Дистанционный трудовой договор как оформить удалённого сотрудника и подписать документы

Дистанционный трудовой договор заключают по общим правилам статьи 57 ТК РФ и дополняют условиями главы 49.1. Это режим удалённой работы, порядок взаимодействия, оборудование и компенсация расходов. Договор можно подписать обменом электронными документами: работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП в этой схеме статья 312.3 ТК РФ не предусматривает. Если работник письменно попросит бумажный экземпляр, его отправляют не позднее 3 рабочих дней. Сведения о приёме по ЕФС-1 уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления. Порядок зависит от того, кого вы оформляете. Для нового сотрудника заключают трудовой договор и подают мероприятие «ПРИЕМ». Для действующего оформляют дополнительное соглашение о дистанционной работе, а подраздел 1.1 ЕФС-1 только из-за смены режима не подают.

Материал отвечает на вопросы оформления: какие условия главы 49.1 ТК РФ включить в договор, какой подписью подписывать договор и последующие кадровые документы, какие документы закон оставляет вне КЭДО. Отдельно описаны три обстоятельства, которые решили спор об увольнении через КЭДО. Разобран и срок трудового договора: когда срочный договор с удалённым сотрудником допускается после поправок 144-ФЗ, действующих с 01.09.2026. Шаблоны документов размещены после первого раздела. Таблица сроков, пошаговая инструкция, разбор ошибок, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Соберите проект трудового договора в конструкторе: он формирует файл .docx с разделами о предмете договора, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске, а условия о дистанционной работе добавьте по чек-листу из первого раздела.

Что включить в трудовой договор о дистанционной работе

Статья 57 ТК РФ требует указать в любом трудовом договоре место и дату заключения, место работы, трудовую функцию, дату начала работы и условия оплаты. В срочном договоре дополнительно указывают срок и законное основание срочности. Глава 49.1 ТК РФ добавляет условия о самой удалённой работе. Если их нет ни в договоре, ни в ЛНА, действуют правила по умолчанию из этой главы. В частности, режим рабочего времени работник тогда определяет сам.

Статья 312.1 ТК РФ предусматривает три варианта дистанционной работы:

• постоянная;
• временная — непрерывно не более 6 месяцев;
• периодическая — с чередованием удалённых и стационарных периодов.

Вариант записывают в договор прямо. Специальное основание увольнения при переезде работника статья 312.8 применяет только к постоянной дистанционной работе. Удалённый формат, в том числе временный, основанием для срочного договора не служит.

Рабочее время по статье 312.4 ТК РФ устанавливают трудовым договором, ЛНА или коллективным договором. Без этих условий дистанционный работник определяет режим по своему усмотрению. Время взаимодействия с работодателем в любом случае включается в рабочее время. Если сотрудник должен быть на связи в определённые часы, их фиксируют в договоре или ЛНА.

Статья 312.6 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить дистанционного работника необходимыми средствами. Работник может использовать личное или арендованное оборудование с согласия или ведома работодателя. Тогда работодатель выплачивает ему компенсацию и возмещает связанные расходы. Размер, порядок и сроки этих выплат устанавливает договор или ЛНА.

Отдельное условие — срок ответа на запрос работодателя. Статья 312.8 ТК РФ позволяет уволить дистанционного работника, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня запроса. Это правило действует, если договор или порядок взаимодействия не устанавливает более длительный срок. Если должности нужен более длинный срок ответа, его указывают в договоре.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

По охране труда статья 312.7 ТК РФ прямо обязывает работодателя информировать работника о требованиях охраны труда. Речь идёт о работе с оборудованием и средствами, которые работодатель рекомендовал или выдал. Часть других обязанностей по обеспечению безопасности статья связывает с их закреплением в договоре или ЛНА. Полный перечень сверяйте с действующей редакцией статьи 312.7 на дату оформления.

Официальная информация Минтруда о Федеральном законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ, правилах электронного взаимодействия и статье 312.2 ТК РФ собрана на странице регулирование дистанционной и удалённой работы.

