Обозначения в табеле учета рабочего времени справочник кодов для кадровой службы

Обозначения в табеле учёта рабочего времени берутся из справочника на титульном листе формы Т-12, утверждённой постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Это 36 пар буквенных и цифровых кодов: от Я/01 для дневной работы до НЗ/36 для приостановки работы при задержке заработной платы. Те же обозначения применяются при заполнении формы Т-13. С 1 января 2013 года большинство организаций вправе утвердить собственную форму табеля и свои коды по статье 9 402-ФЗ. Обязанность учитывать фактически отработанное каждым работником время по части 4 статьи 91 ТК РФ при этом сохраняется. Порядок записи зависит от вида отметки. При работе в клетке стоят код и фактические часы (Я, Н, РВ, С). При неявке, учитываемой в днях (К, ОТ, Б), ставится только код, а строка часов остаётся пустой.

Справочник собран по 5 группам: работа, командировки и обучение, отпуска, нетрудоспособность и выходные, неявки и простои. Отдельно разобраны пары кодов, которые путают на практике: РВ и РП, Н и С, К и РВ при работе в выходной во время командировки, НН и Б при неявке до выяснения причины. Во второй половине статьи собраны:

• учёт сверхурочной работы по 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года: лимит 120 и 240 часов в год, оплата не менее 1,5 и 2;
• порядок исправления кода и введения собственных обозначений;
• чек-лист проверки табеля перед закрытием месяца;
• тарифы на электронный кадровый документооборот и ответы на частые вопросы.

Обязательны ли формы Т-12 и Т-13 и откуда берутся коды табеля

Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Та же статья ограничивает нормальную продолжительность рабочего времени 40 часами в неделю. Табель фиксирует этот учёт по дням: из него берут отработанные часы для расчёта заработной платы, сверхурочной работы и баланса рабочего времени за учётный период.

Справочник условных обозначений приведён на титульном листе формы Т-12 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В указаниях по заполнению прямо сказано, что эти обозначения применяются и при заполнении табеля по форме Т-13. Поэтому коды в обеих формах совпадают.

С 01.01.2013 унифицированные формы Т-12 и Т-13 необязательны для большинства организаций. Часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» передаёт право определять формы первичных учётных документов руководителю. Собственный табель сохраняет обязательные реквизиты первичного документа, включая подписи ответственных лиц (пункт 7 части 2 статьи 9).

Для государственных и муниципальных учреждений действуют отдельные требования. Правило корректирующего табеля из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н относится к госучреждениям и не универсально для всех работодателей.

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года изменил лимиты и оплату сверхурочной работы. Новых обозначений табеля он не ввёл. На 15.10.2026 мы не нашли вступивших в силу изменений справочника Т-12 и Т-13 после постановления № 1, поэтому коды из таблиц ниже действуют в прежнем виде.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть материалов о табеле и сверхурочной работе в открытом доступе написана до 1 сентября 2026 года. Поправки 144-ФЗ в них описаны в будущем времени, как планы, хотя правила лимитов и оплаты сверхурочных уже действуют. Прежде чем опираться на чужой разбор, сверяйте его дату с действующей редакцией статей 99 и 152 ТК РФ.»

Проверьте, каким документом в компании утверждена форма табеля. Если это унифицированная Т-12 или Т-13, кадровая служба работает по справочнику постановления № 1, а собственные коды вводятся решением руководителя.

Справочник кодов табеля учёта рабочего времени по группам

Каждое обозначение состоит из буквенного и цифрового кода, записанных через дробь: Я/01, Б/19. В клетке дня в верхней строке ставится код, в нижней — отработанные часы. Для неявок, которые учитываются в днях, нижняя строка остаётся пустой по указаниям к формам Т-12 и Т-13.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Коды работы и явки

Коды этой группы ставятся вместе с часами. ЛЧ/21 отражает сокращённое время в случаях, предусмотренных законодательством. НС/25 отражает неполное время, введённое по инициативе работодателя, поэтому работнику на неполном времени по собственному заявлению этот код не подходит.

Ночным по статье 96 ТК РФ считается время с 22:00 до 06:00 по местному времени. Часы, пришедшиеся на этот интервал, выделяются кодом Н/02, на что указывает и памятка Роструда о работе в ночное время. Если смена захватывает часть ночного интервала, её часы в табеле делятся на дневные (Я) и ночные (Н).

