Сейф для хранения документов прямо упомянут в федеральных нормах для архивных документов: по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, их размещают в запирающихся шкафах или сейфах, если у организации нет архивохранилища. Для текущих личных дел, приказов о приёме и трудовых книжек сейф не предписан. Приказ Минтруда № 320н требует условий, обеспечивающих сохранность трудовых книжек, а статья 87 ТК РФ оставляет порядок хранения персональных данных работников за работодателем. Документы по личному составу, законченные после 01.01.2003, хранят 50 лет, более ранние — 75 лет. Бумажному оригиналу нужно запираемое место и ограниченный доступ. Электронный документ, подписанный в КЭДО, хранится в электронном архиве по тем же срокам.
Материал раскладывает кадровые документы по режимам хранения: под замок с ограниченным доступом, в архив по номенклатуре дел или в электронный архив. Покажем, какие статьи Перечня № 236 задают сроки для личных дел, приказов о приёме и невостребованных трудовых книжек. Объясним, почему приказ Минздрава № 29н к сейфам не относится и есть ли московская специфика. Сценарная таблица, пошаговая инструкция по разбору архива, тарифы на электронное хранение и ответы о сроках по охране труда — во второй половине статьи.
Когда сейф обязателен по закону: Правила № 77, приказ № 320н и статья 87 ТК РФ
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, применяются с 17.09.2023. Они регулируют организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов. Норма о сейфе в них сформулирована так: при отсутствии в организации архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах. Речь идёт об архивных документах, то есть о делах, которые завершены делопроизводством и по номенклатуре переданы на хранение в конце года. Сейф стоит в одном ряду с запирающимся шкафом, и выбор между ними остаётся за организацией.
Для трудовых книжек действует отдельная норма. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (приложение № 2, пункт 42) требует хранить трудовые книжки и вкладыши в них в условиях, обеспечивающих их сохранность. Слово «сейф» в пункте не названо. Запираемый шкаф может быть способом обеспечить сохранность, и подобрать адекватную меру работодатель должен сам.
Для личных дел, личных карточек и приказов по личному составу специальной нормы о месте хранения нет. Статья 87 ТК РФ закрепляет, что порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в части 1 статьи 19 обязывает оператора принимать правовые, организационные и технические меры защиты. Меры нужны против неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления и распространения. Закон задаёт результат защиты, а предмет мебели он не называет.
Требований к классу, огнестойкости или модели сейфа федеральные акты на дату публикации не содержат. Для бумажных кадровых дел рабочий режим такой: закрытое помещение или запираемая мебель, шкаф либо сейф, и доступ только у уполномоченных лиц, которых назначает работодатель.
Откройте локальный нормативный акт (ЛНА) о персональных данных и проверьте четыре записи: где хранятся кадровые дела, кто отвечает за ключи, кто выдаёт дела на руки, у каких должностей есть доступ. Статья 87 ТК РФ относит этот порядок к решению работодателя. Без ЛНА выбранный режим хранения документально ничем не подтверждён.
Сроки хранения кадровых документов: 125-ФЗ и Перечень № 236
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле в статье 22.1 разделяет документы по личному составу по дате окончания делопроизводства. Законченные до 01.01.2003 хранят 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и записывает это правило дробью «50/75 лет». Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и применяется с 18.02.2020. Акта, который заменил бы его после 2025 года, на дату публикации нет.
