Уничтожение документов, подлежащих хранению, законно только после истечения срока по перечню и только по акту, который рассмотрела экспертная комиссия и утвердил руководитель. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства. За нарушение правил хранения архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает штраф организации от 5 000 до 10 000 рублей. Если из-за утраты дела работник не получил по статье 62 ТК РФ документы о работе, юрлицу грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 рублей. Статья 325 УК РФ применяется к уничтожению официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности, а случайную утрату не охватывает.
В материале по шагам и в сценарной таблице описаны порядок выделения дел к уничтожению по Правилам Росархива № 77, отдельный акт на электронные документы и случаи, когда истёкший срок ещё не даёт права уничтожить дело. Отдельно показано, какие документы по охране труда хранятся 45 лет, хотя журналы проверки знаний хранятся 5 лет. Чек-лист перед составлением акта, тарифы на электронное хранение кадровых документов на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем рискует компания за утрату и незаконное уничтожение кадровых дел
Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле обязывает организации, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, занимающихся частной практикой, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, весь срок их хранения. На дату публикации действует редакция закона от 13.12.2024. Дело, утраченное до истечения срока, означает неисполненную обязанность по сохранности. Дело, уничтоженное без акта, означает нарушение порядка, который установили Правила Росархива № 77. Санкции разнесены по КоАП РФ, УК РФ и закону № 125-ФЗ. Квалификация зависит от того, какой документ пропал и при каких обстоятельствах.
Составы различаются по объекту нарушения и по условию, при котором норма применяется:
| Ситуация | Норма | Последствие | Граница применения |
|---|---|---|---|
| Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов | ст. 13.20 КоАП РФ | Предупреждение или штраф: гражданам 1 000-3 000 руб., должностным лицам 3 000-5 000 руб., юрлицам 5 000-10 000 руб. | Не применяется в случаях, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ |
| Нарушение хранения документов и информации, которые обязывает хранить законодательство об АО и ООО | ст. 13.25 КоАП РФ | Отдельный состав со своими санкциями | Только если документ входит в перечень, установленный корпоративным законом. На любую кадровую папку норма не переносится |
| Работнику не выданы по письменному заявлению документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ) | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф: должностным лицам и ИП 1 000-5 000 руб., юрлицам 30 000-50 000 руб. | Сама утрата архивного дела в ст. 5.27 отдельным составом не названа. Нужно установленное нарушение трудового законодательства |
| Уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов | ч. 1 ст. 325 УК РФ | Уголовная ответственность | Только при корыстной или иной личной заинтересованности. Случайная утрата кадрового дела под норму не подпадает |
| Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации | ч. 2 ст. 17 закона № 125-ФЗ | Прямой запрет уничтожения | Акт о выделении к уничтожению такие документы включать не может |
Одна пропажа личного дела может дать два разных состава. Первый — архивный, по статье 13.20 КоАП за нарушение правил хранения. Второй — трудовой, по части 1 статьи 5.27 КоАП, если работник письменно запросил документы о работе, а выдать их нечем. Для уголовной статьи 325 УК РФ нужно установить корыстную или иную личную заинтересованность, поэтому случайная утрата под неё не подпадает.
Статья 13.20 прямо исключает случаи, предусмотренные статьёй 13.25 КоАП. Статья 13.25 касается документов и информации, хранение которых предписывает законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. К кадровой папке ООО эту норму применяют, только если конкретный документ входит в перечень, установленный корпоративным законом.
Цена утраты документа по охране труда за пределами штрафа
Штраф по статье 13.20 для организации не превышает 10 000 рублей. Утрата документа по охране труда проявляется через годы и в другом процессе. Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет. Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний и списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет.
Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если журнал уничтожен, выписку сделать не из чего.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Бывший работник может через 15 лет после увольнения связать заболевание с условиями труда. Может произойти несчастный случай с человеком, который отработал 20 лет. В обоих случаях поднимают всю историю его инструктажей. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно ему. Перед тем как подписать акт, проверьте, не попали ли в него журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.»
Сроки хранения кадровых документов, после которых дело можно уничтожить
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Так установлено статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ. Её часть 4 содержит оговорку: если действующий перечень устанавливает для вида документа иной срок, применяется срок перечня.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для большинства организаций основной источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Статью и срок для своего документа сверяйте по тексту акта на официальной странице приказа Росархива № 236, а не по обзорам: в пересказах соседние статьи иногда объединяют.
Личные дела руководителей и работников по статье 445 Перечня хранятся 50/75 лет с отметкой «ЭПК». Состав личного дела государственных и муниципальных служащих определяет законодательство, состав личного дела остальных работников — локальные нормативные акты организации. Поэтому при отборе дел к уничтожению содержимое личного дела сверяют с вашим ЛНА, а не с типовым списком.
