Копия личного дела работника когда и кому ее можно выдать

Копия личного дела работника целиком отдельным правом в ТК РФ не закреплена: работник вправе получить заверенные копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ и копии записей со своими персональными данными по статье 89 ТК РФ. Копии по статье 62 выдаются бесплатно, по письменному заявлению, не позднее 3 рабочих дней. Листы с данными коллег выдаются только с закрытыми чужими сведениями по части 2 статьи 14 152-ФЗ. Порядок зависит от того, кто обращается. Работник и бывший работник получают копии по заявлению, представитель — при подтверждённых полномочиях. Третьему лицу копии передаются только с письменного согласия работника или по основанию из федерального закона.

Материал помогает работодателю ответить на заявление в срок и без нарушения 152-ФЗ, а работнику — составить запрос, который исполнят полностью. Разбираем, чем 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ отличаются от 10 рабочих дней по 152-ФЗ, как выдать копию при КЭДО и что закрыть в документах с данными коллег. Порядок выдачи по шагам, сроки хранения личного дела в архиве, штрафы по статьям 5.27 и 13.11 КоАП РФ, стоимость КЭДО с электронным архивом и ответы про приказ 29н и доверенность представителя — во второй половине статьи.

Какие документы из личного дела работник вправе получить и в какой срок

Работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Это требование статьи 62 ТК РФ. Статья называет копии приказов о приёме на работу, о переводах и увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о страховых взносах и о периоде работы. Перечень открытый: в нём есть слово «другое». Поэтому норма охватывает и остальные документы личного дела, если они связаны с работой заявителя: трудовой договор, дополнительные соглашения, личную карточку. Копии заверяются надлежащим образом и предоставляются безвозмездно.

Второе основание даёт статья 89 ТК РФ. Работник имеет право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая получение копий любой записи, которая их содержит, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Такой запрос рассматривается по статье 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с момента обращения. Срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней, если заявителю направлено мотивированное уведомление с причинами продления. В запросе указываются сведения для идентификации заявителя, сам запрос подписывается.

Основания различаются по предмету, форме запроса и сроку ответа:

Работнику, которому нужны копии приказов или трудового договора, удобнее ссылаться на статью 62 ТК РФ. Срок по ней короче, а правил о продлении в статье нет. В октябре 2026 года Роструд дал разъяснение на «Онлайнинспекция.РФ»: к выдаче документов применяется трёхдневный срок. Общий срок рассмотрения обращений граждан к таким заявлениям не применяется.

Обязанности передать папку личного дела целиком статья 62 не устанавливает. В апелляционном определении от 14.10.2014 по делу № 33-4670/2014 суд отказал работнику в таком требовании. Личное дело суд отнёс к делопроизводству организации, а обязанность работодателя перед работником по нему свёл к ознакомлению под роспись. Решение давнее и служит иллюстрацией подхода судов. Поэтому перечисляйте документы в заявлении по видам и периодам, чтобы работодатель мог их определить. Перед подачей проверьте четыре пункта: письменная форма или канал КЭДО, перечень документов, дата подачи, способ получения.

Обязан ли работодатель вести личное дело и что в нём хранить

Закон не обязывает частную организацию заводить личные дела и не задаёт единый состав их документов. Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Его статья 445 устанавливает срок хранения личных дел и отсылает вопрос о составе к двум источникам. Для государственных и муниципальных служащих состав определяет законодательство РФ, для остальных работников — локальные нормативные акты организации. Для гражданских служащих ведение личного дела обязательно по закону от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Отсутствие ЛНА о личных делах не освобождает от выдачи копий. Заявление по статье 62 ТК РФ касается документов, связанных с работой. Копии выдаются из тех дел номенклатуры, в которых эти документы хранятся. Если личные дела в организации ведутся, состав папки удобнее закрепить в ЛНА и описи: тогда заявление работника сверяется с утверждённым перечнем.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельный вопрос — копии паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле. В ответе Роструда на «Онлайнинспекция.РФ» от 15.08.2026 разъяснено: хранить такие копии допускается только с письменного согласия работника. Без согласия их возвращают работнику или уничтожают. Проверьте, лежат ли рядом с копиями личных документов письменные согласия работников.

