Сроки хранения управленческих документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы по основной деятельности, уставы, штатные расписания и номенклатура дел хранятся постоянно. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50/75 лет. Для приказов о ежегодных отпусках и командировках срок 5 лет, для графиков отпусков 3 года. 50 лет действует для дел, законченных после 1 января 2003 года, 75 лет — для более ранних. Отметка «постоянно» у приказов по основной деятельности и штатных расписаний в компании, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, означает хранение до ликвидации организации. У источника комплектования документы проходят экспертизу ценности и поступают в госархив.
Ниже две сводные таблицы с номерами статей Перечня: по управленческим документам и по кадровым, включая приказ о приёме, личное дело и трудовую книжку. Разберём, где срок чаще всего определяют неверно: журналы инструктажа хранятся 45 лет, а не 5, отраслевой перечень применяется раньше общего, скан не заменяет бумажный подлинник. Порядок уничтожения через экспертную комиссию, требования к электронному архиву в КЭДО, штраф по статье 13.20 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как читать сроки в Перечне № 236: 50/75 лет, ЭПК, «постоянно» и «до ликвидации»
Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он общий для государственных органов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, поэтому у многих статей два-три варианта срока: по месту утверждения документа, в других организациях, у источников комплектования и у всех остальных. Полный текст с пояснениями к каждой статье размещён на официальном портале правовой информации: там документ опубликован сканом на 230 страницах, и сверять спорную строку лучше по нему, а не по пересказам.
Порядок хранения, экспертизы ценности, составления описей, передачи и уничтожения документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Базовый закон — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для кадровых документов дополнительно работают Трудовой кодекс РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
| Обозначение в Перечне | Что означает для организации |
|---|---|
| 50/75 лет | Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. У источников комплектования по истечении срока проходят экспертизу ценности |
| ЭПК | Экспертно-проверочная комиссия. После истечения срока документы с этой отметкой могут быть отобраны на постоянное хранение, поэтому уничтожать их без экспертизы нельзя |
| Постоянно | Для приказов по основной деятельности (ст. 19) и штатных расписаний (ст. 40) в организациях, не являющихся источниками комплектования, — до ликвидации организации |
| По месту утверждения / в других организациях | Подлинник хранится дольше у того, кто документ утвердил. У получателя копии срок короче: «до минования надобности», «до замены новыми» или фиксированный |
| До минования надобности | Срок определяет сама организация, но не менее 1 года |
Из таблицы следует простое правило для коммерческой компании: сначала выясните, включена ли она в список источников комплектования государственного или муниципального архива. От ответа зависит, что будет с документами постоянного хранения: они остаются у вас до ликвидации либо проходят экспертизу и передаются в архив.
Отраслевой перечень применяется раньше общего
Перечень № 236 основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют детализированные ведомственные перечни. Для документов, специфичных для отрасли, приоритет у них. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ошибка возникает, когда перечни открывают в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Где своя специфика обучения, там почти всегда и своя специфика хранения. Поэтому сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом берите срок из общего.»
Перед тем как ставить сроки в номенклатуру, выпишите ведомство, которое регулирует вашу отрасль, и проверьте, утверждён ли им собственный перечень документов со сроками хранения.
Таблица сроков хранения управленческих документов
Для секретаря и офис-менеджера основной массив — распорядительные документы, учредительные и организационные акты, журналы регистрации и документы по делопроизводству. Сроки ниже приведены по тексту Перечня № 236 для организации, которая утвердила документ.
