Трудовой договор обязателен почти в каждом случае найма: по статье 16 ТК РФ трудовые отношения возникают именно из него, а при фактическом допуске к работе договор оформляется письменно не позднее трёх рабочих дней. Исключения перечислены в статье 11 ТК РФ, и перечень закрытый: военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы, члены совета директоров без заключённого трудового договора, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и другие категории, прямо названные федеральным законом. Отдельно стоит руководитель, который одновременно является единственным участником общества. Различие, от которого зависит выбор: постоянная трудовая функция по графику и правилам работодателя требует трудового договора, разовый результат своими силами и в свой срок допускает договор ГПХ.
Разберём каждое исключение по основанию, а не по слухам: где трудового договора нет по закону, где его отсутствие переквалифицируют через статью 19.1 ТК РФ и во сколько обходится подмена. Покажем сценарную таблицу по ситуациям найма, порядок оформления за три рабочих дня и чек-лист проверки до подписания. Срочный договор и новый порог в 70 человек для малого бизнеса, требования к подписям при электронном оформлении, стоимость перевода договоров в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор соберёт трудовой договор в .docx с разделами о предмете, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске и подставит реквизиты сторон в текст.
Когда трудовой договор обязателен: базовое правило и три рабочих дня
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и каждый подписывается обеими сторонами. На экземпляре работодателя работник ставит отметку о получении своего экземпляра: без неё в споре нечем подтвердить, что договор вообще передавался. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ с ноября 2021 года стал правом работодателя, а не обязанностью: часть 2 статьи 68 ТК РФ утратила силу по 377-ФЗ от 22.11.2021. Если приказ всё же издаётся, его содержание должно соответствовать условиям заключённого договора.
Фактический допуск к работе с ведома или по поручению работодателя приравнивается к заключению договора. Письменный документ в этом случае оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения, и дата начала работы в нём ставится фактическая, а не задним числом удобная. Отдельный сюжет — допуск человеком, который не был на это уполномочен: работодатель вправе отказаться признать отношения трудовыми, но оплатить фактически отработанное время обязан по статье 67.1 ТК РФ.
До подписания договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором. Порядок именно такой, и переставить его местами нельзя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самое частое нарушение при приёме выглядит безобидно: сначала подписывают трудовой договор, а потом дают папку с локальными актами на ознакомление. По статье 68 ТК РФ порядок обратный — сначала ЛНА, потом подпись под договором. Откройте свой лист ознакомления и сверьте даты: если дата ознакомления позже даты договора, нарушение уже зафиксировано вашими же документами.»
В практике Добыто на внедрении чаще всего всплывает именно расхождение дат: человек вышел в понедельник, договор подписан в пятницу, а лист ознакомления с ЛНА датирован ещё позже. Все три документа делает один отдел, но в разное время, и никто не сверяет их между собой.
Исключения: кого закон выводит из-под трудового договора
Статья 11 ТК РФ прямо называет тех, на кого трудовое законодательство не распространяется: военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы; члены советов директоров организаций, за исключением тех, кто заключил с организацией трудовой договор; лица, работающие по договорам гражданско-правового характера; другие лица, если это установлено федеральным законом. Расширять этот перечень внутренним регламентом компании нельзя.
Обособленный случай — руководитель, который одновременно является единственным участником общества. Минтруд в письме от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038 придерживается позиции, что трудовой договор здесь не заключается: подписать документ от имени работника и от имени работодателя должно одно и то же лицо, а второй стороны в отношениях нет. Полномочия оформляются решением единственного участника. При этом заключение трудового договора в такой конфигурации ведомства нарушением не считают, поэтому обе практики встречаются. Выбор влияет на другие расчёты, включая начисление пособий, и решается вместе с бухгалтерией, а не только кадровой службой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ниже сведены типовые ситуации найма и то, чем они оформляются. Таблица отвечает на вопрос о необходимости договора по каждой ситуации отдельно, потому что универсального ответа у темы нет.
