Программа для учета рабочего времени закрывает обязанность работодателя по статье 91 ТК РФ: вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Рабочий минимум функций — производственный календарь с нормой часов (в 2026 году 1972 часа при 40-часовой неделе), графики работы, табель с кодами явок и неявок, счётчик сверхурочной работы в год и баланс рабочего времени за учётный период. С 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ сверхурочная работа ограничена 4 часами в день и 120 часами в год, а при суммированном учёте оплачивается по часам каждой смены. Если программа этих правил не знает, расчёт неверен. При пятидневке с постоянным графиком хватает табеля в 1С:ЗУП, при сменном графике и суммированном учёте нужен модуль, который держит график, баланс и лимиты по каждому работнику.
Материал помогает отделить функции, которых требует закон, от функций, которые продают как удобство. Покажем, что проверить на демонстрации, где программы ошибаются с дистанционными работниками и совместителями и какие вопросы задать вендору о данных СКУД и трекеров. Таблица лимитов сверхурочной работы по категориям работников, пошаговый порядок выбора, образцы табеля и графика отпусков, стоимость подключения электронного табеля на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие функции программы учёта рабочего времени требует Трудовой кодекс
Форму учёта ТК РФ не устанавливает. Унифицированные табели Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года они не обязательны: компания вправе утвердить собственную форму табеля. Свобода касается только внешнего вида. В любой форме должны остаться показатели, от которых зависит оплата: явки, неявки с причиной, сверхурочные часы, ночные часы, работа в выходные и нерабочие праздничные дни.
Отсюда первый фильтр для любой программы. Интерфейс, мобильное приложение и аналитика вторичны, пока система не умеет разделять эти виды времени по каждому работнику и каждому дню. Норма часов берётся из производственного календаря: в 2026 году при пятидневке 247 рабочих дней и 118 выходных и праздничных, сокращёнными на час стали 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Если компания работает в регионе с собственными нерабочими праздниками, установленными законом субъекта, календарь в программе нужно проверить отдельно.
Ниже функции, которые напрямую связаны с нормами ТК РФ, и способ проверить каждую на демонстрации у вендора.
| Функция | Норма | Что проверить на демонстрации |
|---|---|---|
| Производственный календарь | Статья 112 ТК РФ; норма 2026 года — 1972 часа при 40-часовой неделе | Загружен ли 2026 год, учтены ли сокращённые дни 30.04, 08.05, 11.06 и 03.11 |
| Графики работы и сменности | Статья 103 ТК РФ: график сменности доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до введения | Строится ли график на месяц вперёд и фиксируется ли дата ознакомления каждого работника |
| Табель с кодами явок и неявок | Статья 91 ТК РФ; формы Т-12 и Т-13 необязательны | Заполняется ли табель сам из графика и приказов об отпуске, командировке, больничном |
| Счётчик сверхурочной работы | Статья 99 ТК РФ в редакции 144-ФЗ: 4 часа в день, 120 часов в год, до 240 часов по коллективному договору | Предупреждает ли система о дневном и годовом лимите до того, как работника поставили в смену |
| Оплата сверхурочных | Статья 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ | Раскладывает ли переработку по сменам при суммированном учёте и выделяет ли часы начиная со 121-го |
| Суммированный учёт и баланс | Статья 104 ТК РФ: учётный период не более 1 года, для вредных и опасных работ — 3 месяца, если иное не допускает коллективный договор | Показывает ли баланс нормы и факта нарастающим итогом внутри учётного периода |
| Ночные часы | Статьи 96 и 154 ТК РФ: с 22:00 до 06:00, доплата не менее 20% | Отделяет ли ночные часы в смене, которая переходит через полночь и через границу месяца |
| Выходные и праздники | Статья 153 ТК РФ: оплата не менее чем в двойном размере или другой день отдыха | Фиксирует ли выбор работника между двойной оплатой и днём отдыха |
| Хранение табелей | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: 5 лет, при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | Выгружаются ли табели прошлых лет в том виде, в котором их утвердили |
Три последние строки чаще всего проваливаются на демонстрации: вендор показывает красивый график и табель, а ночные часы в смене через полночь, выбор работника по статье 153 и выгрузка архива оказываются ручной работой бухгалтера. Составьте по таблице свой сценарий проверки и попросите провести его на ваших данных, а не на демонстрационной базе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Большинство компаний застревают на выборе системы надолго, потому что сравнивают системы по функциям, а не по своим процессам. Сначала выпишите процессы: какие документы, сколько их в год, кто подписывает, какой вид подписи требуется. Порядок оформления потом придётся описать в локальном акте под себя, иначе вы годами будете работать по типовому шаблону вендора. Смотреть системы имеет смысл только после этой описи.»