Чек-лист условий дистанционного трудового договора

• Режим по статье 312.1 ТК РФ: постоянно, временно (непрерывно не более 6 месяцев) или периодически, с порядком чередования периодов.
• Обязательные условия статьи 57 ТК РФ: место и дата заключения, место работы, трудовая функция, дата начала работы, оплата.
• Срок ответа на запрос работодателя, если он нужен длиннее двух рабочих дней.
• Режим рабочего времени или прямое указание, что работник определяет его сам (статья 312.4 ТК РФ).
• Оборудование: выдаёт работодатель или работник использует своё; размер, порядок и сроки компенсации (статья 312.6 ТК РФ).
• Информирование о требованиях охраны труда по выданному или рекомендованному оборудованию (статья 312.7 ТК РФ).
• Виды электронной подписи для кадровых документов и соглашение об их использовании, если применяются ПЭП или УНЭП.
• Для срочного договора: срок и законное основание срочности.

Шаблоны трудового договора, допсоглашения и документов КЭДО для удалённого сотрудника

Для нового сотрудника начните с примерной формы трудового договора, для перевода действующего — с дополнительного соглашения о дистанционной работе.

Какая электронная подпись нужна для дистанционного трудового договора

Статья 312.3 ТК РФ определяет подписи для электронного заключения трудового договора с дистанционным работником. Работодатель подписывает договор УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП в этой схеме не предусмотрена, поэтому код из SMS или пароль от личного кабинета для подписи договора не подходят.

Со стороны компании договор подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник. Уполномоченному сотруднику выдают его собственную УКЭП физического лица. Право подписывать от имени компании подтверждает отдельный документ — машиночитаемая доверенность. Подпись принадлежит человеку и при увольнении уходит вместе с ним. Доверенность остаётся документом работодателя, и снимать полномочия по ней работодатель должен сам.

Работнику нужна УНЭП или УКЭП до даты подписания. Её можно выпустить в приложении Госключ. Работник входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг и выпускает УНЭП или УКЭП. Затем он получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись в приложении. В Добыто сотрудник подписывает документы с телефона или компьютера. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда разбираем спор о подписи, первым делом выясняем, в каком режиме создан документ. Отсканированный договор с подписью от руки — это электронный образ. Файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Откройте файл, который вернул удалённый сотрудник: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ.»

Перед отправкой договора проверьте две вещи. У сотрудника должна быть выпущена УНЭП или УКЭП. У подписанта компании должна действовать УКЭП, а если он не руководитель — ещё и машиночитаемая доверенность.

Документы кандидата и кадровый электронный документооборот после приёма

При электронном найме дистанционный кандидат предъявляет документы по статье 65 ТК РФ в электронной форме. Если работодателю нужна бумага, по статье 312.2 ТК РФ он вправе потребовать нотариально заверенные копии. Состав документов зависит от должности и специальных требований к работе.

Трудовой договор подписывают по правилам статьи 312.3. После приёма удалённый сотрудник получает приказы, уведомления и графики и сам подаёт заявления. Для этих документов работодатель может ввести общий КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для этого он принимает ЛНА, в котором указывает систему, перечень электронных документов и категории работников. Действующим работникам переход предлагают с их письменного согласия. Согласие на КЭДО не требуется от тех, кого принимают после 31.12.2021 и у кого на эту дату не было трудового стажа.

Статья 22.1 ТК РФ не включает в общий КЭДО следующие документы:

• трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности;
• установленный акт о несчастном случае;
• приказ об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Важный нюанс из практики: в одном из споров работник оспаривал увольнение. Он утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП. Кроме того, он ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Для удалённого сотрудника оба документа включают в комплект приёма и подписывают до первого кадрового уведомления.

