Таблица рабочего времени — первичный документ, в котором работодатель фиксирует часы, фактически отработанные каждым работником: обязанность установлена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 с 1 января 2013 года для коммерческих организаций не обязательны. Поэтому учёт ведут в собственной форме, утверждённой руководителем, в Excel или в кадровой системе как электронный документ с электронной подписью. При любом способе в табель вносят фактически отработанное время, а плановые часы графика туда не копируют. Сверхурочные с 1 сентября 2026 года сверяют с годовыми порогами 120 и 240 часов. Табели хранят 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Коммерческая организация утверждает форму сама, государственное или муниципальное учреждение ведёт табель по форме ОКУД 0504421 из приказа Минфина России № 52н.
Покажем, где Excel перестаёт справляться: суммированный учёт, новые лимиты сверхурочной работы, дистанционные работники и вахтовики, уволившиеся до окончания вахты. Для вахтовиков Конституционный Суд в 2026 году ввёл отдельный расчёт переработки. Разберём, что кадровая система берёт на себя: КЭДО оформляет, подписывает и хранит табель, но присутствие на рабочем месте не доказывает. Сценарная таблица по режимам работы, пошаговый перевод табеля в систему, тарифы на 30.10.2026 и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что фиксирует табель учёта рабочего времени и чем он отличается от графика работы
Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. График работы и график сменности задают план: в какие дни и часы сотрудник должен работать. Табель фиксирует то, что произошло на самом деле: явку, выходной, временную нетрудоспособность, отпуск, командировку, сверхурочные часы. Иногда график переносят в табель без сверки с фактом. Тогда отклонения в документ не попадают, и оплата считается по плановым часам вместо отработанных.
Норма рабочего времени — не более 40 часов в неделю (часть 2 статьи 91 ТК РФ). Норму на месяц, квартал и год рассчитывают исходя из установленной продолжительности рабочей недели. Порядок расчёта утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Баланс рабочего времени — сопоставление нормы за период с фактически отработанными часами. По нему видно недоработку и переработку каждого сотрудника.
Производственный календарь, или календарь рабочего времени, — сводная таблица для удобства: отдельным нормативным актом он не утверждён. Норму считают по статье 112 ТК РФ, приказу № 588н и постановлению Правительства РФ о переносе выходных. На 2026 год переносы установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466. Выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря. Даты отдыха удобно сверять по официальному календарю выходных и праздничных дней на 2026 год на сайте Минтруда России. В приказе о графике указывают реквизиты самого постановления.
Для сменной работы графики сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Работа две смены подряд запрещена, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (части 4 и 5 статьи 103 ТК РФ). Это требования к графику; табель показывает, соблюдены ли они фактически.
Проверить собственный табель можно на одном месяце. Выберите месяц, в котором были временная нетрудоспособность или переработка, и сравните строки табеля с утверждённым графиком. Если строки полностью совпадают, табель заполняли по плану.
Форма табеля: Т-12, Т-13, собственная таблица или форма 0504421
Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Т-12 совмещает учёт рабочего времени и расчёт оплаты труда. Т-13 предназначена для учёта времени, в том числе при автоматизированной обработке. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированной первичной учётной документации для коммерческих организаций не обязательны. Основание — часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и информация Минфина России № ПЗ-10/2012.
Собственную форму табеля утверждает руководитель. В ней должны быть обязательные реквизиты первичного учётного документа из части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Excel-таблица подходит под это требование, если её форма утверждена руководителем и содержит эти реквизиты. Файл без утверждённой формы и без подписей ответственных лиц требованиям статьи 9 закона № 402-ФЗ не отвечает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельные правила действуют для государственных органов, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных и муниципальных учреждений. Для них приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвердил табель учёта использования рабочего времени по форме ОКУД 0504421. Право выбрать форму по части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ относится к коммерческим работодателям. Учреждения из перечня приказа № 52н применяют форму 0504421, и кадровая система учреждения должна формировать именно её.
Внимание: значительная часть шаблонов и статей в открытых источниках писалась до 1 сентября 2026 года. Поправки 144-ФЗ в них описаны в будущем времени. Перед тем как брать такой шаблон, сверьте дату публикации и правила сверхурочной работы с действующей редакцией статьи 99 ТК РФ.
Соберите табель по форме Т-13 на месяц
Конструктор формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, временной нетрудоспособности, отпуска и командировки. Если Т-13 в компании не утверждена как применяемая форма, руководитель утверждает её до начала месяца учёта.