| Статья | Документ | Срок хранения |
|---|---|---|
| 19 а | Приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности и документы к ним | Постоянно; в организациях, не являющихся источниками комплектования, — до ликвидации организации |
| 19 б | Приказы, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет |
| 20 | Проекты приказов, распоряжений; докладные и служебные записки к ним | 1 год |
| 28 | Уставы, положения организации | Постоянно |
| 33 | Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах | По месту утверждения — постоянно; в подразделениях — до минования надобности |
| 40 | Штатные расписания и изменения к ним | По месту утверждения — постоянно, у не-источников комплектования — до ликвидации; в других организациях — 3 года |
| 147 | Справки, планы мероприятий, протоколы разногласий по результатам проверок, ревизий | 5 лет ЭПК |
| 149 | Журналы учёта проверок органами государственного и муниципального контроля | 10 лет |
| 157 | Номенклатура дел организации | Постоянно; номенклатуры структурных подразделений — 3 года |
| 170 | Дело фонда, включая акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты приёма-передачи, акты об утрате | Постоянно |
| 178 | Копии архивных справок, выданных по запросам, и заявления к ним | 5 лет ЭПК |
| 182 а | Журналы, реестры, базы данных регистрации приказов по основной деятельности | Постоянно |
| 182 в | Журналы регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет |
| 381 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми |
Срок журнала регистрации совпадает со сроком документов, которые в нём учтены: журнал приказов по основной деятельности живёт столько же, сколько сами приказы. Если в компании один общий журнал для приказов по основной деятельности и по хозяйственным вопросам, срок хранения всего журнала определяет самый длинный срок — постоянно. Разведите журналы по видам приказов с начала следующего года, и через 5 лет хозяйственный журнал можно будет выделить к уничтожению.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Таблица сроков хранения кадровых документов
Кадровые документы собраны в разделе 8 Перечня «Кадровое обеспечение», документы по оплате труда и рабочему времени — в разделе 7, по охране труда — в подразделе 7.3. Один и тот же вид документа, например приказ по личному составу, может храниться 3 года, 5 лет или 50/75 лет в зависимости от предмета приказа.
| Статья | Документ | Срок хранения |
|---|---|---|
| 434 а | Приказы по личному составу о приёме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, изменении анкетных данных, отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы; заявления и справки к ним | 50/75 лет ЭПК |
| 434 б | Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах | 5 лет; у работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| 434 в | Приказы о служебных проверках | 5 лет |
| 434 г | Приказы о направлении в командировку | 5 лет; у работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| 434 д | Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| 435 | Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет ЭПК |
| 436 | Уведомления и предупреждения работникам от работодателя | 3 года |
| 439 | Списки, представления, анкеты, резюме по кадровому резерву | 5 лет |
| 440 | Положения и инструкции об обработке персональных данных | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
| 441 | Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| 443 | Должностные инструкции работников | 50/75 лет |
| 444 | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| 445 | Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет ЭПК |
| 449 | Подлинные личные документы: трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения | До востребования; невостребованные — 50/75 лет |
| 450 | Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет |
| 451 | Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| 453 | Графики отпусков | 3 года |
| 454 | Характеристики, докладные, справки, связанные с дисциплинарными взысканиями | 3 года |
| 455 | Переписка по вопросам приёма, перевода, увольнения | 3 года |
| 463 | Книги и журналы учёта приёма и увольнения, личных дел и трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей | 50/75 лет |
| 296 | Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет ЭПК |
| 402 | Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| 422 | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет |
| 423 | Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте / журналы проверки знаний и профилактических работ | 45 лет / 5 лет |
Два порога в таблице срабатывают чаще других. Приказ об ежегодном отпуске работника с вредными или опасными условиями труда хранится 50/75 лет, а не 5, поэтому такие приказы стоит подшивать в отдельное дело. То же с табелями: при вредных и опасных условиях табель переходит из пятилетнего срока в 50/75 лет.
Внимание: статья 423 Перечня делит журналы на два срока. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажа уходит в архив, а не в утиль.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, и через три года его заменит новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что с человеком работали по безопасности всё время, пока он у вас работал. Он понадобится, когда бывший работник через 15-20 лет свяжет заболевание с условиями труда или при расследовании несчастного случая запросят выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.»
Часть кадровых документов закон оставляет только на бумаге, даже если компания перешла на электронный документооборот. Для них срок хранения считается так же, но хранить нужно бумажный подлинник.
Сверьте свою номенклатуру дел с таблицей: если приказы об отпусках вредников, дисциплинарных взысканиях и приёме лежат в одном деле, срок всего дела определяет самый длинный из них.
