Рабочее время в 1С:ЗУП хранится не в одном месте: часы складываются из графика работы, документов-отклонений и данных, которые кадровик или бухгалтер вводит вручную. Отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13» в разделе «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» собирает их на момент формирования, поэтому документ, проведённый позже, в уже сохранённый файл не попадёт. Главное различие, от которого зависит вся процедура выгрузки: при методе регистрации отклонений документ «Табель» вообще не создаётся и часы считаются как график минус оформленные отклонения, а при сплошной регистрации табель заполняется руками и выгружается как самостоятельный первичный документ.
Разберём четыре способа выгрузки в типовой конфигурации и то, что из каждого реально выходит: печатная форма, данные регистров, обмен между базами или передача во внешнюю систему. Покажем семь точек, где часы теряются между графиком, документом и отчётом, и как сверить выгрузку до того, как по ней начислят зарплату. Таблица соответствия документов 1С и кодов табеля Т-12, чек-лист подготовки, расчёт цены ошибки по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Короткий маршрут для тех, кто пришёл за действием: «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» — период — «Сформировать» — сохранить как .xlsx. Выписка из табеля по одному сотруднику делается там же отбором по работнику за произвольный период, включая год, и отдельной унифицированной формы под неё не существует. Обязанность, ради которой всё это ведётся, сформулирована в части 4 статьи 91 ТК РФ: «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». Ниже — пути к табелю по конфигурациям 1С, разбор ошибки с годовым графиком, таблицы сверки и сопоставления форм Т-12, Т-13 и 0504421.
Где найти табель в 1С: пути по версиям и конфигурациям
Путь к табелю зависит от конфигурации, и в 1С:Бухгалтерии он ведёт совсем не туда, куда в 1С:ЗУП. Ниже — четыре типовых маршрута и то, что открывается в конце каждого.
| Конфигурация | Путь к табелю | Что откроется |
|---|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1, в том числе на платформе 8.3 | «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» | Отчёт: печатная форма Т-13 за выбранный период с кодами и часами по дням |
| 1С:ЗУП 3.1, сплошная регистрация | «Зарплата» — «Табели» | Документ «Табель». При методе регистрации отклонений этого документа в базе нет |
| 1С:Бухгалтерия 8.3 | Блок зарплаты и кадров в упрощённом виде | Упрощённый табель. Полноценных регистров времени по видам нет, аналитика по ним не строится |
| 1С:ЗКГУ и ЗПГУ (государственные и муниципальные учреждения) | Раздел отчётов по зарплате, форма по ОКУД 0504421 | Табель формы 0504421 вместо Т-13: другой состав граф и другие условные обозначения |
| 1С:Фреш (облачная версия ЗУП) | Тот же путь, что и в локальной ЗУП 3.1 | Тот же отчёт Т-13; отличается только сохранение файла — он выгружается через браузер |
Проверить себя проще всего по результату: если открылся документ, который можно заполнить руками, вы в «Табелях» и работаете методом сплошной регистрации; если открылась форма с периодом и кнопкой формирования, это отчёт, и часы в него подтягиваются расчётом.
В отчёт Т-13 подтягиваются часы из годового графика, а не из индивидуального: где искать ошибку
Ситуация выглядит так: сотруднику назначен индивидуальный график, а в отчёте Т-13 стоят часы по общему годовому графику подразделения. Причина почти всегда в том, что индивидуальный график не действует на период отчёта: он не проведён, заведён на другой месяц или перекрыт назначением из кадрового документа. Порядок проверки:
- Шаг 1. Откройте карточку сотрудника и посмотрите, какой график назначен: годовой график подразделения или индивидуальный. Если в кадровых данных остался годовой, отчёт будет читать его независимо от введённых документов.
- Шаг 2. Найдите документ «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата» и проверьте, проведён ли он. Непроведённый документ для расчёта часов не существует.
- Шаг 3. Сверьте период документа с периодом отчёта. Индивидуальный график заводится на один месяц, и если месяцев в отчёте несколько, нужен документ на каждый.
- Шаг 4. Проверьте вид времени внутри графика. Если ночные или сокращённые часы не выделены отдельным видом времени, они попадут в табель как обычная явка.
- Шаг 5. Сформируйте отчёт заново. Т-13 читает данные на момент формирования, поэтому после правки графика старый файл остаётся со старыми часами.
Убедиться, что исправление подействовало, можно одним действием: сформировать Т-13 повторно и сверить итог часов по конкретному сотруднику с его индивидуальным графиком за тот же месяц. Совпало — ошибка закрыта.
Откуда 1С:ЗУП берёт часы: график, отклонения и регистры
Основа учёта в 1С:ЗУП 3.1 — график работы. Типовые графики настраиваются на год в разделе «Настройки» — «Графики работы сотрудников», индивидуальные создаются документом «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата» на один месяц. Если график не заполнен на нужный период, программа считает норму нулевой, и выгрузка выдаст пустые ячейки без единого предупреждения.