Кому выдают копии: работник, бывший работник, представитель, третьи лица

Право на копию определяется тем, чьи это данные и кто их запрашивает. Порядок для разных заявителей:

Устная просьба без письменного согласия работника основанием для передачи копий третьему лицу не служит. Это касается и родственника, который приходит «за документами мужа», и любой организации, которая запрашивает сведения о работнике.

Выдать работнику его собственные документы можно без согласия: это исполнение обязанности по статье 62 ТК РФ. Пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ допускает обработку персональных данных, если она нужна для выполнения обязанностей, которые закон возлагает на оператора. Согласие требуется, когда данные уходят третьей стороне. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом.

Представитель получает копии при подтверждённых полномочиях. Часть 3 статьи 14 152-ФЗ требует от него предъявить документ, подтверждающий полномочия. Часть 1 статьи 185 ГК РФ определяет доверенность как письменное уполномочие на представительство перед третьими лицами. Объём выдачи ограничен тем, что прямо указано в доверенности.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия представителя подтверждаются отдельно, подпись на самом заявлении их не заменяет. Когда копии просит представитель, я проверяю два обстоятельства: действует ли доверенность на дату обращения и в каком виде она подписана. Сверьте оба пункта до того, как готовить копии.»

Сведения о коллегах в документах: что закрыть перед выдачей копии

Часть 2 статьи 14 152-ФЗ требует, чтобы сведения, которые оператор предоставляет по запросу, не содержали персональных данных других людей, если нет законных оснований для их раскрытия. Норма касается любого сводного документа, где заявитель указан вместе с другими работниками.

Для таких документов есть два способа выдачи. Первый — копия с закрытыми сведениями о других людях. Второй — выписка только в части заявителя. Документ, в котором указан один заявитель, копируется полностью. Части 2 и 3 статьи 14 можно сверить по тексту закона о персональных данных на сайте Минтруда России, когда готовите ответ на запрос работника или его представителя.

Если работник просит «копию всего личного дела», он получает документы, связанные с его работой, а сведения о коллегах в них закрыты. Перед заверением пролистайте каждый лист и отметьте страницы, где встречаются фамилии других работников.

Порядок выдачи копий из личного дела по заявлению работника

Статья 62 ТК РФ требует заверять копии надлежащим образом, но единого порядка заверения в статье нет. Срок, безвозмездность и форму заявления закон фиксирует прямо. От даты подачи заявления отсчитываются 3 рабочих дня.

В Добыто раздел «Документы» разбит на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». У каждого документа видны статус, цепочка согласующих и срок. Ответ на заявление о копиях проходит маршрут согласования, и по статусу видно, подписан ли он до истечения 3 рабочих дней.

Как выдать копии документов из личного дела: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зарегистрируйте заявление и зафиксируйте дату подачи: с неё отсчитываются 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ. Если работодатель ведёт КЭДО, заявление через информационную систему, электронную почту работодателя или платформу «Работа в России» регистрируется так же, как бумажное.
2. Шаг 2. Определите заявителя. Работнику и бывшему работнику копии их документов выдаются без дополнительного согласия. Представитель предъявляет документ о полномочиях. Третьему лицу персональные данные передаются только с письменного согласия работника или по основанию из федерального закона.
3. Шаг 3. Сверьте перечень из заявления с описью личного дела и отберите документы, связанные с работой заявителя. Если работник просит копию всего дела, отберите все документы дела, которые относятся к его работе.
4. Шаг 4. Проверьте каждый лист на персональные данные других работников. Закройте чужие сведения на копии или подготовьте выписку только по заявителю, как требует часть 2 статьи 14 152-ФЗ.
5. Шаг 5. Заверьте копии надлежащим образом. При КЭДО подготовьте документ в форме, которую работник выбрал в заявлении: заверенную копию на бумаге или электронный документ.
6. Шаг 6. Передайте копии бесплатно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления и сохраните подтверждение даты выдачи.

