Учёт трудовых договоров в компании как навести порядок в кадровых документах

Учёт трудовых договоров в компании — это порядок, при котором по каждому работнику известно, где лежит подписанный договор, есть ли отметка о получении экземпляра, какие допсоглашения его изменили, когда истекает срок и сколько документ хранить. Журнал регистрации закон не требует: Роструд считает его внутренним инструментом учёта. При этом без реестра трудно не пропустить предупреждение об окончании срочного договора за 3 календарных дня по статье 79 ТК РФ, а договоры и соглашения к ним хранятся 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Требования зависят от формы: бумажный договор оформляют в двух экземплярах с подписью работника о получении, электронный в КЭДО подписывают УКЭП работодателя и УКЭП, УНЭП или ПЭП работника по статье 22.3 ТК РФ.

Материал помогает провести аудит действующих договоров по статьям 57 и 67 ТК РФ, выстроить реестр с контрольными датами и отделить учёт исполнителей по ГПХ, по которым с 1 июля 2026 года действуют свои сроки отчётности в СФР. Покажем, что суд проверяет у электронного договора и где учёт обычно ломается. Пошаговая настройка реестра, сроки хранения, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода договоров в КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон требует от учёта трудовых договоров

Трудовой кодекс не регулирует форму учёта, он регулирует результат. По статье 67 ТК РФ договор заключают письменно в двух экземплярах: один получает работник, и получение он подтверждает подписью на экземпляре работодателя. Если человека допустили к работе до подписания, договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска.

Срок в 3 рабочих дня ГИТ отдельно разъясняет работодателям, и инспекторы сверяют его с датой первого рабочего дня в табеле: разъяснение Государственной инспекции труда о сроке оформления договора после допуска к работе полезно держать под рукой тем, кто принимает людей в день обращения.

Журнал регистрации трудовых договоров для обычного работодателя законом не установлен. Роструд прямо указывает, что законодательство не определяет порядок ведения журналов регистрации договоров, поэтому журнал или реестр ведут как внутренний учёт. Форму, нумерацию и ответственного компания закрепляет сама, удобнее всего в инструкции по кадровому делопроизводству.

Состав полей реестра выводится из норм, которые проверяет ГИТ. Таблица связывает каждый элемент учёта с его правовым основанием.

Половина строк таблицы — даты, а не реквизиты документа. Поэтому реестр в виде перечня номеров договоров задачу не решает: учёт работает, когда по каждой записи видно ближайшее юридически значимое действие и срок для него.

Форма договора зависит ещё и от категории работодателя. Микропредприятие — это численность до 15 человек, малое предприятие — до 100. От статуса микропредприятия зависит право не издавать часть локальных актов и применять типовую форму трудового договора. Категорию надёжнее проверить в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства ФНС, чем по памяти.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Путаница между малым бизнесом и микропредприятием — ошибка одной цифры с большими последствиями. Компания на 80 человек, решив, что она микропредприятие, начинает работать по типовой форме без локальных актов и получает нарушение по каждому отсутствующему акту. Поэтому мы проверяем категорию по реестру МСП на сайте налоговой службы и только после этого выбираем форму договора.»

Аудит действующих трудовых договоров: с чего начать наведение порядка

Если учёт не вели или вели фрагментарно, первым шагом идёт сверка: список работников из 1С или штатного расписания сопоставляют с фактически найденными договорами. Работник без договора в папке — первая находка, которую нужно закрыть до проверки. Дальше каждый найденный договор проходит проверку по одному и тому же перечню.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Экземпляр работодателя содержит подпись работника о получении своего экземпляра (статья 67 ТК РФ).
• Дата подписания не позже 3 рабочих дней от первого рабочего дня по табелю.
• Обязательные сведения и условия по статье 57 ТК РФ: сведения о сторонах и подписанте со стороны работодателя, место и дата заключения, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общих правил, условия труда на рабочем месте, условие об обязательном социальном страховании.
• Для срочного договора указаны срок и обстоятельство, послужившее основанием срочности. Перечень оснований в статье 59 ТК РФ закрытый.
• Ознакомление с ЛНА датировано днём подписания договора или более ранней датой (статья 68 ТК РФ).
• Каждое изменение зарплаты, должности, режима оформлено дополнительным соглашением, а не только приказом.
• Типовая форма договора применяется, только если компания действительно микропредприятие.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работника знакомят с локальными актами до подписания договора, допустимо в момент подписания, но не позже: подпись в листе ознакомления через неделю после приёма — уже нарушение статьи 68. В бумажном деле очерёдность доказать сложно, даты ставят от руки. В электронной системе метка времени показывает, что лист ознакомления подписан раньше договора, поэтому при переводе приёма в КЭДО этот вопрос закрывается сам.»

