Срок действия трудового договора фиксируется в самом договоре: дата окончания или событие, с которым закон связывает прекращение, плюс обстоятельство, ставшее основанием срочности по статье 59 ТК РФ. Без оговорённого срока договор считается заключённым на неопределённый срок, а срочный договор заключается не более чем на 5 лет, если иной срок не установлен ТК РФ или федеральным законом. Для контроля в электронном архиве по каждому срочному договору нужны две даты: день окончания и день, не позднее которого работника письменно предупреждают об увольнении, — не менее чем за 3 календарных дня по статье 79 ТК РФ. Договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника прекращается с выходом основного работника, и трёхдневное предупреждение к нему не применяется.
Материал помогает собрать реестр дат так, чтобы продление по статье 261 ТК РФ, временный перевод в 2026 году и нерабочие дни учитывались в расчёте без ошибок. Показываем, чем срок хранения 50/75 лет отличается от срока действия, какими подписями оформлять документы об окончании договора в КЭДО и почему приказ об увольнении остаётся бумажным. Изменения 2026 года идут сразу после правил расчёта срока, а пошаговая инструкция, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как определяется срок трудового договора: дата, событие и основание срочности
Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует указать в срочном трудовом договоре срок его действия и обстоятельство, ставшее основанием для заключения срочного договора. Перечень таких обстоятельств закреплён в статье 59 ТК РФ. Если достаточных оснований для срочности нет, суд признаёт договор заключённым на неопределённый срок, поэтому основание срочности вносится в карточку договора вместе с датой окончания.
Способ, которым определяется окончание, зависит от вида срочного договора. От него же зависит, можно ли рассчитать дату предупреждения заранее.
| Вид срочного договора | Что прекращает договор | Предупреждение по статье 79 ТК РФ | Что фиксировать в карточке |
|---|---|---|---|
| На определённый срок | Истечение срока | Письменно, не менее чем за 3 календарных дня до увольнения | Дата окончания и рассчитанная дата предупреждения |
| На время выполнения определённой работы | Завершение работы | Письменно, не менее чем за 3 календарных дня до увольнения | Описание работы и ответственный за подтверждение её завершения |
| На время исполнения обязанностей отсутствующего работника | Выход основного работника | Не требуется | Событие выхода основного работника вместо даты |
| Сезонный | Окончание сезона | Письменно, не менее чем за 3 календарных дня до увольнения | Границы сезона и ответственный за подтверждение его окончания |
Заранее известную дату предупреждения даёт только договор на определённый срок. В договорах на работу и на сезон дата уведомления появляется, когда становится известна дата завершения работы или окончания сезона, поэтому в карточке нужен ответственный, который эту дату подтверждает. Основание увольнения во всех четырёх случаях — пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ, истечение срока трудового договора.
Три календарных дня по статье 79 ТК РФ включают выходные и праздники: часть 3 статьи 14 ТК РФ засчитывает нерабочие дни в сроки, исчисляемые календарными днями. Если последний день срока приходится на нерабочий день, по части 4 той же статьи днём окончания срока считается ближайший следующий рабочий день. Сверьте рассчитанные даты в реестре с календарём рабочих дней, прежде чем назначать отправку уведомления.
Срочный трудовой договор в 2026 году: что изменилось для контроля дат
На дату публикации на расчёт и контроль сроков влияют четыре нормы, причём одна действует только в 2026 году, а другая вступит в силу в 2027 году. Сценарии собраны по ситуации работодателя.
