Окончание рабочего времени каждого работника закрепляют правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор или график сменности. Фактическое время работы фиксируется в табеле учёта рабочего времени: часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Задержка после смены считается сверхурочной работой, только если работник остался по инициативе работодателя. Тогда нужны распоряжение, в ряде случаев письменное согласие, отметка «С» в табеле и оплата по статье 152 ТК РФ. С 1 сентября 2026 года сверхурочная работа ограничена 4 часами в день и 120 часами в год, а при коллективном договоре или отраслевом соглашении — 240 часами. При нормальном учёте переработку считают по каждому дню, при суммированном — по итогам учётного периода.
Материал помогает выстроить учёт ухода так, чтобы данные выдержали проверку ГИТ и спор с работником: какие документы подтверждают время окончания работы, чем задержка по собственному желанию отличается от сверхурочной работы, в какой момент ранний уход становится прогулом. Работнику статья показывает, какие отметки и документы доказывают переработку. Сценарная таблица с кодами табеля, порядок оформления сверхурочной работы, требования к электронной фиксации в КЭДО, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где закреплено окончание рабочего дня и что считается уходом с работы
Время начала и окончания работы, перерывы и чередование рабочих и нерабочих дней устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (статьи 100, 189 и 190 ТК РФ). Если режим конкретного работника отличается от общего, он прописывается в трудовом договоре: это обязательное условие по статье 57 ТК РФ. При сменной работе действует график сменности, и по статье 103 ТК РФ его доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. Нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю, а накануне нерабочих праздничных дней рабочий день сокращается на 1 час (статья 95 ТК РФ).
Уходом с работы в юридическом смысле считается окончание рабочего времени, установленного для этого работника. Всё, что работник делает после этой отметки по поручению работодателя, подпадает под режим сверхурочной работы или ненормированного рабочего дня. Всё, что он делает по собственной инициативе без поручения, рабочим временем в смысле оплаты не становится. Какой из вариантов перед вами, определяет режим рабочего времени.
| Режим рабочего времени | Где закреплено окончание работы | Что считается переработкой | Когда и как фиксируется |
|---|---|---|---|
| Нормальный учёт (пятидневка, шестидневка) | ПВТР, трудовой договор | Работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности дня (смены) | Ежедневно, в табеле отдельной отметкой сверхурочных часов |
| Суммированный учёт (статья 104 ТК РФ) | График сменности | Часы сверх нормального числа рабочих часов за учётный период | Ежедневно фактические часы, итог переработки — по окончании учётного периода (не более 1 года, при вредных и опасных условиях — не более 3 месяцев) |
| Ненормированный рабочий день (статья 101 ТК РФ) | ПВТР, перечень должностей в коллективном договоре, соглашении или ЛНА | Эпизодическая работа по распоряжению работодателя за пределами установленного времени сверхурочной не считается | Учёт фактического времени ведётся, компенсация — ежегодный дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней (статья 119 ТК РФ) |
| Гибкий график (статья 102 ТК РФ) | Соглашение сторон | Часы сверх суммарной нормы за учётный период | Фактические часы по дням, сверка с нормой по окончании периода |
| Дистанционная работа (глава 49.1 ТК РФ) | Трудовой договор, дополнительное соглашение, ЛНА | Работа по инициативе работодателя за пределами установленного времени; время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время (часть 6 статьи 312.4 ТК РФ) | По данным информационной системы взаимодействия и распоряжениям работодателя |
По таблице видно, что день ухода и момент, когда переработку можно посчитать, совпадают только при нормальном учёте. При суммированном учёте и гибком графике задержка в конкретный день ещё ничего не говорит о переработке, пока не закрыт учётный период. Норма часов за период берётся по производственному календарю, то есть календарю рабочего времени на текущий год, в порядке, утверждённом приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Проверьте, совпадает ли время окончания работы в ПВТР с тем, что записано в трудовых договорах сотрудников с особым режимом: расхождение между ними первым всплывает при проверке.
