Образец табеля рабочего времени обычно ищут в виде формы Т-12 или Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года эти формы необязательны: форму табеля утверждает руководитель организации, а статья 91 ТК РФ требует одного — учитывать фактически отработанное время каждого работника. Табеля нет в перечне статьи 22.1 ТК РФ, где названы документы, которые нельзя оформлять электронно, поэтому его можно вести в системе КЭДО и подписывать электронной подписью. С 1 сентября 2026 года табель отражает новые правила 144-ФЗ по сверхурочной работе: 120 часов в год, а при условии в коллективном договоре или отраслевом соглашении — до 240. Коммерческая организация выбирает форму табеля сама, бюджетное учреждение ведёт его по форме 0504421 из приказа Минфина № 52н.
В материале собраны коды явок и неявок для заполнения любого образца, нормы часов по производственному календарю 2026 года и разбор того, как отразить переработку после поправок 144-ФЗ. Отдельно показываем, какую электронную подпись ставят на табель, почему скан бумажного табеля не становится электронным документом и сколько лет хранить табели. Порядок перевода учёта в КЭДО, тарифы на 2026 год, бланк Т-12 для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите электронный образец табеля Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки и скачайте его в формате .docx.
Обязателен ли табель Т-12 или Т-13 и кто утверждает форму
Обязанность вести учёт закреплена в статье 91 ТК РФ: работодатель учитывает время, фактически отработанное каждым работником, при нормальной продолжительности не более 40 часов в неделю. Статья 99 ТК РФ добавляет отдельное требование: работодатель обязан обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Ни одна из этих норм не называет конкретную форму документа.
Формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени» утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года альбомные унифицированные формы первичных учётных документов «не являются обязательными к применению» — так сформулировано в информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Основание — статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта, а для организаций госсектора они устанавливаются по бюджетному законодательству.
Варианты формы табеля и условия их применения на дату публикации:
| Форма | Кто применяет | Особенность | Основание |
|---|---|---|---|
| Т-12 | Организации вне госсектора, если руководитель утвердил эту форму | Содержит отдельный раздел расчёта оплаты труда | Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 |
| Т-13 | Организации вне госсектора, если руководитель утвердил эту форму | Предназначена для автоматизированной обработки учётных данных | Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 |
| Собственная форма | Коммерческие организации и ИП | Состав граф и порядок подписания определяет руководитель | Статья 9 402-ФЗ, информация Минфина № ПЗ-10/2012 |
| Форма 0504421 «Табель учета использования рабочего времени» | Организации госсектора | Форма задана бюджетным законодательством, заменить её собственной нельзя | Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н |
Для коммерческого работодателя выбор между Т-12, Т-13 и своей формой — вопрос удобства расчёта зарплаты. Проверяют другое: отражено ли в табеле фактическое время каждого работника и выделены ли сверхурочные часы отдельно от обычной работы. Выбранную форму закрепляют распорядительным документом руководителя, иначе при проверке непонятно, какой образец в организации действует.
Как заполнить образец табеля: коды явок и неявок
Условные обозначения из постановления Госкомстата № 1 общие для Т-12 и Т-13: у каждого вида времени есть буквенный и цифровой код. Ими пользуются и в собственных формах, потому что на эти коды настроены программы расчёта зарплаты. Основные обозначения:
| Буквенный код | Цифровой код | Что означает |
|---|---|---|
| Я | 01 | Продолжительность работы в дневное время |
| Н | 02 | Продолжительность работы в ночное время |
| РВ | 03 | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Сверхурочная работа |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
| ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность с назначением пособия |
| ПР | 24 | Прогул |
| В | 26 | Выходные дни и нерабочие праздничные дни |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств |
Код НН временный: он стоит, пока у работодателя нет документа о причине отсутствия. Когда работник приносит больничный, отметку меняют на Б, а когда причина признана неуважительной — на ПР. Код ПР без документа о проверке причины в табель не ставят: это основание для дисциплинарного взыскания, и его фиксируют только после выяснения обстоятельств.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как заполнить табель учёта рабочего времени за месяц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите форму, утверждённую руководителем: Т-12, Т-13, собственную или, для бюджетного учреждения, форму 0504421.