Приказ о приёме, личное дело и трудовая книжка: что хранить и как выдавать архивные справки
Приказ о приёме на работу хранится 50/75 лет ЭПК по статье 434 а, вместе с заявлением работника и справками к нему. Столько же хранятся трудовой договор, дополнительные соглашения к нему (статья 435), личная карточка (статья 444) и личное дело (статья 445). Все четыре документа относятся к разным статьям, но срок у них общий, поэтому их удобно выделять в дела по личному составу с единым сроком.
Личное дело в коммерческой компании не обязательно, его ведение закрепляют локальным актом. Если дело ведётся, в него входят заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы. Опись документов личного дела фиксирует состав на момент передачи в архив и позволяет найти пропуск без разбора всей папки.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Подлинная трудовая книжка хранится у работодателя до востребования, а невостребованная после увольнения — 50/75 лет по статье 449. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей хранится 50/75 лет по статье 463. Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — 50/75 лет по статье 450, это касается и электронной трудовой книжки: выданные работнику формы СТД-Р работодатель учитывает так же, как другие кадровые документы.
Полезно знать: личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать.
Архивная справка и копии документов для работника
По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт работнику по письменному заявлению копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно. Для бывшего работника тот же запрос оформляется как запрос в архив организации: по нему готовят архивную справку о стаже, заработной плате или приказах. Заявления о выдаче документов хранятся 1 год (статья 451), копии выданных архивных справок и запросы к ним — 5 лет ЭПК (статья 178).
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор сопоставляет приказ о приёме с журналом инструктажа. Дата инструктажа позже даты начала работы видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно. Нарушения почти никогда не выглядят как отсутствие документа, чаще это расхождение дат между двумя документами из разных дел. Проверка идёт по проверочным листам Роструда, и за их рамки инспектор выходить не вправе.
Образцы кадровых документов с долгим сроком хранения
Комплект собран из документов, которые чаще всего попадают в дела по личному составу; начните с описи личного дела, она задаёт состав остальных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Номенклатура дел, экспертная комиссия и уничтожение документов
Номенклатура дел хранится постоянно (статья 157) и служит единственным документом, где срок каждого дела привязан к статье Перечня. Без неё секретарь не может обосновать ни уничтожение, ни продление хранения: при проверке спрашивают, по какой статье определён срок, а не сколько лет лежит папка.
Если вида документа в Перечне нет, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, его фиксируют в протоколе и в номенклатуре дел. Пример из охраны труда: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи обязательны к ведению, но отдельной строки в Перечне у них нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда я ориентируюсь либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. Главное — записать обоснование. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Как подготовить документы к уничтожению по истечении срока: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел: для каждого дела укажите срок хранения и статью Перечня № 236 или отраслевого перечня. Отраслевой перечень проверяется первым.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы. Завершённые разделите по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда. Внутри категории сортируйте по видам и годам, от старых к новым.
- Шаг 3. Создайте приказом руководителя экспертную комиссию. Она определяет сроки для документов, которых нет в перечнях, и отбирает дела к уничтожению.
- Шаг 4. Ежегодно отбирайте дела с истёкшим сроком. Срок считается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством.
- Шаг 5. Дела с отметкой ЭПК не уничтожайте автоматически: комиссия проверяет, не подлежат ли они постоянному хранению. Источник комплектования согласует описи дел постоянного хранения с экспертно-проверочной комиссией архива до утверждения акта.
- Шаг 6. Оформите акт о выделении дел к уничтожению, утвердите его у руководителя и уничтожьте документы способом, исключающим восстановление текста. Акт подшивается в дело фонда, которое хранится постоянно (статья 170).
Лайфхак: опись документов длительного хранения составляйте по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а сведения о конкретном работнике, и искать приходится в срочном порядке.
В электронном архиве отбор к уничтожению делается фильтром по сроку, но логика та же: срок, статья, решение комиссии, акт. В сервисе Добыто подписанные документы переносятся на вкладку «Архив» массовым действием, а статусы согласования и подписания остаются в карточке документа.