Задержка после окончания смены: сверхурочная работа или личная инициатива работника
Сверхурочная работа по части 1 статьи 99 ТК РФ — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, а при суммированном учёте — сверх нормального числа рабочих часов за учётный период. Инициатива работодателя подтверждается распоряжением: приказом, служебной запиской руководителя, заданием в корпоративной системе. Работник, который остался закончить отчёт без чьего-либо поручения, сверхурочно не работает, и Роструд в таких случаях не требует оплачивать переработку. Если распоряжения на бумаге или в системе нет, работнику придётся самостоятельно доказывать, что задание дал работодатель.
Когда нужно согласие работника, а когда привлечь можно без него
Статья 99 ТК РФ делит основания привлечения на три группы. Без согласия работника допускается работа при предотвращении катастрофы, производственной аварии и устранении их последствий, при устранении непредвиденных обстоятельств, нарушающих работу систем водоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта и связи, а также в условиях чрезвычайного или военного положения. С письменного согласия работника — когда нужно завершить начатую работу, которая из-за непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть закончена в установленное время, когда нужно провести ремонт и восстановление механизмов или сооружений, остановка которых оставит без работы значительное число работников, и когда не явился сменщик. Во всех остальных случаях нужны письменное согласие работника и учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Беременных женщин и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают. Работников с инвалидностью и женщин с детьми до 3 лет привлекают только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья, причём их письменно знакомят с правом отказаться.
Лимиты сверхурочной работы в год после 1 сентября 2026 года
Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, изменивший статьи 99 и 152 ТК РФ, действует с 1 сентября 2026 года. Часть 6 статьи 99 теперь ограничивает сверхурочную работу 4 часами в день и 120 часами в год. Прежняя формула «4 часа в течение двух дней подряд» утратила силу, и шаблоны приказов с ней стоит обновить. Годовой лимит можно поднять до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, распространяющимся на работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год. До 240 часов он поднимается только при коллективном договоре или отраслевом (межотраслевом) соглашении, которое распространяется на работодателя, а привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника.
Для части работников повышенный лимит закрыт полностью: 120 часов в год остаются пределом для работников государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает четверть месячной нормы рабочего времени, и для работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 по результатам СОУТ. Лиц пенсионного и предпенсионного возраста и работников с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 привлекают сверх 120 часов только с их письменного согласия, при отсутствии медицинских противопоказаний и после письменного ознакомления с правом отказаться. Для всех остальных работа сверх 120 часов в год идёт по правилам допуска, которые закрепляют в коллективном договоре, соглашении или ЛНА: они предусматривают направление работника по его письменному заявлению на профилактический медосмотр, диспансеризацию или периодический медосмотр.
Оплата по новой редакции части 1 статьи 152 ТК РФ считается от заработной платы по действующей системе оплаты труда с учётом компенсационных и стимулирующих выплат: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры можно установить коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором. По желанию работника вместо повышенной оплаты предоставляется дополнительное время отдыха, но не меньше времени, отработанного сверхурочно. Сверьте счётчик сверхурочных часов в кадровой программе: если он до сих пор проверяет правило двух дней подряд, дневной лимит в 4 часа он не отследит.
Полезно знать: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, получают право на диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Этот день нужно учесть в табеле и в графике смен заранее.
Как оформить задержку работника как сверхурочную работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Руководитель подразделения фиксирует потребность письменно: служебная записка с фамилией работника, датой, причиной и предполагаемой продолжительностью работы после окончания смены.
- Шаг 2. Специалист по кадрам определяет основание по статье 99 ТК РФ (без согласия, с согласием, с согласием и учётом мнения профсоюза) и проверяет категорию работника: нет ли запрета, нужно ли письменно ознакомить с правом отказаться.
