Общее рабочее время по компании как собрать данные по подразделениям

Общее рабочее время по компании собирают из табелей подразделений. Сводный отчёт только суммирует индивидуальные данные: часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, фактически отработанное каждым работником. ТК РФ форму свода не задаёт. Форму табеля утверждает руководитель организации. В подразделениях назначают ответственных, которые сдают табели в кадровую службу к сроку из ЛНА. Норма 2026 года при 40-часовой неделе — 1 972 часа. Сверхурочные считают по каждому работнику: до 120 часов в год, а с 1 сентября 2026 года до 240 часов, если это предусматривает коллективный договор или отраслевое соглашение. В подразделениях с поденным учётом сверхурочными считаются часы сверх продолжительности дня или смены. В подразделениях с суммированным учётом это часы сверх нормы учётного периода.

Покажем структуру полей, в которой подразделения передают данные, и сценарную таблицу по типам подразделений. Каждую цифру такого свода можно раскрыть до работника и даты. Отдельно разобраны смены через полночь, ненормированный день, подсчёт сверхурочных при переводе работника между отделами и случаи, где сводный отчёт не заменяет табель. Во второй половине статьи — чек-лист из 8 проверок перед закрытием периода, ошибки сведения с их ценой, сроки хранения табелей, тарифы и ответы на частые вопросы.

Что закон требует от учёта рабочего времени, а что компания закрепляет сама

Единица учёта рабочего времени — работник. Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Свод по подразделениям и по компании закон не регулирует: это производный показатель. Если часы конкретного человека не учтены или учтены неверно, итог отдела это не исправит.

Табель может использоваться как первичный учётный документ. Тогда его форму утверждает руководитель экономического субъекта по представлению лица, ведущего бухучёт (часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Коммерческая организация вправе применять унифицированные формы Т-12 и Т-13 или утвердить собственную. Табель оформляют на бумаге или в электронном виде с электронной подписью (часть 5 той же статьи). Поэтому подразделения могут сдавать его в электронной системе без бумажного дубля.

Порядок сбора данных из подразделений ТК РФ оставляет работодателю. Его закрепляют в ЛНА: в положении о табельном учёте или в правилах внутреннего трудового распорядка. В образце положения о табельном учёте, опубликованном в октябре 2026 года, ответственное за табель лицо назначается распоряжением руководителя структурного подразделения из числа сотрудников этого подразделения. Табели затем передаются в кадровую службу. В ЛНА стоит прописать четыре вещи: срок сдачи, способ передачи, порядок исправлений после сдачи и подписанта итогового табеля. Сверьте действующий ЛНА с этим перечнем и добавьте недостающие пункты до следующего закрытия периода.

Где сводный отчёт не заменяет табель

Свод по подразделениям — управленческий документ. Он показывает руководству, сколько часов отработала компания, в каких отделах факт отклоняется от нормы и где накапливаются сверхурочные. Оплата сверхурочной работы и работы в выходные опирается на первичные данные. На них же опирается проверка соблюдения статьи 91 ТК РФ. Это табель, график, письменное распоряжение о привлечении и письменное согласие работника. Если свод расходится с табелем, верным считается табель.

Свод, собранный из итоговых цифр отделов без строк по работникам, не даёт проверить ни норму конкретного человека, ни его годовой счётчик сверхурочных. Проверьте, что любую цифру отдела в вашем своде можно раскрыть до работника и даты.

Нормы рабочего времени и лимиты 2026 года для сводного учёта

Свод опирается на 9 параметров. Одинакова для всех только обязанность учитывать факт: недельная продолжительность, учётный период и лимиты зависят от категории работника и режима подразделения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Норму в своде считают по строке работника. В одном отделе работник с сокращённой неделей 36 часов и сотрудник на пятидневке 40 часов получают разную норму. Сменщика на суммированном учёте сравнивают с нормой учётного периода.

Производственный календарь — справочная расчётная таблица. Обязательную силу имеют три источника: нормы ТК РФ, постановление Правительства о переносе выходных и региональные нормы о нерабочих праздничных днях. На 2026 год переносы установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466. Выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря. Норму на месяц, квартал и год исчисляют по приказу Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Расчёт ведётся от недельной нормы по пятидневной расчётной неделе с двумя выходными.