Внутри раздела 7.3 «Охрана труда» Перечня сроки расходятся в 9 раз. Документы об обучении работников по охране труда (программы, списки, переписка) и протоколы результатов обучения хранятся 5 лет. Журналы инструктажа, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет.
Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет. Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет. В обзорах эти подпункты часто подают слитно, отсюда путаница со сроками.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет для кадровых документов установлен не для работодателя. Эти документы нужны самому человеку, и нередко тогда, когда компании уже не существует. Закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не на уничтожение. Сверьте номенклатуру дел с перечнем и убедитесь, что для каждого кадрового дела указаны срок и статья.»
Те же сроки действуют для электронных кадровых документов. Перевод на КЭДО, в том числе в Добыто, не сокращает срок хранения трудового договора или приказа по личному составу.
Отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236
Перечень № 236 основной для большинства организаций. Для документов, специфичных для отрасли, действуют более детализированные перечни. Проверку ведут в таком порядке: сначала ищут отраслевой перечень, затем общий. Ошибка возникает при обратном порядке. Специалист по кадрам находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок в номенклатуру и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Полезно знать: в здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава. В образовании сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов устанавливают ведомственные перечни. В финансовом секторе хранение отчётности, договоров и досье клиентов регулируют указания Банка России.
Перед составлением номенклатуры дел проверьте, есть ли ведомственный перечень для вашей отрасли. Укажите в номенклатуре статью того акта, по которому установлен срок.
Как считать срок хранения и когда дело можно включить в акт
Часть 2 статьи 21.1 закона № 125-ФЗ устанавливает начало отсчёта. Срок хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. Второе условие добавляют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они зарегистрированы в Минюсте 06.09.2023 № 75119 и действуют с 17.09.2023. По Правилам дело включают в акт о выделении к уничтожению, только если его срок истёк к 1 января года, в котором составлен акт.
На двух делах со сроком 5 лет это выглядит так. Первое дело закончено в 2020 году: отсчёт идёт с 1 января 2021 года, к 1 января 2026 года срок истёк, и дело включают в акт 2026 года. Второе дело закончено в 2021 году: отсчёт идёт с 1 января 2022 года, срок истекает только к 1 января 2027 года. В акт 2026 года такое дело не попадает даже в декабре.
Отметка «ЭПК» у срока добавляет ещё один этап. Бумажное дело с такой отметкой просматривают постранично, электронное — подокументно, чтобы выявить документы постоянного хранения. Выявленные документы в акт не включают.
Включение дела в акт зависит от сценария:
| Сценарий | Можно ли включить в акт | Что сделать |
|---|---|---|
| Срок истёк к 1 января года, в котором составляется акт, отметки «ЭПК» нет | Да | Провести акт через экспертную комиссию и утвердить у руководителя |
| Срок истекает в течение года составления акта | Нет | Оставить дело на хранении и включить в акт следующего года |
| Срок с отметкой «ЭПК», в том числе личные дела по ст. 445 Перечня (50/75 лет ЭПК) | Только после экспертизы | Просмотреть бумажное дело постранично, электронное — подокументно, и выделить документы постоянного хранения |
| Документ по личному составу | Да, после 75 лет (закончен до 01.01.2003) или 50 лет (после), если перечень не устанавливает иной срок | Проверить год окончания делопроизводства и статью перечня |
| Электронные документы с истёкшим сроком | Да, только отдельным актом | Составить отдельный акт, уничтожить физически или программно-техническими средствами |
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Только после ЭПК архивного учреждения | Направить акт на рассмотрение ЭПК. Руководитель утверждает его после утверждения ЭПК |
| Вида документа нет в перечне | Только после установления срока | Определить срок по аналогии, оформить решение экспертной комиссии, зафиксировать срок в номенклатуре дел |
| Документ Архивного фонда Российской Федерации | Нет | Хранить: уничтожение запрещено ч. 2 ст. 17 закона № 125-ФЗ |
Ни один сценарий не позволяет уничтожить дело без процедуры: даже дело с истёкшим сроком проходит экспертную комиссию и утверждение руководителем. Два сценария закрывают путь в акт полностью: срок истекает в текущем году или документ входит в Архивный фонд.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу документом. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Внимание: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, а не 5 лет, как иногда пишут в обзорах. Срок проверяйте по тексту Перечня, а не по пересказу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перед составлением акта выпишите по каждому делу год окончания делопроизводства, срок и статью перечня. По этим трём значениям видно, можно ли включать дело в акт текущего года.
