Периоды учета рабочего времени как выбрать месяц квартал или год

Периоды учёта рабочего времени при суммированном учёте — это месяц, квартал, год или другой срок, за который работник должен отработать нормальное число часов. Выбор ограничен статьёй 104 ТК РФ. Общий предел — 1 год, для вредных и опасных работ — 3 месяца. Продлить период до года для таких работ можно только по сезонным или технологическим причинам и только если это одновременно предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором. Сверхурочные выявляют по окончании периода. При месячном учёте 8 часов переработки в июле оплачиваются как сверхурочные, даже если в августе работник недоработал 8 часов. При квартальном учёте те же часы взаимно погашаются, и превышения нет.

Материал помогает подобрать период под реальный график. В нём есть сравнение месяца, квартала и года, нормы часов на 2026 год по кварталам и месяцам, правила уменьшения нормы за отпуск, больничный и увольнение внутри периода. Отдельно разобраны изменения 144-ФЗ, действующие с 1 сентября 2026 года: не более 4 часов сверхурочной работы в день и 120 часов в год, оплата по конкретной смене и правило 121-го часа. Сценарная таблица выбора, порядок введения периода через ПВТР, типичные ошибки, образец табеля и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда вводят суммированный учёт и какие пределы периода задаёт статья 104 ТК РФ

Суммированный учёт применяют, если по условиям производства или работы нельзя соблюдать установленную для работника ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени (часть 1 статьи 104 ТК РФ). Тогда нормальное число часов соблюдается за учётный период. Закон называет месяц, квартал и другие периоды, поэтому срок в 2 или 6 месяцев тоже допустим, если укладывается в пределы нормы. Если работник может работать по пятидневке с восемью часами в день, основания для суммированного учёта нет: часы считают поденно или понедельно.

Пределы учётного периода по статье 104 ТК РФ:

• общий предел — не более 1 года;
• работники с вредными или опасными условиями труда — не более 3 месяцев;
• исключение для вредных и опасных работ — до 1 года для отдельных категорий по сезонным или технологическим причинам, если это одновременно предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором. Одного коллективного договора или одного ЛНА для этого недостаточно.

Норму часов за период определяют исходя из недельной продолжительности, установленной конкретному работнику. Общая продолжительность не может превышать 40 часов в неделю (часть 2 статьи 91 ТК РФ), а при неполном рабочем дне или неполной неделе норма уменьшается. Порядок введения суммированного учёта работодатель закрепляет в правилах внутреннего трудового распорядка (часть 4 статьи 104 ТК РФ).

Статья 104 допускает суммированный учёт по всей организации или по отдельным видам работ. Отсюда практическое следствие: офису, сменному складу и подразделению с вредными условиями можно установить разные периоды, если каждый закреплён в ПВТР и не выходит за свой предел. Закон не называет период, обязательный для конкретной отрасли или графика. Выбор остаётся за работодателем, а ориентир для него — срок, за который колебания графика успевают выровняться. Откройте действующие ПВТР и проверьте, указаны ли в них сам период, его границы и круг работников, к которым он применяется.

Месяц, квартал или год: чем отличаются учётные периоды

По части 1 статьи 99 ТК РФ при суммированном учёте сверхурочной считается работа по инициативе работодателя сверх нормального числа часов за учётный период. Длина периода определяет, в какой момент фактические часы сравнивают с нормой и выявляют переработку.

Последняя строка снимает частое заблуждение. Годовой учёт не переносит выплату зарплаты на конец года: по части 6 статьи 136 ТК РФ зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания оплачиваемого периода. Годовой лимит сверхурочных по статье 99 — отдельный счётчик «в год». Смена месяца или квартала не восстанавливает 120 или 240 часов.