Сверхурочная работа в год: что изменилось с 1 сентября 2026 года и как это должна считать программа
До 1 сентября 2026 года статья 99 ТК РФ ограничивала сверхурочную работу 4 часами в течение двух дней подряд и 120 часами в год. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ заменил правило двух дней на 4 часа в день и разрешил увеличить годовой лимит до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Без такого договора или соглашения лимит остаётся 120 часов.
Для программы это означает, что один счётчик на работника больше не работает. Система должна знать, распространяется ли на компанию коллективный договор или соглашение с лимитом 240 часов, и отдельно помечать категории, для которых закон увеличение запрещает или обставляет условиями.
| Категория работников | Лимит сверхурочной работы | Условия |
|---|---|---|
| Общее правило | 4 часа в день, 120 часов в год | Письменное согласие работника, кроме случаев части 3 статьи 99 ТК РФ |
| Работники компании, на которую распространяется коллективный договор или отраслевое соглашение с увеличенным лимитом | До 240 часов в год | Сверх 120 часов — письменное согласие по правилам допуска из коллективного договора, соглашения или ЛНА, где описан порядок направления на медосмотр или диспансеризацию по заявлению работника |
| Работники государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает 1/4 месячной нормы | Не более 120 часов в год | Увеличение до 240 часов не допускается |
| Работники с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 по СОУТ | Не более 120 часов в год | Увеличение до 240 часов не допускается |
| Лица пенсионного и предпенсионного возраста, работники с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 | Сверх 120 часов — только с письменного согласия | Работа не запрещена медицинским заключением; работник письменно ознакомлен с правом отказаться |
Из таблицы следуют требования к справочнику сотрудников: в карточке работника программа должна хранить подкласс условий труда по СОУТ, признак пенсионного или предпенсионного возраста и признак внутреннего совместительства. Без этих полей система посчитает всем одинаковый лимит, и ошибку обнаружат уже при проверке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Поменялась и оплата. По новой редакции статьи 152 ТК РФ в пределах 120 часов в год первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. При суммированном учёте оплата считается исходя из сверхурочного времени, приходящегося на конкретный день (смену). Работникам, которых привлекают к сверхурочной работе сверх 120 часов в год, статья 185.1 ТК РФ теперь даёт один оплачиваемый рабочий день в год на диспансеризацию.
Пример на цифрах. За квартал у работника 12 часов переработки: 4 часа в одной смене и по 2 часа в четырёх других. По сменам получается 2 × 1,5 + 2 × 2 = 7 часовых ставок за первую смену и 4 × (2 × 1,5) = 12 ставок за остальные, итого 19. Расчёт одной суммой за квартал дал бы 2 × 1,5 + 10 × 2 = 23 ставки. Программа, которая хранит только итог переработки за период, по новым правилам посчитать не может: ей нужна дата каждого сверхурочного часа.
Минтруд в неофициальном ответе на обращение (письмо от 01.09.2026 № 14-6/ООГ-3533) высказал позицию, что график при суммированном учёте составляют без переработок и недоработок, а сверхурочную работу регистрируют каждую смену. Это не официальное разъяснение, но в программе стоит проверить, умеет ли она отмечать переработку в день её возникновения, а не только по итогам периода.
Во что обходится ошибка в учёте сверхурочных
Превышение лимита, отсутствие письменного согласия или недоплата за сверхурочные квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится юрлицу в 50 000-70 000 рублей, должностному лицу — в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. К штрафу добавляется доплата недоплаченных сумм и компенсация за задержку по статье 236 ТК РФ. Если ошибка заложена в алгоритм программы, она повторяется у каждого работника и в каждом периоде, поэтому одна проверка ГИТ находит её сразу по всему штату.
