ТК РФ | в течение 3 рабочих дней | заказное письмо с уведомлением о вручении либо электронный документ, если этот способ указан в заявлении |
Обязательная форма подтверждения есть только в первой строке. В остальных случаях работодатель сам собирает доказательства вручения. При проверке или в суде исполнение обязанности подтверждается только тем, что сохранилось в деле.
При электронном заключении договора в КЭДО экземпляры из рук в руки не передают. В типовом маршруте кадровик создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП, работник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП с меткой времени. Система показывает итоговый статус документа и время каждого шага.
Образцы трудового договора, расписки и акта об отказе от подписи
Первым откройте образец трудового договора по основному месту работы. Расписка о получении трудовой книжки пригодится, если работник в том же заявлении запросил и книжку, а акт — если он отказался расписаться.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
Заявление о выдаче копии трудового договора и срок три рабочих дня
Выдачу по статье 62 ТК РФ запускает письменное заявление работника. Статья не ставит выдачу в зависимость от цели запроса, поэтому оснований требовать объяснений, зачем работнику копия, нет. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, плата за копию не взимается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если по договору ведётся КЭДО, статья 22.3 ТК РФ добавляет электронные каналы подачи. Работник направляет заявление в письменной форме, через информационную систему работодателя или на его электронную почту в установленном работодателем порядке. Можно подать его и через единую цифровую платформу «Работа в России». Заявление, отправленное электронно предусмотренным способом, считается полученным работодателем на следующий рабочий день после отправки, и три рабочих дня отсчитываются от этой даты.
В заявлении работник указывает способ получения. Это может быть заверенная надлежащим образом копия электронного документа на бумажном носителе. Другой вариант — электронный документ, который может размещаться на портале Госуслуг или в личном кабинете на платформе «Работа в России».
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда заявление приходит через систему КЭДО, одного факта, что оно сформировано от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО и проверьте, описан ли в нём порядок идентификации работника при подписании.»
Порядок получения работником документов, связанных с работой, Роструд описывает в инструкции на портале Онлайнинспекция.РФ. С ней удобно свериться до подачи заявления.
Важный нюанс из практики: суды по-разному решают, входит ли день подачи заявления в три рабочих дня. Третий кассационный суд общей юрисдикции в постановлении от 16.06.2025 № 16-2605/2025 разобрал заявление, поступившее во вторник, 19 марта 2024 года. По выводу суда, копии следовало выдать не позднее пятницы, 22 марта. Чтобы не зависеть от того, как посчитают срок в вашем деле, планируйте выдачу так, будто день подачи входит в срок: при заявлении во вторник копия готова к четвергу.
Как выдать копию трудового договора: лично, почтой или через КЭДО
Способ вручения бумажной копии статья 62 ТК РФ не устанавливает. Личная выдача в отделе кадров возможна, и для неё проще собрать подтверждение: работник расписывается в момент получения.
Важный нюанс из практики: единой судебной позиции о почтовой пересылке копии работнику, который трудится не дистанционно, нет. Среди дел на эту тему — определения Волгоградского областного суда от 16.01.2019 № 33-925/2019 и суда Ханты-Мансийского автономного округа от 27.01.2015 № 33-252/2015. Суды расходились в выводах. Одни не видели обязанности высылать копию по почте, другие считали, что без отправки обязанность выдать документ не исполнена. Если работник просит прислать копию, надёжнее направить её заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Для дистанционного работника порядок закреплён в статье 312.3 ТК РФ. По его заявлению копии направляются в течение трёх рабочих дней на бумаге заказным письмом с уведомлением. Другой вариант — электронный документ, если этот способ указан в заявлении и соблюдён установленный порядок взаимодействия.
Электронная выдача по статье 22.3 ТК РФ возможна, когда в отношении документа ведётся КЭДО, и только способом, указанным в заявлении работника. Трудовой договор и дополнительные соглашения входят в число документов, которые переводят в КЭДО, а трудовая книжка остаётся на бумаге. Скан бумажного договора, отправленный на личную почту, выдачей электронного кадрового документа не считается: файл передан не так, как предусматривает статья 22.3.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что я выясняю в любом вопросе про электронный договор, — в каком режиме он создан. Скан подписанного от руки договора — электронный образ, файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл, который собираетесь отправить работнику: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Так проверяется, что работник действительно способен пользоваться системой до того, как через неё пойдут его заявления и ответы на них.
Факт: электронная форма сама по себе не нарушение. Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ.
Когда электронная выдача копии не подходит
Электронный ответ по статье 22.3 ТК РФ невозможен, если в отношении трудового договора КЭДО не ведётся: тогда работник получает бумажную копию. Если работник просит копию на бумаге, сослаться на КЭДО и отказать работодатель не вправе. В письме от 06.02.2025 № 14-6/ООГ-570 Минтруд России разъяснил: обязанность выдавать документы и их копии, связанные с работой, на бумажном носителе сохраняется и после перехода на кадровый электронный документооборот. Для дистанционных работников действуют специальные правила статьи 312.3 ТК РФ.