- Шаг 3. Проверяется накопленный остаток: не более 4 часов в этот день и не более 120 часов в год, либо 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении. Для работы сверх 120 часов нужно отдельное письменное согласие по правилам допуска из коллективного договора, соглашения или ЛНА.
- Шаг 4. Работник даёт письменное согласие, если основание его требует. Согласие оформляется до начала работы, а не после.
- Шаг 5. Издаётся приказ о привлечении к сверхурочной работе: фамилия, дата, причина и продолжительность переработки. Работник знакомится с приказом под подпись.
- Шаг 6. Фиксируется фактическое время окончания работы: по данным СКУД, записи руководителя или отметке в системе. Если работник ушёл раньше, чем указано в приказе, в табель идёт фактическое время.
- Шаг 7. Сверхурочные часы вносятся в табель отдельной отметкой и передаются в расчёт зарплаты по статье 152 ТК РФ или, по заявлению работника, в график как дополнительное время отдыха.
Как отразить уход, задержку и отсутствие в табеле учёта рабочего времени
Унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они необязательны: работодатель вправе утвердить свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного учётного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ. На практике большинство компаний оставляет коды Госкомстата, потому что с ними работают 1С:ЗУП и проверяющие. Для фиксации окончания рабочего дня достаточно шести кодов.
| Буквенный код | Цифровой код | Что обозначает |
|---|---|---|
| Я | 01 | Продолжительность работы в дневное время |
| Н | 02 | Продолжительность работы в ночное время |
| РВ | 03 | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Продолжительность сверхурочной работы |
| ПР | 24 | Прогулы |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств |
В день сверхурочной работы в табеле две отметки: «Я» с продолжительностью по графику и «С» с часами переработки. Код «ПР» ставят только после того, как причина отсутствия выяснена и признана неуважительной; до этого часы отмечают кодом «НН».
Сценарии: как квалифицировать уход и какой документ нужен
Одна и та же отметка на проходной получает разную квалификацию в зависимости от того, кто инициировал работу и сколько длилось отсутствие.
| Ситуация | Квалификация | Документ-основание | Отметка в табеле |
|---|---|---|---|
| Работник остался на 2 часа после смены по распоряжению руководителя | Сверхурочная работа (статья 99 ТК РФ) | Приказ, письменное согласие, если его требует основание | «Я» по графику плюс «С» 2 часа |
| Работник задержался по собственной инициативе, поручения не было | Сверхурочной работой не является | Не требуется | «Я» по графику |
| Работник с ненормированным днём задержался по распоряжению | Эпизодическая работа по статье 101 ТК РФ, если должность есть в перечне | Распоряжение руководителя, перечень должностей в ЛНА | «Я» по графику, компенсация дополнительным отпуском |
| Работник ушёл на 2 часа раньше без разрешения | Нарушение трудовой дисциплины, прогулом не является | Акт об отсутствии, запрос письменного объяснения | «Я» с фактическими часами, неотработанное время — «НН» до выяснения причин |
| Работник ушёл и отсутствовал более 4 часов подряд без уважительной причины | Прогул (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ) | Акт, объяснение или акт об отказе его дать, приказ о взыскании | «НН», после выяснения — «ПР» |
| Дистанционный работник выполнял задание работодателя после окончания установленного времени | Время взаимодействия — рабочее время (часть 6 статьи 312.4), работа сверх установленной продолжительности по инициативе работодателя — сверхурочная | Распоряжение в системе взаимодействия, приказ | «Я» по графику плюс «С» |
Строка про задержку по собственной инициативе держится только до первого письменного задания: сообщение руководителя с просьбой доделать отчёт к утру переводит ту же ситуацию в первую строку. Сверьте табели за последний месяц с приказами о сверхурочной работе: каждая отметка «С» должна иметь основание с той же датой.