Найденные пробелы фиксируют в отдельном списке с ответственным и сроком устранения. Недостающее условие вносят дополнительным соглашением, отсутствующий экземпляр работодателя восстанавливают подписанием с работником. Даты задним числом при этом не ставят: документ оформляют текущей датой.

Соберите трудовой договор с обязательными разделами

Конструктор формирует файл .docx с разделами о предмете договора, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске и таблицей реквизитов сторон. Полученный текст сверьте с перечнем статьи 57 ТК РФ: условия, специфичные для должности, например основание срочности или особые условия труда, добавляются вручную.

Срочный трудовой договор: контроль срока и прекращения

Срочный договор заключают не более чем на 5 лет, если другой срок не установлен ТК РФ или федеральным законом (часть 1 статьи 58 ТК РФ). Минимальный срок закон не регламентирует. В реестре по такому договору нужны 2 поля помимо даты: событие или дата окончания и основание срочности из статьи 59 ТК РФ.

Срочность теряется двумя путями. Первый: суд устанавливает, что достаточных оснований для срочного договора не было, и договор считается заключённым на неопределённый срок. Второй: срок истёк, работник продолжает работать, и ни одна сторона не потребовала расторжения, тогда условие о срочном характере утрачивает силу (части 4 и 5 статьи 58 ТК РФ). Второй путь целиком зависит от учёта: если дату окончания никто не отслеживает, договор становится бессрочным просто по прошествии дня.

По статье 79 ТК РФ работника предупреждают письменно не менее чем за 3 календарных дня до увольнения в связи с истечением срока. Прекращают договор по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ. Договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника устроен иначе: он прекращается с выходом этого работника на работу, и предварительное предупреждение по статье 79 не требуется.

Что контролировать, зависит от вида срочного договора. Сценарии в таблице учитывают нормы, действующие на дату публикации, и одну норму, которая вступит в силу в 2027 году.

Во всех четырёх сценариях ошибку даёт не текст договора, а пропущенная дата. Контрольную отметку в реестре ставят раньше даты окончания с запасом, достаточным, чтобы подготовить уведомление, получить подпись работника и не попасть на выходные.

Дополнительные соглашения: как сохранить историю изменений договора

Изменить условия трудового договора по соглашению сторон можно только письменно (статья 72 ТК РФ). Приказ о повышении оклада или переводе без подписанного допсоглашения оставляет договор в прежней редакции, и при споре работник и инспектор будут читать именно её.

Одностороннее изменение по статье 74 ТК РФ возможно, только если прежние условия нельзя сохранить из-за организационных или технологических изменений, и трудовую функцию так менять нельзя. Работника письменно уведомляют о предстоящих изменениях и их причинах не позднее чем за 2 месяца. В реестре фиксируют дату уведомления и дату, с которой изменения вступают в силу, а отказ работника от работы в новых условиях даёт отдельное основание прекращения по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Каждое допсоглашение получает собственный номер, привязанный к номеру договора, например 15/3 для третьего соглашения к договору № 15. Подшивают его в то же личное дело, что и договор: срок хранения у соглашений об изменении договора тот же, что у самого договора.

Как настроить реестр трудовых договоров

Реестр можно вести в таблице, в 1С:ЗУП или в системе КЭДО. Таблица подходит для небольшого штата, но даты в ней никто не контролирует: напоминание о конце срочного договора сработает, только если кадровик откроет файл. В практике Добыто реестр строится на данных 1С:ЗУП: готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, документы и статусы подписания синхронизируются автоматически, поэтому кадровые данные не вносят дважды.

Как навести порядок в учёте трудовых договоров: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Назначьте ответственного за учёт и закрепите в инструкции по кадровому делопроизводству форму реестра, порядок нумерации договоров и допсоглашений и место хранения.
2. Шаг 2. Выгрузите список работников из 1С или штатного расписания и сверьте его с найденными договорами. Работников без договора или без экземпляра работодателя выделите отдельно.
3. Шаг 3. Внесите в реестр по каждому договору: ФИО, должность, номер и дату, дату фактического допуска, вид договора, дату или событие окончания и основание срочности, номера допсоглашений, место хранения.
4. Шаг 4. Проверьте каждый договор по статье 57 ТК РФ и оформите допсоглашения на недостающие условия и неоформленные изменения.
5. Шаг 5. Поставьте контрольные даты: окончание срочных договоров с запасом до предупреждения за 3 календарных дня, подача ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа о приёме или увольнении.
6. Шаг 6. Вынесите договоры ГПХ в отдельный реестр со своими сроками отчётности в СФР.
7. Шаг 7. Сверяйте реестр с 1С и личными делами по графику, утверждённому в инструкции, и фиксируйте результат сверки.