Суммированный учёт, графики сменности и баланс рабочего времени
При суммированном учёте работник может отработать 12 часов в одну смену и 4 в другую: значение имеет только итог за учётный период. Поэтому ключевой экран программы — баланс рабочего времени, где норма периода по производственному календарю сравнивается с фактически отработанными часами нарастающим итогом. Кадровик видит недоработку или переработку до конца квартала и может скорректировать график, пока период не закрыт.
Норма периода не всегда равна календарной. Если работник был в отпуске или на больничном, норму уменьшают на часы этих периодов, иначе баланс покажет недоработку, которой нет. Проверьте на демонстрации простой случай: сотрудник на квартальном учёте ушёл в отпуск на 14 дней в середине периода. Программа должна сама пересчитать его норму, без ручной правки.
График сменности по статье 103 ТК РФ доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. Программа должна не только построить график, но и зафиксировать, кто и когда с ним ознакомился: при споре о сверхурочных работодателю придётся показать, какой график действовал и когда работник о нём узнал. Изменение уже утверждённого графика — отдельная версия документа с новой датой ознакомления, а не правка старой.
Важный нюанс из практики: в одной организации график отпусков распечатывали на листе формата А1 и вешали на стену, поверх шли замечания, переносы и зачёркивания. Разобраться в нём могла только руководитель кадровой службы с 30-летним стажем, и без неё не решался ни один вопрос по отпускам. Графики работы, которые живут на бумаге или в личном файле одного человека, дают ту же зависимость: табель собирается по памяти, а не по утверждённому документу.
Ночные часы, праздники и смены через полночь
Смена с 20:00 до 08:00 затрагивает сразу несколько правил. Часы с 22:00 до 06:00 ночные, если смена начинается 31-го числа, часть часов уходит в следующий месяц, а если следующий день праздничный, часы после полуночи оплачиваются по статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. Программа, которая записывает смену целиком на дату её начала, ошибается во всех трёх местах сразу.
Факт: ночным считается время с 22:00 до 06:00, минимальная доплата за каждый ночной час — 20% часовой ставки. Для расчёта доплаты программе нужны число ночных часов за месяц, часовая ставка и норма часов месяца.
Для работы в выходной или праздник статья 153 ТК РФ даёт работнику выбор: двойная оплата или одинарная плюс другой день отдыха. Выбор должен попасть в программу вместе с документом-основанием, иначе расчётчик оплатит по умолчанию, а день отдыха потом придётся восстанавливать по переписке.
Соберите табель Т-13 за месяц и сверьте его с данными программы
Конструктор собирает табель по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Удобный способ проверки на демонстрации: заполните табель на одного сменного работника вручную и сравните с тем, что программа вендора сформировала автоматически.
Дистанционные работники, совместители и неполное время: где программы считают неверно
Для дистанционного работника режим рабочего времени по статье 312.4 ТК РФ устанавливается коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением. Если режим нигде не установлен, работник определяет его по своему усмотрению. Учёт при этом никто не отменял: табель на дистанционного работника ведётся, но отметки в нём ставятся по данным о работе, а не по турникету. Программа должна разрешать разные источники отметок для разных работников и, если компания использует комбинированный режим, переключать работника между офисом и дистанционной работой по дням.
Полезно знать: с дистанционными работниками порядок обмена электронными документами регулируется главой ТК РФ о дистанционной работе, и условия такого обмена можно закрепить в ЛНА о дистанционной работе. Письменное согласие на КЭДО, которое собирают с остальных работников, для них по закону не требуется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совместителей программа должна вести отдельным табелем по каждой должности. По статье 284 ТК РФ работа по совместительству не может превышать 4 часов в день, в дни, свободные от основной работы, допускается полный день, а за месяц — не более половины месячной нормы. Система, которая суммирует часы основной работы и совместительства в одну строку, не покажет ни нарушения лимита по совместительству, ни превышения 1/4 месячной нормы, от которого по новой части 7 статьи 99 зависит лимит сверхурочной работы у работников государственных и муниципальных учреждений.
Неполное рабочее время требует собственной нормы. По статье 99 ТК РФ сверхурочной считается работа за пределами продолжительности, установленной именно для этого работника, поэтому у сотрудника на 4-часовом дне пятый час считается сверхурочным, хотя до нормы полного дня далеко. С 1 сентября 2026 года статья 93 ТК РФ обязывает работодателя принять решение о неполном времени не позднее 5 рабочих дней с даты письменной просьбы работника из категорий, которым его нельзя не установить. Программа должна применять новую норму с даты, указанной в приказе, а не с начала следующего месяца.
