Журнал рабочего времени Трудовой кодекс РФ отдельно не требует. Часть 4 статьи 91 обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, но форму учёта не задаёт. Журнал прихода и ухода может служить первичной отметкой, а для оплаты и проверки нужен свод за период: табель Т-12, Т-13 или собственная форма, утверждённая по статье 9 закона № 402-ФЗ. С 1 сентября 2026 года годовой лимит сверхурочной работы можно поднять со 120 до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением. С чем сверять часы, зависит от режима. При нормальной продолжительности это дневная и недельная норма. При суммированном учёте это норма за учётный период: до одного года, а на вредных и опасных работах до трёх месяцев.
Материал показывает, чем журнал отличается от табеля, графика работы и производственного календаря. Отдельно описано, как перевести учёт с журнала на табель за 6 шагов и как суд оценивает данные СКУД, если работодатель вёл учёт ненадлежащим образом. Разобраны категории работников, для которых лимит остаётся 120 часов, и новый порядок оплаты сверхурочных при суммированном учёте. Сроки хранения табелей, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость электронного учёта в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязан ли работодатель вести журнал рабочего времени
Отдельный журнал учёта рабочего времени Трудовой кодекс РФ не предусматривает. Часть 4 статьи 91 ТК РФ формулирует обязанность через результат: работодатель ведёт учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Название документа, его структура и способ ведения в норме не указаны. Поэтому учёт можно вести в журнале, табеле или электронной системе при двух условиях: порядок закреплён работодателем, а по документу видно фактическое время каждого человека.
Ту же формулировку статьи 91 воспроизводит перечень обязательных требований на портале Онлайнинспекция.РФ. По нему работодатель сверяет, какое требование оценивается при проверке, и видит, что конкретная форма документа в нём не названа.
Если журнал служит первичным учётным документом, к нему применяется статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Значение имеют содержание записи, её достоверность и обязательные реквизиты. Унифицированные формы из альбомов Госкомстата с 1 января 2013 года по общему правилу необязательны.
Систему учёта проверяют двумя вопросами. Первый: видно ли по документу каждого работника и каждый день. Второй: выводится ли из него итог часов за месяц или учётный период для расчёта зарплаты. Если на второй вопрос ответ отрицательный, журнал дополняют табелем или заменяют им.
Журнал, табель, график работы и календарь рабочего времени: чем они отличаются
Журнал, табель, график и производственный календарь отвечают на разные вопросы: что произошло, сколько отработано, что запланировано и какова норма.
| Документ | Что фиксирует | Подтверждает ли фактически отработанное время |
|---|---|---|
| Журнал учёта рабочего времени (регистрации посещений) | Отдельные события: время прихода и ухода | Да, по событиям; итог часов за период не даёт |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12, Т-13 или своя форма) | Свод за период: отработанные и неотработанные часы каждого работника | Да; служит основой расчёта оплаты труда |
| График работы (сменности) | Плановый режим и смены | Сам по себе нет: задаёт план |
| Производственный календарь | Норму и распределение рабочих, выходных и нерабочих праздничных дней | Нет: показывает общую норму без индивидуального факта |
Фактически отработанное время подтверждают журнал и табель. Итог для расчёта оплаты даёт только табель. Такое разграничение следует из назначения документов и обязанности учитывать факт; отдельной терминологии для журнала, табеля и графика закон не закрепляет.
Баланс рабочего времени за месяц или учётный период получают, сопоставляя норму и факт. Норму берут из производственного календаря и графика работы, факт — из табеля. Превышение нормы проверяют на признаки сверхурочной работы по статье 99 ТК РФ. Недоработку отражают кодами неявок, по которым видно её основание. Сверьте, из какого документа бухгалтерия берёт часы для расчёта зарплаты: если из графика, фактическое время в расчёт не попадает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чем заменить журнал: табель Т-12, Т-13 или собственная форма
Формы Т-12 «Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда» и Т-13 «Табель учёта рабочего времени» утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По указаниям к формам они нужны для четырёх целей:
- учёт времени, фактически отработанного и неотработанного каждым работником;
- контроль режима рабочего времени;
- расчёт оплаты труда;
- статистическая отчётность по труду.