Сверхурочная работа в год: лимиты 120 и 240 часов с 1 сентября 2026 года
Сверхурочной признаётся работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности смены. При суммированном учёте сверхурочной считается работа сверх нормы часов за учётный период (статья 99 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника. По общему правилу нужны письменное согласие работника и учёт мнения профсоюзного органа. Для отдельных чрезвычайных случаев статья 99 делает исключения.
Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил статью 99 ТК РФ с 1 сентября 2026 года. Годовой лимит теперь зависит от двух условий. Первое — распространяется ли на работодателя коллективный договор или отраслевое соглашение. Второе — к какой категории относится работник. Лимиты и условия привлечения по категориям работников с 1 сентября 2026 года:
| Категория | Лимит в год | Условия |
|---|---|---|
| Общее правило | 120 часов | Письменное согласие работника и учёт мнения профсоюзного органа; исключения для отдельных чрезвычайных случаев по статье 99 ТК РФ |
| Работники работодателя, на которого распространяется коллективный договор и (или) отраслевое (межотраслевое) соглашение с повышенным лимитом | до 240 часов | Сверх 120 часов: письменное согласие работника и правила допуска в коллективном договоре, соглашении или ЛНА. Правила включают направление на медосмотр или диспансеризацию в установленном законом порядке |
| Пенсионеры, предпенсионеры, работники с вредными условиями труда подклассов 3.1-3.2 | до 240 часов при тех же основаниях | Дополнительно: письменное согласие, отсутствие медицинского запрета, письменное ознакомление с правом отказаться |
| Работники с вредными условиями труда подклассов 3.3-3.4 | 120 часов | Увеличивать лимит нельзя |
| Работники государственных и муниципальных учреждений, работающие по внутреннему совместительству свыше четверти нормы | 120 часов | Повышенный лимит не применяется |
Месячный табель без годового итога не показывает, когда работник подошёл к 120 часам. В учёте нужен столбец сверхурочных часов нарастающим итогом с 1 января по каждому работнику. Рядом ставят отметку категории, для которой лимит 120 часов не поднимается.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если на компанию распространяется коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом 240 часов, работников в учёте делят на две группы. Для части из них закон оставил прежние 120 часов. Остальных можно привлекать сверх 120 часов только с письменного согласия. Заведите в табеле отметку категории и храните согласия рядом с годовым итогом сверхурочных, чтобы при проверке их можно было сопоставить.»
Факт: по 144-ФЗ первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры могут определяться коллективным договором, соглашением, ЛНА или трудовым договором.
Какой лимит действует в компании, проверяют по тексту коллективного договора и отраслевого (межотраслевого) соглашения, распространяющегося на работодателя. Если ни в одном из них повышенного лимита нет, учёт настраивают на 120 часов для всех работников.
Суммированный учёт, дистанционные работники и вахта: где таблица ошибается
Суммированный учёт рабочего времени вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти установленную ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени (статья 104 ТК РФ). Часы за учётный период не должны превышать нормального числа рабочих часов. Учётный период — не более одного года, для работ с вредными или опасными условиями труда — не более 3 месяцев. Для отдельных категорий в сезонных или технологических случаях его можно увеличить до одного года, если это предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором. Порядок введения суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Учётный период и период, за который закрывают табель, — разные величины. Табель закрывают помесячно, а сверхурочные при суммированном учёте определяют по итогам учётного периода. Часы сверх нормы в одном месяце квартального периода ещё не означают переработку. Помесячная Excel-таблица этого не видит, если в ней нет отдельного листа с нормой и фактом за весь учётный период.
Полезно знать: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
Важный нюанс из практики: при аудите процесса подбора персонала в одной компании не удалось посчитать, сколько времени занимает каждый этап. Причина — статусы в системе проставляли раз в неделю задним числом. Тот же принцип работает для табеля: отметки, внесённые в конце недели или месяца, не показывают, когда возникло отклонение. Поэтому отметки вносят в день события.
Дистанционные работники: режим и способ фиксации времени
Трудовое законодательство распространяется на дистанционных работников. Обязанность учитывать фактически отработанное время по статье 91 ТК РФ с работодателя не снимается. Режим рабочего времени дистанционного работника устанавливают коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или дополнительное соглашение. Если режим не установлен, работник определяет его сам (статья 312.4 ТК РФ). Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время.
