Срок хранения архивных документов в организации как считать от какой даты

Срок хранения архивных документов в организации считают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством; дата подписания самого документа на отсчёт не влияет. Правило закреплено в пункте 4.1 Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237), сами сроки — в Перечне № 236. Приказ о приёме из дела приказов по личному составу за 2024 год хранится 50 лет, до 31 декабря 2074 года, а в акт о выделении к уничтожению попадает не раньше 2075 года и только после экспертизы ценности. Точку отсчёта задаёт вид дела: годовое дело закрывается в своём календарном году, личное дело — в год увольнения, журнал учёта — в год завершения ведения.

Формула расчёта в пять шагов, таблица с датами для девяти кадровых документов и разбор отметок ЭПК, 50/75 лет и сроков «после» события позволяют проверить номенклатуру дел до ежегодного отбора к уничтожению. Отдельно показано, почему документы одного работника выходят из срока в разные годы и как граница 1 января 2003 года сдвигает дату на десятилетия. Правила для электронных документов КЭДО, сроки выдачи архивной справки, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

С какой даты начинается срок хранения документа

Место хранения на отсчёт не влияет: дело может лежать в кадровой службе, в архиве организации или у внешнего хранителя, а срок всё равно идёт с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Так сформулирован пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Для реестров, книг и журналов та же норма даёт отдельную точку: 1 января года, следующего за годом, в котором завершено их ведение.

Год окончания дела определяется периодом, за который его формируют. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) требуют группировать в дело документы одного календарного года. Исключения — переходящие дела и личные дела, которые ведут весь период работы человека в организации. На практике получается три точки отсчёта:

• годовое дело (приказы по личному составу, табели, графики отпусков) закрывается 31 декабря своего года, срок идёт с 1 января следующего;
• личное дело закрывается в год увольнения: датой личного дела Правила № 77 считают даты подписания приказов о приёме и увольнении;
• журнал или книга учёта закрываются в год завершения ведения, даже если журнал открыли десять лет назад.

По сравнению с отсчётом от даты документа правило 1 января удлиняет срок на несколько месяцев и никогда его не сокращает. Это согласуется с пунктами 4.10 и 4.11 Инструкции: снижать сроки, установленные Перечнем, запрещено, продлевать их при экспертизе ценности организация вправе.

Как посчитать срок хранения кадрового документа: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите вид документа в отраслевом перечне, если он есть для вашей сферы, и только затем в Перечне № 236. Запишите номер статьи: по пункту 5.3 Инструкции его указывают в номенклатуре дел рядом со сроком хранения.
2. Шаг 2. Определите год, в котором дело закончено делопроизводством: для годового дела — год, за который оно сформировано, для личного дела — год увольнения, для журнала — год завершения ведения, для срока с оговоркой «после» — год события.
3. Шаг 3. Для сроков 50/75 лет проверьте границу: дело, законченное делопроизводством до 1 января 2003 года, хранится 75 лет, после этой даты — 50 лет.
4. Шаг 4. Прибавьте срок к году окончания дела. Результат — последний календарный год хранения: дело 2024 года со сроком 50 лет хранится с 1 января 2025 года по 31 декабря 2074 года.
5. Шаг 5. Включайте дело в акт о выделении к уничтожению не раньше следующего года, в примере — 2075-го, и только после экспертизы ценности. Дела с отметкой ЭПК перед этим просматривают полистно, электронные дела — подокументно.

Номенклатуру дел на 2027 год разрабатывают в конце 2026 года и вводят в действие с 1 января 2027 года (п. 11 Правил № 77). Проверьте в проекте, что у каждого заголовка дела стоят срок хранения и номер статьи Перечня: без них расчёт при отборе дел к уничтожению придётся восстанавливать заново.

Расчёт срока на примерах: приказ о приёме, личное дело, табель, журнал

Сроки в таблице взяты из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, даты в примерах условные. Год, не раньше которого дело можно включить в акт о выделении к уничтожению, определён по пункту 26 Правил № 77: срок хранения должен истечь к 1 января года составления акта.

Строки 4 и 5 расходятся на 24 года: личное дело, закрытое в 2002 году, хранится до конца 2077 года, а личная карточка, закрытая годом позже, — до конца 2053 года. Документы одного работника тоже выходят из срока в разные годы. Приказ о его приёме в 2016 году лежит в деле приказов за 2016 год и хранится до конца 2066 года, а если копия этого приказа подшита в личное дело, она хранится вместе с делом до конца 2075 года. Где подшит документ, решает номенклатура: трудовой договор из годового дела 2024 года выходит из срока на год раньше, чем такой же договор в личном деле работника, уволенного в 2025 году.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверьте с таблицей несколько дел из своего архива. На обложке дела Правила № 77 требуют указывать крайние даты и срок хранения (п. 55): если их нет, проверить расчёт по делу невозможно.