Пример: один график при месячном и квартальном учёте

Пример условный и показывает только арифметику. Работник на 40-часовой неделе, III квартал 2026 года, без отпусков, больничных, праздничной работы и других часов, которые исключают из нормы или оплачивают отдельно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При месячном периоде 8 часов июля — сверхурочная работа, и августовская недоработка их не перекрывает. При квартальном периоде итог 528 часов равен норме, сверхурочных нет. Законность самого графика пример не проверяет: запрет двух смен подряд, порядок ознакомления и мнение представительного органа оцениваются отдельно.

Норма рабочего времени за учётный период в 2026 году

Норму считают по Порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н: по расчётному графику пятидневной недели с двумя выходными. При 40-часовой неделе рабочий день по расчёту равен 8 часам, при другой недельной продолжительности её делят на 5. Предпраздничный день сокращается на 1 час. Рассчитанная так норма распространяется на все режимы труда и отдыха, включая сменные графики.

В 2026 году по пятидневке 247 рабочих дней и 118 выходных и праздничных. Перенос выходных установлен постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466: с субботы 3 января на пятницу 9 января и с воскресенья 4 января на четверг 31 декабря. Оба переноса меняют нормы I и IV кварталов, поэтому квартальные цифры прошлых лет для 2026 года не подходят.

Квартальные нормы при 40-часовой неделе различаются на 88 часов: от 440 в I квартале до 528 в III. Это база для сверки итога, сменный график из неё напрямую не получается. График строят под производственный процесс, а по окончании периода сумму часов сравнивают с нормой из таблицы, скорректированной на отсутствия конкретного работника.

Как уменьшить норму за отпуск, больничный, приём и увольнение

Индивидуальная норма работника меньше календарной, если он отсутствовал. Письмо Минтруда России от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606 разъясняет: отпуск, временная нетрудоспособность и иные периоды освобождения от работы уменьшают норму на часы, которые приходились на эти дни по графику. Специально установленного нормативного порядка такого уменьшения нет. Роструд отмечает это и то, что трактовки различаются, в методическом материале Роструда для кадрового работника, поэтому выбранный способ расчёта стоит закрепить в ЛНА.

При приёме или увольнении внутри периода норму соотносят только с частью периода, на которую пришлись трудовые отношения. Переработку уволенного определяют к окончательному расчёту, а он по статье 140 ТК РФ производится в день увольнения. Конец квартала или года ждать не нужно. Отдельной формулы пересчёта в ТК РФ нет: это позиция консультационной практики, а право уволенного до конца периода на оплату сверхурочных подтверждает то же письмо Минтруда.

Соберите табель Т-13 для фиксации фактических часов работника

Сверхурочная работа в год при суммированном учёте с 1 сентября 2026 года

С 01.09.2026 по части 6 статьи 99 ТК РФ продолжительность сверхурочной работы не может превышать 4 часов в день и 120 часов в год. До 240 часов в год лимит поднимается, только если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. ЛНА сам по себе общий предел не повышает.

Изменения внесены Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Формулировки статей 99, 152 и 185.1 удобно сверять по тексту с официальной публикации 144-ФЗ на портале правовой информации: закон опубликован 25.05.2026 и вступил в силу 01.09.2026.

Привлечь работника сверх 120 часов можно не во всех случаях:

• работникам государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает четверть нормы, и работникам с вредными условиями подклассов 3.3 и 3.4 лимит остаётся 120 часов в год (часть 7 статьи 99);
• пенсионерам, предпенсионерам и работникам с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 сверх 120 часов нужны письменное согласие, отсутствие медицинского запрета и письменное ознакомление с правом отказаться, кроме случаев части 3 статьи 99 (часть 8);
• остальным работникам сверх 120 часов нужны письменное согласие и правила допуска, закреплённые в коллективном договоре, соглашении или ЛНА. Правила предусматривают направление по письменному заявлению работника на профилактический медосмотр, диспансеризацию или периодический медосмотр (часть 9).

Оплата по новой части 1 статьи 152 ТК РФ: в пределах 120 часов первые 2 часа не ниже полуторного размера, следующие не ниже двойного, а начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не ниже чем в двойном размере. При суммированном учёте размер повышенной оплаты зависит от сверхурочного времени, которое пришлось на день или смену фактической сверхурочной работы. По желанию работника вместо повышенной оплаты предоставляется время отдыха не меньше отработанного сверхурочно.

