Документ на хранение оружия в личном деле сотрудника охраны работодатель проверяет вместе с допуском охранника к работе. С 1 сентября 2026 года действует 427-ФЗ, и частный охранник по закону — работник частной охранной организации (ЧОО) с удостоверением частного охранника (УЧО) и личной карточкой. При приёме сверяются оригинал УЧО со сроком действия 5 лет, медицинское заключение со сроком 1 год, результат периодической проверки Росгвардии и разряд, подходящий посту. Оружие выдаёт охранная организация по постановлению Правительства № 355: не более одного типа служебного оружия на охранника и учёт каждой выдачи. Для невооружённого поста обязательны УЧО и личная карточка. Для поста с оружием добавляется сверка документа о праве ношения с типом и моделью выданного оружия.
Материал показывает, какие требования добавляют 4-й, 5-й и 6-й разряды, что работодатель вправе требовать по статье 65 ТК РФ и как проверить УЧО, пока онлайн-сервис Росгвардии в разработке. Отдельно разобран состав личного дела: закон не обязывает подшивать в него разрешение на оружие, а документы личного дела хранятся 50 или 75 лет. Пошаговая инструкция допуска, ответственность по КоАП РФ, тарифы на электронное хранение и ответы о приказе 29н и архивной справке — во второй половине статьи.
Какие документы подтверждают право частного охранника работать с оружием с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года охранную деятельность регулирует Федеральный закон от 30.11.2024 № 427-ФЗ «О частной охранной деятельности». Он заменил единый акт о частной детективной и охранной деятельности, принятый более 30 лет назад. Статья 2 определяет частного охранника как работника ЧОО, у которого есть УЧО и личная карточка. Права охранника закон признаёт только на период выполнения трудовой функции. Текст закона и сопутствующие акты опубликованы на странице Федерального закона № 427-ФЗ на сайте Росгвардии.
Оружие приобретает и учитывает охранная организация. Статья 12 Федерального закона от 13.12.1996 № 150-ФЗ «Об оружии» разрешает ЧОО приобретать служебное оружие и гражданское оружие, допускаемое для использования в качестве служебного. Правила обеспечения охранников оружием, его учёта, хранения и ношения с 1 сентября 2026 года установлены постановлением Правительства РФ от 31.03.2026 № 355. В кадровом блоке работодатель проверяет допуск конкретного человека, а сведения об оружии сверяет с учётом выдачи.
Для вооружённого поста работодатель сверяет пять позиций, для невооружённого — первые четыре.
| Документ | Кто выдаёт или оформляет | Срок | Что сверяет работодатель |
|---|---|---|---|
| Удостоверение частного охранника (УЧО) | Территориальный орган Росгвардии по месту жительства гражданина или месту нахождения ЧОО (филиала) | 5 лет; заявление о продлении — не позднее чем за 30 дней до окончания срока | Оригинал, ФИО и фотографию по паспорту, срок действия, квалификацию |
| Личная карточка охранника | Частная охранная организация; порядок — приказ Росгвардии от 04.06.2026 № 198 | На период работы в ЧОО | Запись в реестре личных карточек и передачу сведений в территориальный орган, выдавший лицензию, не позднее следующего рабочего дня |
| Медицинское заключение по итогам ежегодного медосмотра | Медосмотр организует работодатель; порядок — приказ Минздрава России от 13.04.2026 № 272н | 1 год | Дату оформления; в осмотр входят химико-токсикологические исследования и психиатрическое освидетельствование |
| Результат периодической проверки пригодности | Территориальный орган Росгвардии; порядок — приказ Росгвардии от 19.05.2026 № 178 | Периодичность — по приказу № 178 | Пройдена ли проверка пригодности к действиям со специальными средствами и (или) оружием |
| Документ о праве ношения и запись о выдаче оружия | Учёт ведёт ЧОО по правилам постановления № 355 | Сверяется в территориальном органе Росгвардии | Совпадение типа и модели оружия с документом и учётной записью; не более одного типа служебного оружия |
Срок есть у УЧО, медицинского заключения и результата проверки пригодности. Даты из этих трёх документов кадровая служба переносит в свой график контроля в день приёма.
Часть подзаконных актов сменилась одновременно с законом, а публикации до сентября 2026 года ссылаются на прежние документы:
- периодические проверки охранников — приказ Росгвардии от 19.05.2026 № 178 вместо приказа № 387;
- выдача и учёт личных карточек — приказ Росгвардии от 04.06.2026 № 198 вместо приказа № 238;
- медицинское освидетельствование охранников — приказ Минздрава России от 13.04.2026 № 272н вместо приказа № 1252н;
- обеспечение оружием — постановление Правительства РФ № 355; положения постановления № 587 об оружии утратили силу.