Что об этом думает ГИТ: Роструд в перечне обязательных требований об учёте фактически отработанного времени на портале «Онлайнинспекция.РФ» связывает два обязательства: вести учёт времени каждого работника (часть 4 статьи 91 ТК РФ) и обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы (после поправок 144-ФЗ это часть 10 статьи 99 ТК РФ). Ответственность за их нарушение — часть 1 или 2 статьи 5.27 КоАП РФ. По части 1 штраф для должностного лица составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 для юридического лица — от 50 000 до 70 000 рублей, должностное лицо можно дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.
Штраф за учёт — не единственная цена ошибки. Если переработка не попала в табель и не оплачена, к ней добавляются штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ за неполную выплату заработной платы (для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей) и компенсация работнику по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.
Соберите табель Т-13 с отметками явок и отсутствий
Конструктор формирует файл .docx по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Сверхурочные часы и неявки проставьте по кодам из таблицы выше.
В сервисе Добыто приказ о привлечении к сверхурочной работе, согласие работника и ознакомление с приказом подписываются электронной подписью в одном маршруте, а тариф «Бизнес» включает интеграцию с 1С и электронный архив. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за 1 день, документы синхронизируются автоматически, поэтому отметки о сверхурочной работе не приходится переносить в расчёт зарплаты вручную.
Образцы табеля и документов для электронного учёта рабочего времени
Комплект закрывает бумажный табель и перевод учёта в КЭДО; начните с табеля Т-12, если в компании пока нет своей формы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
Суммированный учёт: баланс рабочего времени за учётный период
При суммированном учёте время ухода по каждой смене фиксируется так же, как при нормальном, но переработку определяют по итогам учётного периода. Учётный период по статье 104 ТК РФ не превышает 1 года, а для работников с вредными или опасными условиями труда — 3 месяцев. Норма часов за период рассчитывается по производственному календарю при установленной для работника продолжительности рабочей недели. Из неё исключаются часы, пришедшиеся на отпуск и временную нетрудоспособность, иначе работнику, который болел, насчитают недоработку, которой не было.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Баланс — это разница между часами, фактически отработанными по табелю, и нормой за учётный период. Положительный баланс по инициативе работодателя означает сверхурочную работу, отрицательный — недоработку. Смена, которая по графику длиннее обычного рабочего дня, переработкой не считается: сверхурочными становятся только часы сверх графика и сверх нормы периода.

144-ФЗ изменил и порядок оплаты для суммированного учёта. Сверхурочную работу теперь оплачивают исходя из сверхурочного времени, приходящегося на конкретный день (смену): за первые 2 часа этого дня — не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час, если ТК РФ не устанавливает иное. Для отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, у которых время начала и окончания смены заранее определить нельзя, введена отдельная статья 329.1 ТК РФ с тем же принципом. Если табель фиксирует только итог за день без времени ухода, привязать переработку к конкретной смене и правильно применить полуторный и двойной размер не получится.
Недоработка и уход раньше графика при суммированном учёте
Отрицательный баланс оплачивается по-разному в зависимости от причины. Если нормы не выполнены по вине работодателя, оплата производится не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (часть 1 статьи 155 ТК РФ). Если по вине работника, нормируемая часть заработной платы выплачивается в соответствии с объёмом выполненной работы (часть 3 статьи 155 ТК РФ). Отсюда практическое требование: каждый ранний уход должен иметь в документах отметку, по чьей инициативе он был, например отпуск без содержания по заявлению, распоряжение руководителя, акт об отсутствии.

Проверьте в графике сменности, не заложена ли в него переработка заранее: если плановые часы за период превышают норму по производственному календарю, сверхурочная работа возникает ещё до первой задержки.
Опоздание и ранний уход: как зафиксировать нарушение и когда это прогул
Ранний уход без разрешения руководителя нарушает правила внутреннего трудового распорядка и даёт основание для дисциплинарного взыскания по статье 192 ТК РФ: замечания, выговора или увольнения по соответствующим основаниям. Денежные штрафы в этот перечень не входят. Прогулом ранний уход становится, только если работник отсутствовал более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) без уважительных причин: это основание увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Порядок применения взыскания задаёт статья 193 ТК РФ. До взыскания у работника запрашивают письменное объяснение. Если через 2 рабочих дня объяснения нет, составляется акт, и это не препятствует взысканию. Взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни, отпуска и учёта мнения представительного органа работников, и не позднее 6 месяцев со дня его совершения. Приказ объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней со дня издания.
