Формы Т 12 и Т 13 для учета рабочего времени что выбрать

Формы Т-12 и Т-13 для учёта рабочего времени утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но коммерческой организации ни одна из них не обязательна: формы первичных учётных документов утверждает руководитель по части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Обязанность учитывать время, фактически отработанное каждым работником, по части 4 статьи 91 ТК РФ сохраняется при любом бланке. Т-12 объединяет учёт времени и расчёт оплаты, причём её раздел 1 можно вести отдельно. Т-13 рассчитана на автоматизированную обработку, хотя графы для данных по оплате в ней тоже есть. Частная компания выбирает между Т-12, Т-13 и собственной формой с семью обязательными реквизитами, а государственное или муниципальное учреждение ведёт табель по форме 0504421.

Материал даёт критерии выбора под то, где у вас считается зарплата и как собираются данные о времени, сценарную таблицу и проверку собственного бланка по 402-ФЗ. Разобраны коды, исправления и редакция статьи 99 ТК РФ, действующая с 01.09.2026: годовой лимит 240 часов и категории с пределом 120 часов. Сроки хранения табелей, судебная практика по расхождению табеля с фактом, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязательна ли форма Т-12 или Т-13 и кто выбирает бланк табеля

Часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отдаёт выбор формы первичного учётного документа руководителю экономического субъекта. Для коммерческой организации это означает несколько равноправных вариантов табеля: Т-12, Т-13 или собственная форма. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которым утверждены Т-12 и Т-13, описывает назначение форм, коды и порядок подписания, но обязательным для частного работодателя не является.

Свобода выбора касается только бланка. Обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена частью 4 статьи 91 ТК РФ и действует при любой форме и любом способе сбора данных. В той же статье 91 ТК РФ, текст которой размещён на сайте Роструда, установлена нормальная продолжительность рабочего времени: не более 40 часов в неделю.

В арбитражной практике этот вопрос уже проверялся. В деле № А27-16893/2023 (решение Арбитражного суда Кемеровской области от 14.05.2024, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 31.07.2024) сторона запрашивала табели именно по форме Т-13, а суд указал на необязательность унифицированной формы после 2013 года. Если проверяющий или контрагент требует конкретный бланк, ответом служит документ, которым руководитель утвердил вашу форму табеля.

Когда Т-12 и Т-13 не подходят

Государственные и муниципальные учреждения ведут бюджетный учёт и применяют форму, установленную бюджетным законодательством: табель по форме ОКУД 0504421 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Для электронных документов государственного сектора действуют формы по приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н с изменениями приказа от 30.09.2024 № 144н. Они применяются с 01.01.2026 или раньше, если учреждение к этому организационно и технически готово. Выбор между Т-12, Т-13 и своей формой у учреждения не стоит.

На коммерческих работодателей эти приказы не распространяются: они относятся к бюджетному учёту учреждений. Ветку определяет организационно-правовая форма: учреждение работает с формой 0504421, коммерческая организация выбирает бланк сама.

Бланки табеля учёта рабочего времени для скачивания

В комплекте бланк Т-12 и образец табеля; если табель нужен вместе с расчётом оплаты, начните с Т-12.

Чем Т-12 отличается от Т-13: назначение, расчёт оплаты и заполнение

По указаниям к формам обе служат одной цели: учитывать фактически отработанное и неотработанное время, контролировать соблюдение режима рабочего времени и получать данные для расчёта оплаты труда и статистики. Различаются они составом граф и тем, на какую обработку рассчитаны. Т-12 постановление Госкомстата № 1 называет табелем учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда, Т-13 предназначена для учёта времени и автоматизированной обработки данных.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Четыре варианта табеля различаются основанием, составом граф и кругом организаций, которые их применяют.

Распространённое упрощение — считать Т-13 короткой формой без расчётной части. Графы 7-9 для начислений и счетов в ней есть, а при нескольких видах оплаты предусмотрены дополнительные блоки. Выбирать между формами стоит по другому вопросу: нужен ли вам полный расчёт оплаты внутри табеля, как в разделе 2 Т-12, или достаточно учёта времени с привязкой к видам оплаты.

Пометка «для автоматизированной обработки» в описании Т-13 не превращается в требование к технике. Постановление Госкомстата № 1 не обязывает подключать систему контроля и управления доступом (СКУД) и не запрещает заполнять Т-13 вручную. Раздел 1 Т-12 тоже можно вести без раздела 2, если зарплата считается отдельно от учёта времени. В такой схеме Т-12 и Т-13 по функции сближаются, и решение принимается по тому, какой бланк удобнее вашей учётной системе.

