Сменный режим в трудовом договоре как описать смены и графики

Сменный режим в трудовом договоре указывают, если режим этого работника отличается от общих правил работодателя. Это требование абзаца 6 части 2 статьи 57 ТК РФ. Общий режим подразделения закрепляют правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или коллективный договор. Конкретное чередование смен задаёт график сменности, который по статье 103 ТК РФ доводят до работников не позднее чем за месяц до введения. В договоре фиксируют параметры режима: продолжительность и время смены, число смен в сутки, порядок чередования рабочих и нерабочих дней, суммированный учёт и учётный период, если он введён. Для нового графика в пределах согласованного режима достаточно месячного ознакомления. Изменение режима, записанного в договоре, требует письменного соглашения по статье 72 или предупреждения за два месяца по статье 74.

Материал помогает отличить сменную работу от графиков, которые Роструд к ней не относит, и записать условие так, чтобы новый график не требовал переоформления договора. Отдельно разобраны суммированный учёт, ночные смены, смены с переходом через праздник и порядок оплаты сверхурочных часов, действующий с 1 сентября 2026 года. Сценарная таблица, чек-лист проверки договора, стоимость КЭДО на дату публикации и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Что указать о сменном режиме в трудовом договоре

Условие о режиме рабочего времени и времени отдыха обязательно включать в трудовой договор в одном случае: режим конкретного работника отличается от общих правил, действующих у работодателя. Так установлено абзацем 6 части 2 статьи 57 ТК РФ. Бывает, что весь цех работает по сменному режиму из ПВТР и работник выходит на смены наравне с остальными. Тогда договор может ограничиться отсылкой к ПВТР и графику сменности. Если работнику установлены свои часы смен или своё чередование выходных, эти параметры прописывают в самом договоре.

Часть 1 статьи 100 ТК РФ разводит уровни регулирования. Общий режим устанавливают ПВТР, коллективный договор или соглашения. Для работников, чей режим отличается от общих правил, его устанавливает трудовой договор. Та же норма называет состав режима:

• продолжительность рабочей недели;
• продолжительность ежедневной работы (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Минтруд свёл эти параметры с пояснениями по статьям 91, 96, 99, 100 и 104 ТК РФ в справочный материал о режиме рабочего времени. Там же приведены 40-часовой предел рабочей недели и рамки суммированного учёта. Последний раз страница изменялась 27.05.2024, поэтому формулировки для договора сверяйте с действующей редакцией кодекса.

Ниже показано, какой документ фиксирует каждый элемент сменного режима. Это помогает не дублировать в договоре то, что уже закреплено в ПВТР и графике.

Если перенести в договор даты смен, каждый новый график превращается в изменение условий договора и требует письменного соглашения по статье 72. Поэтому в договоре закрепляют правило чередования, а календарь смен оставляют графику.

Из чего состоит условие о сменном режиме

Если у работника индивидуальный сменный режим, в договоре прямо указывают:

• что работнику установлена сменная работа и в какое число смен работает подразделение;
• продолжительность смены, время её начала и окончания;
• порядок чередования рабочих и нерабочих дней;
• перерывы для отдыха и питания;
• суммированный учёт рабочего времени и продолжительность учётного периода, если он введён;
• отсылку к ПВТР и графику сменности, по которому работник выходит на смены.

Трудовой договор оформляют в письменной форме в двух экземплярах. Так этот порядок описан на странице Минтруда о заключении трудового договора. Требования к форме одинаковы для бессрочного и срочного трудового договора, а условие о режиме в срочном договоре формулируют по тем же правилам статьи 57.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «С 1 сентября 2026 года конкретные размеры оплаты сверхурочной работы можно определить коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. Нижнюю границу при этом задаёт единый порядок из ТК РФ. Для работников с суммированным учётом особенности оплаты закон урегулировал отдельно. Проверьте, в каком из ваших документов записан размер оплаты сверхурочных для сменщиков. Если его нет ни в одном, закрепите размер в ЛНА или в трудовом договоре.»

В Добыто условие о режиме можно закрепить в кастомном шаблоне трудового договора. Тогда одна выверенная формулировка используется во всех договорах сменщиков подразделения, а меняются только параметры конкретного работника.

