Требования к хранению кадровых документов складываются из трёх независимых блоков: архивного (125-ФЗ об архивном деле и Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), защиты персональных данных (152-ФЗ, постановления Правительства № 687 и № 1119) и трудового (статья 22.3 ТК РФ плюс приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н для электронных документов). Архивохранилище отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами, температура для бумаги 17-19 °C, относительная влажность 50-55%, главный проход между стеллажами не менее 120 см. Доступ оформляется документом с поимённым перечнем лиц, утверждённым руководителем. Главное различие: бумажное дело живёт по правилам помещения и режима, электронное — по правилам формата, подписи и проверяемости, а форма хранения определяется формой создания.
Разберём каждый блок по отдельности: что именно нужно сделать с помещением, кого включать в перечень допущенных лиц и чем это оформляется, как считать сроки по Перечню № 236 и почему журналы инструктажа нельзя уничтожать через пять лет. Покажем состав комплекта электронного документа по приказу 578н и что делать, когда сертификат подписи в архиве уже истёк. Таблица сроков хранения по видам документов, размеры штрафов по статьям 13.20 и 13.11 КоАП, сценарная таблица для разных ситуаций и стоимость на 2026 год — во второй половине статьи.
Три группы требований к хранению кадровых документов
Кадровое дело одновременно попадает под три регулирования, и они не сводятся друг к другу. Архивное законодательство отвечает на вопрос «сколько хранить и в каком порядке»: статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) задаёт сроки, Правила по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 описывают помещение, учёт, экспертизу ценности и уничтожение.
Законодательство о персональных данных отвечает на вопрос «кто имеет право взять дело с полки». Постановление Правительства от 15.09.2008 № 687 требует при хранении материальных носителей соблюдать условия, обеспечивающие сохранность данных и исключающие несанкционированный доступ, причём перечень мер, порядок их принятия и перечень ответственных лиц устанавливает сам оператор. Постановление № 1119 добавляет требования к помещениям, где размещена информационная система.
Трудовое законодательство отвечает на вопрос «в какой форме документ вообще существует». Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, — это статья 22.3 ТК РФ. Состав и форматы электронных кадровых документов задаёт приказ Минтруда № 578н, действующий с 1 марта 2023 года.
Отсюда практическое следствие для планирования: сроки берутся из архивного блока, режим доступа — из блока персональных данных, а форма и состав файлов — из трудового. Проверять соблюдение этих требований будут разные органы и по разным основаниям.
Полезно знать: Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют свои перечни, и они имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. Сначала проверяйте, есть ли отраслевой перечень, и только потом открывайте общий.
Помещение архива: требования Правил № 77 в цифрах
Правила по приказу Росархива № 77 задают параметры архивохранилища количественно, и по ним удобно проводить самопроверку до любого визита проверяющих. Ниже собраны те требования, которые чаще всего нарушаются в кадровых архивах компаний.
| Параметр | Требование | Пункт Правил |
|---|---|---|
| Расположение архивохранилища | Отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами; не размещается в подвале, кроме случая защиты от грунтовых вод | п. 78 |
| Инженерные сети | Трубопроводы водоснабжения и канализации внутри не проходят; предусмотрена вентиляция с рециркуляцией воздуха | п. 78 |
| Расчётная ёмкость | 400 единиц хранения на 1 кв. м | п. 78 |
| Главный проход | Не менее 120 см | п. 82 |
| Проходы между рядами стеллажей и от стеллажа до стены | Не менее 75 см | п. 82 |
| Расстояния по вертикали | От верхней полки до потолка 50 см; от нижней полки до пола не менее 15 см, в подвале 30 см | п. 82 |
| Режим для документов на бумаге | Температура 17-19 °C, относительная влажность 50-55% | п. 88 |
| Режим для машинных носителей | Магнитные диски 8-18 °C и 45-65%; оптические диски 10-23 °C и 20-50% | п. 88 |
| Допустимые колебания | Не более 5 °C в сутки и сезонно, влажность плюс-минус 10% | п. 89 |
| Контроль показателей | Не реже 1-2 раз в неделю | п. 90 |
| Проверка наличия и состояния дел | Не реже одного раза в 10 лет; для документов с пометкой «Для служебного пользования» — раз в 5 лет | п. 97 |
| Передача дел из подразделений в архив | Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве | п. 47 |
Два параметра из таблицы обычно закрываются организационно, а не ремонтом: контроль температуры и влажности с фиксацией показаний и проверка наличия дел. Ни то, ни другое не требует вложений, но именно отсутствие журнала контроля и акта проверки наличия чаще всего показывает, что архив ведётся формально.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная норма, которую пропускают при сокращении офиса: расчётная ёмкость 400 единиц хранения на квадратный метр. Она означает, что кадровый архив на 3 000 дел физически не помещается в кладовку на 3 кв. м, даже если стеллажи туда встанут — нарушаются проходы по пункту 82.
Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел на следующий календарный год: перечень заголовков дел со сроками хранения и ссылками на статьи применяемого перечня. Она согласуется с экспертной комиссией и вводится в действие с 1 января.
- Шаг 2. Разделите массив на текущие и завершённые документы. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают каждый день.
- Шаг 3. Завершённые разделите по порогу 10 лет: до 10 лет (протоколы, приказы по основной деятельности, инструкции) и свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу). От этого зависит физическое место хранения.
- Шаг 4. Внутри каждой категории сортируйте по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Оформите опись дел. Для документов длительного хранения делайте её так, чтобы по ней находился конкретный человек, а не только год.
- Шаг 6. Утвердите приказом перечень лиц, допущенных к кадровым документам, и назначьте ответственного за архив и за трудовые книжки.
- Шаг 7. Заведите журнал контроля температуры и влажности и зафиксируйте периодичность проверки наличия дел в локальном акте.
В практике Добыто аудит архива начинается не с полок, а с номенклатуры дел: пока её нет, непонятно, что уже можно уничтожить, а что придётся хранить ещё сорок лет.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного работника за весь период его работы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка файла его не заменяет; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет тоже. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для журналов инструктажа это 45 лет. Посмотрите по своей номенклатуре, какие дела вы ведёте в двух формах одновременно: это и есть места будущих расхождений.»
Электронный архив: формат, подпись и проверяемость
Электронный кадровый документ хранится не как файл, а как комплект. По приказу Минтруда № 578н в него входят основная часть в формате PDF/A-1A, приложения, отсоединённые файлы электронных подписей, машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней, и XML-описание документа. Подробности состава и версии XML-схем опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же выложены сами схемы.
Практический вопрос к системе звучит не «хранит ли она документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате». При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране. Машиночитаемая доверенность при этом не приложение к процессу: она входит в комплект хранения наравне с самим документом.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что происходит с подписью через 10 и через 45 лет
Сертификат электронной подписи действует год или несколько лет, а кадровый документ хранится 50. Через десять лет после подписания проверить подпись обычным способом уже не получится: сертификат истёк, криптоалгоритмы сменились. Поэтому в архив документ должен уходить с меткой доверенного времени, а поверх исходной подписи периодически формируется усовершенствованная, которая сохраняет проверяемость на длинном горизонте. Эту функцию выполняет система кадрового документооборота, а не учётная система: перештамповка и архивное хранение в учётные системы не заложены.
В сервисе Добыто подписанный документ уходит в электронный архив вместе с файлом подписи, поэтому комплект выгружается целиком — документом, подписью и доверенностью, а не скриншотом карточки.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Понадобится сам файл документа и, если подпись откреплённая, отдельный файл с расширением .sig. Если проверка показывает, что сертификат истёк и метки времени нет, документ в архиве есть, а подтвердить его подлинность нечем.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем именно вы подтвердите их подлинность.»