Табель открывает цепочку «время — начисление — выплата»: бухгалтерия начисляет зарплату по его данным, затем реестры на выплату уходят в банк. Если начисления ведутся в учётной программе, расчётный раздел табеля повторяет то, что программа уже считает сама.

Для ручного заполнения в Добыто есть конструктор табеля по форме Т-13: он формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Сформированный файл остаётся бланком: фактические часы и коды по подтверждающим документам вносит ответственное лицо.

Сформируйте табель по форме Т-13 на месяц в формате .docx

Какую форму табеля выбрать: сценарии для разных организаций

Выбор определяют статус организации, место расчёта зарплаты и режим рабочего времени. Для частной компании с обычной пятидневкой подходит любая из трёх форм, и решение принимается по тому, где считается оплата. Суммированный учёт, вредные условия труда и сверхурочные сверх 120 часов в год добавляют требования, которые не зависят от бланка, но должны в нём читаться.

СКУД ни в одном сценарии не определяет, допустим ли бланк. В споре её данные оцениваются вместе с другими доказательствами о фактически отработанном времени, поэтому наличие системы влияет на доказательства, а выбор формы остаётся за руководителем.

Семь реквизитов собственной формы табеля

Собственный бланк как первичный учётный документ должен содержать все реквизиты из части 2 статьи 9 402-ФЗ:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо должности лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события;
7. подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В табеле пятый реквизит — часы и минуты по дням, шестой и седьмой — должности и подписи тех, кто составляет и подписывает документ. Утверждает форму руководитель организации.

Как выбрать и утвердить форму табеля: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите статус организации. Государственное или муниципальное учреждение ведёт табель по форме 0504421 из приказа Минфина России № 52н, остальные шаги выбора для него не нужны.
2. Шаг 2. Решите, где считается оплата труда. Если табель служит и расчётным документом, берите Т-12 с обоими разделами. Если зарплату считают отдельно, достаточно раздела 1 Т-12, формы Т-13 или собственной формы.
3. Шаг 3. Если выбрана собственная форма, сверьте бланк с семью реквизитами части 2 статьи 9 402-ФЗ и добавьте графы под ваш режим: итог по учётному периоду при суммированном учёте или нарастающий итог сверхурочных часов с начала года.
4. Шаг 4. Утвердите выбранную форму решением руководителя организации: формы первичных учётных документов утверждает он.
5. Шаг 5. Закрепите способ учёта — сплошная регистрация явок и неявок или регистрация только отклонений — и перечень кодов, которыми пользуются составители.
6. Шаг 6. Назначьте лицо, которое составляет табель, и подписантов: по указаниям к Т-12 и Т-13 это руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Подписанный табель передают в бухгалтерию.
7. Шаг 7. Если табель ведётся в электронном виде, определите вид электронной подписи по 63-ФЗ и порядок исправления электронного документа по ФСБУ 27/2021.

Как заполнять табель: коды, сплошной учёт и учёт отклонений

В Т-12 и Т-13 у каждого дня две строки. В верхней указывают код вида затрат времени, в нижней — продолжительность в часах или минутах. События, которые учитываются целыми днями, — отпуск, болезнь, командировка — отражаются только кодом в верхней строке, без часов в нижней. Для нескольких видов времени в течение одного дня в форме предусмотрены отдельные строки и поля кодов и часов.

Способов ведения два: сплошная регистрация явок и неявок или регистрация только отклонений от установленного режима. Второй способ сокращает объём записей, но опирается на зафиксированный график работы: без него отклонение не от чего считать. Причины неявок и сверхурочной работы отмечают только при наличии подтверждающих документов.

Табель отражает фактически отработанное время, и плановый график его не заменяет. Постановление Госкомстата № 1 допускает вносить в табель дополнительные сведения о режиме работы, но цифры в ячейках дней должны соответствовать факту. Если табель совпадает с графиком, а данные пропусков и другие доказательства показывают иное, суд вправе признать табель не отражающим фактическое время.

Основные буквенные и цифровые коды постановления Госкомстата № 1:

Коды с титульного листа Т-12 применяются и в Т-13, поэтому при переходе с одной формы на другую справочник кодов остаётся прежним.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отметка Б/19 означает временную нетрудоспособность, то есть сведения о здоровье работника. Табель с такими отметками попадает под те же требования к доступу, что и остальной кадровый массив.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: в них сведения о семье, здоровье, доходах. Ситуация, когда вся кадровая служба целиком имеет доступ ко всему кадровому массиву, типовая, и она же типовое нарушение. Проверьте, есть ли в вашей системе разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам.»