Как прописать сменный режим в трудовом договоре: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, сменная ли это работа по статье 103 ТК РФ: сменяют ли группы работников друг друга в пределах суток.
2. Шаг 2. Сверьте режим работника с ПВТР или коллективным договором. Если режим совпадает, в договоре достаточно отсылки к ПВТР и графику сменности. Если отличается, параметры записывают в договор по статьям 57 и 100.
3. Шаг 3. Укажите продолжительность и время смены, число смен в сутки, порядок чередования рабочих и нерабочих дней и перерывы. Конкретные даты смен в договор не вносите.
4. Шаг 4. Если введён суммированный учёт, укажите учётный период. По статье 104 он не может превышать один год, а для работ с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца.
5. Шаг 5. До подписания договора ознакомьте работника под роспись с ПВТР, ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором (часть 3 статьи 68).
6. Шаг 6. Доведите до работника график сменности не позднее чем за месяц до его введения (часть 4 статьи 103) и сохраните подтверждение ознакомления.

Образцы трудового договора, соглашений и табеля для сменного режима

Начните с трудового договора по основному месту работы: в него вписывают условие о режиме. Остальные документы понадобятся при изменении условий и учёте часов.

Какой режим считается сменным по статье 103 ТК РФ

Статья 103 ТК РФ называет сменной работу в две, три или четыре смены. Её вводят в двух случаях. Первый — производственный процесс длится дольше предельной продолжительности ежедневной работы. Второй — нужно эффективнее использовать оборудование или увеличить объём выпускаемой продукции либо оказываемых услуг. Каждая группа работников трудится в пределах установленной продолжительности рабочего времени по графику сменности.

Сменную работу отличает от других графиков один признак: одна группа работников сменяет другую в пределах суток. Роструд утвердил приказом Роструда от 11.11.2022 № 253 руководство, в котором сказано: режим, при котором замена работников происходит за пределами суток, сменной работой не считается. В качестве таких режимов руководство называет графики сутки через трое и двое через три. Это ведомственное руководство, а не отдельная норма ТК РФ. Тем не менее на него можно опереться, чтобы не называть такие графики в договоре сменной работой.

Важный нюанс из практики: в разъяснении от 26.06.2026 Роструд отнёс к несменной работе следующий график два через два. Работник два дня трудится по 12 часов с 8:00 до 20:00, следующие два дня отдыхает, а с 20:00 до 8:00 организация не работает. Одна группа не сменяет другую в течение суток, поэтому требования статьи 103 к графику сменности на такой режим не распространяются. Чередование рабочих и нерабочих дней всё равно фиксируют по статье 100: в ПВТР или в трудовом договоре.

Прежде чем вписывать в договор слова о сменной работе, проверьте два обстоятельства: сменяют ли группы друг друга внутри суток и работает ли организация между окончанием одной смены и началом следующей. Если группы не сменяют друг друга, режим описывают параметрами статьи 100: продолжительностью и временем работы, порядком чередования рабочих и нерабочих дней.

График сменности: согласование, ознакомление и содержание

При составлении графика сменности учитывают мнение представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Как правило, график прилагается к коллективному договору (часть 3 статьи 103). До сведения работников график доводят не позднее чем за один месяц до введения в действие (часть 4). Работа в течение двух смен подряд запрещена (часть 5). Федеральный закон от 14.07.2022 № 273-ФЗ добавил в статьи 103 и 110 оговорку «за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом». Для обычного режима месячный срок и запрет двух смен подряд эта оговорка не отменила.

Утверждённой формы графика сменности нет: статья 103 не устанавливает ни бланк, ни закрытый перечень граф. На практике в графике указывают:

• работодателя и подразделение;
• период действия графика;
• работников;
• даты и время смен;
• перерывы;
• условные обозначения смен и выходных;
• подпись и дату утверждения.

Этот состав помогает доказать соблюдение требований, но законом он не установлен. Отдельно храните подтверждение ознакомления каждого работника: по нему видно, выдержан ли месячный срок.

При приёме на работу действуют два разных срока. По части 3 статьи 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель под роспись знакомит работника с ПВТР, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. График сменности доводят в срок, установленный статьёй 103.

Важный нюанс из практики: в письме от 12.03.2025 № ПГ/03285-6-1 Роструд указал, что отражать в графике сменности сверхурочную работу неправомерно. Сверхурочные часы при суммированном учёте определяют по итогам учётного периода, а не закладывают заранее в график.

