Трудовой договор: сведения о сторонах по ст. 57 ТК РФ

Трудовой договор начинается с семи сведений, которые перечислены в части 1 статьи 57 ТК РФ: фамилия, имя и отчество работника; наименование работодателя или ФИО работодателя — физического лица; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица; ИНН работодателя, кроме физлиц без статуса индивидуального предпринимателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем договор, и основание его полномочий; место и дата заключения. Пропуск любого из них не делает договор незаключённым и не даёт повода его расторгнуть. Главное различие, от которого зависит порядок исправления: недостающие сведения из части 1 вписываются прямо в текст договора, а недостающие условия из части 2 оформляются приложением или отдельным письменным соглашением.

Разберём каждый реквизит по отдельности: что брать из паспорта, а что из ЕГРЮЛ, какие популярные данные закон в перечень не включил, как формулировать основание полномочий подписанта и чем место заключения отличается от места работы. Покажем сценарии для ИП, работодателя-физлица и обособленного подразделения, а также то, что добавляется во вводную часть срочного договора. Разбор штрафов по статье 5.27 КоАП, правила заполнения шапки в электронном договоре, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и готовые образцы для скачивания — во второй половине статьи.

Соберите договор с уже заполненной вводной частью: конструктор подставит реквизиты сторон в текст и отдаст готовый файл в формате DOCX.

Что входит в часть 1 трудового договора: перечень по статье 57 ТК РФ

Часть 1 статьи 57 называет сведения, часть 2 — обязательные условия. Разница не терминологическая. Сведения идентифицируют стороны и момент сделки, условия описывают содержание работы. Отсюда и разный порядок исправления ошибок, и разный набор источников данных: сведения берутся из паспорта, устава и ЕГРЮЛ, условия — из штатного расписания и локальных нормативных актов.

Ниже — разбор каждого реквизита с указанием, откуда его брать и на чём чаще всего спотыкаются при оформлении.

Семь строк таблицы закрывают весь перечень части 1. Всё остальное, что обычно попадает в шапку договора — юридический адрес, расчётный счёт, КПП, ОГРН, телефон — закон к обязательным сведениям не относит, и их отсутствие нарушением не будет. То же самое касается позиции государственной инспекции труда об обязательных сведениях и условиях трудового договора: инспекторы сверяют договор с частями 1 и 2 статьи 57, а не с внутренним шаблоном компании.

Образцы кадровых документов для оформления приёма на работу

Комплект собран под задачу первого дня: начните с трудового договора по основному месту работы, остальные файлы понадобятся на следующих шагах оформления.

Сведения о работнике: ФИО и документ, удостоверяющий личность

Фамилия, имя и отчество пишутся полностью и в той форме, в которой они указаны в паспорте. Инициалы в преамбуле договора перечню части 1 не соответствуют: закон называет фамилию, имя, отчество как три отдельных сведения. Если отчества в документе нет, а такое бывает у граждан ряда государств и у части россиян, оно просто не указывается, и это не дефект договора.

Документ, удостоверяющий личность, описывается четырьмя элементами: наименование документа, серия и номер, орган, который его выдал, и дата выдачи. Паспорт гражданина РФ — самый частый, но не единственный вариант. Для несовершеннолетнего до 14 лет это свидетельство о рождении, для иностранного гражданина — национальный паспорт или иной документ, признаваемый в этом качестве по международному договору, для лица без гражданства — вид на жительство или разрешение на временное проживание.

Три реквизита, которые кадровики вписывают по привычке, в перечень части 1 не входят: ИНН работника, СНИЛС и адрес регистрации. Их отсутствие в договоре не нарушение. Но адрес имеет смысл держать в договоре по другой причине: по нему направляются уведомления об изменении условий труда по статье 74 ТК РФ, требования дать объяснение и другие юридически значимые сообщения. Когда адреса в договоре нет, работодатель доказывает надлежащее уведомление сложнее.

Важный нюанс из практики: расхождение между паспортом и кадровыми документами обнаруживается не при подписании, а через год-полтора, когда работник приносит справку или подаёт заявление. Перед подписанием сверьте написание фамилии в договоре, приказе Т-1 и личной карточке Т-2 буква в букву, включая «е» и «ё» — в фамилиях это разные буквы, и банки с СФР их различают.

Сведения о работодателе, представителе и основании его полномочий

Наименование организации берётся из устава. Полное наименование обязательно, сокращённое допустимо рядом с ним в скобках. Организационно-правовая форма — часть наименования, поэтому «Ромашка» без «общество с ограниченной ответственностью» реквизитом не является. ИНН указывается для всех работодателей, кроме физических лиц без статуса ИП: няня, водитель или помощник по хозяйству, нанятый гражданином для личного обслуживания, оформляется договором без ИНН нанимателя.

