Нормативная база трудового договора на какие акты опираться кадровику

Нормативная база трудового договора — это Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ) с действующими поправками, иные федеральные законы, подзаконные акты, соглашения, коллективный договор и ЛНА, соподчинённые по статье 5 ТК РФ. При противоречии ТК РФ и иного федерального закона применяется ТК РФ. Условие ЛНА, коллективного или трудового договора, которое ухудшает положение работника или снижает его гарантии, не применяется по статьям 8 и 9. Состав договора задаёт статья 57, форму и момент заключения — статьи 61, 67 и 68, основания срочности — статьи 58 и 59. Для совместителей, несовершеннолетних, дистанционных и иностранных работников общие нормы дополняют главы 44, 42, 49.1 и 50.1 ТК РФ, а микропредприятие вправе перенести часть ЛНА в договор по типовой форме из постановления Правительства № 858.

Статья помогает кадровику сверить действующие договоры с текущей редакцией норм: какие условия обязательны, какие документы нельзя требовать, где проходит граница срочного найма после 1 сентября 2026 года и какая подпись допустима для электронного договора. Поправки 2026 года отделены от законопроектов, которые в силу не вступили. Сценарная таблица по специальным главам ТК, штрафы по статье 5.27 КоАП, сроки хранения, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Иерархия источников трудового права: какой акт применять при противоречии

Статья 5 ТК РФ выстраивает систему источников: ТК РФ, иные федеральные законы, законы субъектов, иные нормативные правовые акты, затем коллективные договоры, соглашения и ЛНА. Нормы трудового права в других федеральных законах должны соответствовать кодексу, при противоречии применяется ТК РФ. Над этой системой стоит Конституция РФ, принятая 12.12.1993: статья 37 закрепляет свободу труда и право на вознаграждение без дискриминации.

Для каждого уровня в таблице указано, какие акты кадровик открывает при работе с договором и по какому правилу они соотносятся с вышестоящими.

Нижестоящий акт действует, пока не ухудшает положение работника по сравнению с вышестоящим. Подпись работника под ухудшающим условием этого правила не отменяет.

Когда к договору применяется не только ТК РФ

Статья 11 ТК РФ распространяет кодекс на трудовые отношения, в том числе с иностранными гражданами, если федеральный закон не установил исключений. К договору гражданско-правового характера нормы ТК применяются только после того, как отношения признаны трудовыми. Если задача конкретная и разовая, возможен договор ГПХ, но выбор формы определяется существом отношений. Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых, и наоборот: перед оформлением ГПХ на работу из штатного расписания проверьте, не описывает ли предмет договора трудовую функцию.

Обязательные сведения и условия трудового договора по статье 57 ТК РФ

Часть 1 статьи 57 ТК РФ перечисляет сведения о сторонах, часть 2 — условия, отсутствие которых суды считают ненадлежащим оформлением. Обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, для работодателя — физического лица его ФИО;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• ИНН работодателя, кроме физических лиц без статуса ИП;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем договор, и основание его полномочий;
• место и дата заключения договора.

Обязательные условия:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• место работы;
• трудовая функция;
• дата начала работы, а для срочного договора — срок его действия и основание срочности;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил у работодателя;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда;
• условия, определяющие характер работы, в необходимых случаях;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании;
• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

Трудовая функция описывается как должность по штатному расписанию, профессия или специальность с квалификацией либо конкретный вид работы. Если с должностью связаны льготы или ограничения, её наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам. Результаты специальной оценки условий труда определяют класс условий, но включения соответствующего условия в договор они не заменяют.

Пропуск сведения или условия не делает договор незаключённым и не даёт основания его расторгнуть. Сведения дописывают в текст договора, недостающие условия оформляют письменным приложением или дополнительным соглашением. Пункт 10 постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45 относит отсутствие обязательных сведений и условий статьи 57 к ненадлежащему оформлению договора, за которое наступает ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Проект договора быстрее собирать от шаблона, где уже размечены разделы предмета, испытания, оплаты, рабочего времени и отпуска, а реквизиты сторон подставляются в текст. Обязательные условия из перечня выше по готовому файлу проверяются вручную.