- Шаг 2. Внесите норму месяца: при пятидневке — по производственному календарю, при сменной работе — по графику сменности, который доведён до работников не позднее чем за месяц.
- Шаг 3. По каждому дню ставьте код и количество часов. Ночные часы (Н) и сверхурочные (С) отражайте отдельно от дневной работы (Я), иначе их не выделят при расчёте оплаты.
- Шаг 4. Неявку без подтверждающего документа отмечайте кодом НН и заменяйте его после того, как причина выяснена.
- Шаг 5. В конце месяца подведите итоги: дни и часы явок, неявки по кодам, сверхурочные часы. Сверьте отработанное с нормой и добавьте сверхурочные к накопительному итогу работника с начала года.
- Шаг 6. Подпишите табель лицами, указанными в утверждённой форме, и передайте его в расчёт зарплаты. В КЭДО табель подписывают электронной подписью по правилам статьи 22.3 ТК РФ.
Сверхурочная работа в табеле после 144-ФЗ: лимит в год и оплата
С 1 сентября 2026 года действуют статьи 99 и 152 ТК РФ в редакции Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общее правило по статье 99: сверхурочная работа не более 4 часов в день и не более 120 часов в год. Прежняя формулировка про 4 часа в течение двух дней подряд, которую до сих пор повторяют многие образцы и инструкции, для табеля за сентябрь 2026 года и позже устарела.
Годовой лимит теперь зависит от того, распространяется ли на работодателя коллективный договор или отраслевое соглашение, и от категории работника:
| Ситуация | Лимит в год | Условие |
|---|---|---|
| Общее правило | 120 часов | Не более 4 часов в день |
| Повышенный лимит есть в коллективном договоре и (или) отраслевом соглашении | до 240 часов | Часы сверх 120 — только с письменного согласия работника |
| Вредные условия труда подклассов 3.3 и 3.4, отдельные работники государственных и муниципальных учреждений | 120 часов | Лимит не повышается даже при условии в коллективном договоре |
| Пенсионеры, предпенсионеры, вредные условия подклассов 3.1 и 3.2 | свыше 120 часов — по условиям | Письменное согласие и отсутствие медицинского запрета |
Из таблицы видно, что одна и та же отметка С/04 в табеле требует разных подтверждающих документов: для одного работника хватает приказа о привлечении, для другого с 121-го часа нужно письменное согласие, для третьего превышение 120 часов невозможно в принципе. Перед тем как ставить сверхурочные часы сверх 120, сверьте категорию работника с картой специальной оценки условий труда и проверьте, есть ли в организации коллективный договор с повышенным лимитом.
Оплату статья 152 ТК РФ в новой редакции считает ступенями, с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. В пределах 120 часов в год первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере.
Полезно знать: по желанию работника повышенная оплата сверхурочной работы заменяется дополнительным временем отдыха. Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором.
Месячный табель Т-12 или Т-13 показывает часы только за отчётный месяц. Граница в 120 часов считается с начала года, поэтому накопительный итог сверхурочных по каждому работнику ведут отдельно от бланка и сверяют каждый месяц. В электронной системе этот счётчик формируется из тех же отметок С/04, которые уже стоят в табеле, и расчётчик видит, на каком часе работник перешёл на двойную оплату.
Календарь рабочего времени 2026 и баланс часов при графике сменности
При пятидневной рабочей неделе в 2026 году 247 рабочих и 118 выходных и нерабочих праздничных дней. Переносы выходных установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466: в частности, воскресенье 4 января перенесено на четверг 31 декабря. Текст постановления Правительства РФ № 1466 о переносе выходных дней в 2026 году стоит сохранить в деле с табелями за год: по нему проверяют, почему 31 декабря отмечено кодом В.
Годовые и месячные нормы часов, с которыми сверяют итоговую строку табеля:
| Период | Рабочих дней | 40-часовая неделя | 36-часовая неделя | 24-часовая неделя |
|---|---|---|---|---|
| 2026 год | 247 | 1 972 часа | 1 774,4 часа | 1 181,6 часа |
| Октябрь 2026 | 22 | 176 часов | — | — |
| Ноябрь 2026 | 20 | 159 часов | — | — |
| Декабрь 2026 | 22 | 176 часов | — | — |
В ноябре 20 рабочих дней, а норма 159 часов, а не 160: предпраздничный день перед 4 ноября сокращён на 1 час. Если в табеле за ноябрь у работника на пятидневке с полной явкой стоит 160 часов, норма внесена без учёта сокращения, и этот час нужно либо исправить, либо оформить и оплатить как сверхурочный.