Пятидесятилетний срок рассчитан на интересы бывшего работника. Сведения из кадровых дел нужны самому человеку и через десятилетия, в том числе тогда, когда компании может уже не существовать. Отметка ЭПК при сроке означает, что решение о дальнейшем хранении таких дел принимается с участием экспертной комиссии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки и требования к месту хранения по основным видам кадровых документов на дату публикации:
| Документ | Срок хранения | Основание | Требование к месту хранения |
|---|---|---|---|
| Личные дела руководителей и работников организаций | 50/75 лет ЭПК | Перечень № 236, ст. 445 | Состав дела определяет ЛНА организации, место хранения задаёт порядок работодателя по ст. 87 ТК РФ |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 50/75 лет ЭПК | Перечень № 236 | Порядок работодателя и меры защиты по ст. 19 152-ФЗ |
| Приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу | 50/75 лет | Перечень № 236, ст. 434 | Группируются в дела по срокам хранения (п. 49 Правил № 77) |
| Трудовые договоры | 50/75 лет | Перечень № 236 | Порядок работодателя по ст. 87 ТК РФ |
| Трудовые книжки и вкладыши в них | до востребования; невостребованные — 50/75 лет | Приказ Минтруда № 320н, прил. № 2, пп. 42-43; Перечень № 236, ст. 449 | Условия, обеспечивающие сохранность; сейф не назван |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | Перечень № 236, ст. 423, подп. «а» | На бумаге, в КЭДО не переводятся |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | Перечень № 236, ст. 422 | Бумажный или электронный вид |
| Архивные документы организации без архивохранилища | по Перечню для каждого вида | Правила № 77 | Запирающиеся шкафы или сейфы |
Из восьми строк сейф прямо назван только в последней, и там он равен запирающемуся шкафу. Для остальных видов нормы задают срок и результат защиты. Способ хранения работодатель выбирает сам и закрепляет в ЛНА.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранят 45 лет. Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда хранят 5 лет.
Длинные сроки задают и место хранения. Документы на 50/75 лет живут в архиве десятилетиями, поэтому их сохранность зависит от того, насколько закрыто и упорядочено архивное помещение или шкаф.
Образцы кадровых документов со сроком хранения 50/75 лет
Первым откройте образец приказа о приёме на работу: его подшивают в дело приказов по личному составу отдельно от приказов с другими сроками.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
Трудовые книжки, личные дела и приказы о приёме: режим хранения по видам
Трудовые книжки и вкладыши
Бумажная трудовая книжка остаётся бумажной и после перехода на КЭДО, поэтому вопрос запираемого места для неё сохраняется в любой компании. Пункт 42 приложения № 2 к приказу Минтруда № 320н требует условий, обеспечивающих сохранность книжек и вкладышей. Пункт 43 касается книжек, не выданных при увольнении: работодатель хранит их до востребования. Статья 449 Перечня № 236 устанавливает для невостребованных трудовых книжек срок 50/75 лет.
Если у вас лежат книжки уволенных работников, держите их в тех же условиях сохранности, что и книжки действующих сотрудников. Уничтожать их по истечении нескольких лет нельзя.
Личные дела и личные карточки Т-2
Перечень № 236 относит личные дела руководителей и работников организаций, а также личные карточки работников к сроку 50/75 лет с отметкой ЭПК (личные дела — статья 445). Состав личного дела работников, кроме госслужащих, определяет ЛНА организации. Какие копии и сведения попадают в папку, решает работодатель. В деле собираются сведения о семье, здоровье и доходах работника. Порядок доступа к ним по статье 87 ТК РФ тоже задаёт работодатель.
Утвердите состав личного дела в ЛНА. От этого перечня зависит, какие сведения вы обязаны защищать в каждой папке.
Приказ о приёме на работу и другие приказы по личному составу
Приказ о приёме относится к приказам по личному составу. Статья 434 Перечня № 236 устанавливает для них 50/75 лет с учётом границы 01.01.2003. Пункт 49 Правил № 77 требует группировать приказы в дела в соответствии со сроками хранения. Поэтому приказ о приёме не смешивают с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. В одно дело с приказами, для которых установлен более короткий срок, его тоже не подшивают. Если такое дело уничтожат по истечении короткого срока, вместе с ним уйдёт документ, который нужно хранить полвека.
Откройте дела приказов за текущий год и проверьте, что приказы по личному составу собраны отдельно и в номенклатуре у них указан срок 50/75 лет.
Доступ к кадровым документам: кто может открывать сейф по 152-ФЗ
Запертый сейф закрывает дела от посторонних. Требование части 1 статьи 19 152-ФЗ о защите от неправомерного доступа касается и сотрудников самой организации, у которых нет полномочий работать с кадровыми делами. Поэтому кроме замка нужен перечень уполномоченных лиц: кто открывает хранилище, кто выдаёт дела, кто видит какие документы.
