Рабочее время по трудовому кодексу для работодателя — это время, когда работник должен исполнять трудовые обязанности по правилам внутреннего трудового распорядка и трудовому договору. Нормальная продолжительность не превышает 40 часов в неделю, а фактически отработанные часы нужно учитывать по каждому работнику. В 2026 году годовая норма при пятидневной неделе составляет 1 972 часа для 40-часовой недели, 1 774,4 часа для 36-часовой и 1 181,6 часа для 24-часовой. Отдельно проверяют режим: общий график закрепляют в ПВТР, индивидуальные условия — в трудовом договоре.
Разберём, как составить график работы, выбрать способ учёта, определить баланс часов и оформить сверхурочную работу. После 1 сентября 2026 года предел сверхурочных можно увеличить до 240 часов в год только при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, но для отдельных категорий сохраняется предел 120 часов. В статье есть таблица норм, порядок проверки табеля, шаблоны кадровых документов, расчётные примеры и ответы на ситуации с удалённой работой, ночными сменами и неполным временем.
Какая продолжительность рабочего времени считается нормальной
Работодатель сначала определяет недельную норму конкретного работника, а уже затем строит график и проверяет табель. Предел 40 часов относится к нормальной продолжительности рабочего времени по статье 91 ТК РФ; сокращённая продолжительность устанавливается для отдельных категорий независимо от того, сколько часов фактически хочет запланировать руководитель.
| Категория нормы | Норма в неделю | Годовая норма в 2026 году |
|---|---|---|
| Нормальная продолжительность | 40 часов | 1 972 часа |
| Сокращённая продолжительность | 36 часов | 1 774,4 часа |
| Сокращённая продолжительность | 24 часа | 1 181,6 часа |
Производственный календарь на 2026 год включает 247 рабочих и 118 выходных и праздничных дней. Для неполного рабочего времени норму считают отдельно: она уменьшается пропорционально установленному режиму, поэтому сравнивать табель работника с полной 40-часовой нормой нельзя.
Сокращённое и неполное рабочее время имеют разное основание. Сокращённая продолжительность прямо связана с категорией работника или условиями труда: например, для работников младше 16 лет действует предел 24 часа в неделю, для работников от 16 до 18 лет и инвалидов I и II группы — 35 часов, для занятых во вредных условиях 3-й или 4-й степени либо в опасных условиях — не более 36 часов. Неполное время устанавливают по соглашению сторон или в случаях, когда работодатель обязан удовлетворить просьбу работника по статье 93 ТК РФ.
В официальном разъяснении Минтруд России о режиме рабочего времени отдельно перечислены начало и окончание работы, перерывы, число смен и чередование рабочих и нерабочих дней. Эти параметры проверяют до утверждения графика, а не после закрытия табеля.
Как закрепить режим и график работы в документах
Режим рабочего времени включает продолжительность рабочей недели, ежедневной работы или смены, время начала и окончания, перерывы, количество смен и порядок чередования рабочих и выходных дней. Общие правила закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, а режим конкретного работника, если он отличается от общего, указывают в трудовом договоре.
Для пятидневной недели обычно фиксируют два выходных дня, для шестидневной — один. При скользящем графике выходные чередуются по утверждённому расписанию. Сменный режим требует графика сменности, в котором работник видит свою последовательность смен и время отдыха. Само название графика не заменяет конкретных часов: запись «сменный режим» без начала и окончания работы не показывает, сколько времени сотрудник должен находиться на рабочем месте.
Гибкое рабочее время позволяет определить начало, окончание или общую продолжительность смены по соглашению сторон. При ненормированном рабочем дне работодатель может эпизодически привлекать отдельные категории работников за пределами обычной продолжительности, если должность включена в соответствующий перечень. Такой режим не превращает постоянную переработку в норму и не отменяет обязанность вести учёт фактически отработанного времени.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Суммированный учёт выбирают для подразделений, где нельзя выдерживать ежедневную или еженедельную норму, например при непрерывной работе или сменном графике. В этом случае график может содержать разное число часов по неделям, но за учётный период фактическое время не должно превышать нормальное число часов для конкретной категории работника.
Как вести учёт рабочего времени и заполнять табель
Работодатель обязан учитывать фактически отработанное каждым работником время, включая часы по графику, сверхурочную работу, ночные смены, работу в выходные и периоды отсутствия. Табель нужен не только для расчёта зарплаты: по нему сопоставляют плановый график, фактические часы и основания для повышенной оплаты.