Баланс рабочего времени при суммированном учёте сводят не за месяц, а за учётный период. Статья 104 ТК РФ разрешает такой учёт, когда условия производства не позволяют соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность работы. Учётный период, как правило, не превышает год, а порядок суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка. Графики сменности по статье 103 ТК РФ доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие, а работа две смены подряд запрещена, кроме случаев, предусмотренных Кодексом.
В Добыто для такой сверки есть калькулятор суммированного учёта: он выводит норму за период, отработанные и сверхурочные часы, доплату за переработку и баланс с пометкой о недоработке, если работник не добрал норму.
Что заменит бумажный табель в электронной системе
Статья 22.1 ТК РФ называет документы, которые нельзя оформлять электронно: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Табеля учёта рабочего времени в этом перечне нет. На него действует общее правило: документ, который работодатель оформляет на бумаге, можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде без бумажного дубликата.
Вид подписи для табеля определяет статья 22.3 ТК РФ. Усиленная квалифицированная подпись работодателя обязательна для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора об обучении, изменений к ним, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий. Табель к этой группе не относится: для иных документов в информационной системе работодателя допустимы УКЭП и УНЭП, а работник может подписать документ ПЭП, если правила идентификации и конфиденциальности ключа согласованы заранее.
Состав и форматы электронных кадровых документов задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующий с 1 марта 2023 года. Текст приказа Минтруда № 578н о требованиях к электронным кадровым документам размещён на сайте министерства: по нему сверяют, в каком формате система формирует табель и выгружает его для проверки ГИТ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто учёт рабочего времени выводится в личном кабинете сотрудника отдельным блоком с кнопкой согласования, рядом с запросами на отпуск и счётчиками дней отпуска и отгулов. Отметки, согласованные в течение месяца, к закрытию периода уже собраны в табель, и кадровой службе не нужно переносить их с бумажных листов.
Важный нюанс из практики: по договорам займа, лизинга и оказания услуг суды признают документы, подписанные ПЭП через код из SMS, по части 2 статьи 5 63-ФЗ. На кадровые документы эта практика не переносится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Аргумент «микрофинансовые организации подписывают кодом из SMS, значит и табель можно» — первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Когда электронный табель не заменит бумажный образец
- Бюджетное учреждение. Форма 0504421 установлена приказом Минфина № 52н, и собственный образец из КЭДО её не заменяет.
- Нет Положения о КЭДО. Без локального акта с перечнем документов, категориями работников и порядком подписания электронный табель не встроен в утверждённый документооборот.
- Скан вместо электронного документа. Отсканированный табель с рукописными подписями остаётся электронным образом бумажного документа, а не электронным документом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда спор доходит до подписи, я сначала выясняю, в каком режиме создан документ. Скан табеля, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Бланк табеля Т-12 и положение о КЭДО для электронного учёта
Бланк Т-12 нужен, если табель пока ведётся на бумаге, а положение о КЭДО — первый документ, который утверждают перед переводом табеля в электронную систему.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (.xlsx) | Скачать |
| Положение о ведении кадрового электронного документооборота (.docx, 21 страница) | Скачать |
Как перевести табель учёта рабочего времени в КЭДО
Электронный табель выдерживает спор, когда процедура вокруг него оформлена так же тщательно, как сама подпись. Перед переводом проверьте:
- руководитель утвердил форму табеля, и она соответствует тому, что формирует система;
- Положение о КЭДО содержит перечень документов с табелем, категории работников, порядок создания личного кабинета и подписания;
- в локальном акте описан порядок идентификации работника при подписании;
- от работников получено согласие на взаимодействие в электронном виде;
- для каждого документа определён вид подписи по статье 22.3 ТК РФ;
- система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.