| Ситуация | Что учесть в реестре дат | Норма |
|---|---|---|
| Субъект малого предпринимательства заключает срочный договор по соглашению сторон | С 1 сентября 2026 года порог численности работников — 70 человек вместо 35; в розничной торговле и бытовом обслуживании предел остался 20 человек | Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ |
| Временный перевод работника к другому работодателю в 2026 году | Основной договор приостанавливается, срок его действия не прерывается; режим действует с 01.01.2026 до 01.01.2027 | Постановление Правительства РФ от 25.12.2025 № 2131 |
| Срочный договор с беременной работницей | Продление по письменному заявлению и медицинской справке до окончания беременности, а при отпуске по беременности и родам — до окончания отпуска; при замещении отсутствующего работника увольнение возможно, если перевести работницу с её письменного согласия на подходящую вакансию невозможно | Статья 261 ТК РФ |
| Стажировка выпускника с 1 марта 2027 года | Срочный договор о стажировке до 6 месяцев, не позднее года после получения образования, с обязательным наставничеством | Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ |
Если срочный договор истекает, пока работник трудится у другого работодателя по постановлению № 2131, дата окончания в реестре на период перевода не сдвигается. Постановление действует до 1 января 2027 года, поэтому для переводов после этой даты нормативную основу проверяют заново.
Продление по статье 261 ТК РФ запускается письменным заявлением работницы и медицинской справкой. С момента поступления заявления дата окончания в карточке договора заменяется событием — окончанием беременности или отпуска по беременности и родам, а запланированное предупреждение снимается с маршрута.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие даты вести в электронном архиве по каждому срочному договору
Отдельного журнала контроля сроков трудовых договоров ТК РФ не предписывает. Статья 22.2 ТК РФ требует, чтобы ЛНА о КЭДО называл информационную систему, перечень документов и категорий работников, срок уведомления о переходе и дату введения КЭДО, а состав учётных полей по срокам договоров работодатель определяет сам. Мы рекомендуем вести в карточке договора раздельно:
- дату заключения договора;
- дату или событие окончания;
- основание срочности по статье 59 ТК РФ;
- ответственного за контроль срока;
- рассчитанную дату предупреждения по статье 79 ТК РФ;
- канал и время отправки предупреждения;
- подтверждение вручения или ознакомления;
- версии документа и статус электронной подписи.
Поля про канал отправки и подтверждение ознакомления фиксируют момент, когда работник получил предупреждение; дата создания документа в системе — отдельная отметка.
В Добыто документы разложены по вкладкам «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», у каждого документа виден статус и цепочка маршрута согласования. Дату предупреждения и ответственного за неё кадровая служба закрепляет своим регламентом: от него зависит, в какой момент уведомление попадёт в маршрут.
Для передачи на архивное хранение пункт 141 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требует комплект: основная часть в PDF/A, приложения и файлы электронной подписи при наличии, файл описания с метаданными — датой и регистрационным номером, видом и заголовком документа, режимом доступа, результатом проверки ЭП. Пункт 137 обязывает систему хранения электронных документов уведомлять об истечении архивных сроков хранения. К дате увольнения работника эта обязанность отношения не имеет, напоминание об окончании трудового договора задаётся отдельно.
Формат кадрового электронного документа утверждён приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, официальные материалы собраны на странице Минтруда об электронных кадровых документах.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Задайте вендору прямой вопрос: выгружает ли система комплект документа целиком в требуемом формате — сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, изображение на экране их не заменит. Проверьте выгрузку на одном трудовом договоре.»
Срок хранения трудового договора не совпадает со сроком его действия
Срок действия заканчивается датой или событием из договора, а срок хранения отсчитывается после завершения дела в делопроизводстве. Для трудовых договоров, соглашений об их изменении и расторжении статья 435 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает 50/75 лет с отметкой ЭПК. Полный список видов кадровых документов и их сроков опубликован в типовом перечне документов на сайте Росархива.
Сроки хранения не зависят от носителя: для электронного договора они те же, что для бумажного. В реестре это две разные строки — дата окончания договора и год, с которого считается архивный срок.
Внимание: распечатанный электронный договор остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Уведомление и увольнение по истечении срока в КЭДО: подписи и бумажный приказ
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Из этого режима исключены трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Для окончания срочного договора комплект делится: предупреждение по статье 79 ТК РФ и соглашения к договору оформляют в КЭДО, приказ об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — на бумаге.
Требования к подписи для трудового договора и соглашения о его изменении в собственной информационной системе работодателя заданы частями 1 и 4 статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает их УКЭП. Работник подписывает УКЭП или УНЭП: либо с порядком проверки, установленным соглашением сторон, либо УНЭП, выданной в инфраструктуре электронного правительства. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнёров-удостоверяющих центров.