Дальше идёт реквизит, на котором ломается больше всего договоров, — сведения о представителе работодателя и основание, в силу которого он наделён полномочием подписывать. Генеральный директор действует на основании устава, и этого достаточно. Любой другой подписант действует на основании доверенности, приказа или локального нормативного акта, и тогда в договоре нужны реквизиты этого документа: номер и дата. Формулировка «в лице директора по персоналу, действующего на основании доверенности» без номера и даты не позволяет проверить объём полномочий и срок их действия.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Распространённая схема, когда ключ подписи руководителя лежит у кадровика или бухгалтера и им подписывают документы, нарушает требования законодательства об электронной подписи. Ссылка руководителя на то, что он утратил контроль над ключом, от ответственности не освобождает: контроль над ключом — это его собственная обязанность по статье 10 63-ФЗ. Проверьте, у кого физически находятся ключи подписей ваших первых лиц, и заменяйте эту практику доверенностью на конкретного сотрудника.»

В практике Добыто чаще всего вопрос возникает при найме в филиалах: подписывает руководитель обособленного подразделения, а доверенность на него выдана на прошлый календарный год. Мы закладываем сверку действующих доверенностей подписантов в подготовку к запуску электронного документооборота, потому что в электронном виде просроченные полномочия всплывают сразу, а на бумаге живут годами.

Место и дата заключения договора: чем они отличаются от места работы и даты выхода

Место заключения — это населённый пункт, где договор фактически подписан: «г. Москва», «г. Казань». Не адрес офиса, не юридический адрес организации и не место работы. Место работы относится к обязательным условиям части 2 статьи 57 и указывается отдельно. У дистанционного работника эти реквизиты расходятся почти всегда: договор заключается в городе регистрации работодателя, а работа выполняется вне места нахождения организации по статье 312.1 ТК РФ.

Дата заключения — календарная дата подписания. Она отличается от двух других дат, которые тоже есть в договоре. Договор вступает в силу со дня подписания, если иное не установлено законом или самим договором, — это статья 61 ТК РФ. День начала работы указывается отдельно как обязательное условие; если он не определён, работник приступает на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если работник не вышел в день начала работы, работодатель вправе аннулировать трудовой договор.

Отдельный случай — фактический допуск к работе. Когда человек приступил с ведома или по поручению работодателя, договор считается заключённым, даже если он не оформлен письменно. Оформить его в письменной форме нужно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения (статья 67 ТК РФ). Дата заключения в таком договоре ставится реальная, то есть дата подписания, а дата начала работы — та, когда человек вышел. Задним числом дату заключения не проставляют: это создаёт расхождение с журналом регистрации договоров и табелем.

Как заполнить вводную часть трудового договора: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите документ, удостоверяющий личность работника, и перенесите из него фамилию, имя, отчество полностью, наименование документа, серию, номер, орган выдачи и дату выдачи.
2. Шаг 2. Сверьте наименование работодателя с уставом, а ИНН — с выпиской из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для работодателя — физического лица без статуса ИП ИНН не указывается, зато указываются реквизиты его паспорта.
3. Шаг 3. Определите, кто фактически подписывает договор, и найдите документ, дающий ему это право: устав для руководителя, доверенность, приказ или локальный акт для остальных. Впишите должность, ФИО подписанта и реквизиты документа-основания с номером и датой.
4. Шаг 4. Проверьте срок действия доверенности на дату подписания. Просроченная доверенность делает подпись порочной, а договор — предметом спора о полномочиях.
5. Шаг 5. Укажите населённый пункт заключения договора и календарную дату подписания. Отдельно, уже в условиях, укажите место работы и день начала работы.
6. Шаг 6. Присвойте договору номер по журналу регистрации и убедитесь, что тот же номер и та же дата попали в приказ о приёме и в личную карточку.
7. Шаг 7. Получите от работника подпись на экземпляре работодателя с отметкой о получении своего экземпляра — это требование статьи 67 ТК РФ.

Вводная часть у ИП, работодателя-физлица и обособленного подразделения

Набор сведений один, а наполнение зависит от того, кто выступает работодателем. Ниже — четыре типовых сценария и то, что в каждом критично, а что вторично.

Из таблицы следует практическое правило по филиалам: стороной договора всегда остаётся юридическое лицо целиком, а подразделение попадает только в условие о месте работы. Филиал не может быть работодателем, поэтому его наименование в строке «работодатель» — ошибка, а не оформительская вольность.

Группы компаний с несколькими юридическими лицами ведут в Добыто каждое юрлицо отдельной организацией внутри одного аккаунта, со своим набором шаблонов и своими подписантами. Это снимает типовую проблему общего шаблона, когда договор для одного юрлица случайно уходит с реквизитами другого.