Сверхурочная работа в табеле с 01.09.2026: 120 и 240 часов в год

С 01.09.2026 действует редакция статьи 99 ТК РФ, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий предел сверхурочной работы — 120 часов в год на каждого работника и не более 4 часов в день. Годовой лимит можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым соглашением, которое распространяется на работодателя.

Изменения статей 99 и 152 ТК РФ можно сверить по официальной публикации закона № 144-ФЗ на портале правовой информации, опубликованного 25.05.2026.

Для двух категорий предел 120 часов не повышается ни коллективным договором, ни соглашением (часть 7 статьи 99 ТК РФ):

• работники государственных и муниципальных учреждений, у которых работа по внутреннему совместительству превышает одну четвёртую месячной нормы рабочего времени (нормы за другой учётный период), установленной для их категории;
• работники с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4.

Привлечение сверх 120 часов в год требует письменного согласия работника. Для работников пенсионного и предпенсионного возраста и для занятых на работах с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 к согласию добавляются отсутствие медицинского запрета и письменное ознакомление с правом отказаться. Для остальных работников, кроме согласия, нужен порядок направления на медосмотр или диспансеризацию, закреплённый коллективным договором, соглашением или ЛНА.

Т-12 и Т-13 рассчитаны на календарный месяц, а предел 120 часов годовой. Отметки с кодом С/04 за месяц не показывают, сколько часов работник уже отработал сверхурочно с начала года, поэтому годовую сумму по каждому работнику ведут отдельно или добавляют в собственную форму табеля графу нарастающего итога. Часть 10 статьи 99 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Порог 120 часов нужно видеть до того, как работника привлекают сверх него: к этому моменту письменное согласие уже должно быть оформлено.

Согласие и ознакомление с правом отказаться относятся к кадровым документам. В Добыто их работник подписывает в КЭДО электронной подписью, а на тарифе «Бизнес» подписанные документы хранятся в электронном архиве рядом с остальными кадровыми документами.

Важный нюанс из практики: три работника муниципального работодателя требовали оплатить сверхурочную работу, первая инстанция в иске отказала. Верховный суд Республики Саха (Якутия) апелляционным определением от 07.12.2025 по делу № 33-3390/2025 отменил отказ и взыскал в их пользу 91 438,75 рубля невыплаченной оплаты сверхурочной работы и 22 025,82 рубля компенсации за задержку.

Норма рабочего времени на 2026 год и табель при суммированном учёте

По производственному календарю 2026 года годовая норма при пятидневной рабочей неделе составляет 1 972 часа для 40-часовой недели и 1 774,4 часа для 36-часовой. Это плановая величина: баланс рабочего времени получается из сравнения нормы с фактом, который даёт табель.

При суммированном учёте норма считается за учётный период, который по общему правилу не превышает 1 года, а для работ с вредными или опасными условиями труда — 3 месяцев (статья 104 ТК РФ). Для работников с неполным рабочим временем норма уменьшается пропорционально установленной продолжительности. Табель при этом остаётся помесячным, и итог по учётному периоду складывается из нескольких табелей.

С 01.09.2026 сверхурочные при суммированном учёте распределяются по рабочим дням (сменам) учётного периода (статья 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ). Для распределения нужны часы по каждой смене, а не только итог за месяц: форма табеля, где видна только сумма, эту операцию не обеспечит.

Электронный табель: какая подпись нужна и где проходит граница с КЭДО

Часть 5 статьи 9 402-ФЗ разрешает составлять первичный учётный документ в электронном виде, если он подписан электронной подписью. Вид подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: по статье 6 УКЭП в общем случае равнозначна собственноручной, а ПЭП и УНЭП — только в случаях, предусмотренных законом, нормативным актом или соглашением, и при соблюдении установленных условий. Для ПЭП правила идентификации лица и конфиденциальности ключа фиксируются соглашением или правилами системы (статья 9 63-ФЗ).

Электронный табель и КЭДО работают в разных режимах. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют электронные документы в трудовых отношениях и виды подписи для них. Табель относится к первичным учётным документам, и его оформление подчиняется 402-ФЗ и 63-ФЗ. Правила КЭДО на табель автоматически не переносятся: подписывают его лица, которые отвечают за оформление и за отражённый факт, а вид их подписи выбирается по правилам первичного учёта.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются основанием равнозначности. Квалифицированная равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что оба документа есть, до перевода подписания в электронный вид.»

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, табель и начисления ведут там же, а кадровые документы проходят через КЭДО. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически.