Форма Т-12 подходит для ручной фиксации явок и неявок, а форма Т-13 — для учёта при автоматизированной обработке данных. В материалах Добыто есть шаблон Т-12 и конструктор Т-13: последний формирует документ на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Работодатель выбирает форму и порядок заполнения локальным документом, но не может исключить из учёта часы, которые фактически относятся к рабочему времени.
Сформировать табель Т-13 на 31 день
Лайфхак: конструктор Т-13 из материалов Добыто формирует табель на 31 день и сразу предусматривает обозначения явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.
Отдельно фиксируют сверхурочные часы. Их нельзя прятать внутри обычной явки или компенсировать неофициальной договорённостью с руководителем: в табеле должна быть видна продолжительность работы сверх установленного времени, а в кадровом комплекте — основание привлечения и согласие работника, когда оно требуется.
Шаблоны для оформления режима и табеля
Для первичной проверки сначала откройте шаблон табеля, затем сопоставьте его с разделом трудового договора о режиме рабочего времени.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
В конструкторе трудового договора Добыто предусмотрен раздел о рабочем времени, поэтому его можно использовать для проверки того, совпадает ли условие договора с общим режимом и фактическим графиком. Если режим конкретного сотрудника отличается, в договоре должна быть видна именно эта индивидуальная настройка.
Как считать баланс при суммированном учёте
При суммированном учёте баланс проверяют не по каждому дню, а по окончании установленного учётного периода. Нормальное число часов рассчитывают исходя из недельной нормы конкретного работника; больничный, отпуск и другие уважительные периоды отсутствия уменьшают норму, которую нужно сопоставлять с фактически отработанным временем.
Учётный период может составлять месяц, квартал или другой период, но обычно не должен быть длиннее 1 года. Для работников с вредными или опасными условиями труда он ограничен 3 месяцами. Увеличить этот период до 1 года можно только в предусмотренных законом сезонных или технологических случаях при наличии отраслевого или межотраслевого соглашения и коллективного договора.
Практическая проверка выглядит так: сначала определяют норму часов за период, затем складывают часы по табелю и вычитают норму из фактического времени. Положительное значение требует проверить сверхурочную работу и оплату, отрицательное показывает недоработку либо ошибку в графике. В Добыто КЭДО электронный архив и шаблоны документов можно использовать как единый комплект для хранения графика, табеля и оснований начислений.
Сверхурочная работа: годовой лимит и порядок оплаты
Сверхурочной считается работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности ежедневной смены, а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Если сотрудник сам распределил время и выполнял задачи без поручения работодателя, одного факта позднего входа в систему или отправки отчёта недостаточно.
С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил правила статьи 99 ТК РФ. Базовый предел составляет 4 часа за 2 дня подряд и 120 часов в год. Увеличить годовой предел до 240 часов можно только при условии, что это предусмотрено коллективным договором и (или) распространяющимся на работодателя отраслевым либо межотраслевым соглашением.
| Сценарий | Предел и условие | Что проверить работодателю |
|---|---|---|
| Обычная категория работников | 120 часов в год; до 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении | Есть ли нужное соглашение и внесено ли условие в документы работодателя |
| Вредные условия подкласса 3.3 или 3.4 | Предел остаётся 120 часов в год | Результаты СОУТ и категорию условий труда конкретного рабочего места |
| Пенсионер, предпенсионер, вредные условия подкласса 3.1 или 3.2 | Свыше 120 часов — письменное согласие и гарантии статьи 99 ТК РФ | Согласие, медицинские ограничения и соблюдение специальных гарантий |
Даже при наличии основания для увеличения лимита нельзя автоматически включать переработку в график на весь год. Сверхурочная работа возникает по конкретному поручению работодателя и оформляется с соблюдением правил статьи 99 ТК РФ. Для части случаев нужно письменное согласие работника, а случаи привлечения без согласия ограничены законом.