Порядок уничтожения документов по Правилам № 77
Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, готовит служба делопроизводства. Акт подписывает руководитель этой службы и визирует руководитель архива организации. Проект акта рассматривает экспертная комиссия организации (ЦЭК или ЭК). Проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу комиссия рассматривает на том же заседании.
Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива, а также некоторые организации с документами публичной собственности направляют акт ещё и в архивное учреждение. Там его рассматривает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Руководитель организации утверждает документы после утверждения ЭПК. Полный текст процедуры и рекомендуемые образцы опубликованы на официальном сайте Росархива с текстом Правил организации хранения 2023 года. Образец акта приведён в приложении № 3.
Фактическое уничтожение начинается только после того, как руководитель утвердил акт. Документы с персональными данными, с пометкой «Для служебного пользования» или иного ограниченного доступа уничтожают способом, исключающим восстановление содержания. Подтверждение утилизации прикладывают к акту. Кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому требование о невосстановимом уничтожении распространяется и на них.
Акт или приказ: что обязательно для уничтожения документов
Пункт 31 Правил № 77 называет условием уничтожения утверждение руководителем акта о выделении к уничтожению. Отдельного приказа работодателя об уничтожении в Правилах нет. Нормы, которая обязывала бы издавать самостоятельный приказ о каждом уничтожении, Правила № 77 тоже не содержат. Форма акта в приложении № 3 рекомендуемая. В ней указывают основание (название и выходные данные перечня со сроками хранения), статьи перечня, заголовки дел, годы, количество дел и сроки хранения. Обязательны сам акт, его рассмотрение экспертной комиссией и утверждение руководителем.
Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел с отраслевым перечнем, если он есть, и с Перечнем № 236. Для каждого дела выпишите год окончания делопроизводства, срок и статью перечня.
- Шаг 2. Отберите дела, срок которых истёк к 1 января текущего года. Срок считайте с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства. Дела, срок которых истекает в текущем году, оставьте для акта следующего года.
- Шаг 3. Дела со сроком с отметкой «ЭПК» просмотрите: бумажные постранично, электронные подокументно. Выделите документы постоянного хранения и исключите их из акта.
- Шаг 4. Служба делопроизводства составляет проект акта о выделении к уничтожению по рекомендуемому образцу из приложения № 3. На электронные документы составляют отдельный акт. Акт подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива.
- Шаг 5. Экспертная комиссия рассматривает проекты актов одновременно с проектами описей дел постоянного хранения и по личному составу.
- Шаг 6. Если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, направьте акт на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 7. Руководитель утверждает акт. При согласовании с ЭПК он утверждает акт после утверждения ЭПК.
- Шаг 8. Передайте бумажные дела на уничтожение. Дела с персональными данными и сведениями ограниченного доступа уничтожают способом, исключающим восстановление содержания. Подтверждение утилизации приложите к акту. Электронные документы уничтожьте физически или программно-техническими средствами и зафиксируйте факт уничтожения в акте.
Образцы приказа о приёме и акта об уничтожении бланков трудовых книжек
Приказ о приёме относится к документам по личному составу со сроком 50/75 лет, поэтому начните с него, если сверяете состав кадрового архива; акт об уничтожении испорченных бланков применяется только к бланкам трудовых книжек, а не к архивным делам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Уничтожение электронных кадровых документов
На электронные документы, не подлежащие хранению, составляют отдельный акт. Это прямо указано в пункте 28 Правил № 77, поэтому в бумажный акт их не включают. Электронные документы с истёкшим сроком проходят ту же процедуру выделения через экспертную комиссию. Затем их уничтожают физически или программно-техническими средствами, а факт уничтожения фиксируют в акте (пункт 158 Правил). После уничтожения в системе хранения электронных документов (СХЭД) сохраняют индексы и заголовки дел, номера по описи, дату и регистрационный номер акта.
Требования к самим системам задаёт приказ Росархива от 15 июня 2020 года. Он утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Функциональность СЭД и СХЭД по этим требованиям направлена на поддержание юридической силы и юридической значимости электронного документа. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017. Она включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Электронный трудовой договор со сроком 50 лет должен оставаться читаемым и проверяемым весь этот срок.
Факт: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует кадровые документы автоматически.
Бумажные оригиналы после сканирования: когда уничтожать их нельзя
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил два понятия. Электронный образ — это электронная копия документа на бумажном носителе. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Скан приказа или трудового договора, подписанного от руки, остаётся электронным образом. После уничтожения бумажного оригинала у организации остаётся только копия.
По части 8 статьи 75 АПК РФ письменные доказательства представляют в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии. Если копии представлены в электронном виде, суд вправе потребовать оригиналы. Распечатанный электронный документ тоже остаётся копией. Её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказаться от бумажного архива, определите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Как организовать хранение кадровых дел, чтобы не утратить их до срока
Статья 13 закона № 125-ФЗ даёт организации право создать собственный архив. В конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив. Сам архив выстраивают в 4 шага:
- Разделить документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работают сейчас: открытые журналы, действующие приказы.
