Сменный график и часы работы бригад строятся от годовой нормы рабочего времени. В 2026 году при 40-часовой неделе это 1 972 часа на работника, при 36-часовой — 1 774,4 часа. Если ежедневную или еженедельную норму соблюсти нельзя, вводят суммированный учёт с учётным периодом до года, а для вредных и опасных работ — до 3 месяцев. Нагрузку распределяют так, чтобы плановые часы каждого работника укладывались в его индивидуальную норму за период, а покрытие постов обеспечивала численность бригад. С 1 сентября 2026 года сверхурочная работа ограничена 4 часами в день и 120 часами в год. При коллективном договоре или распространяющемся на работодателя отраслевом соглашении годовой предел составляет 240 часов, без них — 120.
Ниже показано, сколько человек нужно на круглосуточный пост и почему четырёх работников по годовой норме не хватает даже без отпусков. Отдельно разобраны ограничения ТК РФ, которые проверяют до утверждения графика, и условия допуска к сверхурочным часам сверх 120, включая направление на медосмотр по заявлению работника. Во второй половине статьи — чек-лист перед утверждением графика, пошаговая инструкция, стоимость КЭДО для подписания графиков и ответы на вопросы о передаче смены, ночной работе и увольнении до конца учётного периода.
Норма часов для сменного графика в 2026 году
Производственный календарь 2026 года содержит 247 рабочих и 118 выходных и праздничных дней. Годовая норма при 40-часовой неделе составляет 1 972 часа, при 36-часовой — 1 774,4 часа. Постановление Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 перенесло выходной с 3 января на 9 января и с 4 января на 31 декабря, поэтому 31 декабря 2026 года — выходной день. Для сменного графика календарь задаёт только базу нормы. Смены идут по своему циклу, и рабочие дни бригады с календарными рабочими днями не совпадают.
Статья 104 ТК РФ разрешает суммированный учёт рабочего времени, если ежедневную или еженедельную продолжительность нельзя соблюсти по условиям производства. Отработанные часы сравнивают с нормой за весь учётный период, а не за отдельную неделю. Учётный период не может превышать год, для работников с вредными или опасными условиями труда — 3 месяца. Чем длиннее период, тем больше месяцев, в которых можно выровнять перегруженный месяц недогруженным.
Индивидуальная норма работника за учётный период уменьшается на рабочие часы по графику, которые пришлись на отпуск, временную нетрудоспособность и другие периоды законного освобождения от работы. Эту позицию Минтруд изложил в письмах от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378 и от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606, Роструд — в письме от 01.03.2010 № 550-6-1. Это ведомственная трактовка: в тексте статьи 104 отдельной формулы нет. Часы, пропущенные из-за отпуска или больничного, работник автоматически не отрабатывает.
Расчёт нормы с вычетом отсутствий разобран в памятке инспекции труда для кадрового работника. Сверьте с ней свой порядок перед тем, как закладывать в сменный график отпуска бригад.
Сколько работников нужно на круглосуточный пост: расчёт покрытия
Один круглосуточный пост в 2026 году требует 8 760 часов покрытия: 24 часа × 365 дней. Модель считает один пост и одного работника на смене. В неё не входят часы на передачу смены, специальные сокращённые нормы, дополнительные посты, простой и временное замещение. Расчёт даёт нижнюю границу численности. Норматива численности или готового законного графика из него не следует.
| Вариант состава | Доступные часы за год | Покрытие поста | Итог |
|---|---|---|---|
| 4 работника по норме 1 972 часа | 7 888 | 8 760 | дефицит 872 часа |
| 5 работников по норме 1 972 часа, без отсутствий | 9 860 | 8 760 | запас 1 100 часов |
| 5 работников, у каждого 160 рабочих часов отпуска (1 972 — 160 = 1 812) | 9 060 | 8 760 | запас 300 часов |
Четыре человека по годовой норме не закрывают пост даже в году без отпусков и больничных. 872 часа пришлось бы набирать сверхурочными, а годовой лимит 120 часов на работника даёт на четверых только 480. При пяти работниках отпуск забирает большую часть запаса. На больничные, обучение и диспансеризацию остаётся 300 часов, или 3,4% от покрытия.