Факт: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работодатель подписывает документ как организация, и требования к нему строже, работник подписывает как физическое лицо. Поэтому в одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Прежде чем настраивать маршрут, распишите для каждого документа по окончанию договора, какой вид подписи нужен работодателю и какой работнику.»
Важный нюанс из практики: по займам, лизингу и договорам оказания услуг суды признают документы, подписанные кодом из SMS, опираясь на часть 2 статьи 5 закона об электронной подписи 63-ФЗ. На кадровые документы эта практика не переносится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и ПЭП разрешена не для всех документов.
Как провести окончание срочного трудового договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте договор: указаны ли срок или событие окончания и обстоятельство, ставшее основанием срочности по статье 59 ТК РФ. Если основания нет или оно недостаточно, оцените риск признания договора бессрочным до подготовки увольнения.
- Шаг 2. Проверьте исключения: заявление беременной работницы о продлении по статье 261 ТК РФ, временный перевод по постановлению № 2131, договор на время отсутствующего работника, для которого предупреждение по статье 79 ТК РФ не требуется.
- Шаг 3. Рассчитайте дату предупреждения: не менее чем за 3 календарных дня до увольнения с учётом нерабочих дней по статье 14 ТК РФ. Внесите дату и ответственного в карточку договора.
- Шаг 4. Направьте письменное предупреждение через КЭДО с подписью работодателя и получите подпись работника об ознакомлении. Сохраните в карточке время отправки и подтверждение ознакомления.
- Шаг 5. Оформите приказ об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ на бумаге: приказ об увольнении исключён из КЭДО.
- Шаг 6. Закройте карточку договора: проверьте, что в архиве есть документ, файлы подписи и метаданные, и отметьте год, с которого считается срок хранения 50/75 лет.
Образцы трудового договора, допсоглашения и ЛНА по КЭДО
Комплект покрывает заключение и изменение договора и регламент электронного документооборота; первым откройте Положение о ведении КЭДО, с которого начинается перевод кадровых документов в электронный вид.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Что будет, если дату окончания трудового договора пропустили
По части 4 статьи 58 ТК РФ условие о срочности утрачивает силу, если ни одна из сторон не потребовала расторжения в связи с истечением срока, а работник продолжает работу после его окончания. В этом случае договор считается заключённым на неопределённый срок. Пропуск трёхдневного предупреждения сам по себе к этому не приводит: нужна продолженная работа без требования о прекращении. Нарушение процедуры и продолжение работы — разные обстоятельства, исход спора оценивает суд.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Цена ошибки в процедуре выражается не штрафом за пропуск уведомления. Если суд признаёт увольнение незаконным, по части 2 статьи 394 ТК РФ он выносит решение о выплате среднего заработка за всё время вынужденного прогула, и сумма растёт с длительностью спора. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ квалифицирует нарушения трудового законодательства в общем виде, часть 4 касается ненадлежащего оформления трудового договора и подмены трудовых отношений гражданско-правовым договором. Штраф ГИТ автоматическим последствием пропущенного уведомления не служит.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила, а Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для выигрыша спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО и проверьте, описан ли в нём порядок идентификации работника при подписании.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Сверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.
Что проверить до запуска контроля сроков в КЭДО
Контроль дат опирается на документы, которые должны появиться раньше первого уведомления. Перед запуском проверьте:
- Письменные согласия работников на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ собраны, а работники, на которых согласие не распространяется, проинформированы о переходе.
- ЛНА о КЭДО называет информационную систему, перечень документов и категорий работников, срок уведомления о переходе и дату введения.
- В ЛНА описан порядок идентификации работника при подписании.
- Для каждого документа по окончанию договора определён вид подписи с обеих сторон, а для ПЭП и УНЭП оформлено соглашение.
- Доступ к кадровому массиву разграничен по ролям: доступ всей кадровой службы ко всем документам — типовое нарушение.
- Система выгружает комплект документа: файл, подпись и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по доверенности.