Дальше конфигурация предлагает два метода учёта, и от выбора зависит, что вы получите на выходе. Метод регистрации отклонений: вводятся только отступления от графика — документы «Работа в выходные и праздники», «Работа сверхурочно», «Больничный лист», «Отпуск», «Прогул, неявка», «Данные для расчёта зарплаты». Документ «Табель» при этом создавать не нужно, часы восстанавливаются расчётом. Метод сплошной регистрации: документ «Табель» из раздела «Зарплата» — «Табели» заполняется полностью, наряду с документами-отклонениями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Норма часов, с которой программа сверяет отработанное время, опирается на производственный календарь, а он собирается из переносов выходных, утверждённых Правительством. Для 2026 года перенос установлен постановлением о переносе выходных дней в 2026 году: 3 января перенесено на 9 января, 4 января — на 31 декабря. Если календарь в базе не обновлён, расхождение по норме пойдёт сразу по всем сотрудникам, а не по отдельным.
Факт: с 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения поднимается до 240 часов. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника.
В практике Добыто расхождения чаще всего начинаются не в расчёте, а в справочниках: график заведён на подразделение, а часть людей работает по индивидуальному, и никто об этом не помнит до конца месяца. Мы закладываем сверку графиков отдельным шагом перед закрытием периода.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Метод регистрации отклонений экономит время ровно до того момента, пока хотя бы одно отклонение не оформлено документом. Часы человека, который вышел в субботу без документа «Работа в выходные и праздники», в выгрузку не попадут: программа считает, что он отдыхал по графику. Перед выгрузкой проверьте журнал отклонений за месяц, а не только итоговые цифры табеля.»
Четыре способа выгрузить рабочее время из 1С и что даёт каждый
Печатная форма и данные — это разные вещи, и половина проблем с выгрузкой растёт отсюда. Отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13» формируется в разделе «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» и сохраняется через команду сохранения в файл: доступны .mxl, .xlsx, .pdf. Файл .xlsx при этом повторяет вёрстку печатной формы, объединённые ячейки и шапку, поэтому для сводных расчётов он неудобен: сортировать и суммировать такую таблицу приходится руками.
Второй способ — универсальный отчёт по регистрам. Он открывается в разделе «Администрирование», в блоке печатных форм, отчётов и обработок, и строится по регистрам накопления «Данные табельного учёта рабочего времени сотрудников» и «Данные оперативного учёта рабочего времени сотрудников». Отсюда выходят не клетки табеля, а строки с сотрудником, датой, видом времени и часами. Именно этот формат нужен, когда часы уходят в зарплатную аналитику, биллинг проектов или внешнюю систему.
Настройка универсального отчёта под рабочее время сводится к четырём решениям: выбрать регистр «Данные табельного учёта рабочего времени сотрудников», задать группировки «Сотрудник — Дата — Вид времени», вывести показатель «Часы» и поставить отборы по подразделению и по конкретному работнику. Индивидуальные графики видны в том же отчёте: группировка по виду времени показывает, чем фактические часы человека отличаются от плановых по его графику. Отчёт по сверхурочным собирается там же: отбор по виду времени «Сверхурочные часы», период с 1 января по текущую дату и группировка по сотруднику дают накопленный итог, которого нет ни в одной печатной форме. Настроенный вариант отчёта обязательно сохраните: без сохранения он собирается заново при каждом открытии.
Третий способ — синхронизация данных между базами, раздел «Администрирование» — «Синхронизация данных». Обмен передаёт данные по настроенным правилам, и добавить туда произвольный вид времени без доработки правил не получится. Четвёртый — стандартный интерфейс OData. Он включается в конфигураторе: «Администрирование» — «Публикация на веб-сервере», флажок публикации стандартного интерфейса OData, затем отдельно задаётся состав публикуемых объектов. Обращение идёт по адресу вида /odata/standard.odata/ с указанием ресурса. Пропуск второго шага, где перечисляются объекты, — самая частая причина ситуации «всё опубликовали, а данных нет».
Сравнение способов по тому, что реально выгружается и где ломается:
| Способ | Что выгружается | Формат | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13» | Печатная форма табеля с кодами и часами по дням | .mxl, .xlsx, .pdf | Вёрстка печатной формы, для расчётов таблицу приходится разбирать вручную |
| Документ «Табель» (сплошная регистрация) | Введённые вручную часы по видам времени | Печатная форма, .xlsx | Существует только при сплошной регистрации, при методе отклонений документа нет |
| Универсальный отчёт по регистрам времени | Строки: сотрудник, дата, вид времени, часы | .xlsx, .mxl | Настраивается под задачу, без сохранённого варианта отчёт собирается заново каждый раз |
| Синхронизация данных между базами | Документы и справочники по правилам обмена | Служебный формат обмена | Состав ограничен правилами, произвольный вид времени требует доработки |
| Стандартный интерфейс OData | Данные объектов, открытых в составе публикации | JSON, XML по HTTP | Нужен веб-сервер и отдельно заданный состав публикуемых объектов |
| Обратная загрузка табеля из Excel (не типовая) | Часы из внешней таблицы в документ «Табель» | Внешняя обработка | В типовой конфигурации отсутствует, документы-основания при загрузке не создаются |
Выбор сводится к одному вопросу: что делает получатель файла. Для проверки инспектором и подписи руководителя нужна печатная форма Т-13, для расчётов и интеграций — строки из регистров, для регулярной передачи в другую систему — обмен или OData.