Доступ к кадровым документам: перечень лиц, приказ и фиксация
Доступ к кадровому архиву — не вопрос замка на двери, а вопрос документа. Постановление Правительства № 1119 прямо требует утвердить руководителем оператора документ, определяющий перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения ими служебных обязанностей, организовать режим обеспечения безопасности помещений, препятствующий неконтролируемому проникновению или пребыванию посторонних, и обеспечить сохранность носителей персональных данных. Полный текст требований к уровням защищённости приведён в постановлении Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.
Для бумажного массива действует пункт 15 Положения, утверждённого постановлением № 687: при хранении материальных носителей соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ, а перечень мер, порядок их принятия и перечень ответственных лиц устанавливает оператор. Норма сформулирована так, что содержание мер закон оставляет работодателю, но само наличие утверждённого перечня мер и ответственных проверяется буквально.
Минимальный комплект, который закрывает эту зону: приказ об утверждении перечня лиц с правом доступа, приказ о назначении ответственного за архив, приказ об ответственном за трудовые книжки, положение об отделе кадров с описанием порядка работы с документами и журнал выдачи дел из архива. Право доступа даётся не должности вообще, а конкретной задаче: специалисту по воинскому учёту не нужны дела всего штата.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение по ролям мы закладываем до раскатки на всю компанию, а не после первой проверки. Вопрос, который стоит задать вендору прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
При облачном хранении появляется третье лицо, и передача ему кадровых документов должна быть основана на согласии работника: в кадровом деле лежат сведения о семье, здоровье и доходах. Выбор облачного решения — это не только техническое решение, но и обязанность собрать согласия на передачу данных третьим лицам и объяснить людям, кому именно данные передаются.
Шаблоны для оформления доступа и учёта документов
Комплект под задачу: начните с описи документов личного дела, она показывает, что именно в деле должно лежать и по какому порядку оно проверяется.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Сроки хранения: что можно уничтожить, а что нельзя
Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Разброс внутри одного раздела достигает девятикратного, поэтому сводить всю кадровую группу к одной цифре нельзя.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет для завершённых после 01.01.2003, 75 лет для более ранних | Перечень № 236 |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | Постоянно | Перечень № 236 |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень № 236 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 (а) |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 5 лет | ст. 423 (б) |
| Протоколы результатов обучения по охране труда; программы, списки, переписка об обучении | 5 лет | ст. 421, 422 |
| Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | ст. 424 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ст. 419 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | ст. 414 |
| Наряды-допуски и журнал учёта их выдачи | 1 год после закрытия; 45 лет при травмах, авариях и несчастных случаях | ст. 415, 416 |
| Заключительный акт по результатам периодического медосмотра | Не менее 5 лет у работодателя; 50 лет в медицинской организации | приказ 29н |
Логика разброса сроков читается из назначения документа. Протокол проверки знаний подтверждает событие, которое через три года перекроет следующая проверка, поэтому ему достаточно пяти лет. Журнал инструктажей доказывает, что работа по безопасности велась на протяжении всего времени работы человека, и статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах это часто подаётся слитно, отсюда и уничтожение журналов инструктажа на шестой год.
Если вида документа в Перечне нет — например, журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи, — это не разрешение не хранить. Срок определяется по аналогии: берётся наиболее близкий по смыслу вид документа, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас, или происходит несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. В обоих случаях отсутствие журнала означает, что проведение инструктажей вы не докажете, а доказывать придётся именно вам. Проверьте по своей номенклатуре, не стоит ли у журналов инструктажа срок 5 лет вместо 45.»
Ответственность: кто отвечает и сколько стоит ошибка
Нарушения в хранении кадровых документов образуют несколько независимых составов, и они складываются, а не выбираются по одному.
Статья 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение либо штраф: на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, и именно поэтому архив финансируется по остаточному принципу.