Общий объём сверхурочных по-прежнему определяют по окончании учётного периода, а новая редакция статьи 152 распределяет повышенную оплату по конкретным сменам. Способ, которым итоговое превышение относят к отдельным сменам, буквальный текст закона для обычного суммированного учёта не устанавливает. Оснований считать по полуторному тарифу только первые 2 часа на весь квартал из текста нормы нет. Роструд рассматривал применение 144-ФЗ к переработке на конец периода, начавшегося до 1 сентября, но полный текст этого ответа в открытом доступе не опубликован. Проверьте, описан ли в положении об оплате труда порядок отнесения часов к сменам, по которому бухгалтерия считает переработку за III квартал 2026 года.

Как выбрать учётный период под график работы

Период подбирают по амплитуде колебаний графика и по ограничениям для конкретной категории работников. Сценарная таблица показывает, что критично в каждой ситуации, а что вторично.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для частых увольнений вывод прямой: каждое увольнение внутри периода требует отдельного пересчёта нормы и переработки к дню увольнения, и чем длиннее период, тем больше таких расчётов приходится на кадровую службу и бухгалтерию.

Когда суммированный учёт и длинный период не подходят

• Работник может соблюдать дневную и недельную продолжительность: условие части 1 статьи 104 ТК РФ не выполняется, суммированный учёт вводить не на что опереть.
• Вредные или опасные работы без отраслевого соглашения и коллективного договора: период свыше 3 месяцев недопустим.
• Цель — погасить уже выявленную переработку: менять границы законченного периода для отмены сверхурочных статья 104 оснований не даёт.
• Выход на норму держится на двух сменах подряд: статья 103 ТК РФ их запрещает, кроме предусмотренных Кодексом случаев.
• Высокая текучесть персонала: длинный период добавляет пересчёты при каждом увольнении и почти не даёт выигрыша от выравнивания.

Как ввести или изменить учётный период

Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ устанавливают в ПВТР. Если режим работника отличается от общего, его фиксируют в трудовом договоре. Порядок введения суммированного учёта тоже закрепляется в ПВТР, поэтому сам учётный период появляется именно там.

При сменной работе нужен график сменности. По статье 103 ТК РФ его утверждают с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 и доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения. Работа две смены подряд запрещена. Неявка сменщика на непрерывной работе по пункту 3 части 2 статьи 99 допускает сверхурочную работу с письменного согласия работника и при немедленных мерах по замене, но регулярные две смены подряд в плановом графике это не разрешает.

Порядок изменения зависит от того, где записан период. Если он в ПВТР, изменения проходят процедуру изменения ЛНА. Если режим — условие трудового договора, нужно письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ. Односторонне работодатель меняет его только по статье 74: при организационных или технологических причинах, с уведомлением не позднее чем за 2 месяца и без изменения трудовой функции. Позиция «менять период нельзя вовсе», которая встречается в публикациях, исключение статьи 74 не учитывает. Любое изменение действует на будущее: границы уже закончившегося периода не переносят.

В Добыто ПВТР, графики сменности и уведомления об изменении условий направляются работникам через КЭДО на ознакомление и подпись. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно покупать подписи для ознакомления с графиком не нужно.

Если табель и графики ведутся в 1С:ЗУП, модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Он устанавливается и настраивается за один день, и подписанное допсоглашение о режиме работы не приходится переносить в учётную систему вручную.