Сколько хранить трудовые договоры и как собрать личное дело

Трудовые договоры и соглашения об их изменении или расторжении хранятся 50 лет, если дело завершено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Основание — статья 435 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок считают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, поэтому в реестре фиксируют год закрытия, а не только дату договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Срок хранения не зависит от формы: электронный договор, подписанный в КЭДО, хранится столько же, сколько бумажный. Различается только способ: для электронного документа важно сохранить сам файл и файлы подписи, а не распечатку.

Работник вправе запросить копию своего договора и допсоглашений. По статье 62 ТК РФ надлежащим образом заверенные копии выдают бесплатно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Если договор найти не могут, этот срок становится первым публичным признаком беспорядка в учёте.

Образцы трудового договора и описи для личного дела

Комплект закрывает два участка учёта: сам договор по основному месту работы и опись, по которой проверяется полнота личного дела, начинать удобнее с договора.

Электронный трудовой договор в КЭДО: что проверяет суд

Статья 22.1 ТК РФ разрешает вести в электронном виде трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Исключения перечислены в части 3 той же статьи: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для учёта это значит, что договор и приказ о прекращении того же работника могут оказаться в разных формах, и реестр должен показывать, где лежит каждый.

По статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает электронный трудовой договор усиленной квалифицированной подписью. Работник вправе использовать УКЭП, УНЭП или ПЭП, но ПЭП допустима только при наличии соглашения, которое устанавливает правила идентификации и обязанность хранить ключ простой подписи в тайне.

Электронный документ суды принимают как письменное доказательство и в гражданском, и в арбитражном процессе. Споры проигрывают из-за процедуры. Показательна история увольнения через систему КЭДО, прошедшая 4 инстанции: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника получено за день до перехода. Кассация отменила решения в пользу работодателя, потому что в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не помогают: суд оценивает фактическую способность работника, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Из разобранных дел складывается перечень того, что суд проверяет по КЭДО:

1. Положение о кадровом электронном документообороте.
2. Утверждённый перечень документов и категорий работников.
3. Соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО.
4. Порядок и дата выдачи подписи.
5. Идентификация работника при подписании.
6. Кто контролировал систему и что она фиксирует.
7. Фактическая способность работника пользоваться системой.

Когда переводить трудовые договоры в КЭДО рано

Перевод договоров в электронный вид не наводит порядок сам по себе. Он преждевременен, если в компании нет положения о КЭДО и перечня документов, если в локальном акте не описано, как работника идентифицируют при подписании, и если часть сотрудников не готова работать в личном кабинете. В этих случаях электронная система зафиксирует обстоятельства, которые потом используют против работодателя. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных документов не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только из соглашения между участниками обмена, и именно это соглашение чаще всего теряют. Проверьте, что подписанное соглашение лежит в деле каждого работника, который подписывает договоры электронно.»

Договоры ГПХ ведут в отдельном реестре

Исполнитель по договору гражданско-правового характера не работник: на него не распространяются статьи 57 и 67 ТК РФ, срочность по статье 59, предупреждение по статье 79 и сроки хранения трудовых договоров. Смешение двух видов договоров в одном журнале создаёт риск переквалификации и путаницы в отчётности.

У ГПХ с 2026 года собственные сроки в СФР. С 1 июля 2026 года по закону от 20.02.2026 № 29-ФЗ передают реквизиты договора, даты заключения и прекращения и периоды выполнения работ. С 1 сентября 2026 года дополнительно указывают, есть ли в договоре условие об уплате взносов на травматизм. Сведения подают не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора. Форма ЕФС-1 обновлена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года, а порядок заполнения ЕФС-1 и сроки подачи сведений СФР публикует в базе знаний для страхователей.

По работникам по трудовому договору подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого подтверждающего документа. Поэтому в обоих реестрах контрольная дата отчёта ставится сразу при регистрации документа.

Ошибки в учёте трудовых договоров и их цена

Большинство ошибок появляется не при составлении договора, а позже, когда документ перестают отслеживать. Ниже ошибки, которые чаще всего выявляет сверка реестра с личными делами, и последствия каждой.