Оплата за первые 2 часа сверхурочной работы составляет не менее чем 1,5-кратный размер, за последующие часы — не менее чем двойной. По желанию работника повышенную оплату можно заменить дополнительным временем отдыха, но продолжительность отдыха должна быть не меньше отработанных сверхурочно часов. С 1 сентября 2026 года каждый час сверх 120 часов в год оплачивается не менее чем в двойном размере с учётом компенсационных и стимулирующих выплат.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работа в выходной или нерабочий праздничный день имеет отдельное правило оплаты и не становится сверхурочной только потому, что увеличила фактическое время за месяц. Часы, оплаченные в повышенном размере либо компенсированные другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ, не включают в продолжительность сверхурочной работы по статье 152 ТК РФ.
Почему выгрузки из системы не всегда доказывают переработку
В определении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.09.2025 по делу № 88-22554/2025 переписка, отчёты и выгрузки из программы учёта сами по себе не подтвердили сверхурочную работу удалённого сотрудника. Суд учёл, что работник самостоятельно распределял время, а поручение работодателя на работу сверх установленной продолжительности не было доказано.
Работодателю нужно связывать запись в системе с конкретным поручением, графиком, согласованием и данными табеля. Для дистанционного работника обязанность учитывать рабочее время сохраняется, но цифровой журнал не заменяет подтверждение инициативы работодателя.
Ночная работа, выходные и ненормированный рабочий день
Ночным считается время с 22:00 до 06:00. Продолжительность смены в ночное время обычно сокращается на 1 час без последующей отработки, а каждый ночной час оплачивается в повышенном размере. Минимальная доплата за ночные часы составляет 20%; локальный нормативный акт или система оплаты труда могут устанавливать больший размер.
Полезно знать: в калькуляторе ночных смен из материалов Добыто для расчёта используются ночные часы за месяц, часовая ставка, процент доплаты, оклад и норма часов. В описании инструмента ночное время указано как период с 22:00 до 06:00, а минимальная доплата — 20%.
Ненормированный рабочий день отличается от сверхурочной работы основанием и режимом. Его устанавливают для отдельных должностей, включённых в перечень работодателя, а привлечение происходит эпизодически. Постоянная работа после окончания смены требует проверки: возможно, фактически используется сверхурочная работа, которую нельзя заменить одной записью о ненормированном дне.
При работе в выходной или нерабочий праздничный день работодатель оформляет отдельное основание и обеспечивает оплату не менее чем в двойном размере либо предоставляет другой день отдыха по правилам статьи 153 ТК РФ. В табеле эти часы должны быть видны отдельно от обычной явки и отсутствий.
Неполное рабочее время: что изменилось с 1 сентября 2026 года
Неполное рабочее время устанавливают по соглашению сторон либо по просьбе работника, которому работодатель обязан его предоставить в случаях статьи 93 ТК РФ. К таким ситуациям относится просьба беременной женщины или одного из родителей ребёнка младше 14 лет при наличии предусмотренных законом условий.
С 1 сентября 2026 года решение по просьбе об установлении неполного рабочего времени от работника, которому оно полагается по закону, нужно принять не позднее чем за 5 рабочих дней. В ответе фиксируют согласованный режим: неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или сочетание этих вариантов. После этого график и табель сравнивают уже с уменьшенной нормой, а не с нормой полной рабочей недели.
Если режим меняется у одного сотрудника, общее правило в ПВТР не переписывают автоматически. Индивидуальное условие отражают в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а в табеле используют норму, соответствующую этому условию. Конструктор трудового договора Добыто включает отдельный раздел о рабочем времени, поэтому его можно использовать для проверки формулировки до подписания.
Когда выбранный режим рабочего времени не подходит
Суммированный учёт не нужен, если работодатель может соблюдать ежедневную или еженедельную норму обычным графиком. Его вводят для производственной ситуации, в которой длительность смен и недель различается, но итог за учётный период укладывается в норму.
Лимит 240 часов нельзя применять только приказом руководителя. Нужна договорная основа в коллективном договоре или соглашении, а для работников, которым закон оставляет предел 120 часов, увеличение не действует. Ссылка в графике на срочную производственную задачу не заменяет согласие или специальную гарантию, когда они обязательны.
Ненормированный рабочий день не подходит для ежедневной работы после окончания смены. Если сотрудник постоянно остаётся дольше по поручению работодателя, нужно проверить порядок привлечения к сверхурочной работе и оплату часов. Для удалённого сотрудника один журнал активности тоже не решает вопрос: нужны данные о поручении работодателя и фактически выполненной работе.
Как проверить график и табель до начисления зарплаты: пошаговая инструкция
Проверка рабочего времени работодателем
- Шаг 1. Определите категорию работника, недельную норму и наличие сокращённого или неполного рабочего времени.