Табельный номер в печатной форме Т-13 выводится не всегда: он берётся из кадровых данных сотрудника и в отчёт попадает только при заполненном реквизите. В универсальном отчёте табельный номер добавляется как отдельное поле группировки, и именно так собирается выгрузка по табельным номерам, а не по ФИО — это единственный способ не перепутать однофамильцев.
Часы по неполному рабочему времени в выгрузке отличаются двумя признаками. Если неполное время установлено графиком, оно видно как пониженная норма при обычном коде явки; если оформлено отдельным видом времени, оно выходит отдельной строкой универсального отчёта. Проверьте, какой из двух вариантов настроен у вас, до того как считать недоработку.
Можно ли загрузить табель в 1С из Excel и чем это опасно
Штатной загрузки заполненного табеля из Excel в типовой конфигурации 1С:ЗУП нет. На практике задачу решают внешними обработками: файл со строками «сотрудник — дата — вид времени — часы» читается обработкой и переносится в документ «Табель», который существует только при методе сплошной регистрации.
Риск здесь не технический. При загрузке часов из таблицы в базе не появляются документы-основания: приказ о привлечении к сверхурочной работе, письменное согласие работника, приказ о работе в выходной. Часы в табеле есть, подтверждения нет, и при проверке или в трудовом споре подтвердить их нечем. Поэтому обратную загрузку имеет смысл применять к обычной явке, а сверхурочные, работу в выходные и праздники оформлять документами в базе, даже если сами часы пришли из таблицы. Проверить себя можно так: на каждый час с кодом С или РВ в загруженном табеле должен находиться документ в журнале отклонений за тот же день.
Выписка из табеля по одному сотруднику: как сделать в 1С:ЗУП
Выписка из табеля — это отбор по одному работнику, а не отдельная унифицированная форма. В отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» откройте настройки, поставьте отбор по сотруднику и задайте период: произвольный, от одного дня до календарного года. На выходе будет та же печатная форма, но только с одной строкой сотрудника, и её уже можно сохранить в .xlsx или .pdf.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй способ — универсальный отчёт по регистру табельного учёта с отбором по сотруднику и группировками «Дата — Вид времени — Часы». Он удобнее, когда выписка нужна за год: печатная форма Т-13 рассчитана на месяц, а регистр отдаёт любой период одной таблицей. Табельный номер выводится в этом же отчёте отдельным полем, поэтому выписка по табельным номерам собирается без ручной сверки.
Заверяется выписка так же, как любая кадровая справка: подписью уполномоченного лица работодателя и датой. Работник вправе запросить документы, связанные с работой, поэтому выдержку из табеля обычно готовят по письменному заявлению, и в ней указывают период и основание выдачи. Проверьте перед выдачей одно: совпадает ли итог часов в выписке с итогом по этому сотруднику в отчёте за тот же период.
Соберите табель Т-13 по выгруженным часам
Конструктор ниже создаёт бланк табеля по форме Т-13 на 31 день в формате .docx с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Он не подключается к вашей базе и не читает выгрузку: часы из .xlsx переносятся в него вручную. Нужен готовый пустой бланк без генерации — возьмите файл из таблицы шаблонов ниже.
Шаблоны и чек-листы для учёта рабочего времени
Комплект для работы с табелем: начните с бланка формы, а чек-лист и матрицу ролей берите, когда дойдёте до настройки электронного документооборота.
| Документ | Файл |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени Т-12 (бланк) | Бланк Т-12, XLSX |
| Образец заполненного табеля рабочего времени | Образец заполнения, XLS |
| Должностная инструкция табельщика | Инструкция табельщика, DOCX |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Чек-лист настройки, XLSX |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Матрица ролей, XLSX |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-13 (пустой бланк) | Бланк Т-13, XLSX |
| Выписка из табеля учёта рабочего времени (образец) | Образец выписки, DOCX |
Формы Т-12 и Т-13 различаются объёмом: Т-12 включает и учёт времени, и расчёт оплаты, Т-13 — только учёт времени. 1С:ЗУП по умолчанию печатает Т-13, поэтому бланк Т-12 нужен тем, кто ведёт табель вне программы или применяет форму с разделом оплаты.
