Фонд рабочего времени как рассчитать и заложить в планирование смен

Фонд рабочего времени — это число часов, которое работник должен отработать за период при установленной для него продолжительности рабочей недели. Считают его по производственному календарю и приказу Минздравсоцразвития № 588н. На 2026 год при 40-часовой неделе норма составляет 1972 часа за 247 рабочих дней, при 36-часовой — 1774,4 часа, при 24-часовой — 1181,6 часа. В график смен закладывают индивидуальную норму: из общей вычитают часы ежегодного отпуска, больничного и других отсутствий с сохранением места работы. При пятидневке с фиксированным днём хватает месячных норм календаря. При сменном графике вводят суммированный учёт с учётным периодом до 1 года, а для вредных и опасных работ — до 3 месяцев, и сверхурочные часы выявляют по итогам периода.

Ниже — нормы 2026 года по месяцам и кварталам, пример индивидуальной нормы с отпуском и расчёт численности для круглосуточного поста, где 4 сотрудников не хватает даже при лимите 240 часов сверхурочной работы. Покажем, как собрать график сменности без заранее заложенной переработки и как с 1 сентября 2026 года оплачивают сверхурочные при суммированном учёте. Типичные ошибки планирования, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы табеля и графика отпусков, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как рассчитать фонд рабочего времени на 2026 год

Порядок расчёта закреплён приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Норму считают по расчётному графику пятидневной рабочей недели с выходными в субботу и воскресенье, причём полученное число распространяется на все режимы труда и отдыха: сменщик с графиком 2 через 2 и офисный сотрудник на пятидневке имеют одну и ту же годовую норму при одинаковой недельной продолжительности. Длина расчётного дня равна недельной норме, делённой на 5: 8 часов при 40-часовой неделе, 7,2 часа при 36-часовой, 4,8 часа при 24-часовой.

Формула выглядит так:

• Норма часов = (недельная норма ÷ 5) × число рабочих дней периода — 1 час × число предпраздничных дней периода.

В 2026 году 247 рабочих дней и 118 выходных и нерабочих праздничных. Предпраздничных дней, сокращённых на 1 час, четыре: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Отсюда годовая норма при 40-часовой неделе: 247 × 8 = 1976 часов, минус 4 часа, итого 1972 часа. Переносы выходных установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 «О переносе выходных дней в 2026 году»: суббота 3 января перенесена на пятницу 9 января, воскресенье 4 января — на четверг 31 декабря. Поэтому 31 декабря 2026 года — выходной, а новогодний отдых длится с 31 декабря 2025 года по 11 января 2026 года.

Недельную норму берут из трудового договора и статьи 92 ТК РФ. Для работников до 16 лет она не больше 24 часов, от 16 до 18 лет и для инвалидов I или II группы — не больше 35 часов, для занятых на работах с вредными условиями труда 3 или 4 степени или с опасными условиями — не больше 36 часов. Педагогам статья 333 ТК РФ устанавливает не больше 36 часов, медицинским работникам статья 350 ТК РФ — не больше 39 часов. По той же формуле годовая норма 2026 года при 35-часовой неделе — 1725 часов, при 39-часовой — 1922,6 часа.

Нормы по месяцам и кварталам 2026 года для трёх самых частых вариантов недели сведены в таблицу: из неё берут норму для учётного периода любой длины.

Месячная норма при 40-часовой неделе колеблется от 120 часов в январе до 184 часов в июле. При учётном периоде в месяц и сменах по 12 часов работнику в январе ставят ровно 10 смен, а в июле — 15 смен и ещё 4 часа, которые приходится закрывать сменой другой длины. Квартальный и годовой период эти колебания сглаживают, поэтому для сменных графиков их выбирают чаще.

Перед расчётом сверьте, какая недельная продолжительность записана в трудовом договоре каждой категории работников: одна строка таблицы на всех подходит только при одинаковой норме.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Индивидуальная норма и баланс рабочего времени сотрудника

Годовые 1972 часа — это норма календаря, а не число часов, которое конкретный человек отработает. Баланс рабочего времени складывается в три уровня. Календарный фонд — 365 дней, или 8760 часов в 2026 году. Номинальный фонд — норма производственного календаря для недельной продолжительности работника. Индивидуальная норма — номинальный фонд минус часы, в которые работник освобождён от работы с сохранением места: ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, исполнение государственных обязанностей. Любые часы сверх скорректированной нормы по итогам учётного периода становятся сверхурочными.

