Формы учета рабочего времени от бумажного табеля до электронной системы

Формы учёта рабочего времени для коммерческой организации определяет руководитель. Это унифицированный табель Т-12 или Т-13, собственный бланк с обязательными реквизитами из статьи 9 закона 402-ФЗ или электронный табель, подписанный электронной подписью ответственных лиц. Обязанность учитывать время, фактически отработанное каждым работником, в том числе дистанционным, закреплена статьёй 91 ТК РФ. От выбранной формы она не зависит. С 1 сентября 2026 года по табелю считают годовой лимит: сверхурочная работа может доходить до 240 часов в год при коллективном договоре или отраслевом соглашении, а часы сверх 120 допускаются только с письменного согласия работника. Государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме 0504421 из приказа Минфина № 52н, коммерческие компании выбирают форму сами.

Материал помогает выбрать форму под режим компании: пятидневка, сменный график работы, суммированный учёт, дистанционная работа. Покажем, какие реквизиты нужны собственному и электронному табелю и чем электронный табель по 402-ФЗ отличается от документов КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Отдельно перечислим кадровые документы, которые закон оставляет на бумаге. Сценарная таблица по режимам работы стоит в середине материала. Пошаговый порядок смены формы учёта, типичные ошибки, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие формы табеля учёта рабочего времени допустимы в 2026 году

Унифицированные табели Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Они предназначены для учёта отработанного и неотработанного времени. Т-13 по указаниям к постановлению применяется при автоматизированной обработке учётной информации. Для коммерческой организации обе формы необязательны. Часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» оставляет выбор формы первичного учётного документа за руководителем: он утверждает форму по представлению лица, которое ведёт бухгалтерский учёт.

Собственный табель, бумажный или электронный, содержит обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для табеля это отработанное и неотработанное время;
• величину измерения с единицами: часы и дни;
• должности лиц, ответственных за оформление;
• подписи этих лиц со сведениями для их идентификации.

Та же статья 9 разрешает составлять первичный документ на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Таблица в учётной системе без подписи ответственных лиц этому требованию не отвечает, даже если в ней верно проставлены все часы.

Пять вариантов различаются нормативной основой и кругом организаций, которым они доступны:

Свобода выбора формы есть только у коммерческих компаний. Бюджетная организация при смене системы сохраняет форму 0504421. Срок хранения у всех вариантов одинаковый: табели и журналы учёта рабочего времени хранятся 5 лет по статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Смена носителя этот срок не прерывает, поэтому бумажные табели за прошлые периоды хранятся до его истечения.

Перед сменой формы найдите распорядительный документ, которым руководитель утвердил текущий табель. Новая форма вводится таким же решением с датой, с которой она применяется.

Бланк табеля Т-12 и образец табеля рабочего времени

Бланк Т-12 нужен компании, которая остаётся на унифицированной форме, а образец табеля рабочего времени удобно взять за основу собственного бланка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверхурочная работа в год и баланс рабочего времени: что показывает табель с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ действует с 1 сентября 2026 года и изменил статью 99 ТК РФ. Сверхурочная работа по-прежнему не превышает 4 часов в день и 120 часов в год. Лимит можно поднять до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Привлечение сверх 120 часов в год допускается только с письменного согласия работника. Для работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 лимит остаётся 120 часов при любом коллективном договоре. То же касается указанных в законе внутренних совместителей государственных и муниципальных учреждений.

Месячный табель годового итога по сверхурочным не содержит. Перед тем как привлекать работника к 121-му часу, кадровой службе нужны накопленные с начала года сверхурочные часы, подписанное согласие и сведения о категории работника. При бумажном учёте эти сведения ведут отдельно и сверяют вручную. В электронной системе годовой итог по каждому работнику можно собирать из подписанных табелей автоматически.

Статья 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ требует считать оплату сверхурочной работы от заработной платы по действующей системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. При суммированном учёте рабочего времени оплату считают исходя из сверхурочного времени, пришедшегося на конкретный день или смену учётного периода. Если в табеле сверхурочные показаны одной суммой за период без привязки к датам, такой расчёт по нему не выполнить.

Баланс рабочего времени сопоставляет отработанные часы работника с нормой по производственному календарю рабочего времени: за месяц, а при суммированном учёте за учётный период. Когда норма и факт стоят в одной форме, сверхурочные часы отделяются от работы по графику до того, как табель уходит в расчёт зарплаты.

Открытые материалы о поправках часто написаны до 1 сентября 2026 года и описывают лимит 240 часов в будущем времени. Действующую редакцию статей 99 и 152 сверяйте по тексту Трудового кодекса на официальном интернет-портале правовой информации.

Проверьте, распространяется ли на компанию отраслевое соглашение и есть ли в коллективном договоре условие о 240 часах. Без них предел для всех работников составляет 120 часов в год.