• Работник допущен к работе, договор не оформлен в 3 рабочих дня. Обычно из-за того, что ждут документы от кандидата или подпись руководителя. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора штраф составляет 50 000-100 000 рублей для юрлица, 10 000-20 000 рублей для должностного лица и 5 000-10 000 рублей для ИП.
• В договоре нет обязательных условий статьи 57 ТК РФ. Старые договоры не обновляли под актуальную форму. Пробел оценивается как ненадлежащее оформление по той же части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
• Изменения оформлены только приказом. Допсоглашение пропускают, чтобы не собирать подписи. По остальным нарушениям трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф 30 000-50 000 рублей для юрлица и 1 000-5 000 рублей для должностного лица и ИП.
• Повторное нарушение после уже назначенного наказания. По части 2 статьи 5.27 КоАП РФ юрлицо платит 50 000-70 000 рублей, должностное лицо — 10 000-20 000 рублей или подвергается дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет, ИП — 10 000-20 000 рублей.
• Пропущена дата окончания срочного договора. Работник продолжил работать, никто не потребовал расторжения, и условие о срочности утратило силу. Уволить по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ уже нельзя, прекращение потребует другого основания.
• Нет подписи работника о получении экземпляра. Экземпляр выдали, но отметку не взяли. Доказать исполнение требования статьи 67 ТК РФ при проверке или споре нечем.
• Договоры ГПХ учитываются вместе с трудовыми. Сроки отчётности по ним в СФР теряются среди трудовых, а сведения по ГПХ подают не позднее следующего рабочего дня.

Самая частая техническая причина задержки при электронном оформлении — ожидание подписи работника. В Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому договор уходит на подпись в день приёма, а реестр получает статус подписания без ручного ввода.

Стоимость перевода трудовых договоров в КЭДО: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив для хранения договоров.

Для учёта трудовых договоров с интеграцией и хранением в электронном архиве подходит тариф «Бизнес», для штата до 25 человек с базовыми шаблонами — «Старт». Итоговая сумма считается от численности, а перейти на другой тариф можно в любое время с пропорциональным пересчётом: актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Порядок в трудовых договорах держится на датах, а не на папках: сроке оформления после допуска, дате окончания срочного договора, дате уведомления об изменениях, дне подачи ЕФС-1 и годе закрытия дела для расчёта срока хранения. Журнал закон не требует, но без реестра с этими полями срочный договор превращается в бессрочный, изменения остаются без допсоглашений, а исполнители по ГПХ теряются в отчётности. Электронная форма упрощает доказательства, если компания заранее описала идентификацию работника и порядок выдачи подписи.

Добыто помогает вести этот учёт в одной системе: договоры и допсоглашения формируются из 1С:ЗУП, подписываются нужным видом электронной подписи и хранятся в электронном архиве вместе со статусами подписания.

Частые вопросы об учёте трудовых договоров

Можно ли заключить срочный трудовой договор на несколько дней?

Минимальный срок срочного договора ТК РФ не регламентирует, ограничен только максимум в 5 лет по части 1 статьи 58. Короткий срок допустим, если есть основание из закрытого перечня статьи 59 ТК РФ. Предупреждение об окончании за 3 календарных дня по статье 79 действует и для коротких договоров, кроме договора на время отсутствия основного работника.

В какой срок выдать работнику копию трудового договора по его заявлению?

Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления, бесплатно, копии заверяются надлежащим образом (статья 62 ТК РФ). Если договор электронный, работнику передают заверенную копию: распечатка без отметки о верности копии подлинником не считается.

Когда суд может потребовать бумажный оригинал электронного договора?

По части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе затребовать подлинник, если копии представлены в электронном виде. Оригинал обязателен в двух случаях: суд его затребовал или обстоятельство дела подтверждает только подлинник. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи, поэтому хранить нужно исходный файл договора и файлы подписи.

Считается ли уведомление работника по электронной почте надлежащим?

Однозначной позиции нет, но в практике есть решение городского суда, признавшего уведомление о переводе по электронной почте соответствующим закону. Для договоров в КЭДО надёжнее опираться на соглашение об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО при приёме: суд учитывал такие документы, отклоняя довод работника о недопустимости электронного уведомления.

Что включают в трудовой договор работника бюджетного учреждения?

Для работников государственных и муниципальных учреждений действуют рекомендации Минтруда: в трудовой договор или дополнительное соглашение вносят продолжительность основного и дополнительных отпусков и меры социальной поддержки. В реестре такие соглашения учитывают так же, как остальные допсоглашения, с привязкой к номеру договора.

Нужно ли перезаключать договор, если работника временно перевели к другому работодателю?

До 1 января 2027 года действует постановление Правительства РФ от 25.12.2025 № 2131: принимающий работодатель заключает с временно переведённым работником срочный трудовой договор. Продлить его по соглашению сторон можно не позднее 1 января 2027 года, поэтому дату окончания такого договора ставят в реестр отдельной контрольной отметкой.