Хранение документов и архивное дело — два последовательных этапа одного кадрового дела. Пока дело открыто, документы хранятся в делопроизводстве и распределяются по номенклатуре дел. Завершённое дело передают в архив организации в срок от 1 до 3 лет после закрытия, по Правилам Росархива № 77. Архивный режим нужен документам постоянного и временного, свыше 10 лет, срока хранения. Приказ о приёме на работу и личное дело хранятся 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Для бумажной и электронной формы сроки одинаковы. Маршрут частной компании заканчивается собственным архивом. В государственный архив её дела попадают по договору, если организация не включена в источники комплектования.
Материал разделяет кадровые документы на две группы: те, что подпадают под Правила № 77, и те, что с 5-летним сроком в архив организации не уходят. Отдельно объяснено, почему приказ 29н регулирует медосмотры и связан с архивом только через сроки хранения документов по ним. Показано, чем срок копии архивной справки отличается от срока личного дела и из каких файлов состоит электронный кадровый документ. Порядок передачи дел в архив по шагам, московская специфика, стоимость электронного архива в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Текущее хранение, архив организации и госархив: где проходит граница
Граница между хранением документов и архивным делом проходит по дате завершения дела. Пока дело открыто, кадровая служба формирует его по номенклатуре дел и работает с ним постоянно. После закрытия дело остаётся в подразделении не менее года. Затем, не позднее чем через 3 года, его принимает архив организации: он ведёт учёт и отвечает за сохранность до конца установленного срока.
Порядок задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они применяются с 17 сентября 2023 года и зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 № 75119. Правила охватывают документы постоянного и временного, свыше 10 лет, хранения, включая документы по личному составу. Право организации создать собственный архив закреплено в пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле.
Стадии кадрового дела различаются моментом начала, действиями с документами и нормой, которая их регулирует.
| Стадия | Когда начинается | Что происходит с документами | Норма |
|---|---|---|---|
| Текущее хранение (делопроизводство) | С создания документа до завершения дела | Документы формируют в дела по номенклатуре дел | Правила № 77, пп. 12, 37-38 |
| Архив организации | Не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения дела | Архив принимает дела, ведёт учёт, обеспечивает сохранность до конца срока | Правила № 77, п. 47; 125-ФЗ, ст. 13 |
| Государственный или муниципальный архив | Для негосударственной организации, не включённой в источники комплектования, — после заключения договора с архивом | Документы передаются на хранение в госархив | Правила № 77, п. 216, подп. «в» |
| Окончание срока хранения | По истечении 50/75 лет или иного срока по перечню | У источников комплектования проводится экспертиза ценности | 125-ФЗ, ст. 22.1 |
Для частной компании обязательны первые две стадии. Третья зависит от статуса организации: дела уходят в государственный архив по договору либо в порядке, который установлен для источников комплектования.
Когда передача кадровых дел в государственный архив не нужна
Негосударственная организация, не включённая в источники комплектования государственного или муниципального архива, передаёт туда документы только по договору собственника или владельца документов с архивом (подпункт «в» пункта 216 Правил № 77). Без такого договора кадровые дела весь срок 50/75 лет хранятся в её собственном архиве. На практике вопрос о передаче возникает при ликвидации, и на этот случай рассчитаны методические рекомендации Главархива Москвы 2024 года.
Документам со сроком до 10 лет архивный режим Правил № 77 не требуется. Протоколы обучения и журналы проверки знаний по охране труда с 5-летним сроком в практике хранятся рядом с подразделением, которое ими пользуется, до истечения срока. Для своей компании сначала выясните, включена ли она в источники комплектования: от этого зависит, где заканчивается маршрут кадрового дела.