В некоторых субъектах РФ установлены собственные нерабочие праздничные дни. Для подразделений в таких регионах в своде берут региональный календарь. Если применить к такому отделу федеральный календарь, норма отдела окажется завышена на часы регионального праздника. Определите, для каких подразделений действуют региональные праздники, и закрепите за каждым свой календарь.

Суммированный учёт вводят, когда условия работы не позволяют соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность. Норму часов за учётный период определяют по недельной продолжительности, установленной для категории работника. Для неполного рабочего времени её пропорционально уменьшают (часть 3 статьи 104 ТК РФ). Минтруд в материале о режиме рабочего времени и суммированном учёте указывает, что порядок введения суммированного учёта устанавливают правила внутреннего трудового распорядка.

Баланс часов отдела на суммированном учёте сверяют по итогу учётного периода. На сайте Добыто есть калькулятор суммированного учёта по статье 104 ТК РФ. Он принимает учётный период, дату начала, недельную норму, отработанные часы и часовую ставку. По ним он считает норму за период, сверхурочные часы и доплату за переработку.

Разные режимы в одном своде: что проверять в каждом типе подразделения

Норму и переработку считают по разным правилам в подразделениях четырёх типов: с пятидневкой, со сменным графиком на суммированном учёте, с вредными условиями и с ненормированным днём. Отдельно стоят отделы в регионах со своим календарём. Сценарная таблица показывает, с какой нормой сверять факт и что проверять при сведении.

Сравнивать подразделения по сумме часов корректно только внутри одного режима. В отделе на суммированном учёте отклонение факта от нормы до окончания учётного периода ещё не означает сверхурочной работы. Сверхурочными здесь считаются часы сверх нормального числа часов за весь учётный период (часть 1 статьи 99 ТК РФ). Промежуточный свод по таким отделам показывайте как баланс к норме периода.

Смены через полночь и работа в праздничный день

Важный нюанс из практики: Верховный Суд РФ разобрал вопрос в определении от 27.01.2025 № 10-КГ24-2-К6. Определение включено в Обзор судебной практики № 4 (2025), утверждённый Президиумом ВС РФ 22.12.2025. Суд указал, что при сменном режиме рабочим днём считается смена по графику, и она может приходиться на разные календарные дни. Для донорского дня и дополнительного дня отдыха сменщика учитывают часы конкретной смены.

Повышенную оплату за работу в выходной или праздник начисляют за часы, фактически отработанные в этот календарный день с 00:00 до 24:00 (статья 153 ТК РФ). Смена через полночь накануне праздника даёт в табеле часы двух дат: до полуночи с обычной оплатой, после полуночи с повышенной. Если подразделение сдаёт по такой смене одну цифру часов, кадровая служба не может разнести их по датам.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «По смене через полночь в табель подразделения нужно передавать время начала и окончания, одной цифры часов недостаточно. Только по исходным отметкам часы разносятся по календарным датам: повышенная оплата за праздник начисляется за часы праздничного дня с 00:00 до 24:00, а сама смена по графику остаётся одним рабочим днём. Проверьте, что шаблон табеля в каждом подразделении хранит оба времени.»

Ненормированный рабочий день

Что об этом думает Роструд: в разъяснении Роструда об учёте времени при ненормированном рабочем дне сказано, что учёту подлежат все часы, фактически отработанные работником. Разъяснение ссылается на часть 4 статьи 91 ТК РФ. В табель подразделения часы работников с ненормированным днём попадают полностью, включая время за пределами установленной продолжительности. Проверьте, что ответственный в отделе фиксирует фактическое время окончания работы у таких сотрудников.

Какие данные запрашивать у подразделений: структура табеля для свода

Свод собирается без ручной правки, только если все подразделения передают данные в одной структуре. Закон её не задаёт. Набор из 10 полей позволяет проследить каждую цифру до работника, даты, основания и автора записи:

• табельный номер работника;
• юрлицо, если в группе их несколько;
• подразделение;
• дата и интервал работы: время начала и окончания;
• часовой пояс места работы;
• код времени: явка, отсутствие, работа в выходной или праздник, сверхурочная работа;
• количество часов;
• источник или основание записи: приказ, распоряжение, письменное согласие;
• автор записи и согласующий;
• версия записи.