Вычитают только часы отсутствия, которые пришлись на рабочие дни расчётной пятидневки. Пример: работник с 40-часовой неделей уходит в ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 июля 2026 года. На этот отрезок приходится 20 рабочих дней, то есть 160 часов. Индивидуальная годовая норма: 1972 — 160 = 1812 часов. Если бы отпуск захватил нерабочий праздничный день, дата окончания сдвинулась бы: праздники в число календарных дней отпуска не включаются.

Для неполного рабочего времени статья 104 ТК РФ прямо требует уменьшить нормальное число часов за учётный период соответственно режиму. Работник на 0,5 ставки при 40-часовой неделе в 2026 году имеет годовую норму 986 часов. С 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить дополнительное соглашение о неполном времени и издать приказ, поэтому новую норму нужно пересчитывать в течение той же недели, а не в конце периода.

Основной объём плановых отсутствий задаёт график отпусков по форме Т-7. Его утверждают не позднее чем за две недели до конца календарного года, и он действует с 1 января по 31 декабря. В график включают всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией, включая дистанционных работников и работников по срочному договору. Исполнители по договорам ГПХ в него не входят и в фонд рабочего времени не попадают вовсе: на них нормы о рабочем времени ТК РФ не распространяются.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В большинстве компаний график отпусков воспринимают как итог переговоров: собрали пожелания, состыковали, утвердили. По закону это директивный документ, и работодатель вправе сам поставить даты; пожелания обязательно учитывать только у льготных категорий, которые уходят в отпуск в удобное для них время. Опрос я всё равно советую провести: он снимает напряжение, и люди планируют жизнь заранее. Но когда двое из одной смены просят июль, директивность графика — ваш аргумент, а не предмет для дискуссии.»

Графики отпусков и смен в практике Добыто рассылают работникам на ознакомление в КЭДО: сотрудник подписывает документ ПЭП или УНЭП, а подписанный экземпляр остаётся в электронном архиве вместе с датой ознакомления. Это закрывает вопрос о том, знал ли работник о своих датах, без бумажных листов ознакомления по каждому подразделению.

После утверждения графика отпусков пересчитайте индивидуальную норму каждого сменного работника по учётным периодам: вычтите часы отпуска, пришедшиеся на рабочие дни расчётной пятидневки, и отметьте периоды, где норма заметно ниже соседних.

Как заложить фонд рабочего времени в график сменности

Если по графику сменности у работника выходит больше часов, чем его индивидуальная норма за учётный период, это нарушение: сверхурочную работу и переработку нельзя включать в график работы заранее. Сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ — это работа по инициативе работодателя сверх нормы, и привлекают к ней в порядке этой статьи, а не строкой в графике. График составляют до начала периода, табель ведут по факту, и разница между ними за учётный период показывает переработку или недоработку.

Для самого графика ТК РФ устанавливает несколько жёстких рамок:

• график сменности доводят до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие, с учётом мнения представительного органа работников при его наличии (статья 103 ТК РФ);
• работа в течение двух смен подряд запрещена (часть 5 статьи 103 ТК РФ);
• еженедельный непрерывный отдых — не менее 42 часов (статья 110 ТК РФ);
• ночное время — с 22:00 до 06:00, ночная смена короче дневной на 1 час без последующей отработки, кроме случаев, названных в статье 96 ТК РФ;
• в предпраздничный день работа сокращается на 1 час, а на непрерывно действующих производствах, где сократить смену нельзя, переработку компенсируют дополнительным отдыхом или оплатой по нормам для сверхурочной работы (статья 95 ТК РФ).

Ночные часы в графике планируют отдельно: за каждый час работы с 22:00 до 06:00 полагается доплата не менее 20% часовой ставки, и её закладывают в фонд оплаты труда смены вместе с нормой часов.