Т-12 совмещает учёт часов с расчётом оплаты, Т-13 ограничивается учётом времени.
С 2013 года обе формы необязательны. Организация вправе утвердить собственный бланк по статье 9 закона № 402-ФЗ и закрепить форму и порядок учёта локальным актом. Унифицированный бланк остаётся рабочим вариантом, если его графы покрывают режим компании.
Табель ведут одним из двух методов: сплошной регистрацией явок и неявок или регистрацией только отклонений от установленного режима. Метод отклонений короче. Но при суммированном учёте с 1 сентября 2026 года оплата сверхурочных зависит от переработки в конкретный день или смену, поэтому часы по каждому дню там нужны всё равно.
Указания к формам разрешают увеличивать количество граф для дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. В такие графы вносят, в частности, время начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. С ними событие и итог фиксируются в одном документе, и отдельный журнал прихода и ухода становится не нужен.
В сервисе Добыто табель Т-13 собирается в конструкторе: бланк на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, временной нетрудоспособности, отпуска и командировки выгружается в формате .docx.
Соберите табель Т-13 на месяц с отметками явок и неявок
Когда журнала посещений недостаточно и как суд оценивает данные СКУД
Прямой нормы о том, что журнал посещений заменяет сводный табель, в законе нет. Пригодность журнала определяют содержание учёта, его закрепление работодателем и достаточность данных для оплаты и проверки. Журнал прихода и ухода не закрывает задачу учёта в четырёх ситуациях:
- суммированный учёт и гибкий режим, где часы сверяют с нормой за учётный период (статьи 102 и 104 ТК РФ);
- сверхурочная работа, потому что отметка ухода не показывает, по чьей инициативе работник задержался;
- работа в выходной или нерабочий праздничный день, которую нужно отличить от выходного по графику (статья 113 ТК РФ);
- расчёт зарплаты, для которого бухгалтерии нужен итог часов за период.
Кейс из практики: работники потребовали оплатить сверхурочную работу и работу в выходные дни. Работодатель в спорные периоды учёт рабочего времени надлежащим образом не вёл. Суды оценили доказательства в совокупности и приняли данные СКУД. Они указали, что доказывать личную инициативу работников оставаться на работе сверх нормальной продолжительности должен работодатель, а таких доказательств он не представил. Первый кассационный суд общей юрисдикции определением от 10 марта 2026 года по делу № 88-6593/2026 поддержал этот подход и отклонил доводы кассационной жалобы работодателя.
Для настройки учёта полезна ещё одна деталь дела. Суды взяли данные СКУД всей территории предприятия, предпочтя их данным пропускного пункта конкретного объекта. За пределами этого пункта находились складские помещения, куда работники ходили за строительными материалами для выполнения работ. Если сотрудники выполняют трудовые обязанности за периметром своего пропускного пункта, отметки одного турникета их рабочее время полностью не описывают.
Работнику дело показывает, что данные пропускной системы можно использовать как доказательство переработки, если их подкрепляют другие материалы. Работодателю оно показывает, что журнал прихода и ухода без сводного табеля и без фиксации инициативы продолжения работы в споре о переработках его позицию не подтверждает.
Журнал при этом сохраняет смысл как первичная отметка событий: он фиксирует время прихода и ухода, которое табель сводит в часы. Для этого форму и порядок ведения журнала закрепляют в ЛНА, а записи сверяют с табелем при закрытии месяца или учётного периода.
Как перевести учёт рабочего времени с журнала на табель
Перед переходом определяют четыре вещи: какой документ становится первичным, кто его ведёт и подписывает, каким методом отмечаются явки и как выделяются сверхурочная работа и работа в выходные. Электронный табель подчиняется тем же правилам, что и бумажный. Форму утверждает руководитель, а документ в электронном виде подписывается электронной подписью по статье 9 закона № 402-ФЗ.