Соберите проект трудового договора с разделами по статье 57

Форма трудового договора, момент заключения и документы при приёме

Статья 67 ТК РФ требует письменной формы: 2 экземпляра, подписанных сторонами, один передаётся работнику, а получение он подтверждает подписью на экземпляре работодателя. Если работника допустили к работе с ведома или по поручению работодателя, договор считается заключённым, и письменно его оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска.

По статье 61 ТК РФ договор вступает в силу со дня подписания обеими сторонами, если иное не установлено законом или самим договором, либо со дня фактического допуска. Дата начала работы может отличаться от даты подписания. Если работник не приступил к работе в установленный день, работодатель вправе аннулировать договор, и он считается незаключённым.

Приём оформляется трудовым договором, приказ о приёме по статье 68 ТК РФ факультативен. С ПВТР, иными ЛНА, связанными с трудовой деятельностью, и коллективным договором работника знакомят под роспись до подписания договора. Ознакомление в момент подписания практика допускает, ознакомление после подписания нарушает статью 68.

Справочная страница Минтруда о заключении трудового договора сводит требования к форме, основаниям, сроку, возрасту и документам статьи 65 ТК РФ. Страница последний раз изменялась 07.03.2025, поэтому поправки 2026 года сверяйте по действующей редакции кодекса.

Какие документы можно требовать по статье 65 ТК РФ

Статья 65 ТК РФ называет документы, которые кандидат предъявляет при заключении договора:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда договор заключается впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
• документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний;
• справка о наличии или отсутствии судимости для деятельности, к которой закон не допускает лиц с судимостью;
• справка об административном наказании за потребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, только для деятельности, к которой федеральный закон не допускает таких лиц до окончания срока наказания.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «Перечень статьи 65 расширяют только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте анкету кандидата с перечнем статьи 65 и уберите из неё лишние документы.»

Важный нюанс из практики: ИНН при приёме требовать нельзя, налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, где у физического лица — получателя дохода ИНН не указан. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, когда хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии: это документ для бухгалтерии, в комплект для приёма он не входит.

Если кандидат письменно потребовал назвать причину отказа, статья 64 ТК РФ обязывает ответить письменно не позднее 7 рабочих дней. Необоснованный и дискриминационный отказ запрещён, как и отказ работнику, приглашённому письменно в порядке перевода, в течение месяца после увольнения с прежней работы.

Образцы трудового договора, соглашения и листа ознакомления для кадровика

Комплект закрывает оформление по статьям 57, 64, 68 и 72 ТК РФ, начинать стоит с договора по основному месту работы.

Срочный трудовой договор и испытание: нормы после 1 сентября 2026 года

Срочный договор по статье 58 ТК РФ допустим только на основаниях из ТК РФ или иного федерального закона, и его срок, как правило, не превышает 5 лет. Если срок в договоре не указан, договор считается заключённым на неопределённый срок. Статья 59 делит основания на две группы: в первой срочность вытекает из характера или условий работы, к ней относится замещение отсутствующего работника, за которым сохраняется место; во второй срочный договор заключается по соглашению сторон. Пленум ВС РФ в пунктах 13 и 14 постановления от 17.03.2004 № 2 требует обоснованности срочности, добровольности соглашения и соблюдения предела в 5 лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ поднял порог для срочного найма по соглашению сторон у субъектов малого предпринимательства, включая ИП, с 35 до 70 работников. Для розничной торговли и бытового обслуживания предел остался 20 работников. Норма даёт право заключать такие договоры и не обязывает переводить работников на срочный найм.

Принадлежность к субъектам малого предпринимательства подтверждает запись в едином реестре субъектов МСП ФНС. Перед заключением срочного договора по этому основанию проверьте запись о компании на дату подписания.

Основание о руководящих должностях после Федерального закона от 13.12.2024 № 470-ФЗ относится к руководителю организации, его заместителям и главному бухгалтеру. Руководителей структурных подразделений оно больше не охватывает: их прежние срочные договоры без иных оснований считаются бессрочными, а договоры с иными законными основаниями нужно было привести в соответствие не позднее 01.03.2025. Поправка последовала за постановлением Конституционного Суда от 19.12.2023 № 59-П о срочном найме руководителя структурного подразделения.