Сколько сотрудников нужно на круглосуточный пост

Численность считают от фонда, который нужно покрыть, и индивидуальной нормы одного работника. Круглосуточный пост в 2026 году требует 8760 часов присутствия. У работника с 40-часовой неделей и ежегодным отпуском на 20 рабочих дней индивидуальная норма — 1812 часов.

• 4 сотрудника: на каждого приходится 8760 ÷ 4 = 2190 часов, это 378 часов сверх индивидуальной нормы. Годовой лимит сверхурочной работы — 120 часов, а при коллективном договоре или отраслевом соглашении — 240 часов, поэтому такой график незаконен при любом из лимитов.
• 5 сотрудников: на каждого приходится 8760 ÷ 5 = 1752 часа, это на 60 часов меньше индивидуальной нормы. Недоработка по графику, который составил сам работодатель, не вина работника, поэтому эти 60 часов на человека занимают заранее: подменой коллег на время больничных или сменами на других участках.

Расчёт показывает минимум без учёта больничных. Резерв на временную нетрудоспособность закладывают из фактических данных табелей прошлых лет, а не средним процентом по рынку.

Как рассчитать фонд и составить график смен: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите недельную норму для каждой категории работников по трудовому договору и статье 92 ТК РФ и выберите учётный период: месяц, квартал или год, для вредных и опасных работ — не больше 3 месяцев.
2. Шаг 2. Возьмите норму часов периода из производственного календаря 2026 года с учётом предпраздничных дней: например, 493 часа на II квартал при 40-часовой неделе.
3. Шаг 3. Вычтите из нормы часы ежегодного отпуска по утверждённому графику Т-7 и другие плановые отсутствия, пришедшиеся на рабочие дни расчётной пятидневки. Для неполного времени уменьшите норму пропорционально.
4. Шаг 4. Рассчитайте фонд, который нужно покрыть по каждому посту или участку, и разделите его на индивидуальные нормы, чтобы проверить численность.
5. Шаг 5. Распределите смены так, чтобы сумма часов каждого работника не превышала его индивидуальную норму, а между сменами соблюдались запрет двух смен подряд и еженедельный отдых не менее 42 часов.
6. Шаг 6. Утвердите график сменности, учтите мнение представительного органа работников, если он есть, и ознакомьте работников не позднее чем за 1 месяц до начала периода.
7. Шаг 7. Ведите табель по факту и по окончании учётного периода сравните отработанные часы с индивидуальной нормой: превышение оформляется и оплачивается как сверхурочная работа.

Важный нюанс из практики: за две недели до начала запланированного отпуска руководитель письменно напоминает о нём сотруднику, и тот либо соглашается, либо переносит отпуск. Удобно привязать к этой дате пересмотр графика сменности на ближайший месяц: перенос отпуска меняет индивидуальную норму, и график, доведённый за месяц, приходится корректировать заново.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ознакомление с графиком отпусков под подпись прямо из нормы не следует, но Роструд настаивает именно на нём. Позиция разумная: в спорной ситуации подпись работника закрывает вопрос, знал ли он о своих датах. Поэтому после утверждения график подписывают кадровая служба и руководитель, а затем с ним знакомят каждого работника.»

Сформируйте табель Т-13 для сверки плана и факта

Табель на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки — основа сверки фактических часов с графиком по окончании учётного периода.

Суммированный учёт: учётный период и сверхурочная работа в 2026 году

Суммированный учёт вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти установленную ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. По статье 104 ТК РФ часы за учётный период не должны превышать нормального числа рабочих часов, учётный период не может быть больше 1 года, а для работников на работах с вредными и опасными условиями труда — больше 3 месяцев. Порядок введения суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, а сам режим — в трудовом договоре. Требования к введению и применению этого режима собраны в разъяснении Государственной инспекции труда в Ростовской области о суммированном учёте рабочего времени: там же перечислены отсутствия, на которые уменьшают норму.

Длину учётного периода выбирают по тому, насколько ровно можно распределить смены. Сценарии сведены в таблицу.