Сроки хранения кадровых документов: приказ о приёме, личное дело, журналы
Базовый срок для документов по личному составу установлен статьёй 22.1 125-ФЗ: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты. Отсюда запись «50/75 лет». Если действующий перечень устанавливает для документа специальный срок, применяется специальный.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки по видам документов собраны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Таблица сводит кадровые документы и документы по охране труда и показывает, попадает ли документ под режим Правил № 77.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения | Подпадает под Правила № 77 |
|---|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении и документы к ним | 434 | 50/75 лет ЭПК | да |
| Личные дела руководителей и работников организаций | 445 | 50/75 лет ЭПК | да |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет | да |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 419 | 50/75 лет | да |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423, подп. «а» | 45 лет | да |
| Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 424 | 45 лет | да |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет | нет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 423, подп. «б» | 5 лет | нет |
Правила № 77 охватывают строки со сроком 45 и 50/75 лет. Журналы проверки знаний и протоколы обучения с 5-летним сроком под архивный режим не подпадают. Приказы по личному составу, у которых срок хранения отличается от срока приказов о приёме, переводе и увольнении, Перечень предписывает формировать в отдельные дела. Отметка ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) у приказов о приёме и личных дел означает, что по истечении 50 или 75 лет дело не уничтожают автоматически: у организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов проводится экспертиза ценности.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажей передают в архив, а не уничтожают вместе с протоколами проверки знаний.
Мы в Добыто сверяли раздел 7.3 «Охрана труда» Перечня № 236 по тексту акта в сентябре 2026 года. Таблица выше и сроки в ответах на частые вопросы приведены по первоисточнику: обзоры расходятся с ним по статьям 423 и 426.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов и учебных планов устанавливают ведомственные перечни, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Ошибка возникает, когда кадровик находит подходящую строку в общем перечне и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Поэтому сначала проверяйте отраслевой перечень и только потом общий.»
Перед тем как вносить срок в номенклатуру дел, сверьте документ с отраслевым перечнем, затем с Перечнем № 236. Указывайте в номенклатуре срок вместе с номером статьи.
Приказ 29н и архив: что регулирует этот приказ
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает три документа. Первый — порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвёртой статьи 213 ТК РФ. Второй — перечень медицинских противопоказаний к работам с вредными и опасными производственными факторами. Третий — перечень работ, при выполнении которых осмотры обязательны. Общих правил архивного хранения кадровых документов приказ не содержит: их задают Правила № 77 и Перечень № 236.
Приказ зарегистрирован Минюстом 29.01.2021 № 62277. Текст и действующую редакцию сверяют на официальном портале правовой информации. Сообщения о поправках к 29н в 2026 году на дату публикации официальной публикацией не подтверждены. Локальные акты по медосмотрам меняйте только после сверки с порталом.
С архивом приказ связывают, когда в кадровую службу пришёл приказ о проведении медосмотра и документы по нему нужно разложить по делам. Сроки для них берут из Перечня № 236. Протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50/75 лет (статья 413). Документы о причинах заболеваемости работников хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии (статья 418).
Факт: перечни вредных и опасных факторов и работ, для которых проводятся обязательные медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (статья 411 Перечня № 236).
Архивная справка и личное дело: кто выдаёт и сколько хранится
Архивная справка, по определению Правил № 77, — документ, который архив составляет по запросу и в котором указаны архивные источники сведений. Личное дело работника формирует работодатель. Состав документов в личном деле обычного работника определяет локальный нормативный акт (ЛНА), а само дело хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445 Перечня № 236.
Отдельный срок установлен для копии справки. Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка) хранятся 5 лет с отметкой ЭПК, это статья 178 Перечня № 236. Сама справка уходит заявителю, а сведения для неё архив берёт из дел со сроком 50/75 лет.
Бывший работник, которому нужны сведения о периоде работы, направляет запрос туда, где хранятся его личное дело и приказы по личному составу. Пока организация действует, это её архив. Если дела переданы в государственный или муниципальный архив, в том числе при ликвидации, запрос направляют туда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неслучайно. Эти документы нужны прежде всего работнику, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому, наводя порядок в архиве, проверьте, что приказы по личному составу и личные дела уволенных сотрудников за все годы учтены в описи и по ней находятся.»
Если вы работодатель и отвечаете на такие запросы, учитывайте, что электронные кадровые документы подчиняются тем же срокам 50/75 лет. В Добыто документ, подписанный сотрудником электронной подписью, после маршрута согласования уходит в электронный архив системы.