Одну ошибку в практике Добыто встречаем регулярно. Компания рассуждает так: кодом из SMS подписывают договоры займа, значит, и кадровые документы можно. Это первый признак, что в компании не разведены перечень документов и виды подписи. Практика по SMS-кодам сложилась в спорах о займах, лизинге и услугах и опирается на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Кадровые документы подчиняются статьям 22.1-22.3 ТК РФ, где ПЭП допускается не для всего.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает, способен ли работник фактически пользоваться системой. Отметка в журнале ознакомления этого не подтверждает. Если документы за сотрудника подписывает коллега, потому что сам сотрудник в системе не разобрался, доказательственная конструкция работодателя перестаёт работать. Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Проверьте на первом же документе, что удалённый новичок подписывает его сам.»

Порядок оформления удалённого сотрудника и сроки подачи ЕФС-1

Сроки оформления устанавливают глава 49.1 ТК РФ, Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ и приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Этим приказом утверждена действующая форма ЕФС-1.

Короче всего срок по ЕФС-1: сведения о приёме уходят уже на следующий рабочий день после оформления. Поэтому подписание договора и подготовку мероприятия «ПРИЕМ» планируют на соседние даты.

С 01.07.2026 СФР принимает ЕФС-1 в новом формате. В действующей форме нет кодов «ДИСТ» и «НДОМ», поэтому отдельные сведения о приёме или переводе именно на дистанционную работу не подают. Мероприятие «ПРИЕМ» подают по общим правилам. Порядок заполнения подраздела 1.1 и сроки по каждому мероприятию описаны в материалах СФР для страхователей по форме ЕФС-1.

Комплект кадровых документов удалённого сотрудника состоит из двух частей. Электронная часть — договор, подписанный по статье 312.3, и документы общего КЭДО. Бумажная часть — экземпляр договора, если работник письменно его запросил, и документы, которые статья 22.1 ТК РФ оставляет вне КЭДО. Состав каждой части сверяют до даты начала работы.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага уже не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива проверьте, какие кадровые документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для неё есть готовый модуль. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Как оформить дистанционного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выберите режим по статье 312.1 ТК РФ: постоянно, временно (непрерывно не более 6 месяцев) или периодически. Если договор будет срочным, определите законное основание срочности.
2. Шаг 2. Получите от кандидата документы по статье 65 ТК РФ в электронной форме. Нотариально заверенные бумажные копии запрашивайте только при необходимости.
3. Шаг 3. Проверьте подписи. У кандидата должна быть УНЭП или УКЭП, у подписанта компании — УКЭП. Уполномоченному сотруднику дополнительно нужна машиночитаемая доверенность.
4. Шаг 4. Ознакомьте кандидата с ЛНА до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Если последующие документы будут подписываться ПЭП или УНЭП, подпишите с ним соглашение об использовании этих подписей.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор обменом электронными документами: работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.
6. Шаг 6. Подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЕМ» не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления трудовых отношений.
7. Шаг 7. Если работник письменно запросит бумажный экземпляр договора, направьте его не позднее 3 рабочих дней.

Срок трудового договора с удалённым работником: когда допустим срочный

Срочный договор с удалённым сотрудником заключают только при законном основании срочности. Дистанционный формат, в том числе временный, таким основанием не служит. Статья 58 ТК РФ ограничивает срок срочного договора 5 годами. Если срок в договоре не оговорён, договор считается заключённым на неопределённый срок.

С 01.09.2026 действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Он увеличил с 35 до 70 человек предельную численность работников субъекта малого предпринимательства. В этих пределах срочный договор по статье 59 ТК РФ можно заключить по соглашению сторон. Для розничной торговли и бытового обслуживания сохранён отдельный предел — 20 работников.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В одном из обзорных роликов малым бизнесом назвали компании до 15 человек. Но это критерий микропредприятия, а малое предприятие — до 100 человек. От этой категории зависит право не издавать локальные акты и применять типовую форму договора. Категорию компании мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, не полагаясь на память.»

С 01.03.2027 появится ещё одно основание. Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ вводит срочный договор со стажёром в сфере труда. Срок такого договора не более 6 месяцев, а статус стажёра указывают в наименовании должности. До этой даты оформить удалённого стажёра по новому основанию нельзя.

От того, кого и как переводят на удалённую работу, зависит, что критично при оформлении договора.