- Акт об отсутствии на рабочем месте с указанием времени ухода и возвращения, подписанный руководителем и двумя свидетелями.
- Запрос письменного объяснения с датой вручения.
- Объяснение работника или акт об отказе его предоставить по истечении 2 рабочих дней.
- Выгрузка СКУД или иной системы учёта, подтверждающая время прохода.
- Приказ о применении дисциплинарного взыскания с отметкой об ознакомлении.
Выгрузка СКУД показывает время прохода через турникет, а не время окончания работы: работник мог выйти на встречу по поручению руководителя или задержаться в здании без задания. Поэтому данные СКУД работают в паре с распоряжениями и актами. Если СКУД использует биометрию, то есть распознавание лица или отпечаток пальца, по статье 11 Федерального закона № 152-ФЗ нужно письменное согласие работника на обработку биометрических персональных данных.
Как работнику подтвердить переработку, если её не учли
Работник вправе по письменному заявлению получить копии документов, связанных с работой, включая выписку из табеля и приказы о сверхурочной работе: по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если приказа нет, переработку подтверждают письменные задания руководителя, переписка в корпоративной почте и мессенджерах с датой и временем, отчёты в корпоративных системах, выгрузки СКУД. Задание, полученное устно, доказать сложнее всего, поэтому просьбу о задержке имеет смысл подтверждать письменно в тот же день.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «В споре о документе я прежде всего выясняю, в каком режиме он создавался. Скан бумажного документа с собственноручной подписью и файл, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение подписи от руки, это электронный образ, а не электронный документ.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что задержки у вас подтверждаются только устной договорённостью с руководителем, отдельная система учёта для этого не нужна: в Добыто служебная записка, согласие и приказ о сверхурочной работе проходят один маршрут согласования, и у каждой подписи есть дата и время.
Электронная фиксация ухода и сверхурочной работы в КЭДО
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, разрешают вести в электронном виде табели, графики работы, приказы, уведомления и согласия, включая приказ о сверхурочной работе и согласие на неё. Работников, принятых до перехода на КЭДО, переводят на электронное взаимодействие только с их письменного согласия (статья 22.2 ТК РФ). Работодатель подписывает электронные кадровые документы УКЭП, работник — тем видом подписи, который статья 22.3 ТК РФ допускает для конкретного документа и способа взаимодействия. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, и логика «договоры займа подписывают кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно» к трудовым отношениям не переносится.

Внимание: законопроект Минтруда об использовании мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем на дату публикации не принят. Виды подписи для конкретных кадровых документов по-прежнему определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) отменил решение, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для учёта рабочего времени вывод прямой: запись о задержке или раннем уходе в системе доказывает что-то, только если понятно, кто и как её сделал.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте такого порядка нет, спор можно проиграть и при технически исправной подписи, поэтому начните проверку с Положения о КЭДО.»
Что проверить перед переводом учёта рабочего времени в КЭДО
- Принят локальный акт о КЭДО и издан приказ о переходе.
- Выбраны система и вид электронной подписи для каждого документа учёта: табеля, графика, приказа о сверхурочной работе, согласия.
- Получены письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ.
- В локальном акте описан порядок идентификации работника при подписании.
- Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи работнику.
- Пилотная группа проверила маршрут до раскатки на всю компанию.

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник умеет пользоваться системой сам.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Когда документы за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: посмотрите, кто в вашем штате подписывает документы за коллег.»