Что проверить до утверждения учётного периода

• Подтверждено, что по условиям работы нельзя соблюдать дневную или недельную продолжительность.
• Определены группы работников и виды работ, для которых вводится суммированный учёт.
• Для каждой группы известен класс условий труда, и период не превышает 3 месяцев для вредных и опасных работ.
• Если для вредных работ нужен год, есть одновременно отраслевое соглашение и коллективный договор с этим условием.
• Установлена недельная продолжительность каждого работника, включая неполное рабочее время.
• Определены границы периода: дата начала и окончания.
• Выбран и записан в ЛНА способ уменьшения нормы за отпуска, больничные и другие освобождения.
• Выяснено, записан ли режим в трудовых договорах, и нужны ли соглашения по статье 72 или уведомления по статье 74.
• Если планируется сверхурочная работа сверх 120 часов, есть коллективный договор или отраслевое соглашение, правила допуска и форма письменного согласия.
• Запланировано утверждение графика сменности с учётом мнения представительного органа и ознакомление за 1 месяц до введения.

Как ввести суммированный учёт с выбранным периодом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проанализируйте графики подразделений и определите виды работ, где дневную или недельную норму соблюдать нельзя.
2. Шаг 2. Для каждой группы выберите период в пределах статьи 104: до 1 года, для вредных и опасных работ до 3 месяцев, кроме исключения по соглашению и коллективному договору.
3. Шаг 3. Внесите в ПВТР порядок суммированного учёта: период, его границы, круг работников и способ уменьшения нормы за отсутствия. Изменения ПВТР примите в порядке, установленном для ЛНА.
4. Шаг 4. Если режим записан в трудовых договорах, заключите письменные соглашения по статье 72 или направьте уведомления по статье 74 не позднее чем за 2 месяца.
5. Шаг 5. Утвердите график сменности с учётом мнения представительного органа и ознакомьте работников не позднее чем за 1 месяц до его введения.
6. Шаг 6. Ведите табель по фактическим часам и по окончании периода сравните итог с индивидуальной нормой. Переработку оплатите по статье 152, при увольнении внутри периода рассчитайте её к дню увольнения.

Образец табеля для сверки фактических часов с нормой периода

Табель Т-12 сочетает учёт отработанного времени и расчёты по оплате труда, поэтому его удобно использовать как основу для итоговой сверки по учётному периоду.

Ошибки при выборе учётного периода и их цена

Каждая из ошибок ниже совершается ради кажущегося упрощения расчётов, а оборачивается доплатами или спором о законности режима.

Годовой период для вредных работ без соглашения и коллективного договора. Так делают, чтобы выровнять сезонную загрузку. Условие ПВТР о годе для таких работников не соответствует части 1 статьи 104 ТК РФ, и расчёт сверхурочных по итогам года не имеет опоры в законе.

Зачёт переработки одного месяца недоработкой другого при месячном периоде. Кадровая служба мысленно применяет квартальную логику к месячному периоду. В примере выше 8 часов июля остаются сверхурочными: первые 2 часа каждой смены оплачиваются не ниже полуторного размера, следующие не ниже двойного.

Оплата превышения месячной нормы как сверхурочного при квартальном или годовом периоде. Промежуточное превышение само по себе не определяет итоговую сверхурочную работу за период. Результат — переплата и лишние часы в счётчике годового лимита.

Продление периода задним числом, чтобы обнулить выявленные сверхурочные. Статья 104 не даёт оснований менять границы законченного периода. Режим устанавливается заранее, а изменение возможно только на будущее через ЛНА или статьи 72 и 74.

Перенос выплаты зарплаты на конец учётного периода. Годовой учёт не отменяет часть 6 статьи 136: зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца.

Ожидание конца квартала или года при увольнении. Окончательный расчёт по статье 140 производится в день увольнения, и переработку уволенного работника определяют к этой дате.

Повышение лимита до 240 часов приказом или ЛНА. Без коллективного договора или распространяющегося на работодателя отраслевого соглашения предел остаётся 120 часов в год, а для отдельных категорий он не повышается вовсе.

Две смены подряд в плановом графике ради выхода на норму. Статья 103 запрещает такую работу, кроме случаев, прямо предусмотренных ТК РФ.