Пример на II квартал 2026 года: норма 493 часа. 41 смена по 12 часов даёт 492 часа, 42 смены — 504 часа. В первом варианте остаётся 1 час недобора, который закрывают одной сменой другой длины, во втором 11 часов по итогам квартала становятся сверхурочными. Если работник был в отпуске, те же расчёты ведут от индивидуальной нормы, а не от 493 часов.

В калькуляторе суммированного учёта рабочего времени на сайте Добыто задают квартал, дату начала и недельную норму, а результат выводится в виде баланса: норма за период, отработанные часы, сверхурочные часы и доплата за них. Этот расчёт удобно сделать до утверждения графика, подставив плановые часы вместо фактических.

Лимиты и оплата сверхурочной работы после 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, вступивший в силу 01.09.2026, изменил статьи 99 и 152 ТК РФ. Ограничение для каждого работника сохранилось: не больше 4 часов сверхурочной работы в течение двух дней подряд. Годовой лимит — 120 часов, а если на работодателя распространяется коллективный договор, отраслевое или межотраслевое соглашение с такой возможностью, — до 240 часов. Для части категорий лимит остаётся 120 часов при любых соглашениях.

При суммированном учёте после поправок сверхурочную работу оплачивают исходя из сверхурочного времени, приходящегося на конкретный день или смену. Прежний усреднённый способ, когда за весь учётный период в полуторном размере оплачивали только 2 часа, больше не применяется. Если в одну смену работник остался на 3 часа сверх графика, 2 часа оплачивают не менее чем в 1,5 размере, 1 час — не менее чем в двойном. Поэтому в табеле сверхурочные часы нужно отмечать по сменам, а не одной цифрой за квартал. Конкретные размеры оплаты выше минимальных закрепляют в коллективном договоре, соглашении, ЛНА или трудовом договоре.

Документы синхронизируются между Добыто и 1С:ЗУП, где обычно ведут табель и начисляют сверхурочные: подписанные в КЭДО согласия и приказы о привлечении к сверхурочной работе попадают в учётную систему без повторного ввода.

Образцы табеля и графика отпусков для расчёта фонда

Комплект нужен, чтобы свести плановые отсутствия и фактические часы в одном месте; начните с графика отпусков Т-7, от него зависит индивидуальная норма.

Ошибки планирования смен и во что они обходятся

Проверку ГИТ по рабочему времени обычно начинают со сверки графика сменности, табеля и расчётных листков за учётный период. Ошибки ниже встречаются чаще всего, и каждая видна именно при такой сверке.

1. Переработка заложена в график. Работодатель ставит на пост 4 человек вместо 5, чтобы сэкономить на ставке. Итог — сверхурочные сверх годового лимита, которые не оформить законно ни при 120, ни при 240 часах.
2. Норма не уменьшена на отпуск и больничный. Кадровая служба сравнивает факт с нормой календаря, а не с индивидуальной нормой, и часы сверх скорректированной нормы не оплачиваются как сверхурочные. Работник вправе взыскать недоплату за весь период.
3. График доведён позже чем за месяц. Нарушение статьи 103 ТК РФ фиксируется по дате ознакомления, поэтому подпись без даты или ознакомление в первый день периода его не закрывают.
4. Сверхурочные отмечены одной цифрой за квартал. С 01.09.2026 оплата зависит от часов в каждой смене, и итоговая цифра без разбивки не позволяет проверить расчёт.
5. Отпуск ключевого сотрудника переносится второй год подряд. Год без отпуска допустим по заявлению работника, два года подряд — нарушение.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «На производстве и с ключевыми специалистами сценарий типовой: человек незаменим, отпуск переносится, потом ещё раз, и вдруг выясняется, что он не отдыхал два года. Это уже нарушение, и обнаруживается оно обычно при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Работать без отпуска даже за отпускные работник не может, поэтому таким людям даты в графике нужно ставить первыми.»

Цена ошибки определяется частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи стоит должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, юридическому лицу — от 50 000 до 70 000 рублей. К штрафу добавляется доплата работникам за неоплаченные сверхурочные часы с компенсацией за задержку по статье 236 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: алгоритма корректировки графика отпусков в законе нет, поэтому изменения оформляют заявлением сотрудника и приказом руководителя по порядку, который работодатель сам описывает в локальном акте. Без такого порядка каждая замена дат превращается в отдельное согласование, и индивидуальная норма в графике сменности отстаёт от фактического графика отпусков.