Коды командировок и обучения

ПК/07 и ПМ/08 различаются местом обучения: второй код ставят, когда повышение квалификации с отрывом от работы проходит в другой местности. Коды У, УВ и УД относятся к работникам, совмещающим работу с обучением. Их различает условие оплаты: средний заработок, частичное сохранение заработной платы или отпуск без её сохранения.

Коды отпусков

Отпуск без сохранения заработной платы в справочнике разделён на 3 кода:

• ДО/16 ставят, когда отпуск предоставлен по разрешению работодателя;
• ОЗ/17 ставят, когда предоставить отпуск обязывает законодательство;
• ДБ/18 ставят за ежегодный дополнительный отпуск без оплаты.

Код выбирают по основанию, указанному в заявлении и приказе.

Коды нетрудоспособности и выходных

Б/19 и Т/20 разделяет назначение пособия. Т/20 используется только в случаях, когда законодательство пособие не предусматривает. ОВ/27 и НВ/28 ставят за дополнительные выходные дни: первый код — за оплачиваемые, второй — за дни без сохранения заработной платы.

Коды неявок, простоев и отстранений

Три кода простоя различаются по тому, чья вина: РП/31 ставят при вине работодателя, ВП/33 при вине работника, НП/32 при причинах, не зависящих ни от того, ни от другого. Код берут из основания, указанного в приказе о простое. НН/30 ставится временно, до выяснения причины неявки, и после подтверждения причины заменяется.

Соберите табель Т-13 с готовыми условными обозначениями

Конструктор Добыто формирует файл .docx по форме Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Обозначения других групп из справочника выше при необходимости добавляются в готовый файл.

Какой код ставить в спорных ситуациях

Частая путаница в табеле — коды РВ/03 и РП/31. РВ/03 означает работу в выходной или нерабочий праздничный день, РП/31 означает время простоя по вине работодателя. У кодов разные основания и разный порядок оплаты. Поэтому код сверяют с приказом: о привлечении к работе в выходной или об объявлении простоя.

Ниже собраны отметки для сценариев, по которым у кадровой службы возникают вопросы.

Для ночной сверхурочной работы порядок записи сочетания закрепляют в том же ЛНА, где утверждена форма табеля, поскольку отдельного нормативного составного кода нет.

Что об этом думает ГИТ: в публикации инспекции труда о нерабочих праздничных днях в табеле рекомендовано для выходного внутри командировки ставить В/26, если работник отдыхал, и при необходимости дополнительно К. Если в этот день работник работал, ставится РВ с фактическими часами и дополнительно К. Один код К работу в выходной не показывает.

Что об этом думает ГИТ: внутреннее совместительство в разъяснении инспекции труда для кадровых работников рекомендовано показывать отдельными строками по каждой должности. Внешний совместитель работает по отдельному трудовому договору, и работодатель-совместитель ведёт учёт его фактических часов самостоятельно. Отдельного кода «внешний совместитель» в Т-12 и Т-13 нет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перед закрытием месяца найдите в табеле дни с кодом К, пришедшиеся на выходные и праздники, и сверьте их с приказами о привлечении к работе. Каждый такой день получает вторую отметку: В или РВ с часами.

Сверхурочная работа в табеле с 1 сентября 2026 года: лимит 120 и 240 часов

Часы сверхурочной работы отмечаются кодом С/04. С 1 сентября 2026 года к ним применяются новые редакции статей 99 и 152 ТК РФ. Изменения внёс Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, официально опубликованный на портале правовой информации 25.05.2026.

Общий предел по части 6 статьи 99 — 4 часа в день и 120 часов в год. Годовой лимит разрешено повысить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Для части работников лимит не повышается или повышается только с их письменного согласия.

Итог по коду С за год сверяют с пределом конкретного работника. В одном табеле у одного работодателя пределы 120 и 240 часов могут действовать одновременно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Лимит 240 часов работает только при условии, что увеличение предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. С 1 сентября 2026 года он сам по себе не включается. Для привлечения сверх 120 часов нужно письменное согласие работника. Без такого документа годовой предел остаётся 120 часов, и итог по коду С выше этой цифры покажет превышение лимита.»

Повышенная оплата по части 1 статьи 152 в пределах 120 часов в год рассчитывается так:

• первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере;
• последующие часы — не менее чем в двойном размере;
• начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час.

В расчёт входят компенсационные и стимулирующие выплаты.