Соберите табель по форме Т-13 на месяц

Конструктор формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, нетрудоспособности, отпуска и командировки. Обозначения сверхурочной работы в этот набор не входят, их вносят отдельно.

Сменный график работы, суммированный учёт и дистанционные работники: что критично в учёте

Графики сменности составляются с учётом мнения представительного органа работников и доводятся до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещена, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ (статья 103). Табель при сменном графике сверяют с утверждённым графиком. Смена, которой нет в графике, или две смены подряд в табеле требуют проверки основания до закрытия месяца.

Если по условиям производства нельзя соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, вводят суммированный учёт (статья 104 ТК РФ). Учётный период не превышает 1 года, для работ с вредными или опасными условиями — 3 месяцев. Порядок введения закрепляют правила внутреннего трудового распорядка. Норму проверяют за весь учётный период, поэтому лишний час в отдельную смену ещё не означает сверхурочную работу. Сверхурочные определяются по итогам периода, а для оплаты по статье 152 их привязывают к дням и сменам.

Режим рабочего времени дистанционного работника закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении. Если режим нигде не установлен, работник определяет его сам (статья 312.4 ТК РФ). Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время, и обязанность учёта по статье 91 распространяется на дистанционных работников в полном объёме.

Сценарии ниже показывают, что проверять в первую очередь при выборе формы учёта:

Каждый сценарий из таблицы добавляет к учёту перекрёстную проверку: график сменности, учётный период, годовой лимит, категория работника. Месячный бумажный бланк эти проверки между собой не связывает, их выполняет специалист по кадрам. Отметьте сценарии, которые есть в вашей компании: из них складывается список требований к новой форме табеля или к системе.

Полезно знать: работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов в год, получают по 144-ФЗ право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Такие дни отражаются в табеле как неявка с сохранением заработка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Электронный табель и КЭДО: что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге

Табель — первичный учётный документ работодателя. Его подписывают ответственные лица, а электронную форму табеля регулирует статья 9 402-ФЗ. Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, охватывает документы, которые работодатель и работник создают, подписывают, используют и хранят в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Перевод табеля в электронный вид сам по себе не превращает его в документ КЭДО с работником.

Правила статей 22.1-22.3 включаются, когда в электронный вид переходят документы с подписью или ознакомлением работника: заявления, письменные согласия, ознакомление с ЛНА. Для этого работодатель принимает ЛНА о КЭДО с учётом мнения профсоюзного органа, если он есть. В акте указывают информационную систему, перечень электронных документов и категории работников. Работников уведомляют, а сам переход по общему правилу требует письменного согласия. Отказ работника не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения.

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре группы документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Табели, графики отпусков, остальные приказы, заявления и ЛНА можно вести электронно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронный документооборот часто воспринимают как ещё один канал рядом с бумагой. По процессам, которые вы перевели и на которые работник дал согласие, оформить документ на бумаге уже не получится: вы меняете способ оформления, запасного бумажного варианта не остаётся. Систему потом можно сменить, способ оформления по переведённому процессу — нет. Поэтому сначала разберите свои процессы и только после этого выбирайте систему.»

Важный нюанс из практики: некоторые компании выдают электронную подпись только после испытательного срока. В этом случае трудовой договор и документы приёма остаются бумажными, а электронный оборот начинается позже. Момент выдачи подписи компания выбирает сама. При низкой текучести подпись выдают при приёме, и весь комплект уходит в электронный вид. Если испытание не проходит заметная часть людей, выдача после испытания сокращает число отзываемых ключей.

В Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Составьте перечень документов, которые сопровождают учёт времени в вашей компании, и отметьте, какие из них подписывает работник: этот перечень войдёт в ЛНА о КЭДО.

Как перейти с бумажного табеля на электронный учёт рабочего времени

Смена формы учёта затрагивает распоряжение руководителя о форме табеля, правила внутреннего трудового распорядка и, если работник подписывает документы в системе, ЛНА о КЭДО. Меняется и источник сведений для табеля: отметки об отпусках, нетрудоспособности и командировках приходят из кадровых документов без повторного ввода. В Добыто в профиле сотрудника есть блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования, рядом лежат запросы на отпуск и счётчики дней отпуска и отгулов. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за 1 день, документы синхронизируются автоматически.

Что проверить до смены формы учёта

• Каким документом утверждена текущая форма табеля и кто его подписывает.
• Какие режимы есть в компании: пятидневка, сменный график, суммированный учёт, дистанционная работа.
• Закреплены ли порядок суммированного учёта и учётный период в правилах внутреннего трудового распорядка.
• Есть ли коллективный договор или отраслевое соглашение, поднимающее лимит сверхурочной работы до 240 часов.
• Есть ли работники с вредными условиями подклассов 3.1-3.4, работники пенсионного и предпенсионного возраста, внутренние совместители в бюджетном учреждении.
• Какие документы, связанные с учётом времени, подписывает сам работник.
• Сколько работников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года.
• Где хранятся бумажные табели, срок хранения которых не истёк.