- Разделить завершённые документы по сроку. До 10 лет хранятся протоколы, приказы и инструкции по охране труда. Свыше 10 лет хранятся журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда.
- Внутри каждой категории сортировать документы по видам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Оформить номенклатуру дел.
От порога в 10 лет зависит физическое место хранения. Документы младше 10 лет находятся рядом с теми, кто ими пользуется. Документы старше уходят в архив. Их запрашивают редко, но в ситуации, когда на поиск нет времени. В практике Добыто мы делим завершённые документы по этому порогу до того, как составлять номенклатуру.
Лайфхак: передавайте дела в архив по номенклатуре в конце каждого календарного года. Тогда к моменту составления акта у каждого дела уже есть год окончания делопроизводства, от которого считают срок.
Бумажный архив и КЭДО различаются по риску потери, скорости поиска и затратам на хранение. Сроки хранения документов при этом одинаковые.
Чек-лист перед составлением акта о выделении к уничтожению
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Номенклатура дел содержит сроки хранения и статьи перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу в 10 лет.
- Журналы инструктажа и регистрации несчастных случаев отложены на хранение 45 лет и не включены в акт по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронный документ хранится электронно, бумажный — на бумаге.
- Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику, а не только по году.
Стоимость электронного хранения кадровых документов: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности, нужных видов подписи и от того, входит ли в тариф электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес» и в «Корпорацию», которая включает всё из «Бизнеса». Состав функций и порядок смены тарифа указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
ПЭП и УНЭП отдельно покупать не нужно. УКЭП сотрудники получают через партнёров — удостоверяющие центры.
Выводы
Дело с истёкшим сроком уничтожают только в году, к 1 января которого срок уже прошёл, и только по акту, который прошёл экспертную комиссию и утверждён руководителем. Электронные документы оформляют отдельным актом. Кадровые документы хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства, журналы инструктажа — 45 лет, а отраслевой перечень проверяют раньше общего. За утрату дел отвечают по разным составам: архивный штраф по статье 13.20 КоАП, трудовой по статье 5.27 при невыдаче документов работнику и уголовная ответственность только при личной заинтересованности.
В Добыто кадровые документы подписываются и хранятся в электронном архиве с теми же сроками, что и бумажные. При переводе на КЭДО мы отдельно предупреждаем клиентов, что электронный документооборот не отменяет потребности в бумажных подлинниках.
Частые вопросы о хранении и уничтожении кадровых документов
Распространяется ли обязанность хранить кадровые документы на индивидуального предпринимателя?
Да. Часть 1 статьи 17 закона № 125-ФЗ относит к обязанным обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, граждан, которые занимаются предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, и нотариусов, занимающихся частной практикой. Сроки для них те же: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Если ИП не выдаст работнику по письменному заявлению документы, связанные с работой, штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП составит от 1 000 до 5 000 рублей.
Какой срок применять, если работник уволился в 2002 году, а его дело закончили в 2003-м?
Статья 22.1 закона № 125-ФЗ привязывает срок к дате окончания делопроизводства, а не к дате увольнения. Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Дело, законченное в 2003 году, хранится 50 лет, и отсчёт начинается с 1 января 2004 года. Если перечень устанавливает для вида документа иной срок, применяется срок перечня (часть 4 статьи 22.1).
Что грозит, если работник просит копии документов о работе, а его личное дело утрачено?
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать документы, связанные с работой. Невыполнение этой обязанности — нарушение трудового законодательства. Часть 1 статьи 5.27 КоАП предусматривает за него штраф для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Утрату архивного дела квалифицируют отдельно, по статье 13.20 КоАП, если нарушены правила хранения архивных документов.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне?
Журнал учёта инструкций и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне № 236 их нет. Срок определяют по аналогии. Ориентир — срок самих инструкций по охране труда либо срок журналов инструктажей (45 лет), в зависимости от того, что ближе по содержанию. Выбор оформляют решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел вместе с обоснованием.
В какой форме хранить протоколы проверки знаний и удостоверения по охране труда?
Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге. Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422 Перечня). Журналы проверки знаний и профилактических работ тоже хранятся 5 лет (статья 423, подпункт «б»). Форму хранения выбирают один раз, при создании документа, и меняют её только вместе с порядком оформления.
Сколько хранить отчёты по специальной оценке условий труда?
Статья 407 Перечня относит к этой группе отчёты по СОУТ и документы к ним: протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ и перечни мероприятий. По месту проведения оценки их хранят 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет (статья 414).