Конкретный режим и ответственных устанавливает работодатель, это следует из статьи 87 ТК РФ. В ЛНА о персональных данных фиксируют место хранения, держателя ключей, порядок выдачи дел и круг должностей с доступом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы сразу — типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково работает для бумажного архива и для электронной системы: каждый сотрудник видит те дела, которые нужны ему по работе. Сверьте список держателей ключа или ролей в системе с перечнем должностей в вашем ЛНА.»
В электронной системе доступ разграничивают по ролям. Поставщику КЭДО задают тот же вопрос, что держателю ключа от сейфа: кто именно получает доступ к кадровым документам. Этот вопрос мы советуем задавать любому поставщику КЭДО, включая Добыто.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: попросите поставщика облачной КЭДО назвать поимённо всех, кто получает доступ к данным. Как правило, это три участника: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Когда сейф не нужен: электронные кадровые документы в КЭДО
Электронный кадровый документ хранится в той форме, в которой создан. Документ, подписанный электронной подписью, хранят электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранят на бумаге, и скан его не заменяет. Сроки для электронных документов те же: приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится 50/75 лет.
Трудовой кодекс обязывает организацию хранить кадровые документы, но способ хранения не описывает. Для электронного архива организация сама задаёт структуру, правила индексирования и поиск. Она же обеспечивает контроль доступа и регулярную проверку целостности данных.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, подписанный электронной подписью, нельзя распечатать и хранить бумагу вместо файла, а бумажный оригинал сканом не заменяется. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше с ним живут весь срок хранения. Выберите форму для каждого вида документа до того, как начнёте его вести.»
Какие документы остаются на бумаге после перехода на КЭДО
Четыре вида документов остаются бумажными и в компании с КЭДО: трудовая книжка, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае и приказ об увольнении. В такой компании запираемое место нужно прежде всего им. Трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия можно вести в электронном виде.
Сверьте номенклатуру дел. Для бумажных видов нужно отдельное запираемое место, для электронных — роли доступа и выгрузка из системы.
Как устроен электронный архив кадровых документов
При проверке, в споре или при смене оператора работодателю нужны файлы электронного документа в выгружаемом виде. Перед выбором системы проверьте, что она выгружает комплект документа целиком.
Полезно знать: электронный кадровый документ хранится комплектом: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.
Важный нюанс из практики: машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения кадрового документа, если его подписал уполномоченный работник. При увольнении такого работника его доверенность отзывают первой.
В Добыто КЭДО раздел «Документы» разделён на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». Подписанные документы переводятся в архив массовым действием «В архив». Деление на текущие и завершённые документы, которое в бумажном архиве делают вручную, в системе задано статусами.
Приказ 29н и хранение документов в Москве: что относится к сейфу
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медосмотры. Он действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Режим хранения личных дел и сейфы этот приказ не регулирует. Последние изменения внёс приказ Минздрава от 29.04.2026 № 327н. С 01.09.2026 при выявлении противопоказаний у частного охранника медицинская организация уведомляет его и оформляет сообщение об аннулировании действующего медицинского заключения. На архивные сроки кадровых документов эта поправка не влияет.
С хранением приказ 29н связан, только если в кадровых делах лежат документы о медосмотрах. Это сведения о здоровье работника. На них распространяется порядок работодателя по статье 87 ТК РФ и меры защиты по статье 19 152-ФЗ.
Важный нюанс из практики: для отдельных сфер действуют свои перечни сроков, и для отраслевых документов они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава. В образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России. Ошибка возникает, когда кадровик находит подходящую строку в общем Перечне и ставит срок, не проверив отраслевой документ.
Отдельного московского требования хранить кадровые дела именно в сейфе для всех работодателей на дату публикации нет. У Главархива Москвы есть методические рекомендации по упорядочению документов, одобренные 23.10.2024. Они описывают подготовку документов к передаче в государственные архивы города. Универсальным предписанием частным работодателям установить сейф они не служат.
Для московской компании режим хранения определяют те же федеральные нормы: Правила № 77, приказ № 320н, статья 87 ТК РФ и 152-ФЗ.