При суммированном учёте рабочего времени оплата с 01.09.2026 рассчитывается по часам, приходящимся на конкретный день или смену. Первые 2 часа оплачиваются не менее чем в 1,5 размера, последующие и начиная со 121-го часа в году — не менее чем в 2 размера. Поэтому часы С/04 разносятся по датам смен: одна сумма в конце учётного периода не даёт рассчитать коэффициент для каждого дня.

Проверьте, распространяется ли на компанию коллективный договор или отраслевое соглашение с повышенным лимитом. Затем отметьте работников из частей 7 и 8 статьи 99: для них годовой итог по коду С контролируется по пределу 120 часов.

Собственные коды и электронный табель: что закрепить приказом

Право ввести собственные обозначения вытекает из части 4 статьи 9 402-ФЗ: формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Новый код вводится приказом или ЛНА. Обязанность учитывать фактическое время по статье 91 ТК РФ распространяется на него так же, как на коды постановления № 1.

Собственный код нужен, когда в справочнике нет подходящей пары. Универсального кода для приостановления трудового договора по статье 351.7 ТК РФ в Т-12 и Т-13 нет. В информации от 29.09.2022 Минтруд России указал, что работодатель сам вводит приказом обозначение отсутствия в связи с мобилизацией. Встречающиеся в практике ПД и ПТД — примеры таких кодов, обязательными они не являются.

Материалы ведомства по трудовым вопросам мобилизации собраны на странице Минтруда о мобилизации и трудовых отношениях.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Закон задаёт минимальный размер оплаты сверхурочных. Конкретные размеры можно закрепить в коллективном договоре, отраслевом соглашении, ЛНА или трудовом договоре. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Проверьте, в каком документе компании записаны размеры и порядок такой замены, до того как расчётчик начнёт начислять часы с кодом С.»

Табель допускается вести в электронном виде. Часть 5 статьи 9 402-ФЗ разрешает составлять первичный документ на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью. Подписи ответственных лиц остаются обязательным реквизитом и в электронном табеле. В тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

Если табель ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для этой программы есть готовый модуль. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Табели входят в кадровый архив и хранятся по срокам, установленным приказом Росархива. В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив.

Исправление в табеле по статье 9 402-ФЗ содержит дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с указанием фамилий и инициалов. Отдельной процедуры исправления табеля для коммерческих работодателей сверх этого требования мы не нашли.

Как исправить код в табеле после выяснения причины неявки: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Пока причина отсутствия не подтверждена, ставьте НН/30 за каждый день неявки. Код используется до выяснения обстоятельств.
2. Шаг 2. Получите документ, подтверждающий причину отсутствия. При болезни с назначением пособия основанием для замены служит листок нетрудоспособности.
3. Шаг 3. Замените НН/30 на Б/19 за все календарные дни нетрудоспособности, включая выходные и нерабочие праздничные дни. Пособие назначается за календарные дни по части 8 статьи 6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
4. Шаг 4. Если нетрудоспособность подтверждена, но пособие в предусмотренных законодательством случаях не назначается, используйте Т/20.
5. Шаг 5. Если подтверждено отсутствие без уважительных причин, замените НН/30 на ПР/24.
6. Шаг 6. Укажите в исправлении дату и подписи лиц, составивших табель, с фамилиями и инициалами. В электронном табеле исправленную версию подписывают ЭП в порядке, принятом работодателем.

Образцы табеля учёта рабочего времени для заполнения кодами

Первым откройте табель по форме Т-12, второй файл — образец табеля рабочего времени в формате XLS.

Типичные ошибки в кодах табеля и во что они обходятся

РП/31 вместо РВ/03 или наоборот. Коды начинаются с одной буквы, и при ручном заполнении их меняют местами. Работа в выходной оплачивается повышенно или компенсируется другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ, а простой по вине работодателя оплачивается по правилам о простое. Перепутанный код переводит часы в чужой порядок оплаты и требует перерасчёта.

Один код К за выходной, отработанный в командировке. Код К показывает только командировку. Если работник в этот день работал, без РВ с часами у расчётчика нет основания для повышенной оплаты работы в выходной.

НС/25 для неполного времени по соглашению сторон. НС/25 отражает неполное время по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством. Работнику, перешедшему на неполное время по своему заявлению, явку отмечают принятыми кодами с фактическими часами. Собственный код при необходимости закрепляют локально.