Когда электронная фиксация не подходит
Электронный учёт не закрывает задачу в трёх ситуациях. Первая: работник, принятый до перехода на КЭДО, не дал согласия, и документы с ним оформляются на бумаге. Вторая: в локальном акте нет порядка идентификации, и записи системы в споре не подтвердят, кто подписал приказ или согласие. Третья: у работодателя есть только данные СКУД без распоряжений, и по ним нельзя отделить работу по поручению от задержки по собственной инициативе.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость КЭДО для учёта рабочего времени и сверхурочной работы
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании, где приказы о сверхурочной работе и табели нужно синхронизировать с расчётом зарплаты, подходит тариф с интеграцией с 1С; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности и составу функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены приведены на дату публикации.
Выводы
Время окончания работы задают ПВТР, трудовой договор или график сменности, а доказывают его табель и распоряжения работодателя. Задержка становится сверхурочной работой только по инициативе работодателя; с 1 сентября 2026 года она ограничена 4 часами в день и 120 часами в год, а при коллективном договоре или отраслевом соглашении — 240 часами, и оплачивается по обновлённой статье 152 ТК РФ. Ранний уход дольше 4 часов подряд без уважительной причины квалифицируется как прогул, короче — как дисциплинарный проступок с процедурой по статье 193 ТК РФ. Электронные записи о времени работы выдерживают спор, если в локальном акте описана идентификация подписанта.
Добыто переводит в КЭДО приказы о сверхурочной работе, согласия работников и табели и синхронизирует их с 1С:ЗУП, поэтому учёт задержек и переработок ведётся в одном маршруте с расчётом зарплаты.
Частые вопросы об учёте окончания рабочего времени
Нужно ли учитывать задержку на 10-15 минут после смены?
Если работник остался по распоряжению работодателя, это сверхурочная работа независимо от продолжительности: статья 99 ТК РФ не устанавливает минимального порога. Такие минуты отражаются в табеле отметкой «С», входят в годовой лимит 120 часов и оплачиваются по статье 152 ТК РФ. Задержка по собственной инициативе без поручения не учитывается как сверхурочная.
Входит ли работа в выходной день в лимит сверхурочной работы?
При нормальном учёте работа в выходной или нерабочий праздничный день оформляется по статье 113 ТК РФ отдельным приказом и оплачивается по статье 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха по желанию работника. В табеле она отмечается кодом «РВ», а не «С».
Может ли работник отказаться остаться после окончания рабочего дня?
Может во всех случаях, когда статья 99 ТК РФ требует его письменного согласия: при завершении начатой работы, ремонте оборудования, неявке сменщика и в остальных случаях сверх этих оснований. Отказ в такой ситуации не является дисциплинарным проступком. Без согласия привлекают только в случаях части 3 статьи 99: катастрофа, производственная авария, устранение последствий аварий систем жизнеобеспечения, чрезвычайное или военное положение.
Считается ли сверхурочной работа сверх неполного рабочего дня?
Да. Сверхурочной считается работа по инициативе работодателя за пределами продолжительности, установленной для конкретного работника, поэтому для работника на неполном рабочем дне это любые часы сверх его сокращённого графика. С 1 сентября 2026 года решение об установлении неполного рабочего времени по статье 93 ТК РФ принимается не позднее 5 рабочих дней с даты письменного обращения работника.
Сколько хранить табели учёта рабочего времени?
Срок хранения табелей установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: 5 лет, а для работ с тяжёлыми, вредными и опасными условиями труда — 50 лет. Электронные табели хранятся в том же порядке, поэтому выгрузка из системы должна оставаться доступной весь срок.
Сколько времени у работника, чтобы взыскать неоплаченную переработку?
По части 2 статьи 392 ТК РФ за невыплату или неполную выплату заработной платы работник вправе обратиться в суд в течение 1 года со дня установленного срока выплаты, в том числе при увольнении. Жалобу в ГИТ можно подать и в пределах этого срока; доказательствами служат копии табеля и приказов, письменные задания и переписка с датой и временем.