Когда суммированный учёт не нужен

Если работник трудится по пятидневке или шестидневке с фиксированной продолжительностью дня и эта продолжительность укладывается в недельную норму, суммированный учёт вводить незачем: переработка видна в пределах дня и недели, а месячные нормы календаря служат только для расчёта оплаты. Суммированный учёт не отменяет ограничений по сверхурочной работе и отдыху, поэтому для офисного режима он добавляет обязанности по ведению учётного периода, не давая гибкости.

Стоимость КЭДО для ознакомления с графиками смен и отпусков: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Для сменных коллективов больше 25 человек подходит тариф «Бизнес»: при минимальной оплате 50 сотрудников годовой платёж составляет 30 000 ₽, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом. Актуальные условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.

Выводы

Годовая норма 2026 года при 40-часовой неделе — 1972 часа, но график смен строят от индивидуальной нормы, из которой уже вычтены отпуск, больничные и другие отсутствия с сохранением места работы. Численность сменного персонала проверяют делением фонда, который нужно покрыть, на эти индивидуальные нормы: переработку нельзя закладывать в график заранее, а с 1 сентября 2026 года сверхурочные при суммированном учёте оплачивают по каждой смене отдельно. Учётный период выбирают по тому, насколько ровно смены ложатся в норму, с учётом предела в 3 месяца для вредных и опасных работ.

Добыто закрывает документальную часть этого цикла: графики сменности и отпусков, согласия на сверхурочную работу и приказы работники подписывают электронной подписью в КЭДО, а подписанные экземпляры с датами ознакомления хранятся в электронном архиве и доступны при проверке.

Частые вопросы о фонде рабочего времени

Как рассчитать норму рабочего времени для внешнего совместителя?

По статье 284 ТК РФ совместитель работает не больше 4 часов в день, а в дни, когда он свободен по основному месту работы, — полную смену. За месяц или другой учётный период его часы не должны превышать половины нормы для соответствующей категории работников. При 40-часовой неделе это 60 часов в январе 2026 года, 92 часа в июле и 246,5 часа за II квартал.

Как считать норму, если работник принят или уволен в середине учётного периода?

Норму берут по производственному календарю только за ту часть периода, когда работник состоял в штате: с даты приёма или до даты увольнения включительно. Отработанные часы сравнивают с этой частичной нормой, и при увольнении до окончания учётного периода переработку определяют на дату увольнения и оплачивают в окончательном расчёте.

Можно ли вместо доплаты за сверхурочные дать отгул?

Да, но только по желанию работника: по статье 152 ТК РФ повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха не меньше времени, отработанного сверхурочно. Заявление работника о выборе отдыха вместо оплаты хранят вместе с приказом о привлечении к сверхурочной работе, а часы работы в любом случае засчитываются в годовой лимит 120 или 240 часов.

Учитывается ли работа в выходной день в сверхурочных часах за период?

Работа в выходной или нерабочий праздничный день, оплаченная в повышенном размере или компенсированная другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ, при определении сверхурочной работы, подлежащей повышенной оплате, не учитывается. Иначе один и тот же час оплатили бы дважды. В табеле такие часы отмечают отдельным кодом, чтобы при сверке по итогам периода их не сложили со сверхурочными.

Отличается ли годовая норма при шестидневной рабочей неделе?

Нет. Приказ № 588н считает норму по расчётной пятидневке для всех режимов, поэтому при 40-часовой неделе и шестидневке годовая норма 2026 года тоже 1972 часа. Меняется только распределение по дням: по статье 95 ТК РФ при шестидневке работа накануне выходного дня не может длиться больше 5 часов.

Что делать, если по итогам учётного периода у работника недоработка?

Сначала выясните причину. Если часов меньше нормы из-за графика, составленного работодателем, работник не виноват, и график на следующий период корректируют, чтобы норма выполнялась. Если недоработка вызвана прогулами или опозданиями, по статье 155 ТК РФ оплачивается фактически отработанное время, а сам факт нарушения оформляют актом и объяснительной.