Вход в корпоративную систему сам по себе отработанным временем не становится. Способ, которым фиксируется факт работы, закрепляют в тех же документах, где установлен режим. Табель дистанционного работника заполняют этим способом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вахтовый метод: увольнение до окончания вахты
Для вахтовиков в 2026 году появилось отдельное правило. Постановлением Конституционного Суда РФ от 06.02.2026 № 5-П статья 300 ТК РФ признана неконституционной. Она не позволяла учесть переработку работника, уволившегося до окончания вахты, и компенсировать фактически неиспользованный междувахтовый отдых. До изменения закона действует временный порядок. Рабочее время и время отдыха учитывают за фактически отработанный период: с момента начала работы до прекращения трудового договора. Часы переработки считают от нормы рабочего времени на соответствующий календарный период.
За полагающиеся, но не предоставленные дни междувахтового отдыха выплачивается денежная компенсация по правилам оплаты этих дней. Часы, не кратные полному рабочему дню, оплачиваются по часовой ставке. Правило касается только вахтового метода и только увольнения до окончания вахты. На сменный график, суммированный учёт без вахты и увольнение после окончания вахты оно не распространяется. При увольнении посреди вахты табель пересчитывают за фактический период; закрыть его по плановому графику вахты нельзя.
Что критично в учёте рабочего времени в разных сценариях
Что критично в учёте рабочего времени в каждом режиме и что можно оставить на второй план:
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Коммерческая организация, пятидневная неделя | Фактически отработанное время по каждому работнику; утверждённая руководителем форма с реквизитами по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ | Выбор между Т-12, Т-13 и собственной формой; бумажный или электронный вид документа |
| Государственное или муниципальное учреждение | Табель по форме ОКУД 0504421 по приказу Минфина России № 52н | Способ подготовки формы: вручную или в системе |
| Сменная работа, суммированный учёт | Норма и факт за весь учётный период; сверхурочные по итогам периода; график сменности доводится не позднее чем за месяц | Превышение нормы в отдельном месяце внутри учётного периода |
| Вредные или опасные условия труда | Учётный период не более 3 месяцев; для подклассов 3.3-3.4 лимит сверхурочных 120 часов без увеличения; хранение табелей 50/75 лет | Выбор формы табеля |
| Дистанционные работники | Режим в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении; способ фиксации факта; время взаимодействия с работодателем | Время входа в корпоративную систему |
| Вахтовый метод, увольнение до окончания вахты | Учёт за фактический период до прекращения договора; переработка от нормы календарного периода; компенсация неиспользованного междувахтового отдыха; неполные дни по часовой ставке | Плановый график вахты после даты увольнения |
| Работодатель с коллективным договором на 240 часов | Годовой итог сверхурочных по каждому работнику; письменное согласие сверх 120 часов; отметка категорий с лимитом 120 часов | Помесячный итог сверхурочных отдельно от годового |
Чем больше сценариев из нижней части таблицы есть в компании, тем больше расчётов в Excel ведут вручную. Итоги по учётному периоду, годовые итоги сверхурочных и пересчёт при увольнении вахтовика в месячной таблице сами не складываются.
Чем заменить таблицу рабочего времени: электронный табель в КЭДО
Электронный табель закон разрешает. Часть 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ допускает первичный учётный документ в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ устанавливают режим КЭДО: документы, связанные с работой, создаются, подписываются, используются и хранятся в электронном виде без дублирования на бумаге. Для этого используют платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя. Система должна обеспечивать подписание документов, их хранение и фиксацию получения.
Основания у электронного табеля и КЭДО разные. Закон № 402-ФЗ регулирует табель как первичный учётный документ. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют кадровые документы, с которыми работают сотрудники, включая графики, с которыми их знакомят. Компании, которая хочет вести табель электронно и знакомить работников с графиками без бумаги, нужны оба основания.
Что кадровая система берёт на себя, а что остаётся за работодателем
КЭДО оформляет документ, фиксирует, кто и когда его подписал и получил, и хранит его. Присутствие сотрудника на рабочем месте и количество отработанных часов система сама не доказывает. В табель попадает то, что внёс ответственный сотрудник или передала подключённая система учёта. Закон не наделяет коммерческие кадровые системы свойством автоматически фиксировать фактическое время. Поэтому порядок внесения отметок, ответственных и сроки закрепляют в ЛНА.
В сервисе Добыто в личном кабинете сотрудника есть блоки учёта рабочего времени с кнопкой согласования, лента запросов на отпуск и панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Бывает, что после внедрения системы сотрудники выполняют те же ручные проверки, и меняется только место, куда отправляют файл. Автоматизацией такой проект назвать нельзя: документы просто переехали из папки обмена в платный продукт. Перед переводом табеля в КЭДО опишите процесс: кто вносит отметку, кто её проверяет, кто утверждает табель и кто контролирует сроки. Процесс, который не работал на бумаге, в системе тоже не заработает, поэтому сначала его перестраивают, потом настраивают систему.»