Как передать кадровые дела в архив организации
Передача состоит из двух частей. Сначала дела готовят в подразделении, затем архив организации принимает их в срок от 1 до 3 лет после закрытия. Подготовку проверяют по чек-листу, а сам порядок передачи расписан по шагам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до передачи дел: чек-лист
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и не уничтожены по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в перечне, срок определён по аналогии, решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Полезно знать: протокол, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка не заменяет файл. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Форму выбирают один раз, при создании документа.
Как передать завершённые кадровые дела в архив организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие, то есть открытые журналы и действующие приказы, остаются в работе.
- Шаг 2. Разделите завершённые дела по сроку. До 10 лет — протоколы, приказы с короткими сроками, инструкции. Свыше 10 лет — приказы по личному составу, личные дела, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда (СОУТ).
- Шаг 3. Внутри каждой категории рассортируйте дела по видам: журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка. Внутри вида расположите дела по годам, от старых к новым.
- Шаг 4. Сверьте дела с номенклатурой: у каждого должны стоять срок и статья перечня, отраслевой перечень проверен раньше общего.
- Шаг 5. Передайте дела со сроком свыше 10 лет в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (пункт 47 Правил № 77).
- Шаг 6. Для электронных дел выгрузите данные завершённых баз в программно-независимом формате. Передайте документы по защищённым каналам связи или на физически обособленных носителях и включите их в систему хранения электронных документов (пункты 137, 142-143 Правил № 77).
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Документы со сроком свыше 10 лет уходят в архив и могут не понадобиться десятилетиями. Если они понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. При несчастном случае или профзаболевании ищут историю конкретного человека, и журнал за отдельный год на этот вопрос не отвечает. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить по работникам.»
Цена ошибки: что теряет работодатель без журнала инструктажа
Ситуация, ради которой журнал хранится 45 лет, возникает через годы. Бывший работник через 15 лет после увольнения связывает заболевание с условиями труда. Или расследование несчастного случая с работником, отработавшим 20 лет, поднимает всю историю его инструктажей. Если журнала нет, работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а бремя доказывания лежит на нём.
Важный нюанс из практики: при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Статья 425 Перечня № 236 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. По месту составления такие документы хранятся 45 лет, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно.
Электронный архив в КЭДО: требования к хранению кадровых документов
Статья 22.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Из режима КЭДО исключены трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Расходы на систему, на создание и хранение документов несёт работодатель (часть 8 статьи 22.1). Сроки хранения от электронной формы не меняются: приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится те же 50/75 лет.
Из каких файлов состоит электронный кадровый документ
Состав определяют единые требования Минтруда к электронному кадровому документу, утверждённые приказом от 20.09.2022 № 578н. В комплект входят:
- основная часть — файл в формате PDF/A-1A;
- приложение, если оно есть, в формате для текстовых, табличных, графических или структурированных данных;
- файл одной или нескольких электронных подписей, если документ подписан;
- машиночитаемая доверенность (МЧД), если документ подписан по доверенности;
- описание электронного документа в формате XML.
Мария Ж, автор более 1000 статей о цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив, и архив должен отвечать требованиям обоих. В комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спрашивайте поставщика системы, выгружает ли она этот комплект целиком в требуемом формате. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, изображения на экране для этого недостаточно.»
Что требуют Правила № 77 и ГОСТ от системы хранения
Для документов длительных сроков недостаточно оставить файлы в рабочей системе. Правила № 77 требуют вести такие документы в системе хранения электронных документов (СХЭД) вместе с учётными сведениями. Функции СЭД и СХЭД описаны в приказе Росархива от 15.06.2020 о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. При выборе системы его используют как перечень для проверки.
Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Она включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Для кадрового архива на 50 лет конвертация и миграция означают, что поставщик должен описать, как документ переедет в новый формат или новую систему без потери подписи.
Кто получает доступ к электронному архиву
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Когда архив передают внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Просите поставщика перечислить всех, кто получит доступ к данным. В таком списке встречаются провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Важный нюанс из практики: доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение. Электронный архив должен разграничивать доступ по ролям и вести журнал обращений к документам.