В личном кабинете сотрудника в сервисе Добыто учёт рабочего времени выведен отдельным блоком с кнопкой согласования. Рядом находятся лента запросов на отпуск и счётчики дней отпуска и отгулов, поэтому отметки времени и отсутствия видны в одном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Минтруд подготовил законопроект, который разрешает вести документооборот между работником и работодателем через мессенджер MAX. На дату публикации это проект, и ссылаться на него как на действующую норму нельзя. До принятия закона подпись для конкретного кадрового документа определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ в действующей редакции. Когда переводите учёт рабочего времени в электронный вид, выбирайте подпись по этим нормам.»
Как перевести учёт с журнала на табель: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите первичный документ учёта: журнал прихода и ухода, табель или электронную систему. Форму первичного документа утверждает руководитель по статье 9 закона № 402-ФЗ.
- Шаг 2. Выберите метод ведения табеля: сплошную регистрацию явок и неявок или регистрацию только отклонений. При суммированном учёте нужны часы по каждому дню или смене.
- Шаг 3. Утвердите бланк: Т-12, Т-13 или собственную форму. Для нестандартного режима добавьте графы времени начала и окончания работы.
- Шаг 4. Закрепите порядок учёта в ЛНА: кто ведёт табель, кто его подписывает, когда закрывается период и как журнал сверяется с табелем.
- Шаг 5. Выделите сверхурочную работу и работу в выходные отдельными строками или кодами. Ведите годовой итог сверхурочных часов по каждому работнику, чтобы видеть порог 120 часов, а при коллективном договоре или отраслевом соглашении — 240 часов.
- Шаг 6. Определите место и срок хранения: табели и журналы учёта рабочего времени хранятся 5 лет, по работникам с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет.
Бланк табеля Т-12 и образец табеля учёта рабочего времени
Это комплект для перехода с журнала на табель; первым откройте бланк Т-12, где учёт часов совмещён с расчётом оплаты труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (.xlsx) | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени (.xls) | Скачать |
Сверхурочная работа в год: лимит 120 и 240 часов с 1 сентября 2026 года
Статья 99 ТК РФ называет сверхурочной работу по инициативе работодателя за пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени. При суммированном учёте сверхурочной считается работа сверх нормы за учётный период. Предел — 4 часа в день и 120 часов в год, если Кодексом не предусмотрено иное. Последняя часть статьи обязывает работодателя обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника, какую бы форму учёта он ни выбрал.
С 1 сентября 2026 года действует редакция статьи 99, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ (официальная публикация на портале правовой информации). Годовой лимит можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, распространяющимся на работодателя. Дневной предел в 4 часа сохранился.
Повышенный лимит распространяется не на всех. Для работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 и для указанных в статье 99 работников государственных и муниципальных учреждений годовой максимум остаётся 120 часов. Пенсионеров, работников предпенсионного возраста и работников с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 привлекают сверх 120 часов только с письменного согласия и при соблюдении медицинских условий из статьи 99.
Внимание: по закону № 144-ФЗ привлечение к сверхурочной работе сверх 120 часов в год возможно только с письменного согласия работника. Для категорий, которые закон выделил отдельно, лимит остаётся 120 часов и коллективным договором не повышается.
Статья 152 ТК РФ в редакции с 1 сентября 2026 года задаёт минимум оплаты:
- первые 2 часа сверхурочной работы — не менее чем в полуторном размере;
- последующие часы — не менее чем в двойном размере;
- начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час.
Порог 121-го часа связан с годовым лимитом в 120 часов. Без годового итога сверхурочных в табеле этот порог не определить.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С 1 сентября 2026 года работник, которого привлекают к сверхурочной работе свыше 120 часов в год, получает право на ежегодную диспансеризацию. На это время его освобождают от работы с сохранением среднего заработка. Без отдельного учёта сверхурочных нарастающим итогом за год этот порог не отследить. Поставьте в табеле контрольную отметку на 120-м часе по каждому работнику.»