Графики сменности могут вестись в 1С:ЗУП. В этом случае модуль Добыто для 1С:ЗУП автоматически синхронизирует документы с КЭДО. Работники знакомятся с графиком электронной подписью, и дата подписи каждого сохраняется вместе с документом.

Новый график или новое условие договора: месяц или два месяца

Месячный срок по части 4 статьи 103 ТК РФ касается только нового графика в рамках режима, который уже согласован в договоре и ПВТР. Если меняется сам режим, записанный в трудовом договоре, меняется определённое сторонами условие договора, и порядок становится другим.

Ознакомление с графиком не заменяет согласия работника на изменение договорного условия. Допустим, в договоре записано время смены с 8:00 до 20:00, а новый график переносит её начало на 9:00. Месячного ознакомления в таком случае недостаточно: нужен порядок статьи 72 или статьи 74.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В Добыто дополнительное соглашение и уведомление по статье 74 направляются работнику в КЭДО, а подписанные экземпляры остаются в электронном архиве. По дате подписи уведомления видно, выдержан ли двухмесячный срок. Вид электронной подписи для соглашения подбирают по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.

Суммированный учёт при сменной работе: учётный период и пределы

По части 1 статьи 104 ТК РФ суммированный учёт рабочего времени вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти установленную ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Сменность сама по себе суммированного учёта не требует: это разные элементы режима, и в договоре каждый из них указывают отдельно.

Учётный период не может превышать один год. Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, предел составляет три месяца, а исключения из него перечислены в самой статье 104. Порядок введения суммированного учёта устанавливают ПВТР (часть 4 статьи 104). В трудовом договоре достаточно указать, что работнику установлен суммированный учёт, и назвать конкретный учётный период.

При любом режиме работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (часть 4 статьи 91 ТК РФ). При суммированном учёте отработанные часы сравнивают с нормой за весь учётный период, поэтому окончательный баланс недоработки или переработки известен только после окончания периода. Табель по форме Т-12 из блока образцов подходит для ежедневной фиксации фактических часов каждой смены.

Сверхурочная работа сменщиков с 1 сентября 2026 года

При суммированном учёте сверхурочной считается работа по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учётный период (статья 99 ТК РФ). Общий лимит составляет 120 часов в год. С 01.09.2026 действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Он позволяет увеличить лимит до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, распространяющимся на работодателя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лимит в 240 часов не включается автоматически. Без коллективного договора или отраслевого соглашения, которое распространяется на работодателя, предел остаётся 120 часов в год. Прежде чем планировать нагрузку сменщиков с расчётом на 240 часов, проверьте, есть ли у вас такой коллективный договор и под какое отраслевое соглашение подпадает компания.»

Закон № 144-ФЗ ввёл единый порядок оплаты. Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. Оплату считают с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. При суммированном учёте сверхурочную работу оплачивают исходя из сверхурочного времени, приходящегося на день (смену). Это значит, что полуторный размер применяется к первым двум сверхурочным часам каждой смены, а не только к первым двум часам за весь учётный период.

Междусменный и еженедельный отдых при сменном графике

По статье 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых не может быть короче 42 часов, за исключением случаев, предусмотренных кодексом. Продолжительность ежедневного междусменного отдыха ТК РФ числом не задаёт. Руководство Роструда, утверждённое приказом № 253, трактует её так: отдых вместе с перерывом на питание должен быть не менее двойной продолжительности предшествующей смены. После 12-часовой смены это не менее 24 часов, включая перерыв на питание.

Для отдельных отраслей действуют специальные правила. Отраслевые исключения, включая нормы для отдельных транспортных профессий, собраны на странице Онлайнинспекции о ежедневном и еженедельном отдыхе работников вместе с нормами статей 108 и 110 ТК РФ.

Если график меняется внутри месяца из-за подмены отсутствующего коллеги, проверяйте интервал между сменами у каждого затронутого работника. Замена не должна приводить к работе в течение двух смен подряд: это запрещает часть 5 статьи 103.