СКУД, трекеры и персональные данные: что проверить до подключения
Турникет, мобильная отметка и трекер активности дают сырые данные. Табель — документ работодателя, и расхождения между проходом через турникет и графиком разбирает кадровик: работник забыл пропуск, был на выездной встрече, вышел на обед. Программа должна показывать эти расхождения списком, позволять исправлять их с указанием основания и сохранять журнал: кто, когда и почему изменил отметку. Без журнала исправленный табель ничем не отличается от придуманного.
Отдельный вопрос — способ идентификации. Если СКУД узнаёт человека по лицу или отпечатку пальца, это биометрические персональные данные, и статья 11 152-ФЗ допускает их обработку только с письменного согласия работника. Работника, который такого согласия не дал, программа должна отмечать другим способом, а не исключать из учёта.
Облачная программа добавляет ещё одно звено. Данные об отработанном времени, отсутствиях и больничных уходят к провайдеру, а передача персональных данных третьему лицу требует основания, которое работодатель должен обеспечить заранее.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Как только кадровые данные уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передачу ему данных нужно основать на согласии работника. Поэтому я советую задавать вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно в ответе не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. И проверьте разграничение доступа внутри своей кадровой службы: открытый доступ всех сотрудников ко всему кадровому массиву — типовое нарушение.»
Когда отдельная программа учёта времени не нужна
Если все работают по пятидневке с постоянным графиком, без смен, ночной работы и регулярных переработок, табель в 1С:ЗУП или в другой учётной системе, где уже ведётся расчёт зарплаты, закрывает требования статьи 91 ТК РФ. Отдельный модуль с графиками и балансом в такой компании будет дублировать данные, которые и так есть в расчёте.
Биометрическая СКУД не подходит компании, которая не готова собирать письменные согласия и вести параллельный способ отметки для отказавшихся. Поминутный трекер не даёт данных для табеля дистанционного работника, который по статье 312.4 ТК РФ сам распределяет рабочее время: учитывать в таком случае нужно установленную продолжительность и результат, а не активность на экране. Перед покупкой сверьте список функций со своими режимами работы и уберите то, чего у вас нет.
Электронный табель и графики в КЭДО: подписание, выгрузка, хранение
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести в электронном виде большинство кадровых документов, включая табели, графики работы и отпусков, уведомления и согласия. Часть документов закон оставляет на бумаге, поэтому до запуска электронного табеля сверьте свой перечень с ТК РФ. Вид подписи для каждого документа и порядок идентификации работника закрепляются в ЛНА о КЭДО, а не в настройках программы.
Для учёта рабочего времени через КЭДО проходят три потока. Первый — ознакомление с графиком сменности и графиком отпусков: для ознакомления с локальными актами работнику достаточно простой электронной подписи. Второй — письменное согласие на сверхурочную работу, которое по статье 99 ТК РФ нужно при каждом привлечении, а сверх 120 часов в год ещё и по правилам допуска из коллективного договора или ЛНА. Работник подписывает его той подписью, которую для этого вида документа предусматривает ваш ЛНА о КЭДО. Третий — сам табель, который утверждают ответственные лица работодателя.
В Добыто табели, графики и согласия на сверхурочную работу проходят как кадровые документы с маршрутом подписания и статусами, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Для кадровика это значит, что дата ознакомления с графиком и дата согласия на переработку хранятся рядом с табелем, а не в бумажной папке отдельно от него.
Внимание: если работник согласился на электронный документооборот, документы по переведённым процессам в бумаге уже не оформляются. Бумажный способ по этим процессам заменяется электронным, а не остаётся запасным, поэтому процессы для перевода выбирают до выбора системы.
Журнал действий как доказательство в споре
Система, которая фиксирует каждое действие с документом, работает на работодателя только при правильно выстроенной процедуре. При неправильной она становится доказательством против него.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Для программы учёта времени вывод прямой: журнал действий должен показывать, кто внёс отметку, кто её исправил и кто утвердил табель. Проверьте, описан ли в вашем ЛНА порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату выдачи подписи.