В ряде публикаций первичное разрешение на хранение и ношение оружия охранника выдаётся на 3 года с последующим продлением на 5 лет. Это описание прежнего порядка. Срок персонального документа о праве ношения по новым правилам сверяйте по тексту постановления № 355 и в территориальном органе Росгвардии. Статьи прошлых лет для этой сверки не подходят.
В практике Добыто сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующего акта. Если в материале устарела одна деталь, перепроверяется весь материал.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Разряд охранника и тип поста: какие требования добавляются для работы с оружием
Приказ Росгвардии от 18.06.2026 № 212 утвердил программы подготовки охранников, и разряды в них различаются по допустимому вооружению. Перечни типов оружия, которые используются в охранной деятельности, содержатся в постановлении № 355.
| Разряд | Допустимые средства | Упражнения с огнестрельным оружием в программе | Что сверять сверх УЧО, личной карточки и медзаключения |
|---|---|---|---|
| 4-й | Специальные средства | Нет | Результат проверки пригодности к действиям со специальными средствами |
| 5-й | Специальные средства и гражданское оружие самообороны | Да | Документ о праве ношения и запись о выдаче конкретного оружия |
| 6-й | Специальные средства, гражданское оружие самообороны и служебное огнестрельное оружие | Да | Тип и модель служебного оружия: не более одного типа на охранника |
Упражнения с огнестрельным оружием предусмотрены только в программах 5-го и 6-го разрядов. Охранник с 4-м разрядом на пост с оружием самообороны или служебным оружием не назначается, даже при действующем УЧО.
Для служебного оружия постановление № 355 устанавливает количественные пределы. Охранник, имеющий право использовать служебное оружие, обеспечивается не более чем одним типом такого оружия. Нормы патронов рассчитаны на одного охранника: до 150 штук для перечисленных в постановлении видов огнестрельного оружия и до 200 для оружия ограниченного поражения. Полный текст норм обеспечения и правил учёта размещён на странице постановления Правительства № 355 на сайте Росгвардии.
Требования к медицинскому допуску касаются и руководителей. Руководитель ЧОО, руководитель филиала, исполняющие их обязанности и лица, ответственные за учёт и сохранность оружия, проходят медицинское освидетельствование не реже одного раза в год по статье 11 427-ФЗ. Исключение — медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к владению оружием по статье 6.1 150-ФЗ, с даты оформления которого не прошёл год.
Когда документ на оружие охраннику не нужен
Для невооружённой работы обязательны УЧО и личная карточка. Отдельный документ на оружие появляется только при допуске к оружию соответствующего типа. Если в личном деле охранника невооружённого поста нет документа на оружие, нарушения в этом нет.
Требования 427-ФЗ к частному охраннику не переносятся на исполнителя по договору ГПХ. Закон признаёт охранником работника ЧОО и связывает его права с трудовой функцией, поэтому исполнитель по гражданско-правовому договору правами частного охранника не пользуется. Выставить такого человека на пост вместо оформленного работника нельзя.
Что работодатель вправе требовать от охранника и как проверить удостоверение
Статья 65 ТК РФ запрещает требовать документы сверх перечня, но допускает дополнительные документы, если их прямо предусматривает федеральный закон. Для охранника таким законом служит 427-ФЗ: УЧО и личная карточка входят в определение частного охранника. Ежегодный медосмотр по статье 12 организует сам работодатель, поэтому медицинское заключение он получает в рамках собственной обязанности.
Полезно знать: документы при приёме делятся на три слоя: обязательные для всех, обязательные для отдельных категорий работников и те, что работник приносит по своей инициативе. УЧО и личная карточка охранника относятся ко второму слою.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «Перечень статьи 65 ТК РФ расширяют только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет: кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Прежде чем дополнять список документов для охранника, найдите норму, которая этот документ требует.»
Как проверить удостоверение частного охранника, пока сервис Росгвардии в разработке
УЧО выдаёт территориальный орган Росгвардии по месту жительства гражданина или по месту нахождения ЧОО либо её филиала, срок действия — 5 лет. Заявление о продлении подаётся не позднее чем за 30 дней до окончания срока. При приёме оригинал сверяется с паспортом по ФИО, фотографии, сроку действия и квалификации. Истёкшее удостоверение или удостоверение, не совпадающее с паспортом, — основание не допускать человека к охранной работе.
На официальной странице проверки действительности удостоверения частного охранника на дату публикации указано, что сервис находится в разработке. При сомнениях в подлинности направьте запрос в территориальный орган Росгвардии и сверьте с ответом реквизиты, фотографию и срок действия оригинала.