Об истечении срочного договора работника предупреждают письменно не менее чем за 3 календарных дня до увольнения по статье 79 ТК РФ. Исключение — договор на время замещения отсутствующего работника: он прекращается с выходом основного работника.

Испытание: кому нельзя и какой максимальный срок

С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ запретил устанавливать испытание женщинам с детьми до 3 лет вместо прежнего порога в 1,5 года. Статья 70 ТК РФ на 14.10.2026 исключает испытание для:

• беременных женщин и женщин с детьми до 3 лет;
• лиц до 18 лет;
• лиц, избранных по конкурсу на замещение должности;
• работников, приглашённых в порядке перевода от другого работодателя;
• лиц, впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение года после окончания образовательной организации СПО или высшего образования с государственной аккредитацией;
• работников, заключающих договор на срок до 2 месяцев;
• иных категорий, перечисленных в статье 70.

Общий предел испытания — 3 месяца, для руководителей и иных лиц, названных в статье 70, — 6 месяцев. При договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель. Проверьте действующие шаблоны: условие об испытании для матерей детей от 1,5 до 3 лет в договорах, заключённых с 1 сентября 2026 года, не применяется.

Специальные главы ТК РФ: что добавляется к общему порядку

Общие статьи 57-68 ТК РФ применяются ко всем работникам, но для отдельных категорий кодекс добавляет требования к документам, условиям и форме договора. Сценарии в таблице разделены по категории работника или работодателя.

Если работник попадает сразу в две строки, требования складываются: несовершеннолетний совместитель на дистанционной работе проходит проверку по трём главам.

Для НКО действуют собственные ограничения по численности и доходу, а государственные и муниципальные учреждения, госкорпорации, публично-правовые и государственные компании, политические партии, потребительские кооперативы и религиозные организации правом главы 48.1 не пользуются. В практике Добыто категорию субъекта перед настройкой шаблонов документов сверяют по реестру МСП ФНС.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одной цифре здесь обходится дорого: от отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать часть локальных актов и применять типовую форму договора. Компания на 80 человек, которая решит, что ЛНА ей не нужны, получит нарушение по каждому неизданному акту. Категорию субъекта проверяйте по единому реестру субъектов МСП на сайте налоговой службы.»

Электронный трудовой договор: статьи 22.1-22.3, 312.3 ТК РФ и 63-ФЗ

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. По статье 22.2 КЭДО вводится ЛНА, а действующие работники переходят на него с письменного согласия. Согласие не нужно работникам, принятым после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа. Отказ от перехода или отсутствие согласия не дают основания отказать в приёме или уволить, а документы для таких работников оформляются на бумаге бесплатно.

Минтруд на странице о кадровом электронном документообороте описывает порядок перехода и документы, которые в КЭДО не переводятся.

Какая подпись допустима для трудового договора

Для трудового договора и соглашений о его изменении в системе работодателя статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП. Работник подписывает УКЭП, УНЭП с порядком проверки, закреплённым соглашением сторон, либо УНЭП из инфраструктуры электронного правительства. ПЭП работника допустима для иных документов в рамках статьи 22.3, при этом соглашение закрепляет порядок идентификации и конфиденциальность ключа. На платформе «Работа в России» работодатель подписывает договор УКЭП или правительственной УНЭП, работник — УКЭП, правительственной УНЭП или ПЭП с ключом, полученным при личной явке.

Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ делает документ с УКЭП равнозначным бумажному с собственноручной подписью в общем случае. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает, только если её установил закон или соглашение участников. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах, а УКЭП работодатель получает через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек умеет работать в системе. Положение о КЭДО и перечень документов защищают работодателя, пока спор идёт о самих документах. Когда суд переходит к тому, как выдавали ключ и кто фактически подписывал, решают порядок идентификации и то, что зафиксировала система. Проверьте, описан ли в вашем ЛНА порядок идентификации работника при подписании.»