Формулы модели такие. Потребная численность равна часам покрытия, делённым на доступные часы одного работника. Резерв равен численности, умноженной на доступные часы, минус покрытие. Доля резерва равна резерву, делённому на покрытие. Это рабочие формулы планирования, а не коэффициенты из закона. 160 часов отпуска — допущение модели: реальный вычет зависит от того, какие смены по графику пришлись на даты отпуска конкретного работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: с 01.09.2026 отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение составляют катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА, с оплатой не менее чем в двойном размере.
Цикл 2/2 по 12 часов на 28-дневном отрезке даёт 7 циклов, 14 смен и 168 учитываемых рабочих часов. База 4 недель при 40-часовой неделе — 160 часов, в среднем выходит 42 часа в неделю. На 14-дневном отрезке у работника выпадает 6 или 8 смен, поэтому график с нормой сравнивают по итогу учётного периода, а не понедельно. Если превышение не гасится недогрузкой в других месяцах периода, часы сверх нормы становятся сверхурочными, со всеми лимитами и повышенной оплатой. Подставьте в формулу своё число постов и фактический график отпусков, прежде чем утверждать состав бригад.
График сменности и табель учёта рабочего времени: что фиксирует каждый документ
График сменности показывает плановые смены. Табель учёта рабочего времени показывает фактически отработанное время и отклонения от плана. Табель график не заменяет: в табеле нет утверждённого плана, с которым ознакомили работника, а в графике нет фактических часов.
По статье 103 ТК РФ работа может идти в 2, 3 или 4 смены. График сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Составляют его с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Работа две смены подряд запрещена, кроме случаев, прямо предусмотренных ТК РФ.
Сам режим закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном договоре или соглашении: сменность, суммированный учёт, длительность учётного периода. Режим, который отличается от общего, закрепляют в трудовом договоре конкретного работника. Параметры режима по статье 100 ТК РФ Минтруд перечисляет на странице о режиме рабочего времени и установлении рабочего дня.
Месячный срок по статье 103 касается очередного графика. Если меняются условия, согласованные в трудовом договоре, нужна другая процедура. Это письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ. При организационных или технологических причинах применяют статью 74: работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца и соблюдают остальные её условия. Месячный срок ознакомления эту процедуру не заменяет.
При круглосуточной работе приказ о замене работника или распоряжение по смене приходится подписывать в часы, когда руководителя нет на месте.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на время своего отсутствия, в том числе на внеурочное время при круглосуточной работе. В приказе, как и в доверенности, указывайте конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о том, мог ли заместитель подписать именно этот документ. Проверьте, какие приказы по сменам перечислены в вашем приказе о передаче полномочий.»
Важный нюанс из практики: работнику на больничном ознакомление с информационными ЛНА можно направлять: оно не ухудшает его положение. Дополнительное соглашение об изменении режима, закреплённого в трудовом договоре, меняет условия договора. Формально подписать его на больничном можно. Но в споре работник сошлётся на листок нетрудоспособности и состояние здоровья, и опровергать это придётся работодателю. Такие документы откладывают до выхода работника, а если ждать нельзя, фиксируют передачу документа, время на ознакомление и добровольность подписания.
В КЭДО Добыто график сменности и приказы по сменам работник подписывает электронной подписью. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. По дате подписания видно, соблюдён ли месячный срок ознакомления по статье 103.
Фактические часы бригады фиксируют в табеле с отметками явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.
Соберите табель фактических часов бригады по форме Т-13
Образец табеля Т-12 и приказа об утверждении ЛНА для сменного режима
Начните с табеля Т-12 для учёта фактических часов, а приказ используйте, чтобы утвердить положение о сменной работе или изменения ПВТР.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Ограничения ТК РФ, которые проверяют до утверждения графика
Каждую смену в проекте графика сверяют с требованиями, которые действуют независимо от численности бригад.