Образцы кадровых документов, для которых считают срок хранения

В комплекте документы, сроки которых разобраны в статье; начните с описи документов личного дела: по ней видно, что войдёт в дело со сроком 50/75 лет.

Сроки с оговоркой «после»: договоры, согласия, замена новыми

Часть статей Перечня отсчитывает срок от события, названного в примечании к статье. В кадровом и смежных разделах это, например:

• ученические договоры и договоры об обучении по дополнительным профессиональным программам — 5 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему (ст. 492);
• договоры о материальной ответственности — 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица (ст. 279);
• расписки о неразглашении информации ограниченного доступа — 3 года после прекращения трудовых отношений (ст. 167);
• согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока его действия или отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором (ст. 441);
• правила внутреннего трудового распорядка — 1 год после замены новыми (ст. 381);
• доверенности, выданные руководителем организации, — 5 лет после истечения срока действия или отзыва (ст. 36).

Пункт 4.1 Инструкции о событиях отдельно не говорит, поэтому на практике такие документы закрывают годом события и считают срок с 1 января следующего года. Согласие, которое работник отозвал в июне 2025 года, хранится 3 года с 1 января 2026 года, то есть до 31 декабря 2028 года.

Остальные отметки Перечня Инструкция расшифровывает так:

• «Постоянно» — для организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, это хранение не менее 10 лет (п. 4.4);
• «До ликвидации организации» — документы хранятся до ликвидации, затем проходят экспертизу ценности и могут быть включены в Архивный фонд Российской Федерации (п. 4.5);
• «До минования надобности» — срок определяет сама организация, но не менее 1 года (п. 4.6);
• «До замены новыми» — как правило, для копий нормативных документов, присланных в организацию для работы: их хранят до отмены и замены новыми (п. 4.7).

Когда общий порядок не подходит

• Отраслевые перечни. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют свои перечни и указания, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236.
• Государственная служба, не являющаяся гражданской. Документы по личному составу хранятся в государственном органе 75 лет после прекращения службы (ч. 5 ст. 22.1 125-ФЗ).
• Гражданские и муниципальные служащие. Их личные дела передают в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения (п. 47 Правил № 77).
• Документы по личному составу с иным сроком. Часть 4 статьи 22.1 125-ФЗ допускает, что перечень установит срок, отличный от 50/75 лет: приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках хранятся 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года (ст. 434).

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы, и только потом открывайте общий. Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик находит в Перечне № 236 подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где своя специфика обучения, скорее всего будет и своя специфика хранения.»

Выпишите из номенклатуры дела со сроком «после» и проставьте в них год события. Без этой отметки дело нельзя корректно включить в акт: его срок начинается позже года, в котором создан документ.

50/75 лет и отметка ЭПК: что происходит после истечения срока

Для документов по личному составу срок задаёт статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», текст которого размещён на сайте Росархива: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. В Перечне это записано дробью 50/75. Граница определяется годом закрытия дела: личное дело работника, принятого в 1998 году и уволенного в 2010-м, хранится 50 лет с 1 января 2011 года.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно: эти документы нужны самому работнику, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас. Проверьте, что личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу отложены на длительное хранение и не ушли в уничтожение вместе с пятилетними делами.»

Отметка ЭПК означает, что документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности (п. 4.9 Инструкции). Истёкший срок у такого дела не даёт права сразу его уничтожить: по пункту 27 Правил № 77 дело просматривают полистно, электронное — подокументно, документы постоянного хранения выделяют и присоединяют к однородным делам, а оставшиеся включают в акт о выделении к уничтожению уже без отметки ЭПК.

Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов по истечении 50 или 75 лет проводят экспертизу ценности документов по личному составу (ч. 3 ст. 22.1 125-ФЗ), а проекты описей и актов представляют на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения (п. 29 Правил № 77). Организация, которая источником комплектования не является, утверждает номенклатуру дел сама, а описи и акты — после согласования со своей экспертной комиссией (п. 11 и 30).

При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передаёт ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий: в упорядоченном состоянии, в соответствующий государственный или муниципальный архив, на основании договора (ст. 23 125-ФЗ). Является ли организация источником комплектования и какой архив примет документы, уточняют в государственном или муниципальном архиве по месту нахождения организации.

Когда дело можно уничтожить и во что обходится ошибка

Истёкший срок сам по себе не разрешает уничтожение. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, задают порядок: экспертизу ценности проводят ежегодно (п. 20), в акт о выделении к уничтожению включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (п. 26), а уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещено (п. 17).