Важный нюанс из практики: согласие на КЭДО собирают у работников, начавших трудовую деятельность до 1 января 2022 года, и каждый из них вправе отказаться. Чем таких людей в коллективе больше, тем дольше идёт сбор согласий. Документы отказавшихся ведут в бумажном режиме параллельно, и этот режим закладывают в план перехода заранее.

Как сменить форму учёта рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Опишите режимы работы и документы, из которых формируется табель: графики сменности, приказы об отпусках и командировках, листки нетрудоспособности, согласия на сверхурочную работу. По каждому документу определите подписантов и вид подписи.
2. Шаг 2. Утвердите новую форму табеля решением руководителя с датой начала применения. Проверьте, что в ней есть 7 реквизитов из части 2 статьи 9 402-ФЗ, а при суммированном учёте есть графы сверхурочных часов по дням или сменам.
3. Шаг 3. Внесите в правила внутреннего трудового распорядка порядок суммированного учёта и учётный период, если они применяются. Режим дистанционных работников закрепите в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении.
4. Шаг 4. Если работники будут подписывать документы в системе, примите ЛНА о КЭДО с учётом мнения профсоюзного органа при его наличии. Затем уведомите работников и соберите письменные согласия у тех, от кого они требуются.
5. Шаг 5. Настройте в системе подписи ответственных лиц на табеле, маршрут согласования, передачу часов в расчёт зарплаты и годовой счётчик сверхурочных по каждому работнику.
6. Шаг 6. Запустите пилот на одном процессе для всей компании и заранее назначьте дату, с которой бумажный табель больше не ведётся.
7. Шаг 7. Определите место хранения бумажных табелей до истечения срока и порядок выгрузки электронных табелей с подписями по запросу ГИТ.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пилот в одном подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех сотрудников проверяет людей. Внедрение тормозит сопротивление людей чаще, чем техника. Пока пилот идёт в одном подразделении, остальная компания живёт по-старому и смотрит на него как на чужой эксперимент. Если вся компания проходит через один простой процесс, через квартал в коллективе не остаётся людей, для которых электронное подписание незнакомо. Выбирайте для старта процесс, через который проходит каждый работник.»

В практике Добыто мы закладываем пилот на одном процессе для всей компании. Тот же вариант выбрала основная часть из 20 участников вебинара о поэтапном переходе на КЭДО. Выборка небольшая, это аудитория одного вебинара, и картину рынка в целом она не описывает.

Когда электронная система учёта не подходит или преждевременна

Бюджетному учреждению система подходит, только если формирует табель по форме 0504421: правила о собственной форме для коммерческих организаций на государственный сектор автоматически не переносятся. В регулируемых отраслях общие нормы не отменяют специальных требований к учёту времени. Для железнодорожного транспорта 144-ФЗ отдельно урегулировал особенности оплаты сверхурочной работы. Такие требования проверяют по отраслевым актам до выбора системы.

Второй случай — коллектив, в котором заметная часть работников со стажем до 2022 года откажется от КЭДО. Табель ответственные лица работодателя смогут подписывать электронно, но заявления, согласия и ознакомления отказавшихся останутся бумажными. Компания будет работать в двух режимах без даты окончания.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Комбинировать процессы и подразделения при переходе можно. Но если система не показывает, кто по каким процессам переведён, отслеживать это придётся вручную. Когда у части подразделений электронный отпуск, у части бумажный, а трудовые договоры у всех на бумаге, кадровая служба работает в двух режимах сразу. Для переходного периода это нормально, для постоянной работы — нет. Определите срок перехода заранее.»

Ошибки при смене формы учёта рабочего времени и их цена

Трудовой надзор ведут Роструд и государственные инспекции труда по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230. При проверке ГИТ может запросить правила внутреннего трудового распорядка, графики, ЛНА и документы учёта рабочего времени. Общая санкция за нарушение трудового законодательства установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. За повторное аналогичное нарушение часть 2 той же статьи предусматривает повышенные санкции.

