Трудовой договор через электронный кадровый документооборот как это работает

Трудовой договор через электронный кадровый документооборот как это работает: работодатель создает электронный файл, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник подписывает договор УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью по правилам КЭДО. Для обычного работника такой договор заключается через информационную систему работодателя. Дистанционный работник может заключить договор обменом электронными документами по специальным правилам статьи 312.2 ТК РФ. Электронная форма не меняет содержание, срок и вид договора: срочный договор остается срочным, а бессрочный не становится срочным из-за способа подписания.

Результат зависит от трех решений: какой вид подписи допустим для трудового договора, оформил ли работодатель локальный порядок КЭДО и может ли система подтвердить личность подписанта и момент подписания. Ниже показано, как подготовить трудовой договор, получить согласие, провести двустороннее подписание и сохранить электронный оригинал. В статье также есть образцы документов, стоимость тарифов КЭДО и ответы на вопросы о срочном договоре, статье 77 ТК РФ и бумажной копии.

Что именно становится электронным в трудовом договоре

Электронный трудовой договор создается сразу в цифровой форме и подписывается электронными подписями сторон в информационной системе работодателя. Его юридическая конструкция остается той же, что и у договора на бумаге: меняется носитель и порядок обмена, но не обязательные условия трудовых отношений.

Правовой режим КЭДО закреплен Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который ввел в ТК РФ статьи 22.1-22.3. Официальная публикация Федерального закона № 377-ФЗ позволяет проверить дату и содержание изменений. По статье 22.3 ТК РФ заключение трудового договора через информационную систему работодателя относится к документам с отдельными требованиями к подписи.

Электронный договор и скан: разные режимы

Скан бумажного договора является электронным образом документа. Файл, который сформирован в КЭДО и подписан сторонами электронными подписями, является электронным документом. Распечатка электронного договора не превращается в его оригинал: это бумажная копия, которую при необходимости заверяют в установленном порядке.

• Электронный оригинал. В системе сохраняются сам файл, электронные подписи и события, связанные с его созданием и подписанием.
• Электронный образ. В систему загружают изображение документа, который сначала существовал на бумаге.
• Бумажная копия. Ее выдают работнику по запросу, но она не заменяет электронный оригинал в архиве системы.

Отличие нужно определить до выбора подписи. Для электронного оригинала проверяют криптографические реквизиты и журнал событий, для образа дополнительно подтверждают происхождение бумажного экземпляра.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В споре о подписи сначала нужно определить, как создан документ. Скан договора с рукописной подписью и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам. Если в файле видна только графика рукописной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Какие условия сохраняются в файле

В электронный файл переносят согласованный текст трудового договора и реквизиты сторон. В шаблоне договора для основного места работы предусмотрены разделы о предмете договора, испытании, оплате, рабочем времени, отпуске и реквизитах. Электронный формат не позволяет убрать условие, которое необходимо для конкретной должности или режима работы.

Поэтому образец трудового договора сначала проверяют как кадровый документ, а уже потом отправляют в маршрут подписания. Если меняются условия договора, оформляют дополнительное соглашение и подписывают его в КЭДО по правилам для изменений трудового договора.

Какие электронные подписи подходят для трудового договора

Для трудового договора через информационную систему работодателя работодатель использует УКЭП, а работник может применить УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП работника для самого трудового договора через систему работодателя не заменяет эти виды подписи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сводка по основным сценариям выглядит так:

Стоимость КЭДО для оформления трудовых договоров

Итоговая стоимость зависит от числа сотрудников, набора электронных подписей, шаблонов, интеграции и требований к архиву. На странице тарифов Добыто указаны три варианта подключения:

Актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто. На странице также указано подключение за 5 минут; это срок запуска сервиса, а не нормативный срок заключения конкретного трудового договора.

Если в компании остаются бумажные процессы или нужен отдельный порядок для дистанционных работников, стоимость оценивают вместе с численностью, интеграцией и объемом электронного архива. Цены в таблице не включают самостоятельно придуманные доплаты за подписи: в описании тарифов электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Выводы

Трудовой договор можно заключить через КЭДО, если работодатель ввел электронный документооборот по правилам ТК РФ, выбрал допустимые виды подписей и организовал идентификацию сторон. Электронная форма не меняет срок договора, основания его прекращения по статье 77 ТК РФ и обязанность хранить электронный оригинал. Для дистанционного работника действует отдельное правило о бумажном экземпляре по заявлению в течение 3 рабочих дней.

В Добыто мы связываем кадровый шаблон, маршрут подписания, журнал событий и архив в одной процедуре. Такой порядок позволяет переводить трудовые договоры в электронный вид без потери контроля над согласиями, подписями и бумажными исключениями.

Может ли работодатель отказать в приеме, если кандидат не согласен на КЭДО?

Сам по себе отказ кандидата от взаимодействия через КЭДО или отсутствие электронной подписи не является основанием для отказа в приеме. Работодатель оформляет документы на бумаге и не переносит электронный порядок на человека без его согласия, если согласие требуется по его ситуации.