Чем грозит утрата кадровых документов работодателю
За неправомерную передачу или предоставление доступа к персональным данным применяются санкции статьи 13.11 КоАП РФ. Их размер зависит от состава нарушения и его повторности. Утрата бумажного документа сама по себе не означает автоматически штраф по этой статье: ответственность зависит от обстоятельств и доказанного состава. Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ ввёл в статью 13.11 новые составы и санкции в частях 10 и 11. Отсутствие сейфа автоматически основанием для штрафа по этим частям не становится, для этого нужен соответствующий состав.
Дорогой ошибкой утрата становится тогда, когда документ нужен как доказательство через годы. При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала проведение инструктажей не подтвердить, а доказывать его придётся работодателю.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Протокол проверки знаний подтверждает событие: человек обучился в определённую дату, и через три года будет новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек у вас работал. Понадобится он тогда, когда бывший работник через 15 лет после увольнения свяжет заболевание с условиями труда. Закончившийся журнал отправляйте в архив на 45 лет и не уничтожайте его вместе с пятилетними протоколами.»
Проверьте документы об уничтожении дел за последние годы. Журналы инструктажа и дела приказов по личному составу не должны значиться в них рядом с документами пятилетнего срока.
Как организовать хранение кадровых документов: подготовка, сценарии, порядок
Что проверить до покупки сейфа
Перед выбором хранилища ответьте на семь вопросов по своей организации:
- Есть ли у организации архивохранилище. Если нет, архивные документы по Правилам № 77 размещают в запирающихся шкафах или сейфах.
- Действует ли для вашей отрасли специальный перечень сроков. Для отраслевых документов он применяется раньше Перечня № 236.
- Утверждена ли номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Какие кадровые документы созданы на бумаге, а какие в электронном виде. От формы создания зависит место хранения.
- Сколько у вас невостребованных трудовых книжек уволенных работников и где они лежат.
- Отделены ли дела приказов по личному составу от приказов с другими сроками.
- Закреплены ли в ЛНА место хранения кадровых дел, держатель ключей и круг лиц с доступом.
Пункты со второго по седьмой закрываются приказом, ЛНА или номенклатурой дел. Покупка сейфа ни один из них не заменяет.
Что держать под замком в вашей ситуации: сценарная таблица
Набор документов, которым нужно запираемое место, зависит от формы ведения кадрового учёта и отрасли:
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Бумажный кадровый учёт, архивохранилища нет | Завершённые дела в запирающихся шкафах или сейфах по Правилам № 77, приказы сгруппированы по срокам | Класс и модель сейфа: нормами не установлены |
| Компания на КЭДО | Запираемое место для трудовых книжек, журналов инструктажа, актов о несчастных случаях и приказов об увольнении; выгрузка комплекта и роли доступа для электронных документов | Распечатки электронных документов: файл они не заменяют |
| Есть невостребованные трудовые книжки уволенных | Хранение до востребования (п. 43 прил. № 2 к приказу № 320н), 50/75 лет для невостребованных (ст. 449 Перечня № 236), условия сохранности (п. 42) | Тип запираемой мебели: выбирает работодатель |
| Здравоохранение, образование, финансовый сектор | Сначала отраслевой перечень сроков, затем Перечень № 236 | Строка общего Перечня для документов, которые есть в отраслевом |
| Производство с инструктажами по охране труда | Журналы инструктажа на 45 лет, опись длительного хранения по работникам | Протоколы проверки знаний: 5 лет, хранятся рядом с текущими делами |
| Организация в Москве | Федеральные нормы: Правила № 77, приказ № 320н, ст. 87 ТК РФ, 152-ФЗ | Отдельного городского требования о сейфе нет |
Сейф или запирающийся шкаф обязателен в первой строке. В остальных сценариях он остаётся одним из способов обеспечить сохранность, и выбор между способами фиксируется в ЛНА.
Как разложить кадровые документы по местам хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли отраслевой перечень сроков для вашей сферы. Перечень № 236 открывайте после него.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — это открытые журналы, действующие приказы и дела работающих сотрудников, они остаются в кадровой службе.
- Шаг 3. Завершённые документы разделите по порогу 10 лет. До 10 лет — протоколы, приказы и инструкции по охране труда. Свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, личные дела и приказы по личному составу.