Семь точек, где часы теряются между графиком и выгрузкой
Первая причина расхождений — незаполненный график на период. Программа не сообщает об ошибке, она просто считает норму равной нулю, а отработанное время при методе отклонений выводит от нормы. Вторая — неоформленное отклонение: переработка была, документа «Работа сверхурочно» нет, часы не существуют для программы.
Третья причина — дата формирования отчёта. Т-13 собирается на момент нажатия кнопки. Кадровик выгрузил табель 25-го числа, бухгалтер провёл больничный 27-го, и файл, который ушёл на подпись, уже не совпадает с базой. Четвёртая — кадровые движения в середине месяца: перевод, приём, увольнение, изменение графика. Сотрудник попадает в выгрузку по одному подразделению, а часть месяца отработал в другом.
Пятая — совместительство и несколько позиций у одного человека. Часы разносятся по разным строкам, а сводная выгрузка по ФИО их складывает или, наоборот, теряет одну из строк. Шестая — суммированный учёт: учётный период по статье 104 ТК РФ может быть месяцем, кварталом или годом, а выгрузку делают помесячно, после чего переработка в отдельном месяце выглядит как нарушение, хотя в пределах квартала норма выдержана. Седьмая — ночные часы: если в графике не выделен отдельный вид времени для ночных, в выгрузке они пойдут как обычные, и доплата по статье 154 ТК РФ потеряется.
Быстрый вход по симптому: найдите в левой колонке то, что видите в файле, и идите туда, куда указывает правая.
| Симптом | Причина | Где смотреть в 1С |
|---|---|---|
| В Т-13 часы годового графика вместо индивидуального | Индивидуальный график не назначен, не проведён или заведён на другой месяц | Карточка сотрудника, документ «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата» |
| Данные индивидуального графика не выгружаются вовсе | График действует не на весь период отчёта | Период документа графика против периода отчёта |
| Документ «Табель» не проводится | Включён метод регистрации отклонений либо часы конфликтуют с графиком и проверкой планового времени | Настройки расчёта зарплаты, метод учёта; сообщения при проведении документа |
| Часы в Т-13 совпадают с часами начислений | При методе отклонений отчёт строится по расчётным данным, а не по введённому табелю | Документ «Начисление зарплаты и взносов», регистр табельного учёта |
| Исправили документ, в расчётный лист идут старые часы | Начисление рассчитано до правки и не пересчитано | Пересчёт документа начисления за месяц после правки отклонения |
| Нулевая норма и пустые ячейки | График на период не заполнен | «Настройки» — «Графики работы сотрудников», заполнение по году |
| Переработка была, часов в табеле нет | Отклонение не оформлено документом | Журналы «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники» |
| Файл не совпадает с базой | Документ проведён после выгрузки | Дата и время формирования отчёта против даты проведения документа |
| Часы одного человека в двух подразделениях | Кадровое движение в середине месяца | Кадровые документы сотрудника за период, отбор по подразделению в отчёте |
| Часы потеряны по второй позиции | Совместительство: часы разнесены по разным строкам | Универсальный отчёт с группировкой по сотруднику и позиции штатного расписания |
| Ночные часы ушли как обычные | В графике нет отдельного вида времени для ночных | График работы, состав видов времени; вид времени «Ночные часы» |
Внимание: визуальный штамп электронной подписи на PDF-файле табеля ничего не доказывает. Картинку штампа можно скопировать в любой документ. Юридическую силу подтверждает файл подписи, который проверяется отдельно, а в комплект для контролирующего органа входят приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО и согласие работника.
Как проверить табель в 1С:ЗУП перед выгрузкой: показатели сверки и пошаговая инструкция
Сверка начинается не с часов, а с перечня показателей: если хотя бы один из семи расходится, выгружать рано.
| Показатель | Где взять в 1С | Признак расхождения |
|---|---|---|
| Норма часов за период | Производственный календарь: на 2026 год 247 рабочих дней и 1972 часа при 40-часовой неделе, 1774,4 при 36-часовой, 1181,6 при 24-часовой | Итог по графику не равен норме календаря |
| Фактические часы по виду времени «Явка» | Универсальный отчёт по регистру табельного учёта | Итог отчёта не совпадает с итогом печатной формы Т-13 |
| Сверхурочные нарастающим итогом с начала года | Универсальный отчёт, отбор по виду времени, период с 1 января | Итог по сотруднику приближается к 120 часам или превышает их |
| Ночные часы | График работы, вид времени «Ночные часы» | Ночные часы отсутствуют при фактической работе в ночное время |
| Работа в выходные и праздники | Журнал документов «Работа в выходные и праздники» | Код РВ в табеле без приказа и письменного согласия |
| Неявки по невыясненным причинам | Документ «Прогул, неявка», код НН | Код изменён до получения объяснений работника |
| Производственный календарь текущего года | «Настройки» — производственный календарь; график, заполненный по этому календарю | Праздничные и перенесённые дни в графике отмечены как рабочие |
- Шаг 1. Проверьте, что график работы заполнен на весь выгружаемый период, а производственный календарь в базе соответствует 2026 году с учётом переносов 3 и 4 января.