Если ситуация компании не совпадает ни с одной строкой, проверьте два параметра. Срочность сверяют с закрытым перечнем оснований ТК РФ, режим — с тремя вариантами статьи 312.1.

Ошибки при оформлении удалённого сотрудника и их последствия

Ознакомление с ЛНА после подписания договора. Удалённому сотруднику проще отправить один пакет документов, и ЛНА оказываются в нём после договора. Статья 68 ТК РФ требует ознакомления до подписания. Ознакомление одновременно с подписанием на практике принимают, более позднее считается нарушением. Метка времени в электронной системе фиксирует очерёдность точнее бумаги, поэтому нарушение порядка видно по журналу подписания.

Требование документов сверх статьи 65 ТК РФ. Работодатель не видит удалённого кандидата и просит дополнительные справки, чтобы подстраховаться. Статья 65 запрещает требовать документы сверх предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Запрос остаётся в переписке с кандидатом и подтверждает нарушение запрета при приёме.

Работа на личном ноутбуке без условия о компенсации. Сотрудник соглашается работать на своей технике, и стороны ничего не записывают. Обязанность по статье 312.6 ТК РФ от этого не исчезает: работодатель выплачивает компенсацию и возмещает расходы. Без условий в договоре или ЛНА размер, порядок и сроки этих выплат не определены.

Сведения ЕФС-1 подписаны неподходящим сертификатом. Компания продолжает подписывать отчётность прежним квалифицированным сертификатом. С 01.09.2026 СФР не принимает отчётность, подписанную квалифицированным сертификатом без параметров «Согласование ключей», «Шифрование данных» и «Шифрование ключа». «ПРИЕМ» подают на следующий рабочий день после оформления, и на перевыпуск сертификата в этот срок времени нет. Поэтому параметры проверяют до первого приёма удалённого сотрудника.

Когда электронное оформление удалённого сотрудника не подходит

• У кандидата нет УНЭП или УКЭП, и выпустить подпись до даты начала работы не получается. Электронное заключение договора по статье 312.2 ТК РФ — возможность сторон, а не обязанность. В этом случае договор оформляют на бумаге.
• С человеком заключают договор ГПХ или работают как с самозанятым. Глава 49.1 ТК РФ регулирует трудовые отношения, и её правила о подписи, оборудовании и взаимодействии на такие договоры не переносятся.
• Документ входит в перечень, который статья 22.1 ТК РФ оставляет вне общего КЭДО.
• Сотрудник постоянно работает за пределами РФ. Этот сценарий в статье не разбирается: до подписания договора нужна отдельная юридическая оценка.

Увольнение дистанционного работника по статье 312.8 ТК РФ

Статья 312.8 ТК РФ даёт работодателю два специальных основания для увольнения дистанционного работника.

1. Работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня запроса. Основание действует, если договор или порядок взаимодействия не устанавливает более длительный срок.
2. Работник переезжает в другую местность. Основание применяется только к постоянной дистанционной работе и только если после переезда работник не может исполнять обязанности на прежних условиях.

Приказ об увольнении в общий КЭДО по статье 22.1 не переводится. Копию приказа удалённому работнику можно направить электронно, но по статье 312.8 её дублируют бумажным письмом в течение трёх рабочих дней.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Работодатель перешёл на КЭДО с 01.02.2022, работник дал письменное согласие 31.01.2022. Заявление об увольнении поступило через систему 23.03.2022. Районный суд и апелляция поддержали работодателя. У него было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Кассационный суд общей юрисдикции эти акты отменил. В деле не оказалось сведений о порядке идентификации. Кроме того, суд указал: работодателю при поступлении электронного заявления надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в январе 2023 года спор выиграл работник. Подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если дата выдачи подписи совпадает с датой заявления об увольнении, суд оценивает это не в пользу работодателя. Так бывает, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Сверьте по журналу своей системы, что у сотрудников эти даты не совпадают.»