Перед первым уничтожением проверьте три вещи: утверждена ли номенклатура, создана ли комиссия приказом и нет ли среди отобранных дел документов с отметкой ЭПК или документов по работникам с вредными условиями труда.
Хранение электронных кадровых документов в КЭДО
Для электронных кадровых документов действуют те же сроки, что для бумажных аналогов: приказ о приёме, подписанный электронной подписью, хранится 50/75 лет, электронный график отпусков — 3 года. Меняется не срок, а требования к носителю, формату и доступу. Порядок кадрового электронного документооборота установлен статьями 22.1-22.3 ТК РФ, форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив.
Форма хранения определяется формой создания
Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя, распечатка — это копия. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся в бумажном.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе. Если сотрудник согласился на электронный документооборот, документы по переведённым процессам в бумаге вы уже не оформите: откатиться по конкретному документу нельзя. Для журналов инструктажа это решение действует 45 лет, поэтому сначала разберите процессы и только потом выбирайте систему.»
Факт: требования Минтруда к структуре хранения кадровых электронных документов предусматривают XML, а для документа с усиленной электронной подписью — файл подписи, PDF и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по доверенности. Доверенность входит в комплект хранения как часть кадрового документа.
Подпись со сроком действия сертификата в один-два года должна оставаться проверяемой все 50 лет хранения документа. Для этого к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней.
Доступ к архиву и выгрузка комплекта
Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Если архив хранится у внешнего провайдера, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Обычно доступ получают три организации: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение, поэтому доступ разграничивают по ролям и ведут журнал обращений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вендору я советую задавать вопрос не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, при споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. И отдельно спросите, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдают документы.»
При откреплённой подписи файл подписи лежит рядом с документом под тем же именем с расширением .sig. Если при выгрузке или переносе архива файл подписи потерять, документ остаётся, но проверить подпись под ним уже нельзя.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по электронному заявлению у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, полученное в срок. Дело решили другие обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Храните вместе с кадровыми документами и журнал выдачи подписей, и сведения об идентификации при подписании: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой.
При интеграции с 1С:ЗУП подписанные документы и их статусы возвращаются в учётную систему автоматически; в практике Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день. Первым при переходе мы выносим в систему сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику: вручную они теряются чаще всего.
Ошибки хранения и их цена: штрафы, споры, ликвидация
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ. В действующей редакции это предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сам штраф невелик. Дороже обходится то, что без документа работодатель не может доказать свою позицию.
- Журнал инструктажа уничтожен через 5 лет вместе с протоколами обучения. Так делают, потому что в обзорах статью 423 подают слитно. Если при расследовании несчастного случая нечем подтвердить инструктаж, работник считается допущенным без обучения: по части 3 статьи 5.27.1 КоАП штраф для юридического лица от 110 000 до 130 000 рублей, и считается он по каждому работнику.
- Бумажный подлинник заменили сканом. Скан и распечатка электронного документа — копии. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд может потребовать оригинал, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Подлинника нет — документ как доказательство не работает.
- Приказы об отпусках вредников хранились 5 лет, как обычные. Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда статья 434 устанавливает 50/75 лет, и выделение таких приказов к уничтожению через 5 лет — уничтожение до срока.
- Согласия на обработку персональных данных хранят бессрочно. Статья 441 ограничивает срок: 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Хранение сверх срока без основания противоречит 152-ФЗ.
Что происходит с архивом в разных ситуациях
Судьба документов постоянного и долгого хранения зависит от статуса организации и от того, что с ней происходит.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания не является источником комплектования | Приказы по основной деятельности и штатные расписания хранятся до ликвидации; при ликвидации проходят экспертизу ценности и могут войти в Архивный фонд РФ | Согласование описей с архивом в текущей работе |
| Компания — источник комплектования | Экспертиза ценности, согласование описей дел постоянного хранения с ЭПК архива, передача документов в государственный или муниципальный архив | Сроки уничтожения документов временного хранения до 10 лет |
| Ликвидация, в том числе банкротство | По статье 23 125-ФЗ документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору | Документы с истёкшими сроками без отметки ЭПК: их выделяют к уничтожению до передачи |
| Переход на КЭДО | Бумажные документы, подписанные до перехода, остаются на бумаге; трудовая книжка, журнал инструктажа, акт о несчастном случае, приказ об увольнении хранятся на бумаге | Сроки хранения: они не меняются |
Для ликвидации порядок передачи в архив стоит обсудить с архивом заранее: документы принимают только упорядоченными, с описями, а их подготовка по делам 50/75 лет занимает больше времени, чем процедура ликвидации оставляет на это.