- Шаг 4. Внутри каждой группы отсортируйте документы по видам и годам, от старых к новым. Приказы сгруппируйте в дела по срокам хранения согласно пункту 49 Правил № 77.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня для каждого вида документа.
- Шаг 6. Определите места хранения. Бумажные архивные дела размещают в архивохранилище, а при его отсутствии — в запирающихся шкафах или сейфах. Электронные документы остаются в электронном архиве системы. Держателей ключей и круг лиц с доступом закрепите в ЛНА.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы со сроком свыше десяти лет уходят в архив. Понадобятся они, скорее всего, в критической ситуации, когда искать некогда. При несчастном случае или профзаболевании поиск идёт по фамилии конкретного человека. Опись документов длительного хранения ведите по работникам, чтобы по одной фамилии находить все сведения о человеке.»
Электронную часть номенклатуры удобно вести там же, где документы подписываются. В Добыто КЭДО документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, поэтому электронный кадровый архив и учётная система не расходятся.
Стоимость электронного хранения кадровых документов: тарифы КЭДО на 2026 год
Стоимость электронного хранения определяют численность сотрудников в системе, набор видов подписи и необходимость электронного архива с интеграцией 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП входят в тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций по каждому уровню и условия смены собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Электронный архив снимает вопрос сейфа только для документов, созданных в электронном виде. Трудовые книжки, журналы инструктажа, акты о несчастных случаях и приказы об увольнении остаются бумажными и хранятся в запираемом месте.
Выводы
Обязательным сейф становится только для архивных дел в организации без архивохранилища, и даже там его заменяет запирающийся шкаф. Для трудовых книжек, личных дел и приказов о приёме закон требует сохранности, соблюдения сроков 50/75 лет и защиты от неправомерного доступа. Способ хранения работодатель выбирает сам и оформляет в ЛНА. Электронные документы живут в той форме, в которой созданы, поэтому в компании на КЭДО под замок уходит только бумажный остаток.
Добыто КЭДО переводит подписанные кадровые документы в электронный архив, где они хранятся по тем же срокам, что и бумажные. Запираемое место в такой компании нужно лишь документам, которые закон оставляет на бумаге.
Частые вопросы о сроках и форме хранения кадровых документов
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне от хранения не освобождает: срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентиром служит срок самих инструкций. Другой ориентир — срок журналов инструктажа, 45 лет, в зависимости от содержания журнала. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы покажете документированный выбор.
Можно ли хранить удостоверения по охране труда в электронном виде, если протоколы ведутся в системе?
Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. Протоколы результатов обучения по охране труда хранят 5 лет по статье 422 Перечня № 236. При переводе охраны труда в электронный вид удостоверения остаются бумажными, и для них нужно отдельное место хранения.
Сколько хранятся журналы и документы о несчастных случаях на производстве?
Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранят 45 лет по статье 424 Перечня № 236. Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях регулирует статья 425. По месту составления их хранят 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет. В состав этих документов статья 425 прямо включает выписки из журналов инструктажа.
Какие документы по охране труда хранятся столько же, сколько личные дела?
Срок 50/75 лет Перечень № 236 устанавливает для протоколов и заключений психофизиологических обследований (статья 413). Тот же срок действует для списков работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (статья 414) и документов о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (статья 419). Отчёты по специальной оценке условий труда по месту проведения хранят 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (статья 407).
Можно ли уже сейчас применять сроки из проекта нового перечня Росархива?
Нет. На дату публикации акта, заменившего приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, не принято, а проект нового перечня действующим нормативным актом не является. Сроки в номенклатуре дел указывают по действующему Перечню № 236 со ссылкой на статью. Пересматривать номенклатуру нужно после вступления нового акта в силу.
Сколько хранить сертификаты соответствия работ по охране труда и договоры страхования от несчастных случаев?
Сертификаты соответствия работ по охране труда хранят 5 лет после истечения срока их действия (статья 408 Перечня № 236). Тот же срок установлен для договоров добровольного страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (статья 420). Срок отсчитывают от окончания действия документа, поэтому дело с действующим сертификатом или договором к уничтожению не готовят.