Повторный учёт выходных в сверхурочных. Часы РВ/03, уже оплаченные повышенно или компенсированные другим днём отдыха по статье 153, включают в годовой итог С/04. Часть 3 статьи 152 ТК РФ такой повторный учёт при определении сверхурочных часов для повышенной оплаты исключает. При ошибке одни и те же часы получают повышенную оплату дважды, а годовой итог сверхурочных приближается к пределу 120 или 240 часов без фактической переработки.

Ночные сверхурочные часы только под кодом С. Н/02 и С/04 характеризуют одни и те же часы по разным основаниям. Если отмечен только С, ночные часы выпадают из расчёта доплаты за работу в ночное время.

Чек-лист проверки табеля перед закрытием месяца

• Табель сверен с графиком работы и календарём рабочего времени на месяц.
• Каждая клетка явки содержит код и фактические часы, клетки неявок, учитываемых в днях, содержат только код.
• Часы с 22:00 до 06:00 выделены кодом Н/02.
• Дни К на выходных и праздниках имеют вторую отметку: В/26 или РВ/03 с часами.
• Коды НН/30 заменены после выяснения причины, исправления содержат дату, подписи, фамилии и инициалы.
• Годовой итог С/04 сверен с пределом работника: 120 или 240 часов, при этом не более 4 часов в день.
• Часы РВ/03, оплаченные повышенно или компенсированные днём отдыха, не включены в итог С/04.
• Простои отмечены по виновнику: РП/31, ВП/33 или НП/32.
• Внутренние совместители показаны отдельными строками по должностям.
• Собственные коды утверждены приказом руководителя.
• Табель подписан ответственными лицами на бумаге или ЭП.

Стоимость ведения табеля и кадровых документов в КЭДО

Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников: цена указана за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая стоимость зависит от численности сотрудников и нужных функций: УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив есть в тарифе «Бизнес», выделенный сервер и API — в тарифе «Корпорация». Условия каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны по состоянию на 15.10.2026.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Для большинства работодателей коды табеля по-прежнему берутся из справочника постановления Госкомстата № 1, хотя саму форму руководитель вправе утвердить свою и дополнить её собственными обозначениями. Спорные отметки определяются основанием. Работа в выходной во время командировки требует РВ с часами вместе с К, простой отмечается по виновнику, а ночные сверхурочные часы описываются двумя основаниями сразу. С 1 сентября 2026 года итог по коду С сверяется с пределом конкретного работника, 120 или 240 часов, и разносится по датам смен.

В Добыто табель по форме Т-13 собирается конструктором, а кадровые документы подписываются ЭП, синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве, поэтому коды, исправления и подписи ответственных лиц собраны в одной системе.

Частые вопросы об условных обозначениях в табеле

Как отметить нерабочий праздничный день внутри ежегодного отпуска?

По статье 120 ТК РФ обычные выходные входят в ежегодный отпуск и отмечаются кодом отпуска. Нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются, и за них ставится В/26. Часы за дни отпуска в табеле не проставляются.

Нужен ли отдельный код для дистанционного работника?

Специального кода для дистанционной работы в Т-12 и Т-13 нет. Явку дистанционного работника обозначают принятыми кодами с фактическими часами, а собственный код при необходимости закрепляют в ЛНА. Режим рабочего времени по статье 312.4 ТК РФ определяется трудовым договором, коллективным договором, ЛНА или дополнительным соглашением. Если режим не установлен, работник определяет его самостоятельно.

Какой электронной подписью подписывать табель: ПЭП, УНЭП или УКЭП?

Часть 5 статьи 9 402-ФЗ допускает электронный первичный документ, подписанный электронной подписью, а подписи ответственных лиц остаются обязательным реквизитом по пункту 7 части 2 той же статьи. Единого вида подписи для табеля этот закон не называет. Конкретный вид зависит от применимых требований и порядка, принятого работодателем, поэтому его закрепляют в ЛНА об электронном документообороте. ПЭП, УНЭП и УКЭП при этом не взаимозаменяемы.

Сколько лет хранить табели учёта рабочего времени?

По схеме сроков хранения кадровых документов из приказа Росархива табели, как и графики отпусков, хранятся 5 лет. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Электронные табели в КЭДО хранятся в те же сроки, что и бумажные.

Можно ли отозвать из отпуска работника с вредными условиями труда и что поставить в табеле?

С 01.09.2026 по 144-ФЗ отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение составляют катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА, с оплатой не менее чем в двойном размере. За дни фактической работы после отзыва вместо кода отпуска ставят коды работы с фактическими часами.