Персональные данные дороже на два порядка. После вступления в силу поправок с 30 мая 2025 года по статье 13.11 КоАП обработка персональных данных без правового основания влечёт штраф на должностных лиц от 50 000 до 100 000 рублей, на юридических лиц от 150 000 до 300 000 рублей; обработка без согласия, когда оно требуется, — от 100 000 до 300 000 рублей на должностных лиц и от 300 000 до 700 000 рублей на организацию; отсутствие опубликованной политики обработки персональных данных — от 6 000 до 12 000 рублей и от 30 000 до 60 000 рублей соответственно. Дела о таких нарушениях с 28 декабря 2025 года рассматривают мировые судьи.
Цена ошибки считается не штрафом
Прямой убыток от утраты кадрового документа возникает не в момент проверки, а в момент спора. Когда суд доходит до того, когда выдали ключ подписи и мог ли человек вообще им пользоваться, положение о КЭДО и перечень документов уже не работают: оценивается фактическая способность работника пользоваться системой и наличие зафиксированного порядка идентификации. Правильно оформленный архив защищает ровно до этой границы.
Вторая статья расходов — восстановление. Утраченные документы по личному составу восстанавливаются через запросы в Социальный фонд России, к прежним контрагентам и в государственные архивы, и сроки здесь измеряются месяцами. Третья — невозможность подтвердить стаж и вредность бывшему работнику: обязанность выдать документы никуда не исчезает от того, что дело не нашлось.
Отдельный источник риска — доступ уволенного сотрудника. Отзыв сертификата электронной подписи проблему не закрывает: подпись принадлежит человеку как физическому лицу и уходит вместе с ним, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность, которая продолжает действовать. Человек вправе получить новый сертификат на себя и подписывать им документы от имени компании по неотозванной доверенности.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Доверенность отзывается первой, сертификат вторым. Доверенность вы отзываете через личный кабинет самостоятельно и практически мгновенно, а на внесение записи о прекращении сертификата у удостоверяющего центра есть до двенадцати часов по статье 14 63-ФЗ. Вопрос при увольнении звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал»: если уходит человек, знавший пин-код от токена руководителя, отзывать надо и ключ руководителя.»
В практике Добыто чек-лист увольнения начинается с отзыва машиночитаемой доверенности и закрытия доступа в систему, а сдача носителя фиксируется актом или записью в журнале учёта носителей.
Когда отдельное архивное помещение не нужно
Выделенное архивохранилище с климат-контролем — решение под объём, а не под статус компании. Если весь кадровый массив умещается в несколько запираемых металлических шкафов, требования Правил № 77 к проходам и расчётной ёмкости к вам просто не применяются: применяются требования к режиму доступа, сохранности носителей и учёту. Строить архив «на вырост» под 20 сотрудников смысла нет, а вот перечень допущенных лиц и номенклатура дел нужны с первого года.
Не нужно отдельное помещение и там, где документы изначально создаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Здесь бюджет уходит не в стеллажи, а в форматы выгрузки, метки времени и разграничение прав.
Ниже — что критично и что вторично в четырёх типичных ситуациях.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Бумажный архив до нескольких сотен дел, отдельного помещения нет | Номенклатура дел, приказ с перечнем допущенных лиц, запираемые шкафы, журнал выдачи дел | Климат-контроль и расчёт проходов между стеллажами |
| Выделенное архивохранилище, накопление свыше 3-5 лет | Пункты 78, 82, 88 Правил № 77, контроль показателей 1-2 раза в неделю, проверка наличия дел раз в 10 лет | Скорость поиска отдельного документа |
| Смешанный массив: часть на бумаге, часть в КЭДО | Правило «форма хранения равна форме создания», единая номенклатура дел на оба массива, ясность, где лежит подлинник | Сравнение вендоров по интерфейсу |
| Полностью электронный документооборот | Комплект по приказу 578н, метки времени и переподписание, выгрузка комплекта целиком, разграничение доступа по ролям и журнал обращений | Температурный режим помещения |
Строка про смешанный массив закрывает самый частый источник путаницы: пока не зафиксировано, где именно лежит подлинник каждого вида документа, ни бумажный, ни электронный контур не защищает.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив и интеграция с 1С относятся к тарифу «Бизнес», а выделенный сервер и SLA 99.9% — к тарифу «Корпорация», поэтому итоговая сумма определяется не только численностью. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Хранение кадровых документов регулируется тремя разными блоками норм, и каждый закрывает свою часть задачи: архивный задаёт сроки и порядок, блок персональных данных — режим помещения и круг допущенных лиц, трудовой — форму и состав электронного комплекта. Помещение проверяется по конкретным цифрам из Правил № 77, доступ подтверждается утверждённым перечнем лиц, сроки берутся из Перечня № 236 с поправкой на отраслевые перечни. Форма хранения повторяет форму создания, и это решение принимается один раз, а действует весь срок хранения дела.