| Ситуация найма | Нужен ли трудовой договор | Чем оформляется | Основание |
|---|---|---|---|
| Постоянная работа по графику и правилам работодателя | Да | Трудовой договор письменно, два экземпляра | Статьи 16, 67 ТК РФ |
| Человек фактически допущен к работе без документов | Да, не позднее 3 рабочих дней | Трудовой договор с фактической датой начала работы | Статья 67 ТК РФ |
| Разовая задача на результат, исполнитель работает своими средствами | Нет | Договор ГПХ и акт сдачи-приёмки | Статья 11 ТК РФ, границы — статьи 15 и 19.1 ТК РФ |
| Самозанятый, который не был вашим работником последние 2 года | Нет | Договор ГПХ, чек по налогу на профессиональный доход | 422-ФЗ, ограничение по бывшему работодателю |
| Руководитель — единственный участник общества | Не требуется | Решение единственного участника | Статья 11 ТК РФ, письмо Минтруда от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038 |
| Член совета директоров, не заключавший трудовой договор | Нет | Корпоративные документы общества | Статья 11 ТК РФ |
| Военнослужащий при исполнении обязанностей военной службы | Нет | Законодательство о военной службе | Статья 11 ТК РФ |
Из семи строк трудовой договор безусловно обязателен в двух, ещё в двух вопрос решается существом отношений, а не желанием сторон. Все остальные исключения работают только при точном совпадении с формулировкой закона: член совета директоров, который параллельно занимает должность в штате, уже находится в трудовых отношениях и договор с ним нужен.
Лайфхак: микропредприятие — это до 15 работников, малое предприятие — до 100. Путаница в этих цифрах стоит дорого: именно от отнесения к микропредприятиям зависит право не принимать локальные нормативные акты и применять типовую форму трудового договора. Категорию проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.
ГПХ и самозанятые: где проходит граница и сколько стоит подмена
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения, запрещено статьёй 15 ТК РФ. Проверяют не название документа, а признаки: подчиняется ли человек правилам внутреннего трудового распорядка, работает ли по графику работодателя, на его оборудовании и территории, получает ли оплату регулярно и за процесс, а не за сданный результат, выполняет ли длящуюся трудовую функцию вместо конкретного задания с актом. По статье 19.1 ТК РФ неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений трудовыми толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством бухгалтерии. Если исполнитель третий год каждое утро открывает ваш офис, получает оплату двумя частями в месяц и уходит в отпуск по согласованию с руководителем, суд увидит трудовые отношения независимо от того, что написано на титульном листе. Возьмите свой договор ГПХ и вычеркните из него всё, что описывает режим работы: если после этого предмет договора исчез, документ оформлен неверно.»
Цена ошибки считается не переоформлением документа. Уклонение от оформления либо ненадлежащее оформление трудового договора, а равно заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на предпринимателей без образования юридического лица от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи наказывается строже: дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет, штраф на предпринимателя от 30 000 до 40 000 рублей, на юридическое лицо от 100 000 до 200 000 рублей. Сверх административного штрафа переквалификация отношений означает доначисление налога на доходы физических лиц и страховых взносов за весь период, оплату отпусков и больничных, которые не предоставлялись.
Внимание: ко второму чтению пакета поправок 2026 года обсуждались нормы о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при выявлении таких признаков без трудового договора, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ они не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Когда трудовой договор не нужен: законные сценарии ГПХ
Договор ГПХ уместен, когда у работы есть измеримый результат и срок его сдачи, исполнитель сам определяет режим и пользуется своими инструментами, а оплата привязана к акту, а не к календарю. Разработка сайта, монтаж оборудования, серия переводов, разовый аудит — типичные примеры, где трудовой договор избыточен и создаёт компании лишние обязанности по охране труда, отпускам и норме рабочего времени.
Два сценария стоят отдельно. Первый: самозанятый, который в последние два года был вашим работником. Налог на профессиональный доход к доходам от бывшего работодателя в этот период не применяется, поэтому экономии не получится, а риск переквалификации максимальный. Второй: человек, который постоянно живёт за пределами России. Работодатель обязан обеспечить охрану труда своих работников, а на чужой территории это невыполнимо, поэтому в практике такие отношения оформляют договором ГПХ либо загранкомандировкой, а не обычным трудовым договором с иностранным адресом рабочего места.
Исполнителей по ГПХ и самозанятых мы в Добыто подключаем к той же системе, что и штат: договор и акты подписываются электронной подписью, согласие на КЭДО с них не берут, потому что кадровым документооборотом это не является. Соглашение о применении УНЭП нужно и здесь — оно обязательно для любого участника обмена, кроме случая подписания через Госключ.
Срочный трудовой договор: когда срок законен, а когда договор станет бессрочным
По статье 58 ТК РФ трудовой договор по общему правилу заключается на неопределённый срок. Срочный допускается только по основаниям, перечисленным в статье 59 ТК РФ, и перечень этот закрытый. Предельный срок — пять лет, если иное не установлено кодексом и федеральными законами. Минимальный срок законом не регламентирован: договор на два месяца законен так же, как договор на три года, если основание срочности реально существует.