Какие кадровые документы остаются на бумаге

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ исключают из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему в электронный вид переводятся. Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию: на ней проверяются маршруты согласования и способность работников подписывать документы самостоятельно.

Изменение условий трудового договора по статьям 72 и 74 ТК РФ

Статья 72 ТК РФ допускает изменение условий только по письменному соглашению сторон, кроме случаев, прямо названных в кодексе. Одностороннее изменение по статье 74 возможно, когда прежние условия нельзя сохранить из-за организационных или технологических изменений. Трудовая функция при этом не меняется, работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца с указанием причин.

Работнику, который отказался работать в новых условиях, предлагают имеющуюся подходящую работу. Если её нет или работник отказался, договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Пункт 21 постановления Пленума ВС РФ № 2 возлагает на работодателя обязанность доказать, что изменения действительно связаны с организационными или технологическими причинами.

С 1 сентября 2026 года 144-ФЗ установил срок для просьбы о неполном рабочем времени от работника, которому оно положено по закону: решение принимается не позднее 5 рабочих дней. В этот срок оформляются дополнительное соглашение и приказ.

Важный нюанс из практики: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Кадровые программы, включая 1С:ЗУП, обновляются отдельно, потому что классификатор связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1.

Сроки хранения трудовых договоров: 50 и 75 лет

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ устанавливает срок хранения документов по личному составу: для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет, после этой даты — 50 лет. Статья 435 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, относит трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении к документам со сроком «50/75 лет ЭПК». Отметка ЭПК означает, что часть документов после экспертизы ценности может перейти на постоянное хранение.

Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения дела, по пункту 3.1 правил, утверждённых приказом Росархива № 237. Обязанность хранить электронные кадровые документы в эти сроки закреплена в статье 22.3 ТК РФ. В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес».

Ошибки оформления и штрафы по статье 5.27 КоАП РФ

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, повторное аналогичное нарушение — по части 5.

Штраф применяется за каждое нарушение, а при повторе должностное лицо рискует дисквалификацией, поэтому массовая ошибка в общем шаблоне договора обходится дороже точечной.

• Пропуск обязательного условия статьи 57. Договор заполняют по старому шаблону, где нет условий труда на рабочем месте или основания срочности. Цена — штраф по части 4 статьи 5.27 и дополнительное соглашение с каждым работником.
• Условие, снижающее гарантии, «по согласию работника». Работник подписывает любые условия при приёме. Условие не применяется по статье 9 ТК РФ, а пункт 10 постановления Пленума № 45 относит его к ненадлежащему оформлению.
• Срочный договор без основания из статей 58-59. Срочность оформляют ради простого расставания. При споре срочность оценивается по пункту 13 постановления Пленума № 2, а договоры руководителей подразделений после 470-ФЗ без иных оснований считаются бессрочными.
• Документы сверх статьи 65. Требование вводит служба безопасности или внутренний регламент. Отказ кандидату по этой причине незаконен, а на письменный запрос о причине отказа нужно ответить за 7 рабочих дней.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Согласие работника не делает незаконное условие законным. Гарантия сокращённого рабочего времени для несовершеннолетнего установлена законом, и отказаться от неё не может ни взрослый, ни подросток. Подпись под таким условием работодателя не защищает, а фиксирует нарушение письменно. Если работа сезонная, рассмотрите срочный договор с настоящим основанием срочности: тогда расставание определяет истечение срока, а не согласование с двумя органами.»