| Параметр | Требование | Основание |
|---|---|---|
| Ознакомление с графиком | не позднее чем за месяц до введения | ст. 103 ТК РФ |
| Две смены подряд | запрещены, кроме случаев, прямо предусмотренных ТК РФ | ст. 103 ТК РФ |
| Еженедельный непрерывный отдых | не менее 42 часов | ст. 110 ТК РФ |
| Ночное время | с 22:00 до 06:00; по общему правилу ночная смена короче на 1 час без отработки | ст. 96 ТК РФ |
| Доплата за ночной час | не менее 20% часовой тарифной ставки или часовой части оклада, с 01.09.2025 до 01.09.2031 | постановление Правительства РФ от 04.04.2025 № 436 |
| Перерыв для отдыха и питания | от 30 минут до 2 часов, в рабочее время не включается | ст. 108 ТК РФ |
| Учётный период | не более 1 года, для вредных и опасных работ — не более 3 месяцев | ст. 104 ТК РФ |
| Отдых между сменами | ориентир — не менее двойной длительности предыдущей смены с учётом обеденного перерыва; единого минимума 12 часов для всех нет | руководство Роструда, приказ от 11.11.2022 № 253 |
Сложнее всего совместить ночные смены с отдыхом между сменами. Ночная смена короче на 1 час, а отдых после неё по ориентиру Роструда вдвое длиннее смены. На стыке ночной и дневной недели цикл часто приходится сдвигать.
Ориентир Роструда — 16 часов отдыха после 8-часовой смены. Для вахты допускается сокращение до 12 часов с учётом обеденных перерывов. У отдельных профессий, в частности у водителей трамвая и троллейбуса, действуют отраслевые правила с оговорёнными сокращениями и компенсационным отдыхом. Сверьтесь с требованиями к времени отдыха на портале Онлайнинспекция.РФ до того, как ставить ночную смену перед дневной.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Доплату за ночную работу считают по фактическим ночным часам из табеля. Число ночных смен в графике для этого расчёта не подходит.
Если условия производства не позволяют дать перерыв, работнику обеспечивают отдых и приём пищи в рабочее время. Перечень таких работ и места для отдыха закрепляют в ПВТР. При смене до 4 часов перерыв можно не предоставлять, если это предусмотрено ПВТР или трудовым договором. Специальные технологические и организационные перерывы по статье 109 определяются ПВТР, а перерывы на обогрев и отдых, предусмотренные законом, включаются в рабочее время.
Работу в выходной или нерабочий праздничный день оплачивают не менее чем в двойном размере, если работник не выбрал другой день отдыха. По статье 153 повышенно оплачивают только часы, фактически отработанные в этот день. У смены, начавшейся накануне праздника в 20:00, в двойном размере оплачиваются только часы после полуночи.
Сверхурочная работа в сменном графике после 144-ФЗ
Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года изменил статью 99 ТК РФ. Дневной предел — не более 4 часов сверхурочной работы в день. Прежнее правило о 4 часах в течение двух дней подряд больше не действует. Годовой предел — 120 часов. 240 часов допускаются, только если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Дневной предел 4 часа действует в обоих случаях.
Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и КЭДО: «Значительная часть материалов в открытых источниках описывает поправки 144-ФЗ в будущем времени, потому что писалась до 1 сентября 2026 года. Нормы о сверхурочной работе уже действуют, и формулировки из таких материалов нужно переводить в настоящее время. Прежде чем переносить чужую таблицу лимитов в свой график, проверьте дату её подготовки.»
Годовой предел зависит от категории работника. Коллективный договор поднимает потолок не для всех.
| Категория | Годовой предел | Дополнительные условия |
|---|---|---|
| Работники, если у работодателя есть коллективный договор и (или) распространяющееся отраслевое соглашение с таким условием | до 240 часов | сверх 120 часов — письменное согласие и правила направления на медосмотр или диспансеризацию по заявлению работника |
| Работники, если такого договора или соглашения нет | 120 часов | привлечение сверх 120 часов не допускается |
| Работники государственных и муниципальных учреждений с внутренним совместительством сверх четверти месячной нормы или нормы другого учётного периода | 120 часов | предел не повышается; на любое совместительство правило не распространяется |
| Работники с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 по СОУТ | 120 часов | предел не повышается |
| Пенсионеры, предпенсионеры, работники с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 | по общему правилу 120 или 240 часов | часть 8 статьи 99: согласие, отсутствие медицинского запрета, письменное ознакомление с правом отказаться |
Перед тем как планировать резерв за счёт переработки, отметьте в списке бригады работников двух строк с пределом 120 часов. Их часы при распределении резерва не учитываются.