Ночные смены и смены, переходящие через праздник

Ночное время по статье 96 ТК РФ длится с 22:00 до 06:00. По общему правилу продолжительность работы в ночное время сокращается на один час без последующей отработки, а исключения из этого правила перечислены в той же статье. Для отдельных категорий работников статья 96 запрещает ночную работу или требует их письменного согласия. Сверьте этот перечень до того, как работник попадёт в ночную смену графика.

Смена, переходящая через полночь в нерабочий праздничный день, не становится праздничной целиком. По части 3 статьи 153 ТК РФ в повышенном размере оплачиваются часы, фактически пришедшиеся на праздничный день по календарю, то есть с 00:00 до 24:00. Возьмём смену с 20:00 до 08:00. Если она начинается накануне праздника, повышенно оплачивают часы с 00:00 до 08:00. Если она начинается в сам праздник, повышенно оплачивают часы с 20:00 до 24:00. В табеле праздничные часы такой смены отражайте отдельно от остальных часов той же смены.

Когда сменный режим не нужен или оформляется иначе

Требования статьи 103 к графику сменности применяются только к сменной работе. Для одних режимов они не нужны вовсе, для других их заменяют условия трудового договора. Сценарная таблица показывает, что фиксировать в каждом случае и что к ситуации не относится.

Если режим попал в одну из первых двух строк таблицы, формулировку о сменной работе из договора и ПВТР убирают и описывают режим параметрами статьи 100. В последнем сценарии все условия о режиме должны поместиться в трудовой договор, поэтому список параметров в нём будет длиннее, чем у работодателя с ПВТР.

Ошибки в описании смен и графиков и цена ошибки

Большинство ошибок возникает, когда условия договора, ПВТР и графика смешивают в одном документе или переносят на сменный график правила других режимов.

1. Даты смен в трудовом договоре. Так делают, чтобы не вести отдельный график. В результате каждый новый график становится изменением условия договора, и на него нужно письменное соглашение по статье 72.
2. Сверхурочные часы, заложенные в график. Так проще закрыть все смены заранее. Роструд в письме от 12.03.2025 № ПГ/03285-6-1 назвал такой подход неправомерным.
3. График доведён до работников позднее чем за месяц. Причина — позднее утверждение. Это прямое нарушение части 4 статьи 103.
4. Две смены подряд при подмене работника. Так закрывают внезапное отсутствие коллеги. Часть 5 статьи 103 такую работу запрещает.
5. Планирование нагрузки с расчётом на 240 часов сверхурочных без коллективного договора или отраслевого соглашения. Так поступают, когда ориентируются на новый лимит 144-ФЗ без проверки условий. Предел в таком случае остаётся 120 часов в год.
6. Неверный учёт часов смены, переходящей через праздник. Повышенно оплачивают всю смену или, наоборот, не выделяют праздничные часы. Часть 3 статьи 153 требует повышенной оплаты только часов с 00:00 до 24:00 праздничного дня, и недоплата за них нарушает эту норму.
7. Сутки через трое в договоре названы сменной работой. Термин переносят из бытовой речи. Руководство Роструда № 253 такой режим к сменной работе не относит.

Если нарушение не подпадает под специальные части статьи 5.27 КоАП РФ, его квалифицируют по части 1. Санкция — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. За аналогичное повторное нарушение часть 2 предусматривает штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 50 000 до 70 000 рублей для юридического лица. Кроме штрафа, придётся доплатить праздничные и сверхурочные часы, которые были рассчитаны с нарушением статей 99 и 153.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Значительная часть открытых материалов о поправках 2026 года написана до 1 сентября. Лимит в 240 часов и новый порядок оплаты сверхурочных в них описаны в будущем времени, хотя с 01.09.2026 эти нормы 144-ФЗ уже действуют. Инициативы Минтруда, включая кадровый документооборот через мессенджер MAX, при этом остаются проектами, и ссылаться на них как на действующие нормы нельзя. Перед тем как переносить норму в шаблон договора или ПВТР, проверьте её статус.»