Важный нюанс из практики: значительная часть материалов о сверхурочной работе в открытом доступе написана до 1 сентября 2026 года и описывает поправки 144-ФЗ в будущем времени. Когда сверяете с такими текстами положение об оплате труда или график работы, проверяйте лимиты и коэффициенты по действующей редакции статей 99 и 152 ТК РФ.
Если коллективного договора нет и отраслевое соглашение на компанию не распространяется, годовой предел — 120 часов. Табель должен показывать, сколько часов из этого лимита уже использовано.
Суммированный, гибкий и дистанционный режим: что фиксировать в табеле
От режима рабочего времени зависит, с чем сверяется факт и в какой момент возникает сверхурочная работа.
| Режим | Норма ТК РФ | Что фиксировать в табеле | С чем сверять факт |
|---|---|---|---|
| Нормальная продолжительность | Статьи 91 и 99 | Фактические часы каждого дня, сверхурочные отдельно, не более 4 часов в день | Дневная и недельная норма |
| Суммированный учёт | Статьи 104 и 152 | Фактические часы по каждому дню (смене) и переработка в каждой смене | Норма за учётный период: до 1 года, на вредных и опасных работах до 3 месяцев |
| Гибкое рабочее время | Статья 102 | Фактические часы при договорённом начале, окончании или длительности дня | Суммарное количество часов за учётный период |
| Дистанционная работа | Статьи 91 и 312.4 | Фактически отработанное время, включая время взаимодействия с работодателем | Режим, который работник устанавливает сам, или режим из соглашения, ЛНА, коллективного договора |
| Работа в выходной или праздничный день | Статья 113 | Отметка фактической работы в день, который по графику выходной | График работы и письменное согласие, когда оно требуется |
Фактические часы по дням нужны в каждом режиме. Различается база сверки: дневная и недельная норма, норма учётного периода или договорённый режим.
Суммированный учёт статья 104 ТК РФ вводит, когда по условиям производства нельзя соблюдать установленную дневную или недельную продолжительность рабочего времени. Учётный период не превышает одного года, а для работ с вредными или опасными условиями труда — трёх месяцев. С 1 сентября 2026 года сверхурочная работа при суммированном учёте оплачивается исходя из сверхурочного времени, приходящегося на день или смену. Табель с одной итоговой цифрой за квартал для такого расчёта не подходит.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Конкретные размеры оплаты сверхурочных можно закрепить в коллективном договоре, отраслевом соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Ниже минимума статьи 152 они быть не могут. При суммированном учёте коэффициент зависит от переработки в конкретную смену, поэтому итог за квартал без разбивки по дням не позволяет посчитать оплату. Проверьте, что положение об оплате труда описывает расчёт по сменам, а табель хранит часы по каждому дню.»
При гибком режиме начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня определяют соглашением сторон. Работодатель обеспечивает отработку суммарного количества рабочих часов за учётный период (статья 102 ТК РФ). Индивидуальный график фиксирует договорённость, табель — фактические часы и их итог за период.
Полезно знать: закон № 144-ФЗ отдельно урегулировал особенности оплаты сверхурочной работы при суммированном учёте рабочего времени и на железнодорожном транспорте. Для таких работодателей общий порядок применяется с учётом специальных норм.
Дистанционный работник по общему правилу сам устанавливает режим рабочего времени, если иной режим не закреплён соглашением сторон, ЛНА или коллективным договором (статья 312.4 ТК РФ). Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время. Обязанность учитывать фактически отработанное время по статье 91 сохраняется и для дистанционных работников.
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом (статья 113 ТК РФ). По общему правилу к ней привлекают с письменного согласия работника, а в случаях, прямо названных в законе, без него. В табеле выход в день, который по графику выходной, отмечается отдельно от работы в обычный рабочий день. Перед закрытием месяца сверьте график работы с табелем: каждый выход в выходной по графику должен подтверждаться письменным согласием или основанием из статьи 113.