Когда кадровая система не заменит табель
Переход на электронный табель не решает задачу или преждевременен в четырёх ситуациях:
- Учреждение входит в перечень приказа № 52н, а система не формирует табель по форме 0504421. Обязательную форму придётся готовить отдельно, и двойной учёт сохранится.
- Работодателю нужен доказательный учёт присутствия, а отметки в систему вносят вручную. КЭДО подтвердит подпись и дату документа, но явку не подтвердит.
- Не определено, где хранятся сведения о работниках: в облаке или на внутреннем контуре. Требования информационной безопасности не согласованы.
- Процесс учёта не описан: не назначены ответственные за отметки, проверку и утверждение табеля, не установлены сроки внесения отметок.
Важный нюанс из практики: крупная компания купила систему для подбора персонала в облачном варианте. Уже после оплаты выяснилось, что по внутренним требованиям сведения должны храниться на внутреннем контуре. Службу информационной безопасности и ИТ-отдел к выбору не подключили, и под систему пришлось докупать собственные серверы и лицензии операционной системы. Место хранения сведений согласуют с ИТ и безопасностью до выбора поставщика.
Сколько хранить табели и графики учёта рабочего времени
Табели (графики) и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Срок установлен пунктом 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Пункт относится к табелям и графикам учёта рабочего времени; на графики отпусков он не распространяется.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому подписанные табели и графики хранятся в системе без бумажного дубля.
Шаблоны табеля учёта рабочего времени для работы в файле
Если до перехода в систему табель ещё ведут в файле, начните с формы Т-12: в ней учёт времени совмещён с расчётом оплаты.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (.xlsx) | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени (.xls) | Скачать |
Как перевести учёт рабочего времени из Excel в кадровую систему
Перевод табеля начинается с документов компании. Форму, режимы и лимиты утверждают до того, как в систему попадёт первая отметка. Иначе система воспроизведёт те же пробелы, что были в таблице.
Что проверить до отказа от таблицы
- Форма электронного табеля утверждена руководителем и содержит реквизиты по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ; для учреждений из перечня приказа № 52н — форма 0504421.
- Если применяется суммированный учёт, в ПВТР закреплены порядок его введения и учётный период.
- Графики сменности утверждены и доводятся до работников не позднее чем за месяц до введения в действие.
- Для дистанционных работников в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении определены режим и способ фиксации времени.
- Проверено, распространяется ли на компанию коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом 240 часов. Выделены работники, для которых лимит остаётся 120 часов.
- Отмечены работы с вредными и опасными условиями: для них учётный период не более 3 месяцев, а срок хранения табелей 50/75 лет.
- Решено, где хранятся сведения о работниках, и это согласовано с ИТ и информационной безопасностью.
- Назначены ответственные за внесение отметок, проверку и утверждение табеля, установлены сроки внесения отметок.
Для компаний, которые считают заработную плату в 1С:ЗУП, у Добыто есть готовый модуль. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Повторно вносить отметки из табеля в учётную программу при такой схеме не нужно.
Как перевести табель из таблицы в кадровую систему: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите форму электронного табеля с реквизитами по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ, а для учреждений — форму 0504421. Закрепите в ЛНА, кто вносит отметки, кто проверяет и кто утверждает табель.
- Шаг 2. Перенесите в систему графики работы и сменности на ближайший период. Задайте нормы по каждому режиму с учётом переносов выходных, утверждённых постановлением Правительства РФ на текущий год.
- Шаг 3. Настройте обозначения: явка, выходной, временная нетрудоспособность, отпуск, командировка, сверхурочные с повышенной оплатой, сверхурочные с отдыхом, дни диспансеризации.
- Шаг 4. Заведите годовой итог сверхурочных часов по каждому работнику с отметкой категорий, для которых лимит 120 часов. Для суммированного учёта добавьте итог по учётному периоду.
- Шаг 5. Закройте первый месяц в двух местах, в Excel и в системе. Разберите каждое расхождение до отказа от таблицы.
- Шаг 6. Подпишите табель электронной подписью ответственных лиц. Проверьте, что документ сохранён в архиве системы вместе с отметкой о подписании.
- Шаг 7. Настройте передачу отметок в расчёт заработной платы и задайте срок хранения: 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет.
Цена ошибки в табеле: штраф по статье 5.27 КоАП и недоплата сверхурочных
Нарушение трудового законодательства, включая требования к учёту рабочего времени, может повлечь ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. При первичном нарушении возможно предупреждение или штраф. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. За аналогичное повторное нарушение предусмотрены более строгие меры:
- должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
- ИП — штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
- юридические лица — штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Штраф не назначается автоматически только за отсутствие табеля: квалификация зависит от обстоятельств нарушения.