Мы в Добыто занимаемся переводом кадровых процессов в электронный вид и знаем, где обычно рвётся связка между документом, подписью и архивом: комплект хранится по частям, метка времени не поставлена, а доступ к массиву открыт всей кадровой службе целиком. Разбор текущего состояния архива и номенклатуры дел имеет смысл делать до подключения системы, а не после первой выгрузки.
Частые вопросы
Можно ли передать кадровый архив на хранение сторонней организации?
Можно: статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, но не обязывает делать это своими силами. При передаче нужно понимать две вещи. Первая: оператором персональных данных остаётся работодатель, и перечень мер по сохранности носителей, порядок их принятия и список ответственных лиц по пункту 15 Положения № 687 устанавливает он же. Вторая: появляется третье лицо, которому передаются персональные данные работников, и это основание должно быть оформлено. Запросите у подрядчика полный перечень лиц, получающих физический доступ к делам, и порядок выдачи дел по вашим запросам.
В какой срок нужно выдать бывшему работнику копию приказа или архивную справку?
По документам, связанным с работой, действует статья 62 ТК РФ: по письменному заявлению работника работодатель выдаёт заверенные копии не позднее трёх рабочих дней. Норма применяется и к бывшим работникам. Для запросов, которые требуют поиска по архивным делам за давние годы, организация устанавливает порядок исполнения своим локальным актом; для государственных архивов срок исполнения запроса — 30 дней. Архивная справка подписывается руководителем, заверяется печатью, получает номер и дату составления, а в архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
Кто проверяет соблюдение правил хранения кадровых документов?
Проверяющих трое, и основания у них разные. Государственная инспекция труда смотрит кадровые документы в рамках надзора за соблюдением трудового законодательства и применяет статью 5.27 КоАП. Роскомнадзор проверяет обработку и хранение персональных данных и применяет статью 13.11. Органы управления архивным делом контролируют соблюдение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, здесь работает статья 13.20. Один и тот же беспорядок в архиве может дать три разных протокола.
Что делать, если вида документа нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в Перечне не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находится наиболее близкий по смыслу вид документа и применяется его срок. Решение принимает экспертная комиссия организации, оформляет его протоколом и фиксирует срок в номенклатуре дел со ссылкой на выбранную статью. При проверке предъявляется документированный выбор, а не устное объяснение. Дополнительно проверьте, нет ли для вашей отрасли специального перечня: он имеет приоритет.
Кого назначить ответственным за архив, если в компании нет архивариуса?
Закон не требует отдельной штатной единицы. Обязанности возлагаются приказом на действующего работника, чаще всего на специалиста по кадрам или на руководителя кадровой службы, с внесением функций в должностную инструкцию. Отдельным приказом назначается ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Ответственный за архив и лицо, включённое в перечень допущенных к персональным данным, — разные документы, и оба должны быть утверждены руководителем.
С какого момента отсчитывается срок хранения дела?
Не от даты увольнения работника и не от даты подписания документа. Дело закрывается в конце календарного года, в котором оно завершено делопроизводством, а отсчёт срока идёт с 1 января следующего года. Передача закрытых дел из подразделения в архив организации происходит не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому дело уволенного в марте работника попадает в архив не раньше следующего года, а до этого хранится в подразделении по общим правилам доступа.