- Шаг 2. Откройте журналы документов-отклонений за месяц: «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники», «Больничный лист», «Отпуск», «Прогул, неявка». Сверьте количество документов с заявками руководителей, а не с памятью.
- Шаг 3. Отдельно проверьте сотрудников с кадровыми движениями в середине месяца и совместителей: по ним выгрузка расходится чаще всего.
- Шаг 4. Сформируйте универсальный отчёт по регистру табельного учёта и сравните итог по часам с итогом печатной формы Т-13. Расхождение означает, что часть данных не участвует в печатной форме.
- Шаг 5. Зафиксируйте дату и время выгрузки прямо в имени файла. После этой отметки любой проведённый документ означает, что выгрузку нужно повторить.
- Шаг 6. Передайте табель на подпись и сохраните вместе с ним файл подписи, а не только PDF с визуализацией штампа.
Как проверить, по всем ли подразделениям и объектам проведены табели
Это отдельная задача: не сверка часов внутри одного табеля, а проверка того, что ни одна единица учёта не пропущена. В строительстве, охране, клининге и торговых сетях такой единицей чаще всего служит объект, и по каждому объекту табель ведёт свой ответственный. Откройте журнал документов «Табели» за период, отсортируйте список по подразделению и сверьте его со справочником подразделений и объектов: в списке должно быть столько документов, сколько единиц учёта. Непроведённые документы видны отбором по признаку проведения. То же самое собирается универсальным отчётом с группировкой по подразделению и показателем количества документов. Если по объекту табеля нет вовсе, часы по нему в расчёт не попадут, а отчёт при этом выглядит корректным: непроведённый или отсутствующий табель не даёт никакого предупреждения. Проверку делают до выгрузки, иначе недостающие данные обнаруживаются уже после начисления.
При суммированном учёте шаг 4 делается по всему учётному периоду, а не по месяцу. Иначе доплата за переработку считается по промежуточным данным, и её потом приходится пересчитывать.
Сверхурочные, ночные и выходные: что должно дойти до выгрузки по нормам 2026 года
Порядок оплаты сверхурочной работы закреплён в части 1 статьи 152 ТК РФ дословно: «Сверхурочная работа оплачивается исходя из размера заработной платы, установленного в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты, в пределах 120 часов в год за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час». Проверено по части 1 статьи 152 ТК РФ (ред. ФЗ от 25.05.2026 № 144-ФЗ) на 28.09.2026. Конкретные размеры могут быть выше и определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха.
База расчёта — не голый оклад. Норма прямо называет размер заработной платы по действующей системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. В 1С база задаётся составом начислений, которые входят в расчёт среднего для оплаты сверхурочной работы, и по умолчанию там нередко остаётся один тариф. Состав начислений проверяют до первого расчёта по новой редакции, а не после жалобы работника.
Базовый предел сверхурочной работы — 120 часов в год; до 240 часов он поднимается только тогда, когда это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением. Часы сверх 120 требуют отдельного письменного согласия работника, и для таких работников предусмотрены ежегодные медицинские осмотры (статья 99 ТК РФ в редакции ФЗ от 25.05.2026 № 144-ФЗ). Там же установлено ограничение по продолжительности: не более 4 часов в течение двух дней подряд.
Для выгрузки это значит, что счётчик сверхурочных часов должен вестись нарастающим итогом с начала года по каждому человеку, а не по месяцу. Помесячный отчёт не покажет, что 121-й час уже пройден и дальше применяется двойной размер. Считается счётчик так: универсальный отчёт по регистру табельного учёта, период с 1 января по текущую дату, отбор по виду времени «Сверхурочные часы», группировка по сотруднику; полученный итог сравнивается с порогами 120 и, если в компании действует коллективный договор с увеличенным лимитом, 240 часов. Обязанность вести такой учёт закреплена в статье 99 ТК РФ: «Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника». Сомнительные ситуации по привлечению и оплате переработок можно проверить через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где разбираются типовые случаи по рабочему времени и оплате труда.
Полезно знать: для работников, привлекаемых к сверхурочной работе сверх 120 часов в год, статья 99 ТК РФ в редакции ФЗ от 25.05.2026 № 144-ФЗ предусматривает ежегодные медицинские осмотры, а сами такие часы допускаются только с отдельного письменного согласия работника. Счётчик часов в выгрузке влияет и на оплату, и на эту обязанность работодателя.