- Шаг 2. Сопоставьте режим с ПВТР и трудовым договором: проверьте начало и окончание работы, перерывы, сменность и выходные дни.
- Шаг 3. Рассчитайте норму на выбранный учётный период, если применяется суммированный учёт, и учтите периоды болезни, отпуска и другие отсутствия.
- Шаг 4. Сверьте табель с графиком, отдельно выделите ночные часы, работу в выходные и сверхурочные часы, а по каждому отклонению проверьте кадровое основание.
- Шаг 5. До начисления зарплаты проверьте оплату: первые 2 часа сверхурочных, последующие часы, работу в выходные и ночную доплату. При превышении 120 часов в год проверьте специальный режим, согласие и гарантии.
Если один из пунктов не подтверждается документом или табелем, сначала исправляют оформление и расчёт, а затем закрывают период. В Добыто КЭДО кадровые документы, шаблоны и электронный архив объединяются в одном маршруте, что позволяет хранить рядом условие о режиме, график и подтверждение подписания.
Стоимость КЭДО для оформления рабочего времени и табеля
Цена сервиса зависит от числа сотрудников, набора электронных подписей, шаблонов, интеграции с 1С и требований к архиву. В тарифном файле указаны 3 варианта, поэтому дополнительные позиции не добавляем.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Минимальная оплата 50 сотрудников — 30 000 ₽ в год |
| Корпорация | По запросу | Расширенные требования и SLA |
В тарифах Бизнес и Корпорация предусмотрены кастомные шаблоны, интеграция с 1С или API и электронный архив в зависимости от тарифа. Актуальные условия и состав функций размещены на странице тарифов Добыто КЭДО; сроки подключения и настройки в тарифном файле отдельно не указаны.
Выводы
Работодатель начинает с нормы конкретного работника, закрепляет режим в ПВТР и трудовом договоре, затем ведёт ежедневный учёт фактических часов. Суммированный учёт применяют только при производственной необходимости, а сверхурочные отделяют от работы в выходные и праздники, ночных часов и ненормированного режима.
Добыто КЭДО связывает трудовой договор, шаблоны кадровых документов, табель и электронный архив в одном документообороте. Это позволяет проверять не только количество часов, но и основание, по которому график был установлен и изменён.
Частые вопросы
Нужно ли пересчитывать норму при болезни или отпуске сотрудника на суммированном учёте?
Да. Периоды болезни, отпуска и другие предусмотренные законом отсутствия уменьшают нормальное число часов за учётный период. Сравнение проводят с уменьшенной нормой, поэтому часы, отработанные сверх неё, могут стать сверхурочными даже без превышения первоначального графика.
Можно ли считать сверхурочными все часы, которые удалённый работник провёл в системе вечером?
Нет, сама выгрузка из программы не подтверждает инициативу работодателя. Нужны поручение или указание работодателя, данные о выполненной работе и учёт фактического времени. Такой подход применён во Втором кассационном суде общей юрисдикции в определении от 18.09.2025 по делу № 88-22554/2025.
Действует ли лимит 240 часов для работника с вредными условиями подкласса 3.3?
Нет. Для работников с вредными условиями подклассов 3.3 и 3.4 годовой предел остаётся 120 часов, даже если у работодателя есть коллективный договор или отраслевое соглашение об увеличении лимита.
За какой срок нужно ответить на просьбу о неполном рабочем времени?
С 1 сентября 2026 года решение принимают не позднее чем за 5 рабочих дней, если просьба подана работником, которому неполное рабочее время полагается по закону. Срок относится, в частности, к беременной женщине и одному из родителей ребёнка младше 14 лет.
Как отличить ненормированный рабочий день от постоянной переработки?
Ненормированный день предполагает эпизодическое привлечение отдельных работников, чьи должности включены в установленный перечень. Если сотрудник регулярно работает после окончания смены по поручению работодателя, нужно проверить правила сверхурочной работы, согласие и оплату, а не ограничиваться ссылкой на режим.
Какие документы сопоставить перед закрытием табеля?
Сверьте ПВТР, трудовой договор или дополнительное соглашение, график сменности при его наличии, табель, документы об отсутствии и распоряжения о сверхурочной или работе в выходной день. Для сокращённого или неполного времени отдельно проверьте недельную и учётную норму.