Перед использованием электронного документа стоит убедиться, что подпись на нём действительна. Это касается и работника, получившего договор в электронном виде, и кадровика, который передаёт такой файл в другую организацию.
Проверьте электронную подпись на полученной копии трудового договора
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Как заверить копию трудового договора по ГОСТ Р 7.0.97-2025
С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, он заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 5.26 описывает отметку о заверении копии: она подтверждает соответствие копии подлиннику и проставляется под реквизитом «подпись». В отметку входят пять элементов:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи: инициалы и фамилия;
- дата заверения копии.
Статья 62 ТК РФ требует надлежащего заверения, а ГОСТ описывает, как оформить отметку. Печать в базовом составе отметки по пункту 5.26 не названа. Она нужна, когда копия выдаётся для представления в другую организацию. Тогда отметку дополняют надписью о месте хранения подлинника: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год». Затем отметку заверяют печатью организации.
Объяснять цель запроса работник не обязан. Если он сам указал в заявлении, что копия нужна для другой организации, оформите расширенную отметку с местом хранения подлинника и печатью: пункт 5.26 предусматривает её именно для этого случая.
Полезно знать: распечатанный электронный трудовой договор остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Если копию договора нужно представить в другую организацию в электронном виде, учитывайте требования принимающей системы. В ведомственных системах документ и файл подписи загружают парой: отдельно файл договора и отдельно файл подписи в формате .sig.
Как подтвердить получение копии трудового договора
Требование о подписи работника из статьи 67 ТК РФ относится к экземпляру, который выдают при заключении договора. Для копии по статье 62 отдельного правила о подтверждении вручения и установленной законом формы расписки нет. Работодатель фиксирует дату выдачи, наименование документа и число листов, а носитель этих сведений выбирает по способу передачи.
Состав доказательств зависит от того, как передана копия.
| Способ передачи | Что сохранить в деле | Основание |
|---|---|---|
| Лично в отделе кадров | подпись работника с датой, наименованием документа и числом листов в журнале выдачи или на втором экземпляре сопроводительной записи | практика; форма законом не установлена |
| Почтой работнику, который трудится не дистанционно, по его просьбе | опись вложения, почтовая квитанция, сведения о вручении отправления | практика; единой судебной позиции о пересылке нет |
| Почтой дистанционному работнику | уведомление о вручении заказного письма; опись вложения как дополнение | статья 312.3 ТК РФ |
| Электронным документом в КЭДО | квитанции и подтверждения информационной системы работодателя | статья 22.3 ТК РФ; для дистанционных работников подтверждение получения по статье 312.3 ТК РФ |
| Работник отказался расписаться за копию | акт об отказе работника от подписания документа | практика; процедура законом не установлена |
Из пяти строк закон прямо называет способ подтверждения только для дистанционного работника. В остальных случаях доказательство создаёт сам работодатель, и оно должно появиться в момент передачи, а не позже. Если работник отказался расписаться, копию всё равно передают, а отказ фиксируют актом, чтобы в деле осталось подтверждение вручения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронная форма сама по себе спор не проигрывает. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте, фиксирует ли ваша система дату и обстоятельства выдачи подписи работнику.»
В сервисе Добыто подписанный документ после прохождения маршрута уходит в электронный архив вместе с отметками времени по каждому шагу подписания. Кадровик видит итоговый статус документа.
Как выдать копию трудового договора и зафиксировать вручение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление и поставьте дату поступления. Электронное заявление может прийти через систему работодателя, на его электронную почту или через «Работу в России». В этом случае датой получения считается следующий рабочий день после отправки.
- Шаг 2. Определите способ выдачи. Проверьте, ведётся ли по договору КЭДО и какой способ получения указал работник. Для дистанционного работника применяйте статью 312.3 ТК РФ.
- Шаг 3. Для бумажной копии изготовьте копию с подлинника, который хранится у работодателя. Заверьте её отметкой по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025: «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка, дата. Если копия нужна для другой организации, добавьте сведения о месте хранения подлинника и печать.
- Шаг 4. Передайте копию в пределах трёх рабочих дней. Вопрос о том, входит ли день подачи в срок, остаётся спорным, поэтому планируйте выдачу так, будто этот день входит в срок.
- Шаг 5. Зафиксируйте вручение. При личной выдаче возьмите подпись работника с датой, наименованием документа и числом листов. При почтовой отправке сохраните опись вложения, квитанцию и уведомление о вручении, при выдаче в КЭДО — квитанции системы. Отказ расписаться оформите актом.
- Шаг 6. Подшейте заявление и подтверждение вручения в дело, предусмотренное номенклатурой дел организации.
Ошибки при выдаче копии трудового договора и ответственность работодателя
За нарушение порядка выдачи работодатель отвечает по общей норме о нарушении трудового законодательства — статье 5.27 КоАП РФ.
- Отказ под тем предлогом, что экземпляр уже выдан при приёме. Так экономят время на повторную выдачу. Статья 62 ТК РФ такого исключения не содержит, и экземпляр по статье 67 копию по заявлению не заменяет.