Соответствие документов 1С, кодов табеля по форме Т-12 и того, чем часы подтверждаются при проверке:
| Документ в 1С:ЗУП | Код табеля | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Работа по графику без отклонений | Я (01) | График работы, утверждённый до начала периода |
| Вид времени «Ночные часы» в графике | Н (02) | График с выделенным ночным временем, ЛНА о доплате |
| «Работа в выходные и праздники» | РВ (03) | Письменное согласие работника и приказ о привлечении |
| «Работа сверхурочно» | С (04) | Письменное согласие, приказ, счётчик часов с начала года |
| «Командировка» | К (06) | Приказ о направлении в командировку |
| «Отпуск» (ежегодный оплачиваемый) | ОТ (09) | График отпусков, приказ Т-6, записка-расчёт |
| «Отпуск без сохранения оплаты» | ДО (16) | Заявление работника и приказ |
| «Больничный лист» | Б (19) | Электронный листок нетрудоспособности, данные СФР |
| «Прогул, неявка» до выяснения причин | НН (30) | Акт об отсутствии, до получения объяснений код не меняется |
Код НН — рабочий инструмент, а не формальность: пока причина отсутствия не выяснена, менять его на ПР (24) нельзя, иначе увольнение за прогул разваливается в суде на первом же вопросе об объяснительной.
Сами условные обозначения берутся из указаний по применению унифицированной формы Т-12: именно она содержит перечень буквенных и цифровых кодов, которым пользуются и при заполнении Т-13. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация вправе утвердить свою форму табеля в учётной политике, но 1С:ЗУП по умолчанию печатает Т-13, а бюджетные конфигурации — форму 0504421. Какую форму применять, показывает таблица ниже.
| Форма | Кто применяет | Статус формы | Что печатает 1С |
|---|---|---|---|
| Т-12 | Коммерческие организации, ведущие учёт времени вместе с расчётом оплаты | Унифицированная, с 2013 года применение необязательно | Печатная форма в типовой ЗУП не предусмотрена, бланк заполняется отдельно |
| Т-13 | Коммерческие организации, ведущие только учёт времени | Унифицированная, с 2013 года применение необязательно | Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в ЗУП 3.1 |
| 0504421 | Государственные и муниципальные учреждения | Обязательная форма бюджетного учёта по ОКУД | Формируется в 1С:ЗКГУ и ЗПГУ вместо Т-13 |
| Собственная форма организации | Любая коммерческая организация | Утверждается учётной политикой, должна содержать обязательные реквизиты первичного документа | Требуется доработка печатной формы или выгрузка строк из регистров |
Практический вывод: если вы не бюджетное учреждение, выбор формы — ваше решение, но менять его посреди года не стоит, иначе табели за один период окажутся в двух разных формах.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о переработках почти всегда упирается не в расчёт, а в документы о привлечении. Работник приносит распечатку из пропускной системы, работодатель показывает табель с кодом Я, а приказа о привлечении к сверхурочной работе нет ни у кого. Ведите счётчик сверхурочных часов по каждому работнику нарастающим итогом с 1 января и храните согласия вместе с приказами — именно этот комплект спрашивают первым.»
Что подготовить до выгрузки: чек-лист кадровика
Выгрузка занимает минуту, подготовка — основное время. Перед тем как формировать табель и отдавать файл дальше, проверьте семь пунктов:
- Графики работы заполнены на весь период, включая индивидуальные графики по отдельным сотрудникам.
- Производственный календарь в базе обновлён под 2026 год с учётом переносов выходных.
- Выбран и зафиксирован метод учёта: регистрация отклонений или сплошная регистрация. Смешение двух методов в одном периоде даёт двойной счёт часов.
- Все отклонения за период оформлены документами, а не записаны в переписке руководителей.
- По сотрудникам с переводом, приёмом или увольнением в середине месяца проверено, в каком подразделении числятся их часы.
- Для суммированного учёта определён учётный период по статье 104 ТК РФ, и сверка идёт по нему, а не по месяцу.
- Назначен ответственный за ведение табеля: приказом или должностной инструкцией. Без назначенного лица спорные часы некому подтвердить.
Лайфхак: обмен с сервисом личных кабинетов идёт фоновым заданием, а кабинеты сотрудников обновляются с интервалом около 10 минут. Если документ нужен работнику прямо сейчас, запустите обмен вручную через состояние обмена, а не ждите фонового задания.
В практике Добыто на внедрении мы всегда начинаем с пилотной группы: одно подразделение, один полный месяц, полная сверка выгрузки с фактом. Ошибки настройки графиков и видов времени вылезают именно на первом закрытом периоде, и дешевле поймать их на 30 сотрудниках, чем на 3000.
Кто подписывает выгруженный табель и какой подписью
Табель относится к документам, которые закон разрешает вести в электронном виде. Со стороны работодателя документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью; при этом статья 22.3 ТК РФ допускает для части кадровых документов, оформляемых в информационной системе работодателя, усиленную неквалифицированную подпись, и конкретный состав таких документов закрепляется положением о КЭДО. Для табеля выбранный вариант фиксируется в этом же положении, чтобы у проверяющего не было вопроса, чем именно подписан документ. Подписывает не тот, кто вёл табель, а тот, кому делегировано право подписи: руководитель либо сотрудник на основании машиночитаемой доверенности. Документы от имени организации подписываются в учётной базе, а не в личном кабинете работника.