После этого спора проверьте у себя три вещи:

• описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании;
• фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи;
• есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Стоимость КЭДО для оформления удалённых сотрудников в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, которых подключают к КЭДО, и от нужных видов подписи. Тарифы приведены по состоянию на 16.10.2026.

На итоговую сумму влияют число подключаемых сотрудников и минимальная оплата на тарифе «Бизнес» — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав функций и порядок перехода между тарифами описаны на странице тарифов КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Договор с удалённым сотрудником собирают из условий статьи 57 и главы 49.1 ТК РФ. В него записывают режим, рабочее время, порядок компенсации за технику и срок ответа на запрос. Статья 312.3 разрешает подписать договор только квалифицированной подписью работодателя и усиленной подписью работника. Последующие кадровые документы идут через общий КЭДО на основании ЛНА. Удалённый формат основанием срочности не служит. В споре об увольнении через систему суд проверяет идентификацию подписанта и дату выдачи подписи.

Сервис Добыто оформляет удалённых сотрудников в КЭДО с ПЭП, УНЭП и УКЭП, и сотрудник подписывает документы с телефона или компьютера. Шаблоны договора, допсоглашения и положения о КЭДО помогают подготовить комплект до первого рабочего дня.

Частые вопросы о дистанционном трудовом договоре

Нужен ли медосмотр при приёме на удалённую работу?

Обязательный предварительный медосмотр по частям 1-2 статьи 220 ТК РФ зависит от категории работы и работника. Это вредные или опасные условия труда, работы, связанные с движением транспорта, и другие категории, установленные законом. Перечни и порядок закреплены совместным приказом Минтруда № 988н и Минздрава № 1420н от 31.12.2020 и приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Удалённый режим сам по себе основанием для медосмотра не служит. Если должность входит в установленную категорию, осмотр проводят до начала работы.

Можно ли установить испытательный срок удалённой сотруднице с ребёнком до трёх лет?

С 01.09.2026 нельзя. 144-ФЗ распространил запрет на испытание на женщин, у которых есть дети в возрасте до трёх лет. До поправки запрет действовал при ребёнке до полутора лет. Если раздел об испытании уже есть в проекте договора из шаблона, его удаляют до подписания.

Сколько времени у работодателя на оформление неполного рабочего времени по заявлению удалённого работника?

С 01.09.2026 действует срок, установленный 144-ФЗ: пять рабочих дней с даты заявления работника. За это время работодатель заключает дополнительное соглашение и издаёт приказ. Срок отсчитывают от даты заявления. Если заявление подано через КЭДО, метка времени в системе фиксирует точку отсчёта.

Включается ли время на переписку и созвоны с руководителем в рабочее время удалённого сотрудника?

Да. Статья 312.4 ТК РФ прямо включает время взаимодействия с работодателем в рабочее время. Если работа сверх нормы оформляется как сверхурочная, с 01.09.2026 действуют правила 144-ФЗ. Общий лимит — 120 часов в год. При коллективном договоре или отраслевом соглашении лимит повышается до 240 часов, но работу сверх 120 часов допускают только с письменного согласия работника. Первые два часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие и каждый час начиная со 121-го — не менее чем в двойном.

Считается ли распечатка электронного трудового договора оригиналом?

Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела доказательственное значение, её заверяют. Это может сделать оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ.

Что сделать с электронной подписью и доверенностью удалённого работника при увольнении?

Первой отзывают машиночитаемую доверенность: работодатель делает это сам через личный кабинет. Если доверенность не отозвать, бывший сотрудник может получить новый сертификат физического лица и подписывать документы по действующей доверенности. Сертификат отзывают через удостоверяющий центр. По статье 14 63-ФЗ у центра есть 12 часов на внесение записи в реестр. Порядок отзыва по инициативе работодателя выясняют в своём центре заранее, потому что часть центров требует личной явки владельца. Пока сотрудник работает, он обязан уведомить удостоверяющий центр и работодателя о нарушении конфиденциальности ключа не позднее одного рабочего дня по статье 10 63-ФЗ. Эту обязанность записывают в договор или ЛНА.