- Требование объяснить цель запроса. Кадровик хочет понять, куда уйдёт документ. В статье 62 нет условия о цели, а ожидание объяснений сдвигает выдачу за пределы трёх рабочих дней.
- Копия без полной отметки о заверении. Ставят только печать или только подпись. Статья 62 требует надлежащего заверения, а пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 — слово «Верно», должность, собственноручную подпись, расшифровку и дату.
- Выдача без фиксации вручения. Подпись работника за копию законом не предусмотрена, поэтому её не берут. В итоге при проверке исполнение обязанности подтвердить нечем.
За отказ или просрочку выдачи часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф. Для должностного лица и индивидуального предпринимателя он составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 влечёт для должностного лица штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей, юрлицу — от 50 000 до 70 000 рублей. Конкретную часть статьи и санкцию определяют обстоятельства и квалификация нарушения.
Внимание: разъяснений Верховного Суда РФ по трудовым спорам с электронной подписью нет. Практика по КЭДО складывается на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции.
Отдельная ошибка — переносить на кадровые документы практику гражданских споров. По займам и договорам услуг суды признают документы, подписанные кодом из SMS, со ссылкой на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Но в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись применима не для всего. Иногда клиент рассуждает так: микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно оформлять так же. Когда мы в Добыто встречаем такой довод, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Сколько хранить трудовой договор и записи о выдаче копий
Подлинник трудового договора хранится 50/75 лет в зависимости от периода создания документа. Срок установлен статьёй 435 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Тот же срок 50/75 лет статья 463 Перечня устанавливает для книг, журналов и баз учёта трудовых договоров.
Для расписок и журнала выдачи копий по статье 62 ТК РФ срок определяют по составу документа и номенклатуре дел организации. Формулировки статей 435 и 463 можно сверить в Перечне на официальном сайте Росархива.
В КЭДО подписанный документ после маршрута согласования попадает в электронный архив, и копию по заявлению работника изготавливают уже из него.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага перестанет быть нужна. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость КЭДО для выдачи копий и учёта кадровых документов в 2026 году
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой. Цены приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из тарифа и численности. На тарифе «Бизнес» минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, условия «Корпорации» рассчитываются по запросу. Состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работодатель выдаёт копию трудового договора бесплатно, в течение трёх рабочих дней и с полной отметкой о заверении. Основание — письменное заявление или заявление, поданное по установленному электронному каналу. Печать и сведения о подлиннике добавляют, когда копия идёт в другую организацию. Подпись работника за экземпляр при приёме требует закон, а доказательства вручения копии работодатель собирает сам: журнал выдачи, почтовые документы или квитанции системы. Переход на КЭДО добавляет электронный канал, но бумажную копию по запросу работника по-прежнему выдают.
В Добыто подписание кадровых документов, маршруты согласования и электронный архив собраны в одной платформе. На внедрении мы проверяем, что сотрудники умеют пользоваться системой до первых кадровых действий с подписью.
Частые вопросы о копии трудового договора
Можно ли получить копию трудового договора после увольнения?
Статья 62 ТК РФ не связывает право на копию с тем, что заявитель продолжает работать у этого работодателя, и суды подтверждают право бывшего работника на обращение. Порядок тот же: письменное заявление, срок не позднее трёх рабочих дней, бесплатная заверенная копия. Подлинник договора работодатель хранит 50/75 лет, поэтому запросить копию можно и спустя годы после увольнения.
Обязан ли работодатель выдать копию коллективного договора по статье 62 ТК РФ?
Обязанность по статье 62 касается документов, связанных с работой конкретного работника. Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 02.03.2023 № 88-3895/2023 рассмотрел требование выдать копию коллективного договора и отказал в нём. Трудовой договор и приказы о приёме, переводе и увольнении относятся к документам конкретного работника, а документы общего характера могут под эту норму не подпадать.
Отличается ли порядок выдачи копии срочного трудового договора?
Статьи 62 и 67 ТК РФ не делят трудовые договоры на срочные и заключённые на неопределённый срок. Срочный трудовой договор так же составляется в двух экземплярах, а его заверенная копия выдаётся по заявлению не позднее трёх рабочих дней. После истечения срока договора работник вправе запросить копию как бывший работник.
Что делать, если работник потерял свой экземпляр трудового договора?
Статья 67 ТК РФ говорит о передаче экземпляра при заключении договора, а повторную выдачу экземпляра не предусматривает. Работник подаёт заявление по статье 62 и получает заверенную копию с подлинника, который хранится у работодателя. Если договор подписан в КЭДО, в заявлении он указывает способ получения: заверенную копию на бумаге или электронный документ.
Можно ли подать заявление на копию трудового договора в мессенджере или устно?
Статья 62 ТК РФ говорит о письменном заявлении. Электронные каналы перечислены в статье 22.3 ТК РФ: информационная система работодателя или его электронная почта в установленном работодателем порядке и платформа «Работа в России». Применяются они к документам, по которым ведётся КЭДО. Мессенджеров в этом перечне нет, а срок в три рабочих дня отсчитывается от подачи заявления, поэтому устная просьба его не запускает.