Привлечь любого работника сверх 120 часов в год можно при двух условиях. Первое — письменное согласие работника. Второе — правила работодателя в коллективном договоре, соглашении или ЛНА, где описано, как работника по его письменному заявлению направляют на предварительный профилактический медосмотр, диспансеризацию или периодический медосмотр. Диспансеризация и обязательный медосмотр — разные процедуры, одна другую не заменяет. Без утверждённых правил согласие работника не даёт основания для 121-го часа.
В КЭДО Добыто согласие на сверхурочную работу сверх 120 часов и заявление на медосмотр работник подписывает электронной подписью. На тарифе «Бизнес» такие документы хранятся в электронном архиве.
Оплата сверхурочных часов при суммированном учёте
Факт: по 144-ФЗ первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час.
При суммированном учёте первые 2 часа определяют по сверхурочному времени, которое пришлось на конкретный день или смену. Полуторная ставка не означает доплату за первые 2 часа каждой обычной смены. Повышенно оплачивают только те часы, которые признаны сверхурочными.
Важный нюанс из практики: в 144-ФЗ особенности оплаты при суммированном учёте и на железнодорожном транспорте урегулированы отдельно. Расчёт, сделанный для пятидневки с ежедневным учётом, на сменный цех с учётным периодом не переносится.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон задаёт нижнюю границу оплаты. Конкретные размеры можно закрепить коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Проверьте, описан ли в вашем положении об оплате порядок такой замены.»
Когда переработку нельзя закладывать в график
Сверхурочная работа по статье 99 — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной работнику продолжительности. Лимиты 120 и 240 часов ограничивают эпизодическую переработку. Нормой для постоянного закрытия вакансий они не служат. Для каждого привлечения нужны основание, согласие там, где оно требуется, и учёт лимитов, а постоянную нехватку людей закрывают численностью.
Ошибка в численности обходится дороже, чем кажется при планировании. Пост с четырьмя работниками недобирает 872 часа в год. Без коллективного договора лимит на четверых — 480 часов, и 392 часа закрыть законно нечем. С коллективным договором часы с 121-го по 240-й у каждого оплачиваются не менее чем в двойном размере, требуют согласия, правил направления на медосмотр и упираются в дневной предел 4 часа. Для работников с подклассами 3.3 и 3.4 такой вариант не работает вовсе.
Как распределить часы между бригадами: проверка перед утверждением графика
Распределение начинается с исходных данных: режима, категорий работников, отпусков и потребности постов. Если табель ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а кадровые документы синхронизируются автоматически.
Что проверить до составления графика
- Какой режим закреплён в ПВТР, коллективном договоре и трудовых договорах, введён ли суммированный учёт и какой длины учётный период.
- Есть ли вредные или опасные условия труда: учётный период тогда не больше 3 месяцев, а для подклассов 3.3 и 3.4 годовой предел сверхурочных — 120 часов.
- Есть ли коллективный договор или распространяющееся отраслевое соглашение с пределом 240 часов.
- Утверждены ли правила направления на медосмотр или диспансеризацию по заявлению работника.
- Сколько часов покрытия нужно по каждому посту и сколько доступных часов у каждого работника с учётом графика отпусков.
- Кто в бригадах — пенсионеры, предпенсионеры, работники с подклассами 3.1 и 3.2, внутренние совместители в государственном или муниципальном учреждении.
- Учтено ли мнение представительного органа работников по статье 372 ТК РФ.
- Хватает ли времени, чтобы ознакомить работников с графиком не позднее чем за месяц до введения.
Полезно знать: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
Как распределить часы между бригадами: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте часы покрытия: число постов, умноженное на часы работы каждого поста за учётный период.
- Шаг 2. Определите индивидуальную норму каждого работника за период по производственному календарю 2026 года и уменьшите её на рабочие часы по графику, которые приходятся на отпуск по графику отпусков.
- Шаг 3. Разделите часы покрытия на доступные часы одного работника, округлите результат вверх до целого человека и рассчитайте резерв часов.
- Шаг 4. Разложите смены по бригадам по циклу и проверьте каждого работника: нет двух смен подряд, еженедельный отдых не меньше 42 часов, ночные смены сокращены на 1 час, где это требуется.