Локальные графики и календарные правила подразделений хранят отдельно от корпоративного свода. Внутри свода план, факт, отсутствие, работа в праздник и сверхурочные идут разными кодами. Перевод в другое подразделение внутри периода отражается датой перевода, чтобы часы работника не терялись и не задваивались между отделами. Юридическая опора для раздельного учёта факта и графика — статьи 91, 100, 103 и 104 ТК РФ. Конкретная схема полей остаётся решением компании.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Плановые часы, фактические, отсутствия, работа в праздник и сверхурочные в своде должны стоять раздельно. Если отдел присылает одну итоговую цифру, кадровая служба уже не отличит праздничный час от сверхурочного и не сверит факт с графиком работника. Запрашивайте у подразделений исходные строки по каждому работнику, а итоги считайте централизованно.»

Важный нюанс из практики: при внедрении табельного учёта в 1С часы ежедневно вносят руководители подразделений. Зарегистрированные отсутствия подтягиваются в табель автоматически, а табель проходит стадии черновика и чистовика. Доступ разграничен по подразделениям. При консолидации учитываются сотрудники, которые в периоде работали в других подразделениях.

В Добыто блок учёта рабочего времени в профиле сотрудника снабжён кнопкой согласования. Панель отсутствий показывает остатки дней отпуска и отгулов, а для графика предусмотрено отдельное согласование.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как собрать общее рабочее время по подразделениям: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Закрепите порядок в ЛНА. В положении о табельном учёте или ПВТР укажите ответственных в подразделениях, сроки и способ сдачи табелей, порядок исправлений и подписантов. Ответственных назначают распоряжениями руководителей подразделений.
2. Шаг 2. Утвердите форму табеля. Руководитель организации утверждает Т-12, Т-13 или собственную форму со структурой полей для свода.
3. Шаг 3. Соберите справочник режимов. Для каждого подразделения зафиксируйте режим, учётный период, недельную норму по категориям работников и календарь с региональными праздниками. Добавьте графики сменности, доведённые до работников не позднее чем за 1 месяц.
4. Шаг 4. Ведите факт в подразделениях. Ответственные отражают фактически отработанное время по каждому работнику. Отсутствия вносят по приказам и подтверждающим документам, для смен фиксируют время начала и окончания.
5. Шаг 5. Принимайте табели в единой структуре. Подразделения сдают табели в кадровую службу к сроку из ЛНА. Табель в другой структуре возвращают ответственному до начала свода.
6. Шаг 6. Проведите проверки закрытия периода. Прогоните табели по 8 проверкам: дубли, пересечения явки и отсутствия, часы вне графика, сверхурочные без согласия, праздничная работа без распоряжения.
7. Шаг 7. Сведите данные. Свод строится от строк работников: план, факт и отклонение по подразделениям, сверхурочные нарастающим итогом за год по каждому работнику.
8. Шаг 8. Подпишите и сохраните табели. Ответственные лица подписывают табели, в электронном виде — электронной подписью. Табели и графики хранят 5 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет.

Образцы табеля Т-12 и должностной инструкции табельщика

Комплект для запуска табельного учёта в подразделениях: если собственная форма табеля ещё не утверждена, начните с формы Т-12.

Сверхурочная работа в год: счётчик по каждому работнику и лимит 240 часов

Сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной работнику продолжительности дня или смены. При суммированном учёте это работа сверх нормального числа часов за учётный период. Общий предел — 4 часа в течение 2 дней подряд и 120 часов в год (статья 99 ТК РФ). Работодатель обязан точно учитывать сверхурочную работу каждого работника. Поэтому годовой счётчик ведут по работнику и переносят вместе с ним при переводе между отделами.

С 1 сентября 2026 года действует новая редакция статьи 99 ТК РФ, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Продолжительность сверхурочной работы для каждого работника может быть увеличена до 240 часов в год. Для этого увеличение должно быть предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Для отдельных категорий работников предел 120 часов сохраняется.

Привлечение сверх 120 часов в год допускается с письменного согласия работника. Правила допуска работодатель устанавливает в коллективном договоре, соглашении или ЛНА, включая порядок направления на медицинский осмотр или диспансеризацию. Дополнительные условия действуют для работников пенсионного и предпенсионного возраста и для работников с вредными условиями труда подклассов 3.1 и 3.2. Для них нужны отсутствие медицинского запрета и письменное ознакомление с правом отказаться.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Счётчик сверхурочных принадлежит работнику, а подразделение только место, где часы возникли. Если сотрудник за год поработал в двух отделах, его часы складываются, и порог 120 часов, после которого нужно письменное согласие, считается от общей суммы. Перед привлечением к сверхурочной работе смотрите годовой итог работника по всей компании.»