Отсюда практическое следствие для выгрузки. Файл .xlsx, сохранённый из отчёта Т-13, юридически не документ: это выборка данных. Документом он становится после подписания, и хранить нужно связку «файл плюс файл подписи», а не одну красивую печатную форму. При проверке инспектор запрашивает именно эту связку вместе с приказом о введении КЭДО и положением о КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Право подписи стоит делегировать двум-трём сотрудникам кадровой службы, а не замыкать на директоре. Табель закрывается в конце месяца, директор в этот момент бывает в командировке, и подписание уезжает на неделю вместе с расчётом зарплаты. Оформите приказ о делегировании и машиночитаемую доверенность заранее, до первого закрытого периода.»
Потери рабочего времени в 1С:ЗУП: где их видно и сколько стоит недоплата
Потери рабочего времени видны в универсальном отчёте по регистру табельного учёта: группировка по виду времени показывает, сколько часов ушло в неявки, простои и отсутствия, а сравнение итога с нормой производственного календаря за тот же период даёт размер недоработки по каждому сотруднику. Отдельной строкой смотрят код НН: неявки по невыясненным причинам — это потери, которые ещё не квалифицированы.
Потерянные часы превращаются в недоплату, а недоплата — в состав по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Невыплата или неполная выплата заработной платы в установленный срок влечёт для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 7 — от 50 000 до 100 000 рублей. Нарушение порядка ведения учёта само по себе идёт по части 1 той же статьи: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Дальше считается то, о чём в момент выгрузки не думают. Недоплаченные часы возвращаются работнику с процентами по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки. Перерасчёт зарплаты за прошлый период тянет за собой уточнённую отчётность и пересчёт среднего заработка для отпускных и командировок тех же людей. И отдельной строкой идёт время кадровой службы: разбор одного спорного месяца по 200 сотрудникам занимает больше, чем аккуратная сверка перед выгрузкой всего года.
При этом сумма штрафа редко бывает главной потерей. Проверка по одной жалобе обычно заканчивается запросом табелей за весь период, и если метод учёта менялся посреди года или графики заводились задним числом, вопросы возникают по всем сотрудникам сразу.
Когда выгрузка рабочего времени из 1С задачу не решает
Если в компании нет ЗУП, а кадровый учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, полноценных регистров времени там нет: табель формируется упрощённо, и строить на нём аналитику по видам времени бессмысленно. Второй случай — отсутствие первичных данных. Программа выгрузит ровно то, что в неё ввели: если явку никто не фиксирует и табель заполняется в конце месяца по памяти руководителя, автоматизация выгрузки просто ускорит распространение неверных цифр.
Третий случай — исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Они не работники, режим рабочего времени на них не распространяется, табель на них не ведётся, и попытка завести их в учёт времени создаёт признаки трудовых отношений там, где их быть не должно. Четвёртый — дистанционные работники, если режим рабочего времени по статье 312.4 ТК РФ отдан на усмотрение работника: тогда учитывается результат, а не часы, и подробная выгрузка по дням теряет смысл.
Отдельно про контроль активности. Системы мониторинга рабочих станций дают данные, но эти данные не заменяют табель: код Я ставится за отработанный по графику день, а не за количество нажатий клавиш. Использовать такие данные как основание для дисциплинарного взыскания без оформленного режима работы и ЛНА — прямой путь к отменённому взысканию.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Заводить исполнителей по ГПХ и самозанятых в учёт рабочего времени не стоит, даже если так удобнее считать оплату. Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда идти в суд обсуждались в 2026 году, но в итоговый текст закона не вошли, и ссылаться на них как на действующие нормы нельзя. При этом графики, табели и режим работы остаются признаками, которые суд оценивает по фактическим отношениям, а не по названию договора.»
В сервисе Добыто КЭДО блок рабочего времени живёт в профиле сотрудника: человек видит учтённые часы и согласует их, а отсутствия, отпуска, больничные и командировки сведены в один график по отделу. Спорный день закрывается до выгрузки, а не после начисления.
Стоимость перехода на электронный учёт рабочего времени: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Сам учёт часов при этом остаётся в 1С, в КЭДО переходят только документы и их подписание.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | выпускаются бесплатно на всех тарифах | при подключении кабинета |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли интеграция с учётной системой: на тарифе «Старт» интеграции с 1С нет, она входит в «Бизнес». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Часы в 1С:ЗУП собираются из графика и оформленных отклонений, а отчёт Т-13 фиксирует их состояние на момент формирования. Печатная форма годится для подписи и проверки, строки регистров — для расчётов, интеграций и выписки по одному сотруднику, обмен и OData — для регулярной передачи во внешние системы. Теряются часы предсказуемо: незаполненный график, индивидуальный график вместо годового, неоформленное отклонение, документ, проведённый после выгрузки, кадровое движение в середине месяца и помесячная сверка при суммированном учёте. Цена ошибки измеряется не только штрафом от 30 000 рублей на юридическое лицо, но и перерасчётом зарплаты, среднего заработка и отчётности.