Кейс из практики: в одном из разобранных нами проектов компания на 235 сотрудников, из которых из офиса работала только четверть, отправляла кадровые документы удалённым работникам курьером: оформление растягивалось на 3-5 дней, в процессе участвовали 3 человека. После перехода на КЭДО подключение всех работников заняло 2 дня после рассылки инструкции, срок кадровых задач сократился минимум в два раза, в процессе остался 1 человек, на курьерах за первые месяцы сэкономили 60 000 рублей. Подписанные документы хранятся на сервере, бумажные копии компания не ведёт.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | настройка за один день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которой нужно хранить приказы и трудовые договоры 50 лет в электронном виде, стартовый тариф не подходит. Актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП сотрудники получают через партнёров-удостоверяющих центров, её стоимость в тариф не входит.
Выводы
Срок хранения управленческого или кадрового документа определяется статьёй Перечня № 236, а если для отрасли утверждён свой перечень — сначала им. Долгий срок 50/75 лет получают документы, которые подтверждают стаж, заработок и безопасность труда человека: приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, личные дела и карточки, лицевые счета, а журналы инструктажа — 45 лет. Уничтожать документы можно только по номенклатуре и решению экспертной комиссии, с актом, который сам хранится постоянно. Для электронных документов сроки те же, но архив должен сохранять файл подписи, доверенность и проверяемость подписи на весь срок.
В Добыто сроки хранения закладываются в маршрут документа с момента подписания: приказ, трудовой договор или график отпусков попадает в электронный архив с полным комплектом файлов, и при проверке или запросе бывшего работника его находят по сотруднику, а не по году.
Частые вопросы о сроках хранения документов
С какой даты отсчитывать срок хранения документа?
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Приказ о приёме, подписанный в марте 2026 года, в деле, закрытом 31 декабря 2026 года, начинает отсчёт 50 лет с 1 января 2027 года. Для согласий на обработку персональных данных срок 3 года считается после истечения срока действия согласия или его отзыва.
Сколько хранить документы кандидатов, которых не приняли на работу?
Анкеты, резюме, представления по кадровому резерву хранятся 5 лет по статье 439 Перечня. Согласие кандидата на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока его действия или отзыва по статье 441. Если кандидата в резерв не включали и согласие на хранение резюме не получали, основания держать его данные нет.
Сколько хранить трудовую книжку, которую уволенный работник не забрал?
Невостребованная трудовая книжка хранится 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, по статье 449. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей хранится столько же по статье 463. Уничтожать трудовую книжку по истечении нескольких лет после увольнения нельзя: работник вправе запросить её в любой момент срока.
Сколько хранить документы об обучении по охране труда?
Программы, списки и переписка об обучении хранятся 5 лет (статья 421), протоколы результатов обучения — 5 лет (статья 422), журналы проверки знаний — 5 лет. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет по статье 423 а. Отчёты по специальной оценке условий труда по месту проведения — 45 лет, при вредных и опасных условиях — 50/75 лет (статья 407).
Как долго хранить нормы выдачи средств индивидуальной защиты?
Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426). Списки и ведомости на выдачу средств защиты хранятся 1 год (статья 428), документы об обеспечении — 3 года (статья 427).
Сколько хранить наряды-допуски на работы повышенной опасности?
Наряды-допуски и журнал учёта их выдачи хранятся 1 год после закрытия наряда (статьи 415 и 416). Если при выполнении работ по наряду произошли травма, авария или несчастный случай, срок увеличивается до 45 лет, поэтому такие наряды изымают из общего дела и хранят вместе с материалами расследования.