С 1 сентября 2026 года сверхурочную работу оплачивают исходя из заработной платы по системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты (часть 1 статьи 152 ТК РФ). В пределах первых 120 часов первые 2 часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере. В своде по каждому работнику показывайте отдельно часы в пределах 120 и часы начиная со 121-го.

Работу в выходной или нерабочий праздничный день оплачивают не менее чем в двойном размере (статья 153 ТК РФ). По желанию работника вместо этого предоставляют другой день отдыха, а работу оплачивают в одинарном размере. Право выбрать день отдыха вместо повышенной оплаты подтвердил Конституционный Суд в постановлении от 06.12.2023 № 56-П. Часы, уже компенсированные по статье 153 ТК РФ повышенной оплатой или днём отдыха, повторно в сверхурочные для повышенной оплаты не включают (часть 3 статьи 152 ТК РФ). В своде у таких часов отдельный код, и в расчёт оплаты сверхурочных они не попадают.

Проверка табелей перед закрытием периода: чек-лист и ошибки сведения

Перечень проверок закрытия периода закон не устанавливает. Правовая основа для них — обязанность точно учитывать фактически отработанное время и сверхурочные часы (часть 4 статьи 91 и статья 99 ТК РФ). Перед передачей табелей в расчёт зарплаты проверьте данные подразделений по 8 пунктам:

• дубли записей по одному сотруднику, дате и интервалу;
• явка и отсутствие у одного сотрудника в одну дату;
• смена подразделения внутри периода и разнесение часов до и после перевода;
• часы вне графика работника;
• сверхурочные без основания или без письменного согласия;
• работа в выходной или праздник без письменного распоряжения работодателя;
• недопустимая продолжительность смены;
• расхождение нормы и факта по каждому работнику.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед закрытием периода табели подразделений проверяют на пересечения: один сотрудник в одну дату не может одновременно числиться на работе и в отпуске, а интервалы работы не должны повторяться. На той же проверке находят сверхурочные без согласия и работу в праздник без распоряжения. Выполняйте эти проверки до передачи табеля в расчёт зарплаты.»

Ошибки сведения и во что они обходятся

1. Счётчик сверхурочных ведут по подразделению. Отчёт строят по отделам, и годовой итог работника, переведённого между ними, делится на части. Цена ошибки: работник переходит порог 120 часов без письменного согласия, обязательного с 1 сентября 2026 года для работы сверх этого порога. Часы начиная со 121-го оплачиваются не менее чем в двойном размере, но в своде их не видно.
2. Праздничные часы повторно учитывают как сверхурочные. Подразделение отмечает часы в выходной сверх нормы одновременно кодом работы в праздник и кодом переработки. Цена ошибки: двойная повышенная оплата одних и тех же часов вопреки части 3 статьи 152 ТК РФ.
3. Один календарь на всю компанию. Чтобы не вести несколько справочников, федеральный календарь пятидневки применяют ко всем подряд. Под него попадают сменщики, работники с сокращённой неделей и отделы в регионах с собственными праздниками. Цена ошибки: искажённая норма даёт ложную недоработку или скрывает часы сверх нормы учётного периода, которые подлежат оплате как сверхурочные.
4. Смену через полночь сдают одной датой. Ответственному проще внести одну цифру часов на смену. Цена ошибки: повышенная оплата за праздник начисляется не за те часы, потому что статья 153 ТК РФ привязывает её к часам календарного дня.
5. Сверхурочные оплачивают по прежней базе. После 1 сентября 2026 года часы по привычке считают от оклада без компенсационных и стимулирующих выплат. Цена ошибки: работник недополучает разницу между базой с этими выплатами и без них за каждый сверхурочный час.

Сроки хранения табелей и графиков рабочего времени

Табели, графики и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет (статья 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50/75 лет. Выбор между 50 и 75 годами зависит от даты окончания делопроизводства по документу: после 1 января 2003 года или до неё. Проверьте номенклатуру дел: табели подразделений с вредными условиями труда должны стоять в ней с отдельным сроком.

В Добыто подписанные электронной подписью табели и графики попадают в электронный архив сервиса. Архив входит в тариф «Бизнес».