Чек-лист проверки условия о режиме перед подписанием договора

• Режим работника сверён с ПВТР и коллективным договором: ясно, совпадает он с общими правилами или отличается от них.
• Проверено, сменяют ли группы работников друг друга в пределах суток.
• В договоре указаны продолжительность и время смены, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, перерывы.
• Если введён суммированный учёт, указан учётный период не свыше года, а при вредных или опасных условиях труда — не свыше трёх месяцев.
• Конкретные даты смен вынесены в график сменности, а не в договор.
• График составлен с учётом мнения представительного органа работников.
• В графике нет двух смен подряд и сверхурочных часов.
• До подписания договора работник под роспись ознакомлен с ПВТР, ЛНА и коллективным договором.
• График доведён до работника не позднее чем за месяц до введения, подтверждение ознакомления сохранено.

Стоимость КЭДО для оформления сменного режима и графиков

Стоимость КЭДО зависит от тарифа и числа сотрудников. Отдельной услуги по составлению графиков сменности на странице тарифов нет, поэтому в таблице приведены тарифы платформы, через которую подписывают договоры, соглашения, уведомления и графики. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма зависит от числа сотрудников и набора функций. Интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в тариф «Корпорация». Состав тарифов и условие о минимальной оплате указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; сведений об НДС в ценах на ней нет.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это позволяет начать с тарифа «Старт» для подразделения до 25 человек и перейти на «Бизнес», когда к КЭДО подключаются все сменщики.

Выводы

Сменный режим описывают на трёх уровнях. ПВТР или коллективный договор задают общие правила, трудовой договор фиксирует индивидуальные отличия, а график сменности определяет календарь смен. Чем меньше календаря попадает в договор, тем реже новый график требует соглашения сторон или предупреждения за два месяца. Перед тем как называть режим сменной работой, проверяют, есть ли пересменка внутри суток. Сверхурочные часы определяют по итогам учётного периода по правилам 144-ФЗ и в график заранее не закладывают.

В практике Добыто трудовые договоры, дополнительные соглашения, уведомления по статье 74 и графики сменности подписываются в КЭДО. Подписанные экземпляры с датами ознакомления хранятся в электронном архиве и доступны при проверке соблюдения сроков.

Частые вопросы о сменном режиме и графиках

Входит ли перерыв на питание в продолжительность смены?

По статье 108 ТК РФ перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается. Его продолжительность составляет от 30 минут до двух часов. Если смена длится не более четырёх часов, ПВТР или трудовой договор могут предусмотреть, что перерыв не предоставляется. Время начала перерыва и его продолжительность для сменщика указывают в ПВТР или в договоре вместе с остальными параметрами режима.

Кого нельзя ставить в ночную смену и кому нужно письменное согласие?

По статье 96 ТК РФ к работе в ночное время с 22:00 до 06:00 не допускаются беременные женщины и работники до 18 лет, кроме случаев, прямо названных в этой статье. Инвалидов и женщин с детьми до трёх лет можно привлекать к ночной работе только с их письменного согласия и при отсутствии медицинского запрета. Проверку стоит провести до утверждения графика: включить такого работника в ночную смену без согласия нельзя.

Можно ли продлить учётный период до года для работников с вредными условиями труда?

Можно, если по причинам сезонного и (или) технологического характера нельзя соблюсти установленную продолжительность рабочего времени в пределах трёх месяцев. Такое увеличение вправе предусмотреть отраслевое (межотраслевое) соглашение и коллективный договор (статья 104 ТК РФ). Без этих двух документов учётный период для работ с вредными и (или) опасными условиями труда не может превышать трёх месяцев.

Сокращается ли смена перед праздником при сменном графике?

Да. По статье 95 ТК РФ продолжительность смены, непосредственно предшествующей нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час, и Минтруд подтверждает применение этой нормы к сменным режимам. Это основание не связано с сокращением ночной смены по статье 96, поэтому в графике проверяют обе нормы.

Какие гарантии получает сменщик, если сверхурочная работа превышает 120 часов в год?

Привлечь работника к сверхурочной работе свыше 120 часов в год можно только с его письменного согласия и при условии, что лимит в 240 часов предусмотрен коллективным договором или отраслевым соглашением. По 144-ФЗ такие работники получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Норма действует с 01.09.2026.

Можно ли заключить со сменным работником срочный трудовой договор по соглашению сторон?

Субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, если численность его работников не превышает установленного предела. С 01.09.2026 закон № 144-ФЗ увеличил этот предел с 35 до 70 человек. Условие о сменном режиме в срочном договоре оформляют по тем же правилам статей 57 и 100 ТК РФ, что и в бессрочном.