Опись и личная карточка для сверки состава личного дела перед выдачей копий

Начните с описи: по ней видно, какие документы лежат в деле и какие из них связаны с работой заявителя.

Копии кадровых документов при КЭДО: заявление, форма выдачи, распечатка

Для работодателя с КЭДО статью 62 дополняют части 10 и 11 статьи 22.3 ТК РФ. Их ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Работник подаёт заявление о выдаче документов одним из четырёх способов:

• письменно;
• через информационную систему работодателя;
• на электронную почту работодателя;
• через цифровую платформу «Работа в России».

Электронные каналы работают при условии, что работодатель использует эти системы для электронного документооборота.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В заявлении работник выбирает способ получения: заверенная копия на бумаге или электронный документ. Срок не меняется — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Документы предоставляются безвозмездно.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан документа, подписанного от руки, и файл, подписанный электронной подписью, подчиняются разным правилам. Первое — электронный образ, второе — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Если в файле видно изображение собственноручной подписи, перед вами образ. Определите форму документа в личном деле до выдачи копии.»

В Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах. Выдачу подписи и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Если дата выдачи подписи совпадает с датой заявления, суд оценивает это обстоятельство не в пользу работодателя. Проверьте, описаны ли в ЛНА о КЭДО способы подачи заявлений о выдаче документов и порядок идентификации работника при подписании.

Сроки хранения личного дела и выдача копий из архива

Личное дело хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Примечание к статье связывает выбор 50 или 75 лет с датой завершения делопроизводства. Пока дело хранится, бывший работник может запросить из него копии документов по статье 62 ТК РФ.

Статья 22.1 закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ распределяет сроки так. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Законченные после этой даты хранятся 50 лет. По пункту 4.1 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. После истечения срока в предусмотренных законом случаях проводится экспертиза ценности.

Срок личного дела не переносится автоматически на каждый вложенный документ: у отдельных видов документов свои статьи Перечня. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 с прежним перечнем не действует. Его признал утратившим силу приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964. Порядок перехода на новый Перечень описан в разъяснениях Росархива, опубликованных 12.03.2020.

Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дополнительно применяются 125-ФЗ, ТК РФ и 152-ФЗ.

Важный нюанс из практики: если вида документа нет в Перечне, его всё равно хранят. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа. Решение принимает экспертная комиссия, а выбор фиксируется в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированное решение.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «50 лет для документов по личному составу установлены неспроста. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому архив личных дел раньше срока не разбирают. Проверьте, что в номенклатуре дел у каждого вида документов указаны срок и статья Перечня.»

В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Документ, подписанный в системе, остаётся электронным, и копию для работника готовят из этого файла. Сверьте, совпадают ли сроки в вашей номенклатуре дел со статьями Перечня для каждого вида кадровых документов.

Ошибки при выдаче копий личного дела и во что они обходятся

Выдать папку целиком без проверки листов. Так экономят время на сверке документов. В деле могут оказаться сводные документы с данными других работников, и тогда это раскрытие персональных данных без законного основания. По части 1 статьи 13.11 КоАП РФ юридическое лицо платит штраф от 150 000 до 300 000 рублей. Санкции изменены Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ и действуют с 30.05.2025.

Передать копии третьему лицу без письменного согласия работника. Так стремятся быстро помочь родственнику или другой организации без лишней переписки. Статья 88 ТК РФ такую передачу запрещает. Обработку без письменного согласия в случаях, когда оно обязательно, наказывают по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ: штраф для юридического лица от 300 000 до 700 000 рублей.

Регистрировать заявление по статье 62 как обычное обращение. Ответ готовят в срок обращений граждан или в 10 рабочих дней по 152-ФЗ. Невыдача документов в 3 рабочих дня — нарушение трудового законодательства, за которое отвечают по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Брать плату за изготовление копий. Так компенсируют расходы на копирование большого комплекта. Статья 62 ТК РФ требует предоставлять копии безвозмездно, и плата за них — такое же нарушение трудового законодательства с ответственностью по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Уничтожить бумажные подлинники после сканирования. Так освобождают место в архиве. Скан бумажного документа — электронный образ, и в споре его подтверждающая сила ограничена.