Хранение и выгрузка электронных табелей
Сроки хранения в КЭДО те же, что для бумаги: табели и графики отпусков — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Требования Минтруда к структуре хранения предусматривают комплект: документ в XML, файл подписи, PDF и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по доверенности.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте вендора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: сам документ, отдельно файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не картинка на экране. И уточните, в каком виде вам отдадут архив, если договор с сервисом будет расторгнут.»
Образцы табеля, графиков и документов для перехода на электронный учёт
Комплект собран для запуска электронного учёта рабочего времени; начните с бланка табеля Т-12 и заполненного образца, чтобы сверить коды с тем, что выдаёт программа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Образец заполненного табеля рабочего времени | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Интеграция с 1С:ЗУП: готовый коннектор или API
Табель, который ведут в одной системе, а зарплату считают в другой, расходится при первом же ручном переносе. Поэтому вопрос интеграции решается до покупки. Готовый коннектор к 1С устанавливается буквально за час без собственной команды разработки. Интеграция через API с самописной учётной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков, поэтому документацию API у вендора запрашивают ещё на этапе выбора.
Важный нюанс из практики: вести учёт в кадровой базе и параллельно заново заполнять те же документы в системе документооборота неудобно и опасно расхождениями. Работают два механизма: документ создаётся в зарплатно-кадровой программе, сохраняется в PDF и загружается для подписания, либо передаётся бесшовной интеграцией. Второй вариант снимает ручной перенос, но требует, чтобы производственный календарь и графики были настроены в самой 1С: иначе даже дни отпуска система посчитает без учёта рабочих и нерабочих дней.
Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически. Расчёт табеля и сверхурочных при такой схеме остаётся в ЗУП, а подписание табеля, графиков и согласий идёт через КЭДО.
Как выбрать программу учёта рабочего времени: порядок и вопросы вендору
Выбор начинается с описи режимов работы. Компания, где большинство работников на пятидневке, и компания со сменами 2/2 и квартальным учётом покупают разные продукты, даже если название у них одно.
Как выбрать программу учёта рабочего времени: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите все режимы работы: пятидневка, сменный график, суммированный учёт с длиной учётного периода, ночные смены, дистанционные и комбинированные работники, совместители, неполное время. По каждому режиму посчитайте число работников.
- Шаг 2. Зафиксируйте правовые параметры: распространяется ли на компанию коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом 240 часов, у кого вредные условия подклассов 3.1-3.4 по СОУТ, кто пенсионного и предпенсионного возраста, есть ли в госучреждении внутренние совместители сверх 1/4 нормы.
- Шаг 3. Определите систему, где считается зарплата, и способ связи с ней: готовый коннектор к 1С или API. Для API запросите документацию до демонстрации.
- Шаг 4. Составьте сценарий проверки из таблицы функций: смена с 20:00 до 08:00 перед праздником, отпуск в середине квартала при суммированном учёте, 5 часов переработки в один день, 121-й час сверхурочной работы, работник на 4-часовом дне.
- Шаг 5. Попросите провести сценарий на ваших данных и сравните результат с табелем, заполненным вручную.
- Шаг 6. Получите письменные ответы о хранении данных, перечне лиц с доступом, разграничении ролей, журнале изменений и выгрузке архива.
- Шаг 7. Запустите систему на одном процессе для всех работников или на пилотной группе, закрепите порядок в ЛНА и только после этого переводите остальные процессы.
Вопросы, ответ на которые лучше получить письменно до подписания договора:
- где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ, поимённо по организациям;
- какие виды подписи поддерживаются со стороны работника и работодателя и можно ли их сочетать в одном документе;
- выгружается ли комплект документа целиком: файл, подпись, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к данным;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы;
- показывает ли система, какие процессы и для каких работников уже переведены в электронный вид.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переводить процессы по подразделениям и по очереди можно, но если система не умеет показывать, кто по каким процессам уже переведён, отслеживать это придётся вручную. Когда часть подразделений на электронном отпуске, часть на бумажном, а трудовые договоры у всех бумажные, кадровая служба живёт в двух режимах одновременно. Как переходное состояние это нормально, как постоянное — плохо. Заранее определите, сколько оно продлится.»
Лайфхак: начинайте электронный документооборот с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами. В этих процессах работнику достаточно простой электронной подписи, поэтому старт не требует выдачи ключей и обучения работе с носителем.