Прямые потери от ошибок в учёте связаны с оплатой. Если сверхурочные не считают нарастающим итогом, часы после 120-го оплачиваются по ставке первых двух часов. По закону их нужно оплачивать не менее чем в двойном размере, и разницу придётся доплатить. Возможна и другая ошибка: вахтовику, уволившемуся посреди вахты, не пересчитали время за фактический период. Тогда остаётся невыплаченной компенсация за неиспользованный междувахтовый отдых.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «По желанию работника повышенную оплату сверхурочной работы заменяют дополнительным временем отдыха. Для учёта это два разных результата: часы, оплаченные в повышенном размере, и часы, за которые предоставлен отдых. Если табель их не разделяет, при проверке или споре трудно показать, чем компенсирована каждая переработка. Поэтому заведите для них разные обозначения.»
Риск проверяют на выборке. Возьмите работника, у которого за год накопилось максимум сверхурочных часов, и сверьте три вещи: годовой итог, применённые ставки оплаты и письменные согласия.
Стоимость перевода табелей и графиков в КЭДО на 30.10.2026
Стоимость зависит от тарифа, числа сотрудников, нужных видов подписи и интеграций. Цены указаны со страницы тарифов Добыто КЭДО и проверены 30.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Для тарифов «Старт» и «Бизнес» указаны цены «от», для «Корпорации» цена определяется по запросу. Итоговая сумма для конкретной компании зависит от численности и набора функций. Состав тарифов и действующие условия приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Обязанность учитывать фактически отработанное время не зависит от формата: коммерческая организация свободна в выборе формы, учреждения из перечня приказа № 52н работают по форме 0504421. Таблица в Excel закрывает пятидневку без отклонений. Её не хватает, когда нужны годовой итог сверхурочных с порогами 120 и 240 часов, расчёт по учётному периоду, разделение оплаты и отдыха или пересчёт при увольнении вахтовика. Кадровая система оформляет, подписывает и хранит табель, а достоверность отметок обеспечивает порядок, который закрепил работодатель.
В Добыто учёт рабочего времени в личном кабинете сотрудника, электронные подписи и архив кадровых документов собраны в одном сервисе. Для 1С:ЗУП сервис подключается готовым модулем, поэтому переход с таблицы на электронный табель проходит без повторного ввода отметок.
Частые вопросы об учёте рабочего времени
Сколько хранить табели работников с вредными условиями труда и что делать при трудовом споре?
Табели и журналы учёта рабочего времени при вредных и опасных условиях труда хранятся 50/75 лет по пункту 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Выбор между 50 и 75 годами определяет статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Документы по личному составу, делопроизводство по которым завершено до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Если по документам идёт трудовой спор, их хранят до принятия решения по делу.
Меняется ли срок хранения табеля, если его ведут в КЭДО?
Нет. Сроки по Перечню Росархива одинаковы для бумажных и электронных документов: табель в КЭДО хранится 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Информационная система работодателя по статье 22.1 ТК РФ должна обеспечивать хранение электронных документов. Поэтому срок закладывают в настройки архива и учитывают при смене системы или тарифа, чтобы документы за прошлые периоды не потерялись до окончания срока.
Какие переносы выходных учесть в графиках работы на 2027 год?
Постановлением Правительства РФ от 17.09.2026 № 1187 выходные в 2027 году перенесены с субботы 2 января на пятницу 5 ноября, с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря, с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля. Норму часов на месяцы 2027 года пересчитывают по приказу № 588н с учётом этих переносов. Графики сменности на январь 2027 года доводят до работников не позднее чем за месяц до их введения в действие.
Нужно ли вести табель на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?
Обязанность по статье 91 ТК РФ касается работников по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый к работникам не относятся, рабочее время по ТК РФ для них не устанавливается, и в табель их не включают. Объём выполненных работ или оказанных услуг фиксируют по условиям гражданско-правового договора. Поправки о новых признаках трудовых отношений, которые обсуждались ко второму чтению 144-ФЗ, в итоговый текст закона не вошли.
Сколько у работодателя времени на оформление неполного рабочего времени по заявлению работника?
По 144-ФЗ, который действует с 1 сентября 2026 года, работодатель заключает дополнительное соглашение и издаёт приказ в течение 5 рабочих дней с даты заявления работника. В табеле новую норму применяют с даты, с которой неполное рабочее время установлено дополнительным соглашением. До этой даты учёт ведут по прежней норме, поэтому сроки оформления контролируют вместе с закрытием табеля за месяц.