Лайфхак: до покупки системы спросите поставщика, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
В Добыто у раздела «Документы» есть отдельная вкладка «Архив». Подписанные приказы и письма переводятся туда массовым действием «В архив».
Для компаний на 1С:ЗУП мы предоставляем модуль интеграции: он устанавливается и настраивается за 1 день, документы между системами синхронизируются автоматически.
Хранение документов в Москве: что добавляет городское регулирование
Для работодателя в Москве федеральные сроки хранения действуют без изменений. Закон города Москвы от 28.11.2001 № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах» в статье 13 закрепляет порядок для частных архивных документов: их хранение обеспечивают собственники и владельцы в архивах организаций, созданных для этой цели.
Передачу в городские государственные архивы описывают методические рекомендации Главархива Москвы по подготовке документов к передаче на хранение, одобренные протоколом Методической комиссии от 23.10.2024 № 3. Они рассчитаны на организации, которые передают документы, в том числе при ликвидации, и не распространяются на электронные документы.
Рекомендации остаются методическим документом и не обязывают частную компанию передавать кадровые дела в госархив. При подготовке к ликвидации сверяйте с ними описи бумажных дел, а электронный массив готовьте по пунктам 137, 142-143 Правил № 77.
Стоимость электронного архива в тарифах КЭДО
Цена определяется тарифом и численностью сотрудников: отдельной платы за хранение документов страница тарифов не устанавливает. Данные актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес» и, соответственно, в тариф «Корпорация», который включает всё из «Бизнеса». Итоговая сумма зависит от численности и набора функций. Условия каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Хранение кадровых документов и архивное дело различаются стадией. Открытое дело находится в делопроизводстве по номенклатуре. Закрытое через 1-3 года переходит в архив организации. Государственный архив для частной компании появляется в маршруте по договору или при ликвидации. Приказы по личному составу и личные дела хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК, журналы инструктажа — 45 лет, копии архивных справок — 5 лет, и электронная форма эти сроки не сокращает. Приказ 29н относится к медосмотрам, а с архивом его связывают только сроки хранения документов по ним.
В Добыто подписанные кадровые документы переходят в электронный архив системы. Платформа соответствует требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, поэтому архив КЭДО строится с учётом требований Минтруда к составу электронного документа и правил Росархива к его хранению.
Частые вопросы о сроках и архивном хранении кадровых документов
Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?
Отчёты по СОУТ и документы к ним хранятся по месту проведения оценки 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (статья 407 Перечня № 236). К таким документам относятся протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий. В других организациях, куда поступили эти документы, срок составляет 5 лет. Срок свыше 10 лет по месту проведения переводит документы СОУТ под режим Правил № 77.
Сколько хранить нормы выдачи средств индивидуальной защиты?
Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426 Перечня № 236). Документы об обеспечении этими средствами хранятся 3 года. Если других документов о вредных и опасных условиях труда нет, акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427).
Можно ли вести удостоверения и протоколы проверки знаний по охране труда в электронном виде?
Протоколы проверки знаний ведут в электронном или бумажном виде, удостоверения — в бумажном. Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422 Перечня № 236). Инструктаж и проверка знаний — разные процедуры: документы, подтверждающие прохождение инструктажей, исключены из режима КЭДО статьёй 22.1 ТК РФ.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, которого нет в Перечне?
Отсутствие вида документа в Перечне № 236 не освобождает от хранения: срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом. Для журналов учёта и выдачи инструкций ориентируются на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажей, 45 лет, в зависимости от содержания журнала. Решение принимает экспертная комиссия организации, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел вместе с обоснованием.
Что делать с машиночитаемой доверенностью, когда уполномоченный подписант увольняется?
Если кадровый документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в состав электронного кадрового документа по приказу Минтруда № 578н и хранится в одном комплекте с ним весь срок хранения документа. Доверенности публикуют в реестре. При увольнении работника, который подписывал кадровые документы по доверенности, её отзывают в первую очередь.
Кто оплачивает хранение электронных кадровых документов?
По части 8 статьи 22.1 ТК РФ расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель. Работник за хранение своих кадровых документов не платит. Сроки при этом те же, что для бумаги: 50/75 лет для приказов по личному составу и личных дел.