Вводная часть срочного трудового договора: что добавляется к сведениям

Срочный трудовой договор отличается от бессрочного не вводной частью, а тем, что к обязательным условиям добавляются два элемента: срок действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения договора на определённый срок. Оба относятся к части 2 статьи 57, а не к сведениям о сторонах. Если причина в договоре не названа или названа неверно, суд вправе признать договор заключённым на неопределённый срок — это статья 58 ТК РФ.

Перечень оснований закрыт и приведён в статье 59 ТК РФ. Первая часть статьи — случаи, когда срочный договор заключается обязательно: замена временно отсутствующего работника, сезонные работы, работы заведомо ограниченного срока. Вторая часть — случаи, когда договор можно заключить по соглашению сторон, и среди них наём у субъектов малого предпринимательства.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Срок в договоре указывается либо конкретной датой, либо событием: «на период отсутствия основного работника Ивановой И. И.». Второй вариант применяется, когда точную дату назвать нельзя, и он законен. Истечение срока трудового договора — самостоятельное основание прекращения по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ, и сработает оно только тогда, когда срок в договоре сформулирован проверяемо.

Часть 1 в электронном трудовом договоре: подписи, согласие и реквизиты

В электронном виде состав сведений не меняется: те же семь позиций части 1 статьи 57. Меняется то, чем документ подписывается и что нужно сделать до подписания. Работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник подписывает усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью, в том числе той, что выпускается через инфраструктуру Госуслуг в приложении Госключ. Простая электронная подпись для трудового договора не подходит: статья 22.3 ТК РФ допускает её только для других категорий кадровых документов.

До первого электронного договора компания проходит подготовительный контур. Нужен локальный нормативный акт о ведении КЭДО, приказ о его введении, перечень документов и категорий работников, для которых электронный документооборот применяется, и письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций.

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение оформляет приёмы электронно один-два месяца, и на нём становятся видны расхождения шаблона договора с уставом и просроченные доверенности подписантов. После пилота основная часть ошибок настройки уже исправлена, и подключение остальных подразделений идёт без правок шаблонов.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Согласие нужно не от всех. Работник, который принят после 31 декабря 2021 года и у которого это первое место работы, согласия не даёт: его достаточно уведомить о том, что компания ведёт кадровые документы электронно. Со всеми остальными письменное согласие обязательно, и отказ не влечёт для человека никаких последствий. Проверьте по своей базе, кто попадает в первую категорию: обычно это снимает заметную часть работы по сбору согласий.»

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В спорах об электронных кадровых документах доказывают по порядку четыре вещи: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись и получил ли документ. Сначала проверяется само право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — подписание конкретного договора. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»

Что закон оставляет на бумаге

Трудовой договор в электронный вид переводится, а часть кадровых документов — нет. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ; эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. На бумаге остаются также акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Отдельная инициатива, которую в 2026 году часто выдают за действующую норму: Минтруд разработал законопроект о применении отечественного мессенджера для электронного документооборота между работником и работодателем, а также о заключении трудовых договоров с дистанционными работниками через неквалифицированную подпись с приравниванием простой подписи к собственноручной. На дату публикации это проект. До принятия закона виды подписи для конкретных кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.

Ошибки во вводной части и во что они обходятся

Часть 3 статьи 57 ТК РФ снимает главный страх кадровика: если какие-либо сведения или условия в договор не включены, это не основание признать его незаключённым или расторгнуть. Дальше начинается различие, которое определяет порядок действий. Недостающие сведения из части 1 вносятся непосредственно в текст трудового договора. Недостающие условия из части 2 оформляются приложением к договору либо отдельным письменным соглашением сторон, которое становится неотъемлемой частью договора.

Практически это значит следующее: забытый ИНН работодателя или реквизиты доверенности дописываются в оба экземпляра договора, стороны заверяют вписанное подписями, дополнительное соглашение для этого не нужно. А вот забытое условие об оплате труда или о режиме рабочего времени закрывается именно соглашением.

Цена ошибки считается не в стоимости переоформления бланка. Ненадлежащее оформление трудового договора — самостоятельный состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 5 000 до 10 000 рублей, на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. Штраф считается по каждому договору, поэтому системная ошибка в шаблоне при проверке умножается на численность. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 той же статьи: до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Второй слой цены — доказательственный. Договор с неподтверждёнными полномочиями подписанта или с датой, не совпадающей с табелем, в трудовом споре работает против работодателя. Восстановление работника, оплата вынужденного прогула и судебные расходы кратно превышают любой штраф.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журнал действий по документу надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Та же система, которая подтверждает факт отправки и подписания, покажет и неудобное: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»

Когда вводную часть переписывать не нужно

Смена фамилии работника, замена паспорта, переезд, переименование организации без реорганизации — ни один из этих случаев не требует нового трудового договора и не требует дополнительного соглашения. Сведения о сторонах не являются условиями договора, поэтому соглашение сторон для их изменения не нужно. Новые данные вносятся прямо в текст договора: старая запись зачёркивается одной чертой, рядом вписывается актуальная, ставится дата и подписи сторон. Второй допустимый вариант — оформить изменения отдельным листом-приложением с новыми реквизитами.