Споры о том, какая редакция ПВТР и какой график действовали в конкретном периоде, решаются документами. В Добыто подписанные графики, допсоглашения и изменения ПВТР хранятся в электронном архиве тарифа «Бизнес», и действовавшую редакцию поднимают по самому документу с подписями работников.

Стоимость КЭДО для графиков сменности, табелей и допсоглашений

Стоимость КЭДО в Добыто зависит от численности работников, нужных видов подписи и требований к интеграции.

Итоговая сумма считается по числу сотрудников в КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия и состав каждого пакета указаны на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Учётный период выбирают по тому, за какой срок выравниваются колебания графика, и по пределам статьи 104: не дольше года, а для вредных и опасных работ не дольше 3 месяцев без соглашения и коллективного договора. Длинный период позволяет погасить перегруженные смены недогруженными, но не откладывает зарплату, не обнуляет годовой лимит сверхурочных и не освобождает от расчёта переработки в день увольнения. С 1 сентября 2026 года добавились лимит 4 часа в день, повышение до 240 часов только через коллективное регулирование и оплата по конкретным сменам.

Введение периода держится на документах: ПВТР, графиках сменности, соглашениях и уведомлениях с подписями работников. Добыто переводит эти документы в КЭДО с бесплатными ПЭП и УНЭП для сотрудников и синхронизацией с 1С:ЗУП, чтобы ознакомление проходило в срок и подтверждалось подписью.

Частые вопросы об учётных периодах

Можно ли установить учётный период 2 месяца или полгода?

Да. Статья 104 ТК РФ называет месяц, квартал и другие периоды, поэтому срок в 2 или 6 месяцев допустим, если он не превышает 1 года, а для вредных и опасных работ — 3 месяцев. Период и его границы закрепляют в ПВТР, норму за него считают по Порядку № 588н исходя из недельной продолжительности работника.

Должен ли годовой учётный период совпадать с календарным годом?

Статья 104 ТК РФ не требует, чтобы годовой период шёл с 1 января по 31 декабря, и не содержит отдельного правила о скользящем годе от даты приёма: границы устанавливают в ПВТР. Лимит сверхурочных по статье 99 сформулирован как «в год», специального правила для периода, не совпадающего с календарным годом, нет. Вести счётчик 120 часов по календарному году — рекомендация применения, а не прямая норма.

Включаются ли часы работы в праздник в сверхурочные при суммированном учёте?

Нет, если они уже оплачены в повышенном размере или компенсированы днём отдыха по статье 153 ТК РФ: часть 3 статьи 152 запрещает повторно учитывать их для повышенной оплаты сверхурочных. По статье 153 работа в выходной или праздник оплачивается не менее чем в двойном размере. Работнику на окладе в пределах месячной нормы доплачивают не менее одинарной ставки сверх оклада, за пределами месячной нормы — не менее двойной.

Как оплачивается недоработка нормы по итогам учётного периода?

Формула зависит от причины. По статье 155 ТК РФ при вине работодателя оплата не ниже среднего заработка пропорционально фактически отработанному времени, по причинам, не зависящим от сторон, — не ниже 2/3 ставки или оклада пропорционально отработанному времени. Если была временная приостановка работы, применяется статья 157: при вине работодателя не менее 2/3 среднего заработка за время простоя, при вине работника простой не оплачивается. Сам по себе недостаток часов в графике простой не доказывает.

Сколько хранить табели и графики сменности?

По статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели, графики и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет. При вредных и опасных условиях труда Перечень устанавливает срок 50/75 лет. Поправок 2026 года, меняющих эти сроки, на дату публикации нет.

Распространяются ли общие правила суммированного учёта на железнодорожный транспорт?

Для железнодорожного транспорта 144-ФЗ ввёл специальную статью 329.1 ТК РФ. Она касается категорий работников с суммированным учётом, у которых заранее нельзя определить продолжительность, начало и окончание смены. Категории определяет федеральный орган в сфере транспорта по согласованию с органом в сфере труда с учётом мнения профсоюза и объединения работодателей. На других сменных работников эта норма не распространяется.