Сверьте сведения о кандидате в охранники до оформления
Проверка по форме не заменяет сверку оригиналов УЧО, медицинского заключения и результата проверки пригодности.
Как проверить разрешительные документы охранника при приёме и допуске на пост: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, с чем охранник выйдет на пост: без вооружения, со специальными средствами, с гражданским оружием самообороны или со служебным огнестрельным оружием. Для специальных средств нужен разряд не ниже 4-го, для оружия самообороны — не ниже 5-го, для служебного огнестрельного оружия — 6-й.
- Шаг 2. Сверьте оригинал УЧО с паспортом: ФИО, фотографию, срок действия 5 лет и квалификацию. При сомнениях в подлинности запросите подтверждение в территориальном органе Росгвардии.
- Шаг 3. Проверьте медицинское заключение по итогам ежегодного медосмотра: с даты его оформления должно пройти меньше года.
- Шаг 4. Убедитесь, что охранник прошёл периодическую проверку пригодности в территориальном органе Росгвардии по приказу Росгвардии № 178.
- Шаг 5. Оформите трудовой договор и приказ о приёме на работу, выдайте личную карточку, не позднее следующего рабочего дня внесите сведения о ней в реестр личных карточек и передайте их в территориальный орган, выдавший лицензию.
- Шаг 6. Перед допуском на вооружённый пост сопоставьте документ о праве ношения с типом и моделью выдаваемого оружия и с учётной записью выдачи. Служебного оружия на одного охранника — не более одного типа.
- Шаг 7. Внесите в график контроля даты окончания УЧО и медицинского заключения. Заявление о продлении УЧО подаётся не позднее чем за 30 дней до окончания срока.
Личное дело охранника: что в нём хранить и в какой форме
Закон требует от ЧОО вести личные карточки охранников и учёт выдачи оружия и специальных средств, но обязательный состав личного дела рядового работника охранной организации не устанавливает. Состав личных дел определяет ЛНА работодателя. Общего правила подшивать в личное дело разрешение на оружие нет. Если компания решила хранить копии УЧО, медицинского заключения или документа о праве ношения, это решение закрепляется в том же ЛНА.
Основу личного дела охранника составляют документы, которые оформляет сам работодатель: трудовой договор, приказ о приёме на работу и другие приказы по личному составу. Копии УЧО и медицинского заключения содержат персональные данные, и их хранение подчиняется 152-ФЗ так же, как хранение остальных документов личного дела.
Важный нюанс из практики: ИНН при приёме требовать нельзя — налоговая не вправе отказать работодателю в приёме отчётов, где у физического лица нет ИНН. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Это документ для бухгалтерии, и в личное дело охранника он не подшивается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому определите её до того, как начнёте формировать личные дела охранников в электронном виде.»
В Добыто подписанные электронно кадровые документы охранника хранятся в электронном архиве сервиса в той форме, в которой созданы. Бумажные оригиналы при этом остаются в бумажной части личного дела.
Лайфхак: опись документов длительного хранения ведите так, чтобы по ней находились сведения о конкретном работнике. При расследовании несчастного случая или запросе бывшего сотрудника поиск идёт по фамилии человека.
Сроки хранения документов охранника и приказа о приёме на работу
Документы личных дел работников организаций хранятся 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Основания — статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пункты 434-445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Те же сроки действуют для трудовых договоров, личных карточек работников и приказов по личному составу, включая приказ о приёме на работу. Личная карточка охранника по 427-ФЗ — другой документ: она выдаётся на период работы в ЧОО и в архив личного дела не уходит.
Полную таблицу сроков содержит Перечень типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива; кадровым документам посвящены его пункты 434-445.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет установлен неспроста: кадровые документы нужны самому работнику, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Бывший охранник через годы запрашивает сведения о работе для пенсии, и подтверждать их придётся по вашим приказам и личному делу. Завершённые личные дела передаются в архив по номенклатуре дел.»
Перед тем как открыть Перечень № 236, проверьте, нет ли для вашей отрасли специального перечня. Для документов, специфичных для отрасли, отраслевые перечни имеют приоритет над общим. Ошибка возникает при обратном порядке, когда кадровая служба ставит срок по общему Перечню и не знает о ведомственном документе с другим сроком.
Важный нюанс из практики: если вида документа нет в Перечне, его всё равно хранят. Срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, и оно фиксируется в номенклатуре дел. Тот же порядок применяется к копии УЧО, если специальный срок для неё не выделен: при проверке вы показываете документированный выбор срока.