Исправление табеля, сроки хранения и цена расхождения с фактом

Как исправить ошибку в табеле

ТК РФ не устанавливает специального бланка корректирующего табеля. Бумажный табель исправляют по части 7 статьи 9 402-ФЗ: исправление допускается, если оно не запрещено, и должно содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с фамилиями и инициалами или иными реквизитами для идентификации.

Электронный табель исправляют иначе. Пункт 21 ФСБУ 27/2021 предусматривает составление исправленного электронного документа, который указывает на заменяемый оригинал, содержит дату исправления и электронные подписи лиц, составивших исходный документ. Если исправление затрагивает отметки о неявках или сверхурочной работе, рядом с ним должны быть подтверждающие документы, по которым изменена отметка.

Сколько хранить табели учёта рабочего времени

По пункту 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели (графики) и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет. При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет для более ранних.

Формулировку пункта и примечание к нему можно сверить в действующем Перечне типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива. За 5, а тем более за 50 лет может смениться и учётная система, и оператор электронного документооборота.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Изображение на экране системы эту роль не выполняет. Поэтому вопрос к поставщику звучит так: выгружает ли система комплект документа целиком в требуемом формате. Одно только хранение на этот вопрос не отвечает.»

Во что обходится табель, который не совпадает с фактом

Выбор бланка сам по себе последствий не несёт, если форма утверждена и содержит реквизиты. Расходы возникают, когда табель расходится с фактически отработанным временем и работник доказывает это в суде.

Кейс из практики: по делу № 2-3824/2024 табели работодателя не отражали фактически отработанное время. Суд оценил сведения СКУД вместе с другими доказательствами и решением от 29.01.2025 взыскал 193 083,15 рубля долга за сверхурочную работу и работу в выходные и нерабочие праздничные дни.

Суммы растут с числом месяцев недоучёта. Дудинский районный суд Красноярского края решением от 06.02.2024 по делу № 2-31/2024 оценивал табели и учёт времени и взыскал 742 730,33 рубля недоплаченной зарплаты за сверхурочную работу и 10 000 рублей компенсации морального вреда.

Проверку, которую стоит встроить в ежемесячное закрытие табеля, формулируют двумя вопросами: совпадают ли часы с кодом С с приказами и согласиями и совпадают ли явки с данными пропускной системы, если она есть.

Стоимость КЭДО для оформления кадровых документов по учёту рабочего времени

Стоимость КЭДО зависит от числа сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итог складывается из тарифа и числа сотрудников: на «Старте» подключают до 25 человек, на «Бизнесе» число сотрудников не ограничено при минимальной оплате 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а тариф можно повысить или понизить в любое время. Полные условия планов и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

В описании тарифов перечислены подписание документов, шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив и API; учёт рабочего времени и СКУД в нём не указаны. Табель и его расчёт остаются в учётной системе, а КЭДО закрывает кадровые документы, на которые опираются отметки в табеле: согласия, приказы, заявления.

Выводы

Для коммерческой организации форма табеля определяется решением руководителя. Т-12 подходит, когда учёт времени и расчёт оплаты нужны в одном документе; Т-13 или раздел 1 Т-12 — когда зарплату считают отдельно; собственная форма — когда нужен свой набор граф при соблюдении семи реквизитов 402-ФЗ. Учреждения работают с формой 0504421. С 01.09.2026 к любому бланку добавилась задача видеть годовой итог сверхурочных по каждому работнику и документы, на которых держится каждая отметка С.

В Добыто мы работаем с кадровой частью этого контура: согласия на сверхурочную работу, приказы и другие кадровые документы подписываются в КЭДО, а модуль для 1С:ЗУП связывает их с учётной системой, где ведётся табель.

Частые вопросы о табелях Т-12 и Т-13

Должен ли работник подписывать табель учёта рабочего времени?

Нет. По указаниям к формам Т-12 и Т-13 табель составляет уполномоченное лицо, подписывают руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы, после чего его передают в бухгалтерию. Подпись работника в перечне подписантов не предусмотрена, и ни 402-ФЗ, ни 63-ФЗ, ни статьи 22.1-22.3 ТК РФ такой подписи на табеле не требуют. Подписывают лица, которые отвечают за оформление документа и за отражённый в нём факт.

Включать ли в сверхурочные часы работы в выходной день?

Если работа в выходной или нерабочий праздничный день уже оплачена в повышенном размере или компенсирована по статье 153 ТК РФ, эти часы повторно в сверхурочные не включаются. Правило закреплено в статье 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ, действующей с 01.09.2