- Шаг 5. Сверьте плановые часы каждого работника с индивидуальной нормой за учётный период. Превышение перенесите на недогруженные месяцы того же периода, не оставляя его сверхурочными.
- Шаг 6. Утвердите график с учётом мнения представительного органа работников и ознакомьте с ним работников не позднее чем за месяц до введения.
- Шаг 7. Ведите табель по фактическим часам и оформляйте отклонения от графика документами. До привлечения сверх 120 часов получите письменное согласие работника и проверьте, утверждены ли правила направления на медосмотр.
Стоимость КЭДО для подписания графиков сменности и согласий
Стоимость зависит от численности сотрудников и нужного вида подписи: УКЭП и интеграция с 1С есть с тарифа «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99,9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | не указаны |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указаны |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности. «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников. На тарифе «Бизнес» число сотрудников не ограничено, а минимальная оплата составляет 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав функций по каждому уровню приведён на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Часы между бригадами распределяют от индивидуальной нормы работника за учётный период с вычетом отпусков, а не от календарной недели. Численность на круглосуточный пост считают заранее: по годовой норме четырёх человек не хватает, а пять дают небольшой запас только до отпусков. Сверхурочные часы по правилам 144-ФЗ закрывают эпизодические пики. Для этого нужны дневной и годовой лимиты, согласие работника и утверждённые правила направления на медосмотр, а для части категорий потолок остаётся 120 часов при любом коллективном договоре.
Графики сменности, приказы об изменении режима и согласия на сверхурочную работу — документы с жёсткими сроками ознакомления и подписания. В Добыто их подписывают электронной подписью, а подписи сотрудников ПЭП и УНЭП входят в тариф.
Частые вопросы о сменном графике и учёте часов
Как считать переработку, если работник увольняется до конца учётного периода?
Прямого правила в ТК РФ нет, официального разъяснения после 01.09.2026 тоже. В практике применяют два подхода. Первый: переработку считают по день увольнения и оплачивают при окончательном расчёте. Второй: сверхурочные нельзя определить до завершения учётного периода. Ни один из подходов не бесспорен. Выбранный вариант закрепляют в положении о суммированном учёте и применяют ко всем работникам одинаково.
Входит ли приёмка и передача смены в рабочее время?
Да. Если приёмка и сдача смены обязательны и работник при этом выполняет трудовые обязанности, это рабочее время по статье 91 ТК РФ. Универсальной нормативной длительности передачи смены нет. Центральный районный суд Кемерово в одном из споров признал, что 30 минут приёмки нельзя исключать из рабочего времени, но это вывод по конкретному делу. Время передачи включают в смену и учитывают в расчёте покрытия поста.
Сокращается ли ночная смена у работника, принятого специально для ночной работы?
Нет, если коллективный договор не устанавливает иное. На 1 час не сокращают и ночную смену работников, которым уже установлена сокращённая продолжительность рабочего времени. Кроме того, закон предусматривает случаи, когда продолжительность ночной смены уравнивают с дневной. Для остальных работников действует общее правило части 2 статьи 96 ТК РФ.
Можно ли оставить работника на вторую смену, если сменщик не пришёл?
Только если работа не допускает перерыва. Для продолжения работы нужно письменное согласие оставшегося работника по пункту 3 части 2 статьи 99 ТК РФ, а работодатель обязан немедленно принять меры к замене. Это часы сверхурочной работы с дневным пределом 4 часа. Строить на этом основании постоянный график с двумя сменами подряд нельзя: статья 103 такую работу запрещает.
Оплачиваются ли часы в праздник ещё и как сверхурочные?
Нет. По части 3 статьи 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ часы работы в выходной или нерабочий праздничный день, уже оплаченные в повышенном размере по статье 153 либо компенсированные другим днём отдыха, в оплачиваемую сверхурочную продолжительность не включают. При подсчёте переработки за учётный период такие часы исключают из расчёта по статье 152.
Можно ли установить учётный период больше 3 месяцев для вредных работ?
Можно, но при совокупности условий части 2 статьи 104 ТК РФ. Продление до года допускается для отдельных категорий работников, если по сезонным или технологическим причинам норму за 3 месяца соблюсти невозможно. Такое продление должно быть предусмотрено одновременно отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором. Одного коллективного договора недостаточно.