Если зарплату считают в 1С:ЗУП, документы между КЭДО и учётной системой синхронизируются автоматически через модуль Добыто. Установка и настройка модуля занимают один день.

Стоимость КЭДО для табельного учёта: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от трёх параметров: численности сотрудников в КЭДО, видов электронной подписи и нужной интеграции с учётной системой. Отдельной услуги по сбору или сведению отработанных часов с собственной ценой и сроком на странице тарифов нет. Табели и графики ведутся в КЭДО как кадровые документы.

Итоговая сумма определяется численностью и набором функций. Интеграция с 1С и электронный архив для хранения табелей входят в тариф «Бизнес», а УКЭП выпускается через партнёров — удостоверяющие центры. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Корпоративный свод рабочего времени корректен, когда он собран из индивидуальных табелей. Норму, сверхурочные и праздничные часы считают по строке каждого работника с учётом его режима, категории и календаря подразделения. Единая структура полей, порядок сдачи в ЛНА и проверка пересечений до закрытия периода позволяют раскрыть любую цифру отдела до работника и даты. С 1 сентября 2026 года к этому добавился раздельный учёт сверхурочных часов в пределах 120 и сверх них.

В Добыто табели и графики подразделений согласуют и подписывают в КЭДО, хранят в электронном архиве и синхронизируют с 1С:ЗУП. Кадровая служба собирает свод из подписанных первичных документов.

Ответы на частые вопросы по учёту рабочего времени

Можно ли привлечь к работе в выходной без письменного распоряжения, если работник согласен?

Нет. Привлечение к работе в выходной или нерабочий праздничный день оформляется письменным распоряжением работодателя и при согласии работника (статья 113 ТК РФ). Для заранее непредвиденных срочных работ, от которых зависит нормальная работа организации или подразделения, нужно письменное согласие. Без согласия привлекают только в перечисленных законом чрезвычайных случаях: для предотвращения катастроф, аварий, несчастных случаев, порчи имущества и других. В иных случаях требуются письменное согласие и учёт мнения профсоюзного органа.

Как оплачивается работа в выходной сотруднику на окладе?

Окладнику доплачивают не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной шла в пределах месячной нормы. Если работа была сверх месячной нормы, доплата составляет не менее двойной ставки сверх оклада (статья 153 ТК РФ). Сдельщикам платят не менее чем по двойным расценкам, работникам с дневной или часовой ставкой — не менее двойной ставки. В табеле такие часы отмечают отдельным кодом, чтобы при расчёте сопоставить их с месячной нормой работника.

В течение какого срока работник может использовать день отдыха за работу в выходной?

Действующая редакция статьи 153 ТК РФ позволяет использовать день отдыха в течение года или присоединить его к ежегодному отпуску. При увольнении за неиспользованный день отдыха выплачивается разница между положенной повышенной оплатой и уже выплаченной одинарной. Поэтому в своде учитывают не только отработанные часы, но и неиспользованные дни отдыха по каждому работнику.

Можно ли привлекать к сверхурочной работе беременных и работников моложе 18 лет?

Беременных работниц и работников моложе 18 лет к сверхурочной работе не привлекают, кроме исключений, которые закон делает для отдельных категорий (статья 99 ТК РФ). Для инвалидов и работников с особыми семейными обстоятельствами закон требует письменное согласие и отсутствие медицинского запрета. Таких работников письменно уведомляют о праве отказаться. Отметку о категории работника стоит хранить в справочнике, чтобы проверка закрытия периода находила такие часы автоматически.

Можно ли увеличить учётный период свыше 3 месяцев для работников с вредными условиями?

Да, для отдельных категорий работников с вредными или опасными условиями труда. Учётный период можно увеличить до года, если на то есть сезонные или технологические причины. Такое увеличение предусматривают коллективный договор и отраслевое (межотраслевое) соглашение (статья 104 ТК РФ). Без этих оснований период для вредных и опасных работ не превышает 3 месяцев, а порядок суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка.

Можно ли ставить сменщика на две смены подряд при нехватке людей в подразделении?

Нет. Работа в течение двух смен подряд запрещена, кроме случаев, установленных законом (статья 103 ТК РФ). Графики сменности составляют с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Если в табеле подразделения у сотрудника две смены идут подряд, это повод вернуть табель ответственному до закрытия периода.