- Приказом назначен ответственный за КЭДО; если документы подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность.
Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а отметка в журнале ознакомления её не подтверждает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выбирая простую подпись для заявлений, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт, где описаны правила определения лица по его подписи. Это отдельный набор обязательств, и оформить его нужно до первого подписания. Вид подписи для каждого документа выбирайте по требованию закона, а затем проверьте, что соглашение и ЛНА под него уже есть.»
Лайфхак: попросите вендора КЭДО назвать полный перечень лиц, получающих доступ к кадровым данным. В нём может оказаться не одна компания, а три: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, и передача данных каждому из них основывается на согласии работника.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для контроля сроков договоров
Стоимость считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | в составе интеграции с 1С тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив и УКЭП входят в тариф «Бизнес», поэтому для хранения трудовых договоров и соглашений к ним ориентируйтесь на него. Состав функций по каждой численности опубликован на странице тарифов КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная стоимость настройки контроля сроков трудовых договоров в тарифах не выделена, её уточняют при подключении.
Выводы
Контроль сроков держится на карточке договора, где дата или событие окончания стоят рядом с основанием срочности, рассчитанной датой предупреждения и ответственным. Исключения 2026 года и статья 261 ТК РФ меняют расчёт, а архивный срок 50/75 лет живёт отдельно от срока действия. Бессрочным договор делает продолженная работа без требования о прекращении, приказ об увольнении по истечении срока оформляется на бумаге.
В Добыто уведомления и соглашения к трудовым договорам проходят маршрут согласования с подписями нужного вида с обеих сторон и попадают в электронный архив, а регламент дат кадровая служба выстраивает под свои срочные договоры.
Частые вопросы о сроке трудового договора
С какого момента считается срок хранения трудового договора в архиве?
Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве (пункты 4.1-4.2 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237): дело закрыто в 2025 году — срок считается с 01.01.2026. Отметка 50/75 означает, что по статье 22.1 125-ФЗ документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет, если перечень не устанавливает иной срок.
Как часто работодатель вправе запрашивать справку о беременности при продлении срочного договора?
По части 2 статьи 261 ТК РФ справку, подтверждающую беременность, работодатель вправе запрашивать не чаще одного раза в 3 месяца. Если договор заключён на время отсутствующего работника, работодатель предлагает работнице вакансии, отвечающие требованиям, в этой местности, и увольнение возможно, только если перевод с её письменного согласия невозможен.
Чем стороны подписывают уведомление об истечении срока трудового договора в КЭДО?
Уведомление не названо в специальных перечнях частей 1 и 4 статьи 22.3 ТК РФ, поэтому к нему применяются правила для иных кадровых документов. Работодатель подписывает его УКЭП или УНЭП с порядком проверки по соглашению либо выданной в инфраструктуре электронного правительства. Работник вправе подписать также ПЭП, если согласованы правила идентификации и конфиденциальности ключа.
Нужно ли согласие на КЭДО от работника, принятого после 2021 года?
По частям 5-7 статьи 22.2 ТК РФ согласие не требуется от работников, принятых после 31.12.2021, у которых на 31.12.2021 не было трудового стажа. Остальные дают письменное согласие на переход. Работников, на которых согласие не распространяется, всё равно информируют о введении КЭДО.
Какие файлы входят в электронный трудовой договор при выгрузке из системы?
По приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н кадровый электронный документ состоит из файла в формате PDF/A, приложений, файла электронной подписи при наличии, машиночитаемой доверенности при подписании по ней и описания в формате XML. Скан бумажного договора этот комплект и подлинник не заменяет.
Что делать с договором руководителя подразделения, заключённым на срок как с руководителем организации?
Федеральный закон от 13.12.2024 № 470-ФЗ уточнил, что абзац 8 части 2 статьи 59 ТК РФ относится к руководителю организации, его заместителям и главному бухгалтеру. Договор с руководителем структурного подразделения, заключённый по этому основанию, считается бессрочным, если другого законного основания срочности нет. При наличии иного основания договор нужно было привести в соответствие не позднее 01.03.2025.