Последствие ошибки в основании прямое: если срок установлен без достаточных оснований, договор считается заключённым на неопределённый срок. Это не штраф, это утрата возможности расстаться с работником по истечении срока, и выясняется она обычно в суде после увольнения. Причина заключения срочного договора относится к обязательным условиям и указывается в тексте: пустая графа или формулировка «по соглашению сторон» без права на такое соглашение делает срочность оспоримой.
Факт: с 1 сентября 2026 года предельная численность работников, при которой субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек. Изменение внесено Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ.
Форма и обязательные условия: что превращает текст в трудовой договор
Обязательные условия перечислены в статье 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, дата начала работы, а для срочного договора — срок и причина срочности, условия оплаты труда с указанием тарифной ставки или оклада, доплат и надбавок, режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил, гарантии и компенсации за работу во вредных или опасных условиях, условия труда на рабочем месте, характер работы, условие об обязательном социальном страховании. Отсутствие какого-то из них не делает договор незаключённым: недостающие сведения вносятся прямо в текст, недостающие условия — приложением или дополнительным соглашением. Но для инспектора это ненадлежащее оформление, а значит основание для штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
Дополнительные условия стороны включают по своему усмотрению: испытание, уточнение места работы, неразглашение охраняемой законом тайны, обязанность отработать после обучения за счёт работодателя. Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, не применяются, даже если работник их подписал.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года запрет на установление испытания расширен — он охватывает женщин с детьми в возрасте до трёх лет, тогда как раньше действовал для женщин с детьми до полутора лет. Условие об испытании в договоре с такой сотрудницей просто не работает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требовать при приёме документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлением Правительства, нельзя — и здесь три источника, а не один. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании перечень статьи 65 ТК РФ не расширяют. Когда служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания у такой просьбы нет, и отказать в приёме по этой причине работодатель не вправе.»
Практический приём, которого нет в норме, но который снимает спор о содержании: подпись сторон на каждой странице многостраничного договора. Сшивка с печатью сохраняется не всегда, а подписанная каждая страница закрывает вопрос о подмене листа сразу.
В Добыто трудовой договор уходит работнику пакетом вместе с листом ознакомления с локальными актами, а метка времени в системе фиксирует очерёдность действий точнее, чем рукописная дата на бумаге.
Что решить до подписания договора
- Характер задачи. Постоянная трудовая функция или конкретный результат с актом. От этого зависит сам выбор между трудовым договором и ГПХ.
- Основание срочности. Если планируется срок, найдите конкретный абзац статьи 59 ТК РФ и проверьте численность по реестру субъектов малого и среднего предпринимательства, когда основанием служит соглашение сторон.
- Ограничения по должности. Медицинский осмотр, справка об отсутствии судимости, документы воинского учёта, патент или разрешение на работу для иностранного гражданина.
- Комплект локальных актов. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и другие ЛНА, связанные с работой сотрудника, должны существовать до того, как вы дадите их на ознакомление.
- Форма подписания. Бумага или КЭДО. Во втором случае до выхода человека нужны положение о КЭДО, согласие работника и выданная ему электронная подпись.
Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите форму отношений: трудовой договор при трудовой функции, договор ГПХ при работе на результат.
- Шаг 2. Соберите документы по статье 65 ТК РФ и не требуйте ничего сверх перечня: паспорт, сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку, СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании, при необходимости медицинскую книжку.
- Шаг 3. Ознакомьте работника под подпись с ЛНА и коллективным договором до подписания трудового договора.
- Шаг 4. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и получите на своём экземпляре отметку работника о получении второго.
- Шаг 5. При необходимости издайте приказ о приёме: его содержание должно соответствовать условиям договора.
- Шаг 6. Внесите сведения в электронную трудовую книжку, а при бумажной — запись и регистрацию в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 7. Подайте сведения о приёме в составе формы ЕФС-1 в Социальный фонд России и передайте данные о военнообязанном в военкомат.
Образцы документов для оформления приёма на работу
Комплект собран под один сценарий — приём сотрудника на основное место работы; начинать стоит с формы трудового договора, остальное подстраивается под неё.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
Электронный трудовой договор: какая подпись нужна и что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Трудовой договор в электронном виде законен, но требования к подписям здесь жёстче, чем для остальных кадровых документов: работодатель подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью, работник — усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной. Простая электронная подпись для трудового договора через информационную систему работодателя не подходит. Применение УНЭП требует отдельного соглашения сторон по пункту 2 статьи 6 63-ФЗ, и единственное исключение — подписание через Госключ, где соглашение не нужно.
Согласие работника на взаимодействие в электронном виде по статье 22.2 ТК РФ обязательно, и без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с конкретным человеком нельзя. Согласие не требуется от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Проверить, как оформлены ваши процедуры приёма, можно по проверочным листам: их использует инспектор при плановой проверке, и они же доступны работодателю для самопроверки на портале Онлайнинспекция.рф.