Дополнительное соглашение понадобится в другом случае — когда меняется условие: должность, оклад, режим, место работы, срок. Если вместе с переводом меняется и фамилия, оба изменения можно закрыть одним документом, но основанием для него будет именно перевод.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если у вас меняется наименование или код должности, одним исправлением в договоре дело не обойдётся: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Проверьте заодно, обновлены ли справочники в вашей кадровой программе.»

Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и уровня поддержки. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав каждого пакета и условия минимальной оплаты опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Вводная часть трудового договора состоит из семи сведений части 1 статьи 57 ТК РФ, и каждое из них имеет собственный источник: паспорт, устав, ЕГРЮЛ, доверенность, журнал регистрации. Пропуск любого сведения договор не обнуляет, но исправляется он иначе, чем пропуск условия: сведения дописываются прямо в текст, условия закрываются приложением или отдельным соглашением. Самый дорогой реквизит — основание полномочий подписанта, потому что просроченная доверенность превращает готовый договор в предмет спора. В электронной форме состав сведений тот же, а подпись работодателя под трудовым договором должна быть квалифицированной.

Мы в Добыто ежедневно видим, как выглядит вводная часть договора после сотен приёмов: где шаблон расходится с уставом, где доверенности подписантов закончились, где данные в договоре и в приказе разошлись. Сервис собирает договор по шаблону с автоподстановкой реквизитов сотрудника, ведёт маршрут подписания и сохраняет журнал действий по каждому документу, так что сверять комплект перед проверкой не приходится вручную.

Частые вопросы

Работник трудится уже неделю без договора. Какую дату заключения ставить?

Реальную дату подписания, а не задним числом. При фактическом допущении к работе договор считается заключённым с момента допуска, а оформить его письменно работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней (статья 67 ТК РФ). В договоре дата заключения будет сегодняшней, а день начала работы — тем днём, когда человек фактически приступил. Просрочка оформления — самостоятельное нарушение по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, но подделка даты добавляет к нему расхождение с табелем и журналом регистрации.

Организация сменила наименование. Нужно ли перезаключать трудовые договоры?

Нет. Переименование без реорганизации не меняет сторону договора: юридическое лицо остаётся тем же, ИНН сохраняется. Новое наименование вносится в текст действующих договоров как изменение сведений, дополнительное соглашение для этого не требуется. Если же произошла реорганизация в форме слияния, присоединения или преобразования, трудовые отношения продолжаются по статье 75 ТК РФ, и работник вправе отказаться от продолжения работы, но и здесь договоры не перезаключаются заново.

Что писать в сведениях о документах при приёме иностранного гражданина?

Наименование и реквизиты того документа, которым иностранный гражданин удостоверяет личность: национальный паспорт либо иной документ, признаваемый в этом качестве по международному договору. Вид на жительство или разрешение на временное проживание указываются для лиц без гражданства. Отдельно, уже в условиях договора, приводятся сведения о разрешении на работу или патенте и о том, как обеспечивается получение медицинской помощи, — это требования статьи 327.2 ТК РФ.

Нужна ли отметка о получении работником своего экземпляра?

Да. Статья 67 ТК РФ прямо требует, чтобы получение экземпляра работником подтверждалось его подписью на экземпляре работодателя. Формулировка пишется от руки: «Экземпляр трудового договора получил», дата, подпись. В электронном документообороте эту функцию выполняет факт направления подписанного договора в личный кабинет работника и запись об этом в журнале действий системы.

Можно ли вписывать сведения в распечатанный договор от руки?

Можно. Закон не требует, чтобы договор был целиком машинописным. Рукописные вписывания в реквизиты допустимы, если они читаемы и заверены подписями обеих сторон рядом с внесённой записью. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался, рядом делается отметка «Исправленному верить» с датой и подписями. Корректор и полное затирание текста делают документ уязвимым при экспертизе.

Компания переходит на КЭДО. Нужно ли переподписывать электронно ранее заключённые бумажные договоры?

Нет. Бумажные трудовые договоры, подписанные до перехода, продолжают действовать в прежнем виде, дублировать их в электронной форме закон не требует. Электронно оформляются новые договоры и дополнительные соглашения к старым. Хранить бумажные оригиналы всё равно придётся весь установленный срок: для трудовых договоров это 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, и перевод документооборота в электронный вид этот срок не сокращает.