Факт: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по охране труда хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и протоколы обучения по охране труда — 5 лет. Для охранной организации это касается и записей об инструктажах охранников.
Ответственность за допуск охранника без действующих документов
Охранник с истёкшим УЧО или без личной карточки не соответствует определению частного охранника из статьи 2 427-ФЗ. За оказание охранных услуг лицом без статуса частного охранника, как и за охранную деятельность без лицензии, ответственность предусмотрена частью 1 статьи 20.16 КоАП РФ.
Нарушения с оружием квалифицируются отдельно. За нарушение правил хранения, учёта или использования оружия статья 20.8 КоАП РФ предусматривает штрафы для должностных лиц и организаций, а в предусмотренных случаях — приостановление деятельности. Сверка документа о праве ношения с типом и моделью оружия и с учётной записью выдачи при допуске к вооружённому посту закрывает эту часть риска на уровне кадровых документов.
Если личную карточку выдали в пятницу, при пятидневной рабочей неделе сведения о ней вносятся в реестр и передаются в территориальный орган, выдавший лицензию, не позднее понедельника. Норма считает срок в рабочих днях: не позднее одного рабочего дня, следующего за днём выдачи или сдачи карточки.
В сервисе Добыто по каждому кадровому документу видны статус, цепочка согласующих и срок, а сами документы разведены по вкладкам «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив».
Стоимость КЭДО для хранения кадровых документов охранной организации
Цена электронного кадрового документооборота зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников и выбранному тарифу; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия на дату публикации опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.
Для охранной организации со штатом больше 25 человек тариф «Старт» не подходит по лимиту численности, а электронный архив для хранения личных дел входит в тариф «Бизнес».
Выводы
С 1 сентября 2026 года допуск охранника к работе с оружием складывается из нескольких проверок: УЧО нужного разряда, личная карточка, медицинское заключение не старше года, результат проверки пригодности в Росгвардии и, для вооружённого поста, совпадение документа о праве ношения с выданным оружием. Обязательного состава личного дела охранника закон не устанавливает, поэтому состав, форму хранения и сроки для копий работодатель закрепляет в ЛНА и номенклатуре дел, сверяясь с Перечнем № 236 и отраслевыми перечнями.
Кадровую часть этой работы — трудовые договоры, приказы, ознакомление с ЛНА и хранение документов в электронном архиве со статусами и сроками — Добыто переводит в КЭДО, где подписанные документы хранятся в той форме, в которой созданы.
Ответы на частые вопросы о документах охранника
Регулирует ли приказ 29н медосмотр охранника с оружием?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров по производственным факторам и видам работ; с 1 сентября 2026 года его редакция учитывает приказ Минздрава от 29.04.2026 № 327н. Право охранника работать с оружием этот приказ не подтверждает. Ежегодный медосмотр частного охранника проводится по статье 12 427-ФЗ и приказу Минздрава от 13.04.2026 № 272н, медицинское заключение по его итогам действует 1 год.
Как бывшему охраннику получить архивную справку о работе в ЧОО?
Организация, у которой хранятся архивные документы о трудовой деятельности, выдаёт по ним архивные справки и копии для социальной защиты и пенсионного обеспечения — это статья 26 125-ФЗ. Запрос направляется в ЧОО, где хранится личное дело. В запросе укажите период работы и должность, чтобы архив нашёл приказы о приёме и увольнении.
Что происходит с личной карточкой охранника при увольнении?
Личная карточка возвращается работодателю в день прекращения трудового договора. Сведения о сдаче ЧОО вносит в реестр личных карточек и передаёт в территориальный орган Росгвардии, выдавший лицензию, не позднее одного рабочего дня, следующего за днём сдачи. Порядок выдачи и учёта карточек с 1 сентября 2026 года установлен приказом Росгвардии от 04.06.2026 № 198.
Касается ли периодическая проверка Росгвардии телохранителей и работников юрлиц с особыми уставными задачами?
Да. Приказ Росгвардии от 19.05.2026 № 178 устанавливает порядок периодических проверок пригодности к действиям в условиях, связанных с применением оружия и (или) специальных средств, и распространяется на частных охранников, телохранителей и работников юридических лиц с особыми уставными задачами. Проверки проводят территориальные органы Росгвардии, порядок действует с 1 сентября 2026 года и заменил приказ № 387.
Нужна ли справка с основного места работы, если охранник работает по совместительству?
Справку с основного места работы запрашивают у внешнего совместителя, которого принимают на вредные производства или опасные виды работ: работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Если условия труда на посту охранника отнесены к вредным или опасным, кадровая служба выясняет условия на основном месте работы до оформления. Ответственность за невыясненную двойную вредность ложится на работодателя.