Важный нюанс из практики: Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 перечислил случаи, когда суд может затребовать подлинники доказательств, поданных в виде электронных образов. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи.

Определить срок хранения только по общему Перечню. Так ищут одну подходящую строку и не проверяют отраслевые акты. Документ уничтожают раньше срока, и копию бывшему работнику выдать уже не из чего.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Ошибка со сроками возникает, когда порядок проверки перевёрнут. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и не знает, что для его отрасли действует свой перечень с другим сроком. Для специфичных документов отраслевые перечни имеют приоритет над общим. Сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте общий.»

Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа. УКЭП, электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».

Цены приведены на 30.10.2026 по странице тарифов Добыто КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Из личного дела работник получает копии документов, связанных с работой, и записей со своими персональными данными. Отдавать саму папку закон не требует. Для заявления по статье 62 ТК РФ действует трёхдневный бесплатный срок, для запроса по 152-ФЗ — десятидневный с возможным продлением. Представитель получает копии по подтверждённым полномочиям, посторонние лица — только по письменному согласию работника или по прямому основанию в федеральном законе. Сведения о коллегах на копиях закрываются. Дело хранится 50 или 75 лет, поэтому запросы бывших работников приходят и через десятилетия.

В Добыто заявления о выдаче документов, подписанные копии и электронный архив собраны в одной системе. Работник выбирает способ получения, а кадровая служба видит статус ответа и срок по каждому заявлению.

Частые вопросы о копиях личного дела

Нужно ли работнику объяснять, зачем ему копии документов?

Не нужно. Статья 62 ТК РФ требует письменного заявления, но не обязывает указывать цель запроса, поэтому отказ из-за неназванной цели норме не соответствует. В заявлении достаточно перечислить документы так, чтобы работодатель мог их определить. Если работодатель ведёт КЭДО, работник также выбирает способ получения: бумажную заверенную копию или электронный документ.

Может ли работодатель продлить срок выдачи копий, если документов много?

Статья 62 ТК РФ устанавливает срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, правил о продлении в ней нет. Продление предусмотрено только для запроса по статье 14 152-ФЗ. Базовый срок там 10 рабочих дней, его продлевают не более чем на 5 рабочих дней, направив заявителю мотивированное уведомление с причинами. Если работник сослался на статью 62, срок отсчитывается по ней, и объём комплекта на него не влияет.

Нужно ли нотариально заверять доверенность представителя на получение копий?

Статья 62 ТК РФ не устанавливает специальной формы доверенности и не требует нотариального удостоверения для получения кадровых копий. По части 1 статьи 185 ГК РФ доверенность — письменное уполномочие на представительство перед третьими лицами. Часть 3 статьи 14 152-ФЗ требует от представителя документ, подтверждающий полномочия. Для суда правила строже. По разъяснению Пленума Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 доверенность в виде электронного документа подписывается УКЭП представляемого лица и нотариуса.

Регулирует ли приказ 29н хранение и выдачу личных дел?

Нет. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н посвящён предварительным и периодическим медицинским осмотрам и действует до 01.04.2027. Сроки хранения личных дел установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Выдачу копий регулируют статьи 62 и 89 ТК РФ и статья 14 152-ФЗ.

Чем отличается выдача копий из личного дела государственного гражданского служащего?

Для гражданского служащего ведение личного дела обязательно. Это следует из части 3 статьи 42 и пункта 5 части 1 статьи 44 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Виды документов в таком деле определяет законодательство РФ, для работников коммерческих организаций — ЛНА. Статья 42 того же закона ограничивает включение в дело сведений о частной жизни. Она же ограничивает передачу персональных данных служащего третьим лицам без его письменного согласия, если федеральным законом не предусмотрено исключение.