Мы в Добыто переводим кадровые документы в электронный вид вместе с настройкой обмена с 1С и правами подписи, чтобы табель, приказы о привлечении к сверхурочной работе и согласия работников хранились одним комплектом. Учёт часов при этом остаётся в учётной системе, а спорные дни закрываются в кабинете сотрудника до закрытия периода.
Частые вопросы о выгрузке рабочего времени из 1С
Нужно ли распечатывать табель, выгруженный из 1С
Нет, при условии, что электронный документ подписан и хранится по правилам кадрового электронного документооборота: вместе с приказом о введении КЭДО, положением о КЭДО и согласиями работников. Дублировать на бумаге в этом случае не требуется. Срок хранения табелей — 5 лет, и он одинаков для бумажной и электронной формы. Обратите внимание на формат: документ, который передаётся работнику без дублирования на бумаге, должен соответствовать требованиям к формату из приказа Минтруда, иначе бумажный экземпляр придётся оформлять дополнительно.
Как отразить в табеле день, когда работник на больничном подписал документы
День остаётся днём временной нетрудоспособности с кодом Б, подписание документа его не меняет. Закон не запрещает работнику подписывать документы в период болезни, а руководителю — подписывать документы от имени организации: полномочия директора на время больничного не прекращаются. Вопрос возникает не к табелю, а к обоснованности пособия, если человек в эти дни фактически работал полный день.
Можно ли загрузить табель обратно в 1С из Excel, если часы вели в таблице
В типовой конфигурации штатной загрузки заполненного табеля из Excel нет, для этого применяют внешние обработки. Практический риск здесь не технический: при загрузке часов из таблицы в базу не появляются документы-основания. Сверхурочные и работа в выходные должны подтверждаться приказом и письменным согласием работника, а строка в Excel таким подтверждением не является.
Что делать, если после выгрузки табеля провели больничный задним числом
Выгрузку нужно повторить, а ранее сформированный файл не использовать для начисления. При методе регистрации отклонений проведённый больничный автоматически меняет часы в отчёте Т-13, поэтому расхождение возникает только у тех, кто работает с сохранённой копией. Поэтому в имени файла выгрузки полезно фиксировать дату и время формирования.
Как считать лимит сверхурочных, если учётный период — год, а сотрудник принят в июне
Лимит 120 часов установлен на год и для принятых в середине года не уменьшается пропорционально: он считается за календарный год по фактически отработанным сверхурочно часам. Норма рабочего времени при суммированном учёте, наоборот, считается за фактически отработанную часть учётного периода, с даты приёма. Эти два счётчика ведутся отдельно, и их смешение — частая причина неверного расчёта доплаты.
Кто отвечает за табель, если его ведут руководители подразделений, а сводит кадровик
Ответственность несёт работодатель, но при разборе конкретного нарушения смотрят, на кого возложено ведение табеля приказом или должностной инструкцией. Если табель ведут руководители подразделений, зафиксируйте это документально и укажите срок сдачи данных в кадровую службу. Без назначенного ответственного лица спорные часы подтвердить некому, а начисление зарплаты без табеля суды оценивают как грубое нарушение порядка учёта.
Как выгрузить табель из 1С за год по одному работнику
Печатная форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому за год её формируют помесячно либо берут универсальный отчёт по регистру табельного учёта: период с 1 января по 31 декабря, отбор по сотруднику, группировки «Дата — Вид времени», показатель «Часы». Такой отчёт выгружается в .xlsx одной плоской таблицей, которую можно суммировать без разбора вёрстки. Сохраните вариант отчёта, чтобы в следующий раз не собирать настройку заново.
Как понять, что производственный календарь синхронизирован с табелем
Откройте производственный календарь текущего года в настройках и проверьте, отмечены ли в нём переносы выходных на 2026 год. Затем откройте график работы и посмотрите, стоят ли в нём нерабочие дни в тех же датах: график заполняется по календарю на момент заполнения и после обновления календаря автоматически не перестраивается. Контрольная цифра — годовая норма 1972 часа при 40-часовой неделе: если итог по графику за год от неё отличается, календарь и график разошлись.
Как в табеле в 1С не указывать часы по каждому дню
Режим отображения зависит от метода учёта и от настройки проверки табеля на соответствие плановому времени. При методе регистрации отклонений дни заполняются расчётом по графику, и вводить часы вручную не требуется вовсе; при сплошной регистрации часы вносятся в документ «Табель», а печатная форма выводит их по дням. Изменение этих настроек влияет на весь расчёт зарплаты, поэтому его делают до начала периода, а не в момент закрытия месяца.