Документы с персональными данными, пометкой «Для служебного пользования» и другой информацией ограниченного доступа уничтожают внутри организации шредированием или иным способом, который исключает восстановление текста. В организацию по переработке вторсырья передают уже бумажные отходы, а документ о факте утилизации прикладывают к акту (п. 31 Правил № 77).

Важный нюанс из практики: документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются там же, а дела со сроком свыше 10 лет, в том числе по личному составу, передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Завершённые дела удобно сразу делить по этому порогу: от него зависит, где дело физически хранится. Дела до 10 лет лежат рядом, ими пользуются; дела свыше 10 лет уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в критической ситуации, когда искать некогда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Чек-лист перед ежегодным отбором дел к уничтожению

• Номенклатура дел утверждена, у каждого дела указаны срок хранения и статья Перечня № 236 или отраслевого перечня.
• Экспертная комиссия создана приказом и действует на основании положения (п. 18 Правил № 77).
• Для каждого дела известен год окончания делопроизводства, для журналов — год завершения ведения, для сроков «после» — год события.
• Для дел по личному составу проверена граница 1 января 2003 года: 75 или 50 лет.
• Дела с отметкой ЭПК просмотрены полистно, документы постоянного хранения выделены (п. 27).
• Описи дел постоянного хранения утверждены, описи дел по личному составу согласованы до составления акта (п. 17).
• Определён способ уничтожения документов с персональными данными (п. 31).

Цена ошибки в расчёте

Уничтожение документов до истечения сроков временного хранения запрещено пунктом 4.3 Инструкции. За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.

Штраф — меньшая часть потерь. Приказ о приёме, уничтоженный по пятилетнему сроку вместо пятидесятилетнего, восстановить нельзя: на запрос бывшего работника о стаже организации нечем ответить, а в споре о стаже или условиях труда нечем подтвердить свою позицию.

Перед подписанием акта сверьте каждую строку с годом окончания дела и статьёй Перечня: в акт попадают только дела, срок которых истёк к 1 января текущего года.

Электронные документы в КЭДО: тот же срок, другой состав комплекта

Электронный кадровый документ хранится столько же, сколько бумажный: сроки хранения не зависят от вида носителя (п. 4.2 Инструкции). Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через информационную систему работодателя или платформу «Работа в России». Точка отсчёта та же — 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Меняется состав того, что хранят. С 1 марта 2023 года действуют единые требования Минтруда к составу и форматам документов, связанных с работой (приказ от 20.09.2022 № 578н): основная часть в формате PDF/A-1A, файлы электронной подписи, машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней, и описание документа в XML-файле wredc_data.xml. Изображение документа без файла подписи не показывает, кто и когда его подписал, поэтому хранят весь комплект. На электронные документы по личному составу Правила № 77 требуют составлять отдельные описи, а на электронные документы, не подлежащие хранению, — отдельный акт (п. 28).

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатать его, чтобы хранить бумагу вместо файла, нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения дела.»

Как подпись остаётся проверяемой через десятилетия

Сертификат ключа проверки подписи имеет срок действия, а личное дело хранится 50 лет. Проверяемость в архиве обеспечивает цепочка: документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и передают документ в архив. Сами сертификаты ключа проверки электронной подписи организация, которая не является удостоверяющим центром, хранит 5 лет после их исключения из реестра сертификатов (ст. 570 «б» Перечня).

Что сохранить вместе с документом для проверки и спора

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО кассационный суд отменил решения в пользу работодателя, хотя положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника были оформлены. В материалах не оказалось сведений о том, как проводилась идентификация работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Вместе с документом нужно хранить и эти сведения: дату и обстоятельства выдачи подписи, способ идентификации, журнал действий в системе.

На внедрениях Добыто мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе. В интерфейсе Добыто подписанные документы переносятся в раздел «Архив», в том числе массовым действием «В архив», а в реестре остаются статус документа и маршрут согласования.

Проверьте у своей системы КЭДО, выгружается ли документ комплектом по приказу № 578н вместе со сведениями о выдаче подписи и идентификации работника.

Архивная справка и копии документов: сроки ответа работнику

Работнику копии документов, связанных с работой, выдают безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Если документ оформлен в КЭДО, работодатель по статье 22.3 ТК РФ выдаёт его способом, указанным в заявлении: заверенной копией на бумаге или электронным документом, в том числе через Госуслуги или личный кабинет на платформе «Работа в России», если система работодателя с ними взаимодействует.

Запросы социально-правового характера, связанные с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями, исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (п. 182 Правил № 77). Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Архивную справку оформляют на бланке организации, её подписывает руководитель или уполномоченное лицо и заверяют печатью; справку в электронном виде подписывают УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства (п. 185).