Можно ли подписать трудовой договор простой электронной подписью?

При оформлении через информационную систему работодателя для трудового договора работник использует УКЭП или допустимую УНЭП. ПЭП предусмотрена для иных электронных документов при наличии правил идентификации и конфиденциальности ключа. Переносить режим ПЭП с заявления на отпуск или ознакомления на трудовой договор нельзя.

Обязательно ли выдавать работнику бумажный экземпляр электронного договора?

Для обычного работника бумажная копия выдается по заявлению или в случаях, предусмотренных порядком работодателя. Электронный оригинал при этом остается в системе. Для дистанционного работника статья 312.2 ТК РФ предусматривает направление бумажного экземпляра по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней.

Что будет, если электронную подпись выдали после испытательного срока?

Если подпись появляется только после испытания, трудовой договор и документы при приеме подписывают на бумаге. После выдачи подписи в КЭДО переводят только те процессы и документы, которые входят в утвержденный перечень. Этот вариант допустим, но его фиксируют как осознанную модель перехода.

Нужно ли дублировать электронный договор на бумаге после подписания?

Дублирование не требуется только из-за того, что договор электронный. Работодатель хранит электронный оригинал и сведения о подписях в течение архивного срока. Бумажный экземпляр готовят, если его запросил работник или если конкретный документ относится к бумажному документообороту.

Меняется ли срок срочного договора из-за электронной формы?

Срок остается тем, который указан в договоре и связан с законным основанием срочности. При истечении срока применяется пункт 2 части 1 статьи 77 и статья 79 ТК РФ, включая правило о письменном предупреждении не менее чем за 3 календарных дня, кроме договора на время отсутствия работника.

Работодатель не выбирает подпись только по удобству интерфейса. Вид подписи связывают с конкретным документом, а порядок проверки и хранения доказательств закрепляют в положении о КЭДО и соглашении с работником.

Как подготовить текст договора до отправки на подпись

До запуска маршрута кадровый специалист проверяет форму договора, реквизиты работодателя и работника, дату начала работы, вид занятости и наличие условий для срочного договора или дистанционной работы. После проверки файл передают на последовательное подписание работодателем и работником.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Конструктор трудового договора перед переводом в КЭДО

Что нужно сделать до электронного оформления договора

Электронный маршрут запускают после того, как работодатель определил правила КЭДО и порядок работы с подписями. Одного подключения программы недостаточно: система должна действовать на основании локального нормативного акта, а работник или лицо, поступающее на работу, должны понимать, какие документы будут подписываться электронно.

1. Утвердить порядок КЭДО. Работодатель принимает положение, издает приказ о введении электронного документооборота, определяет информационную систему, перечень документов и категории работников.
2. Проинформировать кандидата. До оформления трудового договора лицо, поступающее на работу, получает информацию о применении КЭДО и способе взаимодействия.
3. Определить согласие. Для лица, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года уже был трудовой стаж, согласие на взаимодействие через КЭДО оформляют письменно. Если до этой даты человек не заключал трудовой договор и поступает на работу впервые, отдельное согласие не требуется.
4. Закрепить правила подписи. В локальном акте и соглашении описывают, как определяется подписант, как сохраняется конфиденциальность ключа, кто выдает подпись и какие события фиксирует система.
5. Выбрать порядок запуска. Можно начать с одного процесса для всей организации, с пилота в подразделении или переводить процессы по очереди. До выбора системы считают объем документов и определяют, кто и какой подписью их подписывает.

Отказ кандидата от КЭДО или отсутствие у него электронной подписи не превращают электронное оформление в обязательное условие приема на работу. В таком случае кадровый процесс продолжают на бумаге, а решение о переходе принимают позже, если для этого есть законные основания и согласие работника.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пилот на одном процессе для всей организации проверяет людей, а не только программу. Сотрудник, который несколько раз подписал заявление в системе и получил понятный результат, иначе воспринимает электронный трудовой договор. До запуска посчитайте процессы, виды подписей и работников, для которых потребуется бумажный режим.»

Как проходит подписание трудового договора в КЭДО

Подписание состоит из последовательных действий, а не из одной кнопки в интерфейсе. Кадровая служба должна подтвердить, какой файл отправлен, кто его подписал, какой вид подписи применен и когда каждая сторона завершила действие.

В практике Добыто маршрут строят так, чтобы электронный договор, его подписи и события системы сохранялись вместе. Это позволяет отделить сам текст договора от доказательств его подписания и не искать подтверждения в разрозненной переписке.

Как подписать трудовой договор в электронном виде: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Кадровый специалист готовит текст договора и проверяет обязательные условия, реквизиты, дату начала работы и основание для срока, если договор срочный.
2. Шаг 2. Кандидату направляют договор и документы, с которыми его нужно ознакомить до подписания. Порядок обмена и срок подтверждения получения должны соответствовать локальному акту и соглашению сторон.
3. Шаг 3. Работодатель подписывает договор УКЭП. При использовании информационной системы работодателя это обязательный вид подписи для работодателя по статье 22.3 ТК РФ.
4. Шаг 4. Работник подписывает тот же электронный файл УКЭП или допустимой УНЭП. ПЭП применяют к иным кадровым документам только при наличии установленного соглашением порядка, но не переносят это правило на трудовой договор.
5. Шаг 5. Система фиксирует итоговый статус, подписантов, даты и события маршрута. Электронный оригинал помещают в архив, а работнику предоставляют доступ или копию в порядке, установленном ТК РФ.