Официальная позиция надзорного органа собрана в руководстве Роструда по соблюдению трудового законодательства, утверждённом приказом от 11.11.2022 № 253: в разделе об электронном кадровом документообороте перечислены исключения из электронной формы и допустимые информационные системы.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре стадии. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решение, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, недостаточно для победы в споре. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО: если порядок идентификации там не описан, технически исправная подпись спор не выиграет.»
Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: так видно, что работники действительно умеют подписывать документы сами. Для организаций на 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически, и табель не приходится переносить из учётной программы вручную.
Сколько хранить табель и чем грозят ошибки в учёте рабочего времени
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает для табелей, графиков и журналов учёта рабочего времени срок хранения 5 лет. При вредных и опасных условиях труда срок увеличивается до 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Для работодателя с вредным производством это означает, что табели этих работников уходят в архив вместе с документами по личному составу, а не уничтожаются через 5 лет.
Внимание: в КЭДО действуют те же сроки хранения, что и для бумажных документов: пять лет для табелей и графиков отпусков, 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, постоянно для штатных расписаний и ЛНА.
Электронный архив не отменяет права суда потребовать подлинник. По части 8 статьи 75 АПК РФ при представлении копий в электронном виде суд вправе истребовать оригиналы, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Перед отказом от бумажного архива табелей проверьте, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Отдельного состава за дефект табеля нет, и не каждая ошибка в табеле автоматически ведёт к штрафу. Цена ошибки обычно проявляется в расчёте: сверхурочные часы, не отмеченные кодом С/04, не попадают в оплату по ступеням статьи 152 ТК РФ, и недоплата обнаруживается уже при проверке или в споре с работником.
Стоимость электронного табеля и КЭДО в Добыто: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и нужной интеграции с учётной программой; электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается от численности: для компании до 25 человек подходит «Старт», для организаций, которым нужен модуль 1С:ЗУП и электронный архив табелей, — «Бизнес». Условия и состав каждого пакета на текущую дату приведены на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бумажный образец табеля для коммерческой организации — лишь один из допустимых вариантов: форму выбирает руководитель, а закон спрашивает с работодателя фактическое время каждого работника и точный учёт переработки. После 144-ФЗ месячного бланка недостаточно, потому что лимит в 120 или 240 часов и ступени оплаты считаются нарастающим итогом за год. Электронный табель допустим по статье 22.1 ТК РФ, но его надёжность определяется Положением о КЭДО, порядком идентификации и правильно выбранной подписью.
В Добыто табель собирается из отметок, согласованных в личных кабинетах сотрудников, синхронизируется с 1С:ЗУП и хранится в электронном архиве с теми же сроками, что и бумажный.
Частые вопросы о табеле рабочего времени
Как считать сверхурочные при суммированном учёте после 1 сентября 2026 года?
По 144-ФЗ при суммированном учёте первые два часа переработки, оплачиваемые не менее чем в полуторном размере, определяют по дню или смене, когда переработка возникла, а не по итогу учётного периода. Поэтому в табеле сверхурочные часы при суммированном учёте отмечают кодом С/04 в конкретную дату, даже если баланс периода подводят позже.
Положен ли работнику день на диспансеризацию за сверхурочную работу?
Да, если работника привлекали к сверхурочной работе свыше 120 часов за год. С 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ он вправе получить один оплачиваемый рабочий день для диспансеризации с сохранением среднего заработка. В табеле этот день отражают как освобождение от работы с сохранением заработка, а не как прогул или неявку по невыясненным причинам.
Нужно ли распечатывать электронный табель для проверки или суда?
Распечатка электронного табеля остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Подлинником остаётся файл с электронной подписью в системе.
Как вести табель для дистанционного работника?
По статье 312.4 ТК РФ режим рабочего времени дистанционного работника можно определить коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Если режим отдельно не установлен, работник определяет его сам. Перед заполнением табеля проверьте, в каком из этих документов закреплён режим: с ним сверяются отмеченные часы и сверхурочная работа.
Какой код ставить в табеле 31 декабря 2026 года?
Постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 выходной с воскресенья 4 января 2026 года перенесён на четверг 31 декабря 2026 года. При пятидневной неделе 31 декабря отмечают кодом В/26, а работу в этот день, если она была, — кодом РВ/03. Норма декабря при этом составляет 22 рабочих дня и 176 часов при 40-часовой неделе.