Как проверить трудовые договоры по нормативной базе: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию работника и работодателя: совместитель, несовершеннолетний, дистанционный или иностранный работник, работодатель — физическое лицо, микропредприятие. Статус субъекта МСП сверьте с реестром ФНС.
2. Шаг 2. Сравните сведения и условия договора с частями 1 и 2 статьи 57 ТК РФ. Недостающие сведения внесите в текст, недостающие условия оформите приложением или дополнительным соглашением.
3. Шаг 3. Проверьте основание срочности по статьям 58 и 59, порог 70 или 20 работников для малого предпринимательства и запреты на испытание по статье 70 в редакции с 01.09.2026.
4. Шаг 4. Сопоставьте условия с коллективным договором, применимыми соглашениями и ЛНА. Условия, снижающие гарантии, исключите.
5. Шаг 5. Сверьте условие об оплате с региональным МРОТ на 2026 год.
6. Шаг 6. Убедитесь, что работник ознакомлен с ПВТР и ЛНА под роспись не позже даты подписания и расписался в получении своего экземпляра.
7. Шаг 7. Для электронных договоров проверьте согласие на КЭДО или основание его отсутствия по статье 22.2 и виды подписи сторон по статье 22.3 или 312.3 ТК РФ.

Стоимость КЭДО для электронного оформления трудовых договоров

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Цены и условия — на 14.10.2026.

Итоговая сумма складывается из тарифа, численности и минимальной оплаты: для «Бизнеса» она составляет 50 сотрудников в год даже при меньшем штате. Условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Трудовой договор проверяется по вертикали: ТК РФ, затем федеральные законы и подзаконные акты, соглашения, коллективный договор, ЛНА и сам договор, причём ни один нижний уровень не может ухудшить положение работника. Содержание задаёт статья 57, форму и момент заключения — статьи 61, 67 и 68, а с 1 сентября 2026 года порог срочного найма у малого бизнеса и запреты на испытание считаются по новой редакции. Для совместителей, подростков, дистанционных и иностранных работников и микропредприятий к общим правилам добавляются требования специальных глав.

Добыто переводит трудовые договоры и дополнительные соглашения в электронный вид с подписями по статье 22.3 ТК РФ и хранением в архиве, оставляя на бумаге то, что закон из КЭДО исключает.

Частые вопросы о нормативной базе трудового договора

Можно ли отказать кандидату без регистрации по месту жительства?

Нет. Для гражданина РФ отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания не основание для отказа по статье 64 ТК РФ, это прямо разъясняет пункт 11 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. Статья 65 требует документ, удостоверяющий личность, а не паспорт с отметкой о регистрации или справку МВД вместо неё.

Распространяется ли отраслевое соглашение на компанию, которая к нему не присоединялась?

Может распространиться. По статье 48 ТК РФ после официального предложения присоединиться к федеральному отраслевому соглашению у работодателя есть 30 календарных дней на мотивированный письменный отказ. Если отказ не направлен, соглашение считается распространённым на работодателя в порядке частей 9-10 статьи 48. Если на компанию действует несколько соглашений, применяются условия, наиболее благоприятные работнику.

Что будет со срочным договором, если срок истёк, а работник продолжает работать?

По статье 58 ТК РФ, если ни одна сторона не потребовала расторжения в связи с истечением срока и работник продолжает работу, условие о срочности утрачивает силу и договор считается заключённым на неопределённый срок. Чтобы этого избежать, работника письменно предупреждают об истечении срока не менее чем за 3 календарных дня по статье 79.

Какие правила о стажировке начнут действовать с 1 марта 2027 года?

Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ вводит регулирование стажировки в сфере труда с 01.03.2027. Максимальный срок стажировки составит 6 месяцев, стажёр будет работать под руководством наставника, а трудовой договор по итогам стажировки нельзя будет заключить с условием об испытании. До этой даты нормы не действуют.

Нужно ли согласие на обработку персональных данных для заключения трудового договора?

Не всегда. Пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обработку, необходимую для исполнения договора с субъектом персональных данных, а пункт 2 — обработку для выполнения обязанностей, возложенных законом на оператора. При таком основании отдельное согласие может не требоваться, но эти нормы не разрешают собирать сведения, не связанные с целью обработки.

Можно ли уже сейчас заключать договор с дистанционным работником через мессенджер MAX?

Нет. На 14.10.2026 поправка к статье 312.3 ТК РФ об электронном документообороте через MAX существует как проект, опубликованный 02.10.2026, с предполагаемым вступлением в силу 01.03.2027. Приказ Минтруда от 17.09.2026 № 423 о плане апробации поправкой к ТК РФ не служит. Действует прежнее правило: работодатель подписывает договор УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.