Текст справки воспроизводит документы в том виде, в каком они составлены: изменения, исправления и комментарии не допускаются, а расхождения в фамилии или отсутствие отчества оговаривают в скобках пометкой «Так в документе». Неточность в фамилии или названии в старом приказе справка воспроизведёт с такой пометкой, исправить её в тексте справки нельзя.

У документов этой работы тоже есть сроки: заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий хранятся 1 год (ст. 451 Перечня), журналы и базы данных учёта выдачи архивных справок — 5 лет (ст. 177), копии выданных архивных справок вместе с запросами — 5 лет ЭПК (ст. 178).

Запрос о стаже может прийти через десятилетия, когда организация уже сменит систему КЭДО. В практике Добыто мы советуем до подключения любой системы получить от оператора ответы на два вопроса: кто физически получает доступ к кадровым данным и в каком виде отдаётся архив при расторжении договора.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Задавайте оператору КЭДО конкретный вопрос: выгружает ли система комплект целиком — сам документ, файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся именно файлы, картинка на экране их не заменит.»

Заведите в номенклатуре отдельные дела для заявлений о выдаче копий и для журнала учёта архивных справок: документы разных сроков хранения по пункту 49 Правил № 77 группируют в разные дела.

Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов

Цена КЭДО в Добыто считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа; электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Данные приведены по странице тарифов на сентябрь 2026 года.

Итоговая сумма зависит от численности и видов подписи: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников, ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, а УКЭП оформляют через партнёров — удостоверяющие центры. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Срок хранения кадрового документа начинается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, поэтому расчёт начинают с вопроса, в каком деле лежит документ и когда это дело закрыто. Для дел по личному составу срок зависит от границы 1 января 2003 года, для сроков «после» — от года события. Истёкший срок даёт основание для экспертизы ценности и акта о выделении к уничтожению, уничтожить дело раньше них нельзя. Электронные документы КЭДО подчиняются тем же срокам и хранятся комплектом: документ, подпись, доверенность и описание.

В Добыто электронный архив кадровых документов входит в тариф «Бизнес», подписанные документы хранятся в нём со статусами и маршрутами согласования, и порядок расчёта сроков из этой статьи применяется к ним так же, как к бумажным делам.

Частые вопросы

Сколько хранить документы кандидатов, которых не приняли на работу?

Заявления, анкеты, справки и копии документов лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (ст. 438 «б» Перечня № 236). Для претендентов на вакантную должность, не допущенных к конкурсу или не прошедших конкурсный отбор, срок составляет 3 года (ст. 438 «а»). Если кандидат подписывал согласие на обработку персональных данных, это согласие хранится 3 года после истечения срока его действия или отзыва (ст. 441).

Сколько хранить расчётные листки и лицевые счета по зарплате?

Расчётные листы, расчётно-платёжные ведомости и другие документы о получении заработной платы хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет (ст. 295 Перечня). Лицевые счета работников и карточки-справки по заработной плате хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК (ст. 296), поэтому уничтожать их вместе с шестилетними ведомостями нельзя. Карточки индивидуального учёта сумм начисленных выплат и страховых взносов хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет (ст. 309).

Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный работник не забрал?

Подлинные личные документы работника — трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства — хранятся до востребования, а невостребованные хранятся 50/75 лет (ст. 449 Перечня). Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника тоже хранятся 50/75 лет (ст. 450). Отсчёт для невостребованной книжки идёт по общему правилу, с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, в котором она хранится.

Отличаются ли сроки хранения для организаций в Москве и других регионах?

Нет. Перечень № 236 — федеральный нормативный акт, и сроки временного хранения из него обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (п. 4.3 Инструкции по применению Перечня). От региона зависит другое: в какой государственный или муниципальный архив передают документы по личному составу при ликвидации организации и является ли организация источником комплектования этого архива.

Сколько хранить договоры ГПХ с физическими лицами?

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг физическими лицами и акты сдачи-приёмки к ним хранятся 50/75 лет (ст. 301 Перечня), столько же, сколько трудовые договоры. Совпадает только срок хранения: исполнитель по договору ГПХ не становится работником, и требования ТК РФ к трудовым договорам на такие договоры не переносятся. Отсчёт идёт по общему правилу, с 1 января года, следующего за годом окончания дела с договорами.

Сколько хранить документы по спецоценке и медосмотрам?

Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (ст. 407 Перечня). Документы периодических медицинских осмотров — отчёты, акты, списки, планы-графики — хранятся 3 года, но заключительные акты медосмотров работников, выполняющих работы с вредными и опасными условиями труда, хранятся 50/75 лет (ст. 635).