Работодатель оплачивает получение и использование электронной подписи работника, если у него нет подходящей подписи. Если кандидат уже располагает УКЭП, ее можно использовать для подписания кадровых документов при соблюдении требований к конкретному документу.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи ключа и даты кадрового заявления создает отдельный вопрос о том, кто фактически подписывал документ. Проверьте в системе дату выдачи подписи, идентификацию работника и события маршрута.»

Срочный договор, дистанционная работа и статья 77 ТК РФ

Электронная форма не меняет период трудового договора и не заменяет основания для заключения срочного договора. В файле должны быть указаны срок или событие, с которым связано окончание договора, и причина срочности, если она требуется законом.

Что означает статья 77 для срочного договора

Пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ называет истечение срока трудового договора общим основанием прекращения трудовых отношений и отсылает к статье 79 ТК РФ. Для срочного договора, заключенного на определенный период, работника обычно письменно предупреждают о прекращении не менее чем за 3 календарных дня, кроме договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Электронная подпись не отменяет этот срок и не заменяет уведомление.

В КЭДО проверяют, чтобы срок и основание срочности были одинаково отражены в тексте договора, кадровой системе и последующих документах. Если продолжать трудовые отношения после истечения срока и никто не потребовал их прекращения, применяются последствия, предусмотренные трудовым законодательством. Способ подписания не меняет эту правовую оценку.

Как оформляют договор с дистанционным работником

Для дистанционной работы ТК РФ отдельно допускает заключение трудового договора путем обмена электронными документами. Документы, необходимые при приеме, могут предъявляться в электронном виде, если закон не требует иной формы. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель направляет оформленный экземпляр договора на бумаге не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления.

Для офисного работника электронное оформление строится через КЭДО работодателя с соблюдением статьи 22.3 ТК РФ. Для дистанционного работника действует дополнительная норма статьи 312.2 ТК РФ, поэтому в кадровом маршруте отдельно фиксируют статус дистанционной работы и способ обмена.

Когда электронный вариант не подходит

Электронный договор не решает задачу, если работник не согласен на взаимодействие в КЭДО, у него нет подходящей подписи, а работодатель не организовал бумажный запасной режим, или документ относится к числу тех, которые закон оставляет на бумаге. Отказ от КЭДО сам по себе не является основанием для отказа в приеме на работу.

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• журнал инструктажей;
• трудовая книжка, если она ведется в бумажном виде.

Перечень проверяют по действующей редакции ТК РФ и локальному порядку КЭДО. Сканирование документа, который должен быть оформлен на бумаге, не превращает его в полноценный электронный оригинал.

Как доказать, что электронный договор подписал именно работник

В споре проверяют не только наличие подписи в файле, но и весь порядок ее выдачи и использования. Работодателю нужен связанный комплект организационных и технических доказательств.

• Положение о КЭДО и приказ о его введении.
• Перечень электронных документов и категорий работников.
• Согласие работника или корректно зафиксированное отсутствие обязанности его получать.
• Соглашение о применении УНЭП, если работник подписывает договор такой подписью.
• Дата и порядок выдачи подписи.
• Способ идентификации работника при входе и подписании.
• Журнал событий: кто создал файл, кто подписал, когда поставлена подпись и какой статус получил документ.

Техническая исправность подписи не заменяет подтверждение фактической способности работника пользоваться системой. Если другой человек подписал документ за работника, система должна позволять установить это обстоятельство, а локальный акт должен описывать идентификацию и контроль доступа.

Кейс из практики: в трудовом споре работодатель имел положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. При новом рассмотрении суд учел, что подпись выдали в день заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, а другой человек подписывал документы за него. Электронный журнал позволил установить обстоятельства выдачи и контроля подписи, поэтому одного факта формирования заявления в системе оказалось недостаточно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте, описан ли этот порядок в локальном акте и сохраняет ли система дату, способ выдачи подписи и события подписания.»

Электронный архив также должен сохранять документ в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Распечатка понадобится как копия, но при споре или проверке работодатель должен иметь доступ к электронному оригиналу и данным, которые подтверждают его подлинность. По заявлению работника документы, связанные с работой, предоставляют безвозмездно не позднее 3 рабочих дней, если иной способ выдачи не установлен для конкретной ситуации.

В практике Добыто перед запуском проверяют не только маршрут подписания, но и то, что сотрудник способен пройти его самостоятельно. Пилотная группа нужна для проверки ролей, идентификации, уведомлений и выдачи копий до перевода всего штата.

Шаблоны для оформления трудового договора и перехода на КЭДО

Первым смотрят образец трудового договора, затем документы, которые оформляют согласие и правила электронного взаимодействия.