Сколько хранить табели и журналы учёта и что грозит за отсутствие учёта
Табели и журналы учёта рабочего времени хранятся 5 лет по статье 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По работникам с вредными и опасными условиями труда срок другой. Документы, законченные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет.
Формулировку статьи 402 и примечания к ней можно сверить в тексте Перечня на сайте Росархива до утверждения номенклатуры дел кадровой службы.
Факт: переход на КЭДО сроки хранения не меняет. Табели и графики отпусков в электронном архиве хранятся те же 5 лет, что и на бумаге.
В практике Добыто кадровые документы из 1С:ЗУП автоматически синхронизируются с сервисом через готовый модуль. Хранятся они в электронном архиве, который входит в тариф «Бизнес».
За отсутствие учёта рабочего времени работодателя могут привлечь к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Санкция — предупреждение или штраф: от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Повторное аналогичное нарушение квалифицируется по части 2 той же статьи: штрафы выше, для должностного лица возможна дисквалификация.
Если искажение учёта привело к невыплате или неполной выплате зарплаты, нарушение может получить отдельную квалификацию по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Помимо штрафа есть риск спора о переработках: при ненадлежащем учёте доказывать личную инициативу работника приходится работодателю. Проверьте, где хранятся табели за последние 5 лет и по каким работникам действует срок 50 или 75 лет.
Стоимость электронного учёта рабочего времени в КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО Добыто считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговую сумму определяют численность и набор функций. На тарифе «Бизнес» минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия на дату публикации собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Закон обязывает учитывать фактически отработанное время каждого работника и не привязывает эту обязанность к журналу. Журнал прихода и ухода фиксирует события. Оплату, сверхурочные с лимитами 120 и 240 часов и работу в выходные показывает табель с часами по дням и итогом за период. Если такого учёта нет, суд может принять данные СКУД, а доказывать инициативу работника придётся работодателю; сами табели хранятся 5 лет, по вредным и опасным работам 50 или 75 лет.
В Добыто табель Т-13 собирается в конструкторе, а отметки рабочего времени согласуются в кабинете сотрудника. Документы хранятся в электронном архиве с интеграцией с 1С:ЗУП, поэтому учёт часов и его хранение ведутся в одной системе.
Частые вопросы о журнале и табеле рабочего времени
Можно ли заменить повышенную оплату сверхурочных дополнительным временем отдыха?
Да, по желанию работника. С 1 сентября 2026 года такая замена входит в единый порядок оплаты сверхурочной работы по закону № 144-ФЗ. Инициатива исходит от работника, работодатель не вводит замену в одностороннем порядке. Часы при этом остаются сверхурочными и учитываются в годовом лимите 120 или 240 часов, поэтому в табеле их отмечают так же, как оплачиваемую переработку.
С каким МРОТ сверять оплату отработанных часов в 2026 году?
С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц: его установил Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального. В Москве на 2026 год он составляет 32 916 рублей. Зарплату сверяют с региональным значением, а табель показывает, какая часть нормы времени отработана за месяц.
Нужно ли вести табель на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?
Статья 91 ТК РФ обязывает учитывать время, фактически отработанное работником, то есть лицом по трудовому договору. Требования ТК РФ к учёту рабочего времени на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых не переносятся. Ко второму чтению закона № 144-ФЗ обсуждались поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при выявлении таких признаков, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст они не вошли, поэтому ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Можно ли отозвать из отпуска работника с вредными условиями труда, если некем закрыть смену?
Нет. С 1 сентября 2026 года отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА; работу в этом случае оплачивают не менее чем в двойном размере. Нехватка персонала под исключение не подпадает.
Сколько времени у работодателя на оформление неполного рабочего времени по заявлению работника?
5 рабочих дней с даты заявления. За этот срок работодатель заключает дополнительное соглашение и издаёт приказ; норма действует с 1 сентября 2026 года по закону № 144-ФЗ. С даты, указанной в документах, график работы и норма часов в табеле пересчитываются под новый режим.