Кто и чем подписывает документы при приёме
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, уведомления, ознакомление с ЛНА, приказы по личному составу | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним | Только бумага | Только бумага |
Последняя строка ломает ожидания чаще остальных: полностью электронного увольнения не существует. Заявление работник подаёт через систему, а приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. В споре суд читает совпадение даты выдачи подписи и даты заявления как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены безупречно. Посмотрите в своей системе, не совпадают ли эти даты у тех, кого вы оформляли в спешке.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию по той же причине: суд оценивает фактическую способность человека пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Если за работника документы подписывает кто-то другой, вся доказательственная конструкция рассыпается.
Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид: тарифы ДОБЫТО КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов подписи, шаблонов документов, интеграции с учётной системой и требований к хранению.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | выпускается в системе |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
На тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма считается от фактической численности и выбранного набора функций, а перейти на другой тариф можно в любое время с пропорциональным пересчётом разницы — действующие условия и состав каждого тарифа собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Необходимость трудового договора определяется не формой занятости на словах, а характером отношений: трудовая функция под управлением работодателя закрывается только трудовым договором, оформленным письменно в двух экземплярах и не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска. Список тех, кого закон выводит из-под этого правила, короткий и закрыт статьёй 11 ТК РФ, а отдельная позиция руководителя — единственного участника опирается на разъяснение Минтруда, а не на прямую норму кодекса. Договор ГПХ законен там, где есть измеримый результат и самостоятельность исполнителя, и превращается в нарушение с санкцией до 100 000 рублей на юридическое лицо, как только в нём появляется режим работы. Приказ о приёме с ноября 2021 года остаётся на усмотрение работодателя, а обязательным документом стал сам договор.
Мы в Добыто ежедневно разбираем именно эту развилку на внедрениях: какие отношения переводить в кадровый электронный документооборот, какие оформлять договорами ГПХ в той же системе и какие документы по закону останутся на бумаге. Сервис закрывает подписание трудовых договоров и сопутствующих документов подписями нужного вида и хранит журнал действий, из которого при споре видно, кто, когда и чем подписал.
Частые вопросы
Можно ли оформить трудовой договор задним числом, если человек работает уже неделю
Дату подписания сместить назад нельзя, а дату начала работы нужно указать фактическую — ту, когда человек приступил к обязанностям. Договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения, и нарушение этого срока квалифицируется как ненадлежащее оформление по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. За фактически отработанные дни до оформления работник получает оплату в любом случае, в том числе когда допуск сделало неуполномоченное лицо.
Что делать, если работодатель не отдаёт второй экземпляр договора
Экземпляров два, один передаётся работнику, и на экземпляре работодателя работник расписывается в получении своего. Если экземпляр не выдали, письменное заявление на имя работодателя с просьбой выдать копии документов, связанных с работой, рассматривается в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. При отказе обращение подаётся в государственную инспекцию труда.
Нужен ли отдельный трудовой договор совместителю
Да, совместительство оформляется самостоятельным трудовым договором с обязательным указанием на то, что работа является совместительством. Трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности совместитель не предъявляет, но при приёме на работы с вредными или опасными условиями обязан представить справку с основного места. Норма защищает от двойной вредности, и ответственность за непроверенную справку несёт работодатель, а не работник.
Договор подписан, но в нём не указали условия оплаты. Он действителен
Да, отсутствие обязательного условия не делает договор незаключённым и не даёт основания его расторгнуть. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, недостающие условия оформляются приложением или дополнительным соглашением, которые становятся неотъемлемой частью договора. Для инспектора такая ситуация остаётся ненадлежащим оформлением, поэтому исправлять её лучше до проверки, а не после предписания.
Можно ли перевести бывшего работника на самозанятость и работать с ним по ГПХ
Налог на профессиональный доход не применяется к доходам от заказчика, который был работодателем этого человека менее двух лет назад. Экономии на взносах не будет, а конструкция прямо указывает на подмену трудовых отношений: при проверке инспекция и налоговый орган увидят прежнюю трудовую функцию под новым названием договора. До истечения двухлетнего срока с таким исполнителем работают либо по трудовому договору, либо по договору ГПХ с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.
Сколько хранится трудовой договор после увольнения работника
Трудовые договоры и приказы по личному составу относятся к документам долговременного хранения: 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод кадровых документов в электронный вид сроки хранения не сокращает, поэтому вопрос выгрузки и долговременного хранения решается до отказа от бумажного архива, а не после.