• Электронный табель без электронной подписи ответственных лиц. Подписание не настраивают, чтобы быстрее запуститься. В результате табель не отвечает части 2 статьи 9 402-ФЗ, и за проверяемый период нет подписанного первичного документа.
• Сверхурочные одной суммой за учётный период. Детализацию по дням считают лишней, хотя при суммированном учёте оплата по статье 152 считается по дням и сменам. Недоплата сверхурочных — нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП.
• Работа сверх 120 часов без письменного согласия или привлечение сверх лимита работников, которым закон сохранил 120 часов. Годовой итог в месячном табеле не виден, и без накопительного счётчика превышение легко пропустить.
• Уничтожение бумажных табелей после перехода. Архив кажется лишним, но срок хранения по приказу Росархива № 236 при смене носителя продолжает течь.
• График сменности, доведённый позже чем за месяц. График составляют в последний момент, а статья 103 требует довести его до работников не позднее чем за 1 месяц. Табель в этом случае фиксирует работу по графику, введённому с нарушением.
• ЛНА о КЭДО по типовому шаблону. Шаблон берут, чтобы сэкономить время на подготовке. В итоге порядок документооборота не совпадает с реальными процессами и подписантами.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Закон описывает рамку, порядок внутри неё работодатель определяет сам. Если не описать его под свои процессы, останется типовой порядок из шаблона поставщика системы, и работать по нему придётся годами. Перед утверждением ЛНА сверьте его с перечнем ваших документов, подписантов и видов подписи.»

Перед первым закрытием месяца в новой форме сверьте табель с графиками сменности, приказами и согласиями на сверхурочную работу.

Стоимость КЭДО для учёта рабочего времени и кадровых документов: тарифы 2026 года

Цена системы зависит от тарифа, числа сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С:ЗУП. Тарифы приведены на дату публикации.

Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт». Интеграция с 1С, УКЭП и электронный архив начинаются с тарифа «Бизнес», где действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Полный состав каждого тарифа и условия смены приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Коммерческая организация выбирает форму учёта рабочего времени сама: Т-12, Т-13 или собственный бланк с реквизитами 402-ФЗ, на бумаге или с электронной подписью. Бюджетный сектор остаётся на форме 0504421. После поправок 144-ФЗ учёт должен связывать месячный табель с годовым лимитом сверхурочных, согласиями работников и оплатой по дням при суммированном учёте. Электронный табель подписывают ответственные лица работодателя, а КЭДО с согласием работников нужен для документов, которые подписывает сам работник.

Добыто ведёт кадровые документы и согласование рабочего времени в одной системе с интеграцией с 1С:ЗУП. При переходе мы начинаем с одного процесса для всей компании и описываем порядок в ЛНА под процессы клиента.

Частые вопросы об учёте рабочего времени и сверхурочной работе

Можно ли установить учётный период больше 3 месяцев для работников с вредными условиями труда?

Да. Статья 104 ТК РФ позволяет увеличить учётный период для работников на работах с вредными или опасными условиями до 1 года при сезонных или технологических причинах. Условие одно: увеличение должно быть предусмотрено и отраслевым (межотраслевым) соглашением, и коллективным договором. Если одного из этих документов нет, действует предел 3 месяца. Порядок суммированного учёта по-прежнему закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка.

Что нужно для сверхурочной работы свыше 120 часов у работника пенсионного или предпенсионного возраста?

С 1 сентября 2026 года части 7-8 статьи 99 ТК РФ в редакции 144-ФЗ допускают такую работу только при письменном согласии работника и отсутствии медицинского запрета. Работодатель письменно уведомляет работника о праве отказаться. Те же условия действуют для работников с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2. Для подклассов 3.3 и 3.4 предел 120 часов в год не повышается даже при коллективном договоре.

Как отразить сверхурочную работу, если работник выбрал дополнительный отдых вместо повышенной оплаты?

По статье 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ повышенная оплата по желанию работника заменяется дополнительным временем отдыха, желание фиксируют заявлением. В табеле часы всё равно отмечаются как сверхурочные: они входят в годовой лимит 120 или 240 часов независимо от способа компенсации. День отдыха отражается отдельно, в том месяце, когда работник его использует.

В какой срок оформляется неполное рабочее время по заявлению работника?

С 1 сентября 2026 года 144-ФЗ установил работодателю срок 5 рабочих дней с даты заявления работника для заключения дополнительного соглашения и издания приказа. С даты, указанной в приказе, в табеле меняется норма часов этого работника, и баланс рабочего времени считается от неполной нормы.

Можно ли вести КЭДО без собственной информационной системы?

Статья 22.1 ТК РФ допускает два варианта: цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя, которая обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документа. Расходы на систему и на электронную подпись работника по статье 22.3 ТК РФ несёт работодатель. Выбранную систему указывают в ЛНА о КЭДО.

Можно ли подписывать кадровые документы через мессенджер MAX?

Как действующая норма — нет. Минтруд разработал законопроект о применении мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем с интеграцией с информационными системами работодателя и платформой «Работа в России», но на дату подготовки материала закон не принят. До его принятия виды подписи для кадровых документов определяются действующими статьями 22.1-22.3 ТК РФ и законом 63-ФЗ об электронной подписи.