В практике Добыто внедрение начинается с описи процессов и видов подписи по каждому документу, а перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: она снимает основную часть ошибок настройки до того, как с системой начнут работать все сотрудники.
Стоимость подключения КЭДО для электронного табеля и графиков работы
Стоимость зависит от численности, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль для 1С:ЗУП (в составе интеграции с 1С) | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для компании со сменным графиком и расчётом зарплаты в 1С:ЗУП ориентир — тариф «Бизнес», где есть интеграция с 1С и электронный архив для хранения табелей и графиков. УКЭП выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, тариф можно повысить или понизить в любое время. Полные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Выбирать программу учёта рабочего времени имеет смысл по режимам работы компании, а не по длине списка функций. Законом заданы производственный календарь, графики с фиксацией ознакомления, табель с разделением видов времени и баланс при суммированном учёте. После 1 сентября 2026 года к ним добавились дневной лимит сверхурочной работы, лимит 120 или 240 часов в зависимости от коллективного договора и категории работника, а также оплата переработки по каждой смене. Если программа не хранит дату каждого сверхурочного часа и признаки работника по СОУТ и возрасту, по новым правилам она считает неверно.
Расчёт времени обычно остаётся в 1С:ЗУП, а документную часть учёта — ознакомление с графиками, согласия на сверхурочную работу, утверждение табеля и хранение — Добыто переводит в КЭДО с интеграцией с 1С и архивом, из которого документы выгружаются для проверки.
Частые вопросы
Можно ли вести табель только по отклонениям?
Можно. Указания по применению форм Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 допускают два метода: сплошную регистрацию явок и неявок либо регистрацию только отклонений — неявок, опозданий, сверхурочных часов. Для сменного графика и суммированного учёта удобнее сплошная регистрация: с 1 сентября 2026 года сверхурочные при суммированном учёте оплачиваются по часам конкретной смены, и часы нужны по каждому дню.
Должен ли работник подписывать табель?
Нет, ТК РФ такой обязанности не устанавливает. В формах Т-12 и Т-13 табель подписывают ответственное лицо, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Работник узнаёт об оплате отработанного времени из расчётного листка, который по статье 136 ТК РФ выдаётся при выплате зарплаты и показывает составные части заработной платы, включая оплату сверхурочных и ночных часов.
Входит ли работа в выходной день в лимит сверхурочных 120 часов?
Статья 99 ТК РФ относит к сверхурочной работу за пределами установленной для работника продолжительности ежедневной работы (смены), а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Привлечение к работе в выходной или нерабочий праздничный день регулирует отдельная статья 113, оплату — статья 153: не менее чем в двойном размере или в одинарном размере с другим днём отдыха. В табеле эти часы отмечаются отдельным кодом, чтобы не смешивать их со сверхурочными.
Нужно ли согласие работника на каждое привлечение к сверхурочной работе?
Да. По части 2 статьи 99 ТК РФ привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника, согласие оформляют под конкретное привлечение вместе с распоряжением работодателя. Без согласия привлекать можно только в случаях части 3 статьи 99: предотвращение катастрофы, производственной аварии и устранение их последствий и другие перечисленные там ситуации. Беременных работниц и работников до 18 лет привлекать к сверхурочной работе нельзя, а инвалидов и женщин с детьми до 3 лет — только если это не запрещено по состоянию здоровья и при письменном ознакомлении с правом отказаться.
Как отразить день диспансеризации у работника с переработкой больше 120 часов?
С 1 сентября 2026 года часть 2 статьи 185.1 ТК РФ даёт работникам, которых привлекают к сверхурочной работе сверх 120 часов в год, право на освобождение от работы на один рабочий день в год с сохранением места работы и среднего заработка при прохождении диспансеризации. В табеле этот день отмечается как освобождение с сохранением среднего заработка по заявлению работника и документу работодателя. Программа должна отслеживать, у кого годовой счётчик сверхурочных перешёл 120 часов, чтобы право не потерялось.
Нужно ли вести табель на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?
Нет. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый не являются работниками, статья 91 ТК РФ на них не распространяется, и режим рабочего времени для них не устанавливается. Включение исполнителя в график и табель наравне со штатом — один из признаков трудовых отношений, по которым договор могут переквалифицировать в трудовой по статье 19.1 ТК РФ. Для исполнителей учитывают результат работ по актам, и в программе их лучше